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Código: 18-MN-02

MANUAL DE PROCESOS Y Versión: 01 Página: 1 PROCEDIMIENTOS Vigente desde: 16-12-2014

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 2014

Código: 18-MN-02

MANUAL DE PROCESOS Y Versión: 01 Página: 2 PROCEDIMIENTOS Vigente desde: 16-12-2014

CONTROL DE ACTUALIZACIONES Fecha Modificación

Versión

Motivo de la Modificación

01

Actualización del Manual de Procesos y Procedimientos, de acuerdo con el Mapa de Procesos actualizado en 2014 y adoptado mediante Resolución 286 de 2014.

DD

MM

AAAA

16

12

2014

Responsable Solicitud Cambio

Equipo de trabajo Oficina Asesora de Planeación

CONTROL DISTRIBUCIÓN COPIAS El procedimiento aprobado, puede ser consultado en la red interna, con las claves de acceso correspondientes, los documentos impresos serán tenidos como copias no controladas.

Elaboró

Revisó

Aprobó Metodológicamente

Equipo de Trabajo Oficina Asesora de Planeación

Alexandra Rodríguez Del Gallego Viceveedora Distrital

Catalina Nagy Patiño Representante de la Dirección

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MANUAL DE PROCESOS Y Versión: 01 Página: 3 PROCEDIMIENTOS Vigente desde: 16-12-2014 CONTENIDO

CONTENIDO ........................................................................................................................... 3 1. PROPÓSITO .................................................................................................................... 4 2. ALCANCE......................................................................................................................... 4 3. BASE LEGAL ................................................................................................................... 4 4. DEFINICIONES ................................................................................................................ 5 4.1 Principios de Gestión de la Calidad para la Rama Ejecutiva del Poder Público y Otras Entidades Prestadoras de Servicios ........................................................................................ 8 5. MISIÓN ............................................................................................................................. 9 6. VISIÓN ............................................................................................................................. 9 7. OBJETIVOS INSTITUCIONALES ..................................................................................... 9 8. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS ......................................................................................... 9 9. POLÍTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN .................................................... 9 10. MAPA DE PROCESOS ............................................................................................... 11 11. POLÍTICAS DE OPERACIÓN GENERALES ............................................................... 12 12. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ESTRATÉGICOS ............................................... 14 12.1 DIRECCIONAMIENTO Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL ............................... 14 12.2 COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL ........................................................................ 14 12.3 ATENCIÓN A LA CIUDADANÍA Y GRUPOS DE INTERÉS ..................................... 15 13. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS MISIONALES ..................................................... 15 13.1 FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DISTRITAL ....... 16 13.2 EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DISTRITAL Y SUS RESULTADOS ...................... 16 13.3 GESTIÓN PARA LA PROMOCIÓN DEL CONTROL SOCIAL ................................. 18 13.4 GESTIÓN E INVESTIGACIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS EN EL DISTRITO CAPITAL................................................................................................................................ 19 13.5 FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL EN EL DISTRITO CAPITAL 20 14. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE APOYO ........................................................ 22 14.1 ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO ........................................................ 22 14.2 GESTIÓN FINANCIERA .......................................................................................... 24 14.3 GESTIÓN JURÍDICA ............................................................................................... 24 14.4 GESTIÓN DOCUMENTAL....................................................................................... 25 14.5 GESTIÓN PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS ............................. 26 14.6 ADMINISTRACIÓN DE BIENES, SERVICIOS E INFRAESTRUCTURA .................. 26 14.7 CONTROL INTERNO, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO ........... ¡Error! Marcador no definido. 15. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y CONTROL 28 15.1 CONTROL INTERNO, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO ........................................ 28 15.2 MEJORAMIENTO CONTÍNUO ................................................................................ 28 15.3 CONTROL DISCIPLINARIO .................................................................................... 29

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MANUAL DE PROCESOS Y Versión: 01 Página: 4 PROCEDIMIENTOS Vigente desde: 16-12-2014

1.

PROPÓSITO

El Manual de Procesos y procedimientos de la Veeduría Distrital tiene como objetivo principal identificar y consolidar la documentación relativa a los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de seguimiento, control y evaluación que conforman el Modelo de Operación por Procesos de la Entidad, como son las caracterizaciones de procesos, los procedimientos y los demás documentos relacionados con el Sistema integrado de Gestión, facilitando la consulta y control del SIG.

2.

ALCANCE

El Manual de Procesos y procedimientos está compuesto por la base legal del Sistema Integrado de Gestión, Misión, Visión, Política de Calidad y termina con la síntesis de los productos institucionales, y va dirigido a todos los funcionarios y contratistas de la Veeduría Distrital. 3.

BASE LEGAL

Acuerdo del Concejo de Bogotá N° 122 de 2004, adopta para Bogotá D.C. el Sistema de Gestión de la Calidad creado por la Ley 872 de 2003. Decreto Nacional 4110 de 2004, en su artículo 1º, adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004. Decreto Distrital 387 de 2004, reglamenta el Acuerdo 122 de 2004 y en su parte considerativa puntualiza lo ordenado por la Ley 872 de 2003 sobre la complementariedad de los Sistemas de Gestión de Calidad, Control Interno y Desarrollo Administrativo. Decreto Nacional 3622 de 2005 adopta las políticas de Desarrollo Administrativo y reglamenta el Capítulo IV de la Ley 489 de 1998, en lo referente a dicho sistema. Decreto 1599 de 2005 adopta el Modelo Estándar de Control Interno -MECI para el Estado Colombiano. Decreto 1599 de 2005 definió en su anexo técnico el Sistema de Control Interno para las entidades regidas por la ley 87 de 1993, en el que precisa que éste es complementario de los Sistemas de Gestión de la Calidad y de Desarrollo Administrativo. Circular No. 003 del 27 de septiembre de 2005, imparte lineamientos generales para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno, resaltando la existencia de complementariedad, similitud y correspondencia entre los Sistemas de Gestión de Calidad y del Modelo Estándar de Control Interno. Decreto 514 del 2006 se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público.

