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UNION TEMPORAL INGECON S.A.S

GESTION DE PROYECTOS

ANGIE LIZETH DELGADILLO LOZADA JOSÉ YOVANY CALLEJAS HERNÁNDEZ

INSTITUCIÓN DE EDUCACION SUPERIOR “ITFIP” FACULTAD DE INGENIRIA Y CIENCIAS AGROINDUSTRIALES IBAGUE 2017

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TABLA DE CONTENIDO 1.

INTRODUCCIÓN................................................................................................................ 4

2.

OBJETIVOS ....................................................................................................................... 5

2.1 2.2 3.

MARCO DE REFERENCIA DEL PROYECTO .................................................................. 6

3.1 3.2 3.3 3.5 3.6 3.7 4.

Objetivo General ............................................................................................... 5 Objetivos Especificos ....................................................................................... 5 Planteamiento del Proyecto ............................................................................. 9 Alcance y Limitaciones del Proyecto ............................................................ 10 Criterios de Aceptación .................................................................................. 12 Principios Generales ...................................................................................... 15 Participantes del Proyecto ............................................................................. 16 MATRIZ INTERES\PODER ............................................................................. 17

GESTION DEL LA INTEGRACION ................................................................................. 19

4.1

Control Integrado de Cambios....................................................................... 19

5.

GESTION DEL ALCANCE ............................................................................................... 23

6.

GESTION DEL TIEMPO .................................................................................................. 28

6.1 6.2 6.3 7.

Definición de las actividades del proyecto .................................................. 28 Duración de las actividades ........................................................................... 28 Cronograma de actividades ........................................................................... 29

GESTION DEL COSTO ................................................................................................... 31

7.1 7.2 7.3 7.4

Presupuesto del proyecto .............................................................................. 31 Plan para el control de costos del proyecto ................................................ 33 Estimación de Costos..................................................................................... 34 Criterios para el control del presupuesto ..................................................... 34

6.

GESTIOS DE LA CALIDAD ............................................................................................. 36

7.

GESTION DE RECURSOS HUMANOS ........................................................................... 40

7.1 7.2 7.3 8.

GESTION DE LA COMUNICACIÓN ................................................................................ 43

8.1 8.2 8.3 8.4 9.

Criterios para la selección del equipo de trabajo ........................................ 40 Estructura organizacional del equipo de trabajo ......................................... 41 Matriz adquisición de recursos humanos .................................................... 42 Actores o participantes en el proceso de comunicación ........................... 43 Plan de comunicación .................................................................................... 44 Distribución de la información ...................................................................... 44 Control del desempeño del plan de comunicación ..................................... 46

GESTION DEL RIESGO .................................................................................................. 47

9.1 9.2 9.3

Categorización de los riesgos ....................................................................... 47 Análisis cualitativo de los riesgos. ............................................................... 48 Plan de respuesta a los riesgos del proyecto. ............................................. 50

10. GESTION DE LA ADQUISICION ..................................................................................... 51

UNION TEMPORAL INGECON S.A.S 10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.6

Planificación de las Adquisiciones ............................................................ 51 Roles y Responsabilidades......................................................................... 51 Selección del Tipo de Contrato .................................................................. 52 Administración de Contratos ...................................................................... 53 Procedimiento para las Adquisiciones ...................................................... 54 Cierre de Contratos...................................................................................... 55

BIBLIOGRAFIA ....................................................................................................................... 57

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1. INTRODUCCIÓN

El trabajo de esta desarrollado para presenta la solución a tres objetivos planteados, en los cuales se diseñaron y aplicaron algunos instrumentos para los grupos de iniciación y planeación de la guía del PMBOK, para el Estudios, Diseño y Construcción acueducto del corregimiento de Junín, el cual se desarrollara en el municipio de Venadillo Tolima.

Como respuesta al primer objetivo se diseñaron los formatos requeridos para la implementación del proyecto, teniendo en cuenta las nueve áreas del conocimiento para los procesos de iniciación y planeación expuestos en la guía del PMBOK, estos formatos fueron ajustados de acuerdo al documento suministrado en clase e información dad en esta por la profesora.

En el desarrollo del segundo objetivo se realizó la implementación de los formatos al Acueducto del corregimiento de Junín, los cuales fueron diseñados en la primera parte de este trabajo, la implementación implicó estudiar a fondo los procesos de iniciación y planeación de la guía del PMBOK y extraer del diseño del acueducto la información que nos permitiera cumplir con lo establecido en la guía, seleccionando y elaborando las entradas, seleccionando las herramientas y técnicas y definiendo y elaborando las salidas requeridas, debido a que normalmente se utilizan solo algunas.

El tercer objetivo fue desarrollado como una serie de pasos a seguir, con los cuales se pueden formular proyectos de acueducto bajo el enfoque PMI, atendiendo lo establecido en la guía del PMBOK.

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2. OBJETIVOS

2.1 Objetivo General

Diseñar y aplicar instrumentos para los grupos de procesos de Iniciación y Planeación al Proyecto “Estudios, Diseño y Construcción acueducto corregimiento de Junín Venadillo" bajo el enfoque PMI, con la finalidad de establecer un modelo metodológico para el Desarrollo de proyectos similares en la Empresa de Servicios Públicos del Tolima EDAT.

2.2 Objetivos Especificos 

Diseñar los instrumentos para los Grupos de Procesos de Iniciación y Planeación bajo el enfoque PMI para el proyecto “Estudios, Diseño y Construcción acueducto corregimiento de Junín - Venadillo"



Aplicar los instrumentos para los Grupos de Procesos de Iniciación y Planeación al Proyecto “Estudios, Diseño y Construcción acueducto corregimiento de Junín Venadillo"



Documentar la aplicación de los instrumentos desarrollados con la finalidad de replicar este modelo en proyectos similares en la Empresa de Servicios Públicos del Tolima EDAT.

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3. MARCO DE REFERENCIA DEL PROYECTO PMBOK. “El Project Management Body of Knowledge (PMBOK) es un término que describe la suma de los conocimientos involucrados en la profesión de la administración de proyectos.

El conocimiento y las prácticas descritas en el PMBOK son aplicables a la mayoría de los proyectos. Sin embargo, el equipo administrador del proyecto es siempre el responsable de determinar lo que es apropiado para cada proyecto

Los 5 grupos básicos de procesos son: 

Procesos de inicio: procesos mediante los cuales se lleva a cabo la autorización formal para comenzar un proyecto.



Procesos de Planificación: procesos que deberán refinar los objetivos planteados durante el grupo de procesos de Inicio y planificar el curso de acción requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto.



Procesos de Ejecución: procesos que se despliegan para completar el trabajo definido en el grupo de procesos de Planificación con objeto de cumplir los requisitos del proyecto.



Procesos de Control: procesos realizados para medir y supervisar regularmente el avance del proyecto, de manera que se puedan identificar las variaciones respecto a la planificación y adoptar, cuando sea necesario, las acciones correctivas, preventivas y de control de cambios para cumplir con los objetivos del proyecto.



Procesos de Cierre: procesos requeridos para cerrar formalmente un proyecto y que aseguran que las experiencias adquiridas durante el proyecto queden registradas y a disposición de futuros usos.

UNION TEMPORAL INGECON S.A.S La aplicación de estas etapas del proyecto a nivel temporal, se pueden ver más fácilmente la figura 2.4, donde las fases de planeación y ejecución poseen un impacto mayor desde el inicio hasta la final de la obra.

Figura 1. Fases de implementación de un proyecto. (Silva, 2009) Mediante las áreas de conocimiento de la administración de proyectos se obtienen los elementos y las mejoras prácticas, generalmente aceptadas, en términos de los procesos que las contengan las nueve áreas del conocimiento para el PMBOK son: 

Gestión de la Integración del Proyecto: describe los procesos y actividades que forman parte de los diversos elementos de la Dirección de Proyectos, que se identifican, definen, combinan, unen y coordinan dentro de los Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos. Se compone de los procesos: Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto, Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar, Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto, Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto, Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto, Control Integrado de Cambios y Cerrar Proyecto.



Gestión del Alcance del Proyecto: describe los procesos necesarios para asegurarse que el proyecto incluya todo el trabajo requerido para completarse satisfactoriamente. Se compone de los procesos: Planificación del Alcance, Definición del Alcance, Crear EDT, Verificación del Alcance y Control del Alcance.



Gestión del Tiempo del Proyecto: describe los procesos relativos a la puntualidad en la conclusión del proyecto. Se compone de los procesos: Definición de las Actividades,

UNION TEMPORAL INGECON S.A.S Establecimiento de la Secuencia de las Actividades, Estimación de Recursos de las Actividades, Estimación de la Duración de las Actividades, Desarrollo del Cronograma y Control del Cronograma. 

Gestión de los Costos del Proyecto: describe los procesos involucrados en la planificación, estimación, presupuesto y control de costos de forma que el proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado. Se compone de los procesos: Estimación de Costos, Preparación del Presupuesto de Costos y Control de Costos.



