• Author / Uploaded
• Oscar Ramirez

Citation preview

EVOLUCIÓN HISTORICA DE LA AUDITORÍA Las primeras manifestaciones de auditoría se ubican muy atrás en el tiempo, por lo que podemos señalar que es tan antigua como la propia historia de la humanidad. Esta actividad auditora como actividad de control de la actividad económica- financiera de cualquier institución, surge en el momento mismo en que la propiedad de unos recursos financieros y la responsabilidad de asignar éstos a usos productivos, ya no están en manos de una misma y única persona,

como

ocurre

en

cualquier

institución

de cierto

tamaño

y complejidad. Fue

entonces cuando, como consecuencia del desarrollo extraordinario de las sociedades anónimas como forma jurídica de empresa, surgió la necesidad de que la información contable facilitada a los accionistas y a los acreedores, respondiera realmente a

la

situación patrimonial y

económica-financiera de la empresa. La auditoría como profesión fue reconocida en Gran Bretaña por la Ley de Sociedades en 1862, en la que se establecía la conveniencia de que las empresas llevaran un

sistema contable y la

necesidad de que efectuarán una revisión independiente de sus cuentas. La profesión del auditor se introdujo en los Estados Unidos de América hacia 1900 y años más tarde a América Latina. En esta época que la ubicamos en la segunda mitad del siglo XIX, los objetivos de la auditoría eran fundamentalmente dos: la detección y prevención de fraudes, y la detección y prevención de errores. Hasta inicios del siglo XX el trabajo de los auditores se concentraba principalmente en el balance que los empresarios tenían que presentar a sus banqueros en el momento que decidían solicitar un préstamo. Fue a partir de 1900 cuando la auditoría o contaduría pública como se le llamaba en los Estados Unidos de América se le asignó el objetivo de analizar la rectitud de los estados financieros. Después de esta fecha la función del auditor como detective fue quedando atrás y el objetivo principal del trabajo pasó a ser la determinación de la rectitud o

razonabilidad con la que los estados financieros reflejan la

situación patrimonial y financiera de la empresa, así como el resultado de las operaciones; tales actividades a cargo de la auditoría financiera que fue la pionera en este campo. Con el devenir del tiempo y en una época más reciente surge la auditoría operacional

o

de

gestión; la auditoría gubernamental; y la auditoría administrativa. En los últimos tiempos surgen ya auditorías más específicas, como la auditoría social, la auditoría informática y auditoría ambiental QUE ES LA AUDITORÍA El término auditoría significa inspeccionar, revisar, verificar, investigar. En los países de cultura latina, de los que es originario este concepto, su uso ha quedado relegado hasta comienzos del presente siglo veinte al derecho militar y canónico. Este término pasó de los países latinos al mundo

anglosajón y de allí, de Inglaterra y los Estados Unidos de América volvió nuevamente al mundo latino ya bien avanzado el siglo XX, para designar lo que en diferentes países se venía denominando censura jurada de cuentas o revisión de contabilidades. Sin embargo esta nueva acepción del término auditoría fue siendo gradualmente ampliada durante las últimas décadas, y hoy día este concepto se utiliza no sólo para referirse a la censura de cuentas o revisión de contabilidades en sentido estricto, sino también para designar toda actividad de control ex-post o a posteriori de la actividad económica-financiera, administrativa, operativa o de otra índole de las operaciones de cualquier institución, ya sea ésta pública o privada. En su conceptualización más restringida se denomina auditoría de cuentas o simplemente auditoría, a la actividad de revisión y verificación de las cuentas manuales (balance y estado de pérdidas y ganancias, principalmente), para cerciorarse de que las mismas constituyen una imagen fiel del patrimonio y del resultado de las operaciones de la empresa o entidad auditada, de conformidad con la normativa legal que le es aplicable y los principios de contabilidad generalmente aceptados. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA  Emitir opinión.  Determinar la razonabilidad de los estados financieros de una información suplementaria con la finalidad de emitir una opinión profesional.  Evaluación de los controles internos con la finalidad de implantar un avancede procedimientos de auditoria, así como formular recomendaciones para las respectivas correcciones a tiempo (oportuno).  Evaluación de los objetivos de las metas trazadas.  Comprobación del funcionamiento de la Administración.  El control interno, de la evaluación de las metas trazadas por organismos públicos.  Determinar el grado de confiabilidad de los estados financieros.  Determinar las irregularidades en el manejo de los recursos humanos.  Evaluación de la gestión empresarial, el cumplimiento de las medidas de austeridad.  Evaluación contable y presupuestal si muestra confiabilidad. LOS PRINCIPIOS GENERALMENTE ACEPTADOS EN AUDITORÍA a) Exposición.- Los estados financieros deben recoger por completo y con claridad todas las transacciones de la empresa. b) Uniformidad.-

La

base

utilizada

en

la

preparación

de

los

estados financieros de un

ejercicio no debe experimentar ninguna variación con respecto al ejercicio precedente c) Importancia o materialidad.- El criterio que debe presidir el trabajo del auditor es la importancia

económica o materialidad de las partidas d) Moderación.-De dos o más posibilidades igualmente válidas se debe escoger la que dé los resultados inmediatos más desfavorables CLASES DE AUDITORÍA A.- Auditoria Financiera.- Es el examen de los estados financieros de una empresa,

con

la

finalidad de emitir una opinión profesional sobre los estados financieros en su conjunto, es decir que presentan o no razonablemente la posición financiera de la empresa y sus resultados de sus operaciones. B.- Auditoria Operativa.- es la auditoria de las causas relativas nuevas en las cuales tenemos: Auditoria General.- Es el examen constructivo de una empresa o ente. Auditoria administrativa.- Es el examen que se realiza para ver la eficiencia y eficacia administrativa de la empresa Es la que se ocupa de estudiar si las medidas necesarias han sido tomados cautelosamente. Es la extensión de todas las operaciones no incide en el área financiera. También la auditoria operativa es el examen en la cual una empresa o parte de ella con la finalidad de evaluar deficiencia, efectividad y economía de sus actividades en función de los objetivos o metas trazadas, comprendiendo básicamente la evaluación de los controles administrativos. C.- Auditoria Gubernamental.- Es aquella que se aplica en las entidades publicas y es efectuada por la contraloría general de la republica y otros organismos u oficinas de auditoria interna, su objetivo principal es la de valuar los recursos humanos y financieros de acuerdo a los objetivos vigentes. D.- Según el Personal. Auditoría Interna.- es aquella que realiza el profesional y que son renumeradas por la misma empresa. Auditoría Externa.- se refiere a los exámenes de auditoria que realiza las firmas independientes.

