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Gestión de Talento Humano Por Competencias

Equipo Colaborativo Nº 8 Norman André López Becerra Jeimy Paola Rodríguez Felipe Adolfo Vidal Latorre

MANUAL DE INDUCCION LAP SAS

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

2019 CONTENIDO 1.

Introducción ..................................................................................................................... 1

2.

Objetivos del Manual de Inducción ................................................................................. 2 2.1.

Objetivo General .......................................................................................................... 2

2.2.

Objetivos Específicos ................................................................................................... 2

3.

Alcance ............................................................................................................................. 3

4.

Aplicabilidad del Manual ................................................................................................. 4

5.

Políticas ............................................................................................................................ 4

6.

Roles y Responsables ....................................................................................................... 5

7.

Niveles de Responsabilidad para la Actualización Permanente del Manual de Inducción 5

8.

Propósito........................................................................................................................... 6

9.

Inducción General a la Empresa....................................................................................... 7 9.1.

Estrategia del Negocio ................................................................................................. 7

9.2.

Visión ........................................................................................................................... 8

9.3.

Misión .......................................................................................................................... 8

9.4.

Valores ......................................................................................................................... 8

9.5.

Indicadores ................................................................................................................... 9

9.5.1. Cobertura ............................................................................................................... 9

9.5.2. Efectividad ............................................................................................................ 9 9.5.3. Eficacia de las acciones tomadas en la inducción ................................................. 9 9.5.4. Nivel de Satisfacción de la Inducción ................................................................. 10 9.6.

Competencias Organizacionales ................................................................................ 10

9.7.

Estructura Organizacional .......................................................................................... 11

9.8.

Beneficios Socioeconómicos ..................................................................................... 12

10.

Inducción al Puesto ........................................................................................................ 13

10.1. Estándares de recibimiento al nuevo funcionario ...................................................... 13 10.2. Misión, Objetivos y Estructura Orgánica del Área .................................................... 13 10.3. Misión, Objetivos y Resultados Esperados del Cargo para el Cual Fue Seleccionado 13 10.4. Forma de Trabajo ....................................................................................................... 14 10.5. Expectativas en cuanto: Área personal, área laboral y área social. ............................ 15

1. Introducción Extendiendo el proceso de gestión de talento humano por competencias, la Distribuidora LAP S.A.S. muestra la necesidad de tener un manual de inducción como estrategia de éxito para el ingreso de los nuevos colaboradores a la organización, con el presente manual de indicción se pretende integrar a los nuevos colaboradores con la estructura de la organización. El Manual de inducción es muy importante puesto que presenta las directrices y políticas para realizar un adecuado acompañamiento a los nuevos colaboradores al momento de iniciar sus labores en la organización, esto mengua los paradigmas negativos que suelen tener los empleados en empresas donde no hay proceso de inducción. Este es una herramienta que ofrece información primordial a los nuevos colaboradores para realizar sus trabajos de forma satisfactoria. Es un mecanismo del proceso de socialización del trabajador nuevo que debe realizar la persona encargada de gestión humana. Esta socialización es un proceso continuo que pretende inculcar en todos los empleados las actitudes, estándares, valores y patrones de conducta que la empresa espera de todos y cada uno de ellos.

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2. Objetivos del Manual de Inducción 2.1.

Objetivo General

Establecer lineamientos que faciliten la implementación del programa de inducción, dentro de la Distribuidora LAP S.A.S, para proporcionar a los trabajadores su adaptación e integración mediante el suministro de información relacionada con las características de su nuevo entorno laboral. 2.2.

Objetivos Específicos 

Proporcionar directrices para facilitar el programa de inducción y entrenamiento al cargo.



Estandarizar el programa, con el fin de realizar el mismo esquema en todas las sedes de la empresa L.A.P S.A.S.



Facilitar la integración de los empleados y contratistas a la cultura organizacional.



Implementar herramientas de medición, que permitan analizar el impacto de la inducción.



