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• Calderón Paola

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Introducción Toda empresa, aparte de usar técnicas de comunicación, tiene personas o departamentos que se encargan de recoger el correo y abrirlo. Según en tamaño e importancia de la empresa, esa persona o departamento se dedicará exclusivamente a ello o, por el contrario, realizará además otras funciones. El artículo 21 del título quinto de la ley general de archivo general de Colombia señala que las entiades deberán elaborar programa de gestio de documentos pudiendo contempla el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuyas aplicaciones deberán conservarce los principios y los procesos archivístico. Es por ello que se realiza este informe de administración documental para mostrar paso a paso la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de documentos de di!erente contexto de las comunicaciones que entran y salen de la empresa, para las que es conveniente establecer un registro, ya que; permite mayor rapidez en su localización. los escritos pueden extraviarse en el envío de una sección a otra, constituuye un control interno de las comunicaciones recibidas y emitida. Existen tres tipos de registros: en registro de entrada, registro de salida, correspondencia interna( comunicación interna) Tras la realización de ls actividades anteriores en este momento, se ha logrado reflexionar, contextualizar y apropiar los conceptos mas representativos que permiten recer y asimilar la definición de administración, los pasos para la admiitracion documental, principios, normas archivísticas aplicados en los procesos técnicos de representación y despacho de comunicaciones oficiales, las disposisciones de las normas Icontec 185, las comunicaciones internas y documentaciones para recepciones y despacho de documentos y el embalaje de los mismos. Para cumplir con esta evidencia, es importante haber revisado, leído y comprendido el material de estudio presentado en esta guía Evidencia #3 Informe administración documental. De acuerdo con los conocimiento adquiridos en la presente actividad de aprendizaje cada aprendiz entregara una informe del paso a paso para la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de 5 documentos de diferentes contextos. DESARROLLO El procesos de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de vereficacion y control que una isntitucion debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Al radicar se asigna un numero consecutivo a las comunicaciones resiidas o producidas dejando constancia de las fecha y hora de recibi o de envio.

Con el registro, las entidades ingresan en su sistemas datos como: remitente o destinatario, nombre o código, de la dependencia competente, nombre del funcionario responsable del tramite, enexos y tiempo de respuesta. ACTIVIDADES DEL REGISRO DE DOCUMENTOS: Definición de medios de recepción, recibo de documentos oficiales, verifiación y confrontación del folio, copias, anexos, firmas constacia de recibo asignación de datos(Acuerdo AGN 060/ 2001, art, 2), asignación consecutivos de envios. ACTIVIDADES DE LA ADICACIÓN DEL DOCUMENTO Asignacion del consecutivo y fecha de impresión de rotulo de radicación, relación entre los documentos recibidos y enviados registros impresos de planillas de radicacipon y control elaboración de estadísticas, 1 registro de entrada carta: Al recibir las cartas, se registraran y se archivaran aquellos que guarden relación con la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, organismos públicos, entiades finacieras : es decir, aquellas que ofrecen información al la empresa. A esta comunicaciones se les asigna un numero, el cual servirá como referencia y será anotado en el libro registro de entrada de correspondencia. Formato del libro registro de entrada de correspondencia. REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA NRO ORDEN FECHA DE ENTRADA DIA MES Clase Remitente Asunto Anexos Además , la empresaestampa un sello. 2 registro de la salida carta: Una vez escrita la carta o comunicación hay que comprobar su corrección y prepararla para su emisión. Operación: minimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y estampados con el mismo sello En el sello debe de aparecer: El numero de registro La fecha El destinatario

Original: se envía el coreo copia: archivado como justificante intetno del envio de la correspondiente comunicación Formato de registro de salida: REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONENCIA SALIDA Referencia Fecha Numero Orden clase de salida 3 Correspondencia interna: Anexos Destinatario Asunto En las grandes y medianas empresas además de los de entrada y salida, se llevan un registro para las comunicaciones internas: según el volumen de comunicaciones el organigrama d la empresa, este puede ser único exitente tantos como departamentos haya o (funconamiento igual al del registro de entrada y salida) ejemplos: De registro de correspondencia: Resepcon, envio y resgistro de correspondencia Este procedimiento consiste en la recepción / envio de correspondencia(caeta. Hoja de reta funcioarios como en correspondecia interna y el registro podtr)

EVIDENCIA 3. 7n!orme )dministración

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registrarán y arc*ivarán aquellas que guarden relación con la ac vidad de laempresa1 suministradores, distribuidores, ?rganismos =úblicos, en dades 9nancieras... es decir,aquellas que o!recen in!ormación a la empresa.) estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como re!erencia y será anotado enel 'ibro 2egistro de #ntrada de +orrespondencia. )dministración ocumental en el #ntorno 'aboral FGormato del libro 2egistro de #ntrada de +orrespondencia1

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grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva un registro para lascomunicaciones internas. Según el volumen de d e comunicaciones y el organigrama de laempresa, éste puede ser1 I únicoo exis r tantos como departamentos *aya4Guncionamiento igual al de registros de entrada y salida5#/emplos de registro de correspondencia12#+#=+7E:, #:>M? N 2#(7ST2?

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#:+7)#ste procedimiento consiste en la recepciónDenv

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correspondencia 4carta, *o/a de ruta,!ormulario, correspondencia interna5 y el registro posterior en el Sistema de )dministración de+orrespondencia en ambiente O#P desarrollado para el

e!ecto.+orrespondencia 2ecibida2ecepción +ualquier po de correspondencia dirigida al personal del +entro de Sistemas dein!ormación, será recibida siguiendo los siguientes pasos1 )dministración ocumental en el #ntorno 'aboral &B&. >eri9car que la correspondencia esté dirigida al +entro de Sistemas de 7n!ormación. %. >eri9carque el sello de recepción esté con la !ec*a del d

a. K.

Sellar el documento original y la copia y9rmar ambos e/emplares. 6. Girmar el cuaderno de correspondencia. 4#n caso que eldepartamento de origen nou lice el Sistema en la O#P y siga con el procedimiento manual5.