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UNIVERSIDAD INTERAMERICANA DEL NORTE, S.C.

REYNOSA, TAMPS. 05-Octubre-2013

CATEDRATICO: LIC. ALICIA PALMA IBARRA.

ALUMNAS: LOPEZ GUTIERREZ MA. GUADALUPE. PERALES IBARRA NOEMI SOFIA.

CARRERA: CONTADOR PUBLICO.

TERAMESTRE: 7º.

1.- PROCESO ADMINISTRATIVO La investigación y evaluación del proceso administrativo puede enfocarse a nivel general de la empresa, a nivel de departamento, o de un puesto específico. Así pues, habrá ocasiones en que corresponde hacer un “examen sistemático” de toda la empresa, en otro será necesario una investigación profunda sobre algún área específica. AUDITORIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Auditoria Administrativa Investiga, revisa y evalúa la empresa en sus aspectos internos y externos Analítico Procesal Medio Ambiente Puestos Tiempos Proceso Administrativo Demanda. Precio. Comunicación entre otros.

2.- LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. El examen metódico y sistemático que permite evaluar en forma integral o parcial a una organización con el propósito de evaluar el nivel de rendimiento o desempeño de las diferentes áreas o niveles funcionales de ésta. Así como su interrelación con el medio ambiente. La Auditoria de Gestión nos permitirá obtener una valiosa información respecto a los sistemas de control y procesos en las diferentes áreas o niveles funcionales de la empresa permitiéndonos medir el nivel de desempeño de éstas, constituyendo una valiosa herramienta en la gestión empresarial. Al efectuar la Auditoría de Gestión es importante tener un enfoque sistémico de la organización el cual nos permitirá determinar las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades de la empresa, así como determinar otros indicadores valiosos de gestión. La auditoría administrativa involucra una revisión de los objetivos, planes y programas de la empresa, su estructura orgánica y funciones, sus sistemas, procedimientos y

controles, el personal y las instalaciones de la empresa y el medio en que se desarrolla, en función de la eficiencia de operación y el ahorro en los costos. La auditoría administrativa puede ser llevada a cabo por el profesional en administración de empresas y otros profesionales capacitados, incluyendo al contador auditor preparado en disciplinas administrativas o, respaldadas por otros especialistas. El resultado de la auditoría administrativa es un informe sobre la eficiencia administrativa de toda la empresa o parte de ella. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA  

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Evaluar el nivel de desempeño de los recursos de la empresa y los niveles de gestión funcional en la organización. Examinar los métodos y procedimientos utilizados en el control y operaciones de la empresa en las diversas áreas, observando el grado de confiabilidad y eficacia. Conocer el entorno o medio ambiente de la empresa, su interrelación e interactuación con ésta. Servir de base o plataforma para elaborar los planes empresariales (tácticos y estratégicos) que pueden ser operativos y corporativos. Base para buscar un mayor desarrollo organizacional a fin de elevar la cultura organizacional. Determinar los problemas y las potencialidades de la empresa a fin de tomar medidas correctivas o tomar acciones que permitan elevar el nivel de desempeño alcanzado. Establisher planes empresariales adecuados.

VENTAJAS DE LA AUDITORIA DE LA ORGANIZACIÓN  

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Facilita una ayuda primordial a la dirección al evaluar de forma independiente los sistemas de organización y de administración. Facilita una evaluación global y objetiva de los problemas de la empresa, que generalmente suelen ser interpretados de una manera parcial por los departamentos afectados. Pone a disposición de la dirección un profundo conocimiento de las operaciones de la empresa. Contribuye eficazmente a verificación de los datos contables y financieros. evitar las actividades rutinarias y la inercia burocrática que generalmente se desarrollan en las grandes empresas. Favorece la protección de los intereses y bienes de la empresa frente a terceros.

PARTES DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA     

Evaluación de la planeación de la empresa. Evaluación de contabilidad y finanzas. Evaluación de la función de mercadotecnia. Evaluación de la función de producción. Evaluación de la función de personal.

El AUDITOR El Auditor Administrativo es la persona con capacidad técnica y analítica suficiente para investigar, revisar y evaluar a la empresa y con conocimientos adecuados que acrediten su idoneidad profesional. El trabajo puede desarrollarlo: Un Contador Público (especializado en Administración). Un Administrador de Empresas. Un Ingeniero Industrial. Un Economista. Un profesional especializado en Administración Pública. Otros profesionales.

