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Elaborado por: Asesorías ECCI

PROGRAMA DE AUDITORÍAS PERIODO:

2020

OBJETIVOS DEL PROGRAMA: Evaluar la conformidad del Sistema Integrado de Gestión en el proceso de Almacenamiento y Transporte de Sustancias Químicas de la compañía que se implemente, mantenga y mejore continuamente de manera eficaz, eficiente y efectiva para satisfacer los requisitos del cliente, prevenir accidentes y enfermedades laborales, preservar el ambiente de conformidad con los requisitos de la norma ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 legales y los establecidos por LOGÍSTICA QUÍMICA LTDA. GESTOR DEL PROGRAMA: LIDER HSEQ CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 2020 AUDITORÍA

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA

1. Verificar el nivel de los requisitos normativos y los relacionados con las actividades de la prestación del servicio.

Interna

2. Comprobar la eficacia de los procesos en el logro de sus resultados y el cumplimiento de los requisitos aplicables (Legales, reglamentarios, normativos, contractuales y de la propia empresa). 3. Identificar la progresión en el cumplimiento de las actividades de mejoramiento planteadas y desarrolladas n la organización

ALCANCE

CRITERIOS DE AUDITORÍA

EQUIPO AUDITOR

Normas: ISO 9001:2015, ISO 14001: 2015, ISO 45001:2018 En cuanto a los requisitos establecidos en el SGI, documentos, procesos documentados y registros relacionados. Cumplimiento de la política de Gestión Integrada y Prestación de Servicios de Objetivos. Ing. Natalia Moncada Olarte Almacenamiento y Transporte de Requisitos Legales Aplicables: Ing. Aimmy Nikole Wilches agroquímicos, plaguicidas, * Ley 55/93 Alfonso desincrustantes y productos BTX * Decreto 1072/2015 Ing. Yaritza Alejandra Gutierrez derivados del petróleo (Sustancias * Decreto 1076 /2015 Poveda Químicas) * Decreto 1073 / 2015 * Decreto 1079/2015 * Decreto 1496/2018 * Resolución 1565/2014 * Resolución 312/2019 * Resolución 1918 de 2009 * Resolución 2423 de 2018 * Decreto 683 de 2018 * Decreto 1765 de 2017

PROCESOS

(Prestación del Servicio Operaciones) Almacenamiento Sustancias Químicas

(Prestación del Servicio Operaciones) Transporte de Sustancias Químicas

2020 ENE

FEB

MAR

ABR

MAY

JUN

JUL

AGO

SEP

OCT

NOV

X

X

OTROS PROCEDIMIENTOS UTILIZADOS (Si aplica): Procedimiento PR.AI.02 Acción correctiva; PR.AI.01 Procedimiento de gestion de riesgos y oportunidades MÉTODOS DE AUDITORIA UTILIZADOS: Entrevistas, diligenciamiento de listas de verificación con la participación del auditado. Revisión documental con participación del auditado, revisión documental (ej. registros, análisis de datos). Observación del trabajo realizado, muestreo estadístico y basado en juicio.

OBSERVACIONES Y COMENTARIOS FINALES: Los criterios para seleccionar los auditores y la información documentada esta definida en el Procedimiento PR.AI.03 auditorias Internas.

OBSERVACIONES

N.A

PROCEDIMIENTOS UTILIZADOS: Procedimiento PR.AI.03 auditorias Internas.

RECURSOS NECESARIOS: Tiempo que sea requerido para la ejecución de todas la actividades, equipo de computación.

DIC

N.A

Elaborado por: Asesorías ECCI

PROGRAMA DE AUDITORÍAS (GESTIÓN RIESGOS Y OPORTUNIDADES) PROBABILIDAD (PB) RIESGO U OPORTUNIDAD

EFECTOS POTENCIALES

POSIBLES CAUSAS

Poca trascendencia de la auditoria al no concentrar sus actividades en aspectos Riesgo: Falla para establecer los objetivos de Falta de conocimiento del estado de SGC. No relevantes de los procesos, dejar aspectos auditoría relevantes y para determinar el haber tenido en cuenta resultados de o procesos importantes del SGC sin alcance del programa de auditoría. auditorias anteriores. auditar. Que la auditoria no contribuya a la mejora de la organización.

