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• Diana Milena Mendoza Peña

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IDENTIFICACION DEL CARGO GERENTE Perfil: Licenciado o diplomado universitario dentro de la rama comercial, el candidato se destacará por su afán de superación y ganas de formarse para desarrollar una exitosa carrera profesional. Buscamos un joven profesional con orientación a resultados y alta capacidad de trabajo. Será organizado, con dotes de liderazgo, tendrá la capacidad tanto de adaptación como de trabajar en equipo ___________________________________________________________________ Profesión: Administrador de Empresas, experiencia en finanzas y sector comercial. Sexo: Indistinto Edad: 30 – 40 Años Experiencia Laboral: 5 Años Postgrados: Pensamiento y gestión estratégica Gestión de Calidad FUNCIONES GENERALES Y ESPECIFICAS Generales: El Gerente es el máximo responsable de la parte de la empresa que desarrolla la actividad que le es propia, a la que la empresa se dedica. Esta actividad o actividades es la que Producción y Comercialización han de ser sacada adelante. Sin Producción y comercialización no hay empresa. Todo lo demás, teniendo importancia muy grande ya que son la razón de existir de la empresa. Especificas:



La maquinaria y las instalaciones de la empresa o de los talleres

   

Los procesos de producción y comercialización. Los procesos comerciales o de prestación de servicios o suministros. El mando y gestión del personal a su cargo El flujo y distribución de las materias primas y de los materiales o mercancías dentro de la empresa. Los métodos de trabajo La planificación de la producción La gestión de los procesos de producción o fabricación La gestión de los productos semiterminados y terminados El control de stocks y la gestión de almacenes El control de calidad de la producción Los servicios de mantenimiento y reparación. La investigación e innovación tecnológica El diseño de productos o servicios La prevención de riesgos laborales La protección del medio ambiente en la empresa

          

IDENTIFICACION DEL CARGO JEFE DE VENTAS

Perfil: El Jefe de Ventas ha de ser una persona dinámica y abierta. Que sepa escoger bien a su gente, a la que enviará al exterior a tratar con los clientes y regresar con los pedidos bajo el brazo. Pero, también, ha de ser una persona próxima a la Gerencia o Dirección General de la empresa, para seguir sus directrices y para mantenerlo informado.

Profesión: Mercadotecnista. Sexo: Indistinto Edad: 25 – 35 Años Experiencia Laboral: 3 Años Postgrados: Técnicas y estrategias de Venta Marketing en Alimentos y Bebidas

Funciones: Generales En dependencia del Responsable de Ventas, el candidato se responsabilizará de alcanzar en su zona la mayor cifra de negocio posible. Sus principales responsabilidades serán:

Especificas:

- Coordinar y supervisar una red de puntos de venta. - Coordinar la aplicación de la política de empresa en las tiendas a nivel humano, gestión de stock, merchandising y establecer planes de acción precisos así como mecanismos de control y seguimiento. - Selección, formación, desarrollo y motivación de los responsables de puntos de venta bajo su supervisión. - Control de la cuenta de explotación de los puntos de venta, llevando a cabo las acciones necesarias para asegurar la máxima efectividad en la consecución de objetivos y presupuestos de la empresa.

IDENTIFICACION DEL CARGO TESORERO Perfil: Su perfil irá, normalmente, por una formación de Economista, Abogado o Titulado en Relaciones Laborales. Pero como sucede en todos los puestos de la empresa, con mucha frecuencia otras titulaciones o trayectorias profesionales, dentro o fuera de la empresa, pueden llevar a excelentes tesoreros en las diversas áreas departamentales que estamos considerando. Todo es cuestión de preparación, experiencia, valía personal, capacidades para aprender y transmitir, liderazgo y otras variables que entran en juego.

Profesión: Administrador, Contador Privado ó Economista Sexo: Indistinto Edad: 30 – 40 Años Experiencia Laboral: 3 Años Postgrados: Tributarista Ciencias económicas y empresariales Nivel alto en idioma Ingles Funciones: Generales Su campo es el de toda la Administración de los recursos humanos y materiales, los que al final acaban concretándose en recursos económicos y documentos o justificantes en soportes papel o informatizado. Estas funciones se realizarían en este departamento, limitándose Administración a su control a través de las grandes funciones de Tesorería, Contabilidad, Personal, etc

Especificas:             

Control y optimización de la posición diaria de tesorería. Contabilidad Costes Gestión y previsión de tesorería Cobros y pagos Relación con clientes y proveedores Administración general Elaboración y control de presupuestos Auditoría Interna Relaciones Laborales Relación con asesorías externas fiscales, contables y/o laborales Selección de personal Política salarial

IDENTIFICACION DEL CARGO CONTADOR Perfil: El campo profesional es vasto, diversificado, y de significativa relevancia en todo lo que se refiere al análisis, planeamiento, organización, implantación, y control de actividades de la gestión empresarial integral en el ámbito administrativo contable, judicial, impositivo, etc. lo que abarca implantar políticas, sistemas, métodos, procedimientos y otros medios modernos que faciliten el proceso de registro y de información para usuarios externos así como internos o gerencial. Profesión: Contador Privado Sexo: Indistinto Edad: 25 – 40 Años Experiencia Laboral: 5 Años Postgrados: Auditoria Jurídico - Contable Ciencias económicas Nivel Alto en Idioma Ingles Funciones: Generales Su campo es el de toda la Administración de los recursos humanos y materiales, los que al final acaban concretándose en recursos económicos y documentos o justificantes en soportes papel o informatizado. Estas funciones se realizarían en este departamento, limitándose Administración a su control a través de las grandes funciones de Tesorería, Contabilidad, Personal, etc Especificas: Dictamina sobre los estados financieros de la entidad. Manejar el sistema de información financiera y contable como elemento básico para la toma de decisiones. Evalúa la situación financiera de la empresa.

Funciones: Especificas: Contador Orienta las decisiones administrativas y tributarias de la entidad, con base en la información financiera. Evalúa la actuación de los diferentes departamentos de una empresa, desarrollando programas presupuestales en los que se pueda fundamentar la planeación positiva. Deberá hacer examen de los registros contables y de los estados financieros para certificar su exactitud. Deberá conocer el marco jurídico legal donde se desarrolla la actividad financiera. Deberá conocer, comprender y evaluar las realidades humanas y sociales que influyan en la información financiera. Está obligado a realizar todos los servicios que desarrolla con la más estricta ética profesional.

IDENTIFICACION DEL CARGO AUXILIAR CONTABLE Perfil: En dependencia del Responsable del Departamento Contable Buena formación contable (teórico-práctica) y conocimientos en materia de normativa laboral (nóminas y seguros sociales). Responsable en la ejecución de su trabajo, con buen trato social, empática y muy comunicativa.

Profesión: Contador Sexo: Indistinto Edad: 20 – 30 Años Experiencia Laboral: Contador recién egresado – Experiencia no necesaria Postgrados: Ninguno

Funciones: Generales Apoyar las actividades contables de la empresa, bajo las normas establecidas dentro de ella. Especificas: *Introducción de asientos contables. * Contabilización de facturas. * Conciliación bancaria. * Gestión de cobros y pagos. * Soporte en los cierres contables. * Otras tareas administrativas propias del puesto.

MANUAL DE FUNCIONES

Es un libro que confiere todas las actividades relacionadas con el funcionamiento y operación

del área correspondiente. Este manual documenta los conocimientos,

experiencia y tecnología del área, para hacer frente a sus retos y funciones, con el propósito de cumplir adecuadamente con su misión.

El manual describe la organización formal, mencionado, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidades.

Los manuales tienen por objeto el decirle a cada jefe o trabajador por escrito lo que se espera de él, en materia de funciones, tareas, responsabilidades, autoridad, comunicaciones, e interrelaciones dentro y fuera de la empresa.

OBJETIVOS DE UN MANUAL DE FUNCIONES

 Facilitar el proceso de reclutamiento y selección de personal.  Identificar las necesidades de capacitación y desarrollo del personal.  Servir de base en la calificación de meritos y la evaluación de puestos.  Precisar las funciones encomendadas a cada cargo, para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.  Propiciar la uniformidad en el trabajo.  Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo evitando repetir instrucciones sobre lo que tiene que hacer el empleado.  Sirve de medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, ya que facilita su incorporación a las diferentes unidades.

 Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos.

VENTAJAS

 Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de las mismas.  No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.  Es claro y sencillo.  Útil en toda organización.  La disciplina es fácil de mantener.

SIMBOLOS DEL FLUJOGRAMA

Cómo se construye 

Debe de indicar claramente dónde inicia y dónde termina el diagrama.



Cualquier camino del diagrama debe de llevarte siempre a la terminal de fin.



Organizar los símbolos de tal forma que siga visualmente el flujo de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.



No usar lenguaje de programación dentro de los símbolos.



Centrar el diagrama en la página.



Las líneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales.

.. 

No cruzar las líneas de flujo empleando los conectores adecuados sin hacer uso excesivo de ellos.

.. 

No fraccionar el diagrama con el uso excesivo de conectores.



Solo debe llegar una sola línea de flujo a un símbolo. Pero pueden llegar muchas líneas de flujo a otras líneas.

.. 

Las líneas de flujo deben de entrar a un símbolo pro la parte superior y/o izquierda y salir de él por la parte inferior y/o derecha.



Evitar que el diagrama sobrepase una página; de no ser posible, enumerar y emplear los conectores correspondientes.



Usar lógica positiva, es decir, realizar procesos cuando es verdadera la condición y expresar las condiciones de manera clara (por ej., "no es a =/= de b" ==> "a=b").



Comentar al margen únicamente cuando sea necesario.

Símbolos de los diagramas de flujo

Tipos de Diagramas de flujo Hay varios tipos distintos de flujogramas que pueden usarse. 

Flujograma de primer nivel o de dirección descendente.

Un flujograma de primer nivel muestra los pasos principales de un proceso y puede incluir tambièn los resultados intermedios de cada paso (el producto o servicioque se produce) y los subpasos correspondientes. Este tipo de flujograma se usa por lo general para obtener un panorama básico del proceso e identificar los cambios que se producen en el proceso. Es sumamente útil para identificar los miembros correctos para el equipo (aquellas personas que participan en el proceso) y para elaborar indicadores para observar y seguir el proceso por su concentración en los resultados intermedios.

