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UNIVERSIDAD ALAS PERUANAS FACULTAD DE INGENIERÍAS Y ARQUITECTURA

GUIA DE PRACTICA DE OFIMATICA BASICA

DEPARTAMENTO ACADEMICO DE ARQUITECTURA

CATEDRA DE OFIMATICA BASICA

MAG. PEDRO LUIS ORTEGA RETUERTO DOCENTE PRINCIPAL RESPONSABLE DEL CURSO

MAG. PEDRO LUIS ORTEGA RETUERTO DOCENTE PRINCIPAL RESPONSABLE DEL CURSO

MAG. PEDRO LUIS ORTEGA RETUERTO ESPECIALISTA EN INFORMATICA

LIMA-Perú 2018

Prefacio Introducción

Word           

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Definición Definiciones Creación de documentos Edición: Grabar: Ejercicios Prácticos Formatos de caracteres Formatos de párrafos Formatos de Página Ejercicios Prácticos Inserción de objetos, imágenes, etc. Cortar y pegar dentro y fuera de WORD. Mezcla de documentos, columnas, herramientas de dibujo. Macros Ejercicios Prácticos

POWER POINT      

Introducción pantalla, menús y barras. Crear una presentación. Modos de ver. Efectos de transición y animación. Diapositivas: insertar, eliminar, copiar. Vistas (Vista Normal, Vista Clasificador de Vistas, Presentación) Ejercicios Prácticos

   

Formatos: aplicar plantilla de Diseños, fondos. Insertar: Imágenes, películas y sonidos, tablas. Dibujos, Autoformas Enviar a Word. Ejercicios Prácticos

EXCEL  Introducción  Elementos de la hoja de cálculo, tipo de datos y fórmulas; personalización de la barra de herramientas Ejercicios Prácticos

 Introducción a las Funciones: -Operadores Matemáticos: suma, resta, multiplicación, división, exponencial, comparación. -Prioridad de los operadores. -Creación de fórmulas: copiar, mover, modificar fórmulas. Pegado Especial  Referencia de Celdas: -Tipos de referencias a celdas: relativas, absolutas, mixtas. -Personalizar series -Agregar nombre a una celda o rango  Funciones: -Definición -Uso del asistente para funciones

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PREFACIO

La siguiente guía de práctica, es una recopilación de varias publicaciones, es elaborada como base orientadora en las prácticas de pre grado para los alumnos de 1er ciclo, aptos para llevar la asignatura de ofimática básica en la facultad de arquitectura y urbanismo de la UNIVERSIDAD ALAS PERUANAS. La asignatura es de naturaleza teórico – práctico, de nivel intermedio, y tiene como propósito dotar al alumno de los conocimientos básicos de hardware y software necesarios para el uso de la computadora PC y los programas que la convierten hoy en día en una herramienta de trabajo fundamental. El enfoque del trabajo es motivar al estudiante hacia la investigación, buscando desarrollar sus capacidades en el reconocimiento, comprensión y dominio de los diferentes componentes de una computadora como herramienta fundamental de trabajo, tanto en el desarrollo de sus actividades estudiantiles como en su entorno laboral – empresarial. El curso comprende el manejo de las herramientas de los sistemas operativos DOS y Windows, el conocimiento y ventajas de los Procesadores de Textos más conocidos en nuestro mercado, y en forma detallada, la aplicación de la tecnología del software Word; el uso del software PowerPoint para preparar al alumno en la elaboración de presentaciones profesionales multimedia; y la introducción en el manejo de datos y cálculos (Excel). Esperamos que esta guía, este en constante mejora, con el apoyo de los alumnos y los profesionales, que contribuyan de buena manera con su perfeccionamiento.

INTRODUCCIÓN

La ofimática es el conjunto de métodos, aplicaciones y herramientas informáticas que se usan en labores de oficina con el fin de perfeccionar, optimizar, mejorar el trabajo y operaciones relacionados. La palabra ofimática es un acrónimo compuesto de la siguiente manera ofi (oficina) y matica (informática). En referencia a lo anterior, la estructura ofimática abarca desde computadoras, impresoras, escáneres conectados mediante una red de área local hasta teléfonos y equipos de fax. Las herramientas o medios ofimáticos permiten idear, elaborar, ceder, guardar todas las informaciones necesarias en una oficina. Las herramientas de ofimática son: procesamiento de texto, base de datos, hojas de cálculo, programas de correo electrónico, suite ofimática, calculadora, agendas, entre otros programas. Asimismo, suite ofimática o paquete ofimático es la compilación o el conjunto de programas informáticos que son de uso frecuente en las oficinas con el fin de editar textos, realizar presentaciones, realizar cálculos, es decir, facilita el proceso y permite realizar un buen trabajo. En la actualidad, el paquete ofimático más dominante en el mercado es el de Microsoft Office que goza de sus propios formatos para cada uno de sus programas. La ofimática se desarrolla en la década de los 70, en virtud de la evolución de los equipos electrónicos que comienzan a incluir microprocesadores, reemplazando los métodos y herramientas antiguas por las más modernas, por ejemplo, la máquina de escribir se sustituye por computadoras y sus procesadores de texto. Actualmente, el desarrollo de la tecnología en una empresa es fundamental para el logro de sus objetivos, es por ello que la ofimática es de gran utilidad ya que facilita el desempeño de las labores, permite que el trabajo pueda ejecutarse en menor tiempo y ayuda a optimizar los procesos esenciales de una empresa.

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A reconocer la nueva interfaz de Microsoft Word, los elementos que la componen y la forma de personalizarlos. A explorar las distintas fichas y a encontrar comandos y galerías disponibles.

