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MANUAL DE OFIMATICA

Manual de Ofimática

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Indice

Tema 1: Windows • • • • • • • • •

Conceptos fundamentales El teclado Discos, ficheros y carpetas El explorador de windows La papelera de reciclaje Mover y copiar información Guardar y recuperar información del disco Acceso directos Accesorios de windows

Tema 2: Word • • • • • • • • • •

¿ Que es Word ? Inicio de Word Menú archivo Seleccionar texto Dar forma al texto Tablas Buscar y reemplazar Imágenes Menú ver Encabezado y pie de pagina

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Tema 3: Excel • • • • • • • •

Introducción Elementos de una hoja de calculo Barra de herramientas Trabajar con celdas, filas y columnas Menú archivo Formato de celdas Referencia a celdas Formulas y funciones

Tema 4: Access • • • • • • • • • •

¿ Que es Access ? ¿ Que es una base de datos ? ¿ Que es una tabla ? Ejemplo de base de datos Relaciones entre tablas Consultas a la base de datos Operadores de comparación Tipos de consultas Formularios Informes

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Tema 5: Power Point • • • • •

¿ Que es Power Point ? Trabajar con Power Point Crear una presentación nueva Preparar presentaciones electrónicas Organizar presentaciones

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Windows Conceptos fundamentales Lo primero que debemos aprender es a localizar la torre del ordenador. La mayoría de las torres se colocan en posición vertical, aunque algunos modelos vienen en horizontal. A esta torre la llamamos CPU (Unidad Central de Proceso). Si quitáramos la tapa que la cubre con un destornillador dentro descubriríamos una placa rectangular llamada Placa Base. En esta placa van soldados o pinchados los componentes básicos del ordenador, como el procesador, la memoria, la tarjeta gráfica y la tarjeta de Sonido. Cuanto mayor velocidad tenga el procesador y mayor número de placas de memoria tengamos instaladas mejor será el rendimiento final de nuestro equipo. Otros componentes que podemos encontrar dentro de la torre son las Unidades de Disco, como la disquetera, el CD-ROM, pero la más significativa es el Disco Duro, ya que en él se almacenan los programas que necesitaremos para poder trabajar. En general, al conjunto de todos estos componentes, tanto la torre como los dispositivos que conectamos a la misma se les conoce con el nombre de Hardware o parte física del Sistema Informático. Encender el Ordenador Buscaremos el botón Power en el frontal de la torre y lo presionaremos. Automáticamente se encenderá una luz verde junto a dicho botón que indicará que el ordenador está recibiendo energía y el Monitor comenzará a listar una serie de 6

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informaciones que indican el arranque del ordenador. Transcurridos unos segundos veremos el logotipo de Windows, el Sistema Operativo, desde el que podremos empezar a trabajar. ¿Qué es Windows? Windows es lo que llamamos un Sistema Operativo. Es el más popular que existe hoy por hoy, quizás por su facilidad de uso para usuarios noveles, aunque debemos saber que nos es el único del mercado. Existen otras modelos de Sistema Operativo como Unix, Linux, etc. Por lo tanto, la primera función de un Sistema Operativo es la de ofrecer lo que llamamos una Interface para poder comunicarnos con el ordenador. En el caso de Windows, esta Interface gráfica consiste en una serie de ventanas en las que el usuario irá eligiendo diversas opciones con el ratón, de ahí el nombre de Windows (Ventanas en inglés). Otra función importante del Sistema Operativo es la de reconocer y controlar todos los dispositivos que conectamos a la CPU. El monitor, la impresora, el ratón, un módem, etc es lo que denominamos Dispositivos. Por último el Sistema Operativo se encarga de controlar la ejecución de todos los programas que nosotros necesitamos para trabajar con el ordenador. Hay que tener en cuenta que para cualquier cosa que queramos hacer deberemos usar un programa, aunque sean cosas tan triviales como escribir una anotación o realizar una operación de cálculo.

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¿Y qué es un Programa? Técnicamente se conoce como un lenguaje de instrucciones escritas en un lenguaje especial (un lenguaje de programación) destinadas a resolver problemas específicos. Mediante programas trabajamos con el ordenador y realizamos tareas como escribir cartas, redactar informes o simplemente jugar a disparar Aliens. Para cualquier tarea a realizar con el ordenador precisaremos de un programa que deberemos poner en marcha.. Los programas se venden en las tiendas especializadas y vienen en un disco compacto que se introduce en el lector de CD-ROM la primera vez que queremos usarlo. Los datos del disco compacto se trasladan al disco duro en un proceso llamado Instalación Una vez instalado un programa, será accesible desde Windows y podremos ponerlo en marcha siempre que deseemos sin necesidad de repetir el proceso de Instalación. Para borrar un programa del disco duro habrá que realizar otro proceso llamado Desinstalación.. A los programas también se les conoce como Software o parte lógica del Sistema Informática. ¿Cómo apago el ordenador? Para apagar el ordenador no necesitamos pulsar el mismo botón que usamos al encenderlo. Lo haremos desde el propio sistema operativo con la opción del Menú Inicio Apagar el Sistema.

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El Escritorio de Windows Lo primero que veremos una vez ha arrancado el ordenador es lo que conocemos con el nombre de Escritorio de Windows. Este escritorio lo podríamos asemejar con nuestra mesa de trabajo donde colocamos nuestros libros, cuadernos, lápices, etc, al fin y al cabo nuestras herramientas de trabajo.