Planeación

OCURRENCIA (OC)

GRADO DE DETECCIÓN ME

BA

MB

RM

PO

MO

AL

MA

NH

PO

MO

AL

MA

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

2

2

Riesgo: No permitir tiempo suficiente para desarrollar el programa de auditoría o para llevarlas a cabo.

Dejar elementos o requisitos importantes de los procesos sin auditar.

Deficiente planificación de la auditoria. No tener en cuenta las necesidades de los procesos a auditar.

3

2

Relacionados con los auditores

Riesgo: El equipo auditor no tiene la competencia de identificar criterios que pudieran ser significativos en lo que se va auditar.

Falta de preparación por parte del equipo auditor para dar un desarrollo eficaz a la auditoria.

Relación directa de los auditores con los procesos a auditar.

3

2

3

2

Riesgo: Incumplimiento del cronograma para Prolongación del proceso de certificación y Falta de planificación en los tiempos para la ejecución de la auditoria. recertificación. ejecutar la auditoria.

Riesgo: Fuga de información vulnerable para

Registros relacionados y su control la compañía hacia terceras personas.

Monitoreo, revisión y mejora del programa de auditoría

Acceso de registros de auditoria donde se Fallas de archivo y custodia de la evidencian las oportunidades de mejora de documentación de la organización la organización.

Riesgo: Falta de monitoreo del cumplimiento Incumplimiento del requisito referente a la del programa de auditoria por parte de la alta responsabilidad de la alta dirección en dirección. cuanto al monitoreo y seguimiento

Falta de compromiso de la alta dirección

GRADO DE SEVERIDAD

MA

1

Recursos

Implementación del programa

EFECTO (EF)

GRADO DE OCURRENCIA

AL

2

3

2

3

3

3

3

3

2

3

NPR= (PB*OC*EF)

EVALUACIÓN DE LAS CAUSAS QUE ORIGINAN EL RIESGO ASPECTOS ASOCIADOS AL RIESGO U OPORTUNIDAD

8

Reunirse con la alta dirección y que bajo su aprobación se defina el objetivo de la auditoría

18

Asegurar que el gestor del programa de auditoría tenga la competencia para definir los tiempos de auditoría

12

Asegurar que el auditor tenga toda la información necesaria para poder realizar una auditoria efectiva.

18

Establecer fechas y horas de auditoria de común acuerdo con las partes interesadas de la auditoria.

18

Asegurar el adecuado acceso y la recepción de información documentada.

27

Establecer un procedimiento de auditorias donde se incluya planeación, ejecución y seguimiento por parte de la alta dirección.

GESTION DEL RIESGO Y OPORTUNIDAD PARA EL PROGRAMA DE AUDITORÍA INTERNA GRADO DE DETECCIÓN

GRADO DE OCURRENCIA

Alta (AL), Medio alta (MA), Media (ME), Baja (BA), Muy baja (MB)

Remota (RM), Poca (PO), Moderada (MO), Alta (AL), Muy alta (MA)

GRADO DE SEVERIDAD No hay

ACCIÓN

(NH), Poco (PO), Moderado (MO), Alto (AL), Muy alto (MA)

Elaborado por: MS Consultores SAS

PLAN DE AUDITORÍA

ORGANIZACIÓN: Logística Química Ltda. PROCESO AESPECÍFICOS: AUDITAR: Operaciones y Transporte de Sustancias OBJETIVOS Evaluar la- Almacenamiento conformidad del Sistema Integrado de GestiónQuímicas en el proceso de Almacenamiento y Transporte de Sustancias Químicas de la compañía que se implemente, mantenga y mejore continuamente de manera eficaz, eficiente y efectiva para satisfacer los requisitos del cliente, prevenir accidentes y enfermedades laborales, preservar el ambiente de conformidad con los requisitos de la norma ISO ALCANCE Aplica todas al actividades a lapor prestación de Servicios deLTDA. Almacenamiento y Transporte de agroquímicos, plaguicidas, desincrustantes y productos BTX derivados del 9001:2015,ESPECÍFICO: ISO 14001:2015, ISOa45001:2018 legales yconcernientes los establecidos LOGÍSTICA QUÍMICA petróleo AUDITOR LÍDER: Aimmy Nikole Wilches Alfonso INTEGRANTES DEL EQUIPO: Ing. Natalia Moncada Olarte, Ing. Aimmy Nikole Wilches Alfonso, Ing. Yaritza Alejandra Gutierrez Poveda AUDITADOS: Logística Química Ltda. (Lider de Almacén, Auxiliares de Almacén, Analista de Almacén y operador). FECHA AUDITORÍA: 7 - 23 de Septiembre HORA INICIO: 9:00 HORA FINALIZACIÓN: 17:00