CLASES DE CONTROL 1. CONTROL EFICAZ El control eficaz se constituye en un instrumento que ayuda a la optimización de la gestión integral de las Organizaciones. Esta investigación es importante para las empresas en particular y en general, porque valora su actuación en el mercado, muestra su gestión institucional y la influencia del control realizado por sus órganos respectivos en la optimización de la planeación, organización, dirección, control.

2. CONTROL PREVIO Conjunto de procedimientos y acciones que adoptan antes de la ocurrencia real en los niveles de dirección y gerencia de las entidades para cautelar la correcta administración de los recursos financieros, materiales, físicos y humanos. Ejemplo.- Un gerente de ventas de una determinada tienda puede tener la política de que todo cambio en el precio, respecto a los precios publicados, debe ser autorizado por escrito por el gerente, es decir, a ningún vendedor de campo se le permite que altere algún precio. Con esto se puede observar que el gerente de ventas lleva un control en su departamento a través de las políticas existentes, cuyos empleados deben cumplir para un mayor funcionamiento del mismo. 3. CONTROL CONCURREENTE Este tipo de control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el

tiempo específico y bajo las

condiciones requeridas. La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisión administrador

supervisalas

acciones

directa. Cuando un

de un empleado de manera directa,

el administrador puede verificar de forma concurrente las actividades

del

empleado

y

corregir los problemas que puedan presentarse. Ejemplo.- Se tiene una empresa que tiene 3 sucursales distribuidas por todo el país: Sucursal A, Sucursal B y Sucursal C. El gerente general ha detectado que la sucursal A tiene serios problemas financieros, mientras que sus otras dos sucursales están funcionando correctamente. Es aquí cuando el gerente debe decidir si esta información es causa suficiente para cerrar dicha sucursal o deberá cambiar las estrategias que han venido implementando. 4. CONTROL POSTERIOR Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable. El control posterior implica que se han reunido algunos datos, se han analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se está controlando de manera que puedan hacerse correcciones. El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el administrador tiene la información el daño ya está hecho, es decir, se lleva a cabo después de la acción. Ejemplo.- se tiene una empresa que tiene 3 sucursales distribuidas por todo el país: Sucursal A, Sucursal B y Sucursal C. El gerente general ha detectado que la sucursal A tiene serios problemas financieros, mientras que sus otras dos sucursales están funcionando correctamente. Es aquí cuando el

gerente debe decidir si esta información es causa suficiente para cerrar dicha sucursal o deberá cambiar las estrategias que han venido implementando. CUALIDADES DEL AUDITOR ADMINISTRATIVO Las cualidades de un auditor constituyen uno de los tópicos de mayor importancia en el proceso de instrumentar una auditoría administrativa, en virtud de que es en quien recae la responsabilidad de conceptualizarla, practicarla y lograr los resultados necesarios para proponer las medidas tendientes a elevar el desempeño de la organización que ha optado por este recurso. La calidad y el nivel de ejecución de la auditoría depende en gran medida del profesionalismo y sensibilidad del auditor, así como de su compresión de las actividades que va a revisar; elementos que implican la conjunción de conocimientos, habilidades, destreza y experiencia necesaria para que realice su trabajo con esmero y competencia. A) CONOCIMIENTOS: Es conveniente que la persona elegida para un proyecto de auditoría administrativa tenga un preparación acorde con los requerimientos que ésta exige, pues ese le permitirá interactuar de manera natural con los mecanismos de estudio que de una u otra manera se emplearán durante su desarrollo. Atendiendo a tales necesidades, es recomendable apreciar los siguientes niveles de formación:  Formación Académica Estudios a nivel técnico, licenciatura o posgrado en administración, informática, comunicación, etc.  Formación Complementaria Instrucción en la materia obtenida a lo largo de su vida profesional, a través de conferencias, talleres, seminarios, foros o cursos.  Formación Empírica. Conocimiento

resultante

de

la implementación

de

auditorias

en diferentes

instituciones, con a sin contar con el grado academizo. Entre los conocimientos idóneos del auditor para coadyuvar a la preparación y realización de la auditoría destacan. - Administración general e internacional - Teorías de la organización - Metodología de investigación - Finanzas - Mercadotecnia, etc. B) HABILIDADES Y DESTREZAS En forma complementaria a su formación profesional, teórica, práctica, o ambas, se del auditor

otro tipo

de

cualidades que

son

demanda

determinantes en su trabajo, referidas a recursos personales producto de su desenvolvimiento y dones intrínsecos a su carácter. La expresión de estos atributos pueden variar de acuerdo con el modo de ser y el deber ser de cada caso en particular; sin embargo, es conveniente que quien se dé la tarea de cumplir con el papel de auditor, sea poseedor de las siguientes características:  Actitud Positiva.  Estabilidad Emocional.  Objetividad.  Sentido Institucional.  Saber Escuchar.  Creatividad.  Respeto a la Idea de los Demás.  Mente Analítica.  Conciencia de los Valores propios y de su Entorno.  Capacidad de Negociación.  Imaginación.  Claridad de Expresión Verbal y Escrita.  Capacidad de Observación.  Iniciativa.  Discreción.  Facilidad para Trabajar en Equipo.  Comportamiento Ético. B) EXPERIENCIA Una de las características fundamentales que se deben de considerar en el auditor, es su experiencia personal, ya que de ello depende en gran medida el cuidado y diligencia profesional que empleará y la profundidad con que emitirá sus observaciones. Por la naturaleza de la función a desempeñar, existen varios campos que tienen que dominar:  Conocimiento de la Áreas Sustantivas.  Conocimiento de la Áreas Adjetivas de la Organización.  Conocimiento por Esfuerzos Anteriores.  Conocimiento de Casos Prácticos.  Conocimientos derivados de Estudio Organizacional de Otra Naturaleza.  Conocimiento Personal Basada en Elementos Diversos. C) RESPONSABILIDAD PROFESIONAL El auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad, inteligencia y criterios para determinar el alcance, las estrategias y técnicas que habrá de aplicar en una auditoría, y como