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Vista del Escritorio y sus partes Cada acción en Windows suele comenzar en el Escritorio. El escritorio resulta de utilidad para organizar los objetos (programas, aplicaciones de cualquier tipo, archivos...) que utilizamos con mayor frecuencia. Dentro del entorno de Windows, estos objetos que aparecen representados gráficamente diseminados por el fondo del escritorio, les llamamos Iconos. Otro elemento fundamental que encontraremos dentro del Escritorio es la Barra de Tareas, que nos permitirá controlar los programas que tenemos en ejecución, así como cambiar de uno a otro con un golpe de ratón. Dentro de la barra de tareas, en el extremo izquierdo encontraremos el botón Inicio, que nos permitirá iniciar cualquier programa instalado en el ordenador, así como acceder a sitios específicos de Windows. Usar el Ratón El ratón sirve para controlar el puntero, (la flechita) que aparece en la pantalla. Para desplazar el puntero, basta deslizar el ratón en la superficie de la mesa de trabajo en la dirección deseada. El desplazamiento del puntero del ratón por la pantalla no afecta a la información que se ve en la misma; el puntero sirve tan sólo para señalar una posición. Al pulsar el botón del ratón tiene lugar una acción determinada en la posición que ocupe actualmente el puntero. Las técnicas que podemos hacer con el mismo son:  Señalar: Desplazar el ratón hasta situar el puntero sobre el elemento determinado se denomina señalar.

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 Pulsar/Hacer clic: Señalar un elemento de la pantalla y pulsar el botón del ratón se denomina pulsar.  Doble pulsación / Doble clic: Se trata de realizar dos pulsaciones seguidas, lo más rápido posible, con el botón izquierdo del ratón.  Pinchar y Arrastrar: Se trata de mantener pulsado el botón del ratón mientras se desplaza el puntero por la pantalla. Puede usar esta técnica para seleccionar datos y para trasladar y copiar texto u objetos. El botón secundario del mouse obtiene los llamados Menús contextuales o Menús Emergentes, útiles en aquellas ventanas donde no disponemos de línea de menús, por ejemplo, el escritorio. También se utiliza como atajo a ciertas órdenes utilizadas frecuentemente desde los menús. Iniciar un Programa Ahora que ya tenemos en pantalla el Escritorio, vamos a utilizar los programas que vienen incluidos con el sistema operativo. La opción más habitual de iniciar un programa es utilizando el botón Inicio de la barra de tareas. Por tanto, colocaremos el puntero sobre dicho botón y haremos un solo clic de ratón. Observaremos que se despliega un menú con diversas opciones. Elegiremos la opción llamada Programas colocando el ratón encima del texto y haciendo un clic. Automáticamente se abrirá un nuevo panel a la derecha del primero y aquí ya podremos ver los iconos de los programas. Sólo tendremos que escoger el programa adecuado y hacer un clic sobre el mismo. 11

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Iniciar el programa bloc de notas Algunos programas aparecen agrupados con un icono característico llamado Grupo de Programas. Estos también tienen una flecha a su derecha. Deberemos hacer clic sobre el nombre del Grupo de Programas y aparecerá un nuevo panel en el que veremos cada uno de los programas que conforman el grupo. Las Ventanas de Windows Lo primero que observaremos es que el programa llamado Bloc de Notas se abre en la típica ventana de Windows. Esto es algo común a todos los programas. En la figura se muestra la ventana y cómo nombramos a cada una de sus partes, ya que será algo básico para seguir trabajando con Windows. El primer elemento que observamos en una ventana es la Barra de Título donde aparece el nombre del programa que hemos iniciado. También veremos el icono característico que representa al programa y podremos pulsar sobre él para acceder al Cuadro de Control para realizar las mismas operaciones que con los controles del extremo derecho de la barra de título.

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Estos controles que acabamos de mencionar nos ayudarán a trabajar con la ventana realizando las operaciones de Maximizar, Minimizar, Restaurar y Cerrar.  Cerrar: Permite cerrar las ventanas, para dejar de utilizar esa aplicación.  Maximizar/Restaurar: Permite ampliar la ventana activa de la aplicación a fin de llenar por completo el escritorio. El Botón de maximizar, una vez realizada la operación se convertirá en el botón de Restaurar, que devuelve la ventana a su tamaño y posición inicial, antes de ser maximizada.  Minimizar: Permite reducir a icono la ventana activa. La aplicación continúa ejecutándose, es decir, sigue abierta, pero en la parte inferior del escritorio, en la barra de tareas. Debajo de la barra de título aparece la Línea de Menús, y donde se ubican todas las órdenes posibles que se pueden dar a un programa. En algunos programas debajo de la Línea de menús encontramos una o varias Barras de Herramientas, que permiten, a través de botones realizar las operaciones más habituales en cada programa.

