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• Andrea Gabriela Venero Rondón

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CASOS DE ESTUDIO PARA FINES ACADÉMICOS FACULTAD DE CIENCIAS, INGENIERIAS, FISICAS Y FORMALES CURSO: SISTEMAS DE ORGANIZACIONES INDUSTRIALES LA FUNCION DE ORGANIZACION Y METODOS. METODOLOGIA DE LOS PROCESOS DE MEJORAMIENTO ADMINISTRATIVO. NUEVOS AIRES S.A. - Caso de Estudio 1. NUEVOS AIRES S.A. actúa en nuestro medio desde el año 2001, realizando actividades construcción de viviendas. La empresa comenzó su accionar en forma muy reducida pero, con el pasaje del tiempo, debido a la calidad de sus trabajos, a la correcta atención de sus clientes y al estricto cumplimiento en los compromisos asumidos, fue creciendo en forma importante, transformándose en una de las más reconocidas empresas del ramo. Su crecimiento comercial no fue acompañado de la adaptación administrativa necesaria, por lo que desde hace aproximadamente 3 años enfrenta serios problemas de organización y administración. El Directorio ha insistido frente a José Gonzales, Gerente General de NUEVOS AIRES S.A., para que ponga en práctica acciones que otorguen a la empresa el prestigio que obtuvo en sus primeros años de vida. En realidad, las unidades organizativas existentes en la empresa no tienen claramente determinadas sus actividades, por lo que José Gonzales entendió conveniente desarrollar dos acciones simultáneas: en primer lugar crear una unidad interna de Organización y Métodos y en segundo lugar listar las principales actividades que se cumplen actualmente más las que debería cumplir, a su criterio, la unidad de Organización y Métodos. 2. El listado de actividades confeccionado por el Gerente General es el siguiente: 1. Diseñar la estructura organizativa de la empresa. 2. Confeccionar un registro de proveedores. 3. Asesorar técnicamente en la compra de nuevos computadores para la administración. 4. Analizar y diseñar los procedimientos administrativos de la empresa. 5. Determinar la dotación de personal necesaria para las distintas unidades integrantes de la estructura organizativa de la empresa. 6. Registrar la asistencia del personal. 7. Planificar las ventas. 8. Supervisar las tareas diarias realizadas por los vendedores. 9. Presupuestar los trabajos gráficos encomendados por los clientes. 10. Facturar los trabajos realizados. 11. Cobrar las facturas y pagar a los proveedores. 12. Confeccionar un presupuesto financiero semestral. 13. Redactar un proyecto de reglamento interno de personal. 14. Coordinar las actividades entre las áreas de Producción, Ventas y Finanzas. 15. Analizar y sugerir cambios en la disposición física actual. 3. Otra de las inquietudes de José Gonzales es el continuo retraso que se produce en la ejecución de las tareas administrativas. Las investigaciones por él realizadas le permitieron establecer que las causas de dichos retrasos radicaban en la superposición o duplicación de actividades en algunas unidades organizativas y en la falta de claridad en las relaciones entre las mismas. Llegó al convencimiento también, que la indefinición del rol de cada empleado y el desconocimiento de las tareas específicas que deben cumplir, obstaculizaba el funcionamiento administrativo y colaboraba en los retrasos enunciados. 4. Si bien José Gonzales adoptó la decisión de crear la unidad interna de Organización y Métodos, tenía algunas dudas respecto a los resultados a esperar de la misma. Dichas dudas provenían de la conversación que había mantenido con su amigo Augusto Baca, que era Gerente de Administración de una empresa similar. Baca le comentó la experiencia que vivió su empresa, hace 3 años, cuando recurrió al asesoramiento de un joven Analista de Sistemas para la solución de problemas organizativos y debió rechazar el informe final presentado por el mismo con las siguientes observaciones:

 la propuesta realizada contemplaba la incorporación de tecnología y recursos humanos que excedían las posibilidades financieras de la empresa;  uno de los problemas planteados -atrasos en la facturación- no había sido resuelto;  la propuesta recomendaba una nueva estructura orgánica para la empresa pero no definía la distribución del trabajo dentro de cada unidad;  las funciones que se asignaban a la Gerencia General violaban los estatutos de la sociedad anónima;  el informe fue entregado 90 días después de la fecha prevista;

SE SOLICITA: 1) IDENTIFICAR, en la lista de actividades, las correspondientes a la función de Organización y Métodos. 2) IDENTIFICAR a qué otras unidades de la empresa asignaría las actividades que no corresponden a la función de Organización y Métodos. 3) EXPRESAR qué información buscaría obtener para arribar a un correcto diagnóstico de la situación planteada en el punto 3 del caso de estudio y DETERMINAR qué método de relevamiento utilizaría para obtener esa información. 4) IDENTIFICAR qué etapa o etapas de la metodología de mejoramiento administrativo no ha cumplido correctamente el Analista de Sistemas, de acuerdo a lo planteado en el punto 4 del caso de estudio, y EXPLICAR los posibles motivos del incorrecto cumplimiento.

LIBROS DE OYM: JAVIER MARI, LOS PROCESOS Y LOS PROCEDIMINETOS ADMINISTARTIVOS EN LAS ORGANIZACIONES (CURSO 2013)