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• Pedro Quiroz

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ESCUELA NACIONAL DE ARCHIVÍSTICA “Año de la lucha contra la corrupción y la impunidad”

ASIGNATURA :

LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA

TEMA

ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA

:

INTEGRANTES:

- APAZA ACUÑA María -

DOCENTE

:

ARIAS ROJAS Ketty LUJAN VÁSQUEZ Ridder QUIROZ MOLOCHE Pedro SANTOS RIVERA Aracely TRUJILLO PARRA Ángel VIDAL ORIÓN Diana

JOHAN TUTAYA Lizarzaburu

2019 1

DEDICATORIA Un sueño no se convierte en realidad a través de la magia sino a través del sudor, determinación y trabajo duro.

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ÍNDICE …….………………………. Pág. 4

RESUMEN EJECUTIVO:

…….…………….…………......... Pág. 5

INTRODUCCIÓN:

OBJETIVOS:

………………………….……..……….…. Pág. 6

ANALISIS COMPARATIVO LEGISLATIVO ENTRE COSTA RICA Y PERU (MARCO JURIDICO) .……. Pág. 7

CIRCULARES Y LINEAMIENTO

LEYES Y REGLAMENTOS:

……………………...…Pág. 8 - 12

……………………….…... Pág. 13 - 16

DECRETOS, DIRECTRICES Y NORMAS TECNICAS: .… Pág. 17 - 21

RESOLUCIONES Y MANUALES:

CONCLUSIONES:

………...…….…... Pág. 22 - 27

………………………….…….…. Pág. 28 - 30

RECOMENDACIONES: FUENTES Y BIBLIOGRAFIA:

………………………….….. Pág. 31 …………….…….….. Pág. 32 - 33 3

RESUMEN EJECUTIVO El Archivo General de la Nación (AGN) es una institución adscrita al Ministerio de Cultura. En él se resguardan y conservan los testimonios documentales – archivísticos de los acontecimientos de mayor relevancia que han protagonizado los peruanos desde el siglo XVI. El AGN norma, administra y diseña la política nacional referente a la defensa y conservación del Patrimonio Documental de la Nación y a su uso racional, responsable y transparente. Para ello, establece normas, disposiciones técnicas y coordina las acciones necesarias para el funcionamiento de los archivos, a través de los cuales se pone al servicio de la comunidad nacional e internacional una muy valiosa información, fomentando la investigación científica. El Archivo Nacional de Costa Rica es una institución desconcentrada del Ministerio de Cultura y Juventud, que reúne, organiza, facilita y divulga el Patrimonio Documental de la Nación, a todos los habitantes de su país, para acrecentar la identidad nacional; además de promover el desarrollo archivístico de las instituciones para una administración más transparente y eficiente, y coadyuva en el control del ejercicio notarial. El Archivo Nacional de Costa Rica, ejerce plenamente su rol de rector del Sistema Nacional de Archivos y ofrece a sus habitantes, nuevos y mejores servicios, acrecentando su patrimonio con nuevos fondos y colecciones, mediante el rescate, la organización, la conservación, la facilitación y la divulgación. Estos retos los asume, mediante el mejoramiento de su infraestructura física y tecnológica, un marco legal mejorado y adaptado a las necesidades actuales y un recurso humano altamente calificado, comprometido con la eficiencia, transparencia y orientada al cliente. Ambas instituciones de archivos de cada país presentan mayores puntos de similitud en su normatividad archivística que de diferencia pues ambos tienen muy en claro el rol que cumplen y la misión que tienen dentro de su realidad nacional y su contribución al desarrollo sostenido de su país.