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Típica ventana Windows Las Barras de Desplazamiento Horizontal y Vertical aparecen en el lateral derecho y la parte inferior de cada ventana. Nos ayudarán a desplazarnos por el texto cuando este sea tan extenso que no entre en el área de la ventana. En algunos programas aparece la Barra de Estado en la parte más inferior de la ventana mostrando informaciones específicas de algún objeto. Trabajar con varias ventanas Windows es un sistema operativo multitarea, lo que quiere decir que podemos tener tantas ventanas abiertas como queramos o por lo menos tantas como aguanten los recursos del sistema. Cuando abrimos dos programas en Windows, cada uno de ellos se abre en una ventana independiente. La ventana que está al frente la llamamos Ventana Activa y su barra de título 14

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aparece en azul intenso, mientras que la ventana o ventanas traseras están inactivas y su barra de título está en gris. Para “activar” una ventana basta con hacer un clic de ratón en cualquier parte de la ventana, lo que nos permite fácilmente cambiar de aplicaciones. Cuando los programas en los que trabajamos están Maximizados, no podemos hacer clic en la ventana trasera para cambiar a esa ventana, por lo que deberemos recurrir a los botones de la barra de tareas. Estos botones nos permitirán cambiar entre ventanas aunque éstas se hallen maximizadas. En la barra de Tareas encontraremos tantos botones como programas hayamos iniciado. Los botones se van estrechando para dar cabida a los nuevos cuando el número de programas abiertos es muy numeroso. Botones de la Barra de Tareas Mover y Redimensionar Ventanas Una de las operaciones que podemos hacer con las ventanas es moverlas a otra zona del escritorio. Para ello haremos clic sobre la barra de título de la ventana y mientras mantenemos presionado el botón moveremos el ratón. Normalmente aparece el perfil de la ventana indicando dónde se va a situar. Al soltar el ratón la ventana se desplazará a su nueva ubicación.

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Aspecto del puntero al redimensionar También podemos cambiar el tamaño de una ventana. Para ello colocaremos el ratón sobre cualquiera de los bordes de la ventana hasta que el puntero del ratón cambie de aspecto a una flecha negra con dos puntas. Empleamos la técnica de pinchar y arrastrar y la ventana se estirará por el borde por donde la hemos enganchado.

El Teclado Ahora que sabemos iniciar el bloc de notas es hora de utilizar el teclado. Observaremos que el teclado dispone de las mismas teclas que una máquina de escribir qwerty, representando los caracteres del alfabeto, así como los números de 1 al 0.

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Cursor Aspecto del cursor Probaremos a escribir cualquier texto sobre el bloc de notas para familiarizarnos con la posición de las teclas. Algo importante a tener en cuenta a la hora de escribir es la presencia del cursor, un palito vertical que parpadea y que indica el punto concreto donde se insertarán los caracteres que vayamos tecleando. ¿Para Escribir Mayúsculas? Si queremos escribir un texto amplio todo en mayúsculas lo mejor será utilizar la tecla llamada Bloq Mayús ubicada al lado de la letra A. Cuando presionamos esta tecla las mayúsculas se bloquean y todo lo que escribamos aparecerá en pantalla con ese formato. Si solo deseamos poner una letra en Mayúsculas, por ejemplo al escribir un nombre, utilizaremos la tecla Shift, presente a ambos lados del teclado y representada por una flecha hueca mirando hacia arriba. Habrá que mantener pulsada dicha tecla mientras presionamos en la letra que queremos poner en mayúscula. Para aquellas teclas que representen tres caracteres, como la del número 2, por ejemplo, deberemos mantener presionada la tecla Alt Gr (sólo existe una con esa etiqueta) mientras pulsamos en la tecla del 2. Así obtendremos el símbolo de la arroba @, imprescindible para el correo electrónico. 17

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¿Cómo Borrar? Para borrar caracteres podemos utilizar dos teclas diferentes, la tecla Supr en el tramo medio del teclado y la tecla BakSpace, junto al símbolo de interrogación y representada por una flecha que mira hacia la izquierda. La diferencia entre ellas está que Suprimir borra el carácter que esté a la derecha del cursor y BackSpace borra el carácter que está a la izquierda del cursor. Esto nos da una idea de la importancia que tiene observar la posición del cursor antes de ponernos a borrar. ¿Y Para Saltar de Línea? Cada vez que queramos saltar para escribir en la línea siguiente utilizaremos la tecla Enter, representada por una flecha en ángulo recto, al igual que la propia forma de la tecla. Mover el Cursor por el Texto El método más habitual de desplazar el cursor por un texto es utilizar el ratón. El puntero del ratón adopta la forma de una I latina cuando nos encontramos dentro de un programa de texto. Al mover el ratón su símbolo se moverá por la pantalla, igual que cuando tiene el aspecto de flecha. Colocaremos el puntero en el sitio preciso donde queremos desplazar el cursor, bien para insertar nuevo texto o para realizar modificaciones. Otra manera de desplazar el cursor, sobre todo si queremos moverlo a una distancia corta, es utilizar las teclas de movimiento en el tramo medio del teclado y representadas por cuatro flechas apuntando en las cuatro direcciones. 18

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Las flechas a derecha e izquierda moverán el cursor una posición en la dirección elegida. Las flechas arriba y abajo moverán el cursor una línea hacia arriba o abajo Si mantenemos presionadas estas teclas continuadamente veremos como el cursor se desplaza en tramos más amplios. Otras teclas muy utilizadas en programas de texto son las teclas Inicio y Fin. La tecla Inicio lleva el cursor al primer carácter de la línea actual y la tecla fin lleva el cursor al último carácter de la línea actual.

