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• Paola Cedeño

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CASO PRÁCTICO

A continuación se presenta un caso práctico sobre la formulación de la planificación preliminar, basada en información proporcionada por una entidad del sector público, en la cual se aplicó la normativa vigente al 31 de diciembre de 1999. Para la planificación de futuros trabajos de auditoría se considerará la normativa vigente a la fecha de su realización. MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN PRELIMINAR PLANTA CENTRAL DEL MINISTERIO “XYZ” AUDITORIA A LOS ESTADOS FINANCIEROS POR LOS AÑOS TERMINADOS AL 31 DE DICIEMBRE DE 1998 Y 1997

1.

Antecedentes

Las operaciones financieras del Ministerio “XYZ”, en el período de alcance, han sido examinadas por la Contraloría General del Estado y por la Dirección de Auditoría Interna del Ministerio, los rubros analizados corresponden a: RUBRO

PERIODO

UNIDAD DE CONTROL

CAJA BANCOS Y SUS CORRELATIVAS DE INGRESOS, GASTOS, VALORES A COBR., INV. CONSUMO INTERNO Y ACTIVO FIJO DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL

94-05-01/97-02-19

CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO

CAJA BANCOS CHIMBORAZO

95-01-21/97-05-31

AUDITORIA INTERNA

CAJA BANCOS Y ACTIVO FIJO DEL HOGAR INFANTIL “H”

94-01-02/97-06-30

AUDITORIA INTERNA

CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES DE INFORMES EMITIDOS POR LA AUI

95-01-02/97-06-30

AUDITORIA INTERNA

94-01-02/97-10-31

AUDITORIA INTERNA

AUDITORIA DE GESTIÓN A LA DIRECCIÓN NACIONAL. “A”

98-01-02/99-02-24

AUDITORIA INTERNA

E.E. VIÁTICOS A LA SUBSECRETARIA DEL MINISTERIO .

98-08-12/99-08-31

AUDITORIA INTERNA

CAJA BANCOS Y ACTIVOS FIJOS DE LA COLONIA RECUPERACIÓN FÍSICA.

94-01-02/97-12-31

AUDITORIA INTERNA

TRIBUNAL MENORES

E.E. A LOS ACTIVOS FIJOS Y TRANSFERENCIAS A LA FUNDACIÓN “W”.

2.

Motivo de la auditoría

La auditoría a los estados financieros, se realizará en cumplimiento a la orden de trabajo 25408-DA2 de 23 de septiembre de 1999, con cargo al Plan Anual de Control de 1999.

3.

Objetivo de la auditoría

El objetivo de la auditoría al Ministerio “XYZ”, es dictaminar los estados financieros preparados al 31 de diciembre de 1998 y 1997, de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría y las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas Aplicables al Sector Público. 4.

Alcance de la auditoría

La auditoría a los estados financieros del Ministerio “XYZ”, se realizará por los ejercicios económicos períodos terminados al 31 de diciembre de 1998 y 1997. 5. 5.1

Conocimiento de la entidad y su base legal Base legal Mediante Decreto Supremo 3815 de 7 de agosto de 1979, publicado en Registro Oficial 208 de 12 de junio de 1980 se creó el Ministerio “XYZ”. Con Acuerdo Ministerial 02208 de 25 de octubre de 1991, publicado en el Suplemento del Registro Oficial 808 de 8 de noviembre del mismo año, se expidió el Reglamento Orgánico Funcional. Mediante Acuerdo 002822-A publicado en Registro Oficial 596 de 23 de diciembre de 1994, esta cartera de estado, expidió el nuevo Reglamento Orgánico Funcional, derogando el emitido anteriormente.

5.2

Principales disposiciones legales Las actividades y operaciones del Ministerio “XYZ”, a más de las disposiciones legales citadas, están normadas por las siguientes disposiciones específicas, tales como:     

5.3

Código de Menores. Ley de Defensa Contra Incendios. Ley de Cooperativas. Ley del Minusválido. Ley del Anciano.