La mayoría de los procesos pueden graficarse en 4 ó 5 recuadros que representan los principales pasos o actividades del proceso. En realidad, es buena idea usar solamente 4 ó 5 recuadros, porque no obliga a tener en cuenta los pasos más importantes. Los demás pasos son normalmente subpasos de los más importantes. 

Flujograma de segundo nivel o detallado

Un flujograma detallado indica los pasos o actividades de un proceso e incluye, por ejemplo, puntos de decisión, períodos de espera, tareas que se tienen que volver a hacer con frecuencia (repetición de tareas o tareas duplicadas) y ciclos de retroalimentación. Este tipo de diagrama de flujo es útil para examinar áreas del proceso en forma detallada y para buscar problemas o aspectos ineficientes.



Flujograma de ejecución o matriz

Un flujograma de ejecución representa en forma gráfica el proceso en términos de quién se ocupa de realizar los pasos. Tiene forma de matriz e ilustra los diversos participantes y el flujo de pasos entre esos participantes. Es muy útil para identificar quién proporciona los insumos o servicios a quién, así como aquellas áreas en las que algunas personas pueden estar ocupándose de las mismas tareas.

Elaboración de Flujogramas Este se rige por una serie de símbolos, normas y pautas convencionales las cuales son: 1. El formato o esqueleto del flujograma debe dividirse en partes que representan a los departamentos, secciones o dependencias involucradas en el procedimiento. Cada departamento o sección debe mostrarse una sola vez en el flujograma y en el mismo orden o secuencia cronológica de su aparición en el procedimiento que se describe de izquierda a derecha. 2. Se debe mostrar una misma dependencia mas de una vez en el flujograma aun cuando las acciones del procedimiento regresen a la misma.

3. Las líneas indicadoras del flujograma deben ser más delgadas que las líneas divisorias del formato, rectas y angulares, dotadas de flechas en sus extremos terminales. 4. Cada paso o acción del procedimiento debe enumerarse con claridad y describirse brevemente con muy pocas palabras. 5. Cuando algún documento queda retenido en alguna dependencia del flujograma se indica según sea archivado: definitivamente, temporalmente o retenido por algunos días ("D"), horas ("O") o minutos (´) 6. Cuando hay que destruir algún documento luego de ser utilizado en el procedimiento se indica con una (X) grande. 7. Cuando en el procedimiento algún documento da origen a otro se indicará en el flujograma mediante una flecha interrumpida. 8. Al igual que vimos en los organigramas en los flujogramas cuando varias líneas se intercruzan sin tener relación se indica mediante una inflexión en cualquiera de ellas. Siempre resultará mejor que el flujograma se muestre en una sola hoja, pero cuando en su extensión se tenga que continuar en otra página, se señala mediante un símbolo cualquiera dentro de un circulo, en la página donde se interrumpe y el mismo que suele llamarse conector se colocará en otra página como sigue.

Conclusión En la actualidad los diagramas de flujo son considerados en la mayoría de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método o sistema. Su utilización en estos ámbitos es tan importante, debido a que permiten la visualización de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada, o sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras que otros trabajan con mucha holgura.

En cuanto a la técnica de ordenación por el método de burbuja, queda claro que la técnica mejor usada para dicho método, consiste en hacer varias pasadas a través del array. En cada pasada, se comparan parejas sucesivas de elementos. Si una pareja está en orden creciente (o los valores son idénticos), se dejan los valores como están. Si una pareja está en orden decreciente, sus valores se intercambian en el array.

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Partes: 1, 2, 3, 4

Partes: 1, 2, 3, 4 1. Redactado el proyecto del manual, será presentado a la autoridad superior de la dependencia descrita para que haga las correcciones necesarias, lo revise y otorgue el visado al documento. Con la visación del Jefe de la Dependencia interesada y el V° B° de la Oficina de Racionalización o Administración, se formulará en coordinacióncon la oficina de Asesoría Jurídica la norma que lo apruebe y lo ponga en vigencia de acuerdo a los niveles de desconcentración de atribuciones. 2. REVISION Y APROBACION 3. PRESENTACION E IMPRESION El manual aprobado se hace imprimir:    

Se recomienda se haga en hojas sueltas, que permita hacer modificaciones parciales sin alterar todo el documento. En hojas de papel tamaño A4. Mantenerlos ecuadernados para el fácil manejo o intercambio. Se recomienda utilizar formato de letra arial 12.

1. El manual aprobado e impreso debe repartirse entre el personal de la dependencia y el personal directivo de las oficinas con quienes debe coordinarse. 2. DIFUSION 3. ACTUALIZACION Periódicamente se procederá a estudiar y verificar si el documento ha cumplido con el objetivo; que puntos hay que mejorar, sostituirlos por otros o eliminarlos. CONTENIDO DEL MOF I.

Generalidades

1.1 Objetivo de la institución 1.2 Objetivo del MOF 1.3 Base legal 1.4 Alcance II. De la organización 2.1 Estructura Orgánica Organigrama estructural III De las funciones Funciones de saca unidad orgánica 3.1.1 De los órganos de dirección 3.1.2 De los órganos de línea 3.1.3 De los órganos de asesoría 3.1.4 De los órganos de apoyo 3.1.5 De los órganos de control 3.2 Funciones de cada cargo 3.2.1 Presidente ejecutivo 3.2.1 Función Gneral 3.2.2 Función específica 3.2.3 Requisitos 3.2.4 Relaciones 3.2.5 Autoridad 3.2.6 Responsabilidad 3.2.7 Coordinación ESQUEMA DEL MOF (Superintendencia de Bienes Nacionales) INTRODUCCION Presentación del M.O.F. Alcance

Base legal Resolución Nº 015-2002-SBN TITULO I

Alta Dirección

Capítulo I

Estructura Orgánica

Capítulo II

Cuadro Orgánico de Cargos

Capítulo III

Descripción de las Funciones Específicas

Capítulo IV

Organigrama

TITULO II

Organo de Control Institucional

Capítulo único

Oficina de Control Institucional

TITULO III

Organo de Asesoramiento

Capítulo único

Gerencia de Planeamiento y Desarrollo

TITULO IV

Organos de Apoyo

Capítulo I

Gerencia Legal

Capítulo II

Gerencia de Administración

TITULO V

Organo Funcional

Capítulo único

Gerencia de Operaciones

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONCEPTO Llamados también manual de operaciones o de prácticas stardard, son documentos de gestión de uso diario que presentan en forma ordenada y sistemática los pasos precisos a seguir para lograr el trabajo de una unidad de acuerdo a métodos previstos. Los manuales de procedimientos orientan el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitan las alteraciones arbitrarias. BASE LEGAL Jurídicamente se sustenta en documentos de gestión de orden superior tales como: el ROF, el CAP, el PAP, el MOF. Además legalmente basado en el Art. 65 de la Ley 23853, ley 25035, ley 27444, D.S. N° 070-89-PCM, D. LEG. N°. 757, D.S. N°. 094-92-PCM. OBJETIVO    

Presentar una visión integral de cómo opera la organización Precisar la secuencia lógica de las actividades de cada procedimiento. Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad administrativa. Prestar apoyo logístico al TUPA con información del tiempo que demora cada responsable en la realización de sus actividades para determinar el costo real.

FINALIDAD

      

Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar las alteraciones arbitrarias . Facilitar las labores de inspección. Simplificar la determinación de responsabilidades. Enseñar el trabajo a los nuevos empleados. Aumentar la eficiencia de los empleados en servicio. Facilitar la elaboración de las guías de servicio al ciudadano. Construir una base para el análisis.

APROBACION Es competencia del titular de la organización y lo realiza mediante la expedición de una resolución de la mas alta jerarquía. En las organizaciones privadas la aprobación corre a cargo del gerente general. En las unidades desconcentradas o descentralizadas el responsable es el director o gerente a cargo. ALCANCE Las regulaciones contenidas en cada uno de los procedimientos es de uso y observancia obligatoria en todas las unidades de la organización, especialmente en aquellas responsables de realizar las actividades o pasos del procedimeinto específico. MODIFICACION Y ACTUALIZACION 

 

El procedimiento es de mejoramiento continuo, se realiza cuando las necesidades lo requieran, como consecuencia de una acción correctiva, o por política cuando menos una vez al año. La modificación o creación de nuevos procedimientos podrá realizarse inmediatamente. Si las modificaciones fueran numerosas y constantes se sugiere realizar un rediseño de todos los procedimientos, procesos y servicios administrativos.

CAUSAS DE MODIFICACION

CLASIFICACION A.- Por las Areas funcionales 

Comercialización

 

Manual de procedimientos de compras Manual de procedimientos de ventas



Finanzas  o o



Manual de procedimientos de créditos y cobranzas Manual de procedimientos de costos

Producción 

o o 

Manual de procedimientos de fabricación Manual de procedimientos de control de calidad

Personal  o

Manual de procedimientos de reclutamiento y selección

B.- Por la función administrativa     

Manual de procedimientos de planificación Manual de procedimientos de organización Manual de procedimientos de dirección Manual de procedimientos de control Manual de procedimientos de comunicaciones.

CONTENIDO I. II. III. IV. V. VI. VII.

VIII. IX. X. XI.

Carátula Introducción Objetivo Base legal Alcance Aprobación Actualización 1. Código 2. Denominación 3. Responsable 4. Requisitos 5. Listado de las actividades u operaciones a realizar. 6. Glosario detérminos Descripción del proceso Flujograma de proceso (Diagrama) Formatos y anexos Glosario de términos MODELO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

NOMBRE DEL ORGANISMO.

VIGENCIA.

REVISIÓN.

D / M / A.

D / M / A.

FECHA.

UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS.