Discos, ficheros y carpetas. Antes de ponernos a guardar la información en el Disco, necesitamos tener claros algunos conceptos como fichero y carpeta, ya que van a desarrollar un papel importante a la hora de definir cómo se guarda la información dentro del Disco. Hablando de Discos Se llaman unidades de disco a aquellos componentes del ordenador que se encargan de leer y escribir discos de distintos formatos, sean éstos disquetes, discos duros, CD-ROM, DVD, etc. Windows designa cada unidad de disco con una letra seguida de dos puntos de tal forma que las letras que asigna a cada uno de los discos que podemos utilizar para almacenar la información son las siguientes: A: se refiere a la disquetera que lee y escribe sobre disquetes de 3 ½ .  C: se refiere a la unidad de disco duro situada dentro de la torre que no tiene salida por el frontal del equipo. 

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¿Qué es un Fichero? Un archivo o fichero (son sinónimos) es cualquier información que almacenamos en un disco,. Dependiendo del tipo de información que vamos a grabar Windows asigna distintos iconos a cada uno de ellos. Para producir un fichero necesitaremos siempre utilizar un Programa o Aplicación donde generaré información que guardaré en el disco en forma de fichero. El usuario solamente tendrá que encargarse de proporcionar un nombre al fichero para poder después distinguirlo de los otros y decidir en qué carpeta se va a almacenar. En Windows podemos asignar a nuestros ficheros nombres de hasta 255 caracteres, incluyendo números, guiones, y espacios en blanco. Lo que no podremos usar serán algunos caracteres especiales, como \ / : * ? " < > | aunque no es preciso memorizarlos todos, ya que el propio Windows se encargará de decirnos mediante una ventana qué el nombre de fichero que hemos elegido no es correcto. ¿Qué es una carpeta? Las carpetas simbolizan un espacio del disco que reservamos creando la carpeta y dotándole de un nombre. La normativa para nombrar carpetas es la misma que se sigue para nombrar ficheros. Físicamente no existen dentro del disco, sino que es algo lógico, que nos hemos inventado, para poder tener los datos bien organizados dentro del disco y poder acceder a ellos fácilmente. Dentro de una carpeta podemos tener varias carpetas, como si fuera un clasificador. Al igual que en los archivadores convencionales tenemos divisiones y subdivisiones de las materias que queremos separar, de la misma manera funcionan las carpetas. Windows siempre 20

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representa a las carpetas con el mismo icono, el de un clasificador de color amarillo. Por ejemplo, podemos tener una carpeta con nuestro nombre dentro del disco duro del ordenador. Dentro de esa carpeta podemos tener a su vez una subcarpeta llamada Textos para introducir anotaciones y cartas y otra Subcarpeta llamada Dibujos para introducir nuestros dibujos. Dentro de la carpeta Textos podríamos tener a su vez dos subcarpetas, una para cartas formales y otra carpeta para anotaciones rápidas. De esa manera siempre conseguiremos tener todo en orden.

Estructura de Carpetas dentro del disco duro Las Carpetas no ocupan espacio en el disco, únicamente lo ocupan los ficheros que pueda haber dentro de ellas.

El Explorador de Windows Para poder visualizar lo que tiene cada una de las unidades de disco y poder crear carpetas, eliminarlas, mover ficheros de unas carpetas a otras, usaremos uno de los programas más importantes dentro de Windows llamando Explorador de Windows,. Existen varias formas de abrir el explorador de Windows. Dos de las más comunes son: •

Hacer clic con el botón derecho sobre el icono de Mi PC y seleccionar Explorar. 21

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•

Seleccionar en el botón Inicio-Programas y en el nuevo panel Explorador de Windows.

Barra de Dirección

Carpetas

Barra de Menús

Barra de Herramientas

Barras de desplazamiento vertical

B. de desplazamiento horizontal

Ventana del explorador de Windows Vemos como la zona de trabajo se divide en dos zonas claramente diferenciadas, el marco izquierdo que es el listado de carpetas y cuya cúspide es el Escritorio y el marco derecho al que podemos llamar listado de contenidos y que varía dependiendo de cual es la carpeta que hemos abierto en ese momento. Colgando del escritorio encontramos el icono de Mi PC, simbólicamente viene a representar el conjunto de las unidades de disco de nuestro sistema. Colgando de Mi PC, veremos todas las unidades de disco que se encuentran presentes en nuestra máquina, cada una de ellas designada con su letra correspondiente.

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Aspecto de Mi Pc Desplegado y Contraído Observamos que aquellos elementos que contienen otros que cuelgan de ellos, tienen un + o un – en su parte izquierda. Cuando vemos el + quiere decir que todo lo que hay por debajo de él en ese momento está contraído y que si hacemos un clic con el ratón se desplegará y pasará a estar en estado -. Explorar carpetas y ficheros En la parte izquierda del Explorador solo veremos carpetas, y subcarpetas. Si hago clic encima del icono de una de esas carpetas, en la parte de la derecha del Explorador veo todo su contenido, subcarpetas y ficheros. Con esta operación decimos que abrimos una carpeta. En la parte derecha del Explorador veremos carpetas, subcarpetas y ficheros, en general cualquier contenido sobre el que pinchemos en el lado izquierdo. Crear una carpeta Para crearse una carpeta hay que seguir una serie de pasos: 1) Tenemos que tener claro dónde queremos crearnos esa carpeta. Hacemos un clic en la parte izquierda del Explorador de Windows la unidad o carpeta que queremos que contenga al nuevo elemento. 23

