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• Enrique Castellanos De La Flor

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PLAN DE INVESTIGACIÓN GRUPO NO. 12

Introducción Para la elaboración correcta de nuestra investigación y obtención de evidencia sobre la cual trabajar y así aportar las recomendaciones necesarias para que la Dirección Departamental de Educación de Escuintla alcance de una manera más eficaz en el alcance de sus objetivos anuales, fue necesario realizar una primera visita preliminar al Centro Comercial Plaza Palmeras Local 37 y 37 “A” lugar donde se encuentra la entidad. En el siguiente trabajo se encuentran los motivos por los cuales nosotros los integrantes del Grupo No. 12 efectuamos una visita al lugar, así como los hallazgos encontrados al efectuar los cuestionarios de control interno y en general con los hallazgos encontrados con la simple observación del área en donde se encuentra ubicada la dirección departamental.

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Objetivos Una visita de campo o presencial es de suma importancia, puesto que con ella es posible identificar de manera fehaciente las fortalezas y a la vez las decadencias en cuanto a control interno con las que una entidad cuenta, y en esta visita de a la Dirección Departamental de Educación De Escuintla se tuvo como objetivos principales los siguientes: 

Con la simple observación del lugar determinar bajo qué condiciones físicas se encuentra la entidad, una condición física saludable es aquella donde se cuentan con todos los aspectos psicológicos para que los que trabajan ahí se desenvuelvan de la mejor manera, por eso es importante saber de qué manera se encuentra físicamente la organización.

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Por medio de los cuestionarios de control interno, determinar las posibles decadencias en los procesos utilizados por la Dirección para el buen uso de sus recursos y por ende el alcance de sus objetivos y al determinarlas efectuar una recomendación para la entidad con el fin de ofrecer una mejora a cada una de las deficiencias encontradas.

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Con las entrevistas narrativas, conocer generalidades de la menara en cómo se efectúan los procesos, pero a la vez conocer a la persona quien los trabaja, el tener contacto con las personas encargadas de cada una de las áreas nos permite saber más a detalle la manera en como cada unidad de la entidad es manejada.

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Visita a la Dirección Departamental de Educación de Escuintla Ubicada en el Centro Comercial Plaza Palmeras Local 37 y 37 “A” El 08 de Agosto del presente año todos los integrantes del grupo No 12 de la práctica profesional de auditoría nos reunimos a las 5:00 de la mañana en la Universidad de San Carlos de Guatemala, para partir hacia Escuintla a las 5:30 am y llegar a las 8:00 am a la Dirección Departamental. Puesto que la Dirección se encuentra dentro de un centro comercial al llegar se pudo observar que las condiciones físicas en las que la entidad se encuentra son decadentes, puesto que las instalaciones son muy antiguas y descuidadas, con una muy baja iluminación, espacios reducidos y un factor importante por encontrarse en un departamento caluroso había una ventilación mínima, todos estos son factores indirectos que pueden afectar en el desenvolvimiento de los trabajadores. Los 50 estudiantes de auditoria nos dividimos en grupos para así llegar a cada unidad de la entidad y hacer los cuestionarios de control interno y las preguntas narrativas, debido al espacio reducido cada grupo se tuvo que dividir en 2 para trabajar mejor. En la unidad de compras la Licenciada Karin Arriola es la encargada, misma persona con quienes se tuvo acercamiento y se efectuaron las preguntas de control interno y narrativas. Al conversar con ella se pudo constatar que la Dirección Departamental De Escuintla se encuentra dividida por unidades, la unidad Administrativa tiene

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dentro de ella, compras, almacén y servicios generales, los tres en un espacio muy reducido. Dentro de las preguntas de control interno que se le efectuaron a la Licenciada Arriola están: ¿Se realizan las compras en base a peticiones firmadas por funcionarios autorizados? Como respuesta se obtuvo que las peticiones de compras se realizan con año de anticipación y la unidad cuenta con un sistema llamado adquisiciones en el cual ahí hacen solicitud de lo que se necesita y al momento de mandarla firma el director autorizando y firma la sección financiera donde se da el visto bueno que si hay presupuesto y se manda la solicitud a la dirección departamental. Otra de las preguntas es si la unidad de compras se encuentra separada de otras unidades, con la simple observación y por confirmación de la Licenciada la respuesta fue no por limitante en el espacio de la entidad. Se nos fue informado que el Ministro de Educación realiza cambios en algunos procesos, por ejemplo, ciertas solicitudes de compras se dejan en manos de quienes llevan el presupuesto, puesto que ellos son los que conocen si hay dinero para pagar a los proveedores.

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Recomendaciones El mantener el orden dentro de una oficina de trabajo, permite la conservación y manejo adecuado de documentos importantes de una entidad. Se recomienda trabajar en conjunto con el Ministerio de Educación para obtener recursos necesarios para realizar una remodelación y acomodo de las instalaciones de la Dirección Departamental de Educación de Escuintla puesto que es de suma importancia el manejo correcto de papeles de trabajo y para ello se necesita de condiciones óptimas y herramientas necesarias para hacerlo.

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Universidad De San Carlos De Guatemala Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Auditoria Práctica Profesional

Informe Visita a la Dirección Departamental de Educación de Escuintla

Enrique Amadiel Castellanos De la Flor Carne 201505886