HOJA_____. DE _______.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE PAGO DE COMPRAS. . 1. Los documentos soportes para efectuar el trámite de pago será el pedido oficial, nota de entrada al almacén de abasto, nota de descuento con cargo.. 2. El encargado de gestoría verificará que los documentos mencionados en el punto anterior, cumplan con el adecuado llenado de sus formatos así como no presenten tachaduras ó enmendaduras.. 3. El encargado de gestoría asignará la fecha probable de pago, elaborando las programaciones de pagos a proveedores en sus dos rubros: Normales, especiales.. 4. El encargado de gestoría coordina y vigila el manejo de la información realizada por el auxiliar, referente a pagos de proveedores y saldos pendientes con la finalidad de llevar un estricto control de los mismos.. 5. El auxiliar de gestoría elaborará los documentos siguientes: contra recibo, recibo de caja, nota de descuento con cargo para la aplicación correspondiente en factura, preparando los documentos para trámite de autorización, validación y pago en el departamento de control del egreso.. 6. El encargado de gestoría coordina la operación de pagos a proveedores a fin de que se realice de manera eficiente, oportuna y en las fechas convenidas para tal efecto.. 7. El responsable de compras revisará y verificará la programación de pagos a proveedores así como los documentos que los soportan.. 8. El encargado de gestoría entregará a los proveedores los contra recibos proporcionando la información referente a sus pagos y descuentos aplicados en facturas.. 9. El jefe de abasto realizará el trámite de autorización y validación del pago a

proveedores.. 10. El encargado de gestoría deberá llevar un estricto control de los pagos efectuados semanalmente por la Tesorería.. 11. El responsable de compras tomando como base los reportes emitidos por el sistema automatizado, informará al jefe de abasto las compras consolidadas a través de memorándum en forma semanal y especificado por proveedor y clave..

FORMATO DE IDENTIFICACION DE PROCEDIMIENTOS

FLUJOGRAMAS CONCEPTO Son diagramasdonde se relacionan actividades, tareas u operaciones (procedimientos), con los puestos del trabajo, con el tiempo y otros factores como la distancia, el tiempo, etc. En los flujogramas se detallan gráficamente cada procedimiento a realizarse de acuerdo al manual de procedimientos. CLASIFICACION Simples  

Flujograma de trabajo Flujograma de bloques

Compuestos    

ASME HIJANS LOUIS BG

FLUJOGRAMA DE TRABAJO  

Relaciona actividades y puestos de trabajo. Utiliza los siguientes símbolos

Ejemplo:

FLUJOGRAMA DE BLOQUES  

Relaciona actividades y puestos de trabajo. Utiliza los siguientes símbolos

SC = Solicitud de cotización C = Cotización A = Aceptación A1 = Archivo cotización F = Factura GR = Guía de Remisión A2 = Archiva aceptación

A3 = Archiva Factura y Guía de remisión FLUJOGRAMA ASME Relaciona mas de 4 factores:    

Actividades Puestos de trabajo Tiempo Distancia

Utiliza los siguientes símbolos:

Ejemplo de Flujograma ASME

LA PLANIFICACIÓN CONCEPTO La Planificación es el proceso por el cual se obtiene una visión del futuro, en donde es posible determinar y lograr los objetivos, mediante la elección de un curso de acción. IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN   

Propicia el desarrollo de la empresa. Reduce al máximo los riesgos. Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.

El autor José Antonio Fernández Arena afirmaba que "Planear es función del administrador, aunque el carácter y la amplitud de la planeación varían con su autoridad y con la naturaleza de las políticasy planes delineados por su superior". El reconocimiento de la influencia de la planeación ayuda en mucho a aclarar los intentos de algunos estudiosos de la administración para distinguir entre formular la política (fijar las guías para pensar en la

toma de decisiones) y la administración, o entre el director y el administrador o el supervisor. Un administrador, a causa de su delegación de autoridad o posición en la organización, puede mejorar la planeación establecida o hacerla básica y aplicable a una mayor proporción de la empresa que la planeación de otro. Sin embargo, todos los administradores desde, los directores hasta los jefes o supervisores, planean lo que les corresponde. CLASIFICACION DE LA PLANEACION Existen diversos tipos de planes, entre los que se tienen: 

Misión:es la razón de ser de la empresa. También se dice que es la labor, el encargo o servicio especial que una empresa se propone lograr hacia el largo plazo. Por ejemplo, la misión de una universidad es la formación superior, enseñanza y la investigación.

Visión: es la capacidad administrativa de ubicar a la empresa en el futuro, en dónde deseamos estar de aquí a cinco años. Por ejemplo, un Banco puede tener como visión "ser la empresa líderen la prestación de servicios financieros en toda Europa". Objetivos: son el resultado que se espera obtener, y hacia el cual se encaminan los esfuerzos conjuntos. Por ejemplo, un objetivo de una empresa comercial puede ser aumentar las ventas del año 2004 con respecto a las del 2003. Los objetivos se pueden ser de corto plazo (hasta un año), mediano plazo (de 1 a 3 años) y largo plazo (más de 3 años). Metas: los diferentes propósitos que se deben cumplir para lograr el objetivo. Las metas son fines más específicos que integran el objetivo de la empresa. Por ejemplo, para la empresa comercial que desea incrementar sus ventas, una meta podría ser capacitar al equipo de vendedores durante los primeros dos meses del año 2004, con lo que se busca alcanzar el objetivo planteado.

Políticas: son guías o lineamientos de carácter general, que indican el marco dentro del cual empleados de una empresa pueden tomar decisiones, usando su iniciativa y buen juicio. Por ejemplo, competir en base a precios en el mercado. Reglas: son normas precisas que regulan una situación en particular. Acá se exponen acciones u omisiones específicas, y no dan libertad de acción. Ejemplos de este tipo son "no fumar", "no ingerir alimentos en este sitio", etc. Estrategias: la acción de proyectar a un futuro esperado y los mecanismos para conseguirlo, y hacer que el futuro de la organización se comporte como se determinó. Se puede decir entonces que estrategias son los cursos de acción, preparados para enfrentarse a las situaciones cambiantes del medio interno y externo, a fin de alcanzar sus objetivos. Por ejemplo, una estrategia podría se "realizar investigaciones de mercado permanentemente, y proveer de eficiente información al equipo de venta, a fin de aumentar las ventas". Programas: son planes que comprenden objetivos, políticas, estrategias, procedimientos, reglas, asignación de funciones y recursos, y las acciones necesarias para alcanzar los objetivos, estableciendo el tiempo necesario para la ejecución de cada una de las etapas de operación. Presupuestos: es un plan que representa las expectativas para un período futuro, expresados en términos cuantitativos, tales como dinero, horas trabajadas, unidades producidas, etc. Los presupuestos pueden ser de Operación (ventas, producción, inventarios, etc.) y Financieros (de efectivo, de capital, estados financieros pro forma, etc.). Procedimientos: son planes que señalan una serie de labores concatenadas que deben realizarse de acuerdo a una secuencia cronológica, para alcanzar los objetivos preestablecidos. Un ejemplo de este tipo de planes es el procedimiento que se lleva a cabo para el pago de sueldo a los empleados. EL PROCESO DE LA PLANIFICACIÓN

Harold Koontz ha determinado algunos pasos que deben seguirse en la planificación, a saber: a) Detección de una oportunidad. b) Establecimiento de objetivos. c) Consideración de las premisas de planificación. d) Identificación de las alternativas. e) Comparación de alternativas de acuerdo a los objetivos y las metas. f) Elección de una alternativa. g) Elaboración de los planes de apoyo. h) Elaboración del presupuesto. VENTAJAS DE LA PLANEACION Entre las ventajas más relevantes de la planificación tenemos:   

Ayuda a mejorar la coordinación entre los miembros de la empresa. Permite mejorar la visión interna y del entorno empresarial. Ayuda a la administración a adaptarse rápidamente al medio cambiante.

CLASIFICACION DE LA PLANEACION La planificación puede ser estratégica y operativa. Planificación Estratégica. La planificación estratégica permite la toma de decisiones a largo plazo. Acá se deben tomar en cuenta: los cambios en el entorno, la capacidad de la empresa y el clima organizacional. Tienen como propósito establecer o actualizar la misión y los objetivos generales de la empresa. Es muy útil para el desarrollo de nuevas aptitudes y procedimientos para enfrentar la ruta a seguir en el futuro. Entre las etapas formales de la planificación estratégica se encuentran:

a) Identificación de las estrategias actuales. b) Identificación de las metas estratégicas potenciales. c) Selección de metas estratégicas. d) Evaluación y ejecución de las estrategias. Planificación Táctica. Es un proceso anual que guía hacia el logro de los objetivos propuestos en los programas de la empresa. Algunas diferencias entre los planes estratégicos y tácticos son: 1. El plazo, los planes estratégicos implican el largo plazo, en tanto que los planes tácticos son de corto plazo, y en ocasiones mediano plazo. 2. El alcance, ya que los planes estratégicos son más generales, en tanto que los tácticos son específicos. 3. Independencia, ya que los planes tácticos tienden a reflejar las metas y los planes estratégicos la misión de la empresa. El Gráfico de Gantt Henry Laurence Gantt (1861-1919) desarrolló a inicios del siglo XX este método gráfico de planeación y control, que permite contemplar las fases de inicio y finalización de las diversas actividades. Llamado también cronograma de actividades o Calendarización, se trata de un gráfico de barras, dónde la longitud de cada barra representa la duración en días, semanas, meses o años de una actividad. La utilidad de éste gráfico radica en que señala la frecuencia en que debe ejecutarse cierto número de actividades en base a la duración de cada una de las mismas. Para una mayor ilustración, a continuación se presenta el Gráfico de Gantt que dispone los tiempos y actividades para la realización de una investigación de mercado, dividida en tres fases y para ser desarrollada en cuatro meses.

Otras Técnicas de Planificación Diagrama de análisis de proceso. Es la representación gráfica de la trayectoria en la elaboración de un producto o actividades, y en el cual se señalan todas las acciones que se llevarán a cabo, mediante el uso de los símbolos correspondientes. Se hace uso de simbología para mostrar acciones como "transporte", "operación", "inspección", "demora" y "almacenamiento" o "archivo". Diagrama de flujo. Un diagrama de flujo tiene muchas similitudes con el diagrama de análisis de proceso, salvo que éste se refiere a acciones de carácter administrativo, y utiliza símbolos tales como: inicio o finalización del flujo, actividad, documento, decisión o alternativa, archivo, conector de página y conector. Los pronósticos.