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2) El siguiente paso será ir al menú ARCHIVO y seleccionar la opción NUEVO-CARPETA. 3) Introduciremos el nombre de la carpeta presionando al final ENTER. Cambiar el nombre de una carpeta o de un fichero Hacemos un clic en la carpeta o fichero a la que queremos cambiarle el nombre y a continuación vamos al Menú ARCHIVO y elegimos la orden Cambiar Nombre. Al lado de la carpeta o fichero, aparecerá un cursor al final del nombre actual del mismo, con lo que podremos actuar como si estuviéramos en un programa de texto, borrando, insertando caracteres, etc. Eliminar una carpeta o fichero Seleccionamos la carpeta o fichero. Veremos que se pone en azul intenso. A continuación elegimos la orden del menú ARCHIVO, Eliminar. También tenemos la opción de pulsar sobre el icono eliminar de la barra de Herramientas. Todos los elementos que se eliminan del Disco Duro, no se pierden definitivamente, sino que son almacenados por el sistema operativo en la llamada Papelera de Reciclaje. Así, si alguna vez nos hemos obligados a recuperar un documento que previamente habíamos eliminado, podremos visitar la Papelera para poder recuperarlo.

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La Papelera de Reciclaje Podemos acceder a ella desde el escritorio de Windows con un doble clic o también buscándola en el árbol del Explorador, colgando del Escritorio y casi al final del todo. Una vez vemos en pantalla los elementos que contiene la papelera, podremos seleccionar cualquier carpeta o fichero allí ubicada y elegir la orden del menú ARCHIVO Restaurar. De esa forma el elemento volverá a su ubicación original con toda su información, tal y como estaba antes de eliminarlo. Tendremos en cuenta que si eliminamos una carpeta se eliminará todo su contenido, incluidas las subcarpetas que pudiera tener. Una de las operaciones que conviene realizar es el vaciado de la papelera, para dejar sitio libre a nuevos elementos que queramos eliminar. Hay que tener en cuenta que una vez vaciemos la papelera, todos los elementos que estuvieran ubicados en ella, se perderán de forma definitiva. Para vaciar la papelera, una vez la estemos explorando elegiremos la orden del menú ARCHIVO Vaciar Papelera de Reciclaje, o en su defecto, el botón derecho del ratón sobre el icono de la papelera. Ver el espacio libre en Disco Para ver el espacio que nos queda libre en disco Windows nos ofrece una forma muy gráfica de hacerlo desde el Explorador de Windows. Pinchamos en la unidad de disco en la que queremos 25

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consultar el espacio disponible y en el menú Archivo elegimos Propiedades. Se abrirá una ventana que nos muestra el espacio utilizado y el espacio libre en diferentes colores.

Mover y Copiar Información A veces necesitaremos trasladar nuestra información de la oficina a casa, o simplemente reubicar unos ficheros desde una carpeta a otra. Todas estas operaciones las realizaremos también desde el Explorador de Windows. Para estas operaciones Windows posee parte de la memoria asignada, a la que llama PORTAPELES, donde se almacena temporalmente información para que la podamos mover o copiar. Para copiar un archivo o carpeta: 1) Lo selecciono. 2) Voy al menú EDICIÓN y elijo la opción COPIAR. (Control+C). También nos servirá el icono copiar de la barra de herramientas. . 3) Me posiciono en el sitio donde lo quiero copiar. 4) Voy al menú EDICIÓN y elijo la opción PEGAR. (Control+V)

.

Para mover, es decir, sacar algo de un sitio para ponerlo en otro, sigo los mismo pasos que para copiar con la única diferencia, que en el paso 2 en vez de elegir Copiar, elijo CORTAR. (Control+X). También se puede mover un fichero utilizando solamente el ratón por la técnica de pinchar sobre el fichero o carpeta a mover y arrastrarlo hasta su nueva posición. Aunque no exige ninguna orden del menú, hay que ser muy preciso con el ratón ya que 26

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podemos trasladar la información a cualquier otra ubicación cercana.. Tendremos en cuenta que si copiamos o movemos una carpeta que contiene subcarpetas, toda la estructura completa será movida o copiada.

Guardar y recuperar información del disco En el momento en que utilizamos cualquier programa estamos generando una información que la mayoría de las veces deseamos almacenar en una unidad de disco y posteriormente recuperarla. Guardar y Guardar como La orden Guardar Como nos sirve para guardar la primera vez una información en el disco en forma de fichero (grabar). Habrá que indicarle a Windows en qué unidad de disco, después en qué carpeta vamos a almacenar el fichero y el nombre que le vamos a dar a éste. En cambio, la orden Guardar se utiliza para volver a grabar un fichero que ya habíamos almacenado una vez anterior. En este caso no es necesario indicar ni el nombre del fichero ni dónde lo vamos a almacenar, ya que Windows conoce estos datos de la vez anterior. En la caja llamada Guardar en pincharemos en la flecha y se desplegará un panel con las distintas unidades de disco. Pinchamos con el ratón en la unidad donde queramos almacenar la información y en el recuadro inferior aparecerán todas las carpetas correspondientes a esa unidad. Volvemos a pinchar esta vez en la carpeta que nos interese y le damos al botón Abrir 27

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hasta que veamos el nombre de la carpeta en el recuadro Guardar en. Este proceso habrá que realizarlo hasta situarnos en la carpeta o subcarpeta que deseemos. Una vez tengamos el nombre de la carpeta deseada en el mencionado recuadro haremos un clic con el ratón en el recuadro Nombre de archivo y escribiremos el nombre que queremos dar a nuestro fichero. Por último con el botón Guardar la información quedará grabada en el disco.

