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• Ivan Jhonatam Mendoza Calcina

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FECHA CIERTA Un documento privado adquiere lecha cierta y produce eficacia jurídica como tal en el proceso desde: 1. muerte del otorgante; 2. La presentación del documento ante funcionario público; 3. La presentación del documento ante notario público, para que certifiqué la fecha o legalice las firmas; 4. 4, La difusión a través de un medio público de fecha determinada o determinable; Y, 5. Otros casos análogos. Excepcionalmente, el juez puede considerar como fecha cierta la que haya sido determinada por medios técnicos que le produzcan convicción. 1. Documento privado es el que otorgan las partes sin necesidad de autorización de un funcionario público. A este tipo de documento se le denomina "autógrafo" porque es obra de las partes en su privada relación y no como acontece con el documento público, denominado "heterótrofo" porque recoge la actividad de un funcionario público. La parte que presenta un documento privado tiene la carga de probar su autenticidad porque asume la hipótesis de su desconocimiento por la parte a quien se los opone. No se atribuye ninguna presunción de autenticidad, ni en cuanto a Su apariencia extrema, ni en cuanto a la veracidad de su contenido. En cambio, un documento privado al quedar judicialmente reconocido tiene el mismo valor que un instrumento público, para quien o quienes lo suscribieron y también para sus sucesores. 2. Los documentos privados extienden su valor probatorio a terceros a partir del momento que adquieren fecha cierta, pues con anterioridad no son oponibles a ellos. Lo que se extiende a terceros es la existencia de la fecha cierta, pero no su contenido y efectos. Para que el documento privado tenga fuerza probatoria es necesario contar con fecha cierta. El artículo 245 del CPC regula diversos supuestos sobre la fecha cierta en el documento Privado. El supuesto del inciso 1 nos lleva a asumir que el documento privado produce eficacia jurídica, en lo relacionado con la fecha cierta desde la muerte del otorgante, pues con ella cesa la capacidad civil. El inciso 2 exige la presentación del documento ante funcionario público, por citar, los escritos que presentan las partes al proceso son documentos privados, pero al ser presentados y recepcionados por el juzgado, adquieren fecha cierta, la cual la da el cargo de recepción, que consiste en la constancia de la oficina del día de su presentación. Este escrito debe sellarse, y entregarse al interesado la copia que queda en su poder, como prueba de su presentación y de la fecha cierta. En el caso del inciso 3 contempla la presentación del documento ante notario público, para que certifique la fecha o legalice las firmas. La legalización no afecta la esencia del documento o acto que consta en este, sino que confiere calidad incontestable a la firma de quien lo suscribe, o sea, autentica la firma. La legalización es la declaración escrita, mediante la cual el notarío certifica la autenticidad de la firma aplicada al pie de un documento y, en casos

especiales, la calidad personal del firmante, su identidad y otros datos, para que el documento haga fe plena donde se presente. Bajo ese contexto, véase la denuncia penal Nc 2112004-Limaetn, "(...) que al amparo de la pericia grafo técnica Nc 3067/04, colige que la funcionaria del baríco X, a efectos de hacer valer el documento denominado transacción extrajudicial" ante el órgano jurisdiccional, presuntamente falsificó la firma de la agraviada, contando para ello con la complicidad del notario público, toda vez que ante dicho notario se legalizaron las firmas de la agraviada. Por su parte, el notario aduce que para la legalización de firmas no es necesaria la presencia de la recurrente (fe de conocimiento), menos tratándose de documentos que provienen de una entidad bancaria firmados por sus representantes legales, por cuanto existe vínculo contractual entre la entidad y el notario; y que no tiene por qué dudar de la fiabilidad del firmante. La funcionaria refiere que no concurrió a la notaría pública, por el acuerdo que existe entre la notaría con el banco; inclusive cuando se trata de instrumentos públicos protocolares, como las escrituras públicas, la firma suelen tomarla en la oficina del banco. Frente a los hechos descritos, el fiscal sostiene que el notario está en la obligación de dar fe de conocimiento e identidad en forma personal y no a través de terceros, como presuntamente ha sido en el presente caso, por lo que debió de modo certero, contar con la presencia de las personas que firmaron dicho documento en su despacho. Notarial o ante su presencia y así mismo dar fe de su identidad, omitiendo por ello un acto funcional que acarrea responsabilidad penal conforme al artículo 145 de la Ley del Notariado vigente, en razón de las características del documento a legalizar, hechos que deberán ser materia de exhaustiva investigación judicial". 3. Los documentos privados de fecha cierta, adquieren una real dimensión cuando son contrastados en los procesos de tercería excluyente de propiedad. Esta pretensión opera cuando se vulnera uno de los atributos de la propiedad, como consecuencia de la medida cautelar dictada sobre un bien de propiedad de un tercero ajeno a la relación procesal. Para la admisión a trámite de la tercería es fundamental que el demandante pruebe su derecho con documento público o privado de fecha cierta, señala el artículo 535 del CPC. Véase el caso de la compraventa de un bien inmueble materializada mediante minuta de compraventa con anterioridad al embargo. Dicha minuta, al reunir el supuesto del inciso 3 del artículo 245 del CPC, es un documento de fecha ciertia, anterior a la medida de embargo, y por tal, prevalece aunque la inscripción en Registros Públicos se haya efectuado con posterioridad a la inscripción del embargo. En tal sentido léase el siguiente caso{2s}: "la propiedad del precitado bien se ha acreditado con el anticipo de legí- ' tima del21 de setiembre de 1994 elevado a escritura pública el 3 de octubre del referido año y que fue inscrito en el Registro de la Propiedad inmueble de Lima el 2 de febrero de 1996, sin embargo la medida cautelar fue inscrita el 't2 de diciembre de 1995 (...) que en consecuencia debe dirimirse la controversia frente a dos derechos de distinta naturaleza, uno de índole personal (crediticio)

