• Author / Uploaded
• Daniela Lozano

• Categories
• Correo
• Información
• Derecho laboral
• Archivo de computadora
• Tecnología de información y comunicaciones

Citation preview

Administración Documental en el Entorno Laboral 1

EVIDENCIA 3 INFORME “ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”

Presentado por: Deyi Daniela Lozano Arango Aprendiz

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

Administración Documental en el Entorno Laboral 2

Introducción

Toda empresa, aparte de usar técnicas de comunicación, tiene personas o departamentos que se encargan de recoger el correo y abrirlo. Según en tamaño e importancia de la empresa, esa persona o departamento se dedicará exclusivamente a ello o, por el contrario, realizará además otras funciones.

“El artículo 21 del título quinto de la Ley General de Archivos de Colombia señalaque las entidades deberan elaborar programad de gestión de documentos pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuyas aplicaciones deberán observarse los principios y los procesos archivísticos.”

Es por ello que se realiza este informe “Administración Documental” para mostrar paso a paso la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de documentos de diferente contexto de las comunicaciones que entran y salen de la empresa, para las que es conveniente establecer un registro, ya que; permite mayor rapidez en su localización; los escritos pueden extraviarse en el envío de una sección a otra; constituye un control interno de las comunicaciones recibidas y emitidas. Existen tres tipos de registros: Registro de entrada - Registro de salida Correspondencia interna (comunicación interna).

Administración Documental en el Entorno Laboral 3

Actividades de Transferencia de Conocimiento Informe “Administración Documental”.

Tras la realización de las actividades anteriores en este momento, se ha logrado reflexionar, contextualizar y apropiar los conceptos más representativos que permiten reconocer y asimilar la definición de administración, los pasos para la administración documental, principios y normas archivísticas aplicados en los procesos técnicos de recepción y despacho de comunicaciones oficiales, las disposiciones de la Norma Icontec 185, las comunicaciones internas y documentación para recepción y despacho de documento y el embalaje de los mismos. Para cumplir con esta evidencia, es importante haber revisado, leído y comprendido el material de estudio presentando en esta guía.

EVIDENCIA 3.

Informe Administración Documental. De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje Cada aprendiz entregará un informe del paso a paso para la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de cinco documentos de diferente contexto.

Administración Documental en el Entorno Laboral 4

Desarrollo

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos

que

son

remitidos

por

una

persona

natural

o

jurídica.

Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario

responsable

ACTIVIDADES

DEL

Definición

de

Recibo Verificación

del

trámite,

REGISTRO

confrontación

y

tiempo

DE

medios

de y

anexos

de

respuesta.

DOCUMENTOS:

de

recepción

documentos de

folios,

copias,

oficiales anexos,

firmas

Administración Documental en el Entorno Laboral 5

Constancia

de

Asignación

de

datos

Asignación

(Acuerdo

recibo AGN

consecutivo

ACTIVIDADES

DE

Asignación

de

Impresión

LA

de

Relación

entre

Registro

impreso

los de

060/2001 de

RADICACIÓN

DE

consecutivo,

fecha

rótulo

de

documentos planillas

Art.

recibidos de

2) envíos

DOCUMENTOS:

y

hora radicación

y

radicación

enviados y

control

Elaboración de estadísticas

1. Registro de entrada carta:

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos, entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.

A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.

Administración Documental en el Entorno Laboral 6



Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia:

REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA ENTRADA Nº Fecha de orden entrada Clase de Día Mes entrada

Remitente Destinatario Asunto

Anexos

Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuación:

2. Registro de salida carta:

Administración Documental en el Entorno Laboral 7

Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y prepararla para su emisión.

Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y estampados con el mismo sello.

En el sello debe aparecer: 

el número de registro



la fecha



el destinatario

-Original: se envía al correo -Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente comunicación 

Formato del registro de salida:

REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA SALIDA Referencia Fecha

Nº orden de salida

Clase

Anexos Destinatario Asunto

Administración Documental en el Entorno Laboral 8

3. Correspondencia interna:

En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva un

registro

para

las comunicaciones

internas. Según

el

volumen

de

comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede ser: 

único



o existir tantos como departamentos haya

(Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida)

Ejemplos de registro de correspondencia:

RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE

CORRESPONDENCIA

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.

Administración Documental en el Entorno Laboral 9

Correspondencia Recibida

Recepción Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:

1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de Información. 2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día. 3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares. 4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen no

utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento

manual). 5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su conocimiento, registro y asignación de la tarea.

Registro en el Sistema

El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la correspondencia recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en el sistema el o los responsable(s) de la ejecución del requerimiento. El número

Administración Documental en el Entorno Laboral 10

correlativo de correspondencia recibida será anotado en el documento para su posterior seguimiento.

Correspondencia enviada

Elaboración

Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias cartas, hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene una secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble ejemplar.

Entrega

La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio tiempo asignado al departamento, quien entregará el documento original en el departamento de destino y hará sellar la copia del mismo.

Administración Documental en el Entorno Laboral 11

Registro en el sistema

Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de Sistemas de información registrará en el Sistema de Administración de Correspondencia, el documento enviado anotando el número correlativo que emite el sistema en la copia de la correspondencia enviada.

Archivo de la correspondencia

Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I. devolverá la copia al asistente para que la guarde en el archivador correspondiente.

Administración Documental en el Entorno Laboral 12

Administración Documental en el Entorno Laboral 13

Administración Documental en el Entorno Laboral 14

Administración Documental en el Entorno Laboral 15

Administración Documental en el Entorno Laboral 16

Administración Documental en el Entorno Laboral 17

Conclusión

Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas, que se reciban o envíen entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y local, a través de los Centros de recepción y distribución de Comunicaciones es el objetivo primordial de este informe “Administración Documental”