Obtener indicadores de gestión que permitan garantizar el cumplimiento de la actividad en el proceso de despliegue del Talento Humano.

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3. Alcance Este manual constituye como una herramienta primordial que deberá utilizar la oficina de gestión humana debiendo aplicarla con los nuevos empleados y/o contratista de la Distribuidora L.A.P S.A.S., la realización del procedimiento de inducción deberá revisarse periódicamente por parte del personal involucrado en las funciones que cubre, a fin de garantizar que se cumpla con los requisitos y resultados esperados por la Distribuidora LAP S.A.S.

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4. Aplicabilidad del Manual Los colaboradores o trabajadores recién ingresados y/o contratista son prioridad para la aplicación de este manual, sin embargo, es importante involucrar en este proceso a los empleados existentes de la empresa como ayuda y soporte a la estructura organizacional. 5. Políticas Toda persona que ingrese nueva a la empresa, sin excepción debe recibir la indicción de la empresa, inducción de puesto de trabajo y socialización de funciones y responsabilidades de cargo. Toda persona nueva deberá participar de todos los cambios en cuanto a nuevas políticas y reestructuraciones, que deberán informarse también a los empleados antiguos. Niveles de Autoridad y Autonomía a la Hora de Implementar el Proceso de Inducción La implementación del proceso de inducción de personal nuevo y antiguo está a cargo de la oficina de gestión humana, el responsable del área a la cual ingresa el nuevo empleado los compañeros de trabajo de la misma área. 

La oficina de gestión humana debe realizar todo el proceso de inducción e informar al jefe del área donde va a realizar sus funciones, debiendo informar cuando y como debe realizar la inducción de puesto de la misma forma la socialización de las funciones y responsabilidades del cargo.



El jefe de área debe efectuar la inducción de puesto y la socialización de las funciones y responsabilidades del cargo, a su vez presentarlo a sus compañeros de trabajo.

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6. Roles y Responsables ROLES

RESPONSABLES

Hacer cumplir el proceso de inducción de la empresa. Apoya a las diferentes áreas en el proceso de inducción de Jefe oficina de puesto de trabajo. Gestión Humana Realiza acompañamiento en el proceso de adaptación del nuevo empleado. Realizar la inducción de puesto. Socializa las funciones y responsabilidades del cargo Jefe Inmediato del Realiza el seguimiento y verificación de la inducción realizada. nuevo colaborador Apoya al nuevo empleado en la adaptación del nuevo puesto de trabajo. Dar la bienvenida al nuevo compañero Compañeros de Realiza acompañamiento en las nuevas funciones del compañero trabajo de trabajo.

7. Niveles de Responsabilidad para la Actualización Permanente del Manual de Inducción La actualización del manual de inducción y reinducción estará bajo la responsabilidad del jefe de la oficina de gestión de talento humano, coordinando con los diferentes jefes de área, según direccionamiento de la gerencia, cada vez presenten cambios en la estructura organizacional o sea parte del proceso de mejoramiento continuo después de realizar la respectiva evaluación del proceso.

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8. Propósito Mediante el programa de inducción, reinducción y entrenamiento al cargo, se busca facilitar y garantizar a toda la comunidad de la Distribuidora LAP S.A.S., la integración y orientación hacia la misión, visión, objetivos, cultura organizacional, perfil y requerimientos del cargo descritos a través de las competencias específicas del cargo/empleo. En este sentido, vale la pena entender el programa como una inversión en tiempo, esfuerzos y recursos que a mediano plazo ha de redundar en productividad y satisfacción de los servidores y la empresa.

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9. Inducción General a la Empresa 9.1.