Son conjeturas sobre una situación futura, considerando que se presentan ciertos datos conocidos; es una opinión sobre lo que puede suceder y tomando como base datos pasados. Conjetura es un juicio probable de una cosa por indicios y observaciones. Premisa es una proposición que contiene una descripción breve, de la causa y el resultado que se puede obtener, al poner en práctica una alternativa determinada. Uno de los métodos utilizados para realizar pronósticos es el de los Mínimos Cuadrados, por el cual la relación media entre dos o más variables es calculada cuantitativamente, y se trata de conocer datos futuros basándose en los ya conocidos. El Método Incremental estudia los incrementos (positivos o negativos) que con relación a periodos anteriores se han venido presentando, luego se efectúa un promedio aritmético de los incrementos porcentuales y el resultado final se aplica incrementándolo al resultado del presente periodo. Finalmente, el Método de Tendencias estudia la tendencias que se vienen mostrando en los resultados anteriores, tomando dentro del análisis el año de referencia y el resultado obtenido en ese año. ANALISIS ORGANIZACIONAL ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS DE GESTIÓN Se realiza con la finalidad de establecer y distinguir los diferentes conceptos de un sistema de Organización y Métodos, para comparar las funciones que realiza de acuerdo con la dependencia en la cual trabaja y las características que debe contener los análisis del mismo. Para comprender esas definiciones se hablará un poco de la creación y de los antecedentes de este sistema de mejoramiento en el campo laboral administrativo. Se profundizará en las funciones que cumple la unidad de O y M, para poderdestacar la mejor ubicación del mismo en una empresa u

organismo, basándose y teniendo en cuenta la coordinación y las normativas de dicho órgano. CONCEPTO El avance incesante de la complejidad en la Administración y todos los evidentes defectos que ella acusa, ha puesto en guardia a los integrantes de las empresas los cuales han buscado los medios necesarios para sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a su administración. Y es así como hoy en día, en la mayoría de las empresas han sido creadas Centrales de Organización y Métodos para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo administrativo; Organización y Métodos es uno de los términos que integran la labor general de la racionalización. Sobre la Teoría de Organización y Métodos se manifiesta que es "Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados". Y por extensión, se llama unidad, equipo o servicio de Organización y Métodos al conjunto de funcionarios especializados en la aplicación de la técnica del mencionado servicio. Organización y métodos estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la Administración, cumpliendo como función el aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organización y métodos empleados por los servicios que dirigen. La finalidad de una unidad de Organización y Métodos es asegurar el máximo de eficiencia en el financiamiento de la máquina administrativa, y mediante la aplicación adecuada de métodos científicos de organización; conseguir economías en el costo de la producción y en la utilización de mano de obra, pero como regla general a Organización y Métodos no se le concede autoridad sobre otras unidades en administración.

Se suele preguntar ¿Por qué es necesario emplear un servicio especializado, si el deber de los administradores es asegurar que las actividades sean bien organizadas y se apliquen los métodos adecuados? Y la respuesta a esta interesante interrogante es que utilizando este servicio, los administradores adquieren los conocimientos necesarios de Organización y Métodos, y sea capaz de dirigir un departamento sin ayuda, haciéndose totalmente responsable de sus actividades. Cada administrador tiene una clara responsabilidad de asegurar que su sector en los negocios sea conducido eficientemente y cuando tiene un papel directivo, debe trazar la forma de la organización y crear los instrumentos apropiados o métodos para llevar a cabo la función. La ventaja principal que Organización y Métodos tiene sobre un administrador es, que su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades, haciendo estas en base de reunir datos y obtiene la mayoría de su información a través de personas encargadas de la actividad que se analiza. Otra de las ventajas, es el desarrollo de las Facultades Críticas, es decir, pensar en términos de propósitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se hace y el por qué de ello. Un buen servicio de Organización y Métodos se caracteriza por:    

Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sin ninguna presión. Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo tanto, ser capacitado para hacer apreciaciones objetivas. Adiestramiento en técnicas especializadas que son complementadas con la experiencia de sus funcionarios. Liberación de estrecheses departamentales y enfocar los problemas desde el punto de vista de las necesidades de la empresa.

Tomando en cuenta que todas las propuestas de Organización y métodos no serán aceptadas, es decir, que no todas merezcan siquiera ser tomadas en cuenta. "El término de Organización y Métodos se utiliza para designar el conjunto de técnicas administrativas y de investigación destinados a mejorar el funcionamiento de la administración pública" De esta manera, el término de O y M consiste, por una parte, en conceptuar la organización como la función que se sustenta en buscar los medios prácticos para distribuir las funciones en las distintas unidades orgánicas del servicio administrativo respectivo: determinar su grado de eficiencia, su rentabilidad, así como su facultad de adaptarse a los cambios del medio, y por otra parte, en conceptuar al método como el proceso de reflexión abstracta que permite enfocar y abordar el problema de la organización. Además, se aplica en administración pública con el fin de obtener un mejor rendimiento de los recursos destinados a la prestación de servicios. La esencia de la relación entre Organización y métodos es que los métodos deben ser acordes con la organización y ésta con los métodos aplicados. Una variación en la organización ocasiona una variación en los métodos y, a la inversa, un cambio en los métodos provoca cambios en la estructura orgánica. El método permite descubrir cuáles son las estructuras y procedimientos ideales que deben aplicarse a la organización para hacerla eficiente y eficaz. La introducción de esta concepción al sector público se ha realizado conforme han surgido los problemas en la prestación de los servicios públicos. Se inició la aplicación de este conceptoen las empresas públicas para las cuales el criterio de rentabilidad y productividades importante, a pesar de que el lucro no es su finalidad. El concepto de O y M se utiliza bajo un enfoque político y social. Y en el sector privado bajo un enfoque más financiero y de auto-enriquecimiento, pero al mismo tiempo presta servicios determinados y particulares.

Las unidades de organización y métodos se crean en cada dependencia y obedecen a dos objetivos fundamentales: 1. 2. Servir de vinculación entre el órgano central de modernización administrativa y las dependencias en la ejecución de las prioridades del mejoramiento administrativo. 3. Analizar los problemas originados en la estructura de la organización y los problemas derivados del flujo o proceso administrativo; así como los problemas del cambio de actitud y comportamiento, en el marco de la modernización administrativa. FUNCIONES DE ORGANIZACIÓN Y METODOS El funcionamiento del sistema de Organización y Métodos varía de acuerdo con el desarrollo de la organización, dentro de la que se ubica y con las técnicas a las cuales pueden recurrir para el desarrollo de sus funciones de análisis y diagnóstico administrativo y diseño organizacional. "Las funciones consisten en una orientación general en el conjunto de la administración" y se pueden destacar de la siguiente manera: 1. 2. Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia. Esta primera función implica que efectúen varias actividades como la realización de un diagnóstico general de la estructura y procedimientos de la organización, la proposición de modificaciones para la adaptación de sistemas y procedimientos, su diseño y la formulación de manuales administrativos. 3. Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se trabaja. Según esto, deben desarrollarse actividades de investigación y clasificación de acuerdo a las bases jurídicas que le otorgan legitimidad a la administración de la dependencia. 4. Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la interpretación y aplicación de técnicas

administrativas; coordinándose con cada una de ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo y capacitación del personal. 5. Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación. Para promover la coordinación de los recursos e investigar las nuevas técnicas de administración que se puedan aplicar, de este modo comunicar o divulgar dichas técnicas para que sean aplicadas. 6. Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde se verifiquen todas las actividades realizadas como un análisis integral de finalidad, de organización, sistemas y procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos en los métodos. 7. Dictamen, asesoramiento e información de los trabajos que deba realizar la organización en cada una de sus divisiones. 8. Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de métodos y a los principios generales para resolución de problemas que se plantean en la organización de la cual dependen. 9. Estudio, bibliografía y documentación sobre temas de organización y métodos. 10. Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan desarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de los funcionarios y empleados. "Respecto con las funciones que deben desempeñar los sistemas de Organización y Métodos, se pueden distinguir tres fases de desarrollo administrativo" 1ª Fase de desarrollo

2ª Fase de desarrollo

3ª Fase de desarrollo

(inicial)

(intermedia)

(consolidación)

Análisis de estructuras y funciones

Teoría de sistemas

Teoría cuantitativa

Cuadros de distribución del trabajo

Desarrollo Organizacional

Ingeniería de sistemas

Elaboración de organigramas

Administración por proyectos

Informática

Elaboración de diagramas Administración estratégica de flujo

Modelos de simulación

Análisis y descripción de puestos

Se dividen en estas fases ya que va desarrollándose mediante la dependencia, el mejoramiento, el comportamiento del personal y los sistemas de la organización a. Pueden utilizarse criterios y técnicas administrativas aportadas por la teoría de la organización clásica, para el estudio de la estructura y los procesos de trabajo de la empresa; elaborando organogramas como cuadros de distribución del trabajo, departamentalización y delegación de tareas. b. Fase de Desarrollo (Inicio): En este nivel de actividad recurren las técnicas más avanzadas y complicadas para el desarrollo del comportamiento y la teoría moderna de la organización, así como los sistemas y los proyectos. c. Fase de Desarrollo (Intermedia): d. Fase de Desarrollo (Consolidación): Es la fase donde se hace más avanzado el desarrollo, recurriendo a teorías cuantitativas con la utilización de recursos matemáticos, operaciones, simulacros y procedimientos electrónicos de datos. PROCESO DE ANÁLISIS DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Para poder realizar dichos análisis se deben seguir diversos pasos: 1. 2. 3. 4. 5.

Conocer el hecho o la situación que se analiza. Describir tal hecho o situación. Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos. Examinarlo críticamente y comprender cada elemento o componente del hecho específico en estudio. 6. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido, haciendo comparaciones y buscando analogías. 7. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta los fenómenos administrativos y el departamento donde se trabaja. 8. Clasificar la información por áreas: objetivos, estructura, normas y políticas administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral. CARACTERÍSTICAS DE UN ANÁLISIS DE SISTEMA DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS. a. b. Eliminación: Es la supresión de un sistema de trabajo, la eliminación de procedimientos o de pasos dentro de un proceso. c. Adición: Introducir nuevos sistemas o programas. d. Combinación: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que considere los factores. e. Modificación: Cambios en los procedimientos o las operaciones, modificadores en las formas, registros e informes. f. Simplificación: Introducción de mejoras en los métodos de trabajo mediante el análisis de las operaciones de un procedimiento. g. Series de Tiempo: Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos, costos, producción, etc., en períodos iguales y subdivididos en unidades homogéneas de tiempo. h. Correlación: Determinar el grado de influencia entre dos o más variables. Una variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido.

i. Muestreo: A través del uso de varios diseños, el muestreo hace posible las inferencias acerca de las características del personal. j. PERT (Técnica para la Revisión y Evaluación de Programas): La planeación y control de un conjunto complejo de actividades, funciones y relaciones. Incluyen: la cadena de eventos y actividades, asignación de recursos, etc. k. Programación lineal: Para asignar los recursos incluyendo una función objetiva, a través de la elección entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen valores para adquisición, durabilidad, utilización en diversas etapas. l. Simulación: Usada para imitar una operación antes de su ejecución real, para así proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones, haciendo grupos complejos de variables. m. Teorías: Existen, en los análisis de Organización y Métodos, diversas teorías que caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que está desarrollándose, éstas se dividen así: 





Línea de espera: Es para determinar el número óptimo de estaciones de servicio, y la mayoría de los modelos suponen una distribución específica de las llegadas y el tiempo. Decisiones: Seleccionar el mejor curso de acción cuando la información se da en forma probable para el desarrollo sistemático del análisis. Juegos: Es para determinar la estrategia óptima en una situación de competencia, y aplicar en problemas de productividad haciéndose responsables pero conociendo las reglas.