Ventana Guardar como Abrir Es el comando que utilizamos para recuperar un archivo que está en el disco. Primero iniciaremos el programa con el que ese fichero ha sido creado En el menú Archivo pincharemos sobre abrir. La ventana que surge es igual a la ventana de Guardar Como, solo que ahora se llama Abrir. El proceso es idéntico, lo único que ahora habrá que indicarle la unidad de disco y la carpeta donde está almacenado el archivo que queremos recuperar. Una vez veamos en el recuadro Buscar en la carpeta que queremos

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pinchamos con el ratón en el nombre del fichero y le damos al botón Abrir.

Accesos Directos Los iconos de acceso directo facilitan el acceso a aplicaciones que utilizamos con más frecuencia. Se distinguen fácilmente porque son iconos con una pequeña flechita en su esquina inferior izquierda. Algunos accesos directos son creados por los propios programas de instalación y colocados en el escritorio. Otros son obtenidos por los usuarios para poder tener nuestros programas favoritos siempre accesibles desde la pantalla del escritorio. En realidad, todos los programas que aparecen listados en el menú Inicio, Programas, son en realidad accesos directos. Existen múltiples formas de crear accesos directos en el escritorio, vamos a ver algunas de ellas: Nuevo Acceso Directo Si hacemos clic con el botón derecho sobre el escritorio y escogemos la opción Nuevo-Acceso directo se visualiza una ventana que permite a través del botón Examinar buscar el archivo ejecutable o el documento del cual se desea crear el acceso directo.

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Pinchamos en Examinar...

Ventana Crear Acceso Directo Seleccionando en la opción Tipo de archivo, se puede elegir los archivos que queremos que nos muestre: Programas o Todos los archivos (si el acceso directo que vamos a hacer es a un documento). La orden Nuevo acceso Directo también está disponible en el programa Explorador de Windows, en el menú Archivo. Nos aparecerán las mismas ventanas que en la opción anterior. Enviar al Escritorio como Acceso Directo La opción más rápida y sencilla de crear un acceso directo de cualquier programa o documento es utilizando el botón derecho del ratón sobre el programa o documento del que queremos obtener un acceso directo en el Escritorio. En el Menú contextual que aparece utilizaremos la orden Enviar a Escritorio como Acceso directo. Esta orden está limitada 30

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únicamente a sacar Accesos directos al Escritorio, por lo que si queremos obtenerlo en otro sitio habrá que utilizar otro método.

Accesorios de Windows Windows incluye numerosos programas que podemos utilizar para numerosos trabajos. No destacan por su potencia, pero son una buena colección de Herramientas para hacer casi de todo y resultan útiles si no disponemos de otros programas más especializados. Para obtener estos accesorios presionaremos el botón Inicio de la barra de tareas, elegiremos la opción Programas, a continuación volveremos a elegir Accesorios. Bloc De Notas Como su nombre e icono indican, sustituye la típica libreta para anotar recados, mensajes, etc. Y ahí terminan sus funciones. Sirve para almacenar este tipo de mensajes de texto. Escritorio a medida Para personalizar nuestro escritorio debemos acceder a la ventana Propiedades de Pantalla. Lo más rápido es hacer un clic con el botón derecho del ratón sobre una zona libre del escritorio y elegir Propiedades.

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Ficha para poner el Papel tapiz  FONDO: En la pestaña de fondo puedes cambiar el fondo del escritorio, bien sea con un diseño o con una imagen de las listadas en la caja blanca. La forma en que se muestra la imagen se pude cambiar mediante el cuadro Mostrar para que la imagen se estire abarcando todo el área, se repita en un mosaico si es una imagen pequeña o simplemente se coloque en el centro del escritorio.  Protector de pantalla:

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Un protector de pantalla son imágenes animadas que saltan al cabo de un tiempo programado al detectarse que no estamos utilizando el ordenador. En el momento en el que alguien toca el ratón o el teclado el programa deja de ejecutarse y la pantalla muestra el escritorio tal y como lo dejamos. Podemos establecer el tiempo que tardará el salvapantallas en activarse (pinchado en la caja de los minutos) e incluso podemos colocar una contraseña para que nadie “fisgue” nuestro escritorio mientras no estamos utilizando el ordenador.  Apariencia: En esta pestaña lo que conseguimos es cambiar todos los elementos de las ventanas de Windows; colores, tipos de letra, tamaño de las barras, etc.  Efectos: En esta ventana podemos establecer los efectos visuales de los iconos y las ventanas.  Web: Activando la casilla Ver Active Desktop como una página Web tendremos la posibilidad de colocar una página Web ocupando una zona del escritorio. Debido a estas posibilidades Microsoft ha denomina al escritorio Active Desktop o Escritorio Activo.