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MANUAL DE PROCESOS Y Versión: 01 Página: 5 PROCEDIMIENTOS Vigente desde: 16-12-2014 Circulares Conjuntas Nos. 018 de 2006 y 046 de 2007 de la Veeduría Distrital y de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, se establecieron lineamientos para la implementación y aplicación de dichos Sistemas y de los indicadores que permitan medir la eficiencia y efectividad de las entidades, como mecanismo para facilitar la evaluación por parte de la alta dirección, de la ciudadanía y de los organismos de control. Decreto 456 de 2008 “Por el cual se reforma el Plan de Gestión Ambiental del Distrito Capital y se dictan otras disposiciones” en su artículo 13 literal b, establece que los Planes Institucionales de Gestión Ambiental – PIGA, deben “Presentar, asignar internamente y programar las actividades ambientales de la entidad, para los objetivos y estrategias ambientales priorizados en el Plan de Acción Cuatrienal Ambiental para cada entidad, según sus funciones y competencias, y con sus respectivos presupuestos. Decreto 4485 del 2009 se adoptó la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009. Decreto Distrital 176 de 2010, la Administración Distrital definió los lineamientos para la conformación articulada de un Sistema Integrado de Gestión en las entidades del Distrito Capital. Decreto Distrital 651 de 2011, se establecen los requisitos para la implementación del Sistema Integrado de Gestión Distrital y se crea la Comisión Intersectorial del Sistema Integrado de Gestión Distrital como la instancia de coordinación encargada de la articulación, implementación y seguimiento de las políticas, estrategias, planes y programas que se formulen en la materia. Decreto Distrital 652 de 2011 adoptó la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales -NTD-SIG 001:2011, que especifica los requisitos para estructurar un Sistema Integrado de Gestión aplicable a las entidades y organismos distritales, como herramienta de gestión que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de los sistemas de Gestión de la Calidad (SGC), Control Interno (SCI), Gestión Documental y Archivo (SIGA), Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO), Responsabilidad Social (SRS) y la Gestión Ambiental (SGA). Resolución 85 de 2012 estableció el Sistema Integrado de Gestión –SIG, bajo los lineamientos de la GP1000:2009 y la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales. Resolución 283 de 2015, por medio de la cual se modifica parcialmente la Resolución 129 de 2012, por la cual se establecen y se adoptan, el propósito, la misión, la visión, los objetivos y las políticas institucionales de la Veeduría Distrital y se ordena su divulgación, socialización y sensibilización. Resolución 286 de 2014, por medio de la cual se actualiza el mapa de procesos del Modelo de Operación por Procesos del sistema Integrado de Gestión MECI-CALIDAD de la Veeduría Distrital, adoptado mediante la Resolución 114 de 2008.

4.

DEFINICIONES  Acción correctiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable.

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MANUAL DE PROCESOS Y Versión: 01 Página: 6 PROCEDIMIENTOS Vigente desde: 16-12-2014  Acción preventiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable.  Alta dirección. Persona o grupo de personas, del máximo nivel jerárquico que dirigen y controlan una entidad.  Ambiente de trabajo. Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo. Las condiciones pueden incluir los factores físicos, sociales, y ambientales (tales como la temperatura, instalaciones para el personal, ergonomía y composición atmosférica).  Auditoría interna. Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva.  Calidad. Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.  Capacidad de una entidad. Aptitud de una entidad, sistema o proceso para realizar un producto o prestar un servicio que cumple los requisitos para ese producto o servicio.  Cliente. Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.  Concesión. Autorización para utilizar o liberar un producto y/o servicio que no es conforme con los requisitos especificados.  Conformidad. Cumplimiento de un requisito.  Control de la calidad. Parte de la gestión de la calidad orientada a la verificación y al cumplimiento de los requisitos de la calidad.  Corrección. Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. corrección puede realizarse junto con una acción correctiva.

Una

 Efectividad. Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. La medición de la efectividad se denomina en la Ley 872 de 2003 como una medición del impacto.  Eficacia. Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. La medición de la eficacia se denomina en la Ley 872 de 2003 como una medición de resultado.  Eficiencia. Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.  Enfoque basado en procesos. Gestión sistemática de la interacción e interrelación entre los procesos empleados por las entidades para lograr un resultado deseado.  Mejora continua. Acción permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.

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MANUAL DE PROCESOS Y Versión: 01 Página: 7 PROCEDIMIENTOS Vigente desde: 16-12-2014  No conformidad. Incumplimiento de un requisito.  Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, por qué y cómo.  Proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Los elementos de entrada para un proceso son, generalmente, salidas de otros procesos. Cada entidad define los tipos de procesos con los que cuenta, típicamente pueden existir, según sea aplicable, los siguientes: -

Procesos estratégicos: incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección.

-

Procesos misionales (o de realización del producto o de la prestación del servicio): incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser.

-

Procesos de apoyo: incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora.

-

Procesos de evaluación: incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoría interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales.

 Producto y/o servicio. Resultado de un proceso o un conjunto de procesos. El término "producto y/o servicio" se aplica únicamente a: a) el producto y/o servicio destinado a un cliente o solicitado por él, y b) cualquier resultado previsto de los procesos de realización del producto o prestación del servicio.  Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas.  Requisito. Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.  Riesgo. Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda afectar el desarrollo normal de las funciones de la entidad y el logro de sus objetivos.  Satisfacción del cliente. Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos.  Validación. Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista.

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MANUAL DE PROCESOS Y Versión: 01 Página: 8 PROCEDIMIENTOS Vigente desde: 16-12-2014 4.1 Principios de Gestión de la Calidad para la Rama Ejecutiva del Poder Público y Otras Entidades Prestadoras de Servicios1 Los principios del Sistema de Gestión de la Calidad se enmarcan, integran, complementan y desarrollan dentro de los principios constitucionales. Se han identificado los siguientes principios de gestión de la calidad, que pueden ser utilizados por la alta dirección, con el fin de conducir a la entidad hacia una mejora en su desempeño: a. Enfoque hacia el cliente: la razón de ser de las entidades es prestar un servicio dirigido a satisfacer a sus clientes; por lo tanto, es fundamental que las entidades comprendan cuáles son las necesidades actuales y futuras de los clientes, que cumpla con sus requisitos y que se esfuercen por exceder sus expectativas. b. Liderazgo: desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la alta dirección de cada entidad es capaz de lograr la unidad de propósito dentro de ésta, generando y manteniendo un ambiente interno favorable, en el cual los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas puedan llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la entidad. c. Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas: es el compromiso de los servidores públicos y/o de los particulares que ejercen funciones públicas, en todos los niveles, el cual permite el logro de los objetivos de la entidad. d. Enfoque basado en procesos: en las entidades existe una red de procesos, la cual, al trabajar articuladamente, permite generar valor. Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. e. Enfoque del sistema para la gestión: el hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y, en general, gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos. f. Mejora continua: siempre es posible implementar maneras más prácticas y mejores para entregar los productos o prestar servicios en las entidades. Es fundamental que la mejora continua del desempeño global de las entidades sea un objetivo permanente para aumentar su eficacia, eficiencia y efectividad. g. Enfoque basado en hechos y datos para la toma de decisiones: en todos los niveles de la entidad las decisiones eficaces, se basan en el análisis de los datos y la información, y no simplemente en la intuición. h. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios: las entidades y sus proveedores son interdependientes; una relación beneficiosa, basada en el equilibrio contractual aumenta la capacidad de ambos para crear valor. i. Coordinación, cooperación y articulación: el trabajo en equipo, en y entre entidades es importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y que permitan emplear de una manera racional los recursos disponibles. j. Transparencia: la gestión de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las decisiones claras; por tanto, es importante que las entidades garanticen el acceso a la información pertinente de sus procesos para facilitar así el control social.

1

Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009

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MANUAL DE PROCESOS Y Versión: 01 Página: 9 PROCEDIMIENTOS Vigente desde: 16-12-2014 5.

MISIÓN

Promover la transparencia y prevenir la corrupción en la gestión pública distrital. 6.

VISIÓN

Ser una Entidad respetada por su capacidad técnica para fortalecer el control preventivo, recuperar la confianza en las instituciones e incidir en todos los escenarios de la gestión pública.

7.

OBJETIVOS INSTITUCIONALES  Ejercer el control preventivo como conciencia crítica frente a la Administración, para fortalecer en tiempo real la capacidad de gestión de las entidades distritales.  Promover que la ciudadanía ejerza control social preventivo para valorar, respetar y defender lo público.  Generar un cambio en la cultura ciudadana, para elevar el nivel de conciencia, respeto, valor y defensa de lo público.  Fortalecer la capacidad estratégica y operativa para prestar servicios con oportunidad, calidad y excelencia.