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INTRODUCCION Los archivos son vitales y más que necesarios para las personas, las organizaciones y la sociedad en general porque sin ellos no tendrían ni pasado ni futuro. Vivirían al día sin tener conocimiento alguno sobre sus actuaciones o la de los demás. Todo el mundo quiere conocer su historia y reclama estar informado y documentado, pero no todo el mundo presta el interés que se merecen los archivos para conseguir este conocimiento. Y es que los archivos son necesarios en la sociedad porque promueven el conocimiento, custodian y preservan nuestra memoria, difunden nuestro patrimonio histórico, dan acceso a los ciudadanos, son garantía de Protección de datos y Propiedad Intelectual, impulsan la investigación histórica y científica, apoyan la gestión documental de las organizaciones, apoya a la transparencia y a la rendición de cuentas, además dan agilidad en la localización de la información…¿Se puede pedir algo más? Sí, pero no a los archivos, sino a los gobiernos… y es que le tengan mayor consideración al patrimonio documental, además de apoyar a los archiveros de todo el mundo que trabajan incansablemente para proteger y preservar los archivos para que sean accesibles a las generaciones venideras. Es por ello, que las naciones han visto la necesidad de tener un Sistema Nacional de Archivos que proponga y ejecute la política de conservación, restauración, registro, difusión y servicio del Patrimonio Documental de la Nación. Emita normas sobre la producción, racionalización y administración de documentos de los archivos públicos a nivel nacional para facilitar la toma de decisiones en la función gubernamental, además de proponer y apoyar la formación profesional y la capacitación especializada en archivística. En el Perú, este Sistema Nacional de Archivos tiene la finalidad de integrar de manera estructural y funcional los archivos de las entidades públicas existentes en el ámbito nacional mediante la aplicación de principios, normas, técnicas y métodos de archivo, garantizando con ello la defensa, conservación, organización y servicio del Patrimonio Documental de la Nación. Este Sistema Nacional de Archivos está integrado por el Archivo General de la Nación (AGN) como máxima autoridad del Sistema Nacional de Archivos, los Archivos Regionales como Organismos Descentralizados de los Gobiernos Regionales, dependientes técnica y normativamente del AGN que conducen las actividades del SNA en su jurisdicción, y los Archivos Públicos que son los archivos pertenecientes a la administración estatal (poderes del Estado, entes autónomos, instituciones públicas descentralizadas, empresas estatales de derecho público y privado, empresas mixtas con la participación accionaria del Estado, gobiernos regionales, locales y las notarías), dependiendo técnica y normativamente del AGN. Así como el Perú, todos los países tienen como meta la salvaguarda de su patrimonio documental he implementan cada uno sus respectivas políticas de gestión documental a través de un Sistema Nacional de Archivos que vaya de acorde a la realidad de sus naciones. Es por ello que este trabajo busca adentrarse en la realidad archivística de la República de Costa Rica y dar un vistazo general sobre la manera como este país desarrolla la normatividad que regula los archivos de sus instituciones y poder de esta manera encontrar puntos en común o diferencias tal vez si realizamos una comparativa entre la realidad archivística desarrollada entre los dos países.

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OBJETIVOS El presente trabajo se ha planteado los siguientes objetivos:  Conocer de una manera general, a través de su normatividad vigente, la realidad archivística de la Republica hermana de Costa Rica.  A través de este conocimiento, poder hacer una comparación genérica de su normatividad con la que rige actualmente nuestro país.  Este comparativo nos permitirá valorar de manera justa toda la normatividad vigente que rige y regula nuestra realidad archivística nacional.  Encontrar entre los puntos de diferencia aquellos aspectos que en nuestra realidad no contemos y que puedan enriquecer nuestra normatividad actual.  Finalmente, tener una visión más clara (mediante este comparativo) sobre cómo está el Perú en lo que respecta a su normatividad archivística en relación a otras realidades de Latinoamérica.

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ANALISIS COMPARATIVO LEGISLATIVO ENTRE COSTA RICA Y PERU (MARCO JURIDICO)

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CIRCULARES Y LINEAMIENTOS CIRCULARES: Son disposiciones emitidas por un superior jerárquico dentro de la esfera administrativa, estos documentos no contienen normas de carácter obligatorio sino que contienen instrucciones dirigidas a los funcionarios públicos de menos jerarquía para que organicen su funcionamiento interno, su interacción con los ciudadanos o para aclarar y explicarlas normas ya existentes y que son aplicables al desempeño de sus funciones. Las circulares pueden ser emitidas por cualquier autoridad administrativa con jerarquía suficiente para hacerlo como pueden ser los secretarios de Estado, los subsecretarios o jefes de departamento. También se distinguen en que las circulares no contienen normas de carácter obligatorio si no que se limitan a instruir sobre normas vigentes, se presenten por triplicado, como vemos aunque las circulares no son fuente directa de creación de derecho tributario, sus disposiciones si tendrá influencia en la aplicación de las normas.

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CIRCULARES COSTA RICA

CIRCULARES PERÚ

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Circular No. 01-2019. Presentación del Informe Anual de Desarrollo Archivístico.

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Circular Número 214 63, que dispone que todas las comunicaciones que sean dirigidas a las Secretarías de Hacienda y Crédito Relación del derecho fiscal con otras ciencias

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Circular No. 01-2018. Convocatoria Asamblea General de Archivistas.

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Circular 001-2000 del AGN. Calendario para la presentación de las TRD.

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Circular No. 02-2018. Presentación del Informe Anual de Desarrollo Archivístico.

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Circular externa 002-20002 regula el procedimiento para la elaboración, evaluación y aprobación de las TRD.

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Circular No. 03-2018. Premios Archivísticos "Luz Alba Chacón de Umaña" y "José Luis Coto Conde".

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Circular Nº Organización laborales.

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Circular No. 04-2018. Actividades en la Semana del Archivista Nacional y Día Internacional de los Archivos.

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Circular Externa º 005 de 2012 del AGN señala que la gestión documental en el marco de la iniciativa cero papel debe contemplar su cumplimiento.

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Circular No. 05-2018. 10 Seminario Internacional de Archivos de Tradición Ibérica (SIATI).