Estructura orgánica Para el cumplimiento de sus objetivos, el Ministerio de Bienestar Social está integrado por los siguientes niveles administrativos: NIVEL EJECUTIVO  Despacho del Ministro  Subsecretaría “A”  Subsecretaría “B”  Subsecretaría “C”  Subsecretaría “D”

NIVEL ASESOR  Auditoría Interna  Dirección de Asesoría Jurídica  Dirección de Planificación  Dirección de Comunicación Social  Dirección de Planeamiento de Seguridad  Consejo Nacional de Menores  Comité de Contrataciones NIVEL AUXILIAR O DE APOYO  Dirección de Recursos Humanos  Dirección Administrativa  Dirección Financiera  Dirección de Construcciones  Departamento de Informática NIVEL OPERATIVO Dependencias de la Subsecretaría “A”  Dirección de Protección de Menores  Dirección de la Juventud  Dirección de la Mujer  Dirección de Discapacidades  Dirección Nacional de Cooperativas  Dirección de Gerontología  Procuraduría General del Anciano  Dirección de Defensa Contra Incendios  Dirección de Promoción Popular Dependencias de la Subsecretaría “B” 

Dirección Técnica

Dependencias Regionales  Dirección Provincial de El Oro  Dirección Provincial de Manabí  Dirección Provincial de Esmeraldas  Dirección Provincial de Chimborazo Servicio Judicial de Menores  Corte Nacional de Menores  Cortes Distritales de Menores  Tribunales de Menores Unidad Ejecutora del Norte Entidades Adscritas  Cuerpos de Bomberos del País  Instituto Nacional de Investigaciones

5.4

Objetivos de la entidad Entre los principales objetivos de la entidad, determinados en su Reglamento Orgánico Funcional constan:

5.5



Contribuir a satisfacer las necesidades básicas de los sectores más necesitados y al mejoramiento de su calidad de vida.



Promover e impulsar la organización y desarrollo autogestionario de los grupos poblacionales del país.

Principales actividades, operaciones e instalaciones El Ministerio “XYZ”, a través de sus unidades operativas, impulsa la promoción y desarrollo de las organizaciones de los sectores urbanos, marginales y rurales, coordina la programación y actividades conjuntas con los organismos que integran el Frente Social y el Fondo de Inversión Social de Emergencia; orienta la aplicación de políticas integrales de defensa contra incendios; y, supervisa la organización de entidades no gubernamentales que desarrollan actividades afines del Ministerio, con la finalidad de procurar el mejoramiento de las condiciones y calidad de vida de la población de escasos recursos económicos. Para el cumplimiento de esta actividad, a más de la matriz en Quito, cuenta con las Subsecretarías “C” y “D”, que tiene jurisdicción en varias provincias, a excepción de las provincias de El Oro, Manabí, Esmeraldas y Chimborazo, donde mantiene Direcciones Provinciales. Cuenta con una unidad ejecutora del Norte y entidades adscritas, como los Cuerpos de Bomberos y el Instituto Nacional de Investigación. Sus actividades se centran en la administración directa de guarderías, fundaciones, hogar de ancianos y más organizaciones de beneficio, así como entrega aportaciones a entidades privadas con finalidad social, para la administración de establecimientos de protección social.

5.6

Principales políticas y estrategias institucionales Como principales políticas establecidas para alcanzar sus objetivos, se han determinado las siguientes: 

Mejorar la calidad de los servicios en las instituciones de protección y rehabilitación de menores, asegurando el desarrollo integral de los niños, niñas y adolescentes.



Facilitar a los jóvenes el acceso a las actividades recreativas, culturales y de servicios, favoreciendo de esta manera a su desarrollo integral.

5.7



Mejorar el nivel de vida y bienestar de las personas con discapacidad y sus familias a través de mecanismos y estrategias que permitan un fácil acceso a los servicios de prevención, atención e integración.



Brindar una mejor atención integral a las personas senescentes rehabilitándoles como entes útiles e integrándolos a la familia y a la sociedad.