PERSONAL DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS El personal que labora en Organización y Métodos se conoce como analistas. Éste se encarga de recopilar y analizar información con el fin de presentar soluciones alternativas a problemas, así como asesorar en la implantación de las modificaciones que proponga. El analista puede ser un técnico o profesional que requiere conocimientos, los cuales se agrupan en dos tipos:





Conocimientos Teóricos: Como conocimientos de teoría de la administración y de la organización, de sistemas y metodología de la investigación. Conocimientos Técnicos: Principalmente que le permitan realizar diagnósticos administrativos y el diseño organizacional, análisis y elaboración de organigramas, diagramas de flujo y distribución de espacio.

OBSTÁCULOS Y LIMITACIONES DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Los obstáculos y limitaciones de un sistema de Organización y Métodos se resumen en tres aspectos: a. b. La carencia de un programa general de Organización y Métodos en las instituciones. c. La escasez de personal calificado. d. La resistencia al cambio.

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Partes: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9

Capítulo 4

Administración

4.1Planificación Estratégica: 4.1.1 Misión:

4.1.2 Valores de Agro frutícola Fresh Fruit S.R.L       

Importancia de los Clientes y del Servicio a Clientes Compromiso con la calidad Respeto a los empleados como individuos y al deber que tiene la compañía con ellos. Importancia de la honestidad, la integridad y principios éticos. Deber ante los Socios Deber ante los proveedores Importancia de la Protección ambiente.

4.1.3 Filosofía   

Creemos en la capacidad de buena elección por la calidad y buen gusto de nuestros clientes. Todo lo que hagamos para satisfacer sus necesidades debe ser de alta calidad. Debemos luchar constantemente para reducir nuestros costos y mantener precios razonables.

        

Somos responsables de nuestros empleados, hombres y mujeres que trabajan con nosotros. Debemos respetar su dignidad y reconocer su mérito. Ellos deben sentirse familiarizados en la empresa. La compensación debe ser justa y adecuada y las condiciones de trabajo, limpias, ordenadas y seguras. Los empleados deben sentirse libres de hacer sugerencias de innovación que ayude a su crecimiento personal y al de la empresa. Debe haber igual oportunidad, para el empleo, desarrollo y ascenso de las personas calificadas. Debemos ser buenos ciudadanos: apoyemos las buenas obras y la caridad, y cumplamos con nuestra parte justa de impuestos. El negocio debe obtener un beneficio sólido. Se debe crear reservas para los tiempos adversos

4.1.4 Visión: En el largo plazo esperamos ser reconocida en el rubro de frutas saludables y frescas y como una organización eficaz y eficiente que satisface plenamente a sus clientes, a través de políticas innovadoras que benefician a la producción, a los empleados y a la sociedad misma; con un crecimiento vertiginoso tanto cualitativa como cuantitativamente con miras a la exportación a los países integrantes del MERCOSUR. 4.1.5 Objetivos Estratégicos: Son diseñados para alcanzar las metas generales de la organización.    



Invertir para acelerar el crecimiento interno de la empresa. Mantener una tasa de crecimiento del 10% anual sobre las ventas. Desarrollar la posición con el menor costo posible en todas las categorías de producto. Destacar y medir la eficiencia operativa y las estructurasde costo, semestralmente en todas las áreas de la empresa, para reducir de manera significativa y para aumentar el rendimiento en las ventas sin sacrificar la calidad. Aumentar la Fortaleza Financiera





Mantener capacitados y consolidados al personal, en todo momento, manteniendo empleados eficientes y eficaces en sus labores. En el sexto año crear dos sucursales, una en la ciudad de Mariano Roque Alonso y otra en Capiatá.

4.1. 6 Objetivos Operativos: Son los que contienen detalles para poner en práctica o aplicar los objetivos estratégicos en las actividades diarias. 





    

Diseñar planes, estrategias, trimestralmente para aumentar la Preferencia, Fidelidad e Identificación de los Clientes con la Empresa Dirigir y enfocar los gastos de inversión hacia oportunidades estratégicas para desarrollar la participación y para aumentar el crecimiento en volumen de unidades en los productos claves. Destacar y medir la eficiencia operativa y las estructuras de costo en todas las áreas de la empresa, para reducir de manera significativa y para aumentar el rendimiento en las ventas sin sacrificar la calidad. Explotar el mercado de frutas producidas con la mayor norma de calidad y medidas de seguridad. Fortalecer la imagen de la marca entre los distribuidores, primordialmente. Mejorar la calidad de atención a los Clientes Mantener la deuda total de Capital en un 30% o menos. Usar al máximo el talento de nuestro personal y proporcionarle la oportunidad y capacitación para que explote su potencial total.

4.2 Organización Se trata de determinar que recurso y que actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la organización. Luego se debe de diseñar la forma de combinarla en grupo operativo, es decir, crear la estructura departamental de la empresa. De la estructura establecida necesaria la asignación de responsabilidades y la autoridad formal asignada a cada puesto. Podemos decir que el resultado a que se llegue con esta función es el establecimiento de una estructura organizativa.

4.2.1 Estructura Organizacional La Estructura Organizacional de la "Agro Frutícola Fresh Fruit S.R.L" consistirá en la calidad cantidad de recursos humanos requeridos para llevar a cabo el funcionamiento de la empresa, lo cual depende del tamaño de la misma, del volumen y complejidad de sus actividades y de la tecnología a ser utilizada para la realización de los objetivos propuestos por la organización. A continuación se detallarán los departamentos con que cuenta la empresa, la función que desempeña cada uno y la cantidad de integrantes que la compondrán. Organigrama de la Empresa Agro Frutícola Fresh Fruit S.R.L:

El Organigrama de la Empresa Agro Frutícola S.R.L se clasifica: 1. De acuerdo con su diseño en Organigrama horizontal: Dado los rectángulos que representan los distintos órganos o sectores de una organización, desde los más altos niveles jerárquicos hasta los más bajos, están relacionados entre sí por líneas horizontales que van de izquierda a derecha. Se recomendó utilizar este tipo por la estructura organizacional de la empresa. 2. De acuerdo con su contenido en Organigrama funcional: Visto que especifica, en forma resumida, las principales funciones de cada sector de la organización.

4.2.2 Diseño de la Súper Estructura La configuración estructural que optará la empresa consistirá en la Estructura Simple, que se caracteriza ante todo por la falta de elaboración de planes más específicos y estrictos para llevarla a cabo. Generalmente, dispone de una tecno - estructura mínima o incluso nula, de un reducido staff de apoyo, una división poco estricta de trabajo, una diferenciación mínima entre unidades, y una pequeña jerarquía directiva. Coordinación se obtendrá mediante la Adaptación mutua entre los departamentos, la Supervisión directa, que será a través de los Gerentes con los empleados y la Normalización de las habilidades también que se da en la Gerencia y en el Departamento Administrativo. 4.2.3 Manual de Funciones

Indica las Funciones que desempeñará cada personal en su puesto de trabajo, en forma detallada teniendo en cuenta tiempo y oportunidad de realización.

4.2.4 Manual de Procedimientos: En éste se establecen los principales procedimientos que ocurren al interior de la empresa, por ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago de sueldos, etc.

4.2.5 Fluxogramas: La descripción del proceso se complementa con la presentación de los diagramas de flujo. Resulta muy objetivo graficar las operaciones que se realizan durante el proceso productivo los diagramas de flujo son modelos esquemáticos que muestran el movimiento y la

transformación de los bloques a través de los departamentos de una planta.

4.2.6 Plan de recursos Humanos La planificación de recursos humanos y el análisis de puestos de trabajo conforman lo que hemos acordado denominar procesos básicos de gestión de recursos humanos. Se caracterizan éstos por constituir la piedra angular que permite desencadenar con garantías los restantes procesos propios de recursos humanos. Procedimientos para planificar. Existen 4 aspectos básicos:    

Hacer planes para las necesidades del futuro diciendo cuantas personas y con que habilidades necesitará la organización. Hacer planes para un equilibrio futuro, comparando la cantidad de empleados necesarios con la cantidad de empleados presentes. Hacer planes para reclutar emplearlos o despedirlos. Hacer planes para formar a los empleados, con el objeto de garantizar que la organización tenga un suministro constante de personal experto y capaz.