Gestión de la Calidad del Proyecto: describe los procesos necesarios para asegurarse de que el proyecto cumpla con los objetivos para los cuales ha sido emprendido. Se compone de los procesos: Planificación de Calidad, Realizar Aseguramiento de Calidad y Realizar Control de Calidad.



Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto: describe los procesos para organizar y dirigir los Recursos Humanos del proyecto. Se compone de los procesos: Planificación de los Recursos Humanos, Adquirir el Equipo del Proyecto, Desarrollar el Equipo del Proyecto y Gestionar el Equipo del Proyecto.



Gestión de las Comunicaciones del Proyecto: describe los procesos relacionados con la generación, distribución, almacenamiento y destino final de la información del proyecto en tiempo y forma. Se compone de los procesos: Planificación de las Comunicaciones, Distribución de la Información, Informar el Rendimiento y Gestionar a los Interesados.



Gestión de los Riesgos del Proyecto: describe los procesos relacionados con el desarrollo de la gestión de riesgos de un proyecto. Se compone de los procesos: Planificación de la Gestión de Riesgos, Identificación de Riesgos, Análisis Cualitativo de Riesgos, Análisis Cuantitativo de Riesgos, Planificación de la Respuesta a los Riesgos, y Seguimiento y Control de Riesgos.

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Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: describe los procesos para comprar o adquirir productos, servicios o resultados, así como para contratar procesos de dirección. Se compone de los procesos: Planificar las Compras y Adquisiciones, Planificar la Contratación, Solicitar Respuestas de Vendedores, Selección de Vendedores, Administración del Contrato y Cierre del Contrato

3.1 Planteamiento del Proyecto La unión temporal IGECON S.A.S conoce la exigencia y las expectativas de sus clientes y del mercado y asimismo está muy consciente de la necesidad, de que sólo, mediante una buena planeación, ejecución, control y seguimiento es como se puede tener certeza de los resultados y objetivos planeados.

Por lo anterior es que se le plantea IGECON S.A.S la elaboración de un plan de Proyecto de los estudios, diseños y construcción del acueducto de Junín - Venadillo, el cual servirá de base, de guía para la administración del primer proyecto de estudios, diseños y construcción de acueductos propio en que busca incursionar la empresa.

La empresa IGECON S.A.S debido al mercado que presentan las empresas públicas, busca realizar la construcción de su primer proyecto en los estudios, diseños y construcción, que consiste en la construcción de una bocatoma, desarenador, tanque de almacenamiento y su red de distribución para 50 viviendas, una escuela y una capilla, con 300 habitantes y con un índice de crecimiento. La empresa conoce los riesgos económicos que representa y es por ello que están seguros, que con el uso adecuado de una metodología de administración, basada en una planeación eficiente del costo, tiempo y calidad, de la mano con una buena administración de los cambios y de las adquisiciones, aunado a una identificación oportuna de los riesgos inminentes al proyecto, todo esto enmarcado dentro un ambiente de trabajo conformado por un equipo de trabajo de profesionales, que tenga muy claro su papel y responsabilidades, es que este proyecto va a ser todo un éxito y será el primero de muchos otros.

Este documento constituye una guía base para la administración, construcción de un acueducto, mediante el uso de un “Plan de Proyecto de estudios, diseños y construcción del

UNION TEMPORAL INGECON S.A.S acueducto del corregimiento de Junín” utilizando los estándares de administración de proyectos que propone el Project Management Institut, sin que esto signifique que esta guía no pueda de servir de base para otros proyectos similares de la empresa.

3.2 Alcance y Limitaciones del Proyecto

El plan de proyecto está enmarcado con las siguientes características: 

Desarrollado para el acueducto de Junín ubicado en el municipio de Venadillo, en el departamento del Tolima



Elaborado para los estudios, diseños y construcción, según las especificaciones dadas por la EDAT.



Analizado con base a la metodología empleada en el libro Project Management Body of Knowledge (PMBOK 2004), elaborado por el P.M.I(Project Management Institut), considerando 9 áreas de conocimiento:

Gestión del Alcance Gestión del Tiempo Gestión del Costo Gestión del Recurso Humano Gestión de la Comunicación Gestión de la Calidad Gestión de Riesgo Gestión de las Adquisiciones Gestión de la Integración

Cabe aclarar que el trabajo pretende brindar un plan de proyecto adaptado al área de construcción, el cual será modificado o mejorado según crea conveniente Saga Ingeniería, ya que la implementación del plan durante el proceso de construcción no es parte de este alcance.

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ALCALDIA DE VENADILLO 2017 CARTA DE INICIO DEL PROYECTO Nombre del Proyecto: ACUEDUCTO JUNIN

ESTUDIOS, DISEÑO Y CONSTRUCCION

Preparado por: SECRETARIA MUNICIPIO DE VENADILLO

DE

PLANEACION DÍA 8

FECHA MES AÑO 06

2017

RESUMEN La constitución de Colombia exige el suministro de los servicios básicos a las comunidades. Se dará inicio a partir del 01 del mes de julio del año 2. Cuando 2017 por un tiempo de 1 año. El costo total de los estudios, diseños y construcción es 3. Cuanto de $216’516.323 3. Propósito/Necesidad del Mejorar la calidad de vida a la comunidad de Junín y dar negocio cumplimiento a lo estipulado en la constitución política de Colombia 4. Descripción del proyecto Realizar los estudios, diseños y construcción para el y entregables acueducto para un total de 50 viviendas y una población de 300 habitantes. 5. Gestión del Proyecto Se realizara ante la entidad departamental encargada de la aprobación de este tipo de proyectos (EDAT) 6. Recursos Del departamento y del municipio 1. Porque

7. Comunicación 8. Aceptación 9. Gestión de Cambios

Se realizaran reuniones con el el planeación y el director de la EDAT Gobernación del Tolima (EDAT)

secretario de

UNION TEMPORAL INGECON S.A.S 3.3 Criterios de Aceptación Entregable Documento Metodología

Descripción Cantidad Es el documento que contiene la descripción de cada uno de los pasos y las herramientas que deben aplicarse para la implementación de un Sistema de Innovación en la empresa.

Soporte de la contratación de todo el equipo administrativo y consultor

El operador deberá demostrar que cuenta y dispone de todo el equipo, administrativo y consultor, para operar el proyecto, y para ello debe entregar la copia de los contratos de todo el personal administrativo y consultor. Plan Documento que describe operativo de las actividades detalladas trabajo del proyecto, su duración, hitos y fechas Programadas Informe técnico de Ejecución para cada una de las fases

Documento que contiene el reporte sobre las actividades desarrolladas para la implementación de las actividades de cada fase

Criterios de Aceptación El documento con la metodología debe entregarse diagramado (tener en cuenta que este documento se le entregará a cada una de las empresas beneficiarias en formato digital). Presentaciones (ppt) para los entrenamientos, transferencias de metodología. La metodología debe cumplir al menos con el alcance mínimo esperado. Número de Los contratos deben estar contratos firmados por las partes. de acuerdo al tamaño del equipo

Se espera que este plan, tenga el detalle suficiente para convertirse en la herramienta de seguimiento al desarrollo del programa. Presentado en forma digital Reporta el detalle de lo realizado en la etapa de ejecución de la fase (actividades, número de asistentes, número de horas de ejecución, entre otras) Reporta el detalle de lo realizado en la etapa de ejecución de la fase (actividades desarrolladas, particularidades del proceso,

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Reporte de indicadores y análisis de resultados

Lista de asistencia a, reuniones y eventos a los que haya lugar Actas de sesiones

Documento que contiene información sobre los resultados de cada una de las actividades que componen las fases, y el análisis de estadísticas y tendencias.

entre otros) Incluye lecciones aprendidas y acciones de mejora a implementar Incluye casos de éxito o casos críticos y presenta recomendaciones de acción. Da cuenta del progreso de implementación respecto al plan operativo. Presentado en forma digital. Presenta los resultados de cada actividad implementada en cada una de las fases Presenta análisis estadísticos en donde se relacionan diferentes variables: resultados vs características. Presenta lecciones aprendidas y recomendaciones a partir de los resultados. De acuerdo De acuerdo a formato al número entregado. de reuniones, eventos

De acuerdo De acuerdo al formato que al número se acuerde. de sesiones Firmadas por los asistentes. Informe final Documento con resultados Incluye resultados y que finales análisis estadístico. documenta todos los resultados del proyecto

UNION TEMPORAL INGECON S.A.S 3.4 Hitos del Proyecto Entregable Topografía Replanteo Construcción bocatoma Construcción desarenador Construcción tanque de almacenamiento Excavación línea de conducción Instalación de tubería Instalación de accesorios Entrega final del entregable (acueducto)

Fechas (inicio- final)

Ley Reglamentaria LEY 142 DE 1994 (11 de julio) Por la cual se establece el Régimen de los Servicios Públicos Domiciliarios y se dictan otras disposiciones.

