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• Erik Tapia

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DEFINICIÓN: ¿QUÉ ES EL MARCO LÓGICO?

Veamos con algunas definiciones clásicas: Herramienta de gestión que facilita la planificación, ejecución y evaluación de un proyecto. Agencia Noruega de cooperación para el desarrollo (NORAD), 1993. Un sistema de procedimientos e instrumentos para una planificación de proyectos orientada a objetivos. Agencia de cooperación alemana para el desarrollo (GTZ), 1987. Herramienta analítica para la planificación y gestión de proyectos orientada por objetivos. Constituye un método con distintos pasos que van desde la identificación hasta la formulación y su resultado final debe ser la elaboración de una matriz de planificación del proyecto. Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID), 1999.

Definición personal: Con la metodología de marco lógico consigues conceptualizar, planificar, ejecutar y controlar un proyecto con un enfoque basado en objetivos, comunicación entre involucrados y orientación hacia beneficiarios.

CASO DE EJEMPLO: PROYECTO CON METODOLOGÍA DE MARCO LÓGICO Colusa Inc

es una empresa que presta servicios de alojamiento web (hosting). De un tiempo

para acá (6 meses para ser más exactos) ha venido presentando mayor número de quejas y reclamos por parte de sus clientes. Esta situación ha impactado sobre las finanzas de la empresa y amenaza con reducir aún más su base de clientes. Además, Colusa Inc se ha quedado con una infraestructura tecnológica obsoleta, mientras que sus competidores (que no son pocos) han modernizado sus servicios o se encuentran haciéndolo. En otras palabras, Colusa se ha percatado de que no está siguiendo las tendencias del mercado y eso está impactando en la prestación del servicio. Y por si no fuera poco, la empresa ha venido presentando renuncias masivas de sus empleados. Con esto claro, se proponen tratar esta situación problemática con un proyecto bajo la metodología de marco lógico.

1.- Análisis de involucrados En el análisis de involucrados identificamos los grupos de actores que son tocados por el proyecto, bien sea directa o indirectamente. No solo definimos quiénes son, también pensamos

en sus intereses, expectativas y necesidades para definir estrategias de intervención que nos permitan tener su apoyo o plantear acciones contra su oposición. El resultado del análisis de involucrados para colusa es el siguiente:

Con el que se definieron las siguientes estrategias:

2.- El árbol de problemas Si bien ya sabemos que en Colusa hay una situación problemática, todavía no la hemos caracterizado. Puede que mucho de lo que se mencionó antes sea causado por un problema raíz o lo que parece ser un problema en realidad sea consecuencia de otra causa más grande. Para tener claridad de la situación problemática, usaremos el árbol de problemas. Con ésta herramienta, conseguiremos representar la situación problemática ubicando sus causas en las raíces, el conflicto central en el tronco y los efectos en las hojas. Trasladando la situación de Colusa al árbol, el resultado es el que sigue:

3.- El árbol de objetivos

En el también conocido árbol de soluciones, las causas se convierten en medios y las hojas se transforman en fines. Pasamos de un estado negativo actual a un estado positivo deseado, lo que significa que el problema central del proyecto cambia hacia el propósito central. Siguiendo nuestro caso estudio, el árbol de objetivos de Colusa es:

4.- Análisis de alternativas

Con el análisis de alternativas dejamos de soñar y nos ponemos a la acción. ¿Cómo vamos a lograr cambiar la situación evidenciada en el árbol de problemas hacia lo que queremos en el árbol de objetivos? Lo hacemos con este análisis. En él, identificamos las alternativas o conjunto de medios que pueden significar estrategias para dar solución a la situación problemática. Lo que hacemos en este análisis es tomar los medios del árbol de objetivos y definir acciones que me permitan llegar a ese medio. Posteriormente definimos y aplicamos los criterios que creamos pertinentes según la naturaleza del problema (por ejemplo costo vs beneficio o impacto social) para filtrar y dejar solo aquellas alternativas óptimas. Las estrategias son las siguientes y la forma como se hizo está aquí

Capacitación del personal en conocimientos de informática, hosting y dominios: Se harán programas de capacitación sobre las nuevas tendencias y tecnologías en estos temas.