La planificación de los recursos humanos sirve para garantizar que en forma adecuada y constante, se cuente con el personal necesario. 4.2.6.1 Reclutamiento: Para Reclutar la Empresa Agro Frutícola Fresh Fruit S.R.L recurre a: 1. Periódicos, como ABC color. 2. Las agencias de empleos y consultoras. Como Manpower, Jobs. 3. Reclutamiento Universitario: Los reclutadores de la empresa visitan los campus universitarios para entrevistas a los estudiantes. 4. Institutos de Capacitación. 4.2.6.2 Selección: Las fases del proceso de selección de nuevos empleados depende del método que se siga y el área que se desee cubrir. El Gerente

Administrativo es quien se encargará de cada etapa, hasta contratar al personal. La primera fase consiste en una selección previa a partir de las solicitudes de empleo. Todos los candidatos tendrán que cumplimentar, por tanto una solicitud. El modelo consistirá en un formulario, donde se hace constar los datos de identidad, los estudios realizados, la experiencia anterior en puestos similares y la presentación del certificado de antecedentes policial (fotocopia). En dicha solicitud se pedirán referencias y serán utilizadas antes de la contratación. Tras esperar un plazo prudencial para asegurarse de que no llegarán más solicitudes, se destacarán todas aquellas cuyos datos no concuerden con el perfil que se tenga del candidato al puesto de trabajo, y se avisará por medio de llamadas telefónicas que no fueron seleccionados. Las restantes solicitudes pasan a la segunda fase de selección. La segunda fase de selección consiste en pruebas escritas generales, que son las de inteligencia, razonamiento abstracto, memoria, imaginación y atención. Las dos primeras reflejan la capacidad del individuo para enfrentarse a situaciones inesperadas y responder a ellas con cierta lógica. Los tres factores siguientes nos mostrarán si el candidato podrá realizar su trabajo en las condiciones que se han especificado. Otros factores que se analizarán son el razonamiento numérico, el razonamiento espacial. La fluidez y comprensión verbal. En cuanto a las pruebas de personalidad, las mismas nos indicarán la capacidad de adaptación del individuo al medio social y laboral, así como la confianza en sí mismo y otras cualidades que indicarán su futuro comportamiento. Una vez realizada la fase anterior, se complementará la información obtenida mediante una entrevista, conteniendo una lista de preguntas concretas. En la secuencia de preguntas se pedirá al candidato que describa primero su historial académico, con expresión de los centros de

enseñanza en los que asistió. Luego nos detallará su historial técnico o profesional, en el cual nos hablará de los puestos de trabajo que ocupó, las responsabilidades que tuvo en cada uno de ellos y quienes fueron sus jefes. Por último, nos interesará interrogarle sobre su situación actual, bajo los puntos de vista profesional o técnico, familiar y social. La finalidad de estas últimas preguntas es averiguar si estamos ante una persona estable y decidida a mantener una relación laboral igualmente estable para nuestra empresa. 4.2.6.3 Contratación: Se refiere al reclutamiento con éxito y selección de los empleados necesarios para la cubrir las necesidades de RRHH de la empresa. Una vez realizada la contratación, se debe inducirlos y capacitarlos. 4.2.6.4 Inducción y socialización: La inducción a los empleados es un procedimiento para presentar a los nuevos empleados en la organización y ayudarles a ajustarse a las exigencias de la empresa y esta información la encontrará en el programa de inducción de la empresa, que es un programa de capacitación para los nuevos empleados en el que el departamento de personal y los supervisores da a conocer las políticas, reglas, regulaciones y prestaciones de empleo, generalmente proporcionan un manual de empleados y la presentación de los compañeros. Los nuevos empleados también deben ser socializados. La socialización cumple con varios propósitos, reduce la ansiedad de los nuevos empleados al familiarizar a la persona con lo que se espera de ellos en términos de actitudes, valores y conductas. Ayuda a asegurar una conducta consiste. Reduce la necesidad de políticas, procedimientos y reglas. 4.2.6.5 Capacitación: Al capacitar la Empresa Agro Frutícola Fresh Fruit S.R.L a sus empleados lo que busca es aumentar las capacidades de los empleados a efecto de incrementar la efectividad de la organización.

Utiliza la capacitación técnica, que es el proceso de enseñar al nuevo empleado las habilidades básicas que necesita para desempeñar su trabajo. Al determinar las necesidades de capacitación de los empleados y de fijar los objetivos de la capacitación, se puede proceder al entrenamiento real. Tipos de capacitación que utiliza la Empresa Agro Frutícola Fresh Fruit S.R.L: 





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

Capacitación en el puesto: capacitación de una persona para que aprenda un trabajo mientras lo desempeña. Esto lo adquieren los empleados de la Empresa Agro Frutícola Fresh Fruit S.R.L a través de la práctica diaria en sus puestos. Capacitación por instrucciones de puesto: Listado de cada una de las tareas básicas de un puesto, junto con un punto clave, para cada una a fin de proporcionar una capacitación paso por paso para los empleados. Generalmente los Gerentes son los que capacita a sus empleados, por la experiencia y conocimientos que ellos poseen. El Director - Gerente se encarga de capacitar a los empleados de los diferentes departamentos. Esto se hace cuando el empleado es contratado recientemente, lleva las instrucciones por un periodo de un mes. Pláticas: Charlas, pláticas, conferencias a los empleados. El Gerente del Departamento de Comercialización reúne a los empleados de su área y los capacita mensualmente, mostrándoles el volumen de ventas en el mes y orientándolos sobre nuevas técnicas de ofrecer el producto o nuevas formas de cómo llegar al cliente. También la empresa les paga curso en otras entidades sobre sus áreas respectivas, esto depende de la Ocasión. Técnicas audiovisuales: Películas, circuitos cerrados de televisión, cintas de audio y de video. Son más costosos que las pláticas convencionales Aprendizaje programado: Método sistemático para enseñar habilidades para el puesto, que implica presentar preguntas o hechos y permitir que la persona responda, para posteriormente



ofrecer al empleado retroalimentación inmediata sobre la precisión de sus respuestas. Capacitación vestibular o simulada: capacitar a los empleados en equipo especial fuera del trabajo, esto es particularmente para los del Departamento de Producción

4.2.7 Evaluación del Desempeño: Compara el desempeño laboral de una persona con los parámetros y objetivos establecidos para el puesto que ésta ocupa. Esta evaluación básicamente comprende la verificación del hecho de que existe una deficiencia importante entre el rendimiento y posteriormente determinar si debe rectificarse esa falla mediante la capacitación o algún otro medio. 4.2.8 Reglamento interno S/ el Código Laboral Artículo 350.- El Reglamento Interno de Trabajo es el conjunto de disposiciones obligatorias acordadas por igual número de representantes del empleador y de sus trabajadores, destinado a regular el orden, la disciplina y la seguridad, necesarios para asegurar la productividadde la empresa y la buena ejecución de las labores en los establecimientos de trabajo. Artículo 351.- El empleador está autorizado a formular directamente las normas administrativas y técnicas relativas al mejoramiento de la productividad y al debido funcionamiento de su empresa. Estas reglas no forman parte del Reglamento Interno. Artículo 352.- El Reglamento Interno se hará como establezca el contrato colectivo, o conforme a lo dispuesto en el Artículo 350, y contendrá: a) Hora de entrada y salida, así como su forma de documentación y el descanso que divide la jornada; La Empresa Agro Frutícola Fresh Fruit tiene los Siguientes Horarios

De Lunes a Sábado El horario de trabajo consistirá de 09:00hs a 13: 00 hs. y de 15:00 hs. a 19: 00 hs., con un descanso de 13:00 a 15:00 hs. para el almuerzo, para la dependencia administrativa y para los trabajadores en la producción de la fruta del mburukuja es de 06: 00 hs a 12:00 hs y de 16:00hs a 18:00 horas, teniendo un descanso de 12:00 a 16: 00 hs. b) Lugar y tiempo en que deben comenzar y terminar las faenas: Los empleados deben llegar con 5 minutos de anticipación al lugar de trabajo y comenzar puntualmente sus tareas. Los empleados deberán dirigirse hacia sus puestos de trabajo para comenzar con las tareas correspondientes y de acuerdo a las órdenes establecidas por el encargado de ese departamento. Los días de lluvia, tendrán disculpa hasta 10 minutos de llegada tardía. c) Días y horas fijadas para hacer la limpieza de las maquinarias, aparatos, locales y talleres, e indicación de la encargada de ella: Cada 15 días el técnico informático vendrá a realizar el mantenimiento de los equipos informáticos. Cada empleado es responsable de realizar una limpieza diaria de sus puestos o lugares de trabajo y encargados de velar por los materiales y herramientas que les son proveídos por la empresa y el mantenimiento de las mismas. d) Indicaciones para evitar accidentes u otros riesgos profesionales, con instrucciones para prestar los primeros auxilios, cuando aquéllos se produzcan; Las indicaciones e instrucciones de uso referente a la prevención contra accidentes de maquinarias y equipos peligrosos se encuentran frente a cada maquinaria, además del manual de éstos, que lo tendrá a mano. e) Día y lugar de pago del salario; Los salarios serán pagados del 01 al 05 de cada mes, dentro de los días hábiles de la semana.

f) Forma y tiempo en que los trabajadores deben someterse a los exámenes médicos, previos y periódicos, así como a las medidas profilácticas dispuestas por leyes o reglamentos sanitarios; Una vez al año los empleados deberán ser sometidos a exámenes parasitarios, de hemoglobina u otros. g) Sanciones disciplinarias conforme a la importancia, naturaleza y perjuicios ocasionados por las faltas, y forma de aplicación de las mismas. Para aplicar las medidas de suspensión disciplinarias, con pérdida de salarios, que dure de cuatro a ocho días, el traslado del lugar de trabajo y la postergación temporal de ascenso, previamente será instruido sumario administrativo, para probar la causa y la responsabilidad del trabajador. La sanción será notificada al trabajador y comunicada a la Autoridad Administrativa del Trabajo; El empleado que ocasionara el extravío de algún útil de trabajo u otra pertenencia que afectare a la empresa; deberá hacerse responsable y responder por el costo de la misma. Por 3 llegadas tardías se le descontará el 1% de su sueldo, el cual será distribuido a los demás compañeros de trabajo. El empleado deberá comunicar al personal superior inmediato cualquier anomalía que se presente en las tareas de que se encuentren realizando, de lo contrario el empleado se considerará responsable por no comunicarlo j) Representantes de la empresa o del empleador, u órgano competente para la recepción de pedidos, certificados médicos, justificaciones y otros. El empleado podrá ausentarse al trabajo por razones de indisposición de salud previo aviso por teléfono a los Socios Gerentes y posteriormente demostrándolo con el certificado médico. El empleado también tendrá permiso, previa autorización escrita en duplicado de los Socios Gerentes (una se quedará para Administración y otra para el empleado) por duelo de familiares cercanos, por 2 días consecutivos, sin descuento de sueldo.