Brindar a la población de todo el país la seguridad de un eficiente servicio de defensa contra incendios, garantizando la vida, vivienda y enseres de la comunidad toda.



Aplicar una política integral acorde con la realidad en las instancias jurídico social orientada hacia el cumplimiento y garantía de los derechos de los niños, niñas y adolescentes.

Recursos financieros Para cumplir con sus actividades administrativa - financieras, el Ministerio “XYZ” contó con los siguientes recursos financieros en el período de análisis:

En millones de sucres AÑO

INGRESOS EXTRAPRES.

1997 1998

1.245 1.547

5.8 

TRANSFERENCIAS

112.320 130.979

Funcionarios principales Se detallará en ANEXO.

6.

TOTAL

Principales políticas contables

113.565 132.526













El control contable de los recursos financieros y materiales se basa en el Manual General de Contabilidad Gubernamental, expedido por la Contraloría General del Estado mediante Acuerdo 046 de 1 de diciembre de 1994. Emite estados financieros por actividades, de acuerdo al siguiente cuadro: ESTADO DE: ACTIVIDAD

SITUACIÓN FINANCIERA

RESULTADOS

EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

FLUJO DEL EFECTIVO

CUENTA ÚNICA

X

X

X

X

FENÓMENO DEL NIÑO CUENTA ESPECIAL

X

X





X

X





F.O.N.E.N.

X

X





A.I.D.

X

X





Los Estados de Situación Financiera y de Resultados son elaborados a base de la Hoja de trabajo preparada para cada actividad, saldos que son consolidados, en el año 1997 de manera total, y en 1998 no se consideró los denominados F.O.N.E.N. y A.I.D. CUENTA ÚNICA: Controla y registra operaciones relacionadas con la Planta Central. FENÓMENO DEL NIÑO: Operaciones sobre la utilización de la asignación extraordinaria efectuada por el Ministerio de Finanzas y Crédito Público en 1997 por S/.2.000’000.000. CUENTA ESPECIAL: Contabiliza operaciones de la tasa de Seguros Contra Incendios, que recibe el Ministerio por efecto de la facturación y recaudación de las Empresas Eléctricas. FONEN Y AID: Saldos que según Decreto Ejecutivo el Ministerio en 1988 recibió de la Unidad Ejecutora dependiente de la Presidencia de la República, los mismos que se vienen arrastrando desde la fecha de recepción. El registro de las operaciones se lo realiza en forma manual, pero a partir de enero del 2001 con la vigencia del Sistema denominado SIGEF, se lo realizará en forma automatizada.

El método contable utilizado es el Modificado, es decir, los ingresos se registran cuando son recaudados y los gastos cuando se produce la obligación. El control de los inventarios se lo realiza bajo el sistema Periódico, y son valorados por el método promedio. Los activos fijos son registrados al costo histórico o de adquisición, no se ha efectuado la Corrección Monetaria y su correspondiente depreciación. Las operaciones contables se centralizan en la unidad Central, para esto las subsecretarías regionales y Direcciones Provinciales remiten la documentación para su revisión y contabilización, a excepción de las subsecretarías del Litoral y del Azuay, así como las Direcciones Provinciales de El Oro, Manabí, Esmeraldas, Chimborazo y la Corte de Menores de Pichincha, que se les ha asignado un Fondo Rotativo, cuya reposición es periódica a base de reporte de gastos a los cuales no se adjunta la documentación de soporte, por lo que los reportes reposan en la Dirección Financiera y la documentación soporte en la respectiva unidad administrativa. 7.

Grado de confiabilidad de la información

El reglamento orgánico funcional del Ministerio define las responsabilidades de la Dirección Financiera y sus unidades operativas Contabilidad, Presupuesto y Tesorería, estas unidades cuentan con personal suficiente y la distribución de funciones es adecuada. La entidad genera un promedio mensual de 850 operaciones financieras, cuya documentación se encuentra en el archivo de la Dirección Financiera.