8.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Los principales objetivos estratégicos o del Sistema Integrado de Gestión con los compromisos que es necesario conseguir para dar cumplimiento a la misión y visión definidas, son:  Fortalecer la capacidad institucional para prevenir, identificar y resolver problemas de corrupción y para identificar oportunidades de probidad.  Promover el control social para el cuidado de lo público y articularlo al control preventivo.  Promover una cultura ciudadana y de la legalidad para la valoración, cuidado y defensa de lo público.  Adelantar el fortalecimiento institucional de la Veeduría Distrital, para dar respuesta oportuna a la misión de la Entidad. 9.

POLÍTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

La Veeduría Distrital, como organismo de vigilancia y control que promueve la transparencia y contribuye a la prevención de la corrupción en la gestión pública distrital, busca la satisfacción de necesidades y expectativas de los usuarios y partes interesadas, con el cumplimiento pleno de los requisitos legales y organizacionales del Sistema Integrado de Gestión. Acorde con lo anterior, la Veeduría Distrital en el desarrollo de su misión se compromete con:

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MANUAL DE PROCESOS Y Versión: 01 Página: 10 PROCEDIMIENTOS Vigente desde: 16-12-2014 • • • •

La identificación y prevención de las condiciones y factores que afectan o pueden afectar la salud y seguridad del personal, para garantizar un ambiente de trabajo adecuado. La protección, confidencialidad, integridad, disponibilidad y autenticidad de los activos de información. La administración y conservación de los documentos de archivo producidos en el ejercicio de su gestión, así como la preservación de la memoria institucional. La prevención de la contaminación y la mitigación o compensación de los impactos ambientales generados con su quehacer misional.

La Veeduría Distrital fortalece el desarrollo de su personal y promueve un ambiente de responsabilidad social y la participación de los usuarios y partes interesadas, destinando los recursos necesarios para elevar los niveles de eficacia, eficiencia y efectividad y el mejoramiento continuo de su Sistema Integrado de Gestión.

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MANUAL DE PROCESOS Y Versión: 01 Página: 11 PROCEDIMIENTOS Vigente desde: 16-12-2014 10. MAPA DE PROCESOS

ENTIDADES DISTRITALES

PROCESOS ESTRATÉGICOS 01. DIRECCIONAMIENTO Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL

12. ATENCIÓN A CIUDADANIA Y GRUPOS DE INTERÉS

02. COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

07. GESTIÓN E INVESTIGACIÒN DE QUEJAS Y RECLAMOS EN EL DISTRITO CAPITAL

05. GESTIÓN PARA LA PROMOCIÓN DEL CONTROL SOCIAL

PROCESOS DE APOYO 13. GESTIÓN PROCESOS DE APOYO10. GESTIÓN FINANCIERA

09. ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO

DOCUMENTAL

16. GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES TIC S

14. GESTIÓN PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

15. ADMINISTRACIÓN DE BIENES, SERVICIOS E INFRAESTRUCTURA

PROCESOS DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN 18. MEJORAMIENTO CONTINUO

17. CONTROL INTERNO, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

06. CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

USUARIOS – BENEFICIARIOS – GRUPOS DE INTERÉS

08. FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DISTRITAL

11. GESTIÓN JURÍDICA

ALCALDE Y CONCEJO

03. FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL EN EL DISTRITO CAPITAL

CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS

04. EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DISTRITAL Y SUS RESULTADOS

SATISFACCIÓN DE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS

REQUISITOS – NECESIDADES - EXPECTATIVAS

ORGANISMOS DE CONTROL

ORGANIZACIO NES SOCIALES

CIUDADANOS

PROCESOS MISIONALES

Código: 18-MN-02

MANUAL DE PROCESOS Y Versión: 01 Página: 12 PROCEDIMIENTOS Vigente desde: 16-12-2014 11. POLÍTICAS DE OPERACIÓN GENERALES PROCESOS

POLÍTICAS DE OPERACIÓN GENERALES  Los estudios, diagnósticos o informes de seguimiento o evaluación deberán incluir las fuentes de información y contar en el centro de gestión con los soportes que permitan verificar la veracidad y confiabilidad de los datos manejados y analizados. El Responsable de proceso deberá asegurar la disposición y acceso para consulta de los antecedentes pertinentes en el archivo de gestión de la dependencia.  Los conceptos emitidos por la Veeduría Distrital son de carácter técnico y deben ser oportunos y pertinentes.

 El Responsable de proceso deberá realizar la solicitud de registro en el ISBN para la publicación tanto física como digital de los documentos a publicar ante el área de Gestión Documental, encargada de realizar los trámites pertinentes. La publicación podrá realizarse una vez se tenga el registro correspondiente.

PROCESOS ESTRATÉGICOS

PROCESOS MISIONALES

 El Responsable de proceso debe asegurar que los informes, estudios y documentos relacionados estén disponibles en el Centro de Documentación de la Entidad en medio físico y digital.

 Las publicaciones deben cumplir con los lineamientos del Manual de Imagen Corporativa y contar con el aval del responsable del Proceso de Comunicación Institucional. Una vez publicados los documentos, el Responsable de proceso deberá enviar tres (3) ejemplares de la publicación respectiva al Centro de Documentación de la Entidad.  El Responsable de proceso misional deberá proveer, de manera permanente y sistemática, al área de Comunicaciones, información relativa a los resultados y productos misionales, con el fin de socializar los resultados de la gestión de la Veeduría Distrital por diferentes canales de comunicación.  Para la organización de eventos de divulgación a terceros de informes, estudios y documentos de la Veeduría Distrital, el Responsable de proceso deberá coordinar lo pertinente con el área de Comunicaciones y enviar la información soporte del evento.  Las piezas audiovisuales que se requieran para cumplir con la labor misional de la Entidad deberán contar con el aval del Responsable del Proceso de Comunicación Institucional previo a su divulgación.  El Responsable de la producción de piezas audiovisuales deberá enviar dos (2) copias en medio digital al Centro de Documentación de la Entidad.

Código: 18-MN-02

MANUAL DE PROCESOS Y Versión: 01 Página: 13 PROCEDIMIENTOS Vigente desde: 16-12-2014 POLÍTICAS DE OPERACIÓN GENERALES

PROCESOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL

PROCESOS APOYO

PROCESOS ESTRATÉGICOS

PROCESOS MISIONALES

PROCESOS

 Los Procesos Institucionales se llevarán a cabo bajo los principios y lineamientos establecidos en los Códigos de Ética y de Buen Gobierno de la Entidad.  El normograma de cada uno de los procesos debe ser actualizado trimestralmente por el Responsable del mismo.  El Responsable de proceso debe asegurarse de la correcta aplicación de las Tablas de Retención Documental, de organizar, controlar y custodiar la información producida, y de realizar las transferencias correspondientes al archivo central.  Los actos administrativos deberán ser revisados y aprobados por el responsable del Proceso de Gestión Jurídica de la Entidad.  Los procesos para la adquisición de productos y servicios que incluyan componentes tecnológicos deberán contar con el aval y acompañamiento del Responsable del proceso de Gestión de Tecnologías de la información y de las comunicaciones.  El Responsable de proceso deberá velar por la calidad, oportunidad y pertinencia de las respuestas a las PQRS-D de la Ciudadanía y Grupos de interés de su competencia.  El Responsable de proceso deberá reportar con calidad, oportunidad y pertinencia la información requerida por la Oficina Asesora de Planeación y las demás dependencias de la Entidad.  El Responsable de proceso deberá garantizar las condiciones para el cumplimiento de los requisitos del Sistema Integrado de Gestión y generar acciones de mejora continua que fortalezcan la gestión de la Entidad.