 ¿Sabías que la interfaz (pantalla) de Word ha cambiado después de casi 20 años de creado el producto?  ¿Sabías que ya no necesitas ser un usuario experto para lograr documentos con un formato de alto impacto?  ¿Sabías que esta nueva versión es más intuitiva y más fácil de aprender?

Los

cambios

realizados

en

esta

nueva

versión

permitirán a los usuarios crear documentos con

mejor calidad de presentación en el menor tiempo, esto significa mayor productividad.

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Ejercicio 1: Selección de textos

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Microsoft Word

El manejo de formatos se realiza sobre textos seleccionados. Si bien es cierto que el arrastre del mouse permite la selección de textos, es adecuado emplear otras acciones. 1. Abra el documento Cabecera de la carpeta WORD SEOANE, realice las acciones sugeridas y anote los resultados:

Si hace…

Se selecciona…

Doble clic sobre una palabra Tres clic sobre una palabra Clic a la izquierda de una línea. Doble clic a la izquierda de una línea Tres clic a la izquierda de una línea Ctrl + E

Ejercicio 3: Opciones de viñetas Puede cambiar la forma en que Word aplica viñetas a sus textos: 1. Para cambiar el estilo de las viñetas, seleccione nuevamente la lista y use la flecha del comando Viñetas:

2. En esta galería, debe elegir el estilo de viñeta a aplicar. Por ejemplo elija la viñeta que se muestra a la derecha 

 Para elegir un símbolo diferente a los que se muestran en la galería: 3. Seleccione la lista y despliegue la galería de las viñetas. 4. Elija la opción Definir nueva viñeta…En esta ventana, haga clic sobre el botón Símbolo. 5. En esta ventana, use el cuadro Fuente y elija Wingdings.

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6. Seleccione el símbolo  y haga clic en Aceptar hasta regresar al documento. El resultado debe ser como:  Descripción general acerca de Microsoft Office Word 2007  Crear contenido de aspecto profesional  Crear documentos profesionales sin esfuerzo  Compartir los documentos y el contenido con confianza 7. Seleccione la lista y cambie la viñeta para obtener un resultado como la imagen:

Ejercicio 5: Opciones de Numeración Puede cambiar la forma en que Word aplica numeración a sus párrafos. 1. Seleccione su lista y haga clic en la flecha del botón Numeración. 2. Elija una numeración de letras mayúsculas. Luego, use el mismo comando y cambie la numeración números romanos. El resultado se debe mostrar como: I. Descripción general acerca de Microsoft Office Word 2007 II. Crear contenido de aspecto profesional III. Crear documentos profesionales sin esfuerzo IV. Compartir los documentos y el contenido con confianza 3. Ahora, regrese al cuadro Definir nuevo formato de número y cambie los valores del cuadro Estilo y Formato de acuerdo a:

4. Haga clic en Aceptar y vea el resultado 

  

Ejercicio 6: Lista Multinivel La lista multinivel permite aplicar numeración a textos esquematizados en niveles.  

Vaya a la parte final del documento (CTRL + FIN) Ahora, escriba la siguiente lista: Sistemas Operativos Dos Windows Windows XP Windows 7 Linux Antivirus Norton NOD32 McAfee Versión 8.0 Versión 9.0

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Para cambiar el estilo de la lista, debe usar la galería de la Lista Multinivel.  Seleccione la lista y haga clic en el botón Lista Multinivel 

Cambie el estilo de numeración para que se muestre como:

PRACTIQUE LO APRENDIDO Guarde el archivo con el nombre: P_A_MULTINIVEL

Ejercicio 7: Estilos de título Determinando títulos principales. 1. Seleccione el título Microsoft Word 2010. 2. Usando la galería de estilos, aplique el estilo Título 1. Con esto estamos indicando que dicho texto es un título principal. 3. Seleccione el título Los mejores 10 beneficios de Word 2010 y aplique el estilo Título 1. Determinando subtítulos. 1. Ahora, regrese a la parte inicial del documento y ubique el título “Información General” 2. Seleccione este texto y aplique el estilo Título 2.

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3. Observe que en este caso, el texto Microsoft Word 2010 es considerado como título principal y el texto Información General es considerado como subtítulo. 4. Seleccione el título Ediciones y aplique el estilo Título 2. 5. Aplique el mismo estilo a todos los subtítulos que están en negrita:

6. De esta forma ha organizado el documento en niveles. 7. Guarde los cambios.

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Ejercicio 8: Tablas de contenido Cuando un documento está esquematizado con niveles de título, es muy sencillo generar tablas de contenido. Las tablas de contenido son las que conocemos como índices y se muestran al inicio de libros y monografías. Las tablas de contenido detectan los estilos de Título1, Título2, etc. para crear el esquema del documento 1. Vaya al final del documento. (CTRL + Fin) 2. Haga clic en la ficha Referencias y ubique el grupoTabla de contenido 

 3. Haga clic en el comando Tabla de contenido y elija la opción Tabla de contenido personalizada ….

4. En la ventana Tabla de contenido, cambie el Formato a Elegante y Mostrar niveles a 2.

5. Haga clic en Aceptar para ver los cambios.

6. Seleccione la tabla insertada y elimínela. 7. Luego, use nuevamente el comando Insertar Tabla de contenido. El Formato ahora debe ser Sofisticado. Haga clic en Aceptar y confirme los cambios a aplicar. Observe el nuevo diseño. 8. Guarde los cambios del documento.

