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• CESAR EDUARDO CALDERON RIOS

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1 1Título del trabajo

Indicadores de evaluación:    

Distingue los elementos de soporte de la gestión de calidad. Describe los recursos pertinentes para realizar procedimientos de soporte en la gestión de calidad. Diferencia la competencia, toma de conciencia y comunicación como deberes de la organización en la gestión de calidad. Explica el control de la documentación para la creación y actualización de soporte en la gestión de calidad. 1.- ¿Cuáles son los beneficios que aportaría a la organización, implementar y/o mantener eficientemente los elementos de soporte u apoyo?

Un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) abarca un conjunto de normas y estándares internacionales que promueven el cumplimiento de los requisitos de calidad en una organización. Las cuales se detallan los mas importantes: Genera mayor eficiencia: Las empresas con un Sistema de Gestión de Calidad maximizan la eficiencia y la calidad de sus productos y servicios eliminando pasos innecesarios, desarrollando una gestión del tiempo más eficiente, detectando áreas de mejora, reduciendo los errores, y ahorrando en costos. Motiva a los empleados: Las funciones claras y definidas, los sistemas de capacitación establecidos, y una clara comprensión de cómo sus roles afectan a la calidad y al éxito del negocio, son propios del enfoque de un Sistema de Gestión de Calidad.Los empleados, al conocer en todo momento cómo deben llevar a cabo el trabajo y qué se espera de ellos, podrán perseguir resultados, incrementando su satisfacción. Promueve reconocimiento internacional El objetivo de muchas empresas es exportar, y la acreditación ISO contribuye en gran medida a establecer la credibilidad en el ámbito comercial internacional.

Estimula la coordinación

2 Como cada área de trabajo es consciente de su papel dentro del proceso, la interacción entre los diferentes departamentos se agiliza y simplifica, mejorando la producción final de la organización.Los directivos en tanto, pueden visualizar las mejoras necesarias para su negocio a través de un sistema de documentación y análisis, lo que garantizará la toma de decisiones correctas, y la eliminación de potenciales riesgos.

Ofrece satisfacción al cliente Un Sistema de Gestión de Calidad permite a las empresas definir qué debe ser un producto de calidad y cómo deben satisfacerse las necesidades de los clientes.

Optimiza los productos o servicios Gracias al Sistema de Gestión de Calidad, la Organización no solo conseguirá resultados de mayor calidad, sino que también obtendrá una producción uniforme y estable, al aplicar durante el proceso pautas estandarizadas Incrementa la rentabilidad Si la empresa logra la satisfacción del cliente con el menor costo posible, la consecuencia es que aumentará las ventas y reducirá gastos, repercutiendo directamente en el balance financiero de la Compañía, que siempre resultará con números a favor. Potencia la imagen positiva de la empresa El hecho de contar con un Sistema de Gestión de Calidad favorece a la mejora de la reputación de la marca en el mercado, tanto entre los consumidores actuales, los cuales podrán acceder a productos y servicios de alto valor; como entre los potenciales clientes, a quienes le llegarán las buenas críticas de la empresa y sus productos. En resumen En un entorno donde existe una amplia competencia empresarial y en el que los consumidores tienen a su disposición una inmensa oferta de productos y servicios, los Sistemas de Gestión de Calidad se convierten en una herramienta imprescindible para optimizar los procesos de producción y conseguir la satisfacción y fidelidad de sus clientes.Los beneficios, entonces, se ven reflejados en los resultados positivos a mediano y largo plazo en una empresa. Ahí radica la importancia de implementar un Sistema de Gestión de Calidad, más allá de que constituya un desafío perfeccionar los procesos para cumplirlo.

3 ¿Cuáles son los principales elementos de soporte de la gestión de calidad?

El sistema de gestión de calidad se explica como el conjunto de elementos interrelacionados de una empresa u organización por los cuales se administra de forma planificada la calidad de la misma, en la búsqueda de la satisfacción de sus clientes. Entre los elementos del sistema de gestión de la calidad, los de mayor relevancia son los siguientes: • la estructura de la organización, • sus procesos • sus documentos  • sus recursos. Todos estos elementos, al igual que los componentes del avión que describe Alberto Levy en la frase del comienzo, deben constituir un "todo", de forma tal que a una organización le resultará muy difícil "volar" si antes no logra constituir un sistema con todos estos elementos.  