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Antecedentes Históricos Derecho Fiscal

004 de 2003 de las historias

del

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LINEAMIENTOS: Es una tendencia, una dirección o un rasgo característico de una idea, también puede ser un conjunto de órdenes o directivas de un líder

que realiza a sus seguidores

o

subordinados, así mismo es una explicación o una declaración de principios. Ej. Cuándo un grupo político presenta sus lineamientos, está dando a conocer sus posturas sobre ciertos temas. Como también si un mandatario puede pedir la renuncia a un ministro que actúa en forma contraria a su lineamiento.

LINEAMIENTOS DE COSTA LINEAMIENTOS DEL PERU RICA 



Lineamientos para el Ministerio de Cultura y Juventud y sus órganos desconcentrados, para el trabajo conjunto con fundaciones y asociaciones, Directriz N°004 del 16 de diciembre de 2008.

Lineamientos para el Ministerio de Cultura y Juventud y sus órganos desconcentrados, para el trabajo conjunto con fundaciones y asociaciones, Directriz N°004 del 16 de diciembre de 2008.



Lineamientos para la foliación de documentos archivísticos de las entidades públicas, Resolución Jefatural N° 026-2019-AGN/J

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Lineamientos para la elaboración de documentos de gestión archivística para las entidades del sector público Resolución Jefatural N° 025-2019-AGN/J

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Lineamientos para la gestión documental La Presidencia del Consejo de Ministros a través de la Secretaría de Gobierno Digital (SEGDI), emitirá las directivas o lineamientos necesarios para la efectiva implementación y mantenimiento del Modelo de Gestión Documental.

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Lineamientos para el servicio de Presentación de Índices de Instrumentos Públicos vía Internet, emitidos por la Junta Administrativa del Archivo Nacional, La Gaceta N° 83 del 4 de mayo de 2017.

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Lineamientos documentados El MGD contempla cuatro (04) procesos que se desarrollan de manera sistemática: Recepción, Emisión, Archivo y Despacho.

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Lineamientos para la foliación de documentos archivísticos de las entidades públicas directiva n° 006-2019-AGN/DDPAÇ

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Lineamientos para la elaboración de documentos de gestión archivística para las entidades del sector público directiva n° 005-2019-AGN/DDPA

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LEYES Y REGLAMENTOS

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COSTA RICA

PERU

LEYES

LEYES

Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 7202 de 24 de octubre de 1990. Ley Reguladora del Sistema Nacional de Contralorías de Servicios N° 9158 de 8 de agosto del 2013. Ley de Regulación del derecho de petición N° 9097 de 26 de octubre del 2012. Ley General de control de Tabaco y sus efectos nocivos en la Salud N° 9028 de 22 de marzo del 2012. Ley de Protección de la persona frente al tratamiento de sus datos personales N° 8968 de 7 de julio del 2011. Ley contra la Delincuencia Organizada N° 8754 de 22 de julio de 2009. Ley N° 8505 Código Procesal Contencioso de 01 de enero de 2008. Ley de certificados, firmas digitales y documentos electrónicos N° 8454 de 30 de agosto 2005. Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública N° 8422 de 29 de octubre de 2004. Ley General de Control Interno N° 8292 de 04 de setiembre de 2002. Ley de Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos N° 8220 del 11 de marzo de 2002.

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Ley No. 19414, Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental de la Nación. Ley No. 24047, Ley General de Amparo al Patrimonio Cultural de la Nación. Decreto Legislativo NO.120. Ley Orgánica del Archivo General de la Nación. Ley N° 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos. Decreto Supremo N° 022-75-ED, que aprueba el Reglamento del Decreto Ley N° 19414 y modificatorias. Decreto Supremo NI° 006-2018-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

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Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N° 8131 de 18 de setiembre de 2001. Ley N° 7764 de 22 de noviembre de 1998, Código Notarial. Ley de Reorganización Judicial, Reformas a la Ley Orgánica del Poder Judicial N° 7728 de 15 de diciembre de 1997. Ley de Contratación Administrativa N° 7494 de 02 de mayo de 1995. Ley sobre Derechos de Autor y Derechos Conexos N° 6683 de 14 de noviembre de 1982. Ley General de la Administración Pública N° 6227 de 02 de mayo de 1978. Ley de Creación de la Junta Administrativa del Archivo Nacional N° 5574 de 17 de setiembre de 1974. Ley que Autoriza Utilización Sistema Microfilmación Archivos N° 4278 del 11 de diciembre de 1968. Ley N° 64 Ley de creación de la Revista del Archivo Nacional de 12 de agosto de 1936. Ley de Creación del Timbre de Archivos N° 43 de 21 de diciembre de 1934. Ley N° 8, Código Fiscal de 31 de octubre de 1885.

Ley sobre el refrendo de las contrataciones de la Administración Pública, N° 9665 de 21 de febrero de 2019.

REGLAMENTO Reglamento para el control, uso y préstamo interinstitucional del mobiliario, equipo de oficina, equipo especializado y vehículos oficiales del Ministerio de Cultura y Juventud, Programas y Órganos Desconcentrados, Decreto N° 39755-C del 12 de mayo del 2016. 2. Reglamento interno para el funcionamiento de la Contraloría de Servicios del Archivo 1.

