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EVIDENCIA 3 INFORME “ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”

Presentado por: Viviana Paola Mendoza Reyes Aprendiz

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA, Octubre 2018

EVIDENCIA 3 INFORME “ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”

Presentado por: Viviana Paola Mendoza Reyes Aprendiz

Presentado a: Mauricio Afanador Gutiérrez Instructor

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA, Octubre 2018

Introducción

El siguiente informe describe el proceso de gestión documental, establecido por el archivo general de la nación. Dichos procesos son: producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos de archivo. Con el objetivo de dar a conocer la importancia de la gestión documental en la administración de documentos, teniendo en cuenta sus objetivos y las consideraciones básicas para elaborar un programa de gestión documental. Mediante la Socialización del tema gestión documental de una forma dinámica y creativa ante mis compañeros teniendo en cuenta la claridad del tema. “El artículo 21 del título quinto de la Ley General de Archivos de Colombia señalaque las entidades deberan elaborar programad de gestión de documentos pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuyas aplicaciones deberán observarse los principios y los procesos archivísticos.” Es por ello que se realiza este informe “Administración Documental” para mostrar paso a paso la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de documentos de diferente contexto de las comunicaciones que entran y salen de la empresa, para las que es conveniente establecer un registro, ya que; permite mayor rapidez en su localización; los escritos pueden extraviarse en el envío de una sección a otra; constituye un control interno de las comunicaciones recibidas y emitidas. Existen tres tipos de registros: Registro de entrada - Registro de salida Correspondencia interna (comunicación interna).

EVIDENCIA 3.

Informe Administración Documental. De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje Cada aprendiz entregará un informe del paso a paso para la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de cinco documentos de diferente contexto. Desarrollo El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta. Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registró con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. En este proceso se pueden realizar las siguientes actividades:    

Identificación de medios de recepción. Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo (legalidad)

Radicación de documentos 

 

Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. Impresión de rótulo de la radicación. Registro impreso de planillas de radicación y control.

Registro de documentos

   

 

Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo. Asignación de datos, tales como: Nombre de la persona o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la Dependencia competente, Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta según el Acuerdo AGN 060 de 2001 Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas. Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados.

1. Registro de entrada carta:

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos, entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa. A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia. 

Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia: REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA

ENTRADA Nº Fecha de orden entrada de Día Mes entrada

Clase

Remitente Destinatario Asunto

Anexos

Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuación:

2. Registro de salida carta: Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y prepararla para su emisión. Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y estampados con el mismo sello. En el sello debe aparecer:   

el número de registro la fecha el destinatario

-Original: se envía al correo -Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente comunicación  Formato del registro de salida: REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA SALIDA Referencia Fecha

Nº orden

Clase

Anexos Destinatario Asunto

de salida

3. Correspondencia interna:

En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva un registro para las comunicaciones internas. Según el volumen de comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede ser:  único  o existir tantos como departamentos haya Dentro de esta actividad se realiza la identificación de dependencias, el enrutamiento de documentos a dependencia competente y registro de control de entrega de documentos internos. Ejemplos de registro de correspondencia: RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.

Correspondencia Recibida

Recepción Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de información, será recibida siguiendo los siguientes pasos: 1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de Información.

2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día. 3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares. 4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen no utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual). 5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su conocimiento, registro y asignación de la tarea. Registro en el Sistema El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la correspondencia recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en el sistema el o los responsable(s) de la ejecución del requerimiento. El número correlativo de correspondencia recibida será anotado en el documento para su posterior seguimiento.

Correspondencia enviada Dentro de esta actividad se realizan tareas:         

Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros. Control del cumplimiento de requisitos del documento. Métodos de empaque y embalaje. Peso y porteo de documentos. Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial. Control y firma de guías y planillas de entrega. Control de devoluciones. Organización mensajería externa. Registro de control de envío de documentos.

Elaboración Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias cartas, hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene una secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble ejemplar.

Entrega La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio tiempo asignado al departamento, quien entregará el documento original en el departamento de destino y hará sellar la copia del mismo. Registro en el sistema Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de Sistemas de información registrará en el Sistema de Administración de Correspondencia, el documento enviado anotando el número correlativo que emite el sistema en la copia de la correspondencia enviada. Archivo de la correspondencia Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I. devolverá la copia al asistente para que la guarde en el archivador correspondiente.

Conclusión

La administración documental aporta ventajas como ahorro de tiempo, organizar y mantener correctamente los documentos de la empresa y es una tarea clave que nos puede ahorrar muchísimo tiempo y dinero al querer encontrar un documento o información, también permite conservar documentos teniendo como base la normatividad de la ley general de archivos. El reto de la administración documental es buscar soluciones adecuadas, funcionales y tecnológicas que garanticen su originalidad e integridad. También debe cuenta con un buen sistema de administración de documentos que permita almacenar y recuperar la información, es vital para la permanencia de cualquier organización, sin importar su tamaño. Como recurso, la administración documental provee información, y como activo, proveen documentación. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la información, éstos nos ayudan a localizar el documento en una forma más rápida y desde cualquier lugar, sea en la organización o fuera de ésta.

BIBLIOGRAFIA

https://gestionadminjhenny.files.wordpress.com/2010/07/recivo-y-despacho-dedocumentos.pdf