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• Miriam Martinez

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ENFOQUES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

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WILLIAM P. LEONARD

Uno de los precursores más importantes de la Auditoria Administrativa. Menciona: "El objetivo primordial de la AA consiste en descubrir deficiencias o irregularidades en cualquiera de los elementos examinados, y señalar las posibles mejoras. Su fin es ayudar a los dirigentes a lograr la más eficiente administración de las operaciones.

WILLIAM P. LEONARD 3

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Define a la auditoría como:

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“Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que de a sus recursos humanos y materiales”.

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LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA COMO SERVICIO ESPECIALIZADO PARA LA ADMINISTRACIÓN 

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De acuerdo con el amplio enfoque de Leonard, la naturaleza de las tareas de la auditoria administrativa es tal que se convierte en un servicio especializado prestado a la dirección superior, distinto de cualquier otro tipo de asesoramiento. AI realizar el análisis detallado de la empresa a través de todas las funciones examinadas, empleando siempre el método científico, el auditor administrativo se convierte en una de las pocas personas de la empresa que conoce, desde un punto de vista independiente, las mas profundas habilidades y métodos de varios departamentos.

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ALCANCES Y LIMITACIONES. 6

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Puede abarcar desde una función hasta una totalidad de la empresa, desde especialización, hasta expansión, contratación o integración. Puede incluir a su vez, los factores de la producción, así como los elementos que requieren una constante vigilancia, análisis y evaluación.

Factores a revisar y evaluar Planes y objetivos

Examinar y discutir con la dirección el estado actual de los planes y objetivos Antes de que el auditor pueda valorar la eficiencia de una operación, es necesario entender bien los planes y objetivos generales de una empresa.

Estructura orgánica

Es vital una planeación constante de la estructura orgánica, para satisfacer los objetivos y futuras necesidades de la empresa. Las deficiencias en la estructura orgánica son comunes en muchas empresas, entre ellas están: a) Estructura mal proyectada para satisfacer necesidades especificas de la empresa. b) Funciones no coordinadas y controladas. c) Falta de delegación y autoridad y responsabilidad en forma apropiada.

Política

Son esenciales para una administración eficaz. Determinar las intenciones de la dirección y constituir principios orientadores que contribuyan a que la empresa pueda seguir un camino planeado para alcanzar sus objetivos. Las políticas dadas a conocer por escrito y comunicadas debidamente sirven para uniformar y coordinar a toda la organización.

Sistemas y procedimientos

AI examinar cualquier sistema o procedimiento, el auditor debe tener en cuenta su propósito y su forma de decidir sobre sus meritos con respecto ala manera en que sirve a la empresa. Un sistema o procedimiento eficiente puede resultar costoso entorpecer operaciones. Lo que importa es cerciorarse de que el sistema o procedimiento este proyectado de modo que se obtengan los resultados deseados, debe determinarse lo que se esta haciendo, donde, como, cuando y por quien; cada paso individual en el proceso debe ser estudiado y evaluado.

Métodos de control

En todo renglón de comercio, industria, servicio, e encuentran métodos de control en pleno funcionamiento. Son medios por los cuales la dirección obtiene ciertos resultados para consecuencia coordinada y hacer que el trabajo se realice en la forma proyectada. Todo método de control, dentro de una empresa, comprende la comparación del desempeño real contra el esperado, trátese de objetivo, norma, etcétera.

Formas de operación

Es igualmente importante constante examen, análisis evaluación de los medios operación.

un y de

En lo que respecta a mana de obra, hay que determinar la fuerza del trabajo básico con objeto de satisfacer las necesidades de sus clientes, la empresa comercial debe planear y determinar su línea de mercancías y existencias, mantener normas de calidad, planear las promociones de ventas, publicidad, venta directa y supervisión, etcétera.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

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William P. Leonard vislumbra la auditoria administrativa como un servicio de asesoramiento integral a la dirección de la empresa.

Método de William P. Leonard

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Estudio preliminar

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Programa de auditoria

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Investigación

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Análisis, interpretación y síntesis

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Preparación del informe

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Discusión con los directamente afectados

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Informe final a la dirección

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Revisión sistemática

ENFOQUE DE JOHN BURTON Se han realizado varios intentos en tiempos recientes con el fin de construir posibles marcos de referencia para las auditorias administrativas.

CRITERIOS GENERALES DE ACTUACIÓN Los siguientes criterios básicos que Burton sostiene y que deben ser tomados en cuenta son:

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Que la auditoria administrativa debe versar sobre algo objetivo y mensurable Que debe referirse al presente y al pasado, pero no al futuro Que debe producir un resultado que sea comprensible y útil para las diversas categorías del público interesado

DICTAMEN DEL AUDITOR ADMINISTRATIVO

Burton cree que es prematuro aun sugerir un modelo de dictamen, pero estima que el mismo debería incluir tres secciones básicas:

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Alcance

Evaluación de la actuación gerencial pasada Evaluación de la actuación gerencial actual

Rompimiento de controles operativos

Señalar aéreas que pueden reducir costos

Sugerir mejoras potenciales

Casos en que falta cumplir responsabilidades

ESTE TIPO DE AUDITORIA SE INICIA EN DOS FORMAS: Auditoría financiera

Auditoría administrativa

Control administra.