UNION TEMPORAL INGECON S.A.S 3.5 Principios Generales

Ámbito de aplicación de la Ley. Esta Ley se aplica a los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado, aseo, energía eléctrica, distribución de gas combustible, telefonía fija pública básica conmutada y la telefonía local móvil en el sector rural; a las actividades que realicen las personas prestadoras de servicios públicos de que trata el artículo 15 de la presente Ley, y a las actividades complementarias definidas en el Capítulo II del presente título y a los otros servicios previstos en normas especiales de esta Ley. Intervención del Estado en los servicios públicos. El Estado intervendrá en los servicios públicos, conforme a las reglas de competencia de que trata esta Ley, Garantizar la calidad del bien objeto del servicio público y su disposición final para asegurar el mejoramiento de la calidad de vida de los usuarios. Ampliación permanente de la cobertura mediante sistemas que compensen la insuficiencia de la capacidad de pago de los usuarios. Atención prioritaria de las necesidades básicas insatisfechas en materia de agua potable y saneamiento básico. Prestación continua e interrumpida, sin excepción alguna, salvo cuando existan razones de fuerza lo exijan.

Para efectos legales, se firma en la ciudad de Venadillo, a los 14 días del mes de junio del año 2017

Aprobación

SECRETARIA DE PLANEACION MUNICIPAL DEL PROYECTO

COORDINADOR

UNION TEMPORAL INGECON S.A.S 3.6 Participantes del Proyecto

ID

CARGO

1

GERENTE DEL PROYECTO (I)

2

INGENIEROS (I)

3

ALCALDIA (E)

4

TOPOGRAFO (I)

5

SECRETARIA (I)

6

CONTADOR (I)

7

PROVEEDORES (I)

8

SUBCONTRATISTA DE TRANSPORTE Y MAQUINARIA "E"

9

COMUNIDAD (BENEFICIARIOS) "E"

10

INTERVENTORIA "E"

DESCRIPCCION DE TRABAJO Esta encargado de la direccion del proyecto o los proyectos, es el reponsable de que cumpla con las metas y fechas limites. Los ingenieros esta a cargo de la ejecuacion en la etapa de construccion de la obra,e interviene en posibles modificaciones que se puedan presentar en la construccion de estos, este permanece casi en su totalidad donde se esta construyendo el proyecto. supervisores en los estudios, diseños y construccion del proyecto. Consta de experiencia en la ejecucion de estos tipos de proyectos, esta bajo el cargo del ingeniero residente y su permanencia en obra es de vital Tiene a su cargo llevar de manera organizada la informacion del proyecto, recepcionar los documentos entregados y a entregar Esta encargado del area contable, de revisar facturas y llevar el balance contable del proecto, asi como el pago de personal y Subcontratistas. Se realiza convenios con esta entida para el suministro de materiales, los cuales seran cancelados Para el acarreo de material y suministro de insumos del area de materiales de arrastre,personal a cargo de la maquinaria para excavaciones e instalacion de La comunidad como tal que va ser la beneficiada con este proyecto. Esta a cargo de supervisar y verificar que el proyecto se este cumpliendo con los diseños establecidos, o si hay cambios es quien los autoriza.

UNION TEMPORAL INGECON S.A.S 3.7 MATRIZ INTERES\PODER

P O D E R

MANTENER SATISFECHOS Interventoría

MANEJAR CON CUIDADO Proveedores Subcontratistas Interventoría

HACERLES SEGUIMIENTOS Ingenieros Topografía

MANTENER INFORMADOS Gerente del proyecto Comunidad (beneficiarios) Alcaldía Interventoría Secretaria- contador

INTERES  GERENTE DE PROYECTO: Persona de gran interés con el proyecto, por lo tanto se debe mantener informado del avance del proyecto ya que también es importante en la toma de decisiones.  INGENIEROS: personal a cargo de la ejecución como tal del proyecto, debe hacer seguimiento de todos los aspectos del proyecto y la ejecución real.  TOPOGRAFO: persona de gran poder ya que es la encargada de los niveles y replanteo del proyecto y ya que un acueducto los niveles son muy importantes.  SECRTARIA Y CONTADOR: personal que debe mantenerse informado para que lleven actualizados y organizados todos los documentos del proyecto.  PROVEEDORES: personal que tiene gran poder en la ejecución de la obra ya que por tratarse de una obra fuera de una ciudad, se debe contar siempre con ellos para el material necesario en la obra.  SUBCONTRATISTAS: personal que tiene gran poder en la ejecución de la obra ya que por tratarse de una obra fuera de una ciudad, se debe contar con los servicios que prestan.

UNION TEMPORAL INGECON S.A.S  ALCALDIA: entidad que debe estar informada de todo el proyecto, ya que son con los recursos de la misma que se está ejecutando la obra.  INTERVENTORIA: personal de gran poder e interés, ya que es la que finalmente dará el visto bueno en los entregables.  COMUNIDAD (BENEFICIARIOS): tiene gran interés en el proyecto, ya que son los directamente beneficiados del mismo, por lo tanto deben estar informados el avance, no de forma específica pero si general.

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4. GESTION DEL LA INTEGRACION

El conocimiento del área de la administración de integración de proyectos incluye los procesos y actividades necesarias para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar varios procesos y actividades de administración de proyectos incluidas en todo el proceso de administración de proyectos, podríamos decir que la integración incluye características de unificación, consolidación, articulación y acciones integradoras cruciales para la conclusión del proyecto, necesidades de clientes y requerimientos de los involucrados.

La gestión de la integración del proyecto, además de coordinar los planes de gestión presentados durante todo el desarrollo del plan, dirige y gestiona la ejecución del proyecto, supervisa y controla el trabajo del proyecto, realiza el control integrado de cambios y cierra el proyecto

4.1 Control Integrado de Cambios

El proceso de control Integrado de cambios se realiza desde el inicio del proyecto hasta su finalización, como es sabido por todos es de suma importancia y aún más en construcción, pues los proyectos no se desarrollan de acorde con el plan original de gestión del proyecto, debido a los cambios y circunstancias particulares que caracterizan a cada obra.

El plan de gestión del proyecto, el enunciado del alcance del proyecto y otros productos entregables deben mantenerse actualizados mediante una administración continua de los cambios, ya sea rechazándolos o aprobándolos, de tal manera que los cambios aprobados se incorporen a una línea base revisada. El control integrado de cambios incluye las siguientes actividades de gestión de cambios, con diferentes niveles de detalle, basándose en el grado de terminación de la ejecución del proyecto. 

Reconocer que debe producirse un cambio o que ya se ha producido.

UNION TEMPORAL INGECON S.A.S 

Repercutir sobre los elementos involucrados, de forma que sólo se implementen los cambios aprobados por el propietario.



Analizar, administrar y aprobar los cambios solicitados.



Examinar y aprobar todas las acciones correctivas y preventivas recomendadas.



Fiscalizar y actualizar el alcance, costo, presupuesto, cronograma y la calidad basándose en los cambios aprobados, mediante la coordinación de cambios durante todo el proyecto, sin olvidar su repercusión sobre la gestión del riesgo y adquisiciones.



Documentar el impacto total de los cambios solicitados.



Controlar la calidad del proyecto.

En general podemos ver en el Tabla 1 la interacción del control de cambios a través de las 9 áreas de conocimiento y en las diferentes etapas del ciclo de vida del proyecto.

UNION TEMPORAL INGECON S.A.S Tabla 1. Control de la integración a través de las áreas de

Area

Integración

Iniciación Acta de constitución del Proyecto

Planificación

Plan de Gestión

Ejecución

Control

Cierre

Dirigir y gestionar ejecución

Superv isar y Controlar el trabajo Control integrado de cambios

Cerrar el proyecto

Planificación Alcance

Verificación Alcance

Definición Alcance

Control de Alcance

Alcance Crear E.D.T Definición Actividades Secuencia Actividades Tiempo

Costo

Calidad

Estimación Recursos Estimación Duración Desarrollo Cronograma Estimación Costos Presupuesto base Planificación Calidad

Recursos Humanos

Planificación Recurso Humano

Comunicacion es

Planificación Comunicaciones Gestión de Riesgos Identificación Riesgos Análisis Cualitativo Análisis Cuantitativo Planificación Compras y Adquisiciones Contrataciones

Riesgos

Adquisiciones

Control del cronograma

Control de costos Aseguramie nto Calidad Adquisición Equipo Proyecto Desarrollo Equipo Proyecto Distribución Información

Control de calidad

Gestión Equipo Proyecto

Informes

Seguimiento y control de riesgos Solicitar respuestas Seleccionar

Administración de contraltos

Cierre de contratos

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DICCIONARIO DE LA ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO

Nombre del Proyecto Director del Proyecto Pratocinador Elaborado por ACTIVIDAD

TAREA Acta de constitucion de la obra

Inicio del proyecto EDT Analisis de costos y presupuesto inicial Plan de inversion del proyecto Solicitud de recursos de inversion al Viseministro de Agua Potable y

DESCRIPCION Documento que formaliza el inicio del proyecto, lo justifica y lo describe Documento que organiza y define el alcance del proyecto Procesos para la consecusion de los recursos necesarios y gestionar la financiacion de las obras

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5. GESTION DEL ALCANCE

5.1 DESCRIPCION DEL PROYECTO

El proyecto para el acueducto del corregimiento de Junín municipio de Venadillo Departamento del Tolima, consiste en la construcción de una bocatoma, desarenador, tanque de almacenamiento y su red de distribución para 50 viviendas, una escuela y una capilla, comunidad que cuenta con 300 habitantes y con un índice de crecimiento poblacional a 10 años de 373 habitantes. El proyecto consiste en 3 fases, la primera es el estudio y diseño de las obras y el acueducto. La segunda aprobación y gestión de recursos y la tercera ejecución y construcción del proyecto. Se deben de tener todos los trámites y permisos necesarios ante las entidades gubernamentales y municipales para su ejecución.