REGLAMENTO 

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DECRETO SUPREMO N 008-92JUS, QUE APRUEBA EL REGLAMENTO DEL DECRETO LEY Nº 25323 DECRETO SUPREMO Nº 22-75-ED, QUE APRUEBA EL REGLAMENTO DEL DECRETO LEY Nº 19414. DECRETO SUPREMO Nº 005-2018MC QUE APRUEBA EL 14

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Nacional, Decreto N° 40231-C del 22 de diciembre de 2016. Reglamento para la operación del fondo fijo de caja chica de la Dirección General del Archivo Nacional, Decreto N° 39019-C de 23 de marzo de 2015. Reglamento a la ley Reguladora del Sistema Nacional de Contraloría de Servicios, Decreto Nº 39096-PLAN de 28 de abril de 2015. Reglamento del Sistema Institucional de Emergencias del Ministerio de Cultura y Juventud y sus Órganos Desconcentrados, Decreto Nº 39035-C de 05 de junio del 2015. Reglamento del programa de teletrabajo del Ministerio de Cultura y Juventud y sus órganos desconcentrados, Decreto N° 39178-C del 2 de julio del 2015. Reglamento para la presentación de índices Decreto ejecutivo N° 37769-C de 10 de abril de 2013. Reglamento sobre las Garantías que deben rendir los funcionarios públicos del Archivo Nacional, Decreto N° 37937-C de 01 de agosto de 2013. Reglamento a la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, Decreto Ejecutivo No. 37045-MP-MEIC del 22 de febrero del 2012 y sus reformas. Reglamento a la Ley General de Control de Tabaco y sus efectos nocivos en la salud, Decreto Ejecutivo No. 37185-S-MEICMTSS-MP-H-SP del 26 de junio del 2012. Reglamento a la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, Decreto N° 37554-JP de 30 de octubre de 2012. Reglamento para la autorización, reconocimiento y pago de tiempo extraordinario en el Ministerio de Cultura y Juventud, Decreto N° 34720-C del 18 de junio del 2008. Reglamento a la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Decreto N° 33018 de 20 de marzo de 2006.

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REGLAMENTO DE ORGANIZACION Y FUNCIONES DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Reglamento de funcionamiento de la Sala de Consulta del Archivo General de la Nación 28 de Enero del 2019 RD Nº002-2019-AGN/J-DAH Reglamento de funcionamiento de la Sala de Consulta de la Dirección de Archivo Histórico del Archivo General de la Nación Reglamento de funcionamiento de las salas de Investigaciones del Archivo General de la Nación28 de Enero del 2019 RD Nº003-2019AGN/J-DAH - Reglamento de funcionamiento de las salas de Investigaciones del Archivo General de la Nación. Reglamento de funcionamiento de la biblioteca y hemeroteca Guillermo Durand Floréz 28 de Enero del 2019 RD Nº004-2019-AGN/J-DAH Reglamento de funcionamiento de la biblioteca y hemeroteca "Guillermo Durand Floréz" Aprueba el Reglamento Institucional de la Escuela Nacional de Archivística del AGN 14 de Noviembre del 2018 RJ_276-2018AGN-J - Aprueba el Reglamento Institucional de la Escuela Nacional de Archivística del AGN

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Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Cultura y Juventud y sus reformas, Decreto N° 33270-C del 02 de junio de 2006. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa N° 33411-H de 27 de setiembre de 2006 y sus reformas. Reglamento a la Ley contra la corrupción y el enriquecimiento ilícito en la función pública, Decreto Ejecutivo No. 32333-MP-J del 12 de abril del 2005. Reglamento para el Funcionamiento de las Proveedurías Institucionales Decreto N° 30640-H de 27 de junio de 2002. Reglamento para el uso, control y mantenimiento de vehículos en el Ministerio de Cultura y Juventud y sus órganos desconcentrados. Decreto N° 28250 del 20 de octubre de 1999. Reglamento Ejecutivo a la Ley del Sistema Nacional de Archivos. Decreto N° 40554-C de 29 de junio de 2017. Reglamento de Organización y Servicios del Archivo Nacional. Decreto N°40555-C de 29 de junio de 2017. Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos. Decreto Nº 32988 de 31 de enero de 2006 y sus reformas. Reglamento para el registro y control de bienes de la administración central. Decreto N°40797-H de 28 de noviembre de 2017. Reglamento de Colaboradores del Ministerio de Cultura y Juventud y sus Órganos Desconcentrados para el Desarrollo de las Artes y el Fortalecimiento de la Cultura, Decreto Nº 41049-C de 9 de marzo de 2018. Reglamento para las Coproducciones del Ministerio de Cultura y Juventud, sus programas y sus órganos desconcentrados, Decreto N°30451-C de 9 de abril de 2002.