4 2.- De acuerdo con sus competencias en el trabajo que desempeña actualmente o ha desempeñado ¿qué mejoraría en la gestión comunicacional por parte de la organización de su descriptor de cargo basado en la ISO 9001:2015? La empresa tiene que establecer las comunicaciones internas y externas concernientes al Sistema de Gestión de la Calidad, lo que debe incluir: 

a) Qué comunicar

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b) Cuándo comunicarlo

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c) A qué persona comunicárselo

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d) Cómo realizar la comunicación

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e) Quién es la persona encargada de realizar la comunicación

La norma ISO 9001:2015 quiere incrementar la precisión en aspectos de comunicación externa e interna para que sea mucho más eficiente, se deben establecer canales de comunicación con los que se tenga claro qué, cuándo y con quién vemos realizar la comunicación. Una empresa tiene que establecer de cierta forma lo que quiere comunicar sobre diferentes asuntos del sistema de gestión. Resulta muy importante saber cómo y cuándo realizar la comunicación para así llevar un control y saber reacciones ante situaciones de estrés.

Mejoraría la forma de comunicación, que sea de forma vertical y horizontal ya que trae muchos más beneficios que trabas. A pesar que ya tenemos estos conceptos, le daría más énfasis en este tema, ya que la mayor parte de los problemas que ocurren pasan por alguna y otra falta de información, la cual se llega a la conclusión que alguien no está haciendo su trabajo como corresponde Dentro del ámbito empresarial, se denomina Comunicación Vertical a aquella que fluye ascendente o descendentemente dentro de una estructura organizacional que se da entre los jefes mánager y los subordinados. Esta comunicación permite regular y controlar la conducta de los empleados en aspectos tales como: 

Instrucciones y planificación de las tareas.

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Información relativa a procedimientos, prácticas, políticas.

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Valoración del rendimiento de los empleados, etc.

Los canales de comunicación empleados para la misma son:

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Teléfono

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Reuniones

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Correo electrónico

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Manuales, guías, etc.

Los medios más eficaces para transmitir información son las reuniones y el teléfono. Permiten condensar gran cantidad de información en un breve espacio de tiempo. La comunicación escrita (correos) son apropiados sólo cuando la tarea requiere una gran cantidad de información detallada y compleja. Es un tipo de lenguaje más preciso que los anteriores y a la vez más objetivo ya que no está sujeta a tantas distorsiones como la palabra hablada. La comunicación escrita es útil también cuando necesita crearse un registro de la información tratada.

Ventajas de la comunicación horizontal 

Informal y de buenas relaciones: al tratarse de un sistema de comunicación al mismo nivel, se facilita el intercambio de ideas, conocimientos y pensamientos entre los diferentes departamentos. Al ser compañeros con el mismo nivel de jerarquía dentro de la organización, las relación que se mantiene durante la comunicación es informal y casi siempre cordial.

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Coordinación de actividades: Para conseguir los mejores resultados en una organización, se deben desarrollar sistemas de comunicación inter departamental que permitan coordinar actividades, y el mejor tipo de comunicación para facilitar esta comunicación es la comunicación horizontal.

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Comunicación departamental: Derivado de la anterior, la comunicación horizontal es también el principal tipo de comunicación para conseguir una buena comunicación dentro de un departamento.

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Fin de los malentendidos: Hay menos posibilidades de malentendidos en la comunicación horizontal entre empleados. Por lo tanto es útil para gestionar la mejora de la comprensión mutua y la buena toma de decisiones.

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Mitiga la burocracia: La comunicación horizontal evita que la burocracia aumente lo que ayuda a crear buenas relaciones.

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Dinamiza el trabajo: Si se establece comunicación horizontal en una organización, se incrementará el dinamismo entre los trabajadores.

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Actividades de grupo:  con este sistema de comunicación los departamentos se conocen bien entre sí y pueden intercambiar ideas y crear grupos de trabajo y dirección que mejoran la productividad.

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Comunicación rápida y solución de problemas: la comunicación horizontal permite la transmisión rápida de mensajes y la resolución de problemas complejos dentro de una organización.

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Vinculación con diferentes áreas de conocimiento: El intercambio de información entre empleados de un mismo nivel permite descubrir fácilmente diferentes áreas de conocimiento.

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Se evita la distorsión de mensajes: la comunicación horizontal llevada a cabo entre empleados del mismo nivel consigue que la información llegue directamente de un empleado o un directivo a otro, el cual actúa como protector de la deformación de los mensajes. 

Desventajas o limitaciones de la comunicación horizontal algunas desventajas: 

Sobrecarga de información: dado que en la comunicación horizontal la información se filtra menos, muchas veces se tiene una gran cantidad de datos que deben ser ordenados y esto puede conducir a una sobrecarga.

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Pérdida de tiempo: Derivado de la desventaja anterior, la necesidad de clasificación excesiva de datos puede provocar que se consuma demasiado tiempo útil y valioso.

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Problema posicional: Si tenemos un problema posicional en alguno de los departamentos, por tener personal que debería no estar allí, la comunicación horizontal podría provocar un fallo que puede llevar a que no se pueda cumplir un objetivo de la organización.

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Falta de entendimiento: Si existe falta de entendimiento entre los empleados, esta comunicación puede no tener éxito.

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Problema de procedimiento: A veces la comunicación horizontal se ve interrumpida por un problema de procedimiento.