HORA INICIO

HORA FINALIZACIÓN

SUBPROCESO

9:00

10:00

Reunión de Apertura (7 de Septiembre)

10:00

17:00

Almacenaje (7 de Septiembre)

8:00

17:00

Almacenaje (9 de Septiembre)

8:00

17:00

Almacenaje (11 de Septiembre)

8:00

17:00

Almacenaje (14 de Septiembre)

8:00

17:00

Transporte (16 de Septiembre)

8:00

17:00

Transporte (18 de Septiembre)

8:00

17:00

Transporte (21 de Septiembre)

8:00

15:00

15:00

17:00

CRITERIOS Y REQUISITOS

AUDITADO Logística Química Ltda. y Lider HSEQ. Lider de Almacén, Auxiliares de Almacén, Analista de Almacén. Lider de Almacén, Auxiliares de Almacén, Analista de Almacén. Lider de Almacén, Auxiliares de Almacén, Analista de Almacén. Lider de Almacén, Auxiliares de Almacén, Analista de Almacén. Lider de Almacén, Auxiliares de Almacén, Analista de Almacén.

N.A Revisión documental Norma ISO 9001, manual de calidad, normas. (Recopilación de información para verificación en campo)Norma ISO 14001, Manual de Revisión documental Gestión Ambiental, normas. (Recopilación de información para verificación en campo) Revisión documental Norma ISO 45001, manual de SST, normas. (Recopilación de información para verificación en campo) Revisión de campo de la trinorma. Revisión documental Norma ISO 14001, Manual de Gestión Ambiental, normas. (Recopilación de información para verificación en campo) Revisión documental Norma ISO 45001, manual de SST, normas. (Recopilación de información para verificación en campo)

Lider y Acompañantes

Revisión documental Norma ISO 9001, manual de calidad, normas. (Recopilación de información para verificación en campo)

Lider de Almacén, Auxiliares de Lider y Acompañantes Almacén, Analista de Almacén y operador.

Transporte (23 de Septiembre) Revisión de campo de la trinorma. Reunión de Cierre

AUDITOR

N.A

Lider y Acompañantes Lider y Acompañantes Lider y Acompañantes Lider y Acompañantes Lider y Acompañantes

Lider de Almacén, Auxiliares de Lider y Acompañantes Almacén, Analista de Almacén y operador.

Lider de Almacén, Auxiliares de Lider y Acompañantes Almacén, Analista de Almacén y operador. Logística Química Ltda. y Lider Lider y Acompañantes HSEQ.

LISTA DE VERIFICACIÓN No

REQUISITO

PREGUNTA Y ELEMENTO NORMATIVO O LEGAL A VERIFICAR

1 ISO 45001 Numeral 5.4 ¿Se han definido los canales de consulta de los trabajadores, representantes y/o partes interesadas? 2 ISO 45001 Numeral 5.4 Conoce usted un procedimiento establecido por la empresa para reportar condiciones y actos inseguros? 3 ISO 45001Numeral 6.1.3 ¿En que parte se encuentran publicados los permisos de trabajo de la empresa? 4 ISO 45001 Numeral 6.1.3 Presentar aprobación por el ministerio de transito y transporte del PESV 5 ISO 45001Numeral 8.1.1 ¿Cuántos trabajadores tiene la empresa y mostrar la evidencia de los registros de inducción de SST al personal nuevo? 6 7 8 9 10 11 12 13 14

ISO 45001Numeral 8.1.1 ISO 45001Numeral 8.1.2 ISO 45001Numeral 8.1.2 ISO 45001Numeral 8.1.2 ISO 45001Numeral 10.3 ISO 45001 Numeral 7.1