El empleado estudiante contará con permiso, los días de exámenes para que pueda estudiar; pero se le descontará de los días de sus vacaciones. h) El plazo de validez del Reglamento Interno, procedimientos de revisión, modificación o de actualización, en casos de necesidad. Este Reglamento interno tiene validez por un año, pero pudiéndose modificar en cualquier momento, cuando las circunstancias así lo requieran. l) Las demás reglas o indicaciones que, según la naturaleza de cada actividad, sean necesarias para obtener la mayor productividad, regularidad o seguridad en el desarrollo del trabajo. En los días de mucho calor; los empleados pueden tomar tereré de 15:00 hs. a 15:30, siempre y cuando no discontinúan sus tareas o no hubiese cliente en el Departamento Comercial. Está prohibido terminantemente que los empleados lleguen en estado de ebriedad a sus puestos de trabajo o modo contrario serán despedidos. Está prohibido fumar en horas de Trabajo, leer periódicos o revistas y las mujeres arreglarse las uñas o maquillarse. Está prohibido portar armas en horas de trabajo. Al terminar las tareas deben quedar apagados todos los equipos informáticos y luces, a excepción de las luces que debe permanecer prendido en el salón de ventas. Artículo 353.- Las sanciones disciplinarias pueden consistir en: a) Suspensión del trabajo y salario, hasta ocho días; b) Simple amonestación verbal; c) Apercibimiento por escrito; d) Traslado del lugar de trabajo, de conformidad con el inciso n) del Artículo 81;

e) Postergación temporal de ascenso; y, f) La enumeración precedente no implica orden de prelación ni jerárquico. Las partes podrán convenir otras medidas disciplinarias, no contrarias a este Código. 4.2.9 Perfil de los puestos Pretende estudiar y determinar todos los requisitos, las responsabilidades comprendidas y las condiciones que el cargo exige, para poder desempeñarlo de manera adecuada y analizar la base para la evaluación y clasificación que se harán de los cargos para efecto de comparación. Puesto: Gerente General Perfil del Puesto Requisitos: Edad entre 25 y 40 años. Graduado en Administración y/o Contabilidad. Con conocimientos de contabilidad, gestión, manejo y organización de recursos humanos, finanzas y organización de empresas. Que posea amplio conocimientos de informática. Liderazgo en manejo del personal. Buen trato. Amplitud de criterio y actitud positiva. Decisión y carácter ante posibles problemas y el encuentro de soluciones. Capacidad de trabajar en equipo Con experiencia mínima de 2 años en cargo similar. Con conocimientos de idiomas guaraní, portugués e inglés. Tiempo Disponible

Sin inconvenientes para viajar. Características personales: Sexo: Masculino. Estado Civil: Casado. Responsable. Honesto, Prudente, amable, dinámico, creativo e innovador. Puesto: Gerente Administrativo Requisitos Edad entre 22 y 42 años. Graduado en Administración, o carreras similares. Con conocimientos contables, manejo del personal, gestión de compras. Amplios conocimientos en informática. Liderazgo en manejo del personal, capacidad de trabajar en equipo y buen manejo del factor motivacional. Con experiencia en cargo similares, mínimo 2 años. Con conocimiento del idioma guaraní, portugués e inglés. Características personales: Sexo: Sin distinción Estado Civil: Sin distinción Responsable, Honesto, Puntual y Dinámico. Tiempo disponible. Puesto: Contador Requisitos Edad: entre 25 y años.

Graduado en la carrera de Ciencias Contables de la Universidad Columbia del Paraguay. Que cuente con el título y registro del contador. Que posea patente profesional. Actualizado y capacitado con la legislación tributaria vigente y amplios conocimientos en los trámites legales. Con conocimientos de informática y manejo del sistema contable. Experiencia mínima de 2 años comprobada en cargo similar. Capacidad para trabajar en equipo, iniciativa propia, dinamismo y responsabilidad. Disponibilidad inmediata y tiempo completo. Puesto: Operarios – Departamentos de Producción. Perfil del Puesto Requisitos Edad: Entre 18 / 40 años. Sexo: Masculino. Estado Civil: Casado preferentemente. Con vasta experiencia y conocimientos en preparación de suelo, siembra, cosecha y cuidados culturales Estudios primarios culminados como mínimo. Con impecable referencia personal y laboral. Capacidad de trabajar en equipo y bajo supervisión. Honesto, responsable y trabajador. Disponibilidad de tiempo completo. Puesto: Vendedor / Repartidor – Departamento Comercial

Perfil del puesto. Requisitos Edad: Entre 24 y 35 años. Sexo: Indistinto. Estado Civil: Sin distinción. Con registro de conducir – Categoría B – profesional. Experiencia comprobada en ventas. Capacidad para armar y manejar planes de ventas. Manejo de herramientas informáticas. Disponibilidad de tiempo completo e inmediato. Excelente presencia y dicción. Deseos de superación. Conocimiento de zonas Conocimientos de ventas de frutas a distribuidoras. Conocimiento amplios en llenado de facturas, nota de pedido y remisión, manejo de cheques y cualquier documento comercial que maneje la empresa. Trato agradable, responsable, dinámico y puntual. 4.3 Dirección Es la capacidad de influir en las personas para que contribuyan a las metas de la organización y del grupo. Implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para la tarea de dirección, de hecho la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás de que se les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación y la organización, los gerentes al

establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su mejor esfuerzo. La dirección incluye motivación, enfoque de liderazgo, equipos y trabajo en equipo y comunicación. 4.3.1 Liderazgo: La función de cada líder se halla orientada a resolver los problemas, delegar responsabilidades y cuidar de que se realicen en la forma establecida la tarea. Guiar al grupo de trabajadores a alcanzar las metas de la empresa. Media en la disputa de sus subordinados a fin de establecer rápidamente el orden y la armonía y evitar el caos. Asegurar que sus subordinados se sientan motivados y estimados por el grupo. El liderazgo que reina en la empresa es el democrático, porque el líder presenta un problema a su grupo, escucha las posibles alternativas de solución y selecciona la alternativa más viable como también a través de este método detectan las oportunidades. El democrático: es participativo, involucrado, toma decisiones en consenso con sus subordinados. 1. a) El líder tiene el carácter de miembro, es decir, pertenece al grupo que encabeza, compartiendo con los demás miembros los patrones culturales y significados que ahí existen. b) La primera significación del líder no resulta por sus rasgos individuales únicos, universales (estatura alta, baja, aspecto, voz, etc.). c) Sino que cada grupo considera líder al que sobresalga en algo que le interesa, o más brillante, o mejor organizador, el que posee más tacto, el que sea más agresivo, más santo o más bondadoso. d) El líder organiza, vigila, dirige o simplemente motivar al grupo a determinadas acciones o inacciones según sea la necesidad que se tenga.

2. Características de los Líderes en la Empresa Agro Frutícola Fresh Fruit S.R.L 3. Atributos del Líder en la Empresa Agro Frutícola Fresh Fruit S.R.L               

Integro Motivador Creativo Trasciende a los demás Origina, auténtico Inspira y organiza Busca el bien común Trabaja en equipo Comprometido, Responsable Ejemplar, carismático Trabaja a largo plazo Emprendedor Agente de cambio: Busca la mejora continua Alta vocación de servicio Excelente comunicador. Fortalezas de un Líder en la Empresa Agro Frutícola Fresh Fruit S.R.L

Las actitudes de un Líder (formas de enfrentar la vida), constituyen armas estratégicas muy importantes para enfrentar los retos y problemas y ampliar las satisfacciones adecuadamente. Con ellas se adquiere un poder transformador y altamente creativo. Las actitudes requeridas son:    

Autoestima Positiva. Auto concepto claro de "quien soy". Actitud positiva frente a la vida. Libertad: sólo los libres se comprometen.

Reflexiones de un Líder en la Empresa Agro Frutícola S.R.L

    

Busca permanentemente mejorar la Calidad de Vida No espera a que las cosas sucedan, las provoca. Hace las cosas, no se justifica por no hacerlas. Es más fácil echarle la culpa a los demás que a nuestra propia mediocridad. El Líder asume un Reto y Compromiso que le permite encontrar su sentido existencial

4.3.2 Poder y Autoridad En la Empresa Agro Frutícola S.R.L los Socios Gerentes utilizan varias clases de poderes, uno de ellos es el de recompensa, dado que la empresa premia al empleado que tiene rendimiento bonísimo, ideas creativas y emprendedoras. El poder coercitivo es utilizado para sancionar a los empleados que hayan incurrido a salirse del margen de las Reglas y Políticas de la empresa, o al desobedecer una orden dada por sus superiores. El Poder Legítimo está presente en el Ápice estratégico del mando que es la de la Gerencia General. El Poder Experto está reflejado generalmente en la Gerencia, o en empleados antiguos ante un nuevo ingresante, pero en este caso es limitado, puesto que no tratan de aplicarlo de un campo a otro campo. A los Gerentes se los capacita constantemente para actuar de forma madura y ejercer el control justo y necesario. Los Gerentes evitan la manifestación impulsiva y egoísta de su poder. La empresa les prohíbe ser duros con las personas que los rodean. Autoridad La posición de autoridad es la Clásica dado que tiene su origen en la alta Gerencia es decir en los Socios Gerentes, el nivel más alto y de allí pasa hacia abajo, lícitamente de un nivel a otro. La empresa está dividida en autoridad lineal y de staff.

La Autoridad Lineal tiene a su cargo la responsabilidad directa de alcanzar metas. La Autoridad de Staff tendrá la libre autoridad de ofrecer servicios de asesoría a los gerentes de Línea. Tienen a su cargo la investigación, análisis y el control de las operaciones de la empresa, diseño y operación de los sistemas, para el procesamiento de datos. Y éstos Son el Departamento Contable – Jurídico y el Síndico. 4.3.3 Motivación: La Empresa Agro Frutícola Fresh Fruit entiende que la motivación es un recurso importante para obtener mayor rentabilidad, interviene en el desempeño del personal. Al empleado se los motiva a amar su trabajo, la empresa les brinda la mayor comodidad, y les reconoce sus esfuerzos. También la empresa tiene en cuenta que con la motivación, se mejoran las relaciones personales entre líder y subordinado. Las quejas o problemas de los empleados son siempre escuchados y solucionados lo más ante posible. Es política de la empresa que los Gerentes estén con las puertas abiertas para las responder a las inquietudes de los empleados. La empresa premia al empleado por las iniciativas y las ideas innovadoras que conducen a la misma al desarrollo. Al dirigir los Gerentes tienen en cuenta los puntos débiles y los capacita, los apoya para poder afirmarlos, como también los sanciona en caso del salir del margen de las normas establecidas. Los Gerentes comunican a las personas sobre su accionar erróneo. Cómo también las personas de Staff darán a conocer los errores o los cambios que se consideran convenientes en la Planificación, organización, dirección y control de la empresa. El Gerente llama a su oficina y a puertas cerradas indica a sus empleados sus errores, o a infringirles las amenazas de castigos en caso de repetición.