3.- METODOLOGÍA DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA. 1. ESTUDIOS PRELIMINARES • Visita en la planta. • Entrevistas. • Definir áreas a investigar. • Captación de necesidades. • Estadísticas. • Observación de graficas • Identificación de los problemas. 2. PLANEACIÓN DEL TRABAJO. Definir el alcance y limitaciones del estudio Conocer los recursos, disponibles y los necesarios tales como: Costos, tiempo, personal, etc. Tipo de información requerida. Prever el trabajo que se va a desarrollar Métodos de investigación, hojas de análisis cuestionarios. Integrar todos los elementos que se necesitan y a la vez definir las guías a seguir para la generación de las actividades y analizar los controles existentes. 3. INVESTIGACIÓN Descomponer los problemas en sus elementos. Análisis de documentos legales. Medio ambiente. El proceso administrativo. Áreas funcionales. Registros Contables. Gráficas y diagramas. Aspectos generales y administrativos. Elaboración de papeles de trabajo: Cuestionarios de evaluación, encuestas, entrevistas, etc. Obtener la información necesaria y concreta para efectuar un análisis y dar las recomendaciones. 4. ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE INFORMACIÓN. Compilación de hipótesis Obtención de evidencias. Comparación de lo que existe con un patrón previsto. Qué falta o qué sobra? Conocer la eficiencia con que se ha operado en la empresa. Detectar causas que impiden el logro de los objetivos. 5. ELABORACIÓN DEL INFORME Una vez definida la parte preliminar, su contenido y el uso que va a dársele, se elabora el mismo, teniendo el cuidado de redactarlo adecuadamente y presentarlo oportunamente: Debe contener la apreciación sobre la empresa y las conclusiones y recomendaciones. Dar a conocer a los directivos la situación administrativa actual, discutir sus fallas y dar recomendaciones o proponer medidas correctivas. 6. IMPLEMENTAR RECOMENDACIONES Poner en práctica las medidas de mejoramiento administrativo. Dar solución a los diferentes problemas que se presentan.

IMPORTANCIA Cualquier tipo de organización, sea pública o privada, grande, mediana o pequeña tiene la necesidad de examinar su situación, para saber si los sistemas bajo los cuales trabaja son los óptimos de acuerdo a su realidad. Mediante la Auditoria administrativa se pueden conocer los problemas que dificultan el desarrollo operativo y obstaculizan el crecimiento de la empresa. Es importante para esta disciplina valorar la importancia de los problemas, encontrar sus causas y proponer soluciones adecuadas e implantarlas.

4.- LEVANTAMIENTO DE INFORMACION Son conjunto de actividades que realiza el auditor, para llegar a elementos que, que le permitan ubicar el contexto de operación u operaciones que revisara; esto lo puede lograr a base de entrevistas, observaciones de campo y en general de la obtención de evidencia documental. Es necesario combinar dichas técnicas para darle un mayor peso específico a la información obtenida, de tal forma que sea suficiente, relevante y útil, ya que esta constituye elementos de juicio para sustentar la opinión del auditor.

5.- PREPARACION DE PAPELES DE AUDITORIA Para realizar una auditoria administrativa en cualquier clase de empresa se debe de comenzar por realizar un examen y una evaluación integral de los problemas, sus causas y la posible solución de los mismos. Los papeles de Auditoria, son los documentos en los que el auditor registra los datos e información obtenida en su examen y los resultados de las pruebas realizadas, constituye la prueba material del trabajo realizado; en ello se deja constancia de la profundidad de las pruebas y de las suficiencias de los elementos en los que se apoyó la opinión, son evidencia de la calidad profesional del trabajo. El objetivo de los papeles de trabajo, es dejar evidencia documental de aquellos aspectos importantes de la auditoría, destacando que el trabajo se llevó a cabo de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas y son el sustento del juicio u opinión del Auditor. Los papeles de trabajo cumplen principalmente los siguientes objetivos: 1.- Registrar de manera ordenada, sistemática y detallada los procedimientos y actividades realizados por el auditor. 2.- Documentar el trabajo efectuado para futura consulta y referencia. 3.- Proporcionar la base para la rendición de informes. 4.- Facilitar la planeación, ejecución, supervisión y revisión del trabajo de auditoría. 5.- Minimizar esfuerzos en auditorías posteriores. 6.- Dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de la auditoría y de que el trabajo se efectuó de conformidad con las Normas de Auditoría del Órgano de Control y demás normatividad aplicable.