¿Cada cuanto realizan el proceso de re-inducción SST y mostrar evidencia? Tiene conocimiento de un procedimiento que determine las acciones para eliminar los peligros y reducir los riesgos? Los trabajadores cuentan con los números de emergencia actualizados o con plan de ayuda mutua? En su condición de trabajador ¿conoce el procedimiento o plan de emergencia? ¿Que oportunidades de mejora han implementado en el proceso donde usted trabaja? ¿Se cuenta con los recursos para la implementación, mantenimiento y mejora del SG-SST? ISO 45001Numeral 6.2.1 ¿Se dispone con objetivos pertinentes para mantener y mejorar el SG-SST? ISO 45001Numeral 5.3 ¿Los roles y las responsabilidades de la empresa son claros ? ISO 45001 Numeral 8.2 ¿Se cuenta con un plan de preparación y respuesta ante emergencias?

15 ISO 45001 Numeral 7.5.3 ¿La documentación se cuenta protegida adecuadamente? 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

ISO 14001Numeral 4.3 ISO 14001Numeral 5.2 ISO 14001Numeral 6.2 ISO 14001Numeral 5.3 ISO 14001Numeral 7.1 ISO 14001 Numeral 7.4.2 ISO 14001 Numeral 7.2 ISO 9001 Numeral 8.1 ISO 9001 Numeral 5.2 ISO 9001 Numeral 5.3 ISO 9001 Numeral 7.5 ISO 9001 Numeral 6.1.3 ISO 9001 Numeral 8.1 ISO 9001 Numeral 4.3.4 ISO 9001 Numeral 4.3

¿ Se determina el alcance del sistema de Gestión ambiental? ¿La política es definida? ¿Los objetivos ambientales son pertinentes para la organización? ¿Cuales son las funciones y responsabilidades asignadas al responsable del sistema? ¿Como se asignan los recursos necesarios para alcanzar los objetivos? Los residuos de las actividades propias de operaciones y de limpieza se disponen finalmente y/o manejan acorde a los lineamientos legislativos Se dispone de personal competente para la neutralización y limpieza de derrames y/o control de fugas Se dispone de Procedimientos escritos para la realización de actividades o puntos críticos de control (PCC) Se cuenta con una política de Gestión de Calidad Los Roles, Responsabilidades y Autoridades son claros La información en cuanto aspectos de gestión de calidad se encuentra documentada La normatividad y Lineamientos Legales Aplicables son reconocidos por el auditado Se cuenta con un procedimiento de procesos químicos peligrosos Al determinar el alcance ¿La organización ha considerado sus productos, actividades y servicios? ¿La organización ha determinado los limites y aplicabilidad del SGI?

INFORME DE AUDITORÍA INTERNA 2020 INFORME No.:

1

FECHA:

9/30/2020

RESPONSABLE(S) DE PROCESO:

DURACIÓN:

Lider de Almacen

07-23 de Septiembre

AUDITOR LIDER:

EQUIPO AUDITOR:

Aimmy Nikole Wilches Alfonso

Ing. Natalia Moncada Olarte - Ing. Aimmy Nikole Wilches Alfonso - Ing. Yaritza Alejandra Gutierrez Poveda

ORGANIZACIÓN: LOGÍSTICA QUÍMICA LTDA. OBJETIVO: Evaluar la conformidad del Sistema Integrado de Gestión en el proceso de Almacenamiento y Transporte de Sustancias Químicas de la compañía que se implemente, mantenga y mejore continuamente de manera eficaz, eficiente y efectiva para satisfacer los requisitos del cliente, prevenir accidentes y enfermedades laborales, preservar el ambiente de conformidad con los requisitos de la norma ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 legales y los establecidos por LOGÍSTICA QUÍMICA LTDA. CRITERIOS: Normas: ISO 9001:2015, ISO 14001: 2015, ISO 45001:2018 En cuanto a los requisitos establecidos en el SGI, documentos, procesos documentados y registros relacionados. Cumplimiento de la política de Gestión Integrada y Objetivos. Requisitos Legales Aplicables: Ley 55/93, Decreto 1073/2015, Decreto 1076 /2015, Decreto 1079/2015, Decreto 1496/2018, Resolución 1565/2014, Resolución 1918 de 2009, Resolución 2423 de 2018, Decreto 683 de 2018, Decreto 1765 de 2017

ALCANCE: Proceso Auditado: Operaciones - Almacenamiento y Transporte de Sustancias Químicas Lugar donde se realizaron las actividades de auditoria en Sitio: LOGÍSTICA QUÍMICA LTDA. Personas entrevistadas y cargo: Lider de Almacen, Auxiliares de Almacen, Analista de Almacen y operador.

HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA PROBLEMAS DETECTADOS

TIPO HALLAZGO

REQUISITO

HALLAZGO

NC

9001: 2015 5.3 14001:2015 5.3

En la revisión del Manual de Funciones, se evidenció que no se está asegurando que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes se asignen, se comuniquen y se entiendan en toda la compañía, se estableció que las diferentes gerencias han realizado cambios en la provisión de cargos que afectan los procesos del SIG y estos no se han actualizado y comunicado para garantizar la integridad del Sistema de Gestión. Se evidencia que no todos los Manuales de Funciones de la empresa incluyen los criterios de educación, habilidad y experiencia requerida para ocupar los cargos como lo establece la norma ISO 9001:2015, ISO 14001:2015.

NC

9001:2015 7.5.3

En la revisión documental efectuada se evidenció que la compañía no está determinando la necesidad de los cambios en el SGI, teniendo presente que éstos deben darse de manera planificada considerando su propósito y sus consecuencias, la integridad del SGI y sobre todo la asignación y reasignación de responsabilidades, se han efectuado en la última vigencia cambios en la planta de personal en los cuales no se evidencia en el proceso de Gestión Humana se planifiquen y se tenga en cuenta sus consecuencias para el SIG.

NC

9001:2015 7.1.3

En el proceso de recepción de ingreso de móviles (furgones propios) al patio, se evidencia el ingreso para mantenimiento correctivo de móviles, pero en los registros de inspección diaria de vehículos que realiza el operador registra “no hay novedad”, no siendo coherente para dar inicio a un proceso de mantenimiento como está definido en el procedimiento plan integral de mantenimiento (V4, Fecha: 11-09-2019). Se evidencia móviles que ingresan con registro de novedad en registro de inspección diaria (V3, Fecha: 11-08-2019) de vehículos que no se tienen registrado en la bitácora del patio.

NC

9001:2015 7.5.3.1 8.2.4 8.5.6

En el procedimiento plan integral de mantenimiento, no se asegura la disponibilidad y control de la información relacionada con el esquema de habilitación de los vehículos establecido por LOGÍSTICA QUÍMICA. Se encuentran documentados los procedimientos investigación y desarrollo V1, gestión centro de control V3, planeación del transporte V2, administración del recurso V3., pero no se protegen contra modificaciones y control de cambios desde la plataforma del SIG. Se evidencia el uso de documentos obsoletos en los puntos de uso (Bienes y servicios (Almacén)). Se evidencia en el proceso de Bienes y Servicios (Infraestructura) se evalúan las cotizaciones de acuerdo con tres criterios: técnicos, experiencia y lineamientos de la gerencia para lo que se va a requerir; se realiza la evaluación, la selección y el seguimiento al desempeño de los proveedores en información documentada no controlada y establecida por la organización. Se evidencia información documentada revisada en los procesos que no está controlada de acuerdo con el procedimiento de control establecido por la compañía.

NC

9001: 2015 8.4. 14001:2015 A8.1 45001:2018 A8.1.4.2

Se evidencia en el proceso de compras que se registran los proveedores vigentes en la lista de proveedores (V 5 24 junio de 2019), pero no se tiene registro de la calificación de criticidad en Calidad, Ambiental, Seguridad y Salud en el trabajo a los proveedores para establecer si es crítico o no el proveedor y no se tienen todos los documentos solicitados a los proveedores para realizar el proceso de selección y evaluación. El procedimiento no define los criterios para clasificar al proveedor como critico o no y como seleccionar, evaluar y reevaluar en los aspectos de HSE a los proveedores. El procedimiento establece realizar seguimiento al desempeño de los proveedores/contratistas realizando auditorias, no se evidencio plan de auditoria a proveedores y auditorías realizadas a la fecha.