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DECRETOS, DIRECTRICES Y NORMAS TECNICAS Marco Legal El marco legal en el que se desarrolla el proceso de Normalización en el Perú está compuesto por acuerdos, códigos, normas internacionales y normas supranacionales.

Acuerdos, Códigos y Normas Internacionales: Con el objeto de tener reconocimiento internacional, la Dirección de Normalización desarrolla sus actividades teniendo como marco los siguientes documentos: Acuerdo de Obstáculos Técnicos al Comercio de la Organización Mundial - Código de Buenas Prácticas para la elaboración, adopción y aplicación de normas técnicas ISO 59:2008 Código de Buenas Prácticas para la Normalización

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RESOLUCIONES Y MANUALES RESOLUCIONES DEL ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA Emitidas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional Resolución JAAN-01-2008 de 01 de abril de 2008. Coordinación interinstitucional con el Registro Nacional respecto a los testimonios de escrituras que se expiden para efectos de inscripción. Resolución JAAN-005-2017 de 9 de marzo de 2017, Delegación del Presidente de la Junta en el Proveedor Institucional de trámites relacionados con la firma de contratos y autorización de prórrogas de plazos de contrataciones directas. Resolución JAAN-03-2019 del 20 de febrero de 2019, publicada en La Gaceta N° 90 del 16 de mayo 2019. Junta Administrativa del Archivo Nacional delega al señor Alexander Barquero Elizondo, Director General la autorización de contrataciones directas y las devoluciones de dinero depositados erróneamente en las cuentas de la Junta. Resolución JAAN-10-2019 del 22 de agosto de 2019, publicada en la Gaceta N°174 del 16 de setiembre de 2019. Junta Administrativa del Archivo Nacional delega en el Proveedor Institucional los trámites relacionados con la firma de contratos y autorización de prórrogas de plazos de contrataciones directas.

Emitidas por la Dirección General del Archivo Nacional Resolución Nº 03-2003 del 17 de setiembre de 2003. Restricción reproducción "Mapas y Planos" y "Censos población 1927". Resolución DG-01-2006 del 6 de febrero de 2006. Restricción reproducción Colecciones de impresos denominadas: Colección de Revistas del Archivo Nacional, Memorias de Ministerios, Colección de Leyes y Decretos, Documentos para la historia de Costa Rica de León Fernández Bonilla y Colección Fotografías. Resolución DG-02-2006 del 9 de febrero de 2006. Reproducción de documentos con cámara digital.

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Resolución DG-01-2007 del 14 de marzo de 2007. Restricción reproducción de colecciones Complementario Colonial y Provincial Independiente. Resolución DGAN-01-2008 Reproducción de documentos posteriores a 1821 por medio del sistema de fotocopiado. Resolución DG-12-2012 sobre restricción acceso cuadernos de Figueroa. Resolución DG-03-2013 sobre la restricción al acceso de los documentos originales que se encuentren microfilmados y/o digitalizados. Resolución DG-07-2016 del 11 de julio de 2016. Regulaciones de uso de las redes sociales en el Archivo Nacional. Resolución DG-26-2017 del 17 de mayo de 2017. Disposiciones para el uso del servicio de Internet y correo electrónico en la Dirección General del Archivo Nacional. Resolución DG-01-2018 del 30 de enero de 2018. Conservación y custodia de tomos de protocolo en el Departamento Archivo Notarial. Resolución DGAN-02-2018 del 18 de abril de 2018. Disposiciones sobre los servicios y funcionamiento de la Sala de Consulta e Investigación José Luis Coto Conde del Archivo Nacional. Resolución DG-03-2018 del 07 de noviembre de 2018. Expedición de reproducciones legales por folios. Resolución DGAN-04-2018 del 27 de noviembre de 2018. Revoca y deja sin efecto Resolución DGAN-04-2008. Resolución DGAN-05-2018 del 06 de diciembre de 2018. Regulaciones para el uso del recibo provisional y definitivo de tomo de protocolo en formato electrónico. Resolución DGAN-04-2019 del 31 de mayo de 2019. Director General regula producción de documentos electrónicos con firma digital en la Dirección General del Archivo Nacional

Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos Emitidas por la Comisión Resolución CNSED-02-2009 Norma sobre valoración documental: material audiovisual producido por Despacho del Presidente de la República, Consejo de Gobierno, despachos de los ministros de Estado y despachos de los viceministros. Resolución CNSED-01-2014 Declaratoria general de tipos documentales con valor científico cultural en todas las instituciones que conforman el Sector Público Costarricense. Resolución CNSED-02-2014 Declaratoria general de tipos documentales con valor científico cultural en todas las instituciones que conforman el Sector Público Costarricense. 24