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Word ¿Qué es Microsoft Word? En Microsoft Word resulta muy sencillo crear documentos y conseguir que éstos tengan el aspecto deseado. Word es un procesador de textos que funciona bajo el entorno de Windows. Se utiliza para la edición, formateado e impresión de documentos.

Inicio de Microsoft Word Existen varias maneras de iniciar Microsoft Word. La más fácil, consiste en utilizar el menú Programas, al que se accede pulsando el botón de inicio de la barra de tareas. InicioProgramas-Microsoft Word. Nos aparece una ventana, con una hoja en blanco donde podremos empezar a escribir el texto deseado en el punto de inserción, señalado por la barra intermitente. A continuación mostramos un gráfico y pasamos a explicar las partes más importantes en la ventana donde se ejecuta el programa.

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Vista inicial de Word ¿Cómo se llama cada cosa? La primera barra (de color azul) que aparece en la ventana se llama Barra de Título y muestra el nombre e icono del programa que estamos usando, así como el nombre del documento que estamos editando (Documento 1). Si contemplamos la imagen, observamos que la ventana podría desmontarse en pequeñas franjas horizontales que comienzan con una línea vertical más marcada, a cada una de estas franjas la llamamos barras. La primera de estas es la Barra de Menús donde están todas las órdenes que podemos dar a Word para que deje el documento como nosotros queremos. Cada una de las palabras que aparecen en esta barra como Archivo, Edición, Ver , etc, se llaman Entradas de Menú. Las Barras de Herramientas contienen botones que efectúan acciones con solo pulsarlos. Son una forma rápida de 35

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poner a nuestro alcance la mayoría de las opciones de Word evitando tener que buscar estas opciones por los distintos menús. Word incluye trece barras de herramientas. Debajo de las barras encontramos la Regla, que nos ayuda a medir las dimensiones de nuestro folio y a calcular sus márgenes. La zona blanca donde aparece el folio se llama Área de Trabajo y ahí es donde iremos escribiendo el texto de nuestro documento. Desplazarnos por el Documento Cuando estamos escribiendo, corrigiendo o simplemente poniendo bonito nuestro documento necesitaremos desplazarnos por él. Una forma de hacerlo es mediante el ratón, haciendo clic en la zona de texto donde queremos situar el cursor (el palito vertical intermitente). Pero en ocasiones es más rápido hacerlo mediante el teclado:        

Ir al principio del documento: Presionar la tecla control y sin soltarla la tecla Inicio. Ir al final del documento: Presionar la tecla control y sin soltarla la tecla Fin. Ir al principio de una línea: Presionar la tecla Inicio. Ir al final de una línea: Presionar la tecla Fin. Ir un carácter a la derecha: Presionar flecha de desplazamiento a la derecha. Ir un carácter a la izquierda: Presionar flecha de desplazamiento a la izquierda. Ir una palabra a la derecha: Presionar control y sin soltar la tecla de desplazamiento a la derecha. Ir una palabra a la izquierda: Presionar control y sin soltar presionar la tecla de desplazamiento a la izquierda. 36

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Ir un párrafo arriba: Presionar control y sin soltar flecha de desplazamiento hacia arriba.  Ir un párrafo abajo: Presionar control y sin soltar flecha de desplazamiento hacia abajo. 

MENÚ ARCHIVO Aquí encontraremos todas las opciones relacionadas con la preparación del documento para imprimirlo, guardarlo y recuperarlo del disco. Abrir y Guardar Una de las cosas más importantes es saber guardar la información, ya sea en el disco duro o en un disquete. Conviene guardar el documento con cierta frecuencia mientras vamos escribiendo, ya que, de esa forma, se conserva una copia reciente del mismo en caso de que se vaya la luz. Los pasos a seguir son los siguientes: 1. Seleccionar en el menú Archivo la opción Guardar. 2. Nos aparece una ventana donde tenemos que indicarle dos cosas: dónde lo quiero guardar, y con qué nombre. 3. Por último hacemos clic en el botón Guardar.

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Ventana Guardar como Para abrir un archivo de Word elijo Archivo-Abrir, la ventana que aparece es idéntica la que vimos en grabar, pero en este caso si observamos su barra de título, pondrá abrir. En este caso debemos indicarle donde se encuentra el archivo a recuperar, hacer clic en el archivo elegido y presionar el botón Abrir. Configurar Página Sirve para preparar la página de cara a imprimirla. Se compone de cuatro fichas: Márgenes Establecemos los márgenes de impresión o distancias desde el folio hasta dónde se empezará a escribir el texto establecidos en centímetros. Podemos dejar algún espacio extra en el recuadro Encuadernación si pensamos encuadernar nuestro trabajo final para introducir las anillas, grapas, etc. Los 38

