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INSTITUTO SUPERIOR SENATI SEDE - INDEPENDENCIA CARRERA DE ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA

TAREA UNIDAD 3 MEJORANDO UN PROCESO APLICANDO EL PDCA ALUMNA: CUBAS CIEZA, Jaqueline

NIVEL: Tercer semestre EMAIL [email protected]

TUTOR: Dimas Eduardo Nuñez

INSTITUTO SUPERIOR SENATI CARRERA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN LOGISTICA

TAREA 1: MEJORANDO UN PROCESO APLICANDO EL PDCA APLICACIÓN DEL PDCA EN UNA ACTIVIDAD O PROCESO QUE SE DESARROLLÓ EN LAS CLASES PRACTICAS DE SENATI DE ACUERDO A SU ESPECIALIDAD Y QUE SE REQUIERE SER MEJORADA 1. PLANIFICAR (Plan) 1.1 Presenta una lista de 4 tareas o actividades prácticas que puedan ser mejoradas en las actividades que desarrollan en el taller donde practican o en SENATI (Revisa para ello tu cuaderno de informe, en ella se encuentran todas las actividades que desarrollas en el taller de SENATI). (*)  Planificar la recepción de pedidos.  Utilizar con mayor frecuencia los medios de manutención, para acelerar los desplazamientos y recepción de pedidos.  Definir un encargado para cada proceso  Verificación de las unidades recepcionadas en cuanto a la cantidad y referencia. 1.2 De las 4 actividades o tareas prácticas presentadas se debe elegir una actividad ésta será la base para el desarrollo de la tarea, escribir el nombre de la actividad, los pasos para realizar la actividad o tarea e identifica el “cuello de botella” (*) La actividad es LA RECEPCIÓN DE PEDIDOS lo cual es un proceso en el que los productos adquiridos al proveedor llegan al almacén para poder ser clasificados y posteriormente ubicados. Los pasos para realizar esta actividad:  Planificación e información  Descarga y gestión de los muelles de descarga  Control de la calidad de la mercancía  Etiquetado, consolidación y emplazamiento de la mercancía

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Identificar el cuello de la botella: 1. Retrasos al momento de entregar los pedidos a los clientes; esto se debe debido a que no pedidos con anticipación los productos que necesitamos. 2. Layout ineficiente; la empresa ha ido creciendo poco a poco, lo cual ahora nos encontramos con dimensiones de productos que nadie se imaginaba y necesitamos espacio para poder almacenar nuestra mercancía lo que nos conlleva hacer Outsourcing. 3. No hay concordancia entre las existencias físicas y en el sistema 1.3 En base al “cuello de botella” detectado en el punto 1.2, elabore el diagrama causa efecto o Ishikawa donde se coloca en la cabeza del pescado el cuello de botella identificado y se aplica en cada “M” las causas primarias, secundarias y terciarias que impiden desarrollar la actividad elegida. Analice cada causa presentada e identifique la causa más importante que genera la demora al desarrollar dicha actividad señalarlo con un color diferente:

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MANO DE OBRA

Procesos Ineficientes

No se solicita a tiempo

Rotación continúa de personal

Desconocimiento de los procedimientos y funciones

No se cumplen los procesos de almacenamiento

Cero Stock Mercadería Extraviada

Inconcordancia entre los materiales físicos

Poca motivación del trabajador

Personal poco capacitado

MATERIALES

Sin Ubicaciones o Ubicación

Bajo Salario Deficiencia en el Material de insumo

No existe codificación en algunos materiales.

DESORDEN EXISTENTE Y BAJA PRODUCTIVIDAD EN EL ALMACÉN.