5.2 OBJETIVOS

Objetivo General Optimizar y ampliar el sistema de acueducto del corregimiento de Junín municipio de Venadillo, departamento de TOLIMA para satisfacer la necesidad de agua potable a 50 viviendas, una escuela y una capilla construyendo un nuevo acueducto para contribuir al desarrollo socioeconómico y mejoramiento de las condiciones de salubridad de la población. Objetivos Específicos 

Aumentar la producción y distribución de agua potable mediante el emprendimiento de obras de ampliación, construcción y optimización en los componentes de captación, planta, redes y tanques de almacenamiento a través de una adecuada planta de tratamiento y mejorar en un 100% los componentes de redes de distribución.



Extraer el recurso hídrico de otra fuente de abastecimiento adicional que satisfaga la demanda actual y futura a 25 años para ampliar la cobertura del servicio de agua potable mediante el aumento de redes de distribución.



Reducir el alto grado de contaminación del agua de la principal fuente de abastecimiento actual mediante un tratamiento adecuado.

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La calidad de vida necesariamente debe estar circundada de oportunidades Justificación para acceder a bienes y servicios, uno de estos servicios es el de contar con del proyecto un acueducto, que les proporcione agua potable, mejorando su salud y proporcionando desarrollo a dicha comunidad. El proyecto para el acueducto del corregimiento de Junín municipio de Venadillo Departamento del Tolima, consiste en la construcción de una bocatoma, desarenador, tanque de almacenamiento y su red de distribución para 50 viviendas, una escuela y una capilla, comunidad que cuenta con 300 habitantes y con un índice de crecimiento poblacional a 10 años de 373 Descripción habitantes. del proyecto El proyecto consiste en 3 fases, la primera es el estudio y diseño de las obras y el acueducto. La segunda aprobación y gestión de recursos y la tercera ejecución y construcción del proyecto. Se deben de tener todos los trámites y permisos necesarios ante las entidades gubernamentales y municipales para su ejecución. Entregables Bocatoma, desarenador, tanque de almacenamiento y red de distribución para del proyecto 50 viviendas, una escuela y una capilla. final Objetivo General Optimizar y ampliar el sistema de acueducto del corregimiento de Junín municipio de Venadillo, departamento de TOLIMA para satisfacer la necesidad de agua potable a 50 viviendas, una escuela y una capilla construyendo un nuevo acueducto para contribuir al desarrollo socioeconómico y mejoramiento de las condiciones de salubridad de la población. Objetivos Específicos • Aumentar la producción y distribución de agua potable mediante el Objetivos emprendimiento de obras de ampliación, construcción y optimización en los del proyecto componentes de captación, planta, redes y tanques de almacenamiento a través de una adecuada planta de tratamiento y mejorar en un 100% los componentes de redes de distribución. • Extraer el recurso hídrico de otra fuente de abastecimiento adicional que satisfaga la demanda actual y futura a 25 años para ampliar la cobertura del servicio de agua potable mediante el aumento de redes de distribución.

Costo del proyecto

• Reducir el alto grado de contaminación del agua de la principal fuente de abastecimiento actual mediante un tratamiento adecuado. El costo total de los estudios, diseños y construcción es de $ 5360’437.018

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Cronograma del proyecto

ITEM

ACTIVIDAD

INICIO

FIN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Inicio del proyecto Estudios Diseños Captación Aducción Desarrenador Tanque de almacenamiento enterrado Redes de distribución Obras eléctricas Caseta planta de emergencia Control de impacto urbano Cierre del proyecto

04/08/2017 10/08/2017 11/09/2017 06/10/2017 06/10/2017 01/09/2017 06/10/2017 06/10/2017 03/11/2017 01/12/2017 06/08/2017 30/01/2018

04/08/2017 10/09/2017 30/09/2017 26/12/2017 28/11/2018 26/12/2017 30/01/2018 30/01/2018 30/01/2018 26/12/2017 30/01/2018 30/01/2018

UNION TEMPORAL INGECON S.A.S 5.3 EDT DEL PROYECTO

ACUEDUCTO JUNIN

1. Estudios y Diseños

1.1 Topografía 1.2 Estudio de Suelos 1.3 Estudio Bacteriológico 1.4 Estudio Predial

2. Gestión de Recursos

2.1 Recopilación de la Información

3. Construcción

3.1 Topografía 3.2 Replanteo

2.2 Análisis de la Información 2.3 Memorias de Cálculo

1.5 Diseños Hidráulicos

3.3 Construcción Bocatoma 3.4 Construcción Desarenador

2.4 Presupuesto 1.6 Diseños Estructurales 1.7 Censo Poblacional

2.5 Viabilidad

3.5 Construcción Tanque de almacenamiento 3.6 línea de aducción

3.7 línea de conducción 3.8 línea de conducción

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3. CONSTRUCCIÓN

3.1 TOPOGRAFIA 3.1.1 3.1.2 3.1.3

3.1.4

3.2 REPLANTEO

Georreferenciación. Poligonal y niveles. Levantamiento topográfico línea de aducción, conducción y distribución. Registro de usuarios.

3.2.1 3.2.2 3.2.3

Localización de la tubería. Localización de las estructuras Localización de la línea de aducción, conducción y distribución.

3.3 CONSTRUCCIÓN DE BOCATOMA 3.3.3 3.3.4 3.3.5 3.3.6

Desviación del rio. Construcción de la represa. Canal de aducción. Obras de concreto.

3.4.1 3.4.2 3.4.3 3.4.4 3.4.5

3.4.6

3.8 LINEA DE DISTRIBUCIÓN 3.8.1 3.8.2 3.8.3

Excavación Relleno y compactación Instalación de tubería y accesorios.

Trazo y replanteo Movimiento de tierras Relleno y compactación Obras de concreto Tuberías y accesorios de medición y control. Revoques y enlucidos

3.6 LINEA DE ADUCCION

3.6.1 3.6.2 3.6.3

3.5 CONSTRUCCION TANQUE DE ALMACENAMIENTO

3.4 CONSTRUCCIÓN DESARENADOR

Excavación Relleno y compactación Instalación de tubería y accesorios.

3.5.1 3.5.2 3.5.3

Excavación Estructuras en concreto. Instalación de tuberías y accesorios para la captación y distribución del agua.

3.7 LINEA DE CONDUCCION

3.7.1 3.7.2 3.7.3

Excavación Relleno y compactación Instalación de tubería y accesorios.

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6. GESTION DEL TIEMPO

A continuación se presentará el procedimiento realizado para la elaboración del plan de gestión del tiempo para nuestro proyecto caso de estudio, para ello se definieron cada una de las actividades a realizar según el proceso constructivo y luego se estimó el tiempo necesario que requiere cada una de estas para lograr la finalización del proyecto. Se determinó que la fecha determinada para dar inicio a las obras de construcción de los elementos que harán parte del sistema de acueducto es el 4 de agosto de 2017.

6.1 Definición de las actividades del proyecto En la Tabla 2 se muestra un listado de las actividades para la ejecución de las obras a realizar con el fin de lograr el cumplimiento de los objetivos del proyecto.

ITEM

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Inicio del proyecto Estudios Diseños Captación Aducción Desarrenador Tanque de almacenamiento enterrado Redes de distribución Obras eléctricas Caseta planta de emergencia Control de impacto urbano Cierre del proyecto

Tabla 2. Listado de actividades requeridas para el alcance del objetivo del proyecto.

6.2 Duración de las actividades Para determinar las duraciones de cada una de las actividades a ejecutar en el proyecto se utilizó la información de los recursos necesarios para el desarrollo de las obras, la disponibilidad de tiempo de la mano de obra, maquinaria y equipos, y las factores ambientales que afectan al equipo de trabajo en general. A partir de la información recolectada, se realizó

UNION TEMPORAL INGECON S.A.S la estimación del tiempo necesario para desarrollar cada actividad como se observa en la Tabla 3.

