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MANUAL DE PROCESO Y PROCEDIMIENTOS MEDIOS AUDIOVISUALES
NOMBRE: ALFONSO ARANGO
NOMBRE: GERMAN FERNANDO GALVIS
NOMBRE: JUAN CARLOS BOTERO M.
CARGO: JEFE CEMAV
CARGO: COORDINADOR DE CALIDAD
CARGO: VICERRECTOR ADMINISTRATIVO
FECHA: 01/07/2010
FECHA: 01/07/2010
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ELABORO
REVISO
APROBO
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INDICE GENERAL
1.
GENERALIDADES _______________________________________________________________ 4
1.1
INTRODUCCION ________________________________________________________________ 4
1.2
NATURALEZA __________________________________________________________________ 4
1.3
ALCANCE ______________________________________________________________________ 4
1.4
ESTRUCTURA INTERNA _________________________________________________________ 4
1.5
MISION ________________________________________________________________________ 5
1.6
VISION _________________________________________________________________________ 5
1.7
OBJETIVOS DEL CEMAV ________________________________________________________ 5
1.8
SERVICIOS DEL CEMAV ________________________________________________________ 6
1.9
OBJETIVO DEL MANUAL ________________________________________________________ 6
1.10
METODOLOGIA _________________________________________________________________ 6
1.11
SIMBOLOGIA ___________________________________________________________________ 7
2.
PROCESOS CEMAV______________________________________________________________ 7
2.1
PROCEDIMIENTO USO Y PRESTAMO DE SALAS, AUDITORIOS Y EQUIPOS AUDIOVISUALES: _______________________________________________________________ 7 2.1.1 PROPOSITO_____________________________________________________________7 2.1.2 RESPONSABILIDADES____________________________________________________7 2.1.3 POLITICAS Y LINEAMIENTOS_______________________________________________8 2.1.4 DESARROLLO DE ACTIVIDADES: ________________________________________________ 9 2.1.5 FLUJOGRAMA: _________________________________________________________________ 9 2.2
PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE MEDIOS AUDIOVISUALES: ________________ 9
2.2.1 PROPOSITO ____________________________________________________________________ 9 2.2.2 RESPONSABILIDADES____________________________________________________10 2.2.3 DESARROLLO DE ACTIVIDADES MANTENIMIENTO: ______________________________ 10 2.2.4 FLUJOGRAMA: ________________________________________________________________ 11 2.3
PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE LOS MEDIOS AUDIOVISUALES ______________________________________________________________ 12
2.3.1 PROPOSITO ___________________________________________________________________ 12 2.3.2 RESPONSABILIDADES _________________________________________________________ 12 2.3.3 DESARROLLO DE ACTIVIDADES: _______________________________________________ 12
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2.3.4 FLUJOGRAMA: ________________________________________________________________ 13 2.4
PROCEDIMIENTO PRODUCCION, CLASIFICACION, ARCHIVO Y MANTENIMIENTO DE MATERIAL AUDIOVISUAL ______________________________________________________ 13
2.4.1 PROPOSITO ___________________________________________________________________ 13 2.4.2 RESPONSABILIDADES _________________________________________________________ 13 2.4.3 POLITICAS Y LINEAMINETOS ___________________________________________________ 13 2.4.4 DESARROLLO DE ACTIVIDADES ________________________________________________ 14 2.4.5 FLUJOGRAMA: ________________________________________________________________ 14 3.
DEFINICIONES ________________________________________________________________
4.