evaluar los resultados y presentar los informes correspondientes.  Objetividad  Responsabilidad  Integridad  Confidencialidad  Compromiso  Equilibrio  Honestidad  Institucionalidad  Criterio  Iniciativa  Imparcialidad  Creatividad D) ESTRUCTURA DEL PENSAMIENTO La de conocimientos, habilidades y experiencias, aunados a la formación personal, que comprende cultura, valores, creencias, integridad, interés en crecer, búsqueda del conocimiento, permeabilidad y actitud, se constituyen la base para estructurar una línea de pensamiento capaz de provocar y promover el cambio personal e institucional necesario para que un estudio de auditoría se convierta en un proyecto innovador sólido.  Seguir los Caminos Conducentes a Obtener los Mejores Resultado.  Ser Selectivo con Creatividad.  Iniciar, Desarrollar y Retroalimentar los Modelos a Aplicar.  El Ser Analítica y Provocativo.  Efectuar un Seguimiento de ideas y sus Posibilidades de Cambio.  Contemplar una Alternativa Lógica y el Camino Opuesto en Forma Paralela.  Explorar e Inferir propuestas desde Cualquier Ángulo.  Respetar la Vía Institucional sin Etiquetar de Antemano la visión del Estudio.  observar los Hechos sin Enjuiciarlo.  Conservar la Objetividad por Encima de las Presiones.  Ajustar las ideas en Respuestas a Nueva Información. F) ÉTICA Comprendida como un conjunto de normas que ordenan e imprimen sentido a los valores y principios de conducta de una persona, tales como compromiso, honestidad, lealtad, franqueza, integridad, respeto por los demás y sentido de responsabilidad. Constituyen uno de los pilares de las normas de actuación de cualquier organización, sea cual su actividad y entorno xxxxxxxxxxxxx

BASES NORMATIVAS Y APLICACIÓN DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Las bases normativas de auditoría, son los requisitos mínimos de calidad relativos

a la

personalidad de auditor, al trabajo que desempeña y a la información que rinde como resultado de este trabajo. Las normas de auditoría se clasifican en: - Normas personales. - Normas de ejecución del trabajo. - Normas de información. Normas personales Se refieren a las cualidades que el auditor debe tener para poder asumir, dentro de las exigencias que el carácter profesional de la auditoría impone, un trabajo de este tipo. Dentro de estas normas existen cualidades que el auditor debe tener preadquiridas antes de poder asumir un trabajo profesional de auditoría y cualidades que debe mantener durante el desarrollo de toda su actividad profesional, y son: Entrenamiento técnico y capacidad profesional. El trabajo de auditoría debe ser desempeñado por personas que teniendo un título

profesional

legalmente expedido y reconocido, tengan entrenamiento técnico adecuado y capacidad profesional como auditores Cuidado y diligencia profesionales El auditor está obligado a ejercita cuidado y diligencia razonables en la realización de su examen y en la preparación de su dictamen o informe. Independencia El auditor está obligado a mantener una actitud de independencia mental en todos los asuntos relativos a su trabajo profesional. Normas de ejecución del trabajo. Aún cuando es difícil definir lo que en cada tarea puede representar un cuidado y diligencia adecuados, existen elementos que por su importancia, deben ser cumplidos. Estos elementos básicos, fundamentales en la ejecución del trabajo, constituyen la especificación particular, por lo menos al mínimo indispensable, de la exigencia de cuidado y diligencia,

son

las que constituyen las normas

denominadas de ejecución del trabajo: Planeación y supervisión. El trabajo de auditoría debe ser planeado adecuadamente y, si se usan ayudantes, éstos deben ser supervisados en forma apropiada. Estudio y evaluación del control interno. El

control interno

son

las

políticas

y procedimientos

establecidos

para

la obtención de

información financiera veras y confiable, salvaguarda de los activos y promover la eficiencia en la

operación. El auditor debe efectuar un estudio y evaluación adecuados del control interno existente, que le sirvan de base para determinar el grado de confianza que va a depositar en él; asimismo, que le permita determinar la naturaleza, extensión y oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditoría. Obtención de evidencia suficiente y competente. Mediante sus procedimientos de auditoría, el auditor debe obtener evidencia comprobatoria suficiente y competente en el grado que requiera para suministrar una base objetiva para su opinión. Normas de información El resultado final del trabajo del auditor es su dictamen o informe. Mediante él, pone en conocimiento de las personas interesadas los resultados de su trabajo y la opinión que se ha formado a través de su examen. El dictamen o informe del auditor es en lo que va a reposar la confianza de los interesados, para prestarles fe a las declaraciones que aparecen sobre la situación financiera y los resultados de operaciones de la empresa. Por último, es principalmente, a través del informe o dictamen, como el público y el cliente se dan cuenta del trabajo del auditor y, en muchos casos, es la única parte, de dicho trabajo que queda a su alcance. Esa importancia que el informe o dictamen tienen para el propio auditor, para su cliente y para los interesados que van a descansar en él, hace necesario que también establezcan normas que regulen la calidad y requisitos mínimos del informe o dictamen correspondiente. A esas normas las clasificamos como normas de dictamen e información, que aunque en este caso se refieren básicamente a las auditorías tradicionales, vale la pena mencionarlas: Aclaración de la relación con estados o información financiera y expresión de opinión. En todos los casos en que el nombre de un contador público quede asociado con

estados

o

información financiera, deberá expresar de manera clara e inequívoca la naturaleza de su relación con dicha información, su opinión sobre la misma y en su caso, las limitaciones importantes que haya tenido su examen, las salvedades que se deriven de ellas o todas las razones de importancia por las cuales expresa una opinión adversa o no puede expresar una opinión profesional a pesar de haber hecho un examen de acuerdo con las normas de auditoría. Bases de opinión sobre estados financieros y la administración El auditor al opinar sobre estados financieros y la administración, deben observar que: - Fueron preparados de acuerdo con principios de contabilidad - dichos principios fueron aplicados sobre bases consistentes. - La información presentada en los mismos y en las notas relativas, es adecuada y suficiente para su razonable interpretación. - Si administración es eficiente Por lo tanto, en caso de excepciones a lo anterior, el auditor debe mencionar claramente en qué consisten las desviaciones y su efecto cuantificado sobre los estados financieros y la administración