Código: 18-MN-02

MANUAL DE PROCESOS Y Versión: 01 Página: 14 PROCEDIMIENTOS Vigente desde: 16-12-2014 12. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ESTRATÉGICOS Proceso Tipo Objetivo

12.1

DIRECCIONAMIENTO Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Proceso Estratégico Establecer los planes, programas, proyectos y las políticas institucionales y de operación para orientar las actuaciones administrativas de la Veeduría Distrital en cumplimiento con los objetivos institucionales y funciones misionales.

Código documento

Nombre Documento

01-PC-04

Caracterización de Proceso Direccionamiento y Desarrollo Organizacional Código de Ética Procedimiento definición del norte institucional Procedimiento identificación de aspectos y valoración de impactos Ambientales Procedimiento formulación, programación, seguimiento y evaluación a proyectos de inversión Procedimiento Elaboración y Seguimiento Plan de Acción Institucional Procedimiento Administración del Riesgo Procedimiento Administración del Riesgo Ambiental Procedimiento Manejo de Pagos y Consumos de Servicios Públicos Procedimiento Comunicación Ambiental Interna y Externa Procedimiento Control Operacional del Consumo de Agua Potable Procedimiento Control Operacional del Consumo de Energía Eléctrica Procedimiento Control Operacional Residuos Peligrosos Procedimiento De Competencia, Formación y Toma de Conciencia Procedimiento Identificación y Evaluación Periódica de los Requisitos Legales Procedimiento Registro de Datos en Planillas de Consumos Procedimiento Seguimiento y Medición Ambiental Guía para la presentación del informe anual de gestión de resultados Protocolo para la identificación de necesidades y expectativas de usuarios, usuarias y demás grupos de interés Protocolo liderazgo y competencias gerenciales

Proceso

12.2

01-PR-01 01-CE-01 01-PT-01 01-PT-02 01-PT-03 01-PT-04 01-PT-05 01-PT-05 01-PT-05 01-PT-05 01-PT-05 01-PT-05 01-PT-05 01-PT-05 01-PT-05 01-PT-05 01-PT-05 01-GU-03 01-PC-03

COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

Versión 05 05 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 04 01 01

Código: 18-MN-02

MANUAL DE PROCESOS Y Versión: 01 Página: 15 PROCEDIMIENTOS Vigente desde: 16-12-2014 Tipo

Objetivo

Código documento 02-PR-01 02-PT-01 02-PT-02 02-PT-03 02-PT-04 02-PT-05 02-PT-06 02-PT-07 02-RE-02 02-RE-03

Proceso Tipo

Objetivo

Código documento 12-PR-01 12-MN-01 12-PT-01 12-RE-01 12-RE-03

Proceso Estratégico Diseñar e implementar estrategias de comunicación interna y externa utilizando medios de comunicación que garanticen la difusión e intercambio de información de manera oportuna, transparente y eficaz con los diferentes grupos de interés de la Veeduría Distrital para el posicionamiento de su quehacer misional y reconocimiento de sus resultados. Nombre Documento

Versión

Caracterización de Proceso Comunicación Institucional Procedimiento Elaboración y Seguimiento de Comunicados de Prensa Procedimiento Realización de Ruedas de Prensa Procedimiento Publicaciones en página Web Procedimiento Cubrimiento de Eventos Procedimiento Monitoreo de Medios Procedimiento Comunicación Interna Procedimiento Administración de archivo Formato relación de entrega piezas comunicativas interna Formato asistencia a eventos de comunicaciones

03

12.3

01 01 01 01 01 01 01 01 01

ATENCIÓN A LA CIUDADANÍA Y GRUPOS DE INTERÉS

Proceso Estratégico Atender adecuada y oportunamente las peticiones (quejas, reclamos, sugerencias, felicitaciones, solicitudes y consultas) y denuncias que demanden los ciudadanos de competencia de la Veeduría Distrital mediante la implementación de diferentes canales de atención y estrategias de servicio que contribuyen al mejoramiento de los servicios, de conformidad con la normativa vigente. Nombre Documento Caracterización de Proceso Atención a la Ciudadanía y Grupos de Interés Manual de atención al ciudadano y grupos de interés Procedimiento para la recepción, trámite y seguimiento de peticiones Planilla de seguimiento a peticiones, quejas, reclamos y solicitudes Formato Buzón de Sugerencias

13. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS MISIONALES

Versión 05 01 01 01 01

Código: 18-MN-02

MANUAL DE PROCESOS Y Versión: 01 Página: 16 PROCEDIMIENTOS Vigente desde: 16-12-2014

Proceso Tipo Objetivo

13.1 FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DISTRITAL Proceso Misional Fortalecer el Sistema de Control Interno Distrital y el de las entidades, a través de acciones de coordinación, intervención, seguimiento y evaluación que propicien una gestión institucional efectiva para el logro de los fines y objetivos de la administración distrital.  

Productos Institucionales

  

Código documento

Informes de evaluación y seguimiento al control interno contable de la Administración distrital. Informes de seguimiento y evaluación al avance de las acciones para subsanar los controles de advertencia emitidos por la Contraloría de Bogotá. Informes de seguimiento y evaluación de los sistemas de control interno de las Entidades del Distrito. Esquema y mecanismos de coordinación del Sistema de Control Interno Distrital institucionalizados y en operación. Lineamientos y herramientas para la sostenibilidad del sistema de control interno distrital y de los sistemas de las entidades del Distrito Capital incluido los componentes de control interno contable y controles de advertencia Nombre Documento

Versión

03-RE-08

Caracterización de Proceso Fortalecimiento Del Sistema De Control Interno Distrital Procedimiento para la Coordinación del Sistema de Control Interno Distrital Procedimiento Monitoreo, Seguimiento y Evaluación del Sistema de Control Interno de las Entidades Distritales Procedimiento Seguimiento de los Sistemas de Control Interno Contable de las Entidades Distritales Procedimiento para el seguimiento a las Entidades Distritales objeto de Controles de Advertencia Asistencia Eventos Acta Reunión Interinstitucional Evaluación Capacitación Taller Levantamiento de Información Evaluación de Satisfacción y Necesidades Informe Evaluación Asesorías en las Entidades y Hospitales Distritales Verificación Atributos de Calidad

Proceso

13.2 EVALUACIÓN

03-PR-01 03-PT-02 03-PT-03 03-PT-04 03-PT-03 03-RE-01 03-RE-02 03-RE-03 03-RE-05 03-RE-06 03-RE-07

DE

LA

GESTIÓN

DISTRITAL

04 01 04 01 01 01 01 01 01 01 01 01

Y

SUS

Código: 18-MN-02

MANUAL DE PROCESOS Y Versión: 01 Página: 17 PROCEDIMIENTOS Vigente desde: 16-12-2014 RESULTADOS Tipo Objetivo

Proceso Misional Generar acciones preventivas y correctivas en las Entidades del Distrito con el fin de fortalecer su gestión, a partir de la identificación de riesgos e ineficiencias administrativas que afectan o puedan llegar a afectar la Gestión Distrital.  