Equipos de apoyo poco Sistemas operativos básicos ergonómicos

Bajo presupuesto

Recorridos más largos

Escaleras peligrosas

Seguimiento Layout deficiente Condiciones inseguras

Los trabajadores realizan sus labores empíricamente

Almacenes distantes entre si

MÉTODO

MEDIO AMBIENTE

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1.4. Tomando como base la causa principal detectada en el diagrama de Ishikawa, presente una lista de los motivos que generan esta causa.  En la segunda columna Nivel de Impacto (Frecuencia) asignar una puntuación del 1 al 10 según el impacto negativo tenga cada motivo (1 para el motivo que considere tener menor dificultad y 10 para el que ocasione mayor dificultad). Aplicar en las demás columnas las fórmulas para obtener el total acumulado, % acumulado y en la columna 80 - 20 el único dato a escribir es 80%. Utilizando Excel desarrollar el diagrama de Pareto. Una vez desarrollado el diagrama identificar los pocos vitales (problemas principales) y muchos triviales (problemas secundarios). Problemas detectados en

Nivel de

base a la causa

impacto

principal

(Frecuencia

Acumulado %

(Frecuencia

%Acumulado

80 - 20

acumulada)

) Layout deficiente

9

25%

9

25%

80 %

Personal poco

8

22%

17

47.22%

80 %

10

28%

27

75%

80 %

9

25%

36

100%

80%

36

100%

capacitado Incorcondancia entre los materiales físicos y en el sistema Falta de equipos de apoyo TOTAL

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GRÁFICO DE PARETO 36

100.00%

100.00% 90.00%

27

80.00% 75.00% 60.00% 18

50.00%

47.22%

40.00% 30.00% 9

25.00% 20.00% 10.00%

0

1

2

3

4

0.00%

PROBLEMAS FRECUENCIA

PORCENTAJE

1.5. En base a la regla 80/20, explicar las medidas correctivas se darían para dar solución a los pocos vitales.

POCOS VITALES

Layot deficiente

Personal poco calificado

ALTERNATIVAS DE SOLUCIÒN 

Rediseñar el almacén



Tercerizar



Capacitar al personal cada cierto tiempo



Contratar personal calificado para cada área



requerida Ingresar al sistema la mercancía que ingresa

Incorcondancia entre existencias físicas y en el sistema

y sale 

Llevar un mejor control en el almacén

PORCENTAJE

FRECUENCIA

70.00%

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2. HACER (Do) 2.1. Poner en práctica las medidas correctivas: Tomando en cuenta los pasos o secuencias descritas en el punto 1.2, las causas detectadas en el diagrama de Ishikawa y las medidas correctivas implantadas con el diagrama de Pareto diseña un DIAGRAMA DE FLUJO donde se observe el proceso mejorado (idear un nuevo proceso), utilizando las simbologías correctas señala en el diagrama de flujo los nuevos procesos y las ventajas de utilizar el nuevo proceso

PUERTA DE INGRESO

PROVEEDOR/TRANSPOR

AUXILIAR

ANALISTA DE COMPRAS

INICIO

Registrar al proveedor

Instruir al proveedor para la presentación en recepción.

Autorizar el ingreso

Dirigirse a Recepción

Entrega de documentos

Verificación de documentos SAP

NO Toma de decisiones

Conforme

Si

NO

¿Se recepciona la mercadería?

Si Autorización descarga de material

Se rechaza la mercadería Verificar físicamente y comparar con documentos.

NO Conforme

Toma de decisiones

Si ¿Se recepciona la mercadería? NO

Si Descargar la mercadería y forrar con strech film

Ingresar guía y entrega de documentos

Realiza ingreso al SAP

Etiquetar material recepcionado

FIN

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Nuevos procesos:  Asignar un encargado para cada proceso  Verificar que los pedidos estén en buen estado  Realizar el ingreso de la nueva mercancía al sistema; para que figure en el sistema y en físico Ventajas de utilizas estos nuevos procesos:  Una de las ventajas que podemos tener es que los productos que nos traen están en buen estado.  Al asignar un encargado para cada proceso logramos una mayor fluides del trabajo de una manera mas eficaz.  Tanto los productos que están en el sistema van a coincidir con los físicos. 3. Verificar (Check)      3.1 . En base al diagrama de flujo del punto 2.1 desarrolla tu LISTA DE CHEQUEO – CheckList, donde se debe colocar los procesos del diagrama de flujo en la primera columna, evaluar los tiempos en que desarrollan cada uno del proceso con al menos 5 personas y determina el promedio de cada actividad. En base a los promedios obtenidos identificar proceso que requiere ser ajustado (utilizar un color de texto para diferenciarlo).  Tiempos Observados (En minutos)  N°