Otras directrices de actuación se pueden mencionar, en este caso para los auditores que desempeñen funciones de auditoría administrativa, y que contribuyen a tener una actitud objetiva son: a) El auditor, antes de aceptar su designación en un trabajo de auditoría administrativa, debe precisar si tiene los conocimientos y la experiencia que requiere el caso particular. Cabe destacar que por la naturaleza de la auditoría, el auditor, en ocasiones, tendrá la necesidad de trabajar en coordinación con especialistas de otras disciplinas; en estos casos, podrá tomar como suya la labor realizada

por

otros

profesionales

y

aceptar

la

responsabilidad

correspondiente

cuando tenga la capacidad de supervisarla. Además, deberá indicar claramente en su informe, que se ha apoyado en el trabajo de otros profesionales. Debido a esto recalcamos la necesidad de una actitud mental, conocimiento y experiencia adecuada por parte del auditor a fin de que esté tenga las posibilidades de llevar a cabo este tipo de auditorías. b) Al igual que en cualquier otro trabajo profesional cuando se delega parte de su ejecución a colaboradores, el auditor tiene la obligación de cerciorarse de su capacidad y experiencia, y debe ejercitar una adecuada supervisión de sus labores. c) Por último, es necesario indicar que el auditor al obtener evidencia suficiente que respalde las opiniones o sugerencias que contenga su informe, deberá quedar debidamente documentada en los papeles de trabajo del auditor. Establecer Normas de Desempeño. Para desarrollar una auditoría administrativa, es importante la formulación de normas de

desempeño

administrativo, necesarias para evaluar los procedimientos y los resultados. Debido a que el propósito principal que la dirección superior busca, es lograr el efectivo control administrativo sobre las operaciones de su empresa, establecen un conjunto de sistemas y procedimientos, y aunque estos por si solos no pueden crear el control, es importante evaluar la efectividad del control administrativo, por medio de la evaluación de los sistemas y procedimientos que se han establecido. Para la creación de medidas de control, es importante identificar los factores de control administrativo dentro de la empresa. Una clasificación propuesta sería la que se muestra a continuación: Factores internos Sistema de planeación Planeación estratégica y táctica Fijación de: objetivos-planes-políticas Establecimiento de: procedimientos-programas-presupuestos. Sistema de organización División del trabajo Jerarquización Departamentalización Sistema de dirección Mando o autoridad Motivación Comunicación Supervisión Sistema de control Establecimiento de normas Comparación de

resultados Medición y corrección Sistemas operacionales Producción Ventas Compras y abastecimiento Crédito y cobranzas Recursos humanos Finanzas Factor analítico Sistemas y procedimientos Actividades Simplificación administrativa Factores externos Medio ambiente Función social Mercados Competencia Dentro de los seis factores internos, identificamos los procedimientos que son útiles para mejorar la calidad de la administración y de los procesos con que se opera. El factor externo ayuda a controlar a la calidad de las relaciones de la empresa con el entorno social, económico y político en el que se desenvuelve la empresa. En el enfoque de trabajo de la auditoría administrativa, las operaciones que realiza la empresa deben considerarse de

manera integral, independientemente de que en la mayoría de los casos

la ejecución de una operación en particular esté asignada a varios departamentos, oficinas, secciones o dependencias. APLICACIÓN DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Es utilizada en el desarrollo del trabajo de auditoría administrativa, es sumamente flexible ya que permite manejar diferentes recursos como son; normas de auditoría , técnicas o procedimientos de trabajo que se desarrollan a lo largo del trabajo. Cabe hacer mención que hasta el momento no existen normas de aceptación generalizada para el trabajo de auditoría operativa, se toman como base las normas de auditoría generalmente aceptadas. Si se habla propiamente de un método a seguir por un auditor como recomendación general, podría decirse que de acuerdo a su importancia las etapas a seguir son:  Familiarización.  Investigación y análisis.  Diagnóstico.  Informe.

1. Familiarización. También conocida como etapa preliminar, la cual tiene como principal objetivo el toda la

información

concerniente

al

área

por

auditar

de

obtener

operativamente,

así como información a la empresa u organismo, la cual servirá de instrumento para el desarrollo de la actividad en etapas posteriores y para ilustración del personal de auditoría administrativa Dentro de esta etapa se debe recopilar la máxima información en el menor tiempo posible en algunos aspectos importantes como pueden ser:  Antecedentes.  Cambios en los objetivos iniciales.  Información financiera reciente.  Marco legal.  Reglamentos.  Convenios.  Organigrama.  Asignación de responsabilidades.  Manuales de procedimientos.  Políticas.  Presupuestos.  Información adicional relevante. La etapa de familiarización presenta algunas características que se mencionan a continuación:  No es una lectura detallada de la información o manuales.  Es un proceso de recopilación de información sin involucrarse de lleno en su

contenido,

mediante algunas entrevistas con el personal involucrado.  Si dentro de esta fase se detectan de primera vista indicios de desviaciones o riesgos no se deberá abundar, solamente se dejará constancia para ser atendidos en la etapa de investigación y análisis. De forma generalizada los procedimientos que se deben desarrollar durante esta fase inicial del trabajo son: 

Entrevista con el titular de la administración (jefe, gerente, director, etc.) y demás empleados de importancia, para obtener información relevante.



Visita de familiarización a las oficinas e instalaciones de la empresa para conocer su ubicación física, el tamaño de la organización, plantas centros de distribución y platicar brevemente con los funcionarios responsables.

 Clasificación y referenciacion de la información.

