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• Sindy Tobar

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Embalaje Para Envio De Documentos EMBALAJE: Conjunto de elementos que permiten agrupar la mercancía para ser manejada como carga y por lo tanto manipulada sin temor a ser dañada en el proceso de distribución física, el embalaje está ligado al modo de transporte y al medio de transporte. Prepara la carga en la forma mas adecuada para su transporte en los modoselegidos para su despacho al exterior y para las distintas operaciones a que se someta durante el viaje entre el exportador y el importador. ENVIOS POSTALES: Se entiende por envíos postales, los envíos de correspondencia y paquetes postales pequeños, designados así por la unión postal universal, y se sujetaran a lo dispuesto en los convenios internacionales en materia postal Una vez notificado al interesado, este deberá presentarse a la aduana para reconocer las mercancías y manifestar su disposición de despacharlas para consumo o devolverlas. En primer caso, la aduana procederá a tramitar, de oficio, la declaración y determinar el adeudo tributario, las autoridades postales son responsables del transporte, depósito y presentación de envíos postales a las autoridades aduaneras. Recepción y traslado de las sacas postales. La autoridad postal tendrá a su cargo la recepción de las sacas postales ingresadas al territorio aduanero y su traslado al centro de clasificación de correspondencia, las sacas deberán permanecer cerradas de conformidad con las medidas de seguridad pertinentes, en las unidades de transporte autorizadas para tal efecto. Recepción y Clasificación en el Centro de Clasificación de Correspondencia. Recibidas las sacas postales, en el Centro de Clasificación de Correspondencia, se procederá a su apertura y clasificación con la intervención de funcionarioaduanero, quien determinará si el bulto constituye un envío postal sujeto al cumplimiento de las medidas arancelarias y no arancelarias. Traslado del envío postal. Una vez clasificados los envíos, serán trasladados por la autoridad postal, en sus unidades de transporte,...

Embalaje 1. RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS Empaque: Proceso mediante el cual se da la protección del artículo utilizando diferentes materiales que garanticen la conservación. Embalaje: proceso con el cual se hace su alistamiento, trata de proteger el producto o conjunto deproductos durante todas las operaciones de traslado, transporte y manejo; de manera que dichos productos lleguen a manos del consignatario sin que se haya deteriorado o hayan sufrido merma desde que salieron de las instalaciones en que se realizó la producción o acondicionamiento Tipos de empaques: Empaque técnico, en cuyo proceso se utilizan 4 o más materiales para darle estabilidad, se recomienda para artículos resistentes y que requieran protección para evitar daños y o averías. El empaque liviano es aquel que se utiliza para empaque y embalaje, que además del proceso técnico requiere protección mediante un guacal, elaborado en madera y se recomienda para artículos frágiles y con peso no mayor a cien kilos, porque también la madera tiene su punto de inflexión, su punto de rotura donde no es los suficientemente resistente. También el guacal pesado se usa para empaque y embalaje y además del proceso técnico requiere protección mediante un guacal elaborado de madera, se recomienda para artículos frágiles de peso mayor a 100 kilos que por su volumen y peso facilite su traslado. Es un guacal completamente terminado. El empaque industrial, se deriva de una actividad económica industrial profesional donde el fabricante no quiere correr el riesgo de que se deteriore su mercancía. Tendiendo a utilizarlo también como publicidad del producto. -

RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS RECIBO DE DOCUMENTOS REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

Es preciso disponer de un control que permita comprobar el recibo y tramitación de los documentos

que

llegan

a

la

empresa. De

lo

contrario,

es muy

difícil

establecer

responsabilidades por parte de las personas encargadas.

Por tanto, es necesario canalizar el recibo a través de una sola persona u oficina y establecer normas y procedimientos, que sean conocidos por los empleados de la empresa.

CLASIFICACION DE LA CORRESPONDENCIA:

La correspondencia que llega a la empresa puede clasificarse en:

 Correspondencia personal  Correspondencia publicitaria  Correspondencia empresarial

1.

CORRESPONDENCIA PERSONAL

EN

EL

SOBRE

GENERALMENTE,

APARECE

IMPRESA

LA

PALABRACONFIDENCIAL O PERSONAL. 2. CORRESPONDENCIA PUBLICITARIA FOLLETOS, REVISTAS O PLEGABLES, QUE LLEGAN A NOMBRE DE LA EMPRESA, DE SUS DIRECTIVOS O EMPLEADOS 3. CORRESPONDENCIA EMPRESARIAL Viene dirigida, con los datos completos, a directivos o funcionarios de la empresa.

PROCEDIMIENTO A SEGUIR AL RECIBIR

-

Correspondencia personal

No debe abrirse. Se imprimirá la fecha de recibo en el sobre y se envía al destinatario.

-

Correspondencia publicitaria

Si los folletos, revistas o plegables están dirigidos a la empresa , se les imprime la fecha de recibo y se envían a la dependencia interesada de acuerdo con el contenido de la publicación.

