Manual de Procedimientos ejemplo
Manual de procedimientos Dulcebrijes DULCEBRIJES DULCES TIPICOS MEXICANOS Gerente General Departamento gerencial de
Views 99 Downloads 1 File size 659KB
Recommend stories
Citation preview
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
DULCEBRIJES DULCES TIPICOS MEXICANOS Gerente General Departamento gerencial de la empresa
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
En materia de cada área laboral.
1
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Gerente General Departamento gerencial de la empresa Manual de procedimientos en materia de cada área laboral
CONTENIDO DEL MANUAL
INTRODUCCION APROBACIÓN TÉCNICA Y REGISTRO DEL MANUAL INTRODUCCIÓN OBJETIVO DEL MANUAL PROCEDIMIENTOS
Procedimientos de recursos humanos - contratación de nuevo personal - capacitación de nuevo personal
Procedimientos de finanzas - pago de nomina a empleados - pago de facturas a proveedores
Procedimientos de producción -
Procedimientos de ventas -
GLOSARIO
2
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
INTRODUCCIÓN El presente Manual de Procedimientos tiene como propósito contar con una guía clara y específica que garantice la óptima operación y desarrollo de las diferentes actividades de la empresa -------- en el desarrollo de dulces artesanales en el estado de México, zona oriente, sirviendo como instrumento de apoyo y mejora organizacional. Comprende en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones de los procedimientos a seguir para cada actividad laboral, promoviendo el buen desarrollo organizacional cumpliendo con los procedimientos más óptimos para el logro del posicionamiento de la empresa ------- en el mercado de dulces artesanales. Contemplando el desarrollo de procedimientos con sus respectivos diagramas de flujo y formatos utilizados; cabe señalar que este documento está sujeto a actualización siempre y cuando se presenten variaciones en la ejecución de los procedimientos, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica de la organización, o bien en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo, con el fin de cuidar su vigencia operativa.
3
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
APROBACIÓN TÉCNICA Y REGISTRO DEL MANUAL El manual de procedimientos denominado Dulcebrijes constituido por 1 tomo, con fecha de implantación del mes de Junio del 2012, actualmente regula las aéreas de recursos humanos, finanzas, producción y ventas, elaborado por sub gerencia general, revisado por gerencia general y autorizado por el gerente general obteniéndose de la Secretaria de Planeación y/o del departamento de Desarrollo Institucional del registro oficial 01253DLCS con el cual, el departamento antes citado, da su aprobación en cuanto a la estructura técnica de este manual.
El presente documento, se incorpora el manual de procedimientos con la finalidad de dar formalidad institucional al manual, cuya custodia esta a cargo de la gerencia general.
ELABORÓ AUTORIZO
REVISÓ
4
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS 26 de Junio del 2012.
El manual de procedimientos denominado Dulcebrijes en vigor a partir del día 26 de junio presenta cambios en los procedimientos que a continuación se enuncian:
PROCEDIMIENTO
BREVE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
- contratación de nuevo personal - capacitación de nuevo personal - pago de nomina a empleados - pago de facturas a proveedores
El departamento recibe pro primera vez el manual ya que es la 1ra edición, esta no presenta ninguna modificación.
5
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
JEFATURA DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y COBRANZA
Manual de procedimientos en pago de facturas a proveedores
Revisión de las facturas para ser aprobadas a pago a proveedores
6
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Junio del 2012
DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y COBRANZA
Procedimiento para la revisión de facturas para pago a proveedores
Índice
Objetivo del procedimiento Normas de operación Descripción de actividades Diagrama de flujo Anexos
7 8 9 10 11
7
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y COBRANZA
Procedimiento para la revisión de facturas para pago a proveedores
Objetivo del procedimiento
Revisar adecuadamente las facturas de los proveedores para que exista control y pueda ser efectuado su pago. Mantener el control del flujo de efectivo en actividades de venta y compra dentro y fuera de la organización. Analizar los rubros de los estados financieros de la organización para la oportuna detección de debilidades económicas dentro de la misma.
8
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y COBRANZA
Procedimiento para la revisión de facturas para pago a proveedores
Normas de operación
Revisar que en las facturas vengan los datos perfectamente redactados.
