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Radicación, Distribución y Control de Documentos Código IGT-01 v.05 1.

Objetivo y Alcance

Normalizar las actividades para la prestación del servicio de radicación, distribución control de documentos en la Universidad de Pamplona. Aplica desde la recolección de documentos, hasta el archivo de guías y formatos diligenciados. 2. Responsable El responsable de la aplicación y ejecución del presente documento es el (la) Líder del Proceso de Gestión Documental. 3. Definiciones 3.1 Mensajería Son las diligencias que se realizan para apoyar a las unidades administrativas o unidades de gestión académicas en la distribución y recolección documental, desde adentro o hacia fuera de la institución, tales como: realización de trámites varios, cobro o pago de obligaciones, entre otros. 3.2 Diligencias Corresponden a trámites que deben hacerse personalmente el mismo día de la solicitud, por ejemplo: hacer consignaciones, compras de papelería, repuestos y otros suministros urgentes; reclamar y entregar cheques, correspondencia y documentos varios normativos, afiliaciones a EPS, derechos de petición, citaciones a Consejos Directivo y Académico, encomiendas para los centros regionales-; sacar fotocopias en la Gobernación y juzgados; autenticar documentos; pagar facturas, servicios y EPS; llevar correspondencia a empresas de mensajería; revisar y recoger correspondencia del apartado aéreo; tramitar títulos valores y demás transacciones; cobrar y entregar facturas; hacer firmar actas y otros documentos; y entregar respuestas a derechos de petición local. 3.3 Recorridos Ordinarios Son los que se hacen diariamente entre horas así: 8:00 a.m., 12:00 m., 2:00 p.m. y 6:00 p.m., en todas las oficinas de la Institución. Los recorridos establecidos son los siguientes: Recorrido Bloque Administrativo y demás dependencias. Cuando los recorridos no se pueden cumplir por la realización de otras diligencias urgentes, reuniones del grupo de mejoramiento del Proceso de Gestión Documental o por circunstancias de fuerza mayor, se analiza la documentación para distribuir y se prioriza la entrega según criterios establecidos para tal fin.

Fecha

Elaboró

Aprobó

Validó

Firma Martha Helena Cañas Camargo

Firma Clara Liliana Parra Zabala

Firma María Victoria Bautista Bochagá

5 de septiembre de 2013

Fecha

5 de septiembre de 2013

Fecha

6 de septiembre de 2013

3.4 Recorridos Especiales Son recorridos personalizados y que por la trascendencia de la información se les da un tratamiento especial y diferente a los ordinarios como: prioridad en la entrega, control en una bitácora especial y el envío de copia a la unidades administrativas o unidades de gestión académicas de origen para garantizar la entrega y la transparencia del proceso. 3.5 Clasificación Actividad de identificación y agrupación de los documentos enviados y recibidos. 3.6 Radicación de Documentos Es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a los documentos recibidos o producidos, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. 3.7 Registro de Documentos Anotación de los datos del documento en los modelos de control. Las demás definiciones que aplican para el presente Documento se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. 4. Contenido 4.1 Recolección de Documentos

Responsable: Mensajero – Auxiliar Administrativo

4.1.1 Documentos Internos Recoge la información en el horario de 8.00 a.m. a 12:00 m. y de 2:00 a 6:00 p.m., en los diferentes procesos, los entrega en la oficina de Administración de Documentos al auxiliar administrativo quien se encarga de clasificarlos según los recorridos establecidos para el personal de mensajería, diligenciando el FGT-01 “Radicación, Distribución y Control de Documentos Internos”. 4.1.2

Documentos Externos

Recoge la información en el horario de 8.00 a.m. a 12:00 m. y de 2:00 a 6:00 p.m., en los diferentes procesos, los entrega en la oficina de Administración de Documentos al auxiliar administrativo quien se encarga de clasificarlos según los recorridos establecidos para el personal de mensajería, diligenciando el FGT-02 “Radicación, Distribución y Control de Documentos Externos”.