Productos Institucionales

       

Código documento 04-PR-01 04-PT-02 04-PT-05

04-GU-04 04-GU-05 04-GU-06 04-GU-07 04-GU-08 04-GU-09 04-GU-10 04-GU-11 04-PRI-01 04-PRI-02 04-PRI-03 04-PRI-04 04-PRI-05

Esquema de Análisis Integral Preventivo (EAIP). Informes de aplicación del EAIP:  Aplicación de puntos de control y matriz de seguimiento y monitoreo –MSM - Informes de alertas de acuerdo a la matriz.  Estudios de Análisis de Condiciones y Resultados. Estudios de evaluación de políticas públicas transversales. Estudios sectoriales. Investigaciones estratégicas. Informe anual de evaluación de la gestión distrital y rendición de cuentas. Informes con resultados de la aplicación del Sistema de Alertas para la prevención de la corrupción – SATPC. Informes mensuales de análisis y evaluación de la ejecución de la inversión directa del Distrito Capital. Informes trimestrales de ejecución de ingresos y gastos del Distrito Capital Informes de evaluación de la representación judicial. Nombre Documento

Caracterización de Proceso Evaluación de la Gestión Distrital Procedimiento para la Evaluación de la Gestión Presupuestal y Financiera Procedimiento para la realización de investigaciones estratégicas DOCUMENTOS EAIP COMPONENTE A Guía Puntos de Control Gestión - Jurídica Localidades Guía Puntos De Control Gestión - Jurídica Sector Central Guía Puntos De Control -Planeación Localidades Guía Puntos De Control - Planeación-Sector Central Guía Puntos De Control - Presupuestal Localidades Guía Puntos De Control - Presupuestal Sector Central Guía Puntos De Control - Talento Humano Localidades Guía Puntos De Control - Talento Humano Sector Central Caracterización Presupuestal Localidades Caracterización Gestión Jurídica -Localidades Caracterización Gestión Jurídica Sector Central Caracterización Participación Caracterización Planeación Localidades

Versión 04 01 01

01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01

Código: 18-MN-02

MANUAL DE PROCESOS Y Versión: 01 Página: 18 PROCEDIMIENTOS Vigente desde: 16-12-2014 04-PRI-06 04-PRI-07 04-PRI-08 04-PRI-09 04-PT-04 04-PT-03 04-IN-01

Proceso Tipo Objetivo

Caracterización Planeación Sector Central Caracterización Presupuestal Sector Central Caracterización Talento Humano Localidades Caracterización Talento Humano Sector Central DOCUMENTOS EAIP – COMPONENTE B Procedimiento Evaluación de la Gestión Distrital Procedimiento Aplicación de la Batería de Indicadores Componente de Análisis de Condiciones y Resultados Instructivo para aplicar la batería de indicadores por temática – Sector Central

01 01

Proceso Misional Fortalecer el control social mediante procesos de cualificación ciudadana y generación de espacios permanentes de petición y rendición de cuentas que contribuyan a mejorar la gestión pública distrital.

 

  

  Código documento 05-PR-01

01

13.3 GESTIÓN PARA LA PROMOCIÓN DEL CONTROL SOCIAL

 

Productos Institucionales

01 01 01 01

Alianzas público privadas para el control social. Procesos de control social y veedurías especializadas incidentes e incluyentes en la gestión distrital; planes de acción de los procesos. Pronunciamientos y documentos técnicos institucionales y de la ciudadanía, resultado de los ejercicios de control social, veedurías especializadas y alianzas público privadas Observatorios ciudadanos locales (conformados con la aplicación de la Metodología ISO 18091:2014):  Documentos de las mesa de pactos.  Documentos de las mesa de verificación: Informes.  Documentos de las mesas de seguimiento: Informes  Informes de seguimiento a planes de mejoramiento  Evaluación y Sistematización del proceso. Sistema Distrital de petición y rendición de cuentas; Lineamiento y evaluación de la audiencia pública de la rendición de cuentas (Distrital y Local). Aplicativo ISO 18091:2014 para la petición y rendición de cuentas y reportes generados. Programa de formación en control social: Contenidos y material pedagógico; Plan de formación presencial y virtual para el control social y competencias ciudadanas, que recogen las necesidades de formación para el ejercicio de control social; Programa de capacitación (anexo B) ISO 18091:2014. Plataforma virtual e-learning para el control social. Ciudadanos cualificados para el ejercicio de control social. Nombre Documento

Versión

Caracterización de Proceso Gestión para la Promoción del

04

Código: 18-MN-02

MANUAL DE PROCESOS Y Versión: 01 Página: 19 PROCEDIMIENTOS Vigente desde: 16-12-2014

05-PT-01 05-PT-02 05-PT-03 05-RE-01 05-RE-02 05-RE-03 05-RE-04 05-RE-05 06-RE-02 06-RE-03 06-RE-10 06-RE-04

Proceso Tipo

Objetivo

Productos Institucionales

Código documento

Control Social Procedimiento Lineamientos Implementación Ruta de Control Social Procedimiento Lineamientos de Formación para el Control Social Procedimiento Lineamientos Implementación Proceso Permanente de Petición/Rendición de Cuentas Seguimiento a encuentros ciudadanos Lista de chequeo para la organización de eventos Control de llamadas para convocatorias Inscripción y Seguimiento a los Ejercicios de Control Social Asistencia actividades Control de actividades por demanda Evaluación de la capacitación virtual Evaluación de la capacitación presencial múltiples sesiones Evaluación de la capacitación presencial una sola sesión

01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01

13.4 GESTIÓN E INVESTIGACIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS EN EL DISTRITO CAPITAL Proceso Misional Verificar que los servidores públicos distritales atiendan adecuada y oportunamente los requerimientos ciudadanos que conozca la Veeduría Distrital y adelantar las investigaciones a que haya lugar con el fin de formular recomendaciones y alertas tempranas. Así mismo, brindar asistencia técnica para el fortalecimiento de la transparencia y efectividad de la gestión en las entidades distritales.  Trámite efectivo de las quejas, reclamos, solicitudes interpuestas ante la entidad sobre las entidades distritales.  Reporte mensual de análisis de requerimientos tramitados.  Reporte mensual de seguimiento y evaluación de los requerimientos y denuncias interpuestos ante la Veeduría Distrital sobre la gestión de las entidades distritales.  Reporte mensual de seguimiento al estado casos enviados a los entes de control  Informe bimestral de seguimiento al sistema de atención de Quejas y Reclamos en el Distrito - SDQS.  Plan de acción de la Red Distrital de Atención a la Ciudadanía.  Directrices para el fortalecimiento de la Red, de forma articulada con los lineamientos establecidos en la Política Pública de Servicio a la Ciudadanía; Sistematización y socialización de las experiencias exitosas y buenas prácticas en servicio a la ciudadanía de las entidades distritales.  Informes de investigaciones sumarias con conclusiones y recomendaciones; Plan de seguimiento a investigaciones Nombre Documento