Resolución CNSED-03-2014 Declaratoria general de la serie documental “Partituras musicales de bandas nacionales y municipales de autores costarricenses. Resolución CNSED-01-2015 del 14 de diciembre de 2015. Declaratoria general de series documentales con valor científico cultural en todas las instituciones que forman parte del Sistema Nacional de Archivos Resolución CNSED-01-2016 publicada en La Gaceta 154 del 11 de agosto de 2016, Declaratoria general de tipos documentales con valor científico cultural en todas las instituciones que conforman el Sector Público Costarricense. Resolución CNSED-02-2016 publicada en La Gaceta 235 del 7 de diciembre de 2016, Autoriza la eliminación de determinadas series documentales en todas las oficinas de la Caja Costarricense del Seguro Social. Resolución CNSED-03-2016 publicada en La Gaceta 235 del 7 de diciembre de 2016, Declaratoria general de tipos documentales con valor científico cultural en todas las universidades públicas. Resolución CNSED-01-2017 publicada en La Gaceta 06 del 15 de enero de 2018, Autoriza a todas las instituciones que conforman el Sector Público Costarricense, la eliminación de series documentales producidas en las Contralorías de Servicios o sus similares, cuando caduque la vigencia administrativa y legal establecida por los CISED. Resolución CNSED-01-2018 publicada en La Gaceta 206 del 7 de noviembre de 2018, Se emiten normas para las instituciones que forman parte del Sistema Nacional de Archivos. Resolución CNSED-01-2019, publicada en La Gaceta N°214 del 11 de noviembre de 2019, se ratifica el valor científico cultural de diversos censos.

Comentario: La Junta Administrativa del Archivo Nacional del Archivo Nacional de Costa Rica fue creada inicialmente con la Ley del Archivo Nacional, Nº 3661 (10 de enero de 1966), debiendo encargarse de dictar las medidas generales de organización u funcionamiento del Archivo. Derogada por Ley Nº 7202 de 24 de octubre de 1990 se indica textualmente lo siguiente: Artículo 12. La Junta Administrativa del Archivo Nacional estará integrada por los siguientes Miembros: - El Ministro de Cultura, Juventud y Deportes, o su representante. - El Ministro de Planificación Nacional y Política Económica, o su representante. En caso de que se hagan representar, cada ministro deberá escoger a una persona de re conocida experiencia y preparación relacionados con la archivística, la historia o la administración pública, para el caso. Un académico representante de la Academia de Geografía e Historia de Costa Rica, esco gido por ésta. Un profesional en archivística y un profesional en historia. Ambos representarán a las esc uelas de esas ciencias existentes en los centros de educación superior estatal, y serán no mbrados por el Consejo Nacional de Rectores. 25

Un archivista representante de los archivos de las instituciones a las que se refiereel artíc ulo 2o. de la presente ley, que será designado por el Ministro de Cultura, Juventud y Dep ortes, de una terna que se escogerá en asamblea de archivistas convocada por la Junta Administrativa del Archivo Nacional. Por lo menos uno de los integrantes de esta terna será miembro de la Asociación Costarricense de Archivistas, y l os tres deberán ser graduados en archivística, en un centro de educación superior. Una persona de reconocida capacidad y experiencia en lo atinente a las funciones propias de la Dirección General del Archivo Nacional, escogida por la Junta Administrativa de ést a, de una terna enviada por el Director General. Los últimos cinco miembros, fungirán por un período de dos años y podrán ser reelegidos. En el AGN (Perú) no existe una Junta como tal ni una Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, siendo el cargo de Jefatura Institucional el de la máxima autoridad mediante Decreto Supremo N° 005-2018-MC que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Archivo General de la Nación – AGN. Siendo en el artículo 7 donde se señalan las funciones de la Jefatura del AGN: a. Representar al Archivo General de la Nación ante autoridades públicas y privadas, nacionales o del exterior. b. Dirigir, aprobar y evaluar políticas institucionales, planes, programas, proyectos y normas que correspondan al Archivo General de la Nación. c. Conducir las acciones de planificación del Sistema Nacional de Archivos. d. Aprobar directivas u otros instrumentos que fueran necesarios para la gestión de la entidad. e. Dirigir, conducir y supervisar la marcha institucional del Archivo General de la Nación f. Celebrar actos, convenios y contratos con personas naturales o jurídicas, así como con entidades privadas o públicas, nacionales o extranjeras. g. Aprobar el Plan Estratégico Institucional, el Plan Operativo Institucional y el Presupuesto Institucional, de conformidad con la normatividad vigente sobre la materia. h. Aprobar los lineamientos de administración, personal, finanzas, contratación y relaciones institucionales, en concordancia con los lineamientos que establezca el Ministerio de Cultura; así como la normatividad en dichas materias que le son aplicable

MANUALES DEL ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA En la sección Marco Jurídico de la página web del ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA solo se indican dos manuales, los cuales a continuación se detallan:

Manual de atención y servicio al usuario (2014) El manual tiene la finalidad de proveer una estructura administrativa eficiente, funcionarios idóneos, trato equitativo, satisfacción en el trabajo y una adecuada seguridad en el mismo, cuidando el cumplimiento de sus objetivos en beneficio de la institución, los funcionarios y de los usuarios. En la hoja final se indica que en vigor el presente documento deroga el manual del año 2009. Aprobado por la Junta Administrativa del Archivo Nacional del 01 de octubre del 2014.