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PRACTIQUE LO APRENDIDO 1. Abra el documento Microsoft Access de la carpeta Lab004. 2. Luego, aplique estilos de Título1 a los textos: Una mirada gráfica… Información General del producto. 3. Aplique el estilo Título2 a los siguientes subtítulos: Comience rápidamente a realizar… Creación y adaptación de… Información supervisada… Administración y auditoría de información… 4. Luego, aplique el estilo Título3 a los textos debajo de cada subtítulo (para saber qué textos son, observe la tabla de contenido mostrada al final de esta hoja) 5. Finalmente, lleve el cursor debajo del texto Contenido e inserte una tabla de contenido tal como se muestra en la imagen:

Contenido UNA MIRADA GRÁFICA ........................................................................................................... 1 INFORMACIÓN GENERAL DEL PRODUCTO MICROSOFT OFFICE ACCESS 2007 .............................. 2 COMIENCE RÁPIDAMENTE A REALIZAR UN SEGUIMIENTO DE LA INFORMACIÓN.......................................................... 2 Soluciones prediseñadas............................................................................................................ 2 Interfaz de usuario de Office Fluent. .......................................................................................... 2 Importe registros de contactos de Microsoft Office Outlook 2007 ............................................ 2 Adjunte documentos y archivos a la base de datos. .................................................................. 3 CREACIÓN Y ADAPTACIÓN DE INFORMES SIGNIFICATIVOS ............................................................................................ 3 Edición del modo de diseño de informes interactivo. ................................................................ 3 Acceso a informes de forma interactiva .................................................................................... 3 Agrupación de la información en informes................................................................................ 3 INFORMACIÓN SUPERVISADA COMPARTIDA CON OTROS .............................................................................................. 3 Recopile datos mediante Office Outlook 2007 .......................................................................... 3 Notificaciones de correo electrónico y RSS ................................................................................ 4 Compatibilidad con PDF y XPS ................................................................................................... 4 ADMINISTRACIÓN Y AUDITORÍA DE INFORMACIÓN CONFIDENCIAL .............................................................................. 4 Seguridad mejorada .................................................................................................................. 4 Auditoría de datos. .................................................................................................................... 4 Historial de revisión ................................................................................................................... 4

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6. Guarde el documento y llame al instructor para su calificación.

LECTURA 01

ORDENADOR QUE NO REQUIERE ELECTRICIDAD Inventan el ordenador microfluidico que funciona con burbujas Según un artículo publicado el 8 de febrero de 2007 en NewScientist.com, un grupo de investigadores estadounidenses ha desarrollado un ordenador que realiza los cálculos con burbujas en lugar de utilizar electricidad. El ordenador “microfluídico”, que realiza los cálculos haciendo pasar burbujas a través de diminutos canales impresos en un chip, puede llevar a cabo todas las operaciones lógicas necesarias para un ordenador de uso general. En la práctica, un ordenador de este tipo sería mucho más grande que un PC y unos mil veces más lentos. Sin embargo, según sus diseñadores, podría conducir a una tecnología microfluídica mejorada para el análisis químico. Manu Prakash y Neil Gershenfeld, del Center for Bits and Atoms del MIT, crearon el dispositivo grabando canales de alrededor de 1 micrón de ancho en el silicio. A continuación, utilizaron burbujas de nitrógeno en agua para representar los bits de información fluyendo por los canales. Estos canales están diseñados. Para realizar funciones básicas de tipo booleano. Además, pueden almacenar información en forma de burbujas atrapadas en una de las dos cavidades conectadas.

Según los investigadores, el beneficio real de este trabajo es que las burbujas pueden transportar sustancias químicas, moléculas o células individuales. Esto podría conducir a tipos más sofisticados de “lab on a chip”, dispositivos que utilizan pequeñas cantidades de sustancias químicas para realizar diagnósticos o detectar enfermedades. La misma burbuja que actúa como bit lógico podría transportar también estas sustancias químicas para su análisis. La tecnología podría dar lugar también a una química combinatoria, en la que los fabricantes de fármacos entre otros crearían y almacenarían amplias librerías de nuevas moléculas. El ordenador microfluidico podría facilitarla fabricación de pequeños kits para realizar análisis químicos, análisis de muestras de sangre o incluso la prueba del sida.

Fuente:http://www.euroresidentes.com/Blogs/avances_tecnologicos/2007/02/ordenador-que-no-requiere- electricidad.html

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Luego de leer con atención la lectura, responde las siguientes preguntas: 1. ¿Quiénes inventaron el ordenador microfluídico? _________

2. ¿Cómo funciona este invento?

3. ¿Cómo crearon el ordenador?

4. Menciona tres beneficios del ordenador microfluídico.

Ejercicio 9: Espacio entre caracteres Otra ventaja de usar el cuadro Fuentes, es la posibilidad de cambiar el espacio entre letra de y letra de una palabra. Procedimiento: 1. Abrir el cuadro Fuentes. 2. Hacer clic en la ficha Espacio entre caracteres. 3. En los siguientes ejemplos, se muestran textos con diferentes espacios entre caracteres.

Espacio Texto Normal

Apariencia INFORMATICA

Expandido 6 pts

INFORMATICA

Comprimido 2 pts

INFORMATICA

Escala 200%

INFORMATICA

Escala 50%

INFORMATICA

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Ejercicio 10: Insertando ecuaciones Inserta ecuaciones matemáticas comunes o permite crear ecuaciones propias con la biblioteca de símbolos matemáticos.