Elaborar sesiones de cliente misterioso (mystery shopping) con el personal de servicio postventa: Llamadas hechas desde la empresa donde se actúa como cliente para evaluar la calidad del soporte técnico.

Implementación de mecanismos de evaluación de soporte prestado al finalizar la llamada y por correo electrónico enviado al cliente: Implementar encuestas telefónicas y por e-mail que constan de una pregunta del tipo “califique el servicio técnico de 1 a 5 siendo 1 lo más bajo y 5 lo más alto”

Brindar capacitación al personal de soporte técnico: Capacitaciones en servicio al cliente. Negociación con proveedores de CMS para otorgar al cliente instalación rápida y simple: Se negociaran con WordPress y Joomla.

Implementación del Zapp: Se hará adquisición del libro para entregarlo a los directivos de la compañía.

ESTRUCTURA ANALITICA DEL PROYECTO – EAP

Lo construido en el árbol de problemas, árbol de objetivos y el análisis de alternativas se ve plasmado sobre la estructura analítica de proyecto. La EAP suele ser definida como la esquematización del proyecto. Un esquema de la relación de la alternativa óptima con los objetivos y las acciones. Esta relación se presenta en forma de árbol a través de niveles jerárquicos organizados de forma vertical. 

Parte inferior del árbol: Actividades



Segundo nivel del árbol: Componentes



Tercer nivel: Propósito



Nivel superior: Fines del proyecto

Cómo hacer la estructura analítica de proyecto Paso 1: Los fines del proyecto Con el fin o los fines del proyecto describes como a través de tu intervención (toda la parte inferior de la estructura analítica) vas a generar una solución del problema central. Otra forma de definir el fin es: ¿por qué es importante el proyecto? La respuesta debería coincidir con lo que pensaríamos que es el impacto a largo plazo de la contribución del proyecto; y decimos contribución porque no necesariamente el fin se genera una vez terminado el proyecto. De hecho, lo más normal es que el fin se genere como un impacto a largo plazo. Por ejemplo: Conseguir la disminución de las quejas y reclamos hechas por los clientes no conseguirá: 

Aumentar la participación del mercado, utilidad y motivación de los trabajadores por sí mismo. Contribuirá a lograrlo, por supuesto que si. Pero no de forma aislada, pues depende de otros factores mucho más complejos.



El inmediato aumento de la participación de mercado, utilidad y motivación de trabajadores. Esto será un impacto a largo plazo.

Cómo se hace: Toma los fines o el fin que se encuentran en la parte superior (las hojas) del árbol de objetivos. Ésta será la parte superior de la EAP. Paso 2: El propósito del proyecto El propósito es el resultado o efecto de tener culminado el proyecto. Acorde a la metodología de marco lógico, el título del proyecto tiene origen desde el propósito, es por esto que en la matriz de marco lógico debe existir uno por proyecto.

El propósito se ve logrado a través de la producción e implementación de los componentes. No te va a bastar con tener hechos los componentes o productos. Para conseguir el propósito, los debes utilizar. Por ejemplo el “programa de capacitación para el personal de postventa en servicio al cliente” no contribuirá a disminuir las quejas de los clientes si solo se capacita una sola vez. Esta capacitación deberá ser parte permanente de la compañía, siendo periódica para los actuales y nuevos colaboradores de la compañía. Cómo se hace: Es el mismo objetivo central del árbol de objetivos. Está conectado con el fin o fines del proyecto. Paso 3: Componentes del proyecto Los componentes son los bienes o servicios (productos tangibles) resultado del proyecto para cumplir con el propósito. En consecuencia, los debemos redactar como resultado de una acción, lo que requiere agregar la terminación –ado o –ido referentes al participio pasado. De hecho y adelantándonos a la matriz de marco lógico, los componentes se definen como resultados. Cómo se hace: En los componentes colocas el resultado de tener ejecutadas las estrategias (acciones) del análisis de alternativas. Paso 4: Actividades del proyecto En las actividades defines lo que harás para cumplir las estrategias y entregar los componentes. Personalmente me gusta llamarlas macroactividades, pues en este paso definimos solo las más relevantes por componente. Por supuesto habrá momentos para definirlas al detalle, pero esto se hará en otras instancias de la planificación del proyecto, por ejemplo cuando se elabora la estructura desagregada de trabajo (EDT) o la matriz de asignación de responsabilidades. ¿Cómo se hace? Define las actividades necesarias por cada componente en orden cronológico. Paso 5: Genera la EAP Teniendo todos los pasos hechos, no queda más que dibujar la estructura analítica de proyecto.