Comentario: EL AGN (Perú) no cuenta con un manual igual o similar, siendo necesario e importante su pronta elaboración.

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Manual de ética y moral del funcionario del Archivo Nacional (2012) El manual tiene como objetivo establecer las normas de conducta, relaciones y las acciones que debe observar toda persona que preste servicios bajo cualquier modalidad de vínculo laboral para el Archivo Nacional. El funcionario del Archivo Nacional de Costa Rica debe ser fiel a los principios éticos y morales del servicio público, y cumplir de conformidad con ellos sus deberes para con la Patria, la Institución, sus superiores y los administrados. Cuando se presente conflicto entre estos principios, prevalecerá el interés de la Patria y de los administrados. Los deberes mencionados son: lealtad, eficiencia, probidad, responsabilidad, confidencialidad, denuncia, imparcialidad, integridad, objetividad, respeto, conducirse apropiadamente tanto en el ámbito público como en el privado y transparencia. Dentro del mes siguiente al ingreso al Archivo Nacional de Costa Rica, el nuevo funcionario deberá declarar ante la Unidad de Gestión de Recursos Humanos, por escrito y bajo la fe del juramento, que conoce y comprende los alcances este documento. Los funcionarios activos deberán suscribir dicha declaración jurada dentro del mes siguiente a la comunicación oficial de este documento.

Comentario: EL AGN (Perú) no cuenta con un manual igual o similar, solo se rige por la Ley 27815 Ley de Código de Ética de la Función Pública publicada el 16 Abril 2005. Por otra parte de acuerdo al Reglamento de Organización y Funciones del Archivo General de la Nación – AGN, Artículo 9 Funciones de la Secretaría General, se indica que debe “Proponer a la Jefatura del Archivo General de la Nación la aprobación de códigos de conducta,…”

MANUALES DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DEL PERÚ En la sección Normatividad, en el parte de Guía, Manuales y Reglamentos, solo figuran los siguientes manuales:

Manual de Bioseguridad del Archivo General de la Nación (2018) Aprobado con R.D.001-2018AGN/J-DC. Donde se indica como objetivo el establecer, documentar e implementar el Sistema de Gestión de la Bioseguridad del AGN como estrategia de conservación preventiva del patrimonio cultural y de la salud ocupacional del personal. Su ámbito de aplicación está dirigido a los órganos de línea del AGN. En la estructura documental de la bioseguridad del AGN se aplica en un enfoque integral basado en procesos, sustentado en el escenario que brinda la posibilidad de planificar, hacer, verificar y actuar para organizar la seguridad biológica. Para ello aborda los siguientes procedimientos:

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-Evaluación de riesgos -Inspección de seguridad biológica -Procedimiento de control médico del personal -Procedimiento de vigilancia y control de vectores -Manejo de desechos peligrosos -Planificación y financiamiento en seguridad y salud -Planificación, control y uso de equipos de protección personal y de medios de protección contra incendios -Investigación y análisis estadístico de los costos de incidentes y accidentes de trabajo -Capacitación En sus anexos se colocan las señaléticas de señales de seguridad y salud en el trabajo así como las de tipos y usos de extintores de incendios.

Comentario: En el Archivo Nacional de Costa Rica no figura un manual igual o similar.

Segunda versión del Manual y procedimiento para el Desarrollo del Sistema de la Línea de Producción de Microformas de la ENA. Con Resolución Directoral N° 002 -2017 AGN/ENA.

Comentario: En el Archivo Nacional de Costa Rica no figura un manual igual o similar ya que no hay una Escuela de Archivística que sea dependiente de ella.

Manual sobre uso y manejo de documentos. Con Resolución Jefatural N° 354 – 2002-AGN/J. Se agrupa las normas de uso y manejo de documentos en cinco temas que han considerado de mayor importancia: -Mantenimiento y limpieza - Control de factores de deterioro - Manipulación de documentos -Instalación de los documentos -Seguridad y prevención de siniestros

Comentario: En el Archivo Nacional de Costa Rica no figura un manual igual o similar 28

CONCLUSIONES 1. El Archivista como un profesional de la información debe estar en capacidad de hacerle frente a los retos en cuanto al servicio, la función cultural, la difusión y la introducción de las nuevas tecnologías, la gestión de la calidad, la transformación del archivo en un sistema de información para la toma de decisiones, la transparencia administrativa, la rendición de cuentas, los nuevos soportes, la afluencia de nuevos usuarios, el mercado, y el documento electrónico.

2.

En

la

formación

que

se

imparte

actualmente a los archivistas de Costa Rica, a través del bachillerato y la licenciatura, se ha buscado dotarles del instrumental que proporcionan distintas disciplinas como la Administración y la Informática, para hacer frente a las demandas de la sociedad actual, caracterizada por un ambiente en el que cada vez más prolífera el medio electrónico como mecanismo de transmisión de la información.