PRACTIQUE LO APRENDIDO Guarde el archivo con el nombre: P_A_ECUACIONES

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Ejercicio 11: Combinación por correspondencia Reconociendo los documentos.

Lista de destinatarios 1. Abra el archivo Tabla de contratos de la carpeta WORD SEOANE.

2. Observe que esta lista contiene datos acerca de clientes que están usando los servicios de nuestra empresa (20 clientes). Este archivo es nuestra Lista de destinatarios a quienes se le va a enviar una promoción muy especial por ser nuestros clientes. 3. En la lista de destinatarios no debe realizar ningún proceso de combinación, así que para evitar confusiones debe cerrar este documento. Documento principal 4. Ahora, abra el archivo Promoción especial de la carpeta WORD SEOANE.

5. Este documento contiene el texto estándar que se debe mostrar en todas las cartas. El proceso de combinar correspondencia se realiza desde este documento.

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Ejercicio 2: Combinar correspondencia Debe iniciar el proceso en el documento principal Crear el documento principal. 1. Haga clic en la ficha Correspondencia. 2. Ubique el comando Iniciar combinación de correspondencia y seleccione el tipo de documento, en nuestro caso será Cartas.

Conectar el documento con los Destinatarios. Aquí debe indicar la ubicación y el nombre de su lista de destinatarios. 3. Haga clic en Seleccionar destinatarios y elija Usar lista existente

4. En esta ventana, ubique la carpeta WORD SEOANE. y seleccione el documento Tabla de contratos. Haga clic en Abrir.

Agregar campos de combinación a los documento. Ahora, debe indicar en qué posición se mostrarán los datos de los destinatarios. Estos datos son considerados como Campos de combinación. 5. En el documento de Word, lleve el cursor a la celda a la derecha del texto Cliente y en el grupo Escribir e insertar campos, haga clic en el comando Insertar campo combinado

6. Seleccione el campo Cliente. Word inserta el campo de combinación Cliente:

7. Lleve el cursor debajo del texto Nro. de contrato e inserte el campo Contrato. Realice un procedimiento similar con los demás campos. El documento de Word se debe mostrar como:

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Los círculos rojos indican los campos de combinación insertados. Vista previa 8. Activar el comando Vista Previa 9. Para cambiar entre los demás registros, use lo s botones Siguiente y Anterior (observe la imagen)

10. Realice el procedimiento para ir al registro 10. Se debe mostrar al cliente Alter Paredes Torres. 11. Luego, cambie al registro 1 ( Homero Simpson Lee ) y finalmente vaya al registro 2 (Brian Cancino Ventura).

Finalizar la combinación Este último paso se van a generar las 20 cartas (una para cada destinatario). 1. En el grupo Finalizar, haga clic en el comando Finaliza y combinar

2. Para generar las cartas, use el comando Editar documentos individuales. 3. Elija la opción Todos y haga clic en Aceptar. 4. Observe que se ha generado un nuevo documento llamado Cartas1 (vea la barra de título), el cual tiene 20 páginas (observe la barra de estado)

5. Guarde el documento resultante como Demo01. Luego, cierre este documento. 6. Guarde el documento principal (no lo cierre)

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PRACTIQUE LO APRENDIDO Guarde el archivo con el nombre: P_A_CARTA COMBINADA Lima, 25 de Octubre del 2015

BASE DE DATOS: Guardarlo con el nombre CLIENTES

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Microsoft Power Point Ejercicio 2: Insertar un gráfico Para aquellas ocasiones que desee mostrar datos numéricos visualmente, puede agregar un gráfico a una diapositiva para facilitar la comprensión de las tendencias que podrían resultar menos obvias si se miran exclusivamente números.

Power Point 2013

1. Abrir el archivo Graficos.pptx. Pulse clic en la Diapositiva 7. 2. Dentro del cuadro de texto, pulse clic en el icono Insertar gráfico. Aparece el cuadro de dialogo Insertar gráfico.

3. En el cuadro de dialogo Insertar gráfico, pulse clic en la categoría Columnas y elige el primer gráfico y pulse clic en Aceptar. ¿Qué programa se abre?

4.

4.

--------------------------------------------------------------------------------------------- ------------Agregue los siguientes datos en Excel.

¿Qué le sucede al gráfico cuando se agregan los datos a Excel?

----------------------------------------------------------------------------------------------------------

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5. Cierre Excel y la ventana de PowerPoint se expande y muestra claramente el gráfico creado.

6. Seleccione la ficha contextual Herramientas de gráficos / ficha Diseño, y en el grupo Estilos de diseño, pulse clic en Más.

7. De la galería seleccione la opción Estilo 8. Observe el resultado. 8. Guarde su presentación. Cierre PowerPoint.

PRACTIQUE LO APRENDIDO Guarde el archivo con el nombre: P_A_GRAFICO ESTADISTICOS

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Ejercicio 1: Patrones Al crear una presentación en PowerPoint y elige un tema, las demás diapositivas que vayan creando, toman un diseño básico especial, esto se pro-duce en base a patrones que tú puedes personalizar. 1. Abrir el archivo 06_Patrones.pptx 2. Pulse clic en la ficha Vista y en el grupo Vistas de presentación, pulse clic en el botón Patrón de diapositivas. 3. La vista Patrón de diapositivas se activa y la diapositiva de título está activo. 4. Pulse clic en la diapositiva más grande, también llamado diapositiva Principal. Es en esta diapositiva en donde se aplicaran los patrones de diseño. 5. Pulse clic en la ficha Insertar y en el grupo Imágenes, pulse clic en el botón Imágenes. 6. En el cuadro de dialogo Insertar imagen, seleccione el archivo logo seoane y luego clic en Insertar.