EJEMPLO DE ESTRUCTURA ANALÍTICA DE PROYECTO Continuaremos con el ejemplo de Colusa Inc que hemos venido desarrollando en el árbol de problemas, objetivos y análisis de alternativas. El árbol de objetivos: Y las estrategias óptimas del análisis de alternativas:

Paso 1. Los fines del proyecto están en el árbol de objetivos en la parte superior. 

Incremento de la utilidad



Crecimiento de la participación de mercado



Aumento de la motivación de la mano de obra

Paso 2. El propósito del proyecto es el objetivo central del árbol de objetivos. 

Disminución de las quejas y reclamos hechas por los clientes.

Paso 3: Los componentes del proyecto se generan a partir de las estrategias definidas del análisis de alternativas.

Con esto, tenemos finalizada la estructura analítica de proyecto. Da click en la imagen para agrandar. Paso 4: ¿Qué actividades se necesitan para llevar a cabo las estrategias? Ahora, definimos las actividades a partir de los componentes:

Paso 5: Los pasos anteriores se ven consolidados en la estructura analítica de proyecto, como sigue:

RESUMEN NARRATIVO DE OBJETIVOS: CONSTRUYENDO LA MATRIZ DE MARCO LÓGICO

Qué es el resumen narrativo El resumen narrativo es una columna de la matriz de marco lógico en la que detallas el fin, actividades, productos y resultados del proyecto. Para hacerlo requerimos tener conocimiento del proyecto, pero a estas alturas no debería ser problema, pues con los pasos anteriores deberíamos tener claro la relación entre estos 4 aspectos. Cómo hacer el resumen narrativo de objetivos El resumen narrativo de objetivos proviene de la estructura analítica de proyecto. En ella, esquematizamos el proyecto a través de la definición de los 4 aspectos que vamos a recordar. Fin (finalidad) del proyecto Es la contribución que se logra al tener el proyecto finalizado. El impacto no se alcanza con solo tener finalizado el proyecto, se consigue al entregar, implementar y utilizar los componentes.

Por ejemplo, no conseguiremos mejorar la calidad de vida de los jóvenes del sector de barrio verde con un proyecto que contemple construir un centro para jóvenes en situación vulnerable. Lo conseguiremos cuando además de construido, implementemos un programa educativo para ese centro que logre cambiar la vida de los jóvenes que allí se encuentran. ¿Con tan solo implementar un programa educativo en el centro construido conseguiremos mejorar la calidad de vida de los jóvenes? Definitivamente no. Pero contribuiremos a disminuir la delincuencia, lo que posteriormente, permitirá mejorar su calidad de vida. Es por eso que el fin del proyecto no es un efecto, es un impacto. El efecto sería la consecuencia inmediata o a corto plazo de una acción. En este caso al darse a mediano o largo plazo es un impacto. Propósito del proyecto Es el resultado de tener el proyecto ejecutado, y eso es lo que nos permite tener el fin (fines) del proyecto. En la matriz de marco lógico, sólo ubicamos un propósito; y en teoría, este debería lograrse al tener entregados y utilizados los componentes del proyecto. Continuando con el ejemplo de delincuencia juvenil, el propósito sería “construir un centro para jóvenes en situación vulnerable”. Pero también puede ser “disminuir la delincuencia juvenil en el sector del barrio verde”, lo que implicaría que la construcción del centro para jóvenes sería un componente. Componentes del proyecto Son los bienes, productos o servicios que entrega el proyecto para lograr el propósito. Si nuestro propósito es construir un centro para jóvenes en situación vulnerable, algunos componentes pueden ser: 

Diagnosticar la situación de vulnerabilidad de la población del barrio Verde que está entre los 13 y 18 años de edad.