 Procesos

 T1

 T2

 T3

 T4

 T5

Tiempo Promedio   T6

 T7

 1

Descarga de mercancía

15

  18

  20

  23

 

12

 

21

 

25

 

19

 2

Actualizar las existencias en el sistema

 8

  15

 

13

  10

 

11

 

14

 

13

 

12

 3

Traslados de los productos

 25

  22

  26

  30

 

28

 

35

 

23

 

27

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 4

Control de la calidad de la mercancía

  18

  15

22

  19

 

25

 

8

 

21

 

18

 5

Realizar toma física de inventario

  20

  18

 17

  15

 

13

 

18

 

30

 

19

4.  Actuar (Act) 4.1 En base al tiempo promedio en la lista de chequeo (pregunta 3.1) determinar los ajustes o mejoras a realizar dentro del proceso para disminuir los tiempos y ajustarlo a la normalización (Revisa en el promedio la actividad que genera mayor tiempo en sus procesos).   Capacitar al personal  Elaborar los formatos de los pedidos  Tener ordenado el almacén  Tener codificado a los productos  Utilizas las herramientas de manutención para evitar demoras  Instruir al personal sobre el uso de carretillas, transpaletas, etc. 4.2 Se ha culminado el desarrollo del ciclo PDCA, todo este proceso se debe poner en práctica implementando en el taller lo siguiente: Establecimiento de las nuevas políticas para la actividad o tarea, persona responsable que aprueba el nuevo PDCA, capacitación de las personas en la nueva actividad, asignación de tiempos de capacitación para el personal que va a conocer el nuevo proceso. Se implementarán reuniones en el cuales buscaremos la integración de todos nuestros trabajadores y resolver cualquier inquietud dentro de los procesos que se llevan a cabo; buscando que el trabajador se sienta cómodo y motivado en el proceso que se encuentra laborando, motivarlos con beneficios monetarios y también sociales para que tengan un mayor desempeño. Por ello el Gerente General considera necesario la implementación de protocolos y normas de seguridad donde podamos involucras a todos los trabajadores.

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Empezando por la implementación de SGA para desaparecer los apuntes en papel y tener todo integrado en un mismo sistema y facilitando el acceso de control de información. Automatización en la recepción de mercancías ya que nos permite redecir errores, tiempos muerto, y costes. 5. Realicen sus conclusiones y recomendaciones tomando en cuenta lo siguiente:  a.  Lean todo el trabajo desarrollado para generar las conclusiones e indiquen el tipo de conclusión a realizar. Para mayor detalle ver el manual de las normas APA (Capítulo 4 Pág. 9-12).  Cualquier sistema de gestión exitoso, ya sea de calidad, de medio ambiente, de salud y seguridad ocupacional, o de inocuidad alimentaria, depende del compromiso de todos los niveles y funciones. Un sistema de gestión permite a una organización desarrollar políticas, establecer objetivos y procesos, y tomar las acciones necesarias para mejorar su rendimiento. En este contexto resulta ineludible utilizar la metodología PDCA como una forma de ver las cosas que puede ayudar a la empresa a descubrirse a sí misma y orientar cambios que la vuelvan más eficiente y competitiva.

b. Dentro de sus carreras profesionales o en sus vidas cotidianas ¿Cómo podrían aplicar el PDCA? Puedo ponerlo en práctica dentro de mi carrera profesional, teniendo claro mis objetivos mis metas, hacia donde quiero llegar y que voy hacer para lograrlo. Para ello tengo tengo que trabajar en lo que quiero lograr y esforzarme para que se haga realidad, para que no se quede solo en un querer. Una vez logrado logrado en base a mis experiencias ganadas analizar las decisiones que debo seguir poniéndolas en práctica y las que debo mejorarlas;para lograr una mejora continúa.

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c. Coloquen las fuentes bibliográficas siguiendo las normas APA Bibliografía o Fichaje (Requisito indispensable. Cap. 3 - Pág. 5 – 8).  Castro, M. (2010). Ciclos de Deming y su relación con Paretos.

Consultado en Mayo 30, 2015. En http://www.uagvirtual.com/it/ACP01/  Walton, M. (2004). Gerencia: El método Deming en la práctica. Lima, Perú: Editorial Norma