ITEM

ACTIVIDAD

INICIO

FIN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Inicio del proyecto Estudios Diseños Captación Aducción Desarrenador Tanque de almacenamiento enterrado Redes de distribución Obras eléctricas Caseta planta de emergencia Control de impacto urbano Cierre del proyecto

04/08/2017 10/08/2017 11/09/2017 06/10/2017 06/10/2017 01/09/2017 06/10/2017 06/10/2017 03/11/2017 01/12/2017 06/08/2017 30/01/2018

04/08/2017 10/09/2017 30/09/2017 26/12/2017 28/11/2018 26/12/2017 30/01/2018 30/01/2018 30/01/2018 26/12/2017 30/01/2018 30/01/2018

Tabla 3. Listado de duraciones estimadas de las actividades requeridas para el alcance del objetivo del proyecto.

6.3 Cronograma de actividades

Teniendo en cuenta los apartados anteriores se procede a realizar el cronograma de actividades del proyecto de construcción del acueducto del corregimiento de Junín. En la figura 2 podemos observar el cronograma del proyecto, en el cual se describen las actividades que hacen parte de la ejecución de las obras, las fechas de inicio y fin de estas, así como la secuencia y el orden en que se desarrollaran las mismas; a su vez las actividades fueron organizadas por orden de inicio para su facilidad de compresión.

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Figura 2.

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7. GESTION DEL COSTO

En esta sección se describe el proceso de creación del plan de gestión de costos del proyecto caso de estudio, para ello se hicieron investigaciones del rendimiento de la mano de obra a subcontratar en la zona a ejecutar las obras de construcción y cotizaciones a distintos proveer para cuantificar el costo total de la maquinaria, equipos y suministros requeridos.

7.1 Presupuesto del proyecto

Con base a las investigaciones y cotizaciones realizadas de cada una de las actividades a ejecutar en el proyecto se procede a realizar el presupuesto general de proyecto. En el presupuesto se puede apreciar que el proyecto tendrá un costo total de $ 5.360.437.018 pesos el cual estará discriminado de la siguiente manera:

Costo directo de las obras: $ 4.014.198.936 pesos. Administración (20% del costo directo): $ 802.839.787 pesos. Imprevistos (4% del costo directo): $ 160.567.957 pesos. Utilidades (6% del costo directo): $ 240.851.936 pesos. 16% sobre las utilidades: $ 38.536.310 pesos Interventora administrativa y financiera: $ 103.442.092 pesos

En la Tabla 4 se muestra en detalle el presupuesto general de las obras y en el anexo de la se aprecia el presupuesto detallado del proyecto, donde están contempladas cada una de las obras civiles necesarias para poder llevar a cabo las actividades requeridas en obra.

UNION TEMPORAL INGECON S.A.S ESTUDIOS, DISEÑOS Y CONSTRUCCIÓN PARA EL SISTEMA DE ACUEDUCTO DEL CORREGIMIENTO DE JUNIN Tabla 4. Presupuesto general del proyecto

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7.2 Plan para el control de costos del proyecto

En el plan para el control de costos del proyecto se debe controlar y documentar los costos reales de cada actividad mensualmente conforme se vayan ejecutando las obras de construcción. Los valores reales de los costos de las actividades se compararán con los datos presupuestados en la etapa de la formulación del proyecto. Basados en los resultados obtenidos de estas comparaciones, se redactarán informes donde se mostrará el avance real de las obras y se puedan tomar medidas correctivas en caso que sean pertinentes. A continuación, en la tabla 5 se muestran los pasos a seguir para la elaboración del plan para el control de costos del proyecto:

Tabla 5. Plan para el control de los costos del proyecto.

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7.3 Estimación de Costos Las estimaciones de los costos de las actividades se realizaron en pesos Colombianos al mes de enero del 2017. El punto de partida para la estimación de los costos lo representan los planos constructivos y las especificaciones dadas. Dicha estimación se basa en los paquetes de trabajo de la E.D.T y surge de la combinación de: estimación por analogía en donde se utiliza el costo real de actividades de proyectos anteriores y actualizados al proyecto actual, de la determinación de tarifas de costo donde, se obtienen costos bajo criterios de cotizaciones y por último del juicio de experto del departamento de ingeniería de INGECON S.A.S que determinó las cantidades y necesidades de recursos utilizando las lecciones aprendidas de otros proyectos similares, esto en conjunto a la técnica de “Estimación de abajo hacia arriba”(Arce et al,2005), siendo esta una estimación de la actividades individuales, en donde posteriormente se integran para obtener el costo total. En este proceso se toman en cuenta las ofertas de los trabajos que se darán por contrato, especificando los costos unitarios para el debido control. A este proceso se le adicionaron los gastos generales resultantes de la administración del proyecto, que usualmente son considerables; además de considerar los imprevistos y la administración o utilidad que espera recibir la empresa.

7.4 Criterios para el control del presupuesto

Realizar el control de presupuesto implica realizar todas aquellas acciones que permitan realizar un seguimiento y control efectivo de los costos del proyecto, posibilitando influir sobre los factores que crean las variaciones del costo y controlar los cambios en el presupuesto base del proyecto.

Entre los objetivos del control de presupuesto están:

8. Influir sobre los factores que producen cambios en la línea base. Asegurarse de que los cambios solicitados sean acordados.

9. Cerciorarse que los posibles sobrecostos no excedan la financiación autorizada.

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10. Realizar el seguimiento del rendimiento del costo para detectar y entender las variaciones con respecto a la línea base del costo. 11. Documentar todos los cambios con precisión en la línea base. Evitar que se incluyan cambios no aprobados en el costo. 12. Informar los cambios aprobados a los interesados pertinentes. 13. Vigilar los movimientos en los costos de las actividades para mantener los sobrecostos esperados dentro de los límites aceptables

La técnica del Valor Ganado será la que se utilice como control de tiempo-costo de este proyecto, con ella “se mide integralmente el desempeño del proyecto, tanto en tiempo como en costo”(Chamoun,2002), para ello se realiza un corte a la fecha de revisión y se compara con el presupuesto base, así se compara lo planeado vs lo ejecutado, lo que nos indica si el desempeño va adelantado u atraso y si estamos cumpliendo con el presupuesto o nos estamos sobrepasando o estamos teniendo ahorros.

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6. GESTIOS DE LA CALIDAD

La gestión de la calidad no solo implica gestionar la calidad del producto del proyecto sino también administrar la calidad de la gestión del proyecto como tal. Esto quiere decir que dentro de la gestión de calidad debemos ir mejorando continuamente el proceso de gestión de los proyectos en la organización reduciendo las actividades inútiles y que no agregan valor, permitiendo así un proceso más eficiente y efectivo.

Auditar los requerimientos de calidad y los resultados de las mediciones de control de calidad para asegurar los estándares apropiados y las definiciones de operaciones a ser utilizadas (PMI et al., 2008). Permite validar la calidad del proceso no del producto, aplicando sistemáticamente lo planeado en la calidad de las actividades para asegurar que el proyecto emplea todas las políticas, estándares, procedimientos y procesos necesarios para satisfacer los requerimientos.

El Plan de Calidad del proyecto lo constituyen los siguientes procesos: Planificación de la Calidad: Identificar que normas son relevantes para el proyecto y determinar cómo satisfacerlas. Realizar Aseguramiento de la Calidad: Mediante la aplicación de las actividades planificadas y sistemáticas relativas a la calidad para asegurar que el proyecto utilice los procesos necesarios para cumplir con los requisitos. Realizar Control de Calidad: Supervisando los resultados específicos del proyecto, para determinar si cumplen con las normas de calidad. Como herramienta se tiene: 

Inspección: Valida que el trabajo fue hecho correctamente y consiste en medir, examinar y verificar si los productos entregables cumplen con los requisitos y criterios de aceptación (normas).



Auditorias de Calidad: revisión estructurada para determinar si las actividades del proyecto cumplen con las políticas, los procesos y los procedimientos de la organización.

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

Diagrama de Pareto: tipo específico de histograma, ordenado por frecuencia de ocurrencia, que muestra cuantos defectos se han generado por tipo o categoría de causa identificada (Pérez, 1999). (Anexo W. Diagrama de Pareto).

Figura 3. Diagrama de Pareto. (PMI, 2008)

Gracias a la actualización de trabajo que se tiene en terreno y tiempo real, también es posible identificar aquellos trabajos que no cumplen con los criterios de calidad requeridos y sobre ellos se definen los atributos de calidad que se incumplen y las causas de no cumplimiento. Al contar con la información de productos no conformes en el sistema de información se puede hacer seguimiento a estos trabajos hasta que son terminados y corregidos a satisfacción.

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Se elaboró una matriz en los cuales se generan la descripción y las métricas o criterios de aceptación de cada Entregable para asegurar, controlar la calidad.

Tabla 6. Métricas de Calidad

MÉTRICAS DE CALIDAD DESCRIPCIÓN

CRITERIOS DE ACEPTACION

Tabla 7. Métricas de Calidad

Se elaboró una Lista de Chequeo que contempla las Métricas para cada Entregable y de esta forma hacer un seguimiento para que cumpla con los Estándares de Calidad.

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Tabla 8. Lista de chequeo calidad

Se elaboró una Lista de Chequeo que contempla las Métricas para cada Entregable y de esta forma hacer un seguimiento para que cumpla con los Estándares de Calidad.