y el otro un derecho real (de propiedad), dentro de ese orden de ideas prevalece el derecho de propiedad materializado en el anticipo de legítima por ser de fecha cierta y anterior a la medida de embargo, aunque su inscripción se haya efectuado con posterioridad a la inscripción de la medida cautela¡". 4. Especial comentario merece la facultad notarial de los jueces de paz, para lo cual resulta interesante apreciar la Casación Ne 1382-Huaura, mediante la cual la Sala Suprema desestima una tercería excluyente de propiedad, señalando que el contrato de compraventa presentado por el recurrente no tiene fecha cierta, no obstante que las firmas de dos intervinientes fueron legalizadas por un juez de paz. La Sala Suprema considera que un juez de paz no se encuentra facultado para ejercer funciones notariales, de modo que está imposibilitado de legalizar las firmas de quienes suscribieron un contrato. Frente a dicha aseveración, hay que recordar que el artículo 68 de la LOPJ señala que los jueces de paz sí tienen las mismas funciones notariales que los jueces de paz letrados, pero dentro del ámbito de su competencia. Podemos además agregar que los juzgados de paz, cuya sede se encuentre a más de 10 kilómetros de distancia del lugar de residencia de un notario público, o donde por vacancia no lo hubiera, o en ausencia del notario por más de 15 días continuos, tienen además respecto de las personas bienes y asuntos de su competencia, funciones notariales descritas en el artículo 58 de la LOPJ. Diremos entonces que' mientras no concurran los supuestos señalados la facultad notarial del juez de paz no se activará. El ejercicio de ella está suspendida a la realización de la condición: el territorio y la ausencia. Se debe esperar su verificación para que la actividad notarial produzca sus efectos. Para nuestro ordenamiento jurídico, en un mismo espacio no subsisten dos alterativas para el ejercicio de la actividad notarial. Una excluye a la otra. No pueden concurrir ambas a la vez, sino que la facultad notarial del juez está condicionada en su ejercicio al presupuesto del territorio y la ausencia de notario en dicho espacio; sin embargo, la condición suspensiva para la eficacia de la actividad notarial presenta un vacío cuando la ausencia del notario no supere los 15 días continuos, a que se refiere el artículo 58 de la LOPJ. Otro aspecto a destacar en el juez de paz es que este ejerce una función jurisdiccional dentro de los límites de su competencia. Si un juez ejerce dicha función sin haber sido nombrado en la forma prevista por ley, nos encontramos ante un juez sin jurisdicción y, por tanto, sus actos son ineficaces; situación diferente a la actividad realizada por un juez incompetente. Este tiene jurisdicción, pero no competencia para intervenir en determinadas materias. La actividad jurisdiccional frente a jueces incompetentes no siempre es fatal, pues hay situaciones como las que regula el inciso 2 del artículo 1996 del CC, que producen la interrupción de la prescripción con la citación con la demanda, aun cuando se haya acudido a un juez o autoridad incompetente. Bajo dicha premisa diremos que todo juez de paz tiene jurisdicción administrativa para la actividad notarial, pero que el ejercicio de este se encuentra suspendido por factores de territorio y ausencia. En tanto dichos presupuestos no operen, su competencia estará suspendida.