Los niveles de autorización, se encuentran determinados en Acuerdo 1253 de 25 de agosto de 1997, en el que se establece la conformación de los Comités de Contratación; Comisión Técnica Especial para la contratación de Consultorías; y, procedimientos precontractuales de Licitación, Concurso Público de Ofertas, Concurso Público de Precios y Concurso Privado de Precios, así como señala los ordenadores del gasto, cuantía y procedimientos. El sistema contabilidad utilizado emite trimestralmente la siguiente información:           

Diario General Integrado Balance de Comprobación Mayor General Mayor Auxiliar Estado de Situación Financiero Estado de Resultados Estado de Flujo del Efectivo Estado de Ejecución Presupuestario Anexos al Estado de Situación Financiero Cédulas presupuestarias de ingresos y gastos No se emiten conjuntamente las notas a los estados financieros

De los informes de Auditoría Interna practicadas a unidades de la entidad se desprende la existencia de desviaciones que en resumen son:             

8.

Archivos inadecuados. Falta de registro, control, depósito intacto y oportuno de recaudaciones. Operaciones sin documentación sustentatoria. Adquisición de bienes sin partida presupuestaria. Administración de bienes sin control. Falta de constataciones físicas de bienes. Ausencia de actas de entrega recepción de bienes. Registros contables desactualizados. Pagos efectuados en exceso. Selección de personal sin reunir requisitos para el cargo a desempeñar en la Dirección Nacional de Cooperativas. y Trámite de certificaciones atendidas en forma inoportuna. Auditorías externas a Cooperativas asignadas a determinado grupo de profesionales. Falta de reglamentación para la ejecución de fiscalizaciones a Cooperativas. Capacitación cooperativa sin coordinación entre el Consejo Cooperativo y Dirección Nacional de Cooperativas. Sistemas de información computarizado

La entidad cuenta con equipos de computación cuyas características y utilización se detalla en el siguiente cuadro:

UBICACIÓN Y UTILIZACION

CARACTERISTICAS 1 Equipo DTK 486, modelo KEN2000 de 34 MHZ de velocidad, disco duro de 560MB de memoria.

Ubicado en el Centro de Computo utilizado en la elaboración de las nóminas.

Computador PENTIUM, marca TECHMEDIA de 166 MHZ de velocidad, 2.1GB de disco duro.

Utilizado por el área de presupuesto en la elaboración de la cédula presupuestaria.

Equipos PENTIUM-CLON, marca Techmedia de 166 MHZ de velocidad, 32 MB de memoria.

Ubicados en la Dirección Financiera, utilizado para la elaboración de cheques y conciliaciones bancarias.

15 Equipos, marca COMPAQ, PENTIUM II de 350MHZ de velocidad, 6.4GB de disco duro, 64 MB en RAM, y 1 Servidor marca COMPAQ, PENTIUM II, modelo PROLIANT de 400MHZ de velocidad, 256MB de memoria.

Utilizados en la implantación del Sistema denominado SIGEF, distribuidos (1) Centro de Computo, (1) Dirección Financiera, (2) Presupuesto, (1) Inventarios, (1) Subsecretaría de Bienestar Social, (3) Contabilidad, (2) Recursos Humanos, (2) Planificación, (1) Pagaduría, (1) Guardalmacén.

9.

Puntos de interés para la auditoría En el relevamiento preliminar efectuado se ha observado los siguientes aspectos que deben considerarse al enfocar nuestras pruebas de auditoría:



Control y registro de las cuentas deudoras y acreedoras denominadas diferencias por regularizar, originadas como resultado de arqueos a fondos rotativos.



Cálculo, registro y pago de remuneraciones especialmente beneficios adicionales como subsidio de educación, familiar, antigüedad y vacaciones.



Verificación del proceso de adquisición a la compra de equipos de informática para implantar redes a nivel nacional.



Auxiliares de cuentas por cobrar con saldos contrarios a su naturaleza.



Se encuentran embodegados bienes nuevos sin que se les dé el uso debido.



Arrastre de saldos de cuentas por pagar desde 1995.