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7. GESTION DE RECURSOS HUMANOS

En este apartado se detallan los procesos requeridos para la creación del plan para la gestión de recursos humanos del proyecto, para ello se hace necesario definir los elementos que harán parte del equipo de trabajo a cargo de los estudios, diseños y obras de construcción del sistema de acueducto del corregimiento de Junín, y determinar los roles de cada una de las partes de tal forma que el proyecto pueda ser ejecutado de forma efectiva, sorteando los percances que puedan darse en obra y que finalmente se logren los objetivos generales del proyecto.

7.1

Criterios para la selección del equipo de trabajo 

Apertura del proceso licitatorio: Se da inicio al proceso de licitación del proyecto, en el cual las firmas contratistas inscritas a la EDAT. tendrán un plazo de dos meses calendario a partir del momento de apertura del proceso licitatorio para presentar sus ofertas de acuerdo a las condiciones generales del proyecto.



Experiencia en obras de acueducto y alcantarillado: La firma contratista que opte a ganar la licitación del proyecto deberá contar por los menos con 5 años de experiencia en obras de acueducto y/o alcantarillado, y haber realizado la instalación de por lo menos 3 kilómetros de tuberías de diámetro entre las 2 y las 8 pulgadas de acueducto y/o alcantarillado.



Mano de obra calificada: La mano de obra que estará trabajando en las obras debe tener conocimientos claros referentes a las obras civiles en el área de acueducto, contar con afiliación al día en una administradora de riesgos laborales (ARL), una entidad promotora de salud (EPS) y, en un fondo de pensiones y cesantías.



Realización de pruebas: Se harán una serie de pruebas al equipo de trabajo a cargo de la obra con el fin de determinar sus capacidades para realizar las actividades del proyecto. Entre las pruebas a realizar están exámenes médicos, pruebas psicotécnicas y específicas, pruebas de aptitudes y pruebas de personalidad.

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Estos criterios para la selección del equipo de trabajo estarán a cargo de la firma contratista que resulte ganadora en el proceso de licitación, contando la interventoría y supervisión por parte de un representante o un grupo de representantes de la EDAT.

7.2

Estructura organizacional del equipo de trabajo

La figura 4 muestra la estructura organizacional del personal fijo de trabajo, donde se observa que el personal proporcionado por la firma contratista y el interventor designado estará bajo la supervisión de la EDAT., el director de la obra estará al mando del ingeniero residente de la obra, la secretaria y el conductor, y a su vez el inspector de obras civiles y el almacenista estarán a cargo del ingeniero residente.

Figura 4. Estructura organizacional

UNION TEMPORAL INGECON S.A.S 7.3

Matriz adquisición de recursos humanos

Ya que la contracción del personal estará a cargo de una agencia temporal de empleo, que será la encargada de buscar, seleccionar y realizar las pruebas necesarias para la contratación del personal capacitado y necesario para cada una de las labores o actividades necesarias para terminar dicho proyecto. ITEM Tipo Contrato

de

Cantidad de trabajadores

Criterios selección

de

Seguimiento y control

Comunicación , capacitación y mejoramiento del entorno del trabajo Finalización del proyecto

Sanciones

DESCRIPCION La agencia temporal tendrá autonomía en esta parte ya que los trabajadores tendrán una vinculación directa con la agencia temporal. Se sugiere que sea un contrato por obra y labor con sus respectivas clausulas. Se hará una reunión previa con la agencia temporal de empleo y la unión temporal a cargo del proyecto, en el que ya estando definidas las actividades a realizar, también se definirá la cantidad de trabajadores o cuadrillas necesarias para realizar dicha actividad. Ya con las actividades identificadas a realizar, las capacidades que debe tener cada trabajador también estarán claras, así la agencia temporal sabrá que debe tener cada aspirante al puesto. Estarán divididas en 2 etapas: 1) Experiencia laboral certificada de las actividades a cumplir 2) Realizar Exámenes médicos antes de ingresar a laboral La agencia temporal tiene autonomía en cuanto a otros criterios de aceptación del personal a contratar, como lo pueden ser, pruebas psicológicas, requerir recomendaciones personales, etc… En esta etapa será una relación de la agencia temporal y la unión temporal, en la que se tendrá una constante comunicación en la que se realizaran informes, donde se detallara el seguimiento a cada uno de los trabajadores para identificar las cosas positivas y negativas. En esta sección ya teniendo identificado lo negativo y positivo, se tomaran las medidas necesarias para que el entorno laboral sea el adecuado para todos y que así la producción siempre sea lo planeado. Se realizaran capacitaciones tanto con personal de la agencia temporal y la unión temporal para tener siempre actualizado el panorama laboral y que sus empleados se sientan cómodos e informados de todo. La agencia temporal será la encargada de ir liquidando y desvinculando al personal ya no necesario en el proyecto, siempre cumpliendo con todo lo que exige la ley como lo es con las liquidaciones, intereses y todo lo demás. También deberá presentar a la unión temporal la documentación correspondiente que demuestre dicho procedimiento. La unión temporal tendrá autonomía en cuanto a imponer sanciones o en caso tal de informar a la agencia temporal que ya no es requerido las labores de un trabajador, si este llega a incumplir algunas de las normas o si su trabajo no es acorde con lo que tiene planeado.

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8. GESTION DE LA COMUNICACIÓN Este proceso será de gran importancia ya que el tener no solo una buena comunicación si no utilizar las herramientas adecuadas hará que todos los aspectos del proyecto siempre estén actualizados.

8.1

Actores o participantes en el proceso de comunicación

Los participantes serán los 10 mencionados anteriormente en la gestión de la integración, pero también habrá un proceso de comunicación para participantes externos que se lleguen a presentar.

ID

CARGO

1

GERENTE DEL PROYECTO (I)

2

INGENIEROS (I)

3

ALCALDIA (E)

4

TOPOGRAFO (I)

5

SECRETARIA (I)

6

CONTADOR (I)

7

PROVEEDORES (I)

8

SUBCONTRATISTA DE TRANSPORTE Y MAQUINARIA "E"

9

COMUNIDAD (BENEFICIARIOS) "E"

10

INTERVENTORIA "E"

UNION TEMPORAL INGECON S.A.S 8.2

Plan de comunicación

El plan de comunicación está directamente relacionado con los participantes, dependiendo del participante y de la información a comunicar, los medios serán los más adecuados a dicha situación. 1

Objetivos

2

Responsabilidad

3

Publico

4

Mensajes

5

Medio

6

Definición de tiempo

8.3

Mantener una comunicación adecuada para que todo el proyecto se lleve como es planeado. Identificar los mejores medios de comunicación. Implementar de manera adecuada toda la gestión de comunicación. Los responsables serán los mismos participantes ya que estos son los que transmitirán la información requerida. Dependiendo del participante que este transmitiendo la información y dependiendo de la información, el público objetivo será el requerido. Los mensajes o información comunicada es clave para cada participante y para tener un control en todos los procesos del proyecto. Los mensajes son un tipo de clave dependiendo de los participantes que se estén comunicando. Los medios de comunicación están directamente relacionados con los participantes y con la información a comunicar. La comunicación será de manera constante dependiendo si son aspectos urgentes o solo mantener actualizados documentos. También se deberá realizar reuniones o comités semanales para mantener un control de dicho plan.

Distribución de la información

En esta etapa del proceso de gestión de la comunicación se definirá cómo será la distribución de la información según el participante y la información a comunicar.

ID

1

CARGO

GERENTE DEL PROYECTO (I)

DESCRIPCION La información le será suministrada por los ingenieros que estarán en la obra y son los que siempre tenga la información actualizada. Se le informara de los aspectos menos importantes por medio de WhatsApp o email. Semanalmente se le informara por medio de comités organizados del avance de la obra, cambios que se deban realizar o decisiones que solo él debe tomar, esto quedara registrado tanto en los informes de los comités como en la bitácora.