CONTROL DE CAMBIOS________________________________________________________ 16
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1. GENERALIDADES 1.1
INTRODUCCION Siendo la Comunicación un factor determinante el desarrollo de todas las sociedades, organizaciones, culturas, gobiernos y la educación, así como los medios de carácter audiovisual son una herramienta que posibilita el flujo de información, permitiendo la integración de los sentidos de las personas cada vez más agudizados al recambio tecnológico acelerado y en cumplimento a una misión integradora; el ¿cómo se comunica? debe ser encausado mediante tecnología digital y actualizada de manera que responda objetivamente a las necesidades de los usuarios. Es así como el CENTRO DE MEDIOS AUDIOVISUALES se crea para proporcionar medios y servicios a la comunidad Universitaria, lo cual implica una serie de tareas que solo es posible llevar a cabo mediante un sistema organizado, estructura y documentado; ahí es cuando se da lugar a la existencia de este manual. Este manual hace parte de los mecanismos de modernización adoptados por el Centro de medios Audiovisuales de la Universidad la Gran Colombia con el fin de mejorar su desempeño y atender de manera más eficaz las necesidades de los estudiantes y docentes como usuarios del sistema; puesto que se lleva a cabo la documentación de los procesos y procedimientos, ejecutados al interior de la dependencia. Mediante la estandarización de los procesos se pretende lograr supervisión y control que permita un mayor direccionamiento de la dependencia hacia el logro de los objetivos institucionales y la política de calidad establecida por la universidad.
1.2
NATURALEZA El CEMAV, es el centro de recursos tecnológicos de la Universidad la Gran Colombia, los cuales apoyan la docencia y el aprendizaje, mediante la facilitación de material audiovisual, salas auditorios u equipo audiovisual, propendiendo al direccionamiento institucional.
1.3
ALCANCE Jefe de Centro de Medios Audiovisuales, Secretaria, Coordinadores y Audiovisuales.
1.4
Auxiliares del Centro de Medios
ESTRUCTURA INTERNA RECTORIA
VICERECTORIA
VICERECTORIA
ADMINISTRATIVA
ACADEMICA
JEFE CEMAV
COORDINADOR CEMAV TURNO A B SECRETARIA
PROFESIONAL CEMAV TURNO A B
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1.5
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MISION Basado en los principios institucionales de nuestra Universidad Cristiana, Bolivariana, Hispanica y solidaria ,el Centro de Medios Audiovisuales contribuye a la satisfacción de las necesidades e intereses de recursos educativos, tecnicos y logisticos de la comunidad universitaria. Trabajar conjuntamente con la academia, patra el fortalecimiento de la educacion integral del profesional grancolombiano. Proyectar la imagen de nuestra Alma Mater en Colombia y el mundo Universitario.
1.6
VISION Ser lider, eficiente y profesional en la prestacion de servicios y apoyo pedagogico como medio didactico por su tecnologia y calidad, trabajo en equipo, excelente armonia con el P.E.I. para el logro de mejores practicas pedagógicas procesos y resultados académicos. Proyectar, promocionar y difundir el nombre de la Universidad ad intra y ad extra. Ser vinculo de union entre las Universidades de Colombia y el mundo.
1.7
OBJETIVOS DEL CEMAV Objetivo General Apoyar el desarrollo de las actividades académicas y administrativas de la Universidad La Gran Colombia mediante la administración, préstamo, conservación y producción de recursos audiovisuales de manera oportuna y adecuada. Objetivos Específicos Gestionar y fomentar la utilización, adaptación, evaluación, mejoramiento e innovación de los espacios, recursos, medios y material audiovisual en la UGC. Producir el material audiovisual que se solicite para el proceso de enseñanza y aprendizaje. Velar por la actualización, mantenimiento y buen uso de los recursos audiovisuales disponibles en la Universidad La Gran Colombia. Capacitar a los usuarios en el uso de los recursos audiovisuales que posee la Universidad La Gran Colombia y divulgar el material disponible.
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1.8
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SERVICIOS DEL CEMAV Servicio de préstamo de salas y los auditorios de proyección. Servicio de préstamos y utilización de equipos audiovisuales (video, fotografía, proyectores, LCD´s, televisores de Plasma y sonido profesional) Servicio de asistencia técnica antes, durante y después de los servicios de préstamos de auditorios con sus equipos audiovisuales y de sonido. Servicio de edición de videos y multimediales (TELE AMIGA) Capacitación de usuarios en el uso de los recursos audiovisuales disponibles.
