• Categories
• Planificación
• Marketing
• Business
• Ciencia filosófica
• Ciencia

Citation preview

TRUCTURA ORGANIZATIVA DEL P Planificación y Control de Proyectos

UNERMB 28/01/2015

República Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior Universidad Nacional Experimental Rafael María Baralt Proyecto: Ingeniería y tecnología Ingeniería de Gas Prof.: Zuleixys Romero

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL PROYECTO

Abreu Mario C.I. 23726046 Contreras Tila C.I. Loyo Julio C.I. 24621257 Morales Vicky C.I. Silva Moisés C.I. 25571351 Torrelles Anyoly C.I. 22302646 Vidal Jesús C.I. 25159013 Los Puertos, 2015 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL PROYECTO ¿Qué es organizar?

Cuando nos referimos a organizar, podemos destacar las siguientes acciones: -Identificar y clasificar las actividades que se tienen que realizar en el proyecto. -Agrupamos estas actividades. -A cada grupo de actividades le asignamos un director con autoridad para supervisar y tomar decisiones. -Coordinamos vertical y horizontalmente la estructura resultante. Una vez que se desarrolla la EAT, es necesaria la asignación de recursos y responsables. El primer paso para lograr la asignación de recursos es desarrollando la EOP o Estructura Organizativa del Proyecto la cual indica la organización y sus relaciones, y se utiliza como marco para la asignación de los responsables del trabajo. La EOP es la representación jerárquica de la organización del proyecto que establece la relación de los paquetes o unidades de trabajo con las unidades organizativas que lo ejecutan. Dos definiciones de Estructura organizacional: • Strategor: (1988) Estructura organizacional es el conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan formalmente las funciones que cada unidad deber cumplir y el modo de comunicación entre cada unidad. • Mintzberg: (1984) Estructura organizacional es el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas y la posterior coordinación de las mismas. La EOP permite visualizar como la gente y las organizaciones participantes van a realizar el trabajo, reflejando la forma como los proyectos están organizados desde el punto de vista funcional y describiendo la jerarquía de las organizaciones que proporcionan recursos para planificar y realizar el trabajo identificado en la EAT. De igual forma la EOP constituye una herramienta muy eficaz de gerencia de proyectos al establecer una organización eficiente mediante la consideración de la disponibilidad y capacidad del personal técnico y subcontratistas con el fin de lograr los objetivos del proyecto. En el desarrollo de una EOP se recomienda seguir los siguientes pasos: * Dibujar la estructura de la organización del equipo.

* Incluir todos los miembros del equipo. * Identificar las posiciones que todavía hay que cubrir. La planificación de un proyecto depende del montaje y diseño correcto de la EAT y EOP, las cuales deben ser integradas a fin de asignar responsabilidades por las tareas que van a ser ejecutadas para asegurar que cada componente de alcance tenga un responsable único. Esta relación inicialmente crea una matriz de responsabilidades al vincular las tareas con los recursos humanos necesarios o personal técnico calificado para la ejecución de cada tarea. Posteriormente esta matriz se hace más eficaz al adicionarle otros recursos como los materiales, herramientas y el tiempo de inicio y fin de cada tarea desarrollando la matriz de asignación de recursos (MAR). MAR (MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RECURSOS) Luego de que se definen las actividades a realizar en el proyecto y se organizan de acuerdo a una secuencia lógica se establece la matriz de asignación de recursos (MAR), la cual consiste en un cuadro de doble entrada que describe la relación que existe entre las actividades y los recursos necesarios (humanos, equipos, herramientas, materiales y tiempo). Las actividades se registran en las columnas y los recursos en las filas. Esta integración permite: * La descripción del trabajo a ser desarrollado. * Los responsables del trabajo. * Los recursos requeridos para ejecutar el trabajo. * Fechas de inicio y finalización programadas. En la gerencia de proyectos la Matriz de Asignación de Recursos (MAR) es una lista de recursos relacionados con el tiempo, materiales, equipos, herramientas y personal humano necesarios para el desarrollo del mismo. La distribución de la estructura de recursos normaliza el personal de los departamentos de recursos para facilitar la planificación y el control del trabajo de proyecto. En él se definen los recursos asignables como el personal desde un punto de vista funcional que identifica quien está haciendo el trabajo.

El total de recursos define el nivel superior y cada uno de los niveles es un subconjunto de la categoría de recursos (o nivel) por encima de él.

