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TALLER 3 ETAPAS DEL CIVLO VITAL DEL DOCUMENTO

ANGELA PATRICIA FUENTES MONGUI LILIANA GAMEZ AREVALO CÓDIGO:

C16403_04

GRUPO: 4

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTANCIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA GESTIÓN DOCUMENTAL II 2014

TALLER 3 ETAPAS DEL CIVLO VITAL DEL DOCUMENTO

PRESENTADO POR: PRESENTADO A:

ANGELA PATRICIA FUENTES MONGUI LILIANA GÁMEZ ARÉVALO LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

CÓDIGO: C16403_04 GRUPO: 4

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTANCIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA GESTIÓN DOCUMENTAL II 2014

TABLA DE CONTENIDO Introducción Objetivo General Objetivos específicos 1. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases y etapas? 2. ¿Qué es una Unidad de correspondencia y cuál es su importancia en una organización? 3. Explique en forma escrita y mediante imágenes o fotografías, cada uno de los procesos de la Gestión Documental con su definición, normatividad y actividades. 4. Compare con el Decreto 2609 de 2012 y establezca que dice el mencionado decreto sobre los procesos de la gestión Documental y realice las respectivas observaciones al respecto. 5. Realice un resumen general de lo tratado en el Decreto 2609 de 2012. 6. Elabore un resumen sobre la circular 002 de marzo 06 de 2012. 7. Identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y los procesos de la Gestión Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestión, Central e Histórico) 8. Ejemplo de un documento por sus diferentes etapas desde su producción 9. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o etapas. 10. Destaque los aspectos más importantes a tener en cuenta en los Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013. Conclusiones Cibergrafía

INTRODUCCIÓN

Este trabajo tiene como finalidad

fortalecer el interés por temas

específicos como estudiantes C.I.D.B.A y vamos a conocer los procesos de un programa de gestión documental, conocer sobre el ciclo vital de los documentos, sus fases y etapas, conocer aspectos importantes de la unidad de correspondencia, aprender sobre el decreto 2906 de 2012 e identificar como se clasifican los archivos y los valores de los documentos.

OBJETIVO GENERAL

Conocer e interpretar todas las herramientas existentes en el área de Gestión documental, entender y poner en práctica todos los procesos de un programa de gestión documental. OBJETIVOS ESPECÍFICOS -

Conceptualizar el Ciclo vital de los documentos

-

Identificar los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases.

-

Reconocer la importancia de la Unidad de Correspondencia y los procesos de la Gestión Documental que se desarrollan en ella.

-

Conocer cómo se clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y los procesos de la Gestión Documental que se desarrollan en cada fase.

1. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases y etapas? EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Wiffels, en 1972 planteo su teoría sobre las fases o edades básicas del ciclo vital del documento, esta denominación hace relación a las etapas que cumple un documento a lo largo de su vida útil. Según González de Ríos, estas etapas se pueden considerar de la siguiente manera: Planeación, elaboración, utilización y mantenimiento, y eliminación. En esencia este ciclo se define en tres etapas que a su vez permiten diferenciar tres tipos de archivo, según la fase en que se encuentren los documentos. A continuación se presenta la caracterización que González de Ríos enuncia sobre cada etapa: Primera Fase: Elaboración de Documentos Esta fase la gestión de documentos tiene como objetivos: - Evitar la producción de documentos no esenciales - Disminuir el volumen de los documentos - Ampliar el uso y la utilidad de los documentos que son necesarios - Asegurar el empleo adecuado de las técnicas reprográficas y de automatización Segunda Fase: Utilización y conservación de documentos Esta segunda fase comprende la selección, utilización, control y almacenamiento, se caracteriza por: -

Disponibilidad de la información y de los documentos necesarios Utilización a bajo costo de la información y de los documentos Selección de material auxiliar, equipos y lugar de almacenamiento de los documentos, adecuados a la naturaleza y a la frecuencia de uso

Tercera Fase: La Eliminación de documentos Solo después del proceso de evaluación, se puede determinar qué documentos deben ser conservados y cuáles pueden eliminarse. Todo procedimiento eficaz para suprimir documentos debe cumplir con las siguientes actividades: -

Identificación y descripción de los documentos por series

-

Clasificación de estas series con miras a su conservación o eliminación Determinación de los documentos que se justifica conservar en los archivos Eliminación periódica de los documentos no permanentes Transferencia de documentos permanentes a los archivos nacionales o a los que hagan sus veces.