7.- Estudiar modificaciones a los procedimientos y al programa de auditoría para próximas revisiones. LOS PAPELES DE TRABAJO DEBERÁN CONTENER: 1.-Incluir el programa de trabajo y, en su caso, sus modificaciones; el programa deberá relacionarse con los papeles de trabajo mediante índices cruzados. 2.- índices, marcas y referencias adecuadas, y todas las cédulas y resúmenes que sean necesarios. 3.- Estar fechados y firmados por el personal que los haya preparado. 4.- Ser completos y exactos, a fin de que muestren la naturaleza y alcance del trabajo realizado y sustenten debidamente los resultados y recomendaciones que se presenten en el informe de auditoría. 5.- Ser legibles, estar limpios y ordenados, y tener espacio suficiente para datos, notas y comentarios (los papeles de trabajo desordenados reflejan ineficiencia y permiten dudar de la calidad del trabajo realizado). Con base en su utilización y contenido, los papeles de trabajo se clasifican en archivo permanente o expediente continuo de auditoría y papeles de trabajo actuales. A continuación, se señalan las características de cada uno de ellos: 1.- Archivo Permanente o Expediente Continuo de Auditoría: El archivo permanente constituye un legajo o expediente especial en que se concentran los documentos relativos a los antecedentes, constitución, organización, operación, normatividad jurídica y contable e información financiera y programático-presupuestal, actas y documentos de entrega recepción de los entes fiscalizables. Esta información, debidamente actualizada, servirá como instrumento de referencia y consulta en varias auditorías. 2.- Los papeles de trabajo: denominados cédulas de auditoría, se clasifican de acuerdo a la Guía para la Elaboración de Papeles de Trabajo, en cédulas sumarias, analíticas, sub analíticas, de informe, de observaciones y de seguimiento de recomendaciones. 1. Cédulas sumarias o de resumen: En las cédulas sumarias se resumen las cifras, procedimientos y conclusiones del área, programa, rubro o grupo de cuentas sujeto a examen; por ejemplo, ingresos, gastos o asignaciones presupuestales. Es conveniente que estas cédulas contengan los principales indicadores contables o estadísticos de la operación, así como su comparación con los estándares del período anterior, con el propósito de que se detecten desde ese momento desviaciones importantes que requieran explicación, aclaración o ampliación de algún procedimiento, antes de concluir con la revisión.

2. Cédula Analítica: Además de contener el análisis de un saldo, concepto, cifra, operación o movimiento del área por revisar, en las cédulas analíticas se detallan la información obtenida, las pruebas realizadas y los resultados obtenidos. Es conveniente que la información recabada se agrupe o clasifique de tal forma que permita detectar fácilmente desviaciones o aspectos sobresalientes de las operaciones, y que a ella se agreguen los comentarios o aclaraciones que se requieran para su debida interpretación.

3. Cédulas Sub analíticas: Por medio de las cédulas sub analíticas, se analizan con detalle los datos contenidos en una cédula analítica. Si se examina, por ejemplo, la cuenta de inversiones en valores, la cédula sub analítica sería aquella en que se mostraran los saldos mensuales de las cuentas de inversión.

4. Cédula de Observaciones: Las deficiencias e irregularidades que se hayan encontrado en el transcurso de la revisión, se resumirán en esta cédula de observaciones, debidamente identificados con el número de cédula correspondiente, a fin de facilitar su consulta y revisión. 5. Cédula de Informes: Una vez concluido el trabajo de auditoría, y de manera adicional a las cédulas en que se presenten las conclusiones, se integrará, al inicio del expediente de papeles de trabajo, un informe donde se expongan brevemente los antecedentes de auditoría, los procedimientos de auditoría aplicados y sus resultados, a fin de ofrecer un panorama de trabajo realizado y de las posibles acciones por emprender. 6. Cédula de seguimiento de recomendaciones: Si del trabajo de auditoría se derivan recomendaciones u otro tipo de acciones legales, será necesario dejar constancia de ello, primeramente en cédulas de discusión o de comentarios y después en cédulas de control de seguimiento. (Actas de Notificación de Observaciones).