Construir un centro de desarrollo juvenil en el barrio Verde.



Diseñar e implementar programa de desarrollo juvenil en los frentes educativo, laboral y psicológico.

Actividades del proyecto Es lo que tenemos que hacer para entregar un componente o producto del proyecto. Por ejemplo para diagnosticar la situación actual de la población sería necesario: 

Determinar el tamaño de la población que tiene entre 13 y 18 años de edad



Determinar la perspectiva que tiene la población juvenil objeto de estudio sobre la educación y el trabajo.

Cómo hacer el resumen narrativo de proyecto Como lo mencioné antes, el resumen narrativo se construye con base en lo hecho en pasos anteriores. Cada nivel de la estructura analítica de proyecto comparte una celda en el resumen narrativo.

Con todo claro, evalúa el resumen narrativo. Cuestiónate lo siguiente Responde SI o NO a las siguientes preguntas: 

¿Tener todas las actividades finalizadas te permitirá entregar los componentes del proyecto? ¿Te queda faltando algo?



¿Tener los componentes del proyecto finalizados te permitirá lograr el propósito?



¿Cada componente es necesario para lograr el propósito? ¿Si no estuviera alguno, se cumpliría el propósito?



¿El propósito está relacionado con el logro del fin? ¿Tener el proyecto finalizado, aporta al logro del fin?



¿El fin contribuye a la solución de la situación problemática abordada con el proyecto?

Tener una respuesta positiva en todas las preguntas indica congruencia en el resumen narrativo del proyecto y te eleva al siguiente paso de la metodología de marco lógico: Los indicadores del proyecto.

EJEMPLO DE RESUMEN NARRATIVO Siguiendo con el ejemplo de quejas y reclamos en Colusa INC, este es el resumen narrativo. Nos preparamos para elaborar los indicadores del proyecto.

LOS INDICADORES OBJETIVAMENTE VERIFICABLES EN EL MARCO LÓGICO Los indicadores o indicadores objetivamente verificables (IOV) es una medida de referencia que nos indica el progreso actual o final del proyecto. Así lo defino yo. Otra definición muy pertinente es la del manual Metodología de marco lógico, que dice que: Un indicador es la especificación cuantitativa y cualitativa para medir el logro de un objetivo, aceptada colectivamente por los involucrados en el proyecto como adecuada para lograr el objetivo correspondiente. Y para terminar de definir qué es un indicador en el marco lógico y continuar con su formulación, quiero mencionarte tres cosas importantes: 

Los indicadores se definen con base en los ítems del resumen narrativo. Esto nos indica que puede haber múltiples indicadores para los componentes, propósito y fin del proyecto; no obstante, es recomendable usar un número mínimo de indicadores con tal de que con esta cantidad logres concluir si se alcanzó o no el ítem evaluado.



Es importante concertar los indicadores y su forma de medición frente a todos los actores del proyecto. Así, cada actor podrá conocer la situación actual en el logro del indicador o en qué medida se ha conseguido el objetivo.



Define indicadores prácticos, independientes y focalizados. Con práctico me refiero a aquello que es importante y realista. Con independiente te digo que evites caer en medir los medios utilizados para alcanzar los objetivos, más bien determina en qué medida esos medios te permitieron alcanzar los objetivos. Con focalizados quiero decir que tengan población objetivo, lugar, tiempo, cantidad y calidad definida.