Revisa el recorrido del día para priorizar la realización de las diligencias externas y envíos de correo, según requerimientos. 4.2 Recepción y Radicación de Documentos

Responsable: Auxiliar de Gestión Documental

4.2.1 Internos y Externos: Recibe los documentos oficiales por medio de mensajería interna, correo ordinario, o entrega personal; verifica que el nombre del destinatario (s) al igual que la documentación corresponda a la Universidad, si hay duda se consulta con la oficina de Talento Humano y se procede al recibido colocando el sello (hora y fecha de quien recibe), se diligencia, según corresponda, el FGT-01 “Radicación, Distribución y Control de Documentos Internos”, el FGT-02 “Radicación, Distribución y Control de Documentos Externos”, el FGT-03 “Radicación, Distribución y Control de Documentos CRESC” y/o el FGT-04 “Radicación, Distribución y Control de Documentos Correo Certificado”; si no corresponde el nombre del destinatario o del proceso, se realiza la devolución en la misma guía del correo; cuando no existe guía, se hace a través del FGT-14 “Carta”. 4.2.2

Para la rectoría, Consejos y dependencias que recepcionan tutelas, demandas, derechos de petición, conciliaciones, solicitudes, etc.

La personas particulares, docentes o estudiantes, interesados en hacer llegar algún documento a las instancias mencionadas, se dirigen al Proceso de Gestión Documental con el documento y una copia, se verifica que el documento esté dirigido al destinatario y al ente que corresponda, se ingresa al sistema por medio del Software de Radicación de Correspondencia de la Universidad de Pamplona, se les hace entrega de una copia con el sello de recibido de Administración de Documentos y se hace firmar la devolución del recibido en el FGT-16 “Registro, Distribución y Control de Documentos que pasan por el Sello de Radicación”, en la cual se registra para luego hacer entrega de la documentación y la firma de recibido en el proceso correspondiente.

4.3 Clasificación y Distribución de Documentos Internos y Externos

Responsable: Auxiliar de Gestión Documental y Mensajero

Se debe garantizar la llegada oportuna a su destinatario, sin importar el flujo o circulación al interior y exterior de la entidad o proceso. Se requiere contar con mecanismos de control y verificación diligenciando, según sea el caso, los FGT-01 “Radicación, Distribución y Control de Documentos Internos”, FGT-02 “Radicación, Distribución y Control de Documentos Externos”, FGT-03 “Radicación, Distribución y Control de Documentos CRESC”, el FGT-04 “Radicación, Distribución y Control de Documentos Correo Certificado”, y el FGT- 16 “Registro, Distribución y Control de Documentos que Pasan por el Sello de Radicación”.

4.3.1 Clasificación (auxiliar administrativo) Seleccionan la documentación recibida y la distribuyen en las diferentes carpetas: 

Certificados: documentos que competen únicamente al Rector (a).



Interna: documentos dirigidos entre las diferentes dependencias



CRESC: documentos de las distintas sedes para las dependencias de la Universidad.



Externa: Documentos recibidos de otras entidades o personas.

Luego de distribuidos se procede a diligenciar los FGT-01 “Radicación, Distribución y Control de Documentos Internos”, FGT-02 “Radicación, Distribución y Control de Documentos Externos”, FGT-03 “Radicación, Distribución y Control de Documentos CRESC” y/o el FGT-04 “Radicación, Distribución y Control de Documentos Correo Certificado”, y el FGT-16 “Registro, Distribución y Control de Documentos que pasan por el Sello de Radicación” según corresponda. 4.3.2 Distribución de Documentos Internos (mensajero) El mensajero procede a la distribución de los documentos internos una vez se haya diligenciado el FGT-01 “Radicación, Distribución y Control de Documentos Internos”. 4.3.3