Versión

Código: 18-MN-02

MANUAL DE PROCESOS Y Versión: 01 Página: 20 PROCEDIMIENTOS Vigente desde: 16-12-2014 07-PR-01 07-PT-01 07-PC-01 07-RE-01 07-RE-02 07-RE-03 07-RE-04 07-RE-05 07-RE-16 07-RE-18 07-RE-19 07-RE-20 07-RE-21 08-RE-23 08-RE-25 08-RE-26 08-RE-27 08-RE-22 08-RE-24 18-RE-09 18-RE-08 18-RE-11

Proceso Tipo

Objetivo

GESTIÓN E INVESTIGACIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS EN EL DISTRITO CAPITAL Procedimiento para el Trámite de Requerimientos Protocolo de Atención de Requerimientos Acta Visita Auto de cierre Informe de investigación Registro del Expediente Plan de trabajo investigaciones Estratégicas Encuesta de satisfacción Atención de Usuarios PQRS Listado de Asistencia Comunicación Informe de Investigación Relación de correspondencia y archivo Notificación por aviso Informe de avance investigaciones Plan de seguimiento Investigaciones Estratégicas Registro de devoluciones- Investigaciones Planilla control préstamo y devolución expedientes Ampliación de declaración Informe de investigaciones estratégicas Control de Atención de Quejas y Solicitudes Registro de Llamadas Telefónicas Seguimiento a carpetas y documentos

01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 02 01 01 01 01 01 01 01 01 01

13.5 FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL EN EL DISTRITO CAPITAL Proceso Misional Generar condiciones de transparencia y efectividad en las actuaciones administrativas contractuales, a través del seguimiento a la gestión contractual, la implementación y entrega de herramientas de autorregulación en temas contractuales a las entidades distritales, con el fin de lograr mejores niveles de transparencia, visibilidad y probidad a través de la lucha contra la corrupción y la minimización de factores de riesgo para su ocurrencia.  

Productos Principales

04

  

Informes de evaluación de la gestión contractual de las entidades distritales. Informes de seguimiento y evaluación de la gestión contractual por temáticas particulares. Oficio - Informe seguimiento técnico a la ejecución de contratos de obra en el Distrito Capital. Informe anual de seguimiento a los casos trasladados a los órganos de control. Diagnóstico del comportamiento contractual de las entidades del

Código: 18-MN-02

MANUAL DE PROCESOS Y Versión: 01 Página: 21 PROCEDIMIENTOS Vigente desde: 16-12-2014

       Código documento

08-PR-01 08-PT-01 N/A 08-RE-05 08-RE-06 08-RE-07 08-RE-08 08-RE-10 08-RE-11 08-RE-12 08-RE-42 08-RE-43 08-PT-02 08-RE-13 08-RE-14 08-RE-15 08-RE-16 08-RE-17 08-RE-18 08-RE-19 08-RE-44 08-GU-01 08-PT-03 08-RE-20

Distrito Capital- Informe anual; Análisis de la gestión contractual del Distrito Capital por vigencias y por sector. Mapas de riesgos de la gestión contractual de las entidades del Distrito. Informes semestrales a las acciones de mejoramiento en los mapas de riesgos. Oficio observaciones y/o recomendaciones a los procesos de selección; Informe consolidado de observaciones sobre el cumplimiento de requisitos normativos y técnicos en la etapa precontractual de los procesos priorizados. Informe de rendición de cuentas de la gestión contractual del Distrito Capital Lineamientos y circulares en temas contractuales. Herramientas de autorregulación contractual (Mapa de Riesgos, Procesos preventivos). Nombre Documento

Caracterización Fortalecimiento de la Gestión Contractual en el Distrito Capital Procedimiento Diagnostico del Comportamiento Contractual Modelo Comunicación Interna de Terminación de la Actuación Formato Diagnóstico Formato Informe de Seguimiento Oficio envío diagnóstico Alcalde Oficio envío seguimiento Alcalde Oficio seguimiento entidades Oficio solicitud información Formato Plan de Trabajo Formato oficio envío seguimiento entidades Oficio envío diagnóstico entidades Procedimiento Evaluación De La Gestión Contractual Formato Informe de Evaluación de la Gestión Contractual Oficio de presentación a las entidades Oficio envío informe Alcalde Oficio envío informe entidad Oficio envío informe órganos de control Oficio seguimiento órganos de control Formato Plan de Trabajo Oficio seguimiento entidad Guía Mapa de Riesgos de la Gestión Contractual Procedimiento Mapa de Riesgos de la Gestión Contractual Formato Acuerdo de Desempeño

Versión

05 01 N/A 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01

Código: 18-MN-02

MANUAL DE PROCESOS Y Versión: 01 Página: 22 PROCEDIMIENTOS Vigente desde: 16-12-2014 08-RE-21 08-RE-28 08-RE-29 08-RE-45 08-RE-46 08-RE-47 08-RE-48 08-RE-49 08-GU-02 08-PT-04 08-RE-03 08-RE-30 08-RE-32 08-RE-33 08-RE-34 08-PT-05 08-RE-35 08-RE-37 N/A N/A 08-PT-06 08-RE-38 08-RE-39 08-RE-40 08-RE-41 N/A

Envío Acuerdo de Desempeño Envío mapa de riesgos Oficio de seguimiento al acuerdo de desempeño Documento de seguimiento al acuerdo de desempeño Documento mapa de riesgos de la gestión contractual Oficio de presentación a las entidades Oficio de seguimiento al mapa Oficio implementación Mapa de Riesgos Guía Procesos Preventivos Procedimiento – Proceso Preventivo para el Mejoramiento la Gestión Contractual Formato Asignación Proceso Preventivo Observaciones Proceso Preventivo Formato Informe Proceso Preventivo Oficio presentación procesos preventivos Oficio solicitud de documentos Procedimiento Informe de Rendición de Cuentas de Gestión Contractual Circular Rendición Cuentas Formato Informe Rendición de Cuentas Modelo Comunicación Interna Sistemas Modelo Cuadro Análisis Procedimiento para el Seguimiento Técnico a la Ejecución Contratos de Obras en el Distrito Capital Oficio de observaciones técnicas Oficio de presentación seguimiento técnico Oficio informe de seguimiento Formato Plan de Trabajo Modelo Comunicación Interna de Terminación de Actuación

01 01 01 01 01 01 01 01 01 de

01 01 01 01 01 01

la

01 01 01 01 01

de

01 01 01 01 01

la

N/A

14. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE APOYO

Proceso Tipo

Objetivo

Código documento

14.1 ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO Proceso de Apoyo Gestionar la vinculación, capacitación, evaluación, retiro y compensación económica de funcionarios públicos de la planta de trabajadores de la Veeduría Distrital, garantizando la provisión oportuna del recurso humano idóneo y competente para la operación eficaz, eficiente y efectiva de la Veeduría Distrital. Nombre Documento