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7. Lleve el icono en la esquina superior izquierda. ¿Qué observas en las demás diapositivas?

---------------------------------------------------------------------------------------------------- -----8. En la ficha Editar tema, pulse clic en el botón Temas y luego clic en la opción Claridad.

9. 10. 11. 12.

Mueva la imagen del icono hacia la esquina derecha. Pulse clic en la primera diapositiva pequeña, llama-do también Diapositiva de título. En la diapositiva de título, inserte 4 imágenes pre-diseñadas Ordénelos en la parte superior de la diapositiva de título.

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13. En el grupo Cerrar, pulse clic en Cerrar patrón. 14. Observe la primera diapositiva llamada diapositiva de título. Se encuentra con los patrones aplicado pasos atrás. 15. Ahora observe las demás diapositivas, todas tienen el pequeño icono en la esquina superior derecha, indicando que se aplicó un patrón. Guarde y cierre PowerPoint.

PRACTIQUE LO APRENDIDO Guarde el archivo con el nombre: P_A_VIDEO Diseña una presentación sobre

conviértelo en video.

Aplica formatos, audio, transiciones, intervalos de tiempo, patrón de diapositivas, imágenes.

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A identificar los elementos y procesos básicos de los programas de hoja de cálculo, aplica los tipos de información adecuada y los formatos para presentarla. Conoce

operaciones

para

calcular

costos

y

presupuestos.

Los programas de hoja de cálculo aplican operaciones de bs de datos, cálculos y gráficos estadísticos; utilizan celdas que se procesan de forma automática, las cuales cuentan

con

una

dirección

que

es

tomada

como

referencia.

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Microsoft Excel Errores en los datos Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.

Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá un aspecto similar al que ves. Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando el botón No. Dependiendo del error variará el mensaje que se muestra.

Ejemplos: ##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. #¡VALOR! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. #¡DIV/0! cuando se divide un número por cero. #¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula. #N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula. #¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida. #¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función. #¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.

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Ejercicio 1: Formato condicional El formato condicional permite aplicar formatos de acuerdo a que se cumpla una condición. En esta versión se cuenta con 3 tipos de formato a usar: Barra de datos, Escala de color y Conjunto de íconos, aunque usted puede definir su propio tipo. Barra de datos 1. Vaya a la hoja Análisis de ventas. 2. Seleccione el rango de B7:B10. 3. Aplique un formato condicional de tipo Barra de datos. Observe el resultado.

¿Cómo se muestran las celdas? ...................................................................... 4. Aplique este mismo tipo de formato a las demás tablas:

Borrar el formato condicional 1. Seleccione el rango de B7:B10. 2. Haga clic en el botón Formato Condicional 3. Elija la opción Borrar reglas, Borrar reglas de las celdas seleccionadas.

4. Borre el formato condicional de las demás rangos aplicados. Conjunto de iconos 1. Seleccione el rango de B7:B10. 2. Aplique un formato condicional de tipo Conjunto de iconos 3. Elija el primer conjunto de iconos. ¿Por qué la celda B7 se muestra con una flecha hacia arriba de color verde y la celda B8 con una fecha hacia debajo de color rojo? ....................................................................................................... 5. Aplique un formato condicional de tipo conjunto de iconos a las demás tablas:

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PRACTIQUE LO APRENDIDO Guarde el archivo con el nombre: P_A_FORMATO CONDICIONAL Indicaciones:  

Que se muestre de color AZUL las notas mayores o iguales a 13 Que se muestre de color ROJO las notas menores o iguales a 12

Ejercicio 2: Operadores Los operadores en excel son simbolos que identifica Excel con operacione aritmeticas y es el enlace entre 2 argumentos.

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PRACTIQUE LO APRENDIDO Guarde el archivo con el nombre: P_A_OPERADORES

Ejercicio 3: Crear nombres de rangos Los nombres de rango permiten usar funciones con un lenguaje más natural. Por ejemplo para sumar el rango B4:B45 la función será =Suma(B4:B45) y si usa nombres de rango la función será =Suma(Cargos). 1. Abra el libro llamado Funciones de la carpeta EXCEL_SEOANE y haga clic en la hoja Atención 2. Seleccione el rango donde están los Tipos de enfermedades (celdas B6:B19) 3. Ahora, en el cuadro de nombres, escriba Tipos y presione Enter.

Después de seleccionar las celdas, escriba Tipos en el cuadro de nombres y presione Enter 4. Ahora, seleccione el rango donde se encuentra el número de adultos atendidos(D6:D19) y en el cuadro de nombres, escriba Adultos (Enter) 5. Asigne los siguientes nombres a los rangos indicados: Rango

Nombre

E6:E19

Niños

F6:F19

Mayor

G6:G19

Total

H6:H19

Tratados

I6:I19

SinTratar

Ejercicio 4: Usar nombres de rango en funciones Una vez creados los nombres, los usaremos en fórmulas y funciones. 1. Vaya a la hoja Resumen1 y haga clic en la celda B6 2. Escriba la siguiente fórmula: =Suma(Adultos) ¿Reconoce el nombre de rangos? ¿Cuál es el resultado? ...................................................... 3. En la celda B7, escriba =Suma(Niños)

Funciones Todas las funciones disponibles en Excel se muestran agrupadas en categorías dentro de una Biblioteca de funciones de la ficha Fórmulas.