Revisar que los datos sean claros y precisos.
Las facturas a revisión será solo en los días especificados.
La revisión de las facturas durara como máximo 2 días.
9
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Procedimiento: para la revisión de facturas para pago a proveedores.
No . 1
Responsable
Actividad
Depto. De crédito y cobranza
Recibir las facturas de los proveedores en los días especificados
2
Depto. De crédito y cobranza
Verificar que los datos sean claros, precisos y correctos
3
Depto. De crédito y cobranza
4
Depto. De crédito y cobranza Depto. De crédito y cobranza
Si los datos son incorrectos informar al proveedor para que la factura vuelva a realizarse Volver a verificar los datos
5
Si los datos son correctos, mandarlos con el jefe del área para que el pago sea aprobado
6
Depto. De crédito y cobranza
Avisar al proveedor que su factura ah sido aceptada
7
Depto. De crédito y cobranza
Preparar el pago de la factura al proveedor, este se pagara con cheque
8
Depto. De crédito y cobranza
Sacar una copia de la factura así mismo como al cheque con el que se pagara la factura para futuras aclaraciones
9
Proveedor
Ir el día que se le cito por su pago correspondiente a la factura
10
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Procedimiento: para la revisión de facturas para pago a proveedores
Depto. De crédito y cobranza
Proveedor
Inicio
Recibir facturas
Verificar datos
1 2
Regresarla al provedor , volver a realizarla 3
Datos correctos?
Verificar datos nuevamente 4 Pago autorizado
5
Avisar al proveedor de su pago 6
7 Preparar el cheque al proveedor
8 Sacar copias
Ir por el pago
9
Fin
11
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Procedimiento: para la revisión de facturas para pago a proveedores Anexo: que debe d contener la factura a revisión
Procedimiento: para la revisión de facturas para pago a proveedores Anexo: como debe de llenarse el cheque de pago al proveedor 12
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
JEFATURA DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y COBRANZA
13
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Manual de procedimientos en pago de nóminas a empleados
Realizar el pago de la nomina a los empleados de acuerdo a su salario diario integrado.
Junio del 2012
DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y COBRANZA
14
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Procedimiento: para el pago de la nomina a los empleados
Índice
Objetivo del procedimiento Normas de operación Descripción de actividades Diagrama de flujo Anexos
15 16 17 18 19
DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y COBRANZA
15
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Procedimiento: para el pago de la nomina a los empleados
Objetivo del procedimiento
Realiza adecuadamente las nóminas de los empleados respecto a su salario para que el monto del pago sea justo y correcto. Realizar el registro de pagos de nómina de empleados para llevar un control interno de estas. Optimizar el pago de trabajadores con las utilidades dentro de la empresa por su trabajo.
16
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y COBRANZA
Procedimiento: para el pago de la nomina a los empleados
Normas de operación
Realizar las nominas correctamente con sus prestaciones correspondientes
Dar las nominas a los empleados en tiempo y forma.
Todas las horas extras se pagaran al doble
Los días festivos la jornada laboral se les pagara al triple.
17
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Procedimiento: para el pago de la nomina a los empleados.
No . 1
Responsable
Actividad
Depto. De crédito y cobranza
Checar las listas de los trabajadores y ver los días laborados
2
Depto. De crédito y cobranza
Hacer el calculo aritmético sobre el sueldo base para sacar sus prestaciones
3
Depto. De crédito y cobranza
Si se tienen horas extras, se pagaran al doble y deberán ir anexas en la nomina
4
Depto. De crédito y cobranza
Verificar que los datos en la nomina sean correctos
5
Depto. De crédito y cobranza
Si los datos son correctos, mandarlos con el jefe del área para su revisión
6
Depto. De crédito y cobranza
Si son aprobados, pedir la autorización del pago a la jefatura de finanzas
7
Depto. De crédito y cobranza Depto. De crédito y cobranza
Preparar el pago con cheque a los empleados
Empleado
Ir el día de pago pro su nomina, su pago, revisarlo y firmar de recibido.
8
9
Sacar una copia de la nomina así como al cheque con el que se pagara la nomina para futuras aclaraciones
18
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Procedimiento: para el pago de la nomina a los empleados.