FACTORES QUE INFLUYEN EN LA ORGANIZACIÓN DE UN PROYECTO Los factores organizacionales más importantes son: a) b) c) d)

Participación de unidades externas al proyecto Tamaño del proyecto Tecnología administrativa Complejidad de las tareas administrativas. FINALIDAD DE LA EOP

La finalidad de una estructura organizacional es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación. ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN: (REQUERIMIENTOS) • Los objetivos deben ser verificables, precisos y realizables. Para que sean precisos deben ser cuantitativos y para ser verificables deben ser cualitativos. • Tiene que haber una clara definición de los deberes, derechos y actividad de cada persona.

• Se tiene que fijar el área de autoridad de cada persona, lo que cada uno debe hacer para alcanzar las metas. • Saber cómo y dónde obtener la información necesaria para cada actividad. Cada persona debe saber donde conseguir la información y le debe ser facilitada. MECANISMOS COORDINADORES DE UN PROYECTO Existen cinco mecanismos coordinadores que explican las maneras fundamentales en que se puede coordinar el trabajo. Estos mecanismos coordinadores corresponden tanto a la coordinación del trabajo, como a la comunicación y al control. 1) Ajuste Mutuo: Logra la coordinación del trabajo por medio de la comunicación informal. El control y el poder de coordinación recaen sobre quien realiza las tareas. Es utilizado en las organizaciones más simples y en las organizaciones más complejas (equipo de trabajo interdisciplinario).

2) Supervisión directa: Logra la coordinación al tener una persona que toma la responsabilidad del trabajo de las otras, emitiendo instrucciones para ellas y supervisando sus acciones.

Estandarizado: La coordinación es lograda antes de comenzar el trabajo, principal diferencia con los otros mecanismos coordinadores. 3) Estandarización de procesos de trabajo: Consiste en regular mediante normas escritas los contenidos del trabajo (la secuencia de pasos para desarrollar las actividades).

4) Estandarización de producción o de resultados: Consiste en un conjunto de normas escritas que regulan el producto final de un trabajo o actividad. 5) Estandarización de destrezas o conocimientos: Consiste en preestablecer los conocimientos o habilidades que debe poseer quien se incorpora al puesto.

* El mecanismo coordinador a ser utilizado dependerá de las circunstancias a las que se enfrente la organización. * Los cinco mecanismos de coordinación son de alguna manera sustituibles entre sí. PRINCIPIOS DE UNA ORGANIZACIÓN • Eficacia: una estructura organizativa es eficaz si permite la contribución de cada individuo al logro de los objetivos del proyecto • Eficiencia: una estructura organizativa es eficiente si facilita la obtención de los objetivos deseados con el mínimo coste posible. • La organización formal: es el modo de agrupamiento social que se establece de forma elaborada y con el propósito de establecer un objetivo específico. Se caracteriza por las reglas, procedimientos y estructura jerárquica que ordenan las relaciones entre sus miembros. • La organización informal: son las relaciones sociales que surgen de forma espontánea entre el personal de una empresa. La organización informal es un complemento a la formal si los directores saben y pueden controlarla con habilidad. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA FORMAL Una organización formal es la constituida por una sanción oficial para lograr objetivos determinados, en ocasiones se le cita como una jerarquía de puestos; existen cuatro componentes básicos en la organización formal:

a) El proyecto, el cual es dividido. b) Las personas que son asignadas y ejecutan este trabajo dividido. c) El ambiente en el cual se ejecuta el trabajo. d) Las relaciones entre las personas o las unidades trabajo-personas. De lo anterior podemos entenderlo mejor con los siguientes razonamientos: 1) el trabajo es demasiado para que lo ejecute una sola persona y debe dividirse para que sea ejecutado por varias, 2) la distribución del trabajo requiere que éste sea dividido, y 3) el deseo de lograr las ventajas de la especialización, sin dejar de mantener un sano equilibrio en la división para no crear un ambiente de insatisfacción en el trabajo. Toda organización pretende alcanzar objetivos. Un objetivo organizacional es una situación deseada que el proyecto intenta lograr, es una imagen que la organización pretende para el futuro. Al alcanzar el objetivo, la imagen deja de ser ideal y se convierte en real y actual, por lo tanto, el objetivo deja de ser deseado y se busca otro para ser alcanzado. Características • Especialización: forma según la cual se divide el trabajo en tareas más simples y cómo estas son agrupadas en unidades organizativas. • Coordinación y áreas de mando: hay determinados grupos bajo el mando de un supervisor. • Formalización: grado de estandarización de las actividades y la existencia de normas, procedimientos escritos y la burocratización. FACTORES QUE DETERMINAN CÓMO ES UNA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA FORMAL: -. Tamaño: empresa grande: + complejidad + burocracia / estructura organizativa más compleja + especialización -. Tecnología: la tecnología condiciona el comportamiento humano como la propia estructura organizativa. -. Entorno sectorial y social: no es lo mismo un proyecto que está en el sector agrario que en el industrial, si el proyecto está en un sector más simple la estructura es más simple. ACTIVIDADES NECESARIAS PARA CREAR UNA ORGANIZACIÓN