Los que vienen dirigidos a personas, se les imprime la fecha en el sobre y se envía al destinatario respectivo.

-

Correspondencia empresarial

Se verifica si los datos del destinatario corresponden a los de la empresa. Si no es así, se devuelve al mensajero o correo correspondiente.

APERTURA DE SOBRES

Para abrir los sobres se utilizan tijeras y se cortan por el lado derecho del sobre, colocando de frente. Luego se procede a comparar:

-

La fecha que trae el documento con la impresa por el correo en el sobre. Si son muy distanciadas, es prudente adjuntar el sobre al documento con un gancho de plástico.

-

La firma manuscrita del remitente, si no aparece el documento no tiene validez y debe devolverse.

-

La dirección del remitente; si no la trae el documento debe registrarse manuscrita en la parte inferior de la hoja.

-

La inclusión de anexos u otro documento, si falta o sobran anexos, se debe informar a la empresa remitente; si el mensajero está presente, se devuelve la comunicación.

RADICACIÓN Se hace con el sello radicador de correspondencia, éste puede ser manual o eléctrico. Se imprime en la parte superior derecha del documento (Norma Icontec, Zona 3). No debe cubrirse la información que trae la comunicación. Los datos que contiene el sello pueden ser los siguientes:



NO. DE ORDEN

Se imprime con un numerador. Es consecutivo y se empieza por 0001 al iniciar cada año.



FECHA DE RECIBIDO

La correspondencia que llega, debe registrarse diariamente; se imprime la fecha del día en que se realiza el registro. Si se cuenta con un reloj radicador eléctrico, éste imprime fecha y hora del recibo en forma automática.



PASE A

Se escribe el nombre o código de la dependencia destinataria del documento.

CONTROL DE MENSAJERÍA Tanto para entregas internas como externas, debe llevarse un control de mensajería. (Ver formatos)

RECOMENDACIONES PARA EL MANEJO DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO +

No usar alfileres ni bandas de cauchos para sostener documentos

+

No dejar papeles sueltos en las carpetas de archivo

+

No tener carpetas demasiado llenas (máximo 100 documentos)

+

Renovar las carpetas deterioradas o rotas

+

No considerar el archivar una operación aburridora. El archivo ofrece un excelente campo de imaginación y creatividad personal.

+

No pegar documentos rotos con cinta adhesiva

+

No arrugar los documentos que se van a destruir

+

Retirar ganchos de cosedora con el sacaganchos

+

No pasar las hojas con los dedos humedecidos de saliva

+

No rayar ni utilizar resaltador para indicar la importancia de un párrafo o frase.

+

No doblar las puntas de los documentos para indicar donde está consultando.

+

Evitar la terrible “enfermedad de la fotocopivitis” o la elaboración de copias innecesarias.

+

No dejar acumular los documentos por archivar. Dedicar 15 a 30 minutos diarios a esta labor.

REGISTRO

+

Se hace en la hoja de Registro de Correspondencia Recibida, el cual debe diligenciarse de la siguiente manera: (Ver formato anexo)

HOJA No.. Las hojas deben ir numeradas consecutivamente

FECHA: Se escribe la fecha del día en que se realiza el registro

NUMERO DE ORDEN: Se escribe el número consecutivo de la comunicación, el mismo que se coloca en el sello radicador

PROCEDENCIA: Incluye dos datos:

ENTIDAD O PERSONA: Se escribe el nombre de la empresa que envía el documento, si trae membrete; si no, se anota el nombre completo de la persona que firma.  LUGAR: Se mira en la fecha de la comunicación la ciudad de origen y se escribe en esa casilla. 

NÚMERO: Si la comunicación trae número , éste se escribe en la casilla; de lo contrario se deja en blanco.

FECHA: Se anota la fecha que trae la comunicación, con dos dígitos, utilizando números arábigos.

ASUNTO O RESUMEN: Se relaciona con el contenido del documento. Debe escribirse en tercera persona del singular o del plural, de acuerdo con el destinatario: en plural, si es una empresa; en singular si es una persona natural. No deben anotarse los temas sin importancia. El resumen puede ocupar 2, 3 o 4 renglones.

ANEXOS: Si la comunicación trae anexos, se escribe la palabra SI o la cantidad. Si no trae, se traza una rayita.

PASA A: Se escribe el nombre de la dependencia que recibe el documento, de acuerdo con los datos del destinatario o con el contenido del documento.

RESPUESTA: Se indica el número de radicación dado a la respuesta y la fecha

ARCHIVADA EN: Se indica la serie documental en que quedará archivada físicamente la respuesta junto con el antecedente.

Cuando la cantidad de hojas de registros sean aproximadamente 500, se encuadernan para garantizar su conservación.

CONTROL ENTREGA INTERNA DE DOCUMENTOS

FECHA

HORA

PASA A RADICADO

FIRMA

DESPACHO DE DOCUMENTOS

Cuando se tiene centralizado el recibo de la correspondencia, por lo general con el despacho sucede lo mismo, y esta oficina puede recibir y enviar documentos. En este caso, las dependencias no escriben el número y la fecha a la correspondencia que generen, lo hará la oficina encargada.