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1. Haga clic en la flecha de la categoría Autosuma y escriba el nombre de las 3 primeras funciones que se muestran:......................................................................... 2. Haga clic en las siguientes categorías y escriba el nombre de las 3 primeras funciones: CATEGORÍA

FUNCIONES

Financieras Texto Búsqueda y referencia Matemáticas y trigonométricas

Ejercicio 5: Pistas de función El autocompletar de funciones permite escribir rápidamente las funciones, así como conocer la sintaxis de la función a través de pistas. 1. En un libro en blanco de Excel, escriba= C 2. Observe que al escribir se muestran todas las funciones que inician con esa letra. Además, se muestra una descripción de cada una. Vea la imagen:

3. Siga escribiendo un texto, por ejemplo debe escribir =Con 4. Ahora, seleccione la función =Contar.Si ¿Para qué sirve esta función? .................................................................................................... 5. Pulse la tecla TAB para mostrar la función en su hoja de cálculo ¿Qué información se muestra?.................................................................................................... Escriba la sintaxis de esta función ............................................................................................... 6. Pulse ESC para borrar esta función. Escriba la sintaxis y utilidad de las siguientes funciones

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FUNCIÓN

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UTILIDAD

SINTAXIS

=Contar.Si =Sumar.Si

Ejercicio 6: Resumiendo valores Recuerde, para resumir valores tenemos funciones como el =Contar, =Suma, =Promedio, etc. En estos ejercicios, se van a emplear estas funciones para analizar distintas variables solicitadas. 1. Para desarrollar este ejercicio abra el libro Estadísticas. 2. Haga clic en la hoja Equipos. 3. Asigne nombres a los siguientes rangos 

Rango Nombre B6:B11 Áreas C6:C11 Computadoras Escriba el procedimiento usado: D6:D11 Impresoras .......................................................................................................... ........................................... E6:E11 Escáner



4. Luego, en la hoja Resumen Equipos, vaya a la celda C13 y escriba =Suma(Computadoras) y observe el resultado.

Ejercicio 7: Practique Complete el cuadro de resumen, escriba las fórmulas necesarias y aplique el formato para obtener el cuadro resumen que se muestra en la imagen                

FUNCIÓN

FÓRMULA

Total de computadoras Total de Impresoras: Total de Escáner: Promedio de Computadoras: Promedio de Impresoras: Promedio de Escáners: 

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Ejercicio 8: Función Contar.Si Use CONTAR.SI, una de las funciones estadísticas, para contar el número de celdas que cumplen un criterio; por ejemplo, para contar el número de veces que una ciudad determinada aparece en una lista de clientes. Sintaxis:

CONTAR.SI(rango;criterios)

PRACTIQUE LO APRENDIDO Guarde el archivo con el nombre: P_A_FUNCION CONTAR.SI CASO 1

CASO 2

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Ejercicio 9: Función Sumar.Si Al igual que la función anterior, la función SUMAR.SI trabaja de acuerdo a un criterio o condición. Es decir, obtiene la suma de un rango de acuerdo a un criterio. La sintaxis de esta función es: =SUMAR,SI(Rango, “Criterio”, Rango_Suma) Esta función debe ser tratada como la Contar.Si, pero se debe agregar al final el rango que desea sumar. Por ejemplo, se desea obtener el total de casos atendidos del riesgo 1. Si usáramos la función Contar.SI sería =Contar.Si(Riesgo, “1”), pero si vamos a usar la función Sumar.Si, al final se debe agregar el rango a sumar, en nuestro caso será el Total. 1. Haga clic en la hoja Resumen2. 2. En la celda B4 escriba la siguiente fórmula: =SUMAR.SI(Riesgo, “1”, Total) 3. Escriba las fórmulas para completar la tabla Casos atendidos por riesgo. 4. Además, complete la tabla Casos atendidos por enfermedad. Tipo

Fórmulas

Infecciosa Endocrinas Congénitas Neoplasias Guarde los cambios y cierre el libro.

Metabólicas

Ejercicio 10: Otras funciones Las funciones Contar.Si y Sumar.Si evalúan solo un criterio. Si desea evaluar más de un criterio, puede usar las funciones Contar.Si.Conjunto y Sumar.Si.Conjunto. Por ejemplo para calcular las facturas canceladas del Vendedor Morí, se tiene que aplicar 2 criterios: que sean facturas canceladas y que sean del Vendedor Morí. En la Hoja3, en la celda C6, escriba la fórmula: =CONTAR.SI.CONJUNTO(Cancelo, "Si"; Vendedor, "Morí") Escriba las demás fórmulas para calcular el cuadro resumen de la Hoja3

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Funciones Lógicas Ejercicio 11: Función SI Nos permite evaluar una condición para determinar si es falsa o verdadera. La función SI es de gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lógica.

Ejemplo:

= S I ( B 2 > = 6 0 ," AP R O B AD O " , " R E P R O B AD O ")

Observa el resultado al aplicar esta fórmula en todas las celdas de la columna C.

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PRACTIQUE LO APRENDIDO Guarde el archivo con el nombre: P_A_FUNCION SI

Función Si Anidado

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Ejercicio 12: Función lógica =Y La función =Y evalúa múltiples condiciones y devuelve Verdadero si TODAS estas condiciones devuelven

Verdadero.

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Ejercicio 13: Función lógica =O Esta función evalúa múltiples condiciones y devuelve Verdadero si alguna de estas condiciones es Verdadero.

Funciones de texto Las funciones de texto en Excel permiten concatenar cadenas de caracteres, remover los espacios en blanco, reemplazar ciertos caracteres por otros y muchas cosas más que te permitirán manipular las cadenas de texto para obtener los resultados deseados.