10. Transacciones importantes identificadas 

En 1997, de acuerdo con el Plan de Contingencia para afrontar el “Fenómeno de El Niño”, la Dirección Nacional de Defensa Civil determina en su organización que el Ministerio “XYZ”, es el responsable y máxima autoridad del Area de Evacuación Poblacional, por lo tanto, se encargará de la coordinación de la evacuación de la población afectada a las zonas de seguridad, así como la determinación y establecimiento de los albergues de emergencia, su manejo y administración. Con este propósito el Ministerio de Finanzas y Crédito Público entregó a esta Cartera de Estado S/2.000’000.000.



11.

Mediante línea de crédito SPT-DNT-LC-002591.00 de 17 de noviembre de 1998, la entidad recibió S/1.547’422.000 para gastos de desaduanización de motobombas adquiridas por el Estado Ecuatoriano representado por los Ministros de Finanzas y Crédito Publico y del Ministerio “A” a la empresa CINTE ROSE S.A. según contrato suscrito el 10 de octubre de 1997. Estado actual de los problemas observados en auditorías anteriores En el informe de examen especial realizado por la Contraloría General del Estado, en lo referente a la determinación del saldos de Caja-Bancos al 19 de febrero de 1997, se establece que el saldo de la cuenta corriente 170099-8 del Banco de Fomento no concilia con la cuenta auxiliar de bancos en S/56’650.000, situación que no ha sido corregida por lo que afectaría la razonabilidad del saldo. Del seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones emitidas en los informes de exámenes especiales realizados por la Contraloría General del Estado y la Auditoría Interna se determinó que no se cumplieron las siguientes:



El Director Financiero verificará que previo a la autorización de los pagos, el Jefe de Presupuesto certifique la existencia de la partida presupuestaria correspondiente.



El Director Financiero, verificará que los bienes registrados en Cuentas de Orden, y que son propiedad del Ministerio, se registren y se controlen en las cuentas del activo correspondiente.



El Director Administrativo, nombrará una comisión conformada por personal de su unidad, que no tenga relación con el registro y custodia, para que realice la constatación física de los bienes, actividad de la cual se dejará constancia por escrito con la firma de los que intervienen.



El Director Administrativo verificará que previo al cambio de guardalmacén, se realice la constatación física de los bienes y se levante el acta de entrega recepción y solicitará a la Auditoría Interna realice el examen correspondiente.

12.

Identificación de los componentes importantes a ser examinados en la planificación específica. En la evaluación preliminar se ha determinado la necesidad de que los componentes que se detallan a continuación sean considerados para su análisis detallado de los cuales se efectuará el levantamiento de la información, evaluando sus controles y determinado los riesgos combinados inherente y de control: 

Disponible: Incluye caja chica, bancos, líneas de crédito recibidas, depósitos en cuenta corriente única, fondos rotativos. El movimiento

de sus débitos y créditos es significativo, y se mantiene saldos representativos. 

Exigible: Existe un número significativo de auxiliares que se arrastran de años anteriores y algunos con saldos contrarios a su naturaleza.



Cuentas por Pagar: Los saldos se arrastran de años anteriores y son significativos.



Cuentas de Orden: El tratamiento contable no es adecuado y los saldos son representativos.



Gastos de Personal, Servicios y de Transferencias: El movimiento es significativo y los saldos corresponden al 80% de los egresos.

13.

Matriz de evaluación preliminar de riesgos de auditoría (Anexo adjunto).

14.

Determinación de materialidad Se ha determinado la estimación de materialidad preliminar a base del 6% de los gastos, la que asciende a S/ 803’000.000; y como error tolerable el 75% de la materialidad preliminar, es decir S/ 602’250.000, bajo estas condiciones las cuentas significativas corresponden a Bancos, Inventarios para Consumo Interno, Activos Fijos, Cuentas de Orden, Patrimonio, Gastos e Ingresos por Transferencias. 1 de diciembre de 1999

Elaborado por:

Supervisor

Jefe de Equipo

Revisado por:

Aprobado por:

Subdirector de Auditoría

Director de Auditoría