En la matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos, no se identifica la actividad de manipulación, almacenamiento y transporte de sustancias químicas cancerígenas , actividades de alto riesgo (trabajo en alturas, trabajo en caliente, manejo de montacargas). No se evidenciaron los controles de SST para mitigar los posibles efectos de estar expuesto: • El personal a la vibración y al ruido permanente generado por un sistema de ventilación contiguo al muro lateral izquierdo de la oficina de producción. • Posturas sedentes prolongadas en el área de Control. • Tanque de almacenamiento de sustancias químicas sin dique de contención. • No se cuenta con todas las hojas de seguridad de las sustancias químicas utilizadas en los puntos de uso, almacenamiento y manipulación. • Cámara de pintura sin extractores con filtros. No se evidenció la actualización de la Matriz de IPERDEC después de la ocurrencia del accidente mortal del 26 de abril de 2018. Se evidencia controles para prevenir los riesgos en las áreas de trabajo de mantenimiento que solicita el uso de elementos de protección personal (gafas, careta y tapa oídos), elementos que no se utilizan. Los controles de señalización y demarcación están deteriorados y no están ubicados en un lugar visible antes del ingreso al área de trabajo de mantenimiento. Se evidencia en el área de mantenimiento vehículos prendidos y sin bloqueos manuales (tacos) que se encuentran en mantenimiento para prevenir accidentes e incidentes.

NC

14001:2015 6.1.2 45001:2018 6.1.2

Incumplimiento

Articulo 2 Resolución 1918 de 2009

NC

14001:2015 6.2.2 45001:2018 6.1.2.2

NC

45001:2018 8.2

Se cuenta con un procedimiento para responder a la situación de emergencia que se puede presentar en la actividad de alturas, evidenciando que a la fecha no se ha realizado o programado la validación de factibilidad, probando periódicamente su(s) procedimiento(s) de respuesta ante emergencias en trabajo en alturas. Se evidencia la señalización de rutas de evacuación establecidas con la señalización física en patio no llega al punto de encuentro definido en el patio.

NC

45001:2018 7.5.3

Se evidencia varias versiones no controladas del plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencia PE-01, contrariando lo establecido en el numeral 7.5.3 en lo referente al control de la información documentada y que este documento sea idóneo para su uso, donde y cuándo se necesite.

NC

45001:2018 6.1

Con la revisión se evidencia que no se cuenta con la valoración de los riesgos ni la determinación de controles para estas sustancias peligrosas como la Matriz de Peligros MPR-03.

NC

45001:2018 8.1.2

No se evidencia que los colaboradores de la compañía hagan uso de los EPP indicados para la manipulación de las sustancias y productos químicos almacenados y transportados

No se identifica en la matriz de requisitos legales la Resolución 2423 de 2018, Decreto 683 de 2018, Decreto 1765 de 2017. No se da cumplimiento al requisito legal artículo 2 de la Resolución 1918 de 2009, se evidencia conservan y anexan copia de las evaluaciones médicas ocupacionales a la hoja de vida del trabajador.

No se evidencia un programa de riesgo químico con los controles para prevenir y controlar las fuentes de peligro identificadas en la Matriz de IPVR. En los programas de gestión de riesgos y aspectos se evidencia que se programan las actividades y se registra su ejecución en el programa pero no se tiene evidencia que demuestre su ejecución.

OPORTUNIDADES DE MEJORA * Mejorar el conocimiento de la política SIG por parte de todos los colaboradores de la compañía. * Fortalecer las estrategias de prevención y control en los impactos ambientales respecto a la matriz de aspectos ambientales. * Fortalecer conocimiento y acceso a la matriz de riesgos y peligros de SST. * Seleccionar y conservar información documentada de las acciones que establezca la organización para evidenciar la mejora continua de la conveniencia, adecuación y eficacia del sistema de gestión. * Mantener registros o evidencias de las charlas y actividades realizadas a los contratistas para evidenciar los controles a contratistas. * Identificar todos los riesgos y oportunidades de los procesos en materia de Calidad, Ambiental, Seguridad y Salud en el trabajo que pueden tener impacto sobre el sistema de gestión para poder establecer las acciones para abordar estos riesgos y oportunidades. * Establecer criterios de flexibilidad y rango de tolerancia en el control y ejecución de los mantenimientos preventivos y no establecer criterios rígidos. * Incluir en los procesos de inducción, capacitación o acciones de toma de conciencia en Calidad, Ambiental, Seguridad y Salud en el trabajo al personal de Interventoría In house y el personal contratista en patios. * Alinear y dar trazabilidad del contexto de la organización, con la política, objetivos e indicadores a nivel estratégico, táctico y operativo y este de conocimiento y acceso en todos los niveles y cargos necesarios para el Sistema de Gestión. * Empoderar el conocimiento, manejo e implementación de la información documentada por parte de los líderes de proceso. Las OPORTUNIDADES DE MEJORA levantadas en este proceso de auditoría, se encuentran evidenciadas en las notas de cada auditor.