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Completa la tabla:

Funciones de fecha Las funciones de fecha y hora de Microsoft Excel son utilizadas para buscar fechas específicas, para conocer la hora actual, para encontrar la diferencia en días laborales entre dos fechas y muchas cosas más que serán de gran utilidad al momento de estar trabajando con este tipo de datos.

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Ejercicio 14: Función de fecha y texto 1. Cálculo del CODPLAN: El código de planilla se obtiene con las dos primeras letras de su apellido paterno, seguido de la última letra del nombre, a continuación la cadena de texto 04 y finalmente las dos últimas letras del cargo. En la celda H3, escriba: Fórmula: ................................................................................................................................ ............................................................................................................................................... 2. Cálculo del CODSEG El código de seguro se obtiene mediante lo siguiente: las 2 primeras letras del cargo, seguido de año de la fecha de ingreso, por último la letra que corresponde a la categoría. Ejemplo MA1998C Fórmula: ................................................................................................................................ ...............................................................................................................................................

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PRACTICA LO APRENDIDO

FORMULA DEL CÓDIGO:

FORMULA DEL CORREO:

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FORMULA DEL CÓDIGO: FORMULA DELPAGO:

Funciones de Búsqueda Nos permiten encontrar valores dentro de nuestra hoja de acuerdo a los criterios establecidos en la búsqueda.

FUNCIÓN

UTILIDAD

SINTAXIS

=BUSCARV =BUSCARH

Ejercicio 15: Función de búsqueda (BUSCARV)

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Ejercicio 16: Función de búsqueda (BUSCARH)

PRACTICA LO APRENDIDO INDICACIONES: CREA UN LIBRO Y NOMBRALO “PLANILLA_TOPSA”, CREA HOJAS DE CALCULO COMO SE MUESTRA EN LA IMAGEN PAGO/HORA= BUCAR DE LA TABLA DATOS  BÁSICO = HORAS TRAB * PAGO/HORA, BONIFICACION =BUSCAR DEL LA TABLA POR EL BASICO

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LA BOLETA SE DESARROLLARÁ EN LA HOJA BOLETA APLICAR LAS FUNCIONES NECESARIAS PARA QUE AL INGRESAR UN CÓDIGO, SE LLENE LA BOLETA CON TODOS SUS DATOS.

Ejercicio 17:

Abra el libro llamado Boletas

1. Asigne nombres a los siguientes rangos: Hoja Instructores

Rango A3:E12

Nombre: Datos

Hoja Carga Horaria

Rango A5:C14

Nombre: Horas

Hoja Instructores

RangoA16:B19

Nombre: Bonif

Una vez asignados estos nombres de rango, podemos continuar. 2. En la celda D7 de la hoja Boleta, escriba la fórmula para mostrar el apellido del instructor. Este dato se debe buscar en el rango Instructores. La fórmula será: = BUSCARV(D5,Datos ,2) 3. En la celda F7 de la hoja Boleta, escriba la fórmula para mostrar la Categoría. Fórmula: ................................................................................................................................ 4. Observe los resultados. Para probar la funcionalidad de estas fórmulas, cambie el código (celda D5) a A005 luego a A008 y finalmente a A001. ¿Cuál es el apellido y código que se muestra? .................................................................... 5. Escriba las fórmulas necesarias para mostrar las Horas dictadas y el Pago por Hora. Estos datos deben ser ubicados de los rangos Horas e Instructores.

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Fórmula 1: ............................................................................................................................. Fórmula 2: ............................................................................................................................. 6. Finalmente, calcule el Monto (Horas Dictadas por el Pago Hora). Fórmula: ................................................................................................................................ Su hoja se debe mostrar como la figura:

Ejercicio 18: Funciones anidadas En la celda E12 de la hoja Boleta se necesita calcular las Horas Falta. Este diferencia de las Horas Programadas y de las Horas Dictadas.

valor se obtiene de la

1. En la hoja Boleta ya tenemos el valor de las Horas Dictadas (celda C10), nos faltaría hallar el valor de las Horas Programadas. Este valor debe ser buscado del rango Horas. Escriba la fórmula necesaria: Fórmula: .............................................................................................................................. 1. Ahora, la Retención será del 10% del Monto para los trabajadores Contratados. En este caso, en la Boleta tenemos que ubicar el Estado del Empleado, valor que se encuentra en la Instructores y que debe ser buscado. Luego se debe evaluar si es contratado o no. La fórmula será: Fórmula: .............................................................................................................................. 2. Se pide calcular la Bonificación de acuerdo a la Categoría del empleado. (Busque la categoría de la celda F7 en el rango Bonif y muestre la 2da columna) Fórmula: .............................................................................................................................. El resultado debe ser como:

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Gráficos Ejercicio 19: Crear un gráfico sencillo Un gráfico representa datos de una hoja de cálculo. Si los datos cambian, el gráfico también cambia. Usted tiene una variedad enorme de gráficos a elegir. 1. Usando las tablas de la hoja Resumen, genere los siguientes gráficos:

Ejercicio 20 : Insertar Minigráficos Los minigráficos se muestran para indicar la tendencia de los valores de las celdas a evaluar. Parar agregar un minigráfico para los ingresos: 1. 2. 3. 4.

En la hoja Utilidades Vaya a la celda H13. En la ficha Insertar, haga clic en Minigráfico y seleccione el de líneas. En el rango de entrada, seleccione B13:G13 y haga clic en Aceptar. Observe el resultado.