Deben establecerse normas muy precisas, en cuanto a:

-

Presentación de los documentos : estilo, calidad del papel, cantidad de copias, firmas autorizadas, tipo de sobres, formas y horarios de despacho.

-

Devolución de documentos: Se debe proceder a devolver la correspondencia cuando presente errores técnicos, ortográficos o mecanográficos, borrones y enmendaduras, anexos incompletos, entre otros.

-

Impreso de firmas autógrafas: En originales y copias.

Consecutivo de correspondencia:

Es la recopilación numérico-cronológica de todas las copias de la correspondencia despachada. Se conservan en carpetas especiales.

Descargue de la correspondencia:

Después de que los documentos han sido tramitados, vuelven a la dependencia que los generó; cuando se han respondido, deben ser descargados en la Hoja de Registro de Correspondencia Recibida, completando las ultimas casillas del formato. Después de estos procedimientos la oficina productora procede a realizar el archivo físico de acuerdo con la serie documental respectiva.

Control de mensajería

Tanto para entregas internas como externas, deben llevarse un control de mensajería.

Embalaje El Embalaje es el recipiente o envoltura que sirve para agrupar y transportar productos. Otras funciones propias del embalaje son las de proteger el contenido, informar sobre sus condiciones de manejo, requisitos legales, composición, ingredientes, etc. y promocionar el producto por medio de grafismos. En la tienda, el embalaje puede ayudar a vender la mercancía mediante su diseño gráfico y estructural. Por el tipo de producto que transportan, pueden ser:    

Embalaje primario. Es el empaque que está en contacto directo con el producto. Embalaje secundario. Se utiliza para transportar embalajes primarios o productos dentro de sus envases. Embalaje terciario o reembalaje. Transporta varios embalajes secundarios. Los modelos más habituales son los siguientes:

Caja de madera Caja de plástico Film plástico Saco de papel Caja de solapas Caja envolvente o Wrap Around Caja expositora Caja con tapa Caja de tapa y fondo Caja de fondo automático Caja de fondo semiautomático Caja con rejilla incorporada Caja dispensadora de líquidos Estuche Cesta Bandeja Plató agrícola Contenedor Box palet Jaula de madera Otros elementos de embalaje son: Cantonera Acondicionador Formato Separador

El Embalaje es una envoltura que sirve para agrupar y transportar productos. Otras funciones propias del embalaje son las de proteger el contenido, informar sobre sus condiciones de manejo, requisitos legales, composición, ingredientes, etc. y promocionar el producto por medio de grafismos. En la tienda, el embalaje puede ayudar a vender la mercancía mediante su diseño gráfico y estructural. Por el tipo de producto que transportan, pueden ser: Embalaje primario. Es el empaque que está en contacto directo con el producto. Embalaje secundario. Se utiliza para transportar embalajes primarios o productos dentro de sus envases. Embalaje terciario o reembalaje. Transporta varios embalajes secundarios. Embalaje Técnico: Proceso mediante el cual se utilizan cuatro o más materiales en su elaboración. Se recomienda para artículos resistentes y que requieren alguna protección para evitar daños y/o averías, durante la distribución, tales materiales pueden ser: Cartón corrugado, Caja, Película Strech, Polietileno Burbuja, Icopor, Papel Picado, Cinta, Zuncho. Guacal liviano: Empaque y embalaje que además del proceso técnico requiere protección mediante un guacal elaborado en madera. Se recomienda para artículos frágiles y con peso no mayor a 50 kilos. Guacal pesado: Empaque y embalaje que además del proceso técnico requiere protección mediante un guacal elaborado en madera. Se recomienda para artículos con peso mayor a 50 kilos con características de fragilidad que por su volumen y peso facilite su traslado. Publicado por Marce en 14:54 0 comentarios Reglas para correo y mensajeria El personal de mensajería debe cumplir con el procedimiento establecido para la recepción y trámite de la correspondencia, verificar y asegurarse que las planillas de control de correspondencia sean diligenciadas debidamente. Recuerde que los mensajeros deben cumplir con diligencia, eficiencia e imparcialidad el servicio que le sea encomendado y no les está permitido tramitar asuntos de carácter personal propios o ajenos, lo cual puede ocasionar implicaciones disciplinarias para las partes involucradas. Los funcionarios autorizados en cada dependencia, deben observar el procedimiento y el control establecido para la legalización del reconocimiento de pasajes a los mensajeros que en cumplimiento de sus funciones realicen trámites externos. Cuando un mensajero solicite un permiso debe ser previamente autorizado por las dependencias donde está adscrito, en caso de incapacidad médica comunicar oportunamente. El Coordinador de la Oficina de Gestión de Correspondencia y Mensajería informará sobre las novedades de personal a las áreas respectivas y programará su reemplazo, dependiendo de la disponibilidad de personal.