Clases de Archivo Ligados a las fases del ciclo vital se consideran tres clases de archivos los cuales González de Ríos describe de la siguiente manera: 1 Edad o fase Archivo de gestión 2 Edad o fase Archivo Central / Archivo Intermedio 3 Edad o fase Archivo Histórico Archivos de gestión o de las oficinas productoras de documentos En esta instancia se reúne la documentación en trámite, en busca de solución de los asuntos iniciados, además la documentación esta sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras dependencias que las soliciten Archivos centrales o intermedios Aquí se agrupan documentos transferidos por distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite pero que siguen siendo objeto de consulta por las oficinas y los particulares en general. Archivos permanentes o históricos Lugar donde se transfiere desde el archivo intermedio, la documentación que por decisión del comité evaluador de documentos, debe conservarse permanentemente dado el valor que cobra para la investigación, la ciencia y la cultura. Como se puede apreciar en la Grafica 2, En el ciclo vital del documento el volumen documental disminuye a través del tiempo permitiendo conservar la información valiosa para la organización permanentemente, no obstante para el logro de esta racionalización del acervo documental la gestión documental ha desarrollado instrumentos tales como el cuadro de clasificación y la tabla de retención documental sin los cuales sería imposible ejecutar procesos de transferencias

documentales según la edad del documento. El ciclo define tres etapas que a su vez permiten diferenciar tres tipos de archivo según la fase en que se encuentren los documentos

2. ¿Qué es una Unidad de correspondencia y cuál es su importancia en una organización? Es la encargada de gestionar de forma centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos. Importancia de la unidad de correspondencia en organizaciones Gestionar los procesos o programas de gestión documental para promover la conservación adecuada de toda la documentación escrita (todos los papeles), facilitando y gestionando de forma eficaz su uso oportuno, mediante la utilización de procedimientos y operaciones Archivísticas.

Funciones de la unidad de correspondencia: 1) Control de Ingreso de la Documentación. 2) Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir). 3) Conservación. 4) Servicio y Control de Préstamo de los documentos. 5) Selección y Traslado de la Documentación al archivo central. 6) Digitalización de los Documentos. 7) Atención de consultas sobre informes estudiantiles. 8) El Área de Correspondencia debe velar también por la adecuada conservación y el control en la producción documental, radicando y tramitando solamente las comunicaciones que cumplan con los requisitos exigidos en acuerdo 060 del 31 de octubre de 2001, en cuanto al formato y firmas responsables. Servicios de la unidad de correspondencia  Recepción de correspondencia  Radicación de correspondencia  Distribución de la comunicación al área correspondiente 3. Explique en forma escrita y mediante imágenes o fotografías, cada uno de los procesos de la Gestión Documental con su definición, normatividad y actividades. Paso No. 1 - Producción Documental -

Producción. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.

Ley 527 de Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales

Circular Interna AGN No.13 de 1999

NTC 1673

1999

Paso No. 2 - Recepción documental: Conjunto de operaciones de verificación y control que una Institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.  Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros.  Recibo de documentos oficiales.  Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.  Constancia de recibo (sello, reloj radicador)

Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privadas son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la Ley. (Reforma Acto Legislativo 02 de 2003 Decreto 2150 de 1995, Artículos 1, 11 y 32: Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla única. Acuerdo AGN 060 de 2001, Artículo 3, 5, 8, 10, 11 y 12: Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas. Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículo Séptimo: Comunicaciones Internas: “Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos

de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos manuales o automatizados”. Paso 3- Distribución de documentos: Actividad dentro del proceso de Gestión Documental, cuyo fin radica en garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

Decreto 229 de 1995:Servicios postales y sus resoluciones reglamentarias. Decreto 2150 de 1995-Artículo 25: Utilización del correo para el envío de información. Acuerdo 060 de 2001- Artículo 3: Centralización de los servicios de aciones oficiales.

distribución

de

las

comunic

-

Paso 4- Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la' vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.

Constitución Política. Artículo 23: Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales. Ley 58 de 1982: Reglamentación trámite peticiones Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo: Derecho de petición. -

Paso 5- Organización. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.

Ley 80 de 1989: Artículo 2. Fija las políticas para establecer los reglamentos para garantizar la organización y conservación del patrimonio documental. Ley 594 de 2000: Articulo 3 Definiciones, Tabla de retención documental, Función archivística Ley 294 de 2000: Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención documental. Sera obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención. -

Paso 6- Consulta de documentos

Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente. Ley 57 de 1985: Artículos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos. CONSTITUCION POLITICA Artículo 20: Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Artículo 315. Los Secretarios de las corporaciones y autoridades públicas dan fe en los certificados que expidan relativamente a los negocios que les están confiados por razón de su empleo. Artículo 316. Todo individuo puede pedir certificados a los Jefes o Secretarios de las Oficinas, y los primeros los mandarán dar si el asunto de que se trata no fuera reservado. Si lo fuere, el certificado se extenderá, pero se reservará en la oficina hasta que cese la reserva y pueda entregársele al interesado. De los certificados se dejará copia en un libro de papel común. -

Paso 7- Conservación. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.

Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservación y organización de documentos. Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de Archivo, restricciones por razones de conservación. Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservación preventiva, conservación y restauración documental

Acuerdo 037 de 2002. Especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo. -

Paso 8 – Disposición final:

Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de y valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. (AGN, 2006). La disposición final es una de las actividades más delicadas dentro del proceso de elaboración de la TRD y/o TVD, pues implica la toma de decisiones sobre la disposición de los documentos, lo cual resulta, para los casos de selección y eliminación, procesos irreversibles

Constitución Política de 1991- Artículo 70: CN Párrafo 2: La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el país. El Estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los valores culturales de la Nación. Constitución Política de 1991- Artículo 72: El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado

Constitución Política de 1991- Artículo 71: La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura. Ley 14 de 1936: Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.

4. Compare con el Decreto 2609 de 2012 y establezca que dice el mencionado decreto sobre los procesos de la gestión Documental y realice las respectivas observaciones al respecto Este decreto aplica a todas las entidades públicas en sus diferentes niveles y las entidades privadas que cumplen funciones públicas, las entidades del estado en las diferentes ramas del poder. La norma se aplica a cualquier tipo de información producida o recibida por las entidades públicas en cualquier soporte (físico o electrónico) y que se conservan en los diferentes archivos. Es responsabilidad de los empleados públicos aplicar las normas establecidas por el AGN sobre la responsabilidad de la gestión de documentos. La coordinación de la gestión documental se realizara por la secretaria general a través la oficina de archivo, la gestión de los documentos se rige bajo los siguientes principios: Planeación, eficiencia, economía, control y seguimiento, oportunidad, transparencia, disponibilidad, agrupación, vinculo archivístico, protección del medio ambiente, autoevaluación, coordinación y acceso, cultura archivística, modernización, interoperabilidad, orientación al ciudadano, neutralidad tecnológica, protección de la información y los datos. Las entidades deben formular una política de gestión documental con los siguientes componentes: marco conceptual, conjunto de estándares, programa de gestión de documentos, cooperación, articulación y coordinación de las diferentes áreas. Para la buena gestión de los documentos hay que tener en cuenta las etapas de creación, mantenimiento y administración de los documentos, la gestión de los documentos se realizara a partir de los instrumentos archivísticos como el cuadro de clasificación, tabla de retención documental, programa de gestión documental, plan institucional de archivos, inventario documental, gestión de documentos electrónicos, mapas de procesos, tablas de control y acceso. La gestión de los documentos debe

contemplar los procesos de Planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración. Es de aclarar que: Todas las entidades del estado deben formular un programa de gestión documental a largo, mediano y corto plazo, la implementación y seguimiento del PGD es responsabilidad del área de archivo de la entidad, la entidad debe tener un plan de capacitación en el alcance y desarrollo del mismo. 5. Realice un resumen general de lo tratado en el Decreto 2609 de 2012 La gestión de documentos electrónicos debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación para mantener su valor testimonial, las características de los documentos electrónicos de archivo deben tener las siguientes características, contenido estable, forma documental fija, vínculo archivístico y equivalencia funcional. Para garantizar la presunción de autenticidad de los documentos electrónicos de archivo las entidades deben definir los procedimientos de protección para evitar la pérdida o corrupción de los documentos de archivo, a su vez asegurar los medios de almacenamiento y tecnológico. Se debe garantizar que los documentos de archivo electrónico generados por la entidad no sean modificados a lo largo del ciclo vital mediante la utilización de sistemas de seguridad con el fin de conservar a largo plazo. La fiabilidad de los documentos electrónicos de archivo es una representación completa, fiel y precisa de los hechos que da testimonio, los documentos electrónicos y la información contenida en ellos debe estar disponible en cualquier momento mediante sistemas que aseguren su registro o medio de registro original, para la conservación y preservación de los documentos electrónicos se puede conservar los documentos en sistema análogo y digital, se debe garantizar la conservación a través del ciclo vital del documento electrónico. Los expedientes electrónicos como unidad mínima de archivo deben reflejar a secuencia de la diligencia dentro de un mismo trámite, se adoptara programas de foliación de expedientes electrónicos. Tiene como base la el documento electrónico de archivo y el expediente sus respectivos procesos archivísticos.