¿Es importante el uso de indicadores? Lo es. Son importantes para saber cómo marcha el proyecto. Dicho de otra forma, cumplen una función de evaluación para los diferentes momentos del proyecto, bien sea en términos de gestión o monitoreo, lo que es útil para tomar las acciones necesarias hacia el logro de los objetivos. Con esto claro, veamos cómo definir los indicadores en el marco lógico. Cómo hacer los indicadores en la matriz de marco lógico Paso 1: Definiendo los indicadores Define los indicadores por cada objetivo (ítems del resumen narrativo). Para eso, ten en cuenta lo siguiente: 

Indicadores de fin: Con ellos identificamos el cambio o impacto generado por el proyecto (su contribución). También evidencian la necesidad de tener componentes o productos adicionales.



Indicadores de propósito: Al igual que con los de fin, con los indicadores de propósito se evidencia la repercusión del proyecto. Pero estos se diferencian en que son un efecto directo sobre la situación o población del proyecto.



Indicadores de componentes: Son descripciones de los bienes o servicios (resultados del proyecto) en términos de calidad, cantidad y tiempo.



Indicadores de actividades: Son el seguimiento de las actividades en términos de recursos, tiempos, costos, presupuesto, cumplimiento o personal. Evidencian la gestión y el esfuerzo para construcción y entrega de los bienes y servicios.

Cuando estés creando los indicadores, asegúrate que contengan: 

Población o grupo objetivo: Para quién?



El lugar: Dónde?



La cantidad: Cuánto?



La calidad: Cómo se requiere?



El tiempo: Cuándo?

Vamos a ver un ejemplo. Queremos aumentar el índice de empleo en los jóvenes en la ciudad de Bogotá Colombia. 

¿Quién? Jóvenes entre 18 y 25 años obtienen su primer empleo



¿Dónde? Jóvenes entre 18 y 25 años de la ciudad de Bogotá obtienen su primer empleo



¿Cuánto? 300 Jóvenes entre 18 y 25 años de la ciudad de Bogotá obtienen su primer empleo



¿Cómo? 300 jóvenes entre 18 y 25 años de Bogotá obtienen su primer empleo con un contrato de al menos un año de duración



¿Cuándo? Entre el año 2015 y 2017, 300 jóvenes entre 18 y 25 años de Bogotá obtienen su primer empleo con un contrato de al menos un año de duración

Paso 2: Fijando los criterios Probablemente en el paso 1 se te ocurrieron muchos indicadores. Ahora vamos a aplicarles una serie de criterios para seleccionar los mejores. La oficina de evaluación del programa de desarrollo (UNDP) de las naciones unidas nos propone ésta tabla para filtrar y seleccionar los indicadores más apropiados.

Las letras corresponden a los criterios para filtrar y seleccionar los indicadores. La UNDP nos menciona: 

El indicador es claro y entendible



La información para el indicador está disponible o se puede reunir



El indicador es tangible y observable



Recolectar los datos del indicador está al alcance del equipo del proyecto y no se requiere personas expertas.



El indicador es representativo para el ítem del resumen narrativo que se referencia

Los criterios los decides tú. Probablemente abarques algunos de los criterios de ejemplo que menciona la UNDP, sin embargo la definición de los criterios van en función de la naturaleza del proyecto. Paso 3: Sumando para seleccionar indicadores Con los criterios definidos, evalúa cada indicador colocando 1 si cumple con el criterio o 0 si no lo hace. Al final, los indicadores con mayor puntuación serán los escogidos. Paso 4: Colocando los indicadores en la columna de la matriz de marco lógico Ya tienes los indicadores por cada objetivo. Si el resultado no te satisface, plantea nuevos indicadores y evalúalos nuevamente sobre los criterios. Este es un ejercicio de ensayo y ajuste Con esto quedamos listos para el siguiente paso en la metodología de marco lógico. Continuemos con el ejemplo de Colusa Inc: Una compañía de software Ejemplo de indicadores en la matriz de marco lógico Paso 1. Comenzaremos definiendo los indicadores por cada ítem del resumen narrativo. También vamos a aclarar cada indicador en términos de quién, dónde, cuánto, cómo y cuándo. Esto lo hacemos para ir más seguros en el proceso y evitar equivocaciones en este primer paso. Este paso se debe hacer en equipo con los actores e involucrados del proyecto, y aquellos que por algún motivo no estén deberán estar enterados de lo que en este paso se defina.