6.- VERIFICACIÓN DE INFORMACIÓN: El auditor aplica la técnica del análisis a varias de las cuentas del mayor general de la entidad sujeta examen. El fin del análisis de una cuenta es: determinar la composición o contenido del saldo, o verificar las transacciones de la cuenta durante el año y clasificarlas de manera ordenada. El análisis como una técnica de auditoría se puede conceptuar por la definición del verbo de acción: el auditor presenta el análisis realizado a una cuenta del mayor general en un papel de trabajo especial. Por ejemplo, se puede analizar una cuenta de gastos efectuados presentando en detalle y en orden cronológico cada transacción analizada de la cuenta. Otra forma sería presentar varias clases o grupos de gastos ordenados en columnas e incluyendo las transacciones analizadas. Un análisis del saldo presenta sus componentes, clasificados según características similares. Por ejemplo, un análisis de la cuenta podría presentar los valores totales de cada clase de vehículo: automóviles, camionetas, etc., o podría presentar el detalle de cada vehículo y su valor. Un análisis del movimiento de la cuenta presentará el saldo al principio del año, las compras o adquisiciones, las ventas o retiros, y el saldo al fin del año. En esta caso los dos análisis podrían estar combinados en un papel de trabajo.

7.- EVALUACION. El Auditor Interno tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones, a su vez se preocupa por aportar ideas para mejorar el funcionamiento de la Organización. La evaluación del desempeño organizacional es importante pues permite establecer en qué grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se identifican con los de la dirección, además se valora la capacidad y lo pertinente a la practica administrativa. Sin embargo al llevar a cabo una evaluación simplemente a partir de los criterios de eficiencia clásico, se reduce el alcance y se sectoriza la concepción de la empresa, así como la potencialidad de la acción participativa humana, pues la evaluación se reduce a ser un instrumento de control coercitivo de la dirección para el resto de los integrantes de la organización y solo mide los fines que para aquélla son relevantes. Por tanto se hace necesario una recuperación crítica de perspectivas y técnicas que permiten una evaluación integral, es decir, que involucre los distintos procesos y propósitos que están presentes en las organizaciones.

8.- DIAGNOSTICO O INFORME. En esta etapa se presentarán los resultados obtenidos durante la auditoría conforme se han desarrollado cada uno de los hallazgos sustentados con evidencia suficiente, competente y pertinente, mismos que estarán contenidos en un informe de auditoría que puede ser utilizado oportunamente por la máxima autoridad para la toma de acciones correctivas. El informe de auditoría deberá ser independiente, objetivo, imparcial y constructivo e incluirá las debilidades de control interno, los hallazgos, las conclusiones y recomendaciones apropiadas producto de la auditoría que constituirá la base para le mejoramiento de los asuntos examinados. Los hallazgos, conclusiones y recomendaciones deben tener las características:

siguientes

Objetividad.- Imparcialidad en las situaciones encontradas Oportunidad.- Accesibilidad de la información en el tiempo y lugar. Claridad.- Fácil entendimiento del contenido.

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Mediante el informe de auditoría se pone en conocimiento de la entidad examinada y de otros organismos y funcionarios sobre los resultados que se han obtenido del examen. Si en la práctica de una auditoría o de exámenes de alcance limitado se desprenden responsabilidades de cualquier tipo que estas sean, se elaborará el pliego de reparos o informe provisional destacando esta novedad, misma que se dejará constancia resumida pero específica en el respectivo informe. Preparado el borrador del informe, lo discutirá con el Auditor Supervisor.

FINALIZACIÓN DEL TRABAJO: El borrador del informe con los últimos cambios introducidos en los comentarios, conclusiones y recomendaciones, será presentado al jefe de departamento, previa revisión del supervisor respectivo. La Emisión del informe Terminado será revisado y firmado por el C.P.R. Autorizado y por el Representante Legal de la Empresa.