A manera de resumen en esta fase de familiarización se recopila la mayor cantidad de información y su clasificación, se toma en cuenta el tipo de información que se genera, ya que serán todos los elementos que ayudaran al auditor a elaborar el trabajo de auditoría de operativa, principalmente si se trata de la primera. Estudio de la gestión administrativa. Respecto al estudio de la gestión administrativa de la operación por auditar, se deben tomar en cuenta factores como:  Planeación.  Organización.  Dirección.  Control. Dentro de esta fase el auditor evaluará su capacidad de administración utilizando las fases de la gestión administrativa ya mencionadas, que le proporcionarán los elementos prácticos para poder detectar posibles deficiencias, que en fases posteriores se evaluarán. Hay palabras clave que ayudarán a comprender, la razón de muchas actividades que se llevan a cabo en la operación natural como es el caso de la palabra "Que" ¿Qué actividades se realizan en esta operación?, ¿Qué funciones primarias tiene la operación?, y algunas otras de la misma naturaleza son las que ayudan al auditor a conocer las características propias y procedimientos vigentes. Las preguntas "Para qué", "Dónde", pueden ayudar para conocer tanto el propósito, como el lugar en el que se ejecuta la operación. Las pregunta "Cuándo" y "Quién", da una idea de la periodicidad tanto en tiempo como en orden de las operaciones inherentes, así como el personal involucrado y responsable de tal o cual parte del proceso. Las anteriores interrogantes son instrumentos que ayudan al auditor operativo a comprender y evaluar de una manera mas clara la operación de una empresa en cualquiera de sus ciclos. Una vez cubierta la etapa preliminar o de familiarización el auditor estará en posibilidades de elaborar un plan de trabajo y delegar actividades así como la supervisión del trabajo por realizar. Es importante conocer si el área operativa a sido auditada operativamente en el pasado ya que esto nos puede ayudar a no repetir evaluaciones y confirmar si las propuestas y sugerencias emitidas anteriormente fueron aplicadas. 2. Investigación y análisis. El objetivo principal de esta etapa dentro de la metodología es el de analizar la información obtenida en

etapas anteriores así como la evaluación de la documentación relativa a la operación, esto con el objeto de medir la eficiencia de operación así como la eficacia para el logro de los objetivos. Para cumplir con el objetivo de esta etapa de la auditoría, se recomienda realizar actividades como las que se mencionan a continuación:  Revisión analítica y detenida de la información recopilada en fases anteriores relacionada con la operación.  Recopilación

de

información

inspección

física,

complementariacomo observación

directa

puede

ser:

entrevistas,

de operación

consulta

bibliográfica especializada.  Determinación de utilidad y confiabilidad de información para uso de la gerencia o dirección.  Selección de la operación o ciclo de la misma, que se considere importante para ser examinada con mayor profundidad, sin perder de vista el tiempo estimado para su evaluación.  Identificación de las características de los hallazgos, para identificar de que manera desvían los objetivos primarios del área operativa y que resultado tienen en los objetivos de la organización. 

Formulación de conclusiones y recomendaciones en busca de mejorar la efectividad

y

eficiencia de las operaciones donde se detectaron dichos hallazgos. Los anteriores puntos serán la base para discutir los resultados del trabajo de auditoría con los principales funcionarios que nos lleven de una manera mutua a un acuerdo sobre los mismos. Los programas de auditoría operativa deben ser sumamente flexibles, que permitan desarrollar iniciativa por parte del personal de auditoría, para alcanzar los objetivos establecidos y mejorar el logro de las metas (efectividad), a reducir costo de operación (economía), y establecer el óptimo desempeño de los recursos disponibles (eficiencia). El personal corre el riesgo de encontrarse con circunstancias imprevistas durante el desarrollo de la evaluación, lo cual se debe neutralizar con base en la experiencia del auditor y tacto profesional. Cuando se empieza a comprender la operación auditada, el auditor debe examinar la información que se recopiló en la etapa de familiarización esto con el objeto de determinar y evaluar los objetivos primarios de la operación. Algunas actividades que se necesitan comprender para tener una visión más clara de la operación y del trabajo al cual se pretende llegar son:  Desde un punto global, cuál es la misión del departamento u operación.  Determinar si los objetivos iniciales han sufrido modificaciones durante el transcurso del tiempo.  Cuáles son los objetivos principales para llegar a alcanzar la misión.  Identificar las actividades que son la parte medular del funcionamiento de la operación.

Al concluir con la comprensión de algunas actividades de importancia, el auditor habrá adquirido un mayor grado de conocimiento acerca de la operación en la cual está actuando, esta le permitirá intercambiar opiniones válidas con los principales funcionarios ya sea de la organización o de la operación. Dentro de esta etapa cuando se tienen todos los elementos (evidencias) que fueron recopilados en la etapa de familiarización, se establecen prioridades de análisis de objetivos, los cuales son los más significativos

en

operaciones y seguimiento de

resultados

financiera (económicamente hablando), mediante la asignación

y

repercusión

con el número uno, como de

mayor importancia. Importancia de la evidencia en la auditoría operativa. Se requiere hacer una recopilación de la evidencia de operación para su posterior análisis y evaluación y así construir un juicio y emitir una opinión válida sustentada sobre bases firmes. Es muy importante mencionar que si se cometen errores al recopilar información, el auditor no estará actuando de forma correcta y sus sugerencias y propuestas no tendrán validez, ya que las pruebas en las que descansa su confianza distorsionan su capacidad de juicio, y por consecuencia emitirá opiniones o sugerencias incorrectas. La clasificación de las fuentes de la evidencia son: Evidencia Interna: es la que emana y se genera de la operación natural y que se encuentra alrededor, se dice interna ya que se produce dentro de la misma organización 1. Evidencia externa: es toda aquella que se genera o produce fuera de la organización como puede ser; información de la situación económica del país emitida por el gobierno, tipo de cambio, estados de cuenta, recibos, confirmaciones, información de la competencia, reglamentos, Internet, etc. Las principales

cualidades

de

la evidencia

son

que

sea

suficiente

y competente, en

cuanto a lo suficiente de la evidencia se refiere a que sea el material necesario para soportar la opinión, respecto a que sea competente refiere a que las circunstancias o criterios sean realmente de importancia en relación directa con lo examinado y que se vuelva en una herramienta útil. Aplicación de pruebas selectivas. Es un procedimiento de selección que ayuda en la auditoría de operaciones para llegar a conclusiones sobre las características de un grupo grande de transacciones homogéneas, mediante el examen a un grupo parcial de las mismas. Los propósitos generales para su aplicación son los siguientes: a. Llegar a conclusiones después de evaluar una muestra.