Para evitar ese peligro, tanto el Código Tributario como la Ley de Cobranza Coactiva exigen que el derecho del tercerista de propiedad se sustente en un documento público (por ejemplo una escritura pública extendida por Notario), o en todo caso en un documento privado de fecha cierta (a un simple contrato privado, por ejemplo, le daría fecha cierta la constancia de legalización de las firmas por un Notario). La cuestión es: ¿hasta dónde puede extenderse el concepto de la fecha cierta? Tomemos como ejemplo el caso al que se refiere la RTF 00048-7-2012, en el cual un tercerista se presenta a reclamar que el inmueble embargado es suyo y presenta, entre otros documentos, un contrato privado sin firmas legalizadas, pero también las declaraciones y pagos del Impuesto Predial desde años anteriores al embargo. En la primera instancia la administración tributaria le denegó la tercería, señalando que ese documento privado simple no cumplía el requisito legal de tener fecha cierta, pero no dijo nada acerca de las declaraciones del impuesto predial y de cómo habían sido emitidas si el tercerista no era propietario. En la segunda instancia, el Tribunal Fiscal anula esa decisión y ordena a la administración volver a merituar todo ello, porque era necesario verificar si el tercerista, a fin de declarar y pagar su impuesto predial, había o no presentado ese contrato simple al municipio respectivo para inscribirse como contribuyente del impuesto.

Y es que, desde la emisión de la RTF 07353-2-2002, este tribunal tiene el criterio, bastante acertado, de que si el documento privado simple es presentado ante un funcionario público, entonces adquiere la calidad de fecha cierta, precisamente porque su existencia anterior al embargo ya no puede acreditarse con la mera afirmación de las partes que firmaron ese documento, sino que además, ese documento habría sido de conocimiento del Estado a través de su incorporación a un procedimiento. En el caso que comentamos, eso significa que si el tercerista presentó su contrato privado para efectos de inscribirse como contribuyente del impuesto predial por ese inmueble, entonces ese contrato sí tiene fecha cierta. El criterio es útil, incluso si el procedimiento en el cual el contrato se presentó no guarda relación directa con el tema de la propiedad de los bienes. Pensemos en una empresa que adquirió la propiedad de equipos y maquinaria de una planta industrial mediante un contrato privado simple, que luego por diversas causas son embargados al antiguo propietario o a otra persona. Si por ejemplo, ese contrato fue presentado como parte del expediente de la empresa ante SENASA para certificar su planta para realizar agroexportaciones, ese contrato se habrá convertido en uno de fecha cierta, pudiendo con ello sustentar su tercería de propiedad y recuperar sus bienes. Así que en estos casos, el tener acceso a esos procedimientos administrativos en los cuales podamos encontrar apoyo a nuestros documentos simples, es esencial. Buena memoria y un archivo ordenado, entonces, se vuelven importantes, además del cuidado necesario para la custodia de los bienes de la empresa. Actualmente dentro de nuestro marco jurídico, específicamente en el Derecho Privado, existen una serie de actos jurídicos que para su validez, es necesario que los particulares los inscriban ante el Registro Público de la Propiedad y del Comercio, o bien deban de ser reconocidos por