Estrategia del Negocio

LAP S.A.S es una distribuidora de consumo masivo dedicada a la comercialización de productos de alimentos y aseo, fundada en 1994 por el señor Luis Alberto Preciado. Se proyectó una oportunidad de negocio al advertir que todos los tenderos, tenían que desplazarse hasta la central mayorista para surtir de productos sus tiendas, gastando en esto más tiempo y dinero. Es así que comenzó a satisfacer las necesidades de sus clientes, los tenderos La distribuidora empezó funcionando en una bodega alquilada, en un sector popular de la ciudad de fácil acceso para todos. En los últimos 10 años el crecimiento de la Distribuidora LAP SAS ha sido sostenido y ascendente. Esto les permitió hacer presencia en seis ciudades intermedias con un Centro de Distribución (CD) en cada una, que cuenta con una flota propia de ocho camiones y otros trabajando por contrato. En cada CD existe una planta de personal directa de 18 personas, que se encargan de las áreas administrativa y comercial. Otros empleados contratados de manera indirecta, entre 20 y 25, están encargados de la bodega. La Dirección General de LAP está ubicada en la capital y tiene una estructura organizacional conformada de esta manera: Gerencia, Dirección Financiera, Dirección Administrativa y de Logística En la Dirección General trabajan en total 60 personas, vinculadas directamente con la empresa y 180 contratadas de manera indirecta. Es así como a nivel nacional se cuenta con una planta de personal directa de 168 colaboradores y una nómina indirecta, manejada por medio de una empresa temporal, de unos 300 empleados en promedio.

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9.2.

Visión

Ser una compañía líder en el sector, con altos niveles de competitividad, eficacia y eficiencia en la distribución de productos de Consumo Masivo, garantizando a nuestros clientes altos estándares de calidad, oportunidad y satisfacción tanto en sus necesidades como en sus expectativas. 9.3.

Misión

Somos una compañía líder en la comercialización de productos de consumo masivo, con altos estándares de calidad; lo que logramos a través de una cadena privada de distribución, orientada a satisfacer las necesidades y deseos de la comunidad de tenderos, ofreciendo un excelente servicio y precios competitivos. Contamos con un equipo humano comprometido y capacitado. En concordancia actuamos en procura del bienestar para nuestros empleados, nuestros proveedores y la comunidad en general, logrando una adecuada rentabilidad. Nos distinguimos por ser una empresa socialmente responsable, asumiendo para ello buenas prácticas para el cuidado del medio ambiente y el entorno que nos rodea 9.4.

Valores

Estos seis valores esenciales rigen la forma en que nos comportamos y ofrecemos servicios a nuestros clientes: Nos importan: la salud y seguridad de nuestros empleados, de todas las personas que trabajan bajo nuestra responsabilidad, así como de aquellas que se benefician con nuestros productos y servicios. Nos importan: nuestros empleados, su crecimiento personal, su desarrollo profesional y su bienestar general.

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Nos importan: las comunidades en las que vivimos y trabajamos, por ello adoptamos conductas que cuidan del medio ambiente lo que hace que sea un negocio con un desarrollo sostenible comprometidos con nuestra responsabilidad como ciudadanos del mundo. Nos importa: la calidad de nuestros productos y servicios. Nos rige: la transparencia en el desarrollo de nuestras relaciones interpersonales tanto a nivel externo como interno con todos los grupos de interés. 9.5.

Indicadores

9.5.1.

Cobertura

Objetivo: Ajustar métodos, medios y estrategias dirigidos a la maximización de la cobertura y la calidad de la inducción, la cual va dirigida a todo el personal nuevo, que ingresa a la compañía. Nº de planillas ejecutadas / Nº de colaboradores recién ingresados *100% 9.5.2.

Efectividad

Objetivo: Mide el impacto que causa el programa de inducción a los nuevos empleados mediante la medición de los conocimientos adquiridos de la compañía (inducción general) y funciones a realizar en el puesto que va ocupar (inducción especifica). Nº de evaluaciones diligenciadas mayor a 70 pts/Número de Evaluaciones entregadas * 100% 9.5.3.

Eficacia de las acciones tomadas en la inducción

Objetivo: Tener conocimiento si la inducción ejecutada es la más apropiada, para que los empleados nuevos comprendan en su totalidad la inducción general y la específica.