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Sobre-especialización: Puede haber un problema de especialización cuando las organizaciones no tienen uniformidad dentro de los departamentos, causando dificultades en la comunicación. Por ejemplo con los procedimientos o el vocabulario utilizados por los diferentes departamentos. Cuando esto ocurre, las organizaciones tienen dificultades para funcionar correctamente sin problemas.

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Falta de motivación: La comunicación horizontal a menudo falla simplemente porque los miembros de la organización no están dispuestos a hacer el esfuerzo adicional que se requiere. Puede requerir contactar con personas en otras unidades de la

7 empresa y los canales y reglas de interacción pueden no estar del todo claros. A veces no conocemos a estas personas y la obligación de comunicarnos con ellos nos puede hacer sentir incómodos o llevarnos demasiado tiempo. 

Rivalidad: la rivalidad dentro de las organizaciones con comunicación horizontal se produce, por ejemplo, cuando diferentes niveles de una organización no cooperan entre sí.

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Hacer caso omiso de la comunicación vertical: En la comunicación horizontal, empleados del mismo nivel se ponen en contacto o intercambian información entre sí. Pero en la mayoría de los casos no informan a sus superiores en jerarquía, rompiendo o ignorando la comunicación vertical, la cual también es necesaria.

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Baja productividad: La comunicación horizontal a menudo falla simplemente porque los miembros de la organización no están dispuestos a hacer el esfuerzo adicional que requiere y desperdician tiempo útil y valioso de sus superiores, lo cual nos lleva a una baja productividad. 

3.- ¿Por qué es importante para una organización implementar un sistema de gestión documental?

Una buena gestión de documentos tiene muchos beneficios que maximizan la productividad y ahorro de tiempo-costo de una organización. A continuación, te mostramos 5 razones por la que tu organización necesita una excelente gestión documental: Aumenta la colaboración y comunicación Tener un sistema de gestión documental en tu organización promueve de manera más rápida y fácil la colaboración entre los empleados, especialmente a través de localizaciones geográficas. Al tener la posibilidad de acceder rápidamente a ciertos documentos y compartirlos a través de un espacio de trabajo en línea, tales como una intranet, permite a los usuarios trabajar juntos en un mismo proyecto y sin ningún problema. A través de otras características de colaboración incluidos en el software de intranet, estos documentos pueden guardarse y compartirse entre los empleados de toda la organización.

8 Control fiable de las versiones de un documento Para las grandes organizaciones, mantener actualizados los documentos e información a menudo resulta ser una lucha constante. Muchos de nuestros clientes tienen este problema antes de aplicar un sistema de gestión documenta. Al tener el software de gestión de documentos, es más fácil hacer un seguimiento de los documentos y mantenerlos actualizados. Los usuarios simplemente subir un documento y luego administrar las actualizaciones y versiones a través de su intranet o nube (cloud). Por ejemplo, dentro de nuestro servicio de gestión documentaria, podrás encontrar la gestión de contratos. Este tipo de gestión te ayudará a crear, revisar, clasificar, automatizar e indexar tus contratos e información relacionada. Incrementa el ahorro de tiempo-costo ¿Alguna vez has escuchado el dicho, “el tiempo es dinero”? Si volvemos a nuestro escenario anterior, podemos ver que esa persona se demoró mucho tiempo para encontrar un documento específico y retrasó mucho a su jefe. Esto puede llegar a costarle a la empresa muchas horas (si juntamos todos los casos que pueden pasar en un día). Además, los administradores no llegan a encontrar los documentos importantes, no podrán tomar decisiones correctas. Al tener todos estos documentos organizados y presentados en la intranet o nube (cloud) de tu organización, harás que sea mucho más fácil y rápido localizar la información correcta. Con unos pocos clics del ratón, puedes encontrar el documento que necesitas en cuestión de segundos. Inclusive, puedes incluir enlaces rápidos a los documentos que más uses o importantes para que la búsqueda sea aún más rápida. Facilita la accesibilidad Con más y más personas trabajando desde casa o viajando por asuntos laborales, es fundamental tener acceso a los documentos o políticas específicas cuando uno no está en la oficina. Mientras que algunos pueden argumentar que esto se hace fácilmente con documentos en papel, todavía hay una posibilidad de que a la mitad de tu vuelo te des cuenta que olvidaste algo en la oficina. Tener los documentos de la empresa disponibles y accesibles en línea desde cualquier lugar es más eficiente y puede ahorrarte mucho tiempo y estrés. Aumenta la productividad Subir, editar, seguir e intercambiar documentos te toma la mitad del tiempo si utilizas un sistema de gestión documental. Gracias a esto, permites a los empleados ser más productivos y en última instancia más eficientes. El tiempo de búsqueda de documentos a través de varios portafolios puede usarse ahora para realizar otras labores más importantes.

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