Versión

Código: 18-MN-02

MANUAL DE PROCESOS Y Versión: 01 Página: 23 PROCEDIMIENTOS Vigente desde: 16-12-2014 09-MN-01 09-PL-01 09-PL-02 09-PL-04 09-PT-03 09-PT-04 09-PT-05 09-PT-06 09-PT-07 09-PT-08 09-PT-09 09-PT-10 09-PT-11 09-RE-01 09-RE-02 09-RE-03 09-RE-06 09-RE-10 09-RE-11 09-RE-12 09-RE-13 09-RE-14 09-RE-15 09-RE-16 09-RE-17 09-RE-18 09-RE-19 09-RE-20 09-RE-21 09-RE-22 09-RE-23 09-RE-24 09-RE-25 09-RE-26 09-RE-27 09-RE-28

Manual de Inducción y Reinducción Plan Institucional de Capacitación – PIC 2014 Plan de Bienestar Social e Incentivos de la Veeduría Distrital Plan de Salud Ocupacional, Gestión en Seguridad y Salud en el trabajo de la Veeduría Distrital vigencia 2014 Procedimiento Administración del Historias Laborales Procedimiento Vinculación de Personal Procedimiento Liquidación y Coordinación de Pago de Nómina y Autoliquidación de Salud y Pensiones Procedimiento Evaluación De Desempeño Procedimiento Plan de Bienestar Procedimiento para elaborar, ejecutar y realizar seguimiento al plan de Capacitación Procedimiento para elaborar, ejecutar y realizar seguimiento al programa de salud ocupacional Procedimiento Retiro de personal Procedimiento Reporte e Investigación de Incidentes y Accidentes de Trabajo Acta de Posesión Recibo Carne de Identificación Solicitud Certificados laborales Notificación Personal Ficha de Formulación del Proyecto Ficha de Evaluación Listado de Documentos HL Seguimiento Plan de Capacitación Seguimiento al Plan de Capacitación Individual Control de Actividades Plan de Bienestar y Salud Ocupacional Registro y Control Préstamo Documental Solicitud de Permisos Evaluación de Habilidad Servidores Públicos Evaluación de Habilidades Directivo Evaluación de Habilidades Asesor Evaluación de Habilidades Profesional Evaluación de Habilidades Técnico Evaluación de Habilidades Asistencial Seguimiento de Control Programa Inducción Retiro de Funcionarios y Contratistas Declaración Juramentada Declaración Extrajuicio Alimentaria Hoja de Vida Brigada

04 04 05 01 02 02 02 01 01 01 01 01 01 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02

Código: 18-MN-02

MANUAL DE PROCESOS Y Versión: 01 Página: 24 PROCEDIMIENTOS Vigente desde: 16-12-2014 09-RE-29 09-RE-30

Evaluación programa de inducción Informe de Investigación de Incidente

Proceso Tipo

14.2 GESTIÓN FINANCIERA Proceso de Apoyo Gestionar en forma oportuna y eficiente los recursos financieros necesarios para que la operación de los procesos institucionales garantizando el logro de los objetivos, a través de la programación y ejecución de recursos y la presentación oportuna de Informes.

Objetivo Código documento 10-PT-01 10-PT-02 10-PT-03 10-PT-04 10-PT-05 10-PT-06 10-PT-07 10-PT-08 10-PT-09 10-RE-02 10-RE-03 10-RE-04 10-RE-05 10-RE-07 10-RE-08 10-RE-09 10-RE-10 10-RE-11

Proceso Tipo Objetivo Código documento 11-PT-01

Nombre Documento Procedimiento Ejecución presupuestal – Afectaciones presupuestales Procedimiento Programación y reprogramaciones del PAC Procedimiento Pago a Contratistas Procedimiento Programación Presupuestal Procedimiento Cierre Presupuestal Procedimiento Ejecución presupuestal - Modificaciones presupuestales Procedimiento Conciliaciones Contables Procedimiento Registros contables Procedimiento Elaboración y Revelación Estados Financieros Solicitud Certificado de Disponibilidad Presupuestal Solicitud Anulación CDP Solicitud Registro Presupuestalv3 Solicitud Anulación CRP Solicitud ANULACIÓN ORDEN DE PAGO Solicitud Anulación Reserva Presupuestal Solicitud Programación PAC Entrega Documentos Presupuestales Planilla Entrega Sobreflex

02 01

Versión 01 01 02 01 01 01 01 01 01 05 02 04 02 02 02 02 02 02

14.3 GESTIÓN JURÍDICA Proceso de Apoyo Asesorar las actuaciones administrativas de la Veeduría Distrital para garantizar su legalidad y proteger el patrimonio de la Entidad. Nombre Documento

Versión

Procedimiento Reconocimiento y Pago de Sentencias

01

Código: 18-MN-02

MANUAL DE PROCESOS Y Versión: 01 Página: 25 PROCEDIMIENTOS Vigente desde: 16-12-2014

11-PT-02 11-PT-04 11-PT-05 11-PT-06 11-PT-07 11-RE-04

Proceso Tipo

Objetivo

Código documento 13-PR-01 13-PT-01 13-RE-01 13-RE-04 13-PT-02 13-RE-07 13-RE-08 13-RE-10 13-RE-11 13-RE-13 13-RE-15 13-RE-19 13-RE-21 13-RE-24 13-PT-03 13-PT-04 13-PT-05 13-RE-06 13-RE-12 13-RE-14

Judiciales, Laudos y Conciliaciones Procedimiento para Emitir Conceptos Procedimiento Defensa Judicial Procedimiento Actos Administrativos Procedimiento para la Expedición de Actos Administrativos Procedimiento Evaluación Defensa Judicial del Distrito Ficha de análisis procesos judiciales

01 01 01 01 01 02

14.4 GESTIÓN DOCUMENTAL Proceso de Apoyo Administrar, custodiar, conservar y salvaguardar la documentación producida y recibida por la Veeduría Distrital en el cumplimiento de sus funciones, desde su origen hasta su disposición final, garantizando su disponibilidad para la consulta, utilización, conformación y preservación de la memoria institucional en cumplimiento de la normatividad archivística vigente. Nombre Documento

Versión

Caracterización Proceso Gestión de Documental Procedimiento Administración de las Comunicaciones Oficiales Devolución de Correspondencia Control de Entrega de Correspondencia Procedimiento Transferencia Documental Formato Único de Inventario Revisión y observación a la Transferencia Documental Tabla de Retención Documental Inventario Documental Registro de Control de Préstamo Documentos Acta de Visita asesoría y Seguimiento Cronograma Seguimiento Aplicación de tablas de Retención Documental Rotulo de Carpeta Rotulo de Caja de Archivo Procedimiento Actualización y Administración de tablas de retención Documental Procedimiento Administración de las Publicaciones de la Veeduría Distrital Procedimiento Préstamo y Consulta de Documentos Atención Usuarios Centro de Documentación Registro de Control de Préstamo Material Audiovisual Registro de Control de Préstamo Bibliográfico

03 03 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 02 01 01 01

Código: 18-MN-02

MANUAL DE PROCESOS Y Versión: 01 Página: 26 PROCEDIMIENTOS Vigente desde: 16-12-2014 13-RE-16 13-GU-01 13-RE-02 13-RE-09 13-RE-17 13-RE-20 13-RE-22 13-RE-23 13-RE-25

Proceso Tipo Objetivo Código documento 14-MN-02

Servicio de Préstamo Interbibliografico Guía Aplicación de la tabla de retención documental y transferencias documentales Primarias Solicitud devolución Documentos y o Libros en Préstamo Tabla de Valoración Documental Control Incorporación Documentos Contratos- Hoja de Control Cuadro Clasificación de Documentos Cuadro de Caracterización Documental Ficha de Valoración Documental