un fedatario público mediante el instrumento correspondiente, e incluso que se lleven a cabo ambas actividades, tales como las compraventas de inmuebles, o los contratos de arrendamiento, por citar los más populares. Lo cierto es que no todos los actos deben tener aparejada tal cualidad, sin embargo cada día existe la imperante necesidad por parte de las autoridades fiscales, autoridades de derecho público, de demostrar la real celebración de un determinado acto, por ejemplo la compraventa de mercancías o bien la prestación de un servicio. Desafortunadamente para muchos contribuyentes, las autoridades hacendarias en innumerables revisiones y al parecer por su “normatividad interna”, tienen la prerrogativa de considerar como no realizadas las operaciones que no obren en documentos que ostenten “fecha cierta”, tales como contratos de compraventa, prestamos, mutuos, comodatos, actas de asamblea, recibos, etc. Esta situación ocasiona en la mayoría de los casos, que las autoridades hacendarias determinen créditos fiscales a cargo de los contribuyentes; como resultado de lo anterior, muchos particulares acuden, si es que sus posibilidades económicas se las permiten, a interponer los medios de defensa correspondientes, lo anterior a efecto de esgrimir las razones por las cuales la autoridad administrativa rechaza las deducciones derivadas de la celebración de tales actos; pues resulta evidente, que en la parte fiscal dichas operaciones si se encuentran amparadas a través de un comprobante fiscal, cuentan con el requisito de haber sido pagadas a través del medio bancario exigido por la ley, y que además se evidencian dentro de un contrato, entre otros requisitos más (Archivo XML, registro contable, ser estrictamente indispensables, tener el IVA trasladado en forma expresa y por separado, retención y entero de los impuestos, etc.) y que por carecer del atributo de la fecha cierta, son base para la determinación de un crédito fiscal. La inexistencia de contratos dentro de la celebración de operaciones, es una deficiencia formal muy común en las prácticas comerciales, puesto que en muchas ocasiones, simplemente las partes (proveedor y cliente) celebran la operación sin siquiera tener un contrato, o ¿Acaso usted celebra con las áreas de ventas de las tiendas de conveniencia o de los supermercados un contrato de suministro o de compraventa por las adquisiciones que realiza por sus víveres?, evidentemente no, y lo mismo ocurre en la gran mayoría de los casos, y en muchas ocasiones a petición de la autoridad, los contribuyentes elaboran tales documentos a efecto de satisfacer los requerimientos de un oficio, y es en este momento en que la autoridad fiscal observa las deducciones realizadas que provienen de un contrato elaborado ex profeso y que carece de fecha cierta. La fecha cierta, no es otra cosa que la cualidad del acto jurídico de haber sido celebrado en un momento determinado del tiempo, y que deviene de una autoridad o bien de un fedatario público, con lo cual el acto puede hacerse valer frente a terceros; por ejemplo, un contrato puede adquirir fecha cierta a partir de la ratificación de su contenido y firma por parte de un notario público. Ciertamente, valga la redundancia, la fecha cierta es un atributo que le permite a las autoridades fiscales, tener la certeza de que un acto, “realmente” fue celebrado por el sujeto a revisión, y por ende “presumir” que si se realizó. Pero ¿Qué pasa con los préstamos documentados mediante títulos de crédito?, por ejemplo un pagaré; en realidad el pagaré debería de operar por sí mismo, sin necesidad de su ratificación o reconocimiento de alguna autoridad, pues recordemos que entre sus características se encuentra la autonomía, razón por la cual no depende de un contrato para valerse por sí mismo, y que mercantilmente se considera como un documento fundatorio de la acción, y que además trae aparejada ejecución, entonces ¿por qué dotarlo de fecha cierta? Si bien es cierto, como lo señalábamos al inicio de este breve comentario, los particulares no se encuentran obligados a dotar a todos los actos jurídicos que celebren de la característica de

fecha cierta, la realidad es evidentemente otra, puesto que en el caso de que usted sea sujeto del ejercicio de facultades de comprobación, lo ideal es que si bien no todas sus operaciones cuenten con dicho atributo, considere que las operaciones más importantes si deban de ostentar dicha forma, pues evidentemente podrían, aclaro dado que no es un regla, ser observadas por las autoridades fiscales, y dar origen a un crédito fiscal por considerarse un acto ex profeso.

Qué significa "fecha cierta"? Se comprende que el tiempo en que los actos jurídicos se verifican, es una circunstancia capital por las consecuencias que puede promover en la esfera jurídica la concurrencia o conflicto de derechos. De ahí la necesidad de la fecha cierta, que es la constancia auténtica del momento en que un acto jurídico se verificó. Mientras los actos jurídicos públicos tienen fecha cierta, que es la que se consigna en ellos por persona que guarda la fe pública, los instrumentos privados carecen de tal particularidad, es decir, no tienen autenticidad, no hacen fe contra terceros en cuanto al verdadero momento en que fueron otorgados. A causa de que las partes intervinientes en un acto privado podrían fechar falsamente los documentos (cartas-órdenes, recibos, contratos, etc.), con propósitos de disimular la verdad de las situaciones o relaciones jurídicas, acarreando perjuicios a los terceros, la fecha cierta es requisito importantísimo. Para que los instrumentos carentes de fecha cierta la adquieran, deben ser presentados en juicio o archivados en una oficina pública, o reconocidos ante un oficial público, o insertos en algún protocolo notarial. La fecha cierta, en tales casos, es la de la presentación, inserción o reconocimiento. También adquiere fecha cierta un documento a contar desde el día del fallecimiento de la persona que lo otorgó.