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márgenes se pueden aplicar a todo el documento, (lo más usual) o establecer diferentes márgenes en diferentes “Secciones” de Nuestro Documento. Para ello escogemos la opción adecuada en el recuadro Aplicar a.... Si planeamos imprimir por las dos caras del documento podemos marcar la casilla Márgenes simétricos, convirtiendo nuestros márgenes izquierdo y derecho en Exterior e Interior respectivamente. En todo momento veremos el aspecto de las hojas con los nuevos márgenes en la ventana derecha. Tamaño y Fuente del Papel En la ficha Tamaño estableceremos el papel en el que vamos a imprimir. La cantidad de papeles disponibles dependerá de cada impresora. Otra opción que tenemos es la de imprimir en sentido horizontal o vertical. Diseño de Página Podemos controlar la alineación Vertical del texto en el recuadro Alineación Vertical, tal y como controlamos la alineación horizontal desde los formatos de Párrafo. Presionando el botón Números de línea podemos hacer que Word numere las líneas al imprimir el documento. Imprimir Esta orden del Menú, a diferencia del icono de la barra de Herramientas, nos abre una ventana donde podemos marcar algunas opciones antes de lanzar el trabajo a la impresora. Entre lo que podemos hacer al imprimir está el sacar varias copias de nuestro documento estableciendo el número de copias requeridas en el cuadro Copias. 39

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En el bloque Intervalo de Impresión establecemos cuantas páginas del documento queremos imprimir. Para que estos valores se tengan en cuenta al imprimir deberemos escoger en el cuadro Imprimir sólo la opción El Intervalo.

SELECCIONAR TEXTO Es la operación básica que hay que hacer antes de ponernos a aplicar un formato (darle una presencia agradable al documento). El método más utilizado por la mayoría de usuarios consiste en colocar el cursor al lado de la palabra o frase a seleccionar, pinchar y arrastrar hasta que vemos el texto en vídeo inverso, es decir, con el fondo negro y las letras blancas. Sin embargo hay formas mucho más efectivas de seleccionar texto también haciendo uso del ratón o combinándolo con el teclado:  Seleccionar una palabra: Hacer doble clic sobre esa palabra.  Seleccionar una línea Colocar el ratón al comienzo de la línea y cuando veamos que el cursor adopta la postura de una flecha hacia la derecha, hacer un clic.  Seleccionar un párrafo: Colocar el ratón al comienzo de la línea y cuando veamos que el cursor adopta la postura de una flecha hacia la derecha, hacer doble clic.  Seleccionar varios párrafos: Seleccionar la primera línea del primer párrafo y sin levantar el dedo del ratón moverlo hacia los siguientes párrafos.  Seleccionar un bloque de texto indeterminado: Hacer doble clic en la primera palabra; presionar la 40

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tecla Shift y mientras la mantenemos presionada hacer doble clic en la última palabra del bloque de texto.  Seleccionar todo el texto: Colocar el ratón al comienzo de la línea y cuando veamos que el cursor adopta la postura de una flecha hacia la derecha, hacer triple clic  Seleccionar un solo carácter: Presionar la tecla shift y mientras la mantenemos presionada utilizar la flecha de desplazamiento a la derecha. Copiar y Mover Texto Muchas veces necesitamos copiar texto, o de un programa a otro o dentro del mismo programa del Word, o moverlo de sitio. En Word 97 una de las novedades es que podemos desplazar texto de un sitio a otro usando el ratón. Para ello hay que hacer lo siguiente: 1. Seleccionar el texto que se desea mover. 2. Cuando se pasa el puntero del ratón (flechita) sobre el texto seleccionado, este toma forma de flechita con la punta hacia la izquierda. Si entonces hacemos clic y se pulsa la tecla Control y arrastramos el texto seleccionado hasta el lugar deseado el texto se copiará; en cambio, si hacemos la misma operación pero sin pulsar la tecla Control, el texto se mueve de posición. Además de esta forma de arrastre mediante el ratón, podemos echar mano del portapapeles, que es un área de almacenamiento propia del entorno de Windows. Los datos 41

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almacenados aquí, se mantienen hasta que apaguemos el ordenador o metamos otros datos nuevos. En el caso de que queramos copiar texto: 1. 2. 3. 4.

Seleccionamos el texto deseado. Vamos al menú Edición-Copiar (o Control+C). Nos posicionamos donde queremos dejar el texto. Vamos al menú Edición-Pegar (o Control+V).

Si lo que queremos es mover el texto de sitio, seguimos los mismos 4 pasos anteriores, pero en vez de elegir Copiar elegiremos Edición-Cortar (o Control+X).

DAR FORMA AL TEXTO Dar formato a un texto es al fin y al cabo establecer una serie de características, como pueden ser: tamaño, colores, negrita, subrayados,... etc. Debemos distinguir entre Formatos de Fuente, que se aplican a un texto seleccionado, y Formatos de Párrafo que afectan a todo un párrafo. En ambos casos utilizaremos el menú Formato o la barra de Herramientas del mismo nombre. Barra de Herramientas de Formato Esta barra de herramientas permite aplicar distintas opciones de formato tanto de fuente como de párrafo con solo hacer clic en el botón correspondiente: Se usa muchísimo y aquí están los botones más interesantes de la misma. Mediante esta caja escogemos el tipo de letra que mas nos gusta. 42

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Pinchando aquí escogemos el tamaño del texto. Para resaltar el texto usamos la Negrita. Cursiva para ladear el texto hacia la derecha. Aquí está el botón de Subrayado Aquí tenemos cuatro botones para hacer que un párrafo quede alineado por la izquierda, centro, derecha, o por ambos lados. A esta última opción le llamamos Justificado, como este párrafo. Estos dos botones sirven para crear listados de elementos, tanto con números (el