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2

3

4

5

6

7

8

Tendrán comunicación directa con los trabajadores o cuadrillas en la obra y con el gerente del proyecto. De ser necesario también se podrá suministrar información por INGENIEROS (I) grupos de WhatsApp creados estratégicamente. La toma de decisiones importantes quedaran debidamente registradas en la bitácora y firmadas por el responsable para evitar inconvenientes. La información le será suministrada directamente por el gerente de proyecto y el interventor encargado. Toda la información siempre será suministrada en documentos o en ALCALDIA (E) su defecto por medio magnético. Dicha información deberá ser entregada en comités que se realizaran una vez al mes. La comunicación será directamente con los ingenieros y los trabajadores. TOPOGRAFO (I) Se podrá utilizar grupos en WhatsApp, pero las decisiones importantes quedaran debidamente registradas en los informes y bitácoras La comunicación será directa con el con los ingenieros, directo de proyecto y contador. La distribución de la información siempre será por medio de oficios SECRETARIA (I) debidamente diligenciados, ya que todo debe quedar documentado, en tal caso también se podrá utilizar las llamas, mensajes o email para la información menos importante ya que estos medios son muchos más rápidos. Toda la información le será suministrada por la secretaria, dicha información siempre será entregada en documentos o medios magnéticos. De ser necesario también tendrá comunicación con el CONTADOR (I) gerente del proyecto, en el que le informara todo lo concerniente a la contabilidad del proyecto. Todo siempre quedara debidamente documentado. La comunicación siempre será con los ingenieros y la secretaria. Para mayor agilidad se podrá utilizar medios de comunicación como PROVEEDORES (I) WhatsApp, llamadas o email. Siempre se deberán entregar los recibos, facturas y documentación necesaria en cada compra realizada. SUBCONTRATISTA DE Su comunicación será con los ingenieros. Será suministrada por WhatsApp. Llamadas, email, se debe TRANSPORTE Y recalcar que todo quedara documentado en los informes y bitácora. MAQUINARIA "E"

9

COMUNIDAD (BENEFICIARIOS) "E"

10

INTERVENTORIA "E"

Por medio de comités les será suministrada información a la comunidad para que estén al tanto del proyecto. Los comités se realizaran una vez al mes y estarán a cargo de los ingenieros y el gerente del proyecto. Se tendrán en cuenta las ideas o preocupaciones de la comunidad, todo quedara documentado. La comunicación interna será con los ingenieros y el gerente de proyecto. Siempre será por escrita. También deberá entregar informes a la alcaldía del proyecto.

UNION TEMPORAL INGECON S.A.S 8.4

Control del desempeño del plan de comunicación

Se realizara con control cada dos semanas, en el que se evaluara el desempeño del plan de comunicación, para medir si en plan está cumpliendo con los objetivos para el cual fue diseñado. Participante

Medios de comunicación

Descripción

observaciones

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9. GESTION DEL RIESGO

Para realizar el plan de gestión de riesgos del proyecto presentado en el caso de estudio se deben identificar los riesgos que puedan afectar la ejecución del mismo, evaluar el impacto que estos puedan generar en el proyecto en caso de su ocurrencia utilizando la matriz de probabilidad e impacto mostrada en la tabla 9, y finalmente desarrollar planes de contingencia para los riesgos que hayan sido catalogados como una gran amenaza a los objetivos del proyecto con el fin de controlarlos y monitorearlos. Tabla 9. Matriz de probabilidad e impacto.

A continuación se detallan los procesos realizados para la elaboración del plan de gestión de riesgos del proyecto. Entre los procesos que se tuvieron en cuenta se encuentran la categorización de los riesgos, el análisis cualitativo y cuantitativo de los riesgos, y se propondrán planes de respuesta para los riesgos identificados. 9.1

Categorización de los riesgos

La identificación de los riesgos que se pueden presentar en los procesos de estudios, diseños y de construcción para el acueducto del corregimiento de Junín – Venadillo - Tolima fueron enlistados teniendo en cuenta cuatro categorías de clasificación:

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Riesgo técnico, de calidad o de rendimiento.



Riesgo en la dirección del proyecto.



Riesgos organizacionales.



Riesgos externos.

Se identificaron para este proyecto 3 riesgos técnicos, de calidad o de rendimiento, 3 riesgos en la dirección del proyecto, 3 riesgos organizacionales y 3 riesgos externos, tal como se muestra en la siguiente tabla. Tabla 10. Categorización de los riesgos del proyecto.

Cod. RT RT-1 RT-2 RT-3 RG RG-1 RG-2 RG-3 RO RO-1 RO-2 RO-3 RE RE-1 RE-2 RE-3

9.2

DESCRIPCION TIPO DE RIESGO TÉCNICO, DE CALIDAD O DE RENDIMIENTO Escasez en la fuente de captación Erosión en la cimentación de las tuberías por crecientes en el cauce Rechazo de obras realizadas DIRECCION DEL PROYECTO Deficiencia en la planificación del proyecto Deficiencia en la elaboración del plan de gestión ambiental del proyecto Deficiencias en la elaboración del presupuesto del proyecto ORGANIZACIONAL Personal con competencias no asimilables al estándar exigido Retrasos en las adquisiciones de la maquinaria y equipos. Jornadas labores excesivas y horas extras no previstas EXTERNOS Escasez de mano de obra calificada Suministros de mala calidad Inestabilidad en la normatividad a nivel local o nacional

Análisis cualitativo de los riesgos.

Teniendo en cuenta la identificación de los riesgos del proyecto mostrados en la tabla 1 se realizará el análisis cualitativo de los riesgos. Con ayuda de la matriz de probabilidad e impacto de los riesgos, mostrada en la tabla 7, se proporciona una calificación a cada uno de los riesgos identificados con base a la probabilidad de ocurrencia del mismo y el impacto que este puede generar al proyecto. El producto de estas dos calificaciones nos da un valor con el cual se puede determinar la categoría del riesgo, el rango de valores para categorizar un

UNION TEMPORAL INGECON S.A.S riesgo como bajo es de 0,01 a 0,04; el rango para categorizar un riesgo como intermedio es de 0,05 a 0,14; y para valores mayores que 0,14 el riesgo es considerado como alto. Los resultados del análisis cualitativo de los riesgos se pueden apreciar en la tabla 11.

RT-1 Escasez en la fuente de captación Erosión en la cimentación de las tuberías por RT-2 crecientes en el cauce RT-3 Rechazo de obras realizadas RG-1 Deficiencia en la planificación del proyecto Deficiencia en la elaboración del plan de RG-2 gestión ambiental del proyecto Deficiencias en la elaboración del presupuesto RG-3 del proyecto Personal con competencias no asimilables al RO-1 estándar exigido Retrasos en las adquisiciones de la maquinaria RO-2 y equipos. Jornadas labores excesivas y horas extras no RO-3 previstas RE-1 Escasez de mano de obra calificada RE-2 Suministros de mala calidad Inestabilidad en la normatividad a nivel local o RE-3 nacional

P

I

PxI

Alcance

TIPO DE RIESGO

Costo

Cod.

Cronograma

Objetivo sobre el cual impacta Evaluación del impacto del riesgo

0.50 0.80 0.40

X

X

Alto

0.10 0.20 0.02

X

X

Bajo

0.50 0.80 0.40 0.50 0.40 0.20

X

X X

Alto Alto

0.30 0.40 0.12

X

X

Intermedio

0.50 0.40 0.20

X

X

0.30 0.20 0.06 0.10 0.40 0.04

Alto X

X

0.30 0.20 0.06 0.10 0.20 0.02 0.30 0.40 0.12

X

0.10 0.20 0.02

x

X

Intermedio Bajo

X

X

Intermedio

X

X X

Bajo Intermedio Bajo

Tabla 11. Análisis cualitativo y Cuantitativo de riesgos. Del análisis cualitativo podemos observar que en total se identificaron 12 riesgos en el proyecto, de los cuales 4 de ellos fueron categorizados como riesgos bajos, 4 como riesgo intermedio y 4 como riesgo alto.

UNION TEMPORAL INGECON S.A.S 9.3

Plan de respuesta a los riesgos del proyecto.

En la tabla 12 se relacionan cada uno de los riesgos identificados y clasificados anteriormente con su respectivo plan de respuesta a riesgos.

Cod.

TIPO DE RIESGO

RT-1

Escasez en la fuente de captación

RT-2

Erosión en la cimentación de las tuberías por crecientes en el cauce

RT-3

Rechazo de obras realizadas

RG-1

Deficiencia en la planificación del proyecto

RG-2 RG-3 RO-1 RO-2 RO-3 RE-1 RE-2 RE-3

PLAN PREVENTIVO Realizar racionamientos controlados del suministro de agua en el pueblo Verificar los resultados de estudios de suelo en la zona a intervenir Hacer seguimiento de las obras por parte de la interventoría Revisar la formulación de proyecto antes de dar inicio a este Revisar el plan de gestión ambiental antes de dar inicio a este Revisar los análisis de precios unitarios del proyecto Realizar capacitación del personal de trabajo en las labores que les sean asignadas

Deficiencia en la elaboración del plan de gestión ambiental del proyecto Deficiencias en la elaboración del presupuesto del proyecto Personal con competencias no asimilables al estándar exigido Retrasos en las adquisiciones de la maquinaria Chequear el plan de adquisiciones del proyecto y equipos. Jornadas labores excesivas y horas extras no Evitar atrasos en las actividades del proyecto previstas Subcontratar mano de obra calificada de otra Escasez de mano de obra calificada empresa u otra región Suministros de mala calidad Cambiar de proveedores Revisar posibles actualizaciones de la Inestabilidad en la normatividad a nivel local o normatividad vigente antes de iniciar el nacional proyecto

Tabla 12. Plan Preventivo a riesgos.

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10.

GESTION DE LA ADQUISICION

Las adquisiciones de equipos requeridos en el proyecto se deberán primero evaluar ya que se debe definir si es más rentable la compra o el alquilar el equipo. La maquinaria estará a cargo de un subcontratista, que deberá contar también con el personal capacitado para el manejo de la misma.