6. Elabore un resumen sobre la circular 002 de marzo 06 de 2012. La circular 002 de marzo 06 de 2012 trata sobre las directrices que el comité intersectorial de políticas y gestión de información para la administración publica (COINFO) dictamina para realizar la reingeniería del programa ORFEO ajustándolo a al NORMA ISO 15489 así como el modelo de requisitos para el sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo MOREQ del Archivo General de la Nación. Se hacen algunas recomendaciones a entidades públicas o privadas que cumplen funciones públicas para adquirir o desarrollar sistemas de gestión de documentos aplicando las nuevas tecnologías: • Para desarrollar el sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA), hay que conocer los estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos y archivos electrónicos citados en la circular 004 de 2010 como son: estudio y elaboración de un PGD, elaborar, presentar y actualizar las TRD, los proyectos y procesos deben estar articulados con los sistemas de gestión de calidad, modelo estándar de control interno. • Las entidades públicas deben realizar el proceso de adquisición o desarrollo respecto a las atribuciones legales que formule al AGN. • Las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas deben tener aplicar los requerimientos de las normas NTC ISO 15489-1, la NTC ISO 15489-2 y el modelo de requisitos para el sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo. • Adoptar los estándares para asegurar la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo. • El SGDEA deberá contemplar el uso de instrumentos archivísticos como los cuadros de clasificación documental y TRD con el fin de establecer un solo modelo para toda la entidad, atendiendo los principios de procedencia, orden original, descripción colectiva e integrada archivística de los fondos. 7. Identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y los procesos de la Gestión Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestión, Central e Histórico) Fase activa (Archivo de Gestión): es cuando el documento es producido y utilizado en determinada área y se encuentra en trámite tiene una valoración primaria (lega, administrativo o fiscal)

Fase semiactiva (Archivo Central): los documentos pasan al archivo de concentración para su consulta al terminar su periodo de permanencia se realiza la valoración secundaria para determinar si va al archivo histórico o se da de baja a la documentación esto depende de sus valores primarios. Fase inactiva (Archivo Histórico): la documentación ya no es utilizada por la dependencia o área, su valor pasa a ser de uso social para poder ser consultado por investigadores o publico en general. Para conocer el destino de la documentación se realiza un muestreo, baja documental, transferencia y traslado al archivo histórico. 8. Ejemplo de un documento por sus diferentes etapas desde su producción. -

Recepción: El documento se recibió vía mail y en forma escrita, adjunta 6 carpetas de anexo y tiene firma original, para efectos de que el documento sea valedero. Se radica en Ecopetrol y se visualiza en el documento dos números por lo que se puede tener búsqueda el consecutivo interno y el radicado que asigna Ecopetrol.

Dentro de este tambien se visaliza con exactitud el desstinatario o a quien se dirige la comunicación. -

Distribución: Como es un documento interno este tiene dos destinatarios mas para darles una copia de la información. Va para la dependencia de Dirección de abastecimiento y gestoría administrativa.

Para su envió se elabora un sobre con el nombre del destinatario y el remitente, la dirección exacta y el funcionario, y se genera la planilla para la firma de recibido. -

Tramite: Se mide el tiempo de respuesta del documento en este caso como es una comunicación interna es de 8 días hábiles a partir del dia de recibo de la comunicación. Se verifica el diligenciamiento de la planilla y si llego a la persona indicada. Se espera la respuesta del funcionario al que comunicación para alimentar el contrato o expediente.

-

se

envió

la

Organización: Se identifica en el proceso de clasificación a que tipo documental pertenece, y como se organizan los documentos. En el proceso de ordenación se debe verificar si el contrato al que pertenece el documento esta creado, y si no se crea , se organiza de forma cronológicamente y se folia. Ya en el proceso de descripción se incluye el documento en una lista de chequeo, donde dependiendo del tipo documental y de la completitud del expediente se realiza transferencia parcial o completa del contrato

-

Consulta: Existen dos tipos de consulta del documento, por medio del sistema de correspondencia y el documento que se digitaliza en el archivo de gestión para alimental la carpeta digital del contrato.

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Conservación: Se realiza limpieza a los documentos y se almacenan en el expediente. Se mantiene en lugar con buena ventilación y en cajas x 200 para la facilidad en el transporte.