b. Obtener seguridad en la evaluación sobre el estado actual de las operaciones y registros contables. c. Acelerar el proceso de revisión de auditoría operativa. Identificación y selección de áreas críticas o débiles. El alcance ilimitado de la auditoría administrativa enfrenta el problema de que para poder evaluar una compañía en su totalidad se requieren muchos meses de esfuerzo y en algunos casos rebazará el año. Esto obliga a que el tiempo de evaluación debe ser reducido en base a los resultados obtenidos en las diferentes áreas de la operación iniciando por la que obtuvo los resultados menos deseados, en tiempos razonables tanto en eficiencia, como en eficacia; sin perder de vista los costos en los que se incurre con un grupo de auditores razonable. El hecho de que la evaluación se aplique solo a una parte de la operación de una

entidad,

no

significa que se reduce su beneficio y utilidad para la compañía, por prioridad los esfuerzos deben dirigirse al proceso o actividad funcional dentro del área operativa donde se identifican áreas críticas o débiles con mayor grado de impacto en la operación, para así enfocar el trabajo de manera correcta. La facilidad para la identificación de áreas críticas o débiles dependerá mucho del grado de conocimiento que se tenga en diferentes operaciones, la cual adquiere por la

experiencia,y

de las

el auditor operativo

diferentes circunstancias

que examine

dentro de la operación auditada. Si se conocen indicios confiables que señalen las áreas críticas, se puede iniciar evaluando en control interno, esto ayuda al auditor a identificar procesos o áreas débiles dentro de la operación, esto resulta muy confiable ya que se vuelve el soporte de la aseveración que presenta deficiencias comentadas por el personal de auditoría operativa, lo cual puede repercutir en falta de eficiencia operativa, incremento en los costos, y falta de eficacia operacional. Evaluación del control interno. Para una correcta evaluación del control interno se deben tomar en cuento algunos factores que se mencionan a continuación: 

Objetivos: conocer los objetivos del área por auditar, los cuales deben estar dentro de los objetivos primarios de la organización.

 Medición de resultados: identificar los mecanismos que determina la organización para medir sus resultados.  Seguimiento: comprobar si se ha dado seguimiento a problemas que surgen dentro del área, o se tienen planes de acción para su desactivación. Xxxxxxxxxxxxxxxxxx

NORMAS DE PERSONAL DE AUDITOR ADMINISTRATIVO Y NORMAS QUE RIGEN LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA. COMPETENCIA PROFESIONAL DEL AUDITOR El criterio Profesional del Auditor se encuentra inmerso en todos los aspectos del trabajo de Auditoría debido a que debe ser constantemente aplicado en la evaluación de las razonabilidades de las valuaciones y estimaciones que debe realizar a lo largo de cada labor que se le encomienda. EL Auditor independiente, debe mantener su nivel de competencia profesional, sus conocimientos actualizados, debe conocer los Principios fundamentales de la Internacionales de

Auditoría, las

Contabilidad, las

Normas

técnicas contables, la legislación inherente a la

profesión y a la Auditoría. El Auditor para asumir su responsabilidad por una Auditoría, debe tener conocimiento de la actividad que realiza la empresa de forma suficiente para poder identificar y comprender las transacciones realizadas por la misma y las técnicas contables que aplicó para el registro de sus operaciones. Antes de aceptar un trabajo, el Auditor deberá tener conocimiento preliminar de las actividades de la empresa o entidad, para lo cual recabará información de la Gerencia tanto de la estructura organizacional como de la complejidad de las operaciones, y el grado de exigencia requerido para realizar el trabajo

de Auditoría, de tal modo que pueda evaluar si está capacitado para asumir dicha

responsabilidad. Un buen criterio Profesional exige generalmente experiencia e idoneidad del Auditor y su equipo de trabajo, de tal manera que los más experimentados del equipo

intervengan

en

las

decisiones

importantes de la planificación para identificar las áreas que requieren mayor énfasis, determinando de antemano los procedimientos de Auditoría a aplicarse; de igual manera intervendrán en la etapa de conclusión del trabajo para emitir su opinión antes de que se elabore el informe o Dictamen de Auditoría. INDEPENDENCIA DEL AUDITOR.El Auditor debe tener independencia de criterio y decisión y no dejarse influenciar por factores externos o internos, de tal manera que siempre mantenga su criterio de independencia frente a la entidad o empresa que va auditar y a los funcionarios de la misma. El Auditor está impedido de efectuar trabajos de Auditoría, en empresas en las que laboró en forma dependiente o independiente, por lo menos dos años después de haberse retirado de ella, y si tiene que realizarlas debe ser de períodos donde no tuvo vinculo laboral con la Empresa. RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR.El Auditor debe tener el máximo cuidado en el trabajo que realiza y en la elaboración de su dictamen y conclusiones, su opinión debe estar presentada con total imparcialidad y en forma objetiva y

con evidencias claras y concretas. El Auditor debe tener presente que tiene total responsabilidad por lo indicado en su informe, por lo que es necesario que cuente con todas las pruebas concernientes a los casos observados. Para fines de sustentación y cuando sea requerido por las entidades fiscalizadoras, el Auditor debe conservar sus papeles de trabajo por lo menos en un lapso de 5 años a partir de la realización del trabajo de Auditoría. Las conclusiones de los dictámenes e informes, por consiguiente, deben basarse exclusivamente en las pruebas obtenidas y unificadas de acuerdo con las Normas