1.9
OBJETIVO DEL MANUAL Estandarizar las actividades y rutinas de trabajo que se desarrollan en los diferentes procesos al interior de la dependencia, con el fin de optimizar y hacer más eficientes las operaciones ejecutadas, fortaleciendo a su vez la cultura de calidad y autocontrol, en los colaboradores. Mejorar la eficiencia del CEMAV mediante el análisis de la forma en que se realizan las operaciones, necesidades de capacitación o desarrollo de habilidades, buscando en todo momento un mejor reconocimiento dentro de la comunidad estudiantil. Tener un sistema de información basado es las responsabilidades y actividades a realizar dentro de la dependencia. Así como permitir que se pueda evaluar la productividad y efectividad del empleado en el puesto, y facilitar las Auditorías Operativas para detectar desviaciones en cuanto al desarrollo de las actividades de manera fácil y expedita.
1.10 METODOLOGIA La elaboración del manual de procesos y procedimientos del CEMAV se llevo a cabo mediante el desarrollo de cuatro etapas básicas: Sesiones de reconocimiento e indagación El objeto de estas sesiones fue dar a conocer a los colaboradores la importancia para la implantación del sistema de gestión de calidad, la identificación clara de los procesos desarrollados al interior de la dependencia, así como recoger aportes y sugerencias para el ajuste en la documentación de los diferentes procesos. Ajustes y validación. Esta etapa consistió en el análisis de los aportes, sugeridos por los colaboradores, validándose los cambios pertinentes a los procedimientos para su correspondiente implementación, ya que los mismos colaboradores conocen los procesos a cabalidad pues son quienes los llevan a cabo. Jornada de socialización Fue necesario la organización de una jornada, donde se mostro el avance en la documentación, para la implementación del proceso de calidad, se presentaron los diferentes diagramas de flujo y el documento final.
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1.11 SIMBOLOGIA SIMBOLO
DESCRIPCION Indicador de inicio/ fin de un procedimiento. Forma utilizada para representar una tarea o actividad. Forma utilizada para representar una actividad de decisión o de conmutación. Representa un documento escrito pertinente al proceso. Flecha direccional, indica la dirección o el siguiente paso a realizar.
2 2.1
PROCESOS AUDIOVISUALES PROCEDIMIENTO USO Y PRESTAMO DE SALAS, AUDITORIOS Y EQUIPOS AUDIOVISUALES: 2.1.1
PROPOSITO
Facilitar a los usuarios del CEMAV, el uso de salas, auditorios y equipos multimedia para la ejecución de seminarios, foros, reuniones, exposiciones y otros, a fin de apoyar el proceso de formación, proporcionando espacios adecuados y tecnologías, que no solo den comodidad a los asistentes y oradores, sino que también enriquezcan el proceso académico a través de la acumulación de experiencias y ayuden a desarrollar mejor las capacidades intelectuales de los estudiantes.
2.1.2
RESPONSABILIDADES
Una vez se ha recibido el requerimiento por parte del estudiante, docente o administrativo, se hace la programación del servicio solicitado de acuerdo al día, horario, evento y lugar de manera que pueda adecuarse con antelación los equipos, suministros y personal requerido para el cumplimiento de dicho servicio. -
-
Auditorios: Establecer de acuerdo al tipo de evento a desarrollar, que tipo de auditorio es el más adecuado, teniendo en cuenta la cantidad de asistentes, tipo de evento (Clase, Seminario, Conferencia, etc.), disponibilidad. Equipos: Determinar de acuerdo al servicio solicitado que tipo de equipos se van a usar, teniendo en cuenta la ayuda multimedia solicitada (Video Proyector, Tablero, Televisor, CPU, DVD, VHS, etc.), requerimiento de sonido (Amplificador, Micrófono, Grabadora, etc.), requerimiento fotográfico y fílmico (Cámara fotográfica, Video Cámara).
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2.1.3
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No. REV
Personal: Determinar el funcionario del departamento más idóneo para prestar el soporte en el desarrollo del servicio solicitado y si se requiere de dos o más personas para el mismo.