La empresa les ofrece a sus empleados un Brindis por el día de su cumpleaños, del Trabajador, Fin de Año. Para Navidad y Fin de año les ofrece la Tradicional Canasta de Navidad, además de los Beneficios de Aguinaldo, establecido por el Código Civil del Trabajo. 4.3.4 Equipos y Trabajos en Equipos. La Empresa Agro Frutícola Fresh Fruit S.R.L sólo cuenta con el equipo formal, formado por el plantel de trabajadores, que realizan sus trabajos para alcanzar las metas. Para lograr la cohesión del grupo la empresa la empresa incentiva la competencia personal, o por Departamentos, realiza actividades deportivas en horarios extra laborales y actividades eco – aventuras en el departamento de San Pedro. 4.3.5 Comunicación: La comunicación es el fluido vital de una organización, los errores de comunicación en más de una organización han ocasionado daños muy severos, por tanto la comunicación efectiva es muy importante para los gerentes ya que ella representa la hebra común para las funciones administrativas. Los Gerentes de la empresa Agro Frutícola Fresh Fruit S.R.L preparan planes hablando con otras personas, para encontrar la mejor manera de distribuir la autoridad y distribuir los trabajos. De igual manera las políticas motivacionales, el liderazgo, y los grupos y equipos se activan en razón del intercambio regular de información las comunicaciones como cualquier actividad intelectual se pueden perfeccionar enfrentando los retos que representan, las organizaciones pueden ser un lugar ideal para aprender esta lección. Tipos de comunicación: Comunicación Vertical: Es una comunicación que sube o baja a lo largo de la cadena de mando de la organización. La comunicación descendente empieza en los

mandos altos, en la Empresa Agro Frutícola Fresh Fruit S.R.L comienza en la Gerencia General y fluye hacia abajo pasando por los niveles administrativos hasta llegar a los trabajadores de línea o personal que no tienen actividades de supervisión. Comunicación lateral: Se observa en la línea media, entre los gerentes del mismo nivel. Comunicación informal En la Empresa gro Frutícola S.R.L se da entre los compañeros de trabajo de una misma función. 4.4 Mecanismos de coordinación Adaptación mutua: Es la que se da en el día a día en la Empresa Agro Frutícola Fresh Fruit S.R.L, a través de la Comunicación que se transmite de un nivel a otro. Supervisión directa: Se aplica en el caso del Gerente de Comercialización y Finanzas con los empleados distribución y ventas. Normalización de los procesos de trabajo : Se da en el área de producción, dado que cumple un proceso de preparación de suelo, siembra, cuidados de cultivos y cosecha, asi como posteriormente recolección de las frutas, selección y envase. 4.5 Control:   



En la Empresa Fresh Fruit S.R.L se realizan las siguientes Actividades: El Tecnólogo controla la calidad de producción y toda la producción. El Gerente Administrativo controla el preciode las materias primas, fertilizantes y plaguicidas y el Gerente de comercialización y finanzas controla el precio de la competencia y los compara con nuestro precio de manera que resulte competitivo . Se hace inventario de las mercaderías que ingresan al depósito

 

 

El gerente Financiero realiza el arquero de caja diaria. La Secretaria debe rendir cuentas al Gerente General al terminar su labor, sobre el Fondo Fijo y el Uso de la Chequera con los Comprobantes de respaldo, lo mismo que todo empleado que haya incurrido a un gasto sobre su área pertinente. También los Gerentes realizan el Control de la Hora de llegada y salida de sus empleados. Además como un control general de la Empresa Agro Frutícola Fresh Fruit se tiene al Síndico, que monitorean y realizan sorpresivamente sus auditorias.

4.5.1 Áreas estratégicas de control: Se refiere principalmente a la Producción y comercialización de las frutas del mburukuja. Áreas de producción: Control de producción: 

Se refiere a que el gerente de producción debe estar constantemente actualizado sobre el rendimiento del suelo, de las plantas a modo de ir renovando las plantas que ya perdieron su utilidad, y ver la forma de que el suelo se mantenga constantemente fértil y productivo. También buscar medidas de contingencia para salvaguardar la producción en caso de inclemencias del clima. Y al mismo tiempo controlar la cantidad de frutas producidas ya sea por kilos o toneladas, comparándolas años tras años, creando políticas de seguridad para el incremento de las mismas. 

Control de calidad: Avisar al Tecnólogo de la Producción a través de la Gerencia, al instante, sobre cualquier desvío de los estándares de calidad de los productos o servicios, en la entrega de mercadería. Seleccionar siempre aquellos proveedores que poseen las mejores semillas de mburukuja, los fertilizantes y/o plaguicidas que no dañan la salud del personal y el medio ambiente. o





Control de costos: Verificar continuamente el precio de la materiaprima, fertilizantes y plaguicidas, teniendo en cuenta si va acorde o razonable para que la Empresa Agro Frutícola Fresh Fruit S.R.L pueda lograr rentabilidad y precio accesible en la venta de éstos, sin desviarse de los estándares de calidad. Control de inventarios: o







Cuidar que no Falte las mercaderías en Depósito, ni la materia prima y/o insumos en el sector productivo. o Control de desperdicios: Se refiere la fijación de sus mínimos tolerables y deseables, esto es, en cuanto a las frutas que están machucadas, o que no cumplen con las normas estándares de calidad. o



Área comercial: Es el área de la empresa que se encarga de vender o comercializar los productos o servicios producidos. 

Control de ventas:

Se realizará en forma mensual de acuerdo al Balance de Sumas y Saldos, y se tomarán medidas correctivas en caso de una tendencia descendiente o si no alcanza los objetivos de ventas a través de políticas promocionales, publicistas y capacitación al personal del área correspondiente. Capítulo 5

Aspecto Técnico

5.1 Recursos necesarios (fuentes) 5.1.1 Maquinarias y equipos: Gerencia General

Cantidad

Bienes

Costo Unitario

Costo Total

1 Escritorio

500.000

500.000

1 Sillón alto y mediano, regulables en altura.

350.000

350.000

2 Sillas de oficina

100.000

200.000

1 Computadora

2.000.000

2.000.000

1

500.000

500.000

Impresora Hewlett-Packard Multifunción

HP 1 Mueble Archivador de 4 compartimientos

350.000

350.000

1 Teléfono / Fax

150.000

150.000

4

Cantidad

Bienes

Costo Unitario

Costo Total

1 Computadora

2.000.000

2.000.000

1 Impresora Epson 2100

260.000

260.000

1 Escritorio alto modelo ondular

750.000

750.000

1 Silla alta giratoria.

150.000

150.000

Departamento de Administración y Finanzas

Cantidad

Bienes

Costo Unitario

Costo Total

1 Escritorio

500.000

500.000

1 Sillón Ejecutivo

250.000

250.000

1 Computadoras

2.000.000

3.000.000

Impresora Hewlett-Packard Multifunción 1 HP

700.000

700.000

1 Mueble Archivador de 2 compartimientos

350.000

350.000

1 Teléfono de Oficina

150.000

150.000

1 Gavetero

150.000

150.000

Depósito Cant

Descripción

Costo Unitario

Costo Total

1 Escritorio

500.000

500.000

2 Sillas oficinista

100.000

200.000

250.000

3.750.000

15.000.000

15.000.000

15 Estanterias de Hierro, alas anchas 1 Refrigerador con cámara

Herramientas Cant Descripción

Costo Unitario

Costo total

3 Machete

12.000

36.000

2 Azada

12.000

24.000

2 Rastrillo

13.000

26.000

2 Pala

15.000

30.000

5 Gancho

6.000

30.000

2 Tijera de Podar

20.000

40.000

1 Balanza, capacidad h/ 100 kg

2.500.000

2.500.000

total

2.686.000

Rodados Cant

Descripción

Costo Unitario

Camión de Carga Mitsubishi de 5000 1 kg

40.000.000

Costo Total

40.000.000

Equipo de Refrigeración para la Empresa Cant

Descripción

Costo Unitario

1 Aire Acondicionado Split 24,000 B.T.U 7.500.000

Costo Total 7.500.000

Producción Cant

Descripción

1630 Postes

Costo Unitario

Costo Total

9.000

14.670.000

340

4.420.000

1 Motobomba

2.300.000

2.300.000

1 Tanque de 1000 litros

710.000

710.000

2.500

1.250.000

13000 Alambradas ( metros)

500 Caños de 3/4 negro (metros)

Los objetivos que se deben buscar al hacer una selección de métodos y equipos de manejo de materiales son:      

Disminución de los tiempos de producción. Minimizar costos de movimiento de materiales Lograr un flujo de materiales con riesgos mínimos Lograr un buen control del flujo de productos Minimizar las mermas de materias primas y productos por manejo y transporte Aprovechar al máximo la capacidad de almacenamiento.

Para que estos objetivos puedan alcanzarse es necesario observar los siguientes principios:       

Coordinar el transporte de materiales a través de toda la planta Reducir a un mínimo el número de movimientos de material Disminuir a un mínimo la trayectoria de transporte de materiales Diseñar adecuadamente las facilidades de recepción, almacenaje y embarques Usar la gravedad como fuerza de movimiento siempre que se pueda Seleccionar equipo que sea flexible en su uso Prever facilidades alternativas de transporte de materiales en áreas críticas del sistema de producción.

La selección tanto de los equipos de proceso, como de los relacionados con el manejo y transporte de materiales, dentro y fuera de la planta, servirá de base para el dimensionamiento y distribución de las áreas de proceso y almacenamiento. Asimismo servirá para ubicarlos equipos dentro de los edificios. 5.1.2 Personal: El número de personas necesarias para la operación del proyecto debe calcularse con base en el programa de producción y en la operación de los equipos, está en función de los turnos de los trabajadores necesarios y de las operaciones auxiliares, tales como mantenimiento de materiales, limpieza, supervisión, etc.