La Administración de las Adquisiciones del proyecto incluye los procesos requeridos para la adquisición de bienes y de servicios que requiere el proyecto .Entre sus procesos están: 

Planificar las Compras y Adquisiciones: Qué se va a comprar, cuándo y cómo se va a adquirir.



Planificar la Contratación: Establecer los requisitos los servicios o producto a adquirir.



Solicitar respuestas a los vendedores: Obtener información, presupuestos, licitaciones u ofertas.



Selección de Vendedores: Revisar ofertas, elegir posibles vendedores, negociar y establecer el contrato con el elegido.



Administrar el Contrato: Control y seguimiento del contrato; rendimiento del contratado y realizar cuando se permita los cambios necesarios.

 10.1

Cierre del Contrato: Completar y aprobar el contrato. Planificación de las Adquisiciones

Una de las tareas que tiene mucho peso en cualquier proyecto de construcción, tiene que ver con la búsqueda de subcontratista y proveedores, pues la decisión de adquirir sus servicios en condiciones que favorezcan al proyecto, afecta positivamente o negativamente el cronograma y presupuesto de la obra.

10.2

Roles y Responsabilidades

Para este proyecto los responsables de realizar las labores de compra y contratación son: el director del proyecto en la parte de subcontratos, es quien aprueba las subcontrataciones; y el

UNION TEMPORAL INGECON S.A.S proveedor del proyecto, quien ejecuta las compras y adquisiciones solicitadas por el director de proyecto apoyado tanto por el maestro de obras como del bodeguero, en este caso el proveedor solicita respuestas de los vendedores y selecciona a los mismos. El maestro de obras y el director del proyecto realizan las solicitudes de compra los días martes y viernes, asimismo se encargan de realizar la inspección, evaluación y aceptación de los trabajos contratados y cierre de los contratos.

10.3

Selección del Tipo de Contrato

A pesar de que existen varios tipos de contratos, en el proyecto se usará el contrato de precio fijo o suma global, para todos los subcontratos y en el caso de un material, cuando su monto supere los $2.000, la administración del mismo estará a cargo del proveedor, el cual reportará al director de proyecto. En el anexo X se presenta el contrato por servicios, ya sean por mano de obra o mano de obra y materiales, el control y seguimiento de los mismo es responsabilidad absoluta del director del proyecto en conjunto con el maestro de obras. En ambos tipos de contratos con el fin de aclarar su alcance pueden ser utilizados como complemento ya sea documentos adjuntos como planos, dibujos, especificaciones, cronogramas, tablas de pago, procedimientos elaboración del producto y de inspecciones, garantías, penalizaciones, arbitrajes, etc. (Calzada,2006) El contrato para efecto de gestión, debe incluir como mínimo: 

Adelantos



Tabla de pagos



Retenciones



Multas o premios



Cronograma del proyecto (plazo)



Comunicaciones (Bitácora)



Criterios de aceptación



Cambios del contrato



Garantías

UNION TEMPORAL INGECON S.A.S 

Seguros y pólizas del subcontratado



Actas de entrega y recepción de entregables



Obligaciones del contratado como del que contrata el bien o servicio



Monto de la multa por atraso en la fecha de entrega

Para poder realizar el contrato de materiales el proveedor deberá cotizar al menos con tres vendedores y por escrito, la compra será según las necesidades del proyecto o las condiciones de precio y pago, sólo será válida mediante una orden de compra para toda contratación, siguiendo el programa de compras previamente establecido. En caso de los subcontratos el director de proyecto deberá solicitar al menos tres ofertas, y una vez elegido se adjuntará la oferta ganadora al contrato para su respectiva firma, las subcontrataciones se realizaran según el programa de subcontratos.

10.4

Administración de Contratos

Contar con una efectiva gestión de los bienes y servicios, es parte de los aspectos importantes en construcción, pues de nada sirve haber conseguido al mejor proveedor, con el mejor servicio y con la mejor calidad, sino no se realiza un eficiente seguimiento y control de los siguientes aspectos: 

Elaboración y firma del contrato. Definición clara en el contrato de los roles y responsabilidades tanto del contratante

como el contratado. Administrar una buena comunicación con el proveedor. Tramitar la entrega del producto o servicio a tiempo. 

Administrar el pago según la tabla de pagos establecida. Formalizar el proceso de generación anticipado pactado en el contrato. Administrar, controlar y evaluar el contrato.

UNION TEMPORAL INGECON S.A.S 10.5

Procedimiento para las Adquisiciones

En el proyecto se establecerán los siguientes procedimientos con el fin de administrar las adquisiciones de bienes y servicios.

Procedimiento para pedidos a proveedores 1. Se debe elaborar la orden de compra correspondiente. Este documento debe describir claramente la fecha, nombre completo del proveedor, persona contacto si es posible, número de teléfono y de fax, descripción completa del producto a pedir, cantidad en unidades a pedir, precio y monto total. La orden de compra debe ser confeccionada por el proveedor de la empresa y debe ser autorizada previamente por el director del proyecto. 2. Si la orden de compra es por un monto mayor a los ¢ 1.500.000 debe ser ratificada por el gerente general. 3. Para materiales de urgencia y con montos menores a ¢ 50.000 se maneja a través de la caja chica que maneja el proveedor. 4. Una vez confeccionada, se procede al envío de la orden de compra vía fax al proveedor, la misma debe ser confirmada en el número correspondiente. 5. Se confirma vía telefónica con la persona contacto, el recibo de la orden, la fecha y lugar de entrega para el producto. 6. Se archiva el original de la orden de compra por consecutivo. La copia se deja en proveeduría. Procedimiento para pago a proveedores 1. En el caso de que el proveedor sea de pago de contado, debe pasarse la orden de compra al director de proyecto, con al menos dos días de anticipación. Dicha orden de compra debe estar respaldada con la pro forma correspondiente. 2. Se emitirá el cheque o la transferencia bancaria que corresponda, al día de entrega del material.

UNION TEMPORAL INGECON S.A.S 3. En el caso de proveedores de crédito, la factura debe ser recibida por el personal de proveeduría y debe venir con el sello de “recibido en bodega”. Debe adjuntarse la copia de la orden de compra con la factura original recibida. 4. Una vez digitada, se pasa la factura a contabilidad para ser archivada dentro de las cuentas por pagar. 5. Debe recordarse a los proveedores que los días de pago en la empresa es viernes en horario de 1:00p.m. a 4:00p.m.

10.6

Cierre de Contratos

Dentro del cierre de contrato se realizará la verificación del producto o servicio, se revisa con el subcontratista y el maestro de obra, si todo el trabajo fue terminado de manera correcta y satisfactoria y además se iniciará el cierre administrativo del mismo verificando saldos por pagar. De esta forma 30 días después de haber iniciado el cierre comenzará el proceso de devolución de las retenciones ejecutadas a los avances.

Maquinaria o Equipo

Actividad a Descripción Desarrollar

Cantidad

Horas

Valor

Observaciones

UNION TEMPORAL INGECON S.A.S 

Las adquisiciones se administraran llevando un control detallado para tener el mejor aprovechamiento de las mismas. Se manejara un formato en el que se deberá registrar diariamente la información.

Fecha



Maquinaria o Equipo

Actividad a Desarrollar

Cantidad

Horas

Valor

Observaciones

El cierre de las adquisiciones será una etapa importante ya que esta dependerá del buen control que se haya tenido anteriormente. Al finalizar las actividades por las cuales se hizo necesaria la adquisición se deberá calcular el tiempo y los costos para hacer entrega de dichas adquisiciones.

Fecha



Maquinaria o Equipo

Cantidad

Horas

Valor

Observaciones

Se entregara un informe que indique que tan rentable fueron las adquisiciones ya que este documento servirá para futuros proyectos como una lección aprendida.

UNION TEMPORAL INGECON S.A.S

BIBLIOGRAFIA

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fuerza.

En:

Calzada Ramírez, Arturo. Guía para el control del alcance, tiempo y costo en la construcción de edificaciones. Tesis. Universidad para la Cooperación Internacional. San José, Costa Rica.2006.134 p. Chamoun, Yamal. Administración Profesional de Proyectos La Guía. México: Mc Graw-Hill Interamericana, S.A., 2002. 268 p. Evans, James; Lindsay, William. Administración y control de la calidad. Distrito Federal, Mexico: Cenage Learning Editores S.A, 2007. 783 p. Gido, Jack; Clements, James. Administración exitosa de proyectos. Segunda edición. Distrito Federal,México: Internacional Thompson Editores, S.A., 2003. 462p. Gutiérrez Solano, Eduardo. Control de costos y calidad en la construcción de casas de interés social. Tesis. Instituto Tecnológico de Costa Rica. Cartago, Costa Rica.2005.86 p. Jiménez Irias, Christian. Material de los cursos Administración de proyectos I y II. San José, Costa Rica: Instituto Tecnológico de Costa Rica, 2008. Manual de Microsoft 2007. Disponible en: www.unblogserio.com. 186p.