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Promedio total de evaluaciones de inducción puesto de trabajo/Nº total de evaluaciones de inducción entregadas * 100% 9.5.4.

Nivel de Satisfacción de la Inducción

Objetivo: Medir el índice de satisfacción de los empleados en cuanto a la metodología del proceso de inducción. Nº de encuestas de satisfacción positivas/Nº de encuestas realizadas * 100% 9.6.

Competencias Organizacionales

Cualifican y caracterizan a todo el personal que labora en la Distribuidora LAP S.A.S, basadas fundamentalmente en elementos del ser. Capacidad para permanecer eficaz dentro de un medio ADAPTABILIDAD

cambiante, así como a la hora de enfrentarse con nuevas tareas, retos y personas. Capacidad para realizar de forma eficaz un plan

PLANIFICACIÓN Y apropiado de actuación personal o para terceros con el fin ORGANIZACIÓN de alcanzar un objetivo. Disposición para participar como miembro integrado en un grupo (dos o más personas) para obtener un beneficio TRABAJO EN EQUIPO como resultado de la tarea a realizar, independientemente de los intereses personales. VOCACIÓN COMERCIAL

Capacidad para entender aquellos asuntos del negocio que afectan a la rentabilidad y crecimiento de una empresa con el fin de maximizar el éxito.

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COMUNICACIÓN VERBAL Y NO VERBAL PERSUASIVA

Capacidad para expresarse claramente y de forma convincente con el fin de que la otra persona asuma nuestros argumentos como propios. Capacidad para redactar las ideas de forma

COMUNICACIÓN gramaticalmente correcta, de manera que sean entendidas ESCRITA sin que exista un conocimiento previo de lo que se está Detectar las expectativas del cliente, asumiendo leyendo. ATENCIÓN AL CLIENTE

compromiso en la identificación de cualquier problema y proporcionar las soluciones más idóneas para satisfacer sus necesidades. Crear en el propio trabajo o rol y su valor dentro de la

COMPROMISO

empresa, lo cual se traduce en un refuerzo extra para la compañía, aunque no siempre en beneficio propio.

9.7.

Estructura Organizacional

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9.8.

Beneficios Socioeconómicos

La distribuidora L.A.P presenta la tabla de pago en cumplimiento a las normas vigentes sobre la remuneración, prestaciones sociales y de pensión, para estimular y mantener la fuerza de trabajo en un nivel satisfactorio de moral y productividad. Este paquete de medidas contribuye a una mejora del bienestar laboral, y a un aumento de la productividad. Normas Generales a. Todos los colaboradores o trabajadores recién contratados deberán acudir a la inducción, así como a todos los cursos impartidos por la empresa. b. Conocer, respetar y llevar a cabo las normas y políticas internas de la empresa. c. Deberá conocer el uso de tarjeta o reloj de entradas y salidas horas de comida, horario de descanso, pago de tiempo extra, manejo de compensaciones e incrementos de salario, Sanciones correspondientes. d . Deberá conocer el sistema de gestión de seguridad y salud en trabajo, como lo es: dónde están los extinguidores, la escalera de emergencia, etc. e . La Infraestructura de su puesto de trabajo. Áreas de servicio al personal enseñarle el baño; si existen, mostrarle el comedor, la sala de descanso, la sala de capacitación, los casilleros, etc. Reglamento interno de trabajo. Explicarle y darle una copia. f. Actividades recreativas de la empresa. Algunos negocios tienen su propio equipo de fútbol, boliche, etc., o eventos extra para sus empleados. Es buena idea tenerlos porque favorecen la integración del personal. g. La oficina de Recursos Humanos debe informar todo lo relacionado con la empresa; misión, visión, historia, estructura organizacional, beneficios socioeconómicos y