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3. También realizan trabajos con los más altos niveles de excelencia profesional, cuanto requiere un óptimo manejo de sus documentos y de la información en todas las instituciones, con el fin de evidenciar una moderna, transparente y eficiente administración del Estado, que garantice el respeto a los derechos de los ciudadanos, la rendición de cuentas de

sus

funcionarios

públicos,

la

consecución de los objetivos y metas necesarios para el desarrollo nacional, y, a más largo plazo, la conservación de su patrimonio documental para el conocimiento de las futuras generaciones.

4.

Buscan

estimular

la

producción de trabajos de investigación, es por ello que realizan cada año los Premios Nacionales en Archivística: “Luz Alba Chacón de Umaña” al mejor Archivo Central o Histórico y “José Luis Coto Conde” al mejor trabajo de investigación archivístico.

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5. Inspeccionar archivística

y a

asesorar los

en

archivos

administrativos públicos, y a los privados y particulares cuando estos lo soliciten.

6. Establece y ejecuta disposiciones concernientes a la selección y eliminación de documentos

7.

Adicionalmente, por medio del

sitio web del Archivo Nacional se pueden consultar bases de datos con referencias de documentación de los Archivos

Histórico,

Intermedio

y

Notarial, los cuales pueden visualizarse desde cualquier dispositivo móvil. Solo se necesita tener acceso a internet y un navegador que permita acceder a la página web.

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RECOMENDACIONES  Continuar con los proyectos permanentes de capacitación por medio de los cursos nacionales para el personal en servicio, las jornadas nacionales y Seminarios de archivos bancarios y municipales, ampliando su accionar a otros sectores como los archivos hospitalarios, universitarios, etc., así como por medio de la asistencia de nuestros archivistas a cursos, pasantías, Congresos, etc. en el exterior.  Incentivar la elaboración y aplicación de tablas “tipo” de conservación o retención de documentos para instituciones similares, tales como municipalidades, hospitales, centros educativos, etc, con el fin de facilitar y asegurar el proceso de selección y valoración documental.  Continuar el programa de inspecciones de oficio para diagnosticar el estado de conservación y organización de los archivos administrativos de instituciones del Estado, priorizando

aquellas

consideradas fundamentales para la óptima

administración estatal por un lado, y por el otro, las entidades de mayor interés para garantizar diversos derechos de los ciudadanos.  Fortalecer el funcionamiento del Archivo Intermedio del Archivo Nacional, constituido con fondos trasladados cada 4 años con ocasión de los cambios de gobierno y con los documentos de entidades públicas cerradas o privatizadas.  Estudiar y revisar el marco jurídico archivístico del país, con el fin de recomendar reformas que lo ajusten a la realidad y necesidades actuales.  Mejorar la difusión y continuar con el otorgamiento de los Premios Anuales José Luis Coto Conde y Luz Alba Chacón de Umaña, este último como un reconocimiento al Archivo o Archivista Distinguido del año; el primero de ellos, premia la mejor obra o ensayo archivístico escrito por profesionales nacionales.

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FUENTES Y BIBLIOGRAFIA 

Boletín de referencias bibliográficas



La biblioteca de archivística mantiene boletines de publicación mensual que es enviado a la Dirección General de Archivo Nacional, donde se detalla cada documento que entra cada mes, sus respectivas referencias bibliográficas y la disponibilidad al usuario.



La biblioteca del Archivo Nacional realiza difusión del material ingresado en sus colecciones, mediante la confección y envío de un “Boletín de referencias bibliográfica” y un segundo, Boletín electrónico de novedades”



Índice de la Revista del Archivo Nacional (1936-2013)



Disponible en el sitio web de la institución, consta con un índice consecutivo, por autor, por título, por materia preparado por una bibliotecóloga.



Archivo Nacional de Costa Rica. Centenario 1881-1981.



San José, Costa Rica, 1981.Archivo Nacional de Costa Rica.



Legislación Archivística.



Colección Cuadernillos del Archivo Nacional Nº 4, San José, Costa Rica, 1996.



Memoria X Jornada para el Desarrollo Archivístico: Evaluación y proyección del Sistema Nacional de Archivos. Colección Cuadernillos del Archivo Nacional Nº 5, San José, Costa Rica, 1997.



Asociación Latinoamericana de Archivos.



Costa Rica: Los retos en la Constitución del Sistema Nacional de Archivos de Costa Rica.



El Sistema Nacional de Archivos de Costa Rica. Boletín ANABAD Nº 3.



Funciones, objetivos y prioridades en una moderna y científica Administración y legislación de archivos.



San José, Costa Rica, 1991. Chacón Arias, Virginia. Sistemas Nacionales de Archivos: estrategias y Perspectivas futuras de desarrollo.

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http://www.archivonacional.go.cr/ http://www.archivonacional.go.cr/index.php?option=com_content&view=category&id=100& Itemid=177

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