TIPOS DE INFORME: 1.- Tipo general: responsable, introducción, antecedentes, técnicas empleadas, diagnostico, Antecedentes propuesta, estrategia de implementación, seguimiento, conclusiones y anexos. 2.- Ejecutivo: responsable, periodo de revisión, Objetivos de la auditoria, objetivos de alcance, metodología, síntesis, conclusiones. 3.-Informe de aspectos: Recursos relevantes, documentos que se integra con base en un criterio de selectividad.

9.- SEGUIMIENTO.

CONCEPTO: son los lineamientos de carácter general que regulan la aplicación de la

auditoria administrativa para garantizar la cobertura de los factores prioritarios. OBJETIVO: el propósito de la Organización, es establecer las acciones que se deben

desarrollar para instrumentar la auditoria en forma secuencial y ordenada.

El seguimiento consiste en elaborar un plan de trabajo conjuntamente con los directivos de la empresa, donde se refleje los lineamientos generales para desarrollar una implementación de mejoras orientadas a corregir las debilidades encontradas para evitar su recurrencia e incumplimiento. En este plan de trabajo se determinarán las acciones específicas a implementarse, objetivos, alcance y plazos para el cumplimiento oportuno de las recomendaciones proporcionadas en el informe de auditoría. Se deberá incluir programas de información sobre la naturaleza, propósito de las recomendaciones a implementarse con el fin de eliminar obstáculos y evitar las resistencias al cambio por parte del personal. La estrategia utilizada para el monitoreo de recomendaciones se puede enfocar en tres tipos de criterios: Monitoreo Corporativo.- Cuando las recomendaciones comprometen a los directivos para su respectiva actuación. Monitoreo Funcional.- Cuando las recomendaciones involucran a los jefes de los departamentos de una empresa, para realizar un control de las acciones correctivas. Monitoreo Operativo.- Cuando las recomendaciones involucran al personal operativo debido a su relación y vinculación con las operaciones empresariales.

CONCLUSIONES: La Auditoría Administrativa es una técnica de control preventivo que debe ejercer la dirección de una organización, pues mediante su aplicación se revisan objetivos, políticas, programas de trabajo, estructura orgánica, controles operativos, sistemas y procedimientos, utilización de recursos y aprovechamiento del personal. Asimismo, se determinan objetivamente, posibles anomalías, que limitan el funcionamiento de un organismo social, que le permite, de forma oportuna, considerar en sus decisiones los factores determinantes que afectan su operación. El proceso de la Auditoría Administrativa permite apreciar a la organización en su conjunto, partiendo de un análisis sistemático, riguroso, objetivo e integral de sus funciones administrativas, para poder determinar los ajustes o reformas que deben hacerse dentro de su contexto estructural y con relación a las perspectivas de trabajo presentes y futuras. Todo ello, derivado de una actitud reflexiva y crítica por parte de sus integrantes, como vía para conocer la realidad y poder transformarla, en respuesta a las necesidades y requerimientos del entorno. El auditor es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizando por una persona independiente y competente acerca de la información cuantificable de una entidad económica especifica, con el propósito de determinar e informar sobre el grado de correspondencia existente entre la información cuantificable y los criterios establecidos. Su importancia es reconocida desde los tiempos más remotos, teniéndose conocimientos de su existencia ya en las lejanas épocas de la civilización sumeria. El factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el comercio, los servicios públicos, entre otros. Al crecer las empresas, la administración se hace mas complicada, adoptando mayor importancia la comprobación y el control interno, debido a una mayor delegación de autoridades y responsabilidad de los funcionarios. Debido a todos los problemas administrativos sé han presentado con el avance del tiempo nuevas dimensiones en el pensamiento administrativo. Una de estas dimensiones es la auditoria administrativa la cual es un examen detallado de la administración de un organismo social, realizado por un profesional (auditor), es decir, es una nueva herramienta de control y evaluación considerada como un servicio profesional para examinar integralmente un organismo social con el propósito de descubrir oportunidades para mejorar su administración. Tomando en consideración todas las investigaciones realizadas, podemos concluir que la auditoria es dinámica, la cual debe aplicarse formalmente toda empresa, independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeñas, en donde se llega a considerar inoperante, su aplicación debe ser secuencial constatada para lograr eficiencia.