ACTUACIÓN DEL AUDITOR EXTERNO

Auditoria a fondo Análisis del resultado inicial Estudio preliminar de los problemas

ENFOQUE DEL ANÁLISIS FACTORIAL Contabilid ad y estadística

Medio

ambiente

Política y dirección

Medios de producción

Fuerza de trabajo

mercado

Programas y procesos

financiamien to

suministros

Actividad productora

ENFOQUE DE FERNANDEZ ARENA “La Auditoria administrativa es la revisión objetiva, metódica y completa de la satisfacción de los objetivos institucionales; con base en los niveles jerárquicos de la empresa; en cuanto a su estructura y la participación individual de los integrantes de la institución”.

ENFOQUE DE FERNANDEZ ARENA LA REALIZACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

COMBINA EL ANÁLISIS

OBJETIVOS

RECURSOS

PROCESO ADMINISTRATIVO

ENFOQUE DE FERNÁNDEZ ARENA

Revisión objetiva ,metódica y completa.

SERVICIO

De la satisfacción de los objetivos Institucionales:

SOCIAL

ECONOMICO

DERECHOHABIENTES USUARIOS CONSUMIDORES COLABORADORES GOBIERNO COMUNIDAD ACREEDORES INVERSIONISTAS SEGUNDO GRUPO

COORDINACION INTEGRACION

Con base en: niveles jerárquicos

EFICIENCIA

PARTICIPACION INDIVIDUAL DE LOS INTEGRANTES

PRIMER GRUPO

RECURSOS HUMANOS RECURSOS FISICOS

ORGANIZACION PLANEACION IMPLEMENTACION CONTROL

TERCER GRUPO CUARTO GRUPO

QUINTO GRUPO

ENFOQUE DE CERVANTES ABREU

ENFOQUE DE CERVANTES ABREU El objetivo de la auditoria administrativa: Es contribuir a la mayor eficiencia y más economía y productividad, operaciones bajo controles efectivos y buscar en el estudio de las causas de esas operaciones en la estructura de la empresa.

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ENFOQUE DE CERVANTES ABREU 

Este autor sugiere que la realización de la auditoría administrativa debe llevarla a cabo un equipo de especialistas profesionales en coordinados por un licenciado en administración, auxiliados por el personal de la empresa. Para Cervantes Abreu el desarrollo de la auditoría administrativa comprende cuatro pasos:

RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN Y VERIFICACIÓN DE LOS DATOS

ESTUDIO DE LA ORGANIZACIÓN Y COORDINACION DE LAS FUNCIONES DE LA EMPRESA

REVISION Y EVALUACION DE CONTROL INTERNO.

INFORME Y RECOMENDACIÓN

ENFOQUE DE CERVANTES ABREU FASE DE PLANEACION

FASE DE IDENTIFICACION

FASE DE PROGRAMACIÓN

Medio ambiente

Estudio preliminar

solicitudes • Estadísticas • Graficas • documentos

Identificación real del problema

Alcance y limitaciones del estudio

Medios administrativos Naturaleza y objetivo de estudio

Examen y evaluación

Captación de necesidades

Documentos legales

conocer

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Entrevistas previas Definición del área a investigar, Determinación de detalles a estudiar

Para

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Registros contables

Planeación de la auditoria administrativa

Recursos necesarios

Programa • Recursos • Tiempos • costos

graficas Aspectos generales Elementos del proceso administrativo

Áreas funcionales

Información requerida

Propuestas de otros estudios complementarios

ENFOQUE DE J. RODRÍGUEZ VALENCIA. Proporcionar un panorama administrativo general del organismo social que se audita, señalando el grado de efectividad con que opera cada una de las unidades administrativas Estudio preliminar Planeación de la auditoría administrativa. Investigación y examen de los elementos. Análisis y evaluación de la información obtenida. Informe de auditoría administrativa. Implantación de las recomendaciones.

De acuerdo a Rodríguez Valencia existen cuatro clases principales de auditoría:  Auditoría Financiera.  Auditoría Interna.  Auditoría de operaciones.  Auditoría administrativa.

Enfoque Jackson Martindell Diseñó un cuestionario de 301 preguntas que abarcaba 10 áreas organizacionales que debían revisarse, con un esquema valorativo de 10 mil puntos sobre la calidad de la gerencia: • • • •

Funciones económicas Estructura de la empresa Porcentaje de ganancias Honestidad hacia los accionistas • Investigación y desarrollo

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Investigación y desarrollo, Directores Capacidad ejecutiva Políticas fiscales Eficiencia de la producción Empuje de las ventas.

Otro enfoques 

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Alfonso Mejía Fernández, determinar si la gerencia se apega a cumplir los objetivos si se examinan las operaciones realizadas en lapsos definidos y se busca su justificación por medio de un juicio racional. Manuel D´Azaola S. , considera la necesidad de que las empresas analicen su comportamiento a partir de la revisión de las funciones de dirección, financiamiento, personal, producción, ventas y distribución, así como registro contable y estadístico.