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normas de conducta interna y todo aquello que tenga relación con el departamento, sucursal o agencia al cual será adscrito. 10. Inducción al Puesto 10.1. Estándares de recibimiento al nuevo funcionario Todo funcionario nuevo en nuestra empresa LAP, tendrá el privilegio de conocer de cerca todas las áreas de nuestra empresa, ya que se realizará un pequeño Tour y podrá socializar con cada área para así irlo familiarizando, pero a su vez le entregaremos una carta de bienvenida y así poder hacerle sentir que será parte fundamental de esta gran empresa. En ningún tiempo se debe olvidar tener un buen gesto con sus nuevos trabajadores dándoles la bienvenida ya que con ello lograrás motivarlos en su trabajo. Objetivo Presentar al nuevo colaborador al personal de las áreas de la empresa, con el fin Conozca físicamente las instalaciones tanto de las oficinas centrales como de las agencias y sus nuevos compañeros de trabajo. 10.2. Misión, Objetivos y Estructura Orgánica del Área La misión de la dirección comercial es planificar, dirigir y controlar al área de mercadeo y ventas para cubrir objetivos previstos. Es la coordinación de mercadeo y ventas la responsable directa de lograr ingresos, aumentando la cuota de mercado y optimizando los beneficios del negocio. 10.3. Misión, Objetivos y Resultados Esperados del Cargo para el Cual Fue Seleccionado Lograr las cuotas de venta previstas en términos de cifra de ventas y volumen de negocio; incluyendo aquí los objetivos de mantenimiento, incremento y renovación de la cartera de clientes.

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10.4. Forma de Trabajo Empleo Estable: Al terminar su período de prueba (30 días) usted pasa a formar parte de manera permanente del personal de la Organización, y en consecuencia a no ser degradado o despedido sin causa justificada. Salario: Obtener el pago regular y completo de su remuneración desde el día de la toma de posesión del cargo para el que haya sido nombrado(a). Capacitación: Distribuidora LAP S.A.S. promueve la capacitación de su personal en forma permanente y obligatoria, esta es realizada a través de diferentes centros, el Dpto. Recursos Humanos es quien coordina toda actividad relacionada con la capacitación. Aumento de Sueldo: El cual se hace atendiendo factores como: eficiencia, antigüedad, actitudes y responsabilidades del empleado. Permisos. Los Directores Generales, podrán autorizar permisos sin reducción de sueldos a su personal, para asistir a clases de Universidad o cualquier centro de enseñanza, durante una hora diaria de su jornada de trabajo. Siempre que con ello no menoscabe el normal desenvolvimiento de las labores, comprobando que no existe otra hora para recibir dicha clase. Equipo de Trabajo: Distribuidora LAP S.A.S. proporciona a sus empleados, los útiles, instrumentos y equipo necesario para el buen funcionamiento de su trabajo. CONSECIONES ESPECIALES. Todo empleado disfruta de algunos beneficios especiales adicionales. Seguro Colectivo: Distribuidora LAP S.A.S. ofrece un seguro de vida colectivo, con la Aseguradora Seguros suramericana quedando a criterio de cada empleado el que desee suscribir. Recreación y Deportes: El empleado de Distribuidora LAP S.A.S., podrá formar parte de las distintas actividades: deportivas, sociales y culturales como una forma de relación social. 14

10.5. Expectativas en cuanto: Área personal, área laboral y área social. Puntualidad y Asistencia: Distribuidora LAP S.A.S. exige a sus empleados presentarse puntualmente, a sus labores en las horas señaladas para tal efecto. Para el control de asistencia se dará un carnet el cual deberá marcar cada vez que entra o sale del edificio siempre y cuando cuente con el respectivo pase autorizado por el jefe inmediato. Buen Desempeño en el Puesto: El empleado debe desempeñar el puesto para el que ha sido nombrado, en forma regular y con la dedicación y eficiencia que requiera la naturaleza de éste. Permanencia: Cumplir con sus obligaciones en el puesto de trabajo, por lo que en horas hábiles es recomendable permanecer en su puesto de trabajo, cuando por alguna circunstancia tenga que ausentarse deberá informar a su jefe inmediato. Presentación Personal Adecuada: Distribuidora LAP S.A.S. pide a sus empleados vestirse y arreglarse adecuadamente y poner todo su esmero para una buena presentación personal. Confidencialidad: Es indispensable en nuestro trabajo guardar la discreción necesaria sobre los asuntos relacionados con él mismo. Cuidado Herramientas y Equipos de Trabajo: El trabajador se compromete a mantener en buen estado el equipo y mobiliario, cuidar los objetos, maquinarias y útiles de oficina que se le asignen para el desempeño de sus funciones y/o actividades, y en general todas las pertenencias de la Compañía.