Depto. De crédito y cobranza
Empleado
Inicio
Checar listas
Calculo aritmético
1 2
Horas extras? Se pagan al doble 3
Verificar datos en la nomina 4 Revisión jefe de área 5
Autorización del pago de nomina 6
7 Preparar la nomina y el pago
8 Sacar copias
Ir por el pago de la nomina 9
Fin
19
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Procedimiento: para el pago de la nomina a los empleados. Anexo: como se debe de llenarse la nomina
20
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Procedimiento: para el pago de la nomina a los empleados. Anexo: como debe de llenarse el cheque de pago para el empleado.
21
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
JEFATURA DE RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO DE RECLUTAMIENTO
Manual de procedimientos en reclutamiento de nuevo personal
Capacitación del nuevo personal para laborar en la empresa.
Junio del 2012 22
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
DEPARTAMENTO DE RECLUTAMIENTO
Procedimiento para la capacitación de nuevo personal
Índice
Objetivo del procedimiento Normas de operación Descripción de actividades Diagrama de flujo
23 24 25 26
23
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
DEPARTAMENTO DE RECLUTAMIENTO
Procedimiento para la capacitación de nuevo personal
Objetivo del procedimiento
Capacitar al nuevo personal para dar cumplimiento a las actividades laborales que se le sean asignadas. Contar con personal calificado para el desarrollo de actividades específicas dentro de los procesos de desarrollo en la elaboración de los dulces artesanales. Mantener al personal actualizado respecto a los cambios y mejoras adecuadas a las actividades desarrolladas por los mismos dentro de la organización.
DEPARTAMENTO DE RECLUTAMIENTO
24
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Procedimiento para la capacitación de nuevo personal
Normas de operación
Si se tiene alguna duda requerir la asesoría del supervisor o capacitador
Mantenerse al margen de las actividades que se tengan que realizar
Integrarse al equipo de trabajo y laborar en equipo
Procedimiento:
No . 1
para la capacitación de nuevo personal
Responsable
Actividad
Capacitador
Darle el manual de la empresa, así como mostrarle la misma. 25
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
2
Capacitador
Dar la visión y misión que tiene la empresa, así como mostrarle las metas que tiene la misma.
3
Capacitador
Capacitarlo si requiere el uso de un equipo o maquinaria pala laborar.
4
Capacitador
Darle una lista de actividades que debe realizar y como debe realizarlas.
5
Capacitador
Darle su uniforme y mostrarle como debe de ser portado.
6
Capacitador
Aclarar dudas al nuevo personal.
7
Capacitador
Integrar al nuevo personal a su área de trabajo.
Inicio
Dar manuales de la empresa 1
8
Nuevo empleado
9
Nuevo empleado
Dar misión y visión 2
10
Integrarse a su equipo de trabajo. Iniciar las actividades con ayuda del capacitador
Nuevo empleado
Se maneja equipo?
Si se tiene alguna duda asesorarse con el capacitador resolverla. Enseñarle el manejopara del equipo 3
Dar lista de actividades 4
Dar uniforme
5
6 la capacitación de nuevo personal Procedimiento: Aclarar dudas para Integrar al personal
Capacitador
7
Integrarse al equipo de trabajo8
Nuevo empleado
Inicio de actividades 9 Preguntar dudas
10 26
Fin
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
JEFATURA DE PRODUCCIÓN DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN
27
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Manual de procedimientos en producción del producto
En materia de la elaboración del producto
DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN
Procedimiento para la elaboración del producto
28
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Índice
Objetivo del procedimiento
29
Normas de operación Descripción de actividades
30 31
Diagrama de flujo
32
DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN
Procedimiento para la elaboración del producto
29
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Objetivo del procedimiento
Elaborar los productos con la mejor calidad para la satisfacción de nuestros consumidores. Realizar los procesos de producción de acuerdo a los estándares de sanidad establecidas dentro de la normatividad de la empresa. Realizar la producción de manera artesanal para conservar esa característica peculiar de nuestros productos.
DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN
Procedimiento para la elaboración del producto 30
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Normas de operación
Portar el uniforme de forma adecuada
Mantener la higiene en el área de trabajo
No desperdiciar la materia prima al realizar los productos
Seguir las indicaciones para elaborar los productos y respetar su procedimiento
No contaminar los productos con otro tipo de ingredientes
Procedimiento:
No . 1
para la elaboración del producto
Responsable
Actividad
Calidad
ver que la materia prima este en buen estado 31
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
y no este maleada 2
Calidad
Si la materia prima no esta en buen estado regresarla al proveedor
3
Calidad
Mandarla a la producción
4
Producción
Revisar que la maquinaria o utensilios con los que se realizara el proceso estén en buen estado
5
Producción
elaborar el producto
6
Calidad
Verificar que el producto este en buenas condiciones
7
Producción
Empaquetar el producto
8
Calidad
Verificar que el empaque este en buenas condiciones
9
Calidad
Procedimiento:
Calidad
Mandar a almacén el producto
para la elaboración del producto
Producción 32
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes Inicio
Verificar materia prima 1
2 En buen estado? Regresarla al proveedor 3
Mandar a la producción
4
Elaborar el producto
5
Verificar producto 6
Verificar empaque
Producto almacenado
Empaquetar el producto 7 8
9
Fin
JEFATURA DE PRODUCCIÓN DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN
33
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Manual de procedimientos en almacenamiento del producto
Almacenar el producto adecuadamente
DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN
Procedimiento para el almacenamiento del producto 34
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Índice
Objetivo del procedimiento Normas de operación Descripción de actividades
35 36 37
Diagrama de flujo
38
DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN
Procedimiento para el almacenamiento del producto
35
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Objetivo del procedimiento
Almacenar el producto adecuadamente para que mantenga su calidad y no se dañe el producto y/o el empaque. Mantener el control absoluto del producto elaborado para evitar la merma de mercancía o ausencia de la misma. Contar con la reserva adecuada para cubrir con ventas extraordinarias.
DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN
Procedimiento para el almacenamiento del producto 36
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Normas de operación
Portar el uniforme de forma adecuada
Mantener la higiene en el área de trabajo
Manejar el producto con precaución par que no se dañe
Entarímalo y no estribar mas de 3 cajas en la misma fila
Mantener el orden y la clasificación en el almacén
no revolver los productos
Procedimiento:
No . 1
para el almacenamiento del producto
Responsable
Actividad
Almacén
Tener una organización con la clasificación de los productos 37
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
2
Almacén
Hacer filas de cajas con el producto y no encimar mas de tres cajas en cada fila
3
Almacén
Entarimar las cajas del producto de 3 en 3
4
Almacén
Verificar que las cajas y el entarimado estén correctos
5
Embarques
Con el montacargas acomodarlas ya entarimadas para la salida
6
Embarques
Subir el producto con el monta cargas al equipo de transporte para el traslado con el cliente
Inicio
Organización del producto 1
Producto clasificado en cajas 2
Entarimar las cajas
3
Verificar entarimado Procedimiento: para4el almacenamiento Acomodar del con producto montacargas 5
Almacén
Embarques Subir el producto al transporte 6 38 Fin
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
JEFATURA MERCADOTECNIA DEPARTAMENTO VENTAS
39
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Manual de procedimientos en venta de producto
Vender el producto al cliente
Junio del 2012
DEPARTAMENTO DE VENTAS
Procedimiento para la venta del producto al cliente
40
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Índice
Objetivo del procedimiento Normas de operación Descripción de actividades
41 42 43
Diagrama de flujo
44
DEPARTAMENTO DE VENTAS
Procedimiento para la venta del producto al cliente
41
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Objetivo del procedimiento
Realizar la venta de nuestros productos satisfactoriamente para que el cliente quede satisfecho con su compra. Contar con personal calificado para realizar la venta correcta de nuestros productos al cliente Mantener el nivel de venta óptimo para contar con un buen posicionamiento asi como el reconocimiento de nuestros clientes logrando de esta manera una utilidad optima y satisfactoria.