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Disposición final: Se verifica si el documento es una copia o no dependiendo del tipo documental dependen los años de conservación en el archivo de

gestión y en el archivo central, a su vez se deja una copia digital para las consultas del mismo. 9. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o etapas. •

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Fase activa o Valoración primaria  Administrativo: sirven como testimonio de procedimiento y actividades.  Fiscal: sirven como testimonio de obligaciones tributarias.  Legal: valor de conservación de los documentos. Fase semiactiva o Valoración secundaria  Evidencial: es el valor que revela el origen, organización y desarrollo de la institución.  Testimonial: Cambios legales de la institución como: • Políticas • Reglamentos • Leyes • Decretos • Procedimientos  Informativo: Revelan fenómenos particulares del as instituciones como los documentos históricos. Fase inactiva o Archivo Histórico: documentación que ha cumplido con su vigencia es trasferido del archivo de concentración. Esta documentación será conservada y preservara valores secundarios.

10. Destaque los aspectos más importantes a tener en cuenta en los Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013. • Acuerdos 03 de marzo 15 de 2013 El AGN tiene como función formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos de acuerdo al plan nacional de desarrollo de acuerdo a sus aspectos económicos, sociales, tecnológicos, culturales y científicos de los archivos que hacen parte del sistema nacional de archivos.

El AGN podrá reglamentar los procedimientos para elaborar, evaluar aprobar e implementar las TRD y TVD de entidades del estado tanto publicas como privadas con funciones públicas. El comité evaluador de documentos de archivo general será el encargado de decidir sobre la valoración y disposición final de los documentos para proteger el patrimonio documental para su conservación y preservación. • Acuerdos 04 de marzo 15 de 2013 Las entidades del estado (nacional, departamental, municipal, distrital) y las entidades privadas que cumplen funciones publicas deben elaborar, aprobar, implementar y actualizar las TRD tanto de documentos físicos como electrónicos y las TVD para fondos acumulados de conformidad con las normas expedidas por el AGN. Deben ser elaboradas por: o Profesionales (archivistas, historiadores, abogados, ingenieros industriales, administradores públicos, etc.) o Realizar cuadros de clasificación documental siguiendo la estructura de la orgánico-funcional de la entidad o El principio de orden original o Tiempos de retención según las series, y subseries documentales. El proceso de elaboración de las tablas debe contener los siguientes criterios: • Idoneidad (elaboradas por un equipo apto y calificado para tal fin) • Análisis contextual: consideración de las normas legales según su contexto legal, institucional e histórico. • Trazabilidad y control: conservar los soportes e información que sirvieron para la elaboración de las tablas. • Firmas responsables: Suscritas por el secretario general o funcionario administrativo de igual jerarquía • Aprobación: mediante acto administrativo por el representante legal de la entidad emitido por el comité institucional de desarrollo administrativo para Entidades de orden nacional y por el comité interno de archivo para el orden territorial • Publicación: en la pagina Web de la entidad • Presentación, previsión y ajustes: plazo de 30 días o según la disposición de los expertos. • Evaluación y convalidación: plazo de 90 días a partir de su recepción • Implementación • Actualización

Los documentos que vallan a ser eliminados deben estar basados en las TRD y TVD. • Acuerdos 05 de marzo 15 de 2013 Las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas deben adoptar: • Organización de los archivos según los principios de procedencia, orden original, integridad de los fondos, ciclo vital y normatividad. • Clasificación documental de acuerdo al cuadro de clasificación de niveles y subniveles: o Fondo o Subfondo o Sección o Subsección o Serie o Subserie o Unidad documental compuesta o Unidad documental simple • Ordenación documental puede realizarse según la documentación por niveles: o Fondo o Sección o Serie o Subserie o Expediente o Tipos documentales • Descripción documental en donde se permita conocer como esta conformado un archivo sus unidades documentales para su consulta para la recuperación de la identidad cultural.

CONCLUSIONES

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Conocimos e interpretamos todas las herramientas existentes en el área de Gestión documental, entender y poner en práctica todos los procesos de un programa de gestión documental.

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Conceptualizamos el Ciclo vital de los documentos

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Identificamos los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases.

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Reconocimos la importancia de la Unidad de Correspondencia y los procesos de la Gestión Documental que se desarrollan en ella.

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Conocimos cómo se clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y los procesos de la Gestión Documental que se desarrollan en cada fase.

CIBERGRAFIA -

file:///C:/Users/SGIPC-017/Downloads/elciclovitaldeldocumento120328200228-phpapp02.pdf

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Teoría del Ciclo vital del Documento. En línea. Disponible en: http://unidadesapoyo.hidalgo.gob.mx/descargables/omig/ARCHIVO/d ocumentos.pdf [Consultado: ene. 6 2014]

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Gestión Documental. Procesos de organización de los archivos. Disponible en: http://www.youtube.com/watch?v=veJkzshzxU8 [Consultado: ene. 6 2014]