01 04 01 01 01 01 01 01 01

14.5 GESTIÓN PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Proceso de Apoyo Garantizar la provisión de bienes y servicios mediante procesos de contratación, transparentes, eficientes, oportunos y con calidad que satisfagan las necesidades de todos los procesos de la veeduría distrital. Nombre Documento

Versión

Manual de Supervisión e Interventoría

01

14-PT-03

Procedimiento Manejo de Caja Menor

01

14-RE-01 14-RE-02 14-RE-04 14-RE-05 14-RE-07 14-RE-08 14-RE-09 14-RE-10

Solicitud de Caja Menor Lista de Chequeo Informe del Supervisor Solicitud de Contratación Evaluación de Proveedores Certificado de Cumplimiento Certificado de No existencia del Bien en Bodega Comprobante de Caja Menor

02 02 02 02 02 01 01 01

Proceso Tipo

Objetivo

Código documento

14.6 ADMINISTRACIÓN DE BIENES, SERVICIOS E INFRAESTRUCTURA Proceso de Apoyo Satisfacer las necesidades y requerimientos de los funcionarios y usuarios de la Veeduría Distrital, a través de la administración, conservación y custodia de los bienes muebles e inmuebles de la entidad así como gestionar los insumos, el servicio de aseo, transporte y vigilancia con calidad y oportunidad, necesarios para el adecuado funcionamiento de los procesos de la Veeduría Distrital. Nombre Documento

Versión

Código: 18-MN-02

MANUAL DE PROCESOS Y Versión: 01 Página: 27 PROCEDIMIENTOS Vigente desde: 16-12-2014 15-PT-01 15-PT-02 15-PT-03 15-PT-04 15-PT-05 15-PT-06 15-RE-01 15-RE-02 15-RE-04 15-RE-05 15-RE-07 15-RE-09 15-RE-10 15-RE-11 15-RE-12 15-RE-14 15-RE-15 15-RE-16 15-RE-17 15-RE-18 15-RE-19 15-RE-20 15-RE-21 15-RE-22 15-RE-23 15-RE-24 15-RE-25 15-RE-26 15-RE-27

Proceso Tipo Objetivo Código documento 16-PR-01 16-PT-01 16-PT-02

Procedimiento Ingreso de bienes de Almacén Procedimiento Salida de Almacén Procedimiento Traslado de Bienes Procedimiento Administración de Vehículos Procedimiento Mantenimiento de Infraestructura Procedimiento Manejo de pagos de Servicios Públicos Control de consumo de Fotocopias Control de Gasolina de Vehículos Traslado de Elementos Autorización Salida de Elementos Solicitud de Elementos Solicitud de servicio de Mantenimiento Seguimiento Actividades de Aseo Trabajos Empastados Control de Vales de Gasolina Toma física de Inventario Solicitud de Servicio de Transporte Encuesta de Satisfacción Encuesta de Satisfacción Interna Información Reserva de Salón Control Vehículos Acta Entrega y Recibo Cronograma de Mantenimiento Encuesta de Satisfacción - Conductores Planilla de Reciclaje Control de Residuos Peligrosos Inventario fuentes lumínicas Inventario Sistemas Hidrosanitario Lista de Chequeo Transportador de RESPEL

04 02 01 01 01 01 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 04 02 02 02 02

14.7 GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS TELECOMUNICACIONES TIC´S Proceso de Apoyo Gestionar los recursos tecnológicos para asegurar el adecuado flujo de información necesaria en el cumplimiento de las funciones misionales de la Veeduría Distrital Nombre Documento

Versión

Caracterización de Procesos Gestión De Tecnologías De la Información Y las Telecomunicaciones TIC´S Procedimiento Administración de los Recursos Tecnológicos Procedimiento Backup y Restauración de la Información

01 01 01

Código: 18-MN-02

MANUAL DE PROCESOS Y Versión: 01 Página: 28 PROCEDIMIENTOS Vigente desde: 16-12-2014 16-PT-03 16-PT-04 16-PT-05 16-MN-12 16-MN-13 16-MN-14 16-MN-15 16-MN-16 16-MN-17 16-MN-18 16-MN-19 16-MN-20 16-MN-21 16-MN-22

Procedimiento Mantenimiento Preventivo Procedimiento Administración de Cuentas de Usuarios Procedimiento Soporte Técnico Manual de usuario Aplicación IOS Manual de usuario Aplicaciones móviles Manual de usuario Plataforma Manual del usuario Extranet Manual Técnico APP Manual Técnico Plantilla Plataforma Manual de Usuario Red Manual acceso WebHosting Manual Reporteador SDQS Manual de Administrador RED CIUDADANA

01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01

15. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y CONTROL

Proceso Tipo

Objetivo

Código documento

15.1 CONTROL INTERNO, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO Proceso de Seguimiento, evaluación y Control Evaluar permanente e independientemente la implementación, operación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión y el Sistema de Control Interno mediante la ejecución de evaluaciones y auditorias que permitan la identificación de debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades de mejora, con el fin de fortalecer el cumplimiento de los objetivos institucionales de la veeduría Distrital. Nombre Documento

Versión 01

17-PT-03 17-PT-04 17-PT-05 17-PT-01 17-PT-02 17-RE-06 17-RE-15

Caracterización de Procesos Control Interno, Evaluación y Seguimiento. Procedimiento de Acompañamiento y asesoría Procedimiento Relación Entes Externos Procedimiento Cultura del Autocontrol Procedimiento Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Seguimiento de Actividades Plan de Mejoramiento Solicitud de Acción Correctiva, Preventiva y de Mejora

Proceso Tipo Objetivo

15.2 MEJORAMIENTO CONTÍNUO Proceso de Seguimiento, evaluación y Control Asegurar la adecuada y efectiva implementación y sostenibilidad del

17-PR-01

01 01 01 01 01 01 01

Código: 18-MN-02

MANUAL DE PROCESOS Y Versión: 01 Página: 29 PROCEDIMIENTOS Vigente desde: 16-12-2014 sistema integrado de gestión de la Veeduría Distrital promoviendo el mejoramiento continuo en cada uno de los procesos. Código documento 18-PR-01 18-PT-01 18-PT-02 18-PT-03 18-PT-04 18-PT-05 18-RE-13

Proceso Tipo Objetivo Código documento N/A N/A

Nombre Documento Caracterización de Proceso Mejoramiento Continuo Procedimiento Auditorías Internas Procedimiento control de documento Procedimiento Elaboración y Seguimiento Plan de acción Procedimiento Formulación, medición y Seguimiento de Indicadores Procedimiento Administración del Riesgo Control Producto No Conforme Procedimiento Revisión por la Dirección Protocolo para la revisión por la Dirección

Versión

05

15.3 CONTROL DISCIPLINARIO Proceso de Seguimiento, evaluación y Control Proteger la función pública al interior de la entidad, adelantando las actuaciones disciplinarias relacionadas con sus servidores, determinando así la posible responsabilidad frente a la ocurrencia de conductas disciplinables. Nombre Documento Caracterización de Proceso Control Disciplinario Procedimiento Control Disciplinario

Versión 01 01