Internacionales de Auditoría. Es

importante e imprescindible mantener la neutralidad e independencia de criterio. Los Auditores deben evitar toda clase de relaciones con los directivos y el personal de la entidad fiscalizada y otras personas que puedan influenciar en el trabajo que realiza. Los Auditores tienen la obligación de actuar en todo momento de manera profesional y de aplicar elevados niveles éticos y morales en la realización de su trabajo con el objeto de desempeñar sus

responsabilidades

de

manera

competente y con total imparcialidad. NORMAS PERSONALES DEL AUDITOR.Son los requisitos mínimos indispensables de la personalidad del Auditor, del trabajo que desempeña y la información que ofrece como resultado de su labor. Estas Normas regulan las condiciones que debe reunir el Auditor y su comportamiento en el desarrollo de la actividad de Auditoría. y estas son: 1. - Formación y Capacidad Profesional.- La Auditoría debe ser realizada por un Contador Público Colegiado que tenga formación técnica y capacidad profesional como Auditor, y tenga la autorización exigida legalmente. El Auditor, para mantener su capacidad profesional, debe llevar a cabo una actualización permanente de sus conocimientos, tanto en el aspecto técnico como en cuanto a sus conocimientos generales de la profesión. La experiencia profesional es necesaria para acceder al ejercicio de la Auditoría la cual se obtendrá mediante la ejecución de trabajos bajo la supervisión y revisión de un Auditor con experiencia y en ejercicio. 2. - Independencia, Integridad y Objetividad.- El Auditor durante su actuación profesional mantendrá una posición de absoluta independencia, integridad y objetividad. La independencia supone una actitud mental que permite al Auditor actuar con libertad respecto a su juicio profesional, para lo cual debe encontrarse libre de cualquier predisposición que limite su imparcialidad en la consideración objetiva de los hechos, así como en la formulación de sus conclusiones. La integridad debe entenderse como la rectitud intachable en el ejercicio profesional, que le obliga, en el ejercicio de su profesión, a ser honesto y sincero en la realización de su trabajo y la emisión de su informe. En consecuencia, todas y cada una de las funciones que ha de realizar han de estar presididas por una honradez profesional irreprochable. La objetividad implica el mantenimiento de una actitud imparcial en todas las funciones del Auditor para ello deberá gozar de una total independencia en sus relaciones con la entidad auditada. Debe ser justo y no permitir ningún tipo de influencia o prejuicio. Para ser y

parecer independiente, el Auditor no debe tener intereses ajenos a los profesionales, ni estar sujeto a influencias susceptibles de comprometer tanto la solución objetiva de los problemas que puedan serle sometidos, como la libertad de expresar su opinión profesional. El Auditor debe ser siempre independiente y abstenerse de aceptar el encargo de Auditoría en todos aquellos casos en que incurra en una situación

incompatible

con el ejercicio de sus funciones y, en concreto, en los casos

contemplados por la Ley y el Código de Ética Profesional. 3. - Diligencia Profesional.- El Auditor en la ejecución de su trabajo y en la emisión de su informe actuará con la debida diligencia profesional. La debida diligencia profesional impone a cada persona de la organización del Auditor, la responsabilidad del cumplimiento de las Normas en la ejecución del trabajo y en la emisión del informe. Su ejercicio exige, asimismo, una revisión crítica a cada nivel de supervisión del trabajo efectuado y del juicio emitido por todos y cada uno de los profesionales del equipo de trabajo de Auditoría. El Auditor debe aceptar únicamente los trabajos que pueda efectuar con la debida diligencia profesional. El Auditor debe demostrar su diligencia profesional en los papeles de trabajo, lo cual requiere que su contenido sea suficiente para suministrar el soporte de la opinión. 4. - Responsabilidad.- El Auditor es responsable del cumplimiento de las Normas de Auditoría establecidas, y a su vez responsable del cumplimiento de las mismas por parte de los profesionales de su equipo de Auditoría. El Auditor es responsable de su informe y debe realizar su trabajo de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría. Su trabajo no está específicamente destinado a detectar siempre irregularidades de todo tipo que hayan podido cometerse y, por lo tanto, no puede esperarse que sea siempre uno de sus resultados. No obstante, el Auditor debe planificar su examen teniendo en cuenta la posibilidad de que pudieran existir errores o irregularidades con un efecto significativo para la Empresa. 5. - Secreto Profesional.- El Auditor debe mantener la confidencialidad de la información obtenida en el curso de sus actuaciones. El Auditor ha de mantener estricta confidencialidad sobre toda la información adquirida en el transcurso de la Auditoría concerniente a los negocios de sus clientes y, excepto en los casos previstos en la Ley, no revelará el contenido de la misma a persona alguna sin autorización del cliente. No obstante, el Auditor deberá recoger en su informe cualquier negativa del

cliente

operaciones.

a

mostrar

toda

la información necesaria para expresar la imagen fiel de sus

El Auditor tiene, asimismo, el deber de garantizar el secreto profesional en las

actuaciones de sus ayudantes y colaboradores. La información obtenida en el transcurso

de

sus

actividades de Auditoría no podrá ser utilizada en su provecho ni en el de terceras personas. El Auditor deberá conservar y custodiar durante cinco años, a contar desde la fecha del informe, la documentación de la Auditoría realizada, incluidos los papeles de trabajo

del Auditor que

constituyen las pruebas y el soporte de las conclusiones que constan en el informe o dictamen emitido.

NORMAS PARA LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA.Las Normas de Auditoría son los principios y postulados básicos que constituyen una guía y orientación técnica para la actuación del Auditor, en una determinada labor profesional.