Distribución de Documentos Externos

Cada proceso hace llegar los documentos o paquetes al Proceso de Gestión Documental en los horarios de 8:00 a 11:00 a.m. y de 2:00 a 5:00 p.m.; donde se diligencia el FGT11 ”Envíos Nacionales e Internacionales”; seguidamente, se diligencia la guía de la empresa de envíos que se va a utilizar (contratada por la universidad) para su envío. Luego se notifica a los respectivos procesos mediante copia de la comunicación enviada que tiene impreso el sello de Administración de Documentos con el día la hora y el número de guía asignado, devolviéndolo en el FGT- 01 “Radicación, Distribución y Control de Documentos Internos”. 4.4 Archivo de Guías y Formatos Responsable: Auxiliar de Gestión Diligenciados Documental 4.4.1 Almacenar y legajar los registros generados por los FGT-01 “Radicación, Distribución y Control de Documentos Internos”, FGT-02 “Radicación, Distribución y Control de Documentos Externos”, FGT-03 “Radicación, Distribución y Control de Documentos CRESC” y/o el FGT-04 “Radicación, Distribución y Control de Documentos Correo Certificado”, y el FGT-16 “Registro, Distribución y Control de Documentos que pasan por el Sello de Radicación”, completamente diligenciados, en carpetas con su respectiva codificación, para permitir la conservación y recuperación adecuadas.

4.4.2 Las guías se archivan en carpetas clasificadas por empresas, en orden cronológico y consecutivo de los números de las guías con el fin de facilitar su ubicación y tener mayor soporte. 5. Documentos de Referencia -

-

NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. NTC GP 1000:2009 Gestión de la Calidad en el Sector Público Modelo Estándar de Control Interno Ley 962 de 2005 Antitrámites

6. Historia de Modificaciones Versión

Naturaleza del Cambio

00

Técnica Modificación de las actividades del instructivo Actualización del documento acorde a lo definido en el acta N°011 del 7 de octubre de 2011 Actualización del documento acorde a lo definido en el Acta 012 del 14 de octubre de 2011 Actualización del documento según lo descrito en el Acta N° 004

01

02

03

04

Fecha de Aprobación 5 de septiembre de 2008

Fecha de Validación 8 de septiembre de 2008

29 de julio de 2010

13 de agosto de 2010

7 de octubre de 2011

14 de octubre de 2011

14 de octubre de 2011

20 de octubre de 2011

5 de septiembre de 2013

6 de septiembre de 2013

7. Administración de Formatos Código

Nombre

Responsable

Ubicación

Acceso

Tiempo de Retención

Disposición Final

FGT-01

Radicación, Distribución y Control de Documentos Internos

Auxiliar Administrativo y Mensajero

Gestión Documental / Centro Interactivo

Personal Autorizado

Según las TRD

Archivo Central

FGT-02

FGT-03

FGT-04

FGT-11

FGT-16

Radicación , Distribución y Control de Documentos Externos Radicación, Distribución y Control de Documentos CRESC Radicación, Distribución y Control de Documentos Correo Certificado Envíos Nacionales e Internacional es Registro, Distribución y Control de Documentos que pasan por el Sello de Radicación

FGT-14

8. Anexos. “No Aplica”

Carta

Auxiliar Administrativo y Mensajero

Gestión Documental / Centro Interactivo

Personal Autorizado

Según las TRD

Archivo Central

Auxiliar Administrativo y Mensajero

Gestión Documental / Centro Interactivo

Personal Autorizado

Según las TRD

Archivo Central

Gestión Documental / Centro Interactivo

Personal Autorizado

Según las TRD

Archivo Central

Auxiliar Administrativo y Mensajero

Gestión Documental / Centro Interactivo

Personal Autorizado

Según las TRD

Archivo Central

Auxiliar Administrativo y Mensajero

Gestión Documental / Centro Interactivo

Personal Autorizado

Según las TRD

Archivo Central

Auxiliar Administrativo y Mensajero

Gestión Documental / Centro Interactivo

Personal Autorizado

Según las TRD

Archivo Central

Auxiliar Administrativo y Mensajero