POLITICAS Y LINEAMIENTOS
El Centro de Medios Audiovisuales articulado a las demás unidades tanto administrativas como académicas, Gestionará y fomentará la utilización, la adaptación, la evaluación, el mejoramiento y la innovación de los espacios, recursos, medios y material audiovisual. Así mismo velará por la actualización, mantenimiento y buen uso de los recursos audiovisuales disponibles en la Universidad La Gran Colombia. Del Servicio de préstamo y utilización de de salas La universidad cuenta con dos tipos de salas: a. Salas cátedra b. Auditorios institucionales. Salas cátedra: Este tipo de salas especializadas prestan servicios de sonido, video beam ó LCD; las sillas y la infraestructura es más cómoda. Se utiliza en programaciones regulares de alto contenido multimedial a docentes y personal administrativo ya que admite como máximo 50 personas. Auditorios institucionales: Este tipo de escenario cuenta con proyectores de última generación, sonido profesional y gran capacidad. Se utiliza para eventos institucionales y reuniones en pleno de las áreas académicas y/o administrativas. Las reservas para las salas debe hacerse mínimo con siete días de antelación. - Se debe diligenciar completa y claramente el protocolo de servicios con el fin de hacer las previsiones necesarias en elementos de apoyo y servicios conexos. - Se prohíbe ingresar alimentos y/o bebidas a los auditorios y salas cátedra. - Se prohíbe fumar . - Se deben observar las normas de cortesía y comportamiento. - El ingreso de los estudiantes a los escenarios es únicamente con el docente o funcionario responsable. - Las reservas se levantarán luego de 15 minutos de espera. - Las reservas de estudiantes y docentes se programan luego de la verificación de la actualización de los carnets de identificación institucionales.
Del servicio de préstamos y utilización de equipos audiovisuales (video, fotografía, proyectores, LCD´s, televisores de Plasma y sonido profesional) - Se debe programar con siete días de antelación - Se debe utilizar con orientación de un funcionario del CEMAV - Se debe tener precaución y cuidado en su utilización - Se deben observar normas de seguridad - A los docentes y estudiantes se le presta el servicio con carnet vigente - A los funcionarios y personal académico con memorando de servicios
Del servicio de asistencia técnica antes, durante y después de los servicios de préstamos de auditorios con sus equipos audiovisuales y de sonido. - Se debe solicitar el servicio de asistencia técnica de forma verbal durante el evento. - Los funcionarios CEMAV deben estar máximo 15 minutos antes para la prueba de sonido y presentaciones multimediales. - Los funcionarios CEMAV deben hacer diligenciar el formato de evaluación hasta 24 horas después de haber prestado el servicio.
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2.1.4
1 2
RESPONSABLE Profesional CEMAV Profesional CEMAV
3
Proceso CEMAV
4
Jefe de CEMAV FLUJOGRAMA:
INICIO
RECEPCION DE LA SOLICITUD
ANALISIS DE DISPONIBILIDAD
SI
REPROGRAMACION
NO
DISPONIBILIDAD DE CEMAV
SI CONFIRMACION DEL SERVICIO
PRESTACION DEL SERVICIO
NO
EVALUACION DEL SERVICIO
FIN
PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE MEDIOS AUDIOVISUALES: 2.2.1
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DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Recepción de la solicitud. (Memorando escrito, Correo Electrónico, Solicitud Personal). Igualmente por el protocolo de servicios.(Ver anexo 01) Establecer la disponibilidad de aulas y equipos en Programadores CEMAV (ver anexo 02) Contestación al requerimiento dependiendo de la disponibilidad. Memorando escrito, correo electrónico, información personal. Evaluación de la calidad, desempeño y oportunidad del servicio prestado. Archivo.