Relaciones Personales: Deberá mantener relaciones cordiales, respeto para su jefe inmediato y compañeros de trabajo; evitando discordias y desavenencias que solo dificultan el buen desempeño.

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Cortesía: La actitud hacía el público debe ser cortés, cálida y amable, brindar un excelente servicio de modo que no se originen quejas justificadas por el mal servicio o por falta de atención. Lealtad: Usted es un miembro de nuestra institución, por tanto, le debe lealtad, contribuya con su trabajo y conducta personal al éxito y prestigio de la misma. 10.6. Ubicación Física. Las instalaciones de la compañía y sus dependencias están distribuidas de manera acorde a los procesos con el fin de la integración de los mismos, importante respetar las normas de seguridad y salud en el trabajo y cuidar los enseres y herramientas entregados. 10.7. Descripción y asignación de equipos y herramientas para desarrollar su trabajo. Después de que el colaborador este asignado en su puesto de trabajo se le entregan todos los materiales competentes y necesarios para cumplir sus funciones y así se empiece su labor, la entrega quedara evidenciada en el formato asignación de equipos y herramientas y serán entregados de acuerdo al cargo asignado: Área comercial: Equipo de cómputo. Cosedora Perforadora Saca ganchos Calculadora Equipo móvil Tarjetas de presentación Papelería: (esferos-hojas blancas-agenda)

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Escritorio Llaves del escritorio 10.8. Cierre Culminamos la transcripción de nuestro manual de inducción, esperamos que sea de gran utilidad en el maravilloso recorrido de iniciación en nuestra empresa. Juntos lograremos crear de ti un empleado integro, responsable, dedicado y atento, sobre todo te brindaremos todas la herramientas, conocimientos previos para que tu labor sea desempeñada con gran éxito. Nuevamente bienvenido, estamos felices y orgullosos de contar con tu colaboración.

10.9.

LINEAMIENTOS DE SEGUIMIENTO

El jefe inmediato debe estar constantemente al tanto del avance del proceso de inducción de su nuevo miembro, este debe verificar si se realizó las debidas explicaciones teóricas-prácticas en cuanto a sus labores a cumplir. Del mismo modo el encargado de Gestión Humana debe estar al pendiente de que el nuevo empleado conozca y cumpla con las políticas organizacionales de la empresa.

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10.10. Documento de Evaluación

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10.11. Glosario INDUCCIÓN Es el procedimiento por el cual se presenta a la institución los nuevos funcionarios para ayudarles a integrarse al medio de trabajo y tener un comienzo productivo. Además, se explican las normas, políticas y reglamentos existentes en la organización.

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MANUAL. Cuerpo sistémico que contiene la descripción de las actividades que deben de ser desarrolladas por los miembros de una organización y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas. Constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación. PROGRAMA DE INDUCCIÓN. Es un proceso dirigido a iniciar al empleado en su integración a la cultura organizacional durante su vinculación. MISIÓN Es el propósito general o razón de ser de la empresa u organización que enuncia a que clientes sirve, que necesidades satisface, que tipo de productos ofrece y en general cuales son los límites de sus actividades. OBJETIVOS Propósitos o metas que se quiere alcanzar. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Es la segmentación formal de una empresa en diferentes unidades de negocio. Muestra cómo se localiza la toma de decisiones dentro de la misma, entrelaza los cargos y además coordina las actividades de las diferentes unidades de negocio.

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