Las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA), es el conjunto de principios, lineamientos, políticas, a tener en cuenta en todo proceso de Auditoría, ya sea en una Entidad o Empresa Pública o Privada. En el Perú, las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA), fueron aprobadas para su utilización en el II Congreso Nacional de Contadores Públicos, realizado en el año de 1968, y constantemente se somete a revisión en estos eventos profesionales. CLASIFICACIÓN DE LAS NORMAS DE AUDITORIA GENERALMENTE ACEPTADAS.(NAGA). Las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas, se encuentran divididas en: 1. -Normas Generales o Personales. 2. -Normas para la Ejecución del Examen. 3. -Normas para el Informe o Dictamen. 1. -NORMAS GENERALES O PERSONALES.- Entrenamiento técnico y capacidad profesional. Independencia de criterio. Esmero Profesional. El entrenamiento técnico es el medio indispensable para desarrollar la habilidad practica necesaria para el ejercicio de la profesión y junto con el estudio y la investigación

constantes

se integran como

fundamento de la capacidad profesional. La actividad profesional esta sujeta a la apreciación personal y, por ende, al error. El hombre es falible y consciente de ello, el profesional debe esforzarse para reducir a un mínimo ese grado de error mediante un trabajo acucioso, es decir, con cuidado y diligencias profesionales. La independencia mental es la capacidad para expresar juicios y opiniones imparcialmente, sin alterarlos en sentido alguno por presiones económicas, familiares, sociales o de cualquier naturaleza. La independencia de criterio tiene relevante importancia en el caso del Auditor porque sus expresiones u opiniones, dichas en el dictamen, tiene interés para la Empresa que audita y para los dueños de la misma, a los que una afirmación contraria a la realidad les puede acarrear graves consecuencias. 2. - NORMAS DE EJECUCIÓN DEL EXAMEN.- Planificación y Supervisión. Estudio y evaluación del control interno. Obtención de evidencia suficiente y competente. Si se planea el trabajo a desarrollar se establece una situación que garantiza razonablemente

la

atención de los puntos más importantes, así como la aplicación de los procedimientos mínimos para la obtención de elementos suficientes para dar nuestra opinión esto correspondería a la planeación o planificación. En la práctica el Auditor para ejecutar el trabajo forma grupos de Auditoria, esto implica delegación

de

funciones,

la misma

que

no

lo releva

de

su

responsabilidad

total, esta circunstancia hace necesaria la supervisión del trabajo para de esta forma estar seguro

que el trabajo desarrollado por el equipo cumple su objetivo y proporciona información completa y adecuada. Al formular

el

programa

de

trabajo

el

Auditor debe

establecer

los

procedimientos,

su alcance y su oportunidad, pero para esto depende mucho el tipo de empresa y de sus particularidades operativas, ello hace necesario el estudio y evaluación del control interno existente para que basado en el resultado obtenido se determinen claramente dichos procedimientos, su alcance y su oportunidad. Los resultados que obtenga el Auditor deben ser suficientes y competentes, en otras palabras, debe mostrar certeza de que los hechos que se están tratando de probar, o los criterios cuya corrección se están juzgando, han quedado satisfactoriamente comprobados y se refiere a aquellos hechos, circunstancias o criterios que realmente tiene importancia en relación con lo examinado. 3. - NORMAS PARA EL INFORME O DICTAMEN.Cumplimiento con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Uniformidad en la aplicación de los Principios Contables. Información necesaria y relevante en forma suficiente. Opinión en el Dictamen. Como consecuencia de su trabajo, el Auditor emite una opinión en la que expresa el resultado del trabajo desarrollado y las conclusiones a que ha llegado. A esa opinión se le llama dictamen y por su importancia se han establecido las normas que regulan su calidad, las mismas que deben contener lo dispuesto en las Normas Internacionales de Auditoria. METODOLOGÍA DE LA AUDITORIA.En general, la Auditoria moderna es un proceso metodológico y como tal tiene un esquema de proceso común a todos los proyectos. Este esquema se resume en las siguientes cinco fases: Toma de contacto Planificación Desarrollo de la auditoria Diagnóstico Conclusiones Este esquema es lo suficientemente general como para que pueda ser adoptado por cualquier empresa de servicios de Auditoria que trabaje bajo la filosofía del proyecto. Además, tiene la ventaja de que permite un seguimiento sencillo de la actividad Auditora. Por ello, la especificación de una secuencia de fases de este tipo puede ser considerada como un elemento a tener en cuenta a la hora de la redacción del pliego de observaciones técnicas. 1. - Toma de contacto.En esta etapa se recaba toda la información relevante referente a la organización de la Empresa o Entidad a Auditar. La información debe ser de todo tipo, partiendo desde el organigrama, documentos de constitución, planes operativos, presupuestos, etc.

2. - Planificación.La fase de planificación comienza por una evaluación de los problemas y/o resistencias que se hayan podido encontrar en la toma de contacto. Es importante esta evaluación para identificar aquellas áreas problemáticas a las que probablemente haya que dedicar más tiempo y recursos. 3. - Desarrollo de la Auditoria.Esta es la fase de recoger la información. Para evitar en lo posible que la información se vea empañada por las opiniones personales del Auditor, éste posee una serie de herramientas para sistematizar el proceso de observación. Algunas de estas herramientas son: Cuestionarios. Entrevistas. Observación. Informes escritos, etc. Durante toda esta fase se establece un estrecho contacto con el personal de la entidad o empresa. Es pues importante mantener una correcta disposición de escucha activa y respeto por las opiniones de las personas que deben emitir sus informes y comentarios. 4. - Diagnóstico.Cuando se ha terminado la recopilación de datos se procede al análisis de los mismos, con el fin de efectuar la identificación de los puntos que requieren mayor observación. El diagnóstico basarse

en datos

objetivos, presentados

en

forma

de

cifras,

debe medidas

estadísticas, casos extraídos tal cual de la organización, sucesos concretos, etc. No deben permitirse los juicios de valor que puedan derivarse de los gustos u opiniones personales del Auditor. 5. - Conclusiones.La presentación de conclusiones es un proceso a realizar en pasos sucesivos, de menor a mayor alcance. Primeramente, se efectuarán por áreas, informando de las conclusiones provisionales a las personas afectadas, de forma que puedan dar su opinión y que ésta se vea reflejada en la conclusión final. Esto es, si el equipo Auditor opina que la causa de una deficiencia está localizada en un punto específico y las personas responsables del área no son de la misma opinión, las dos visiones del problema deben presentarse en la conclusión final, si bien debidamente diferenciadas. Esto da al informe de Auditoria una objetividad mucho mayor, sin comprometer para nada su independencia, dado que antes o después habrá que recabar la segunda opinión. Por tanto, se debe exigir a los Auditores el contraste de sus conclusiones en el momento de la presentación del informe final.