CIRCULACION Y PRESTAMO
2.2
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DESARROLLO DE ACTIVIDADES: No
2.1.5
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PROPOSITO
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Cconservar operable con el debido grado de eficiencia y eficacia, los equipos y espacios disponibles; asegurando la disponibilidad planeada al menor costo dentro de las recomendaciones de garantía y uso de los fabricantes de los equipos, las normas de seguridad , y la adecuada programación de mantenimiento. 2.2.2
RESPONSABILIDADES
El proceso inicia con la realización mensual de un comité de mantenimiento en el cual los coordinadores y auxiliares del centro de medios audiovisuales CEMAV se reúnen y presentan un informe individual acerca del estado de los auditorios, salas y demás espacios así como de los equipos y elementos que los componen, y de los equipos que tienen a cargo. En esta reunión se evalúan las necesidades de mantenimiento correctivo y se planean las actividades de mantenimiento preventivo de todos los elementos antes mencionados. -
En cuanto a los mantenimientos correctivos, es necesario analizar el problema y definir si el centro de medios audiovisuales está en capacidad de solucionarlo. De no ser así, se remite la solicitud al departamento encargado, entre los cuales están sistemas (equipos de cómputo), planta física o servicios generales (elementos o infraestructura de lugares como auditorios y/o salas), y compras (cuando es necesario cambiar el equipo o elemento dañado, o la contratación de un ente externo para la realización de su mantenimiento). Si el Centro de medios audiovisuales está en capacidad y es concerniente realizar el mantenimiento correctivo, el mismo comité se encarga de definir la(s) persona(s) encargadas de realizarlo y la fecha máxima en la cual se debe llevar a cabo.
-
En cuanto al mantenimiento preventivo, las actividades son planeadas dentro de esta misma reunión junto con los nombres de las personas encargadas y la programación de fechas.
Las actividades de mantenimiento tanto preventivo como correctivo de las que se encargue el departamento deben ser realizadas por las personas destinadas para tal fin y en las fechas establecidas. Estas actividades son evaluadas y corregidas en la siguiente reunión mensual del comité de mantenimiento.
2.2.3
DESARROLLO DE ACTIVIDADES MANTENIMIENTO: No 1
2
3
4
RESPONSABLE Coordinador del Centro de Medios Audio Visuales Coordinador del Centro de Medios Audio Visuales Coordinador del Centro de Medios Audio Visuales Jefe del Centro de Medios Audio Visuales
5
Secretaria de Centro de Medios Audio Viduales.
6
Proceso Centro de Medios Audio
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Presentación de informe de estado de equipos, elementos y Espacios (Auditorios y/o salas). Análisis de necesidades de mantenimiento correctivo y/o preventivo.
Análisis de capacidad y concernencia acerca de los mantenimientos correctivos y/o preventivos. Acta de reunión. .(ver anexo 03) Se debe informar los equipos que por su obsolescencia deben ser dados de baja. Determinación de las personas encargadas de los mantenimientos correctivos a realizarse por el departamento y de las fechas para ello. Se establece un Acta de reunión Remisión de los problemas de equipos, elementos y espacios que no pueden o deben ser solucionados por el departamento al departamento encargado. Oficio dirigido a los diferentes departamentos encargados con copia a Vicerrectoría Administrativa. Realización de las actividades de mantenimiento correctivo y/o preventivo programado.
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Viduales
7
2.2.4
Coordinadores del Centro de Medios Audio Visuales
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El mantenimiento efectuado para cada equipo, queda registrado en su hoja de vida. Evaluación de las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo programadas para el mes anterior. Se deja acta de la reunión.
FLUJOGRAMA: MANTENIMIENTO DE MEDIOS AUDIOVISUALES INICIO
VERIFICACION DE EQUIPOS
EQUIPOS PARA DAR DE BAJA
PRESENTACION DE INFORME
ANALISIS DE REQUERIMIENTOS PARA MANTENIMIENTO ACTA DE REUNIÓN
DETERMINACION DE RECURSOS Y PERSONAL
EJECUCION DEL MANTENIMIENTO
EVALUACION DEL MANTENIMIENTO REALIZADO
FIN
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2.3
PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE LOS MEDIOS AUDIOVISUALES 2.3.1
PROPOSITO
Gestionar la adquisición y debida utilización de los diferentes medios audiovisuales, minimizando los tiempos de desuso y fijando los estándares para facilitar el control, a través de un esfuerzo coordinado de toda la dependencia, que se oriente al alcance de objetivos.