Los indicadores de actividades he decidido colocarlos al final, pues se expresan en términos de presupuesto, recursos, tiempo o cumplimiento, por lo que no nos sirve la tabla anterior. Paso 2. Continuamos con los criterios. Al igual que en el paso 1, este paso se hace en equipo entre la gerencia del proyecto y los involucrados. Todos deberían conocer los criterios que aquí se definan. 

Es realizable: Es posible alcanzar el indicador, es decir que la meta es realista.



Es medible: La información para medir el indicador es fácil de recopilar. Además, existen fórmulas para obtener el indicador.



Es relevante: Es la mejor manera de evidenciar si se ha alcanzado un objetivo.



Es independiente: El indicador no es una medida del medio utilizado para alcanzar un objetivo, sino una medida del objetivo alcanzado. Además, el indicador no está relacionado con ningún otro.

Paso 3: Con los criterios definidos, vamos a evaluar cada indicador. Este análisis se hace en grupo y se define la permanencia, eliminación o creación de indicadores por consenso.

¿Por qué obtuvieron puntuación de 0 algunos indicadores? En fin (finalidad): El indicador 3 Satisfacción laboral y 4 Rotación del personal obtuvieron 0 en relevancia porque no se estima sea la mejor forma de medir el objetivo del crecimiento de la motivación del personal. De hecho, podemos decir que la rotación del personal guarda relación con su satisfacción. No obstante, su relación no es directa, pues la rotación del personal puede estar influida por otros factores que van más allá de la satisfacción del personal en la empresa. Aun así, en este ejemplo la gerencia del proyecto elije conservar los indicadores, pues aun cuando consideren que puede no ser la forma definitiva para medir la motivación, si es suficiente para evidenciar cambios a largo plazo. El indicador 5 Referenciamiento por clientes obtiene 0 porque las recomendaciones de clientes sobre el servicio de Colusa son factores difíciles de controlar. En relevante tiene 0 porque a la empresa no le interesa tener buenas referencias. Lo que si le interesa es aumentar su participación de mercado, aspecto que se mide con el indicador número 2. Por eso queda ELIMINADO. En componentes: El indicador C.3.1 Revisiones del guion de cliente misterioso tiene 0 en relevante porque tener revisiones de un guion no va a asegurar que un programa de sesiones de cliente misterioso sea creado e implementado. Además, en independiente obtiene 0 porque las revisiones son un medio para alcanzar el objetivo, es decir que este indicador no mide si se alcanzó o no el objetivo. Definitivamente queda ELIMINADO. El indicador C.4.1 Número de pruebas realizadas para el mecanismo de calificación telefónico obtiene 0 en los mismos puntos que el C.3.1. Básicamente por las mismas razones. Hacer más o menos pruebas no va asegurarme que tendré las opciones de calificación de servicio implementadas, además las pruebas son un medio para conseguir un objetivo y no el objetivo en sí. Por lo tanto, ELIMINADO. Por último, el C.5.1 Pruebas de creación con Wp y Joomla tiene 0 en relevante. Obtener 100% de resultado en las pruebas no es una forma de evidenciar la implementación de la opción de crear un sitio web con Wp y Joomla, sin embargo si es importante para asegurar que se alcance el objetivo. Fíjate que este indicador es parecido al C.4.1, sin embargo está midiendo que el resultado sea del 100% y no el número de pruebas hechas; en vista de que obtener 100% en las pruebas es vital para asegurar la calidad en la creación de sitios web para los clientes, en el criterio de independencia este indicador obtiene 1 y no 0. Paso 4. Con los indicadores listos, este es el resultado parcial en la metodología de marco lógico.