DEPARTAMENTO DE VENTAS
42
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Procedimiento para la venta del producto al cliente
Normas de operación
Portar el uniforme adecuadamente
Mantener el orden e higiene el los productos
Dar un trato amable al cliente
Resolver las dudas del cliente
Procedimiento: para la venta del producto al cliente
No
Responsable
Actividad 43
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
. 1
Vendedor
2
Vendedor
3
Vendedor
4
Vendedor
Ser amable con los clientes
5
Vendedor
Resolver las dudas que el cliente pueda tener
6
Vendedor
Cobrar y entregar al cliente el producto
7
Cliente
Recibir el producto
Mantener la higiene del establecimiento donde se comercializa el producto Mantener los productos ordenados y clasificados Tener los precios a la mano de los productos
Procedimiento: para la venta del producto al cliente
44
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Vendedor
Cliente Inicio
1 Higiene del establecimiento
Productos clasificados 2
Lista de precios 3
4 Amabilidad con los clientes
Cliente con duda? Resolver dudas
Cobrar y entregar producto 6
5
Recibe producto
7
Fin
JEFATURA MERCADOTECNIA DEPARTAMENTO VENTAS
45
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Manual de procedimientos comisiones a vendedores
Dar comisiones a los vendedores por sus ventas
Junio del 2012
DEPARTAMENTO DE VENTAS
Procedimiento para dar comisiones a los vendedores
46
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Índice
Objetivo del procedimiento Normas de operación Descripción de actividades Diagrama de flujo
47 48 49 50
DEPARTAMENTO DE VENTAS
Procedimiento para dar comisiones a los vendedores
47
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Objetivo del procedimiento
Efectuar el pago de un porcentaje proporcional a las ventas del producto que comercie cada vendedor. Asignar el pago proporcional a nuestros vendedores para mantener las ganancias de forma estable. Mantener incentivado a nuestros empleados de forma justa y adecuada dentro de la organización.
DEPARTAMENTO DE VENTAS
Procedimiento para dar comisiones a los vendedores
Normas de operación 48
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Portar el uniforme adecuadamente
Mantener el orden e higiene el los productos
Dar un trato amable al cliente
Cumplir la meta de las ventas diarias
Hacerle promoción al producto
Procedimiento: para dar comisiones a los vendedores
No . 1
Responsable
Actividad
Vendedor
2
Vendedor
Mantener la higiene del establecimiento donde se comercializa el producto Mantener los productos ordenados y clasificados
3
Vendedor
Tener los precios a la mano de los productos 49
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
4
Vendedor
Ser amable con los clientes
5
Vendedor
6
Depto. De venta
Tratar de vender la mercancía para cumplir la meta del día Por cada producto vendido se le dará el 3% de comisión en proporción a sus ventas
7
Depto. De venta
Si sobrepaso su meta se le dará el 5% de comisión a partir del producto que sobrepaso la meta del día
Inicio
Higiene del establecimiento 1
Productos clasificados 2
Lista de precios 3 4 Amabilidad con los clientes
Procedimiento: para la venta del producto al cliente
Vender con estrategia 5
Cumplió la meta? no
Vendedor
Depto. De ventas 3% de comisión 6 si 5% de comision
7 50
Fin
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Glosario
Comisión: cantidad que se percibe por concretar una transacción comercial y que corresponderá a un porcentaje determinado sobre el importe total de la operación comercial. Estrategia: se refiere al conjunto de acciones planificadas anticipadamente, cuyo
51
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
objetivo es alinear los recursos y potencialidades de una empresa para el logro de sus metas y objetivos de expansión y crecimiento. Establecimiento: es el espacio físico donde se ofrecen bienes económicos (servicios o mercancías) para su venta al público. También se conoce como local comercial, punto de venta, tienda o comercio Gerente: denomina a quién esta a cargo de la dirección de alguna organización, institución o empresa o parte de ella, como seria de un grupo de trabajo o departamento Manual: Es un documento que integra los sustancial de un tema de estudio, da una visión integral y proporciona información básica y concisa sobre la materia. Procedimiento: es el cauce formal de la serie de actos en que se concreta la actuación administrativa para la realización de un fin. El procedimiento tiene por finalidad esencial la emisión de un acto administrativo. Ventas: es un proceso organizado orientado a potenciar la relación vendedor/cliente con el fin persuadirle para obtener los productos de la empresa
Participantes el la elaboración del manual
52
Manual
de
procedimientos
Dulcebrijes
Reza Esquivel Ana Karen Espinoza Robles Pablo Gerardo Rivera Higuera Jesús Noé
53