2.3.2
RESPONSABILIDADES
El procedimiento se inicia desde el análisis de necesidades el proceso de centro de medios audiovisuales. Este análisis se realiza en coordinación del Jefe de centro de medios audiovisuales y su personal a cargo; y queda registrado en el acta. Los elementos que se tienen en cuenta son: -
Estadísticas semestrales por facultad Evaluación de la calidad, desempeño y oportunidad del servicio prestado Mantenimiento efectuados durante el semestre Bajas autorizadas por el comité de bajas Indicadores del proceso.
2.3.3
DESARROLLO DE ACTIVIDADES: No
RESPONSABLE
1
Proceso CEMAV
2
Proceso de Compras
3
Jefe de CEMAV
4 5
Coordinadores de CEMAV Coordinadores de CEMAV
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Análisis y diagnostico de necesidades. Generación solicitud de pedido. Gestión de compras Recepción de equipos y suministros para correcto funcionamiento del proceso de CEMAV Creación de hoja de vida de equipos.(ver anexo 04) Instalación de equipos de acuerdo a diagnóstico de necesidades. Seguimiento
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2.3.4
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FLUJOGRAMA:
CEMAV
GESTION DE COMPRAS
INICIO
ANALISIS DE NECESIDADES DE MEDIOS AUDIOVISUALES
SOLOICITUD DE PEDIDO
GESTION DE COMPRAS
RECEPCION Y VERIFICACION
CREACION DE HOJA DE VIDA
SEGUIMIENTO Y ARCHIVO
FIN
2.4
PROCEDIMIENTO PRODUCCION, CLASIFICACION, ARCHIVO Y MANTENIMIENTO DE MATERIAL AUDIOVISUAL 2.4.1 PROPOSITO Poseer un registro de las actividades documentadas, de manera que sean de fácil consulta, y puedan apoyar actividades educativas posteriores. 2.4.2 RESPONSABILIDADES Documentar eventos en medios digitales (video, fotografía) a solicitud del usuario, edición y mantenimiento de archivo de los contenidos recopilados de las diferentes actividades 2.4.3 POLITICAS Y LINEAMIENTOS Del Servicio de edición de videos y multimediales (TELE AMIGA) - Se debe solicitar de manera escrita con 1 mes antelación
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2.4.4
2.4.5
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DESARROLLO DE ACTIVIDADES: No
RESPONSABLE
1
Proceso CEMAV
2
Proceso CEMAV
3
Proceso CEMAV
4
Proceso CEMAV
5
Proceso CEMAV
6
Proceso CEMAV
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Recepción de la solicitud. (Memorando escrito, Correo Electrónico, Solicitud Personal). Igualmente por el protocolo de servicios. Identificación de la necesidades técnicas y asignación del personal Prestación del servicio Visualización del material fílmico y/o fotográfico Digitalización del material fílmico y/o fotográfico. Envío de copias solicitadas y Evaluación de la calidad, desempeño y oportunidad del servicio prestado.(ver anexo 04) Archivo de material fílmico y/o fotográfico
FLUJOGRAMA: USUARIO
CEMAV
INICIO
IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDADES TÉCNICAS
ENVIO DE SOLICITUD
PRESTACION DEL SERVICIO VISUALIZACIÓN DEL MATERIAL FÍLMICO Y/O FOTOGRÁFICO
DIGITALIZACIÓN DEL MATERIAL FÍLMICO Y/O FOTOGRÁFICO.
RECEPCION DE COPIAS EVALUACION DEL SERVICIO
ARCHIVO DE MATERIAL Y REGISTRO DE EVALUACION
FIN
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3
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DEFINICIONES. -
Mantenimiento: Acción eficaz para mejorar aspectos operativos relevantes de un establecimiento tales como funcionalidad, seguridad, productividad, confort, imagen corporativa, salubridad e higiene. Otorga la posibilidad de racionalizar costos de operación. El mantenimiento debe ser tanto periódico como permanente, preventivo y correctivo.
-
Revisión Técnica: hace referencia a la revisión de un equipo utilizando instrumentos de medida y parámetros de referencia, que permitan emitir un diagnostico.
-
CEMAV: Centro de Medios Audiovisuales
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4. CONTROL DE CAMBIOS: No REV
FECHA 01/07/2010 Emisión inicial
DESCRIPCION
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