5. Genere un minigráfico para los Egresos(línea) y para las Utilidades. (columna)

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Ejercicio 17: Diseño de gráficos La apariencia de los gráficos y sus elementos se deben controlar desde la ficha Diseño de las Herramientas para gráficos 1. Haga clic en el primer gráfico de la Utilidades. 2. Luego, en la barra Herramientas para gráficos haga clic en la ficha Diseño 3. Ubique la galería Estilos de diseño

Ejercicio 21: Casos de aplicación Inserte una hoja de cálculo y escriba una tabla, de tal manera que pueda diseñar un gráfico tal como la imagen. Cambie sus opciones y formatos para que se muestre como la figura:

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Ejercicio 22: Gráficos de regresión

Vaya a la hoja Regresión del libro Proyección ViasTec SAC. Esta hoja muestra el tipo de cambio de los 20 primeros días del mes, se desea estimar el tipo de cambio para los días 21 y 22 1. Seleccionar los rangos de los días y el tipo de cambio (B4:C24) 2. Vaya a la ficha Insertar y seleccione como tipo de gráfico de tipo XY y como subtipo elija el último que se muestra. 3. Modifique las propiedades del gráfico para que se muestre como:

Línea de Tendencia y Regresión 1. 2. 3. 4.

Seleccione la línea del gráfico Haga clic en la ficha Presentación y elija el botón Análisis Haga clic en Línea de tendencia y elija MásOpciones de líneas. Complete el cuadro con los datos de la imagen y haga clic en Aceptar

Resultado

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Filtros Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos:  

Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples. Filtro avanzado, para criterios más complejo

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Ejemplo: Podemos mostrar correspondientes.

los

sueldos

mayores

a

S/.1,000

haciendo

las

configuraciones

Por ejemplo, podemos listar solo las licitaciones de la empresa ApserSrl o todas que se iniciaron en el año 2006. Los filtros se muestran cuando convertimos rangos en tablas. Por ejemplo, en la hoja Bebidas se muestran los símbolos de filtros:

Para usar los filtros: 1. Vaya a la hoja Bebidas. 2. Haga clic sobre la flecha de la columna Tamaño y la única casilla activa debe ser Litro. 3. Haga clic en Aceptar y oberve los cambios ¿Qué registros se muestran? ............................................................................................. 4. Quite el filtro aplicado. Escriba el procedimiento usado.......................................................................................... 5. Se pide mostrar las ventas de Inca Kola en su tamaño Personal.

¿Qué campos uso para este filtro?.....................................................................................

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Las Macros Las macros de Excel nos permiten automatizar tareas que realizamos cotidianamente de manera que podamos ser más eficientes en nuestro trabajo. Una macro no es más que una serie de comandos o instrucciones que permanecen almacenados dentro de Excel y que podemos ejecutar cuando sea necesario y cuantas veces lo deseemos. Los formularios en Excel no son tan diferentes de los impresos ya que de igual manera proveen de los espacios necesarios para ingresar los datos. Los formularios en Excel utilizan objetos especiales conocidos como CONTROLES DE FORMULARIO que son precisamente los que nos permiten agregar campos de texto, listas, botones de opción entre otras cosas más.

Ejemplo:

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Pasos: 1. Diseñar el formulario y luego insertar los controles del formulario, en este caso es CONTROL DE NÚMERO. Se realiza un arrastre para dibujarlo y al presionar el boton contextual aparecera FORMATO DE CONTROL.

2.

Indicar los valores y vincular con la celda para que indique su incremento y viceversa.

3. Insertar el BOTON DE OPCIÓN y luego clic derecho y vincular con una celda, en este caso sera I1

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4. Crear MACROS. Clic en grabar la macro.

5. Se le indica un nombre y una descripcion (opcional), luego se realizan las operaciones que queremos que haga la macro (ingresar las fórmulas). La macro se llamará CALCULAR

6. FUNCIONES PARA CALCULAR: la macro ya esta empezando a grabar siguientes funciones.

   

y realizamos las

PRECIO BÁSICO: =CONSULTAV(I2,TABLA_DESTINOS,3)*E12 RECARGO : = SI(I1=2,50%*F18,0) IGV : =18%*F18 COSTO TOTAL : =SUMA(F18:F21)

7. Insertamos un botón para que realice la función de calcular, por tanto le indicaremos el nombre de la Macro CALCULAR.

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8. Del

mismo

realizamos que

se

una

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modo macro

encargue

de

limpiar o borrar los datos ingresados,

lo

llamaremos NUEVO.

9. Cuando la macro empiece a grabar, borraremos uno a uno cada casillero donde se hayan ingresado los datos. Clic derecho/borrar contenido

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10. Finalmente el formulario te tiene que quedar asi.

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Tablas Dinámicas Poder analizar todos los datos puede ayudarle a tomar mejores decisiones empresariales. Pero a veces es difícil saber por dónde empezar, especialmente cuando tiene muchos datos. Excel puede ayudarle recomendándole y, a continuación, creando automáticamente tablas dinámicas, que son una gran forma de resumir, analizar, explorar y presentar los datos. 1. Asegúrese de que los datos tienen encabezados de columna o encabezados de tabla y que no hay ninguna fila en blanco. 2. Haga clic en cualquier celda del rango de celdas o la tabla. 3. Haga clic en Insertar > Tablas dinámicas recomendadas.

4. En el cuadro de diálogo Tablas dinámicas recomendadas, haga clic en cualquier diseño de tabla dinámica para obtener una vista previa y, a continuación, seleccione el que muestra los datos en la forma que desea.

5. Haga clic en Aceptar. MAG. PEDRO LUIS ORTEGA RETUERTO

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