SEGUIMIENTO ACORDADO PARA LOS PLANES DE ACCIÓN Las acciones correctivas y preventivas para tratar las no conformidades que se detectaron deben llevarse a cabo de forma inmediata. La corrección, el análisis de causa raíz y el plan de acciones correctivas, junto con evidencias de implementación satisfactorias, deben presentarse en 90 días calendario.

REPORTE DE NO CONFORMIDADES HALLAZGO

NÚMERO

NC

11

Observaciones: Las OBSERVACIONES levantadas en este proceso de auditoría, se encuentran evidenciadas en las notas de cada auditor. CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA

* Como resultado de este ejercicio fueron identificadas fortalezas importantes entre las cuales se destacan, la receptividad de los auditados dentro del proceso de retroalimentación e identificación riesgos y oportunidades de mejora. Se evidencia compromiso y puntualidad con las fechas y horarios establecidos en el plan de auditoria. *Así mismo, se debe fortalecer el tema de riesgos y controles en el proceso con el fin de contar con mecanismos de medición y seguimiento eficientes que permitan cumplir los objetivos, dado a que no se evidenciaron los EPP indicados para la manipulación de sustancias y productos químicos por lo que esta es una no conformidad mayor. * Bajo la evaluación realizada se determino que la compañía no posee un control documental adecuado, se deben aplicar controles mas estrictos debido a la naturaleza de la actividad económica de la compañía, no conformidad mayor. * La compañía no realiza un adecuado manejo de derrames de sustancias y productos químicos, no cuenta con un programa de residuos peligrosos al igual que un programa de riesgo químico, por lo que existen grandes falencias. No conformidad Mayor. * No existe sinergia ni comunicación asertiva entre las áreas de la organización, lo que afecta el desarrollo propio de las actividades en cuanto a la determinación de responsabilidades y roles que cada área tiene de manera transversal dentro del sistema integrado, no conformidad menor. * Se constato que se requieren controles más exactos para dar ingreso al mantenimiento de la flota tanto preventivo como correctivo en la instalaciones de la compañía. * Los métodos y procedimientos utilizados fueron los apropiados para poder emitir el Dictamen de auditoría.

RECOMENDACIONES Para que se determinen de manera adecuada las responsabilidades y roles se debe capacitar al personal en cuanto a comunicación asertiva, con el fin de dictaminar de una mejor forma el mantenimiento de políticas en pro de dar cumplimiento a los objetivos de la organización. La compañía debe diseñar e implementar el plan de acción correspondiente con el fin de dar cierre a los hallazgos y/o no conformidades detectadas. Es importante que la organización actualice la matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos ya que se no contemplan actividades de alto riesgo como: trabajo en alturas, trabajo en caliente y manejo de montacargas; no se contempla en esta misma matriz la actividad puntalmente evaluada (almacenamiento y transporte de sustancias y productos químicos), así como la matriz de requisitos legales para dar cumplimiento a los lineamientos normativos aplicables vigentes. Es importante definir en el procedimiento de selección de proveedores, la clasificación de criticidad de cada uno y definir el plan de auditoria correspondiente a la evaluación de los mismos. Dado a la actividad económica es importante diseñar, implementar y mantener un Programa de Riesgo Químico. Es relevante que la organización planifique y efectué simulacros para evaluar la factibilidad del plan de emergencia y contingencia, con el fin de determinar recursos y equipos de tal modo que la organización este prepara para responder a cualquier eventualidad o emergencia que se presente. Se debe realizar un seguimiento a las recomendaciones emitidas en el presente informe de auditoría. FIRMA AUDITOR LIDER Aimmy Nikole Wilches Alfonso FIRMA EQUIPO AUDITOR Natalia Moncada Olarte Yaritza Alejandra Gutierrez Poveda