• Integrar los objetivos y los planes. • Definir la autoridad de cada director. Establecer una jerarquía. • Se establecen las premisas de la jerarquía. • Definimos las necesidades de información y su flujo. • Dotarla de personal de acuerdo con los objetivos que queremos cumplir. MODELOS DE EOP En las empresas existen tres tipos de estructuras organizacionales: 1. Orientada a proyectos 2. Funcional 3. Matricial En las organizaciones orientadas a proyectos, los miembros del equipo suelen estar trabajando en el mismo lugar físico con directores de proyecto con gran independencia y autoridad. Este tipo de estructuras se observa en empresas que obtienen sus ingresos principalmente de proyectos. Por ejemplo, grandes empresas de consultoría suelen adoptar este tipo de estructura.

Por otro lado, la estructura organizacional más tradicional es la funcional. En este tipo de estructuras jerárquicas cada empleado tiene un superior y las personas se agrupan por especialidades: ingeniería, marketing, producción, etc.

Este tipo de organización data de 1920, cuando Henry Ford y luego Frederick Taylor impusieron las teorías de la división del trabajo y la administración de empresas. Si bien las estructuras funcionales fueron muy útiles en el pasado para mejorar la eficiencia en los procesos relacionados con productos de producción masiva, hoy en día no son consideradas el modelo a seguir para una eficiente dirección de proyectos. Los proyectos originados desde estructuras funcionales tradicionales suelen estar sesgados hacia el enfoque y cultura del departamento funcional que lo patrocina. Por otro lado, cada departamento funcional actúa como si fuera una isla independiente del resto de los departamentos. No se justifica que todas las empresas tengan estructuras orientadas a proyectos, como tampoco es óptimo para la dirección de proyectos seguir trabajando con estructuras funcionales rígidas. La estructura organizacional que se recomienda desde el punto de vista de la dirección de proyectos es la matricial. En una organización matricial se mantiene la estructura funcional pero se crea una estructura orientada a proyectos que utiliza recursos del resto de la organización. Por ejemplo, para el proyecto de lanzar un nuevo producto al mercado, la Project Management Office (PMO) puede nombrar a un director de proyecto que formará un equipo de trabajo con personas de los distintos departamentos funcionales. No es necesario que exista una PMO en la empresa para tener una estructura matricial. Puede existir un Director de Proyecto que dependa directamente de la gerencia general o de alguna otra gerencia funcional.

Ahora bien, no todo es tan simple en las estructuras matriciales. Por ejemplo, María, que trabajaba en el departamento de marketing, fue asignada al Proyecto 1. Ella ya tenía bastantes dolores de cabeza con su jefe del departamento de marketing y ahora tendrá que sufrir el doble por la asignación de una nueva jefa, la Directora del Proyecto 1. Las estructuras matriciales suelen ser de tres tipos: -. Matricial fuerte: si el Director de Proyecto tiene más poder que el gerente funcional. -. Matricial débil: si el gerente funcional tiene más poder que el Director de Proyecto. -. Matricial equilibrada: cuando el Director de Proyecto y el gerente funcional comparten el poder y las decisiones. Si bien este inconveniente de tener dos jefes es una limitación para la implementación de estructuras matriciales, este tipo de organización es más beneficioso para la dirección de proyectos que seguir con las estructuras tradicionales funcionales, que datan de 1920. IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN La organización ha penetrado en muchas de las formas de la actividad humana, porque la mutua dependencia de los individuos y la protección contra amenazas, han fomentado una intensa actividad organizativa en la humanidad a través del tiempo. Los gobiernos, los ejércitos y las instituciones han estudiado la organización, con el fin de mejorarla ó de utilizarla mejor. La organización ha sido estudiada y son muchas sus aportaciones en el área administrativa. Sin embargo, es de gran importancia que el acto de organizar de cómo resultado una estructura de la organización, que pueda considerarse como el

marco de trabajo que retiene unidas las diversas funciones de acuerdo con un esquema, que sugiere orden y relaciones armoniosas, en otras palabras, una parte de importancia de la tarea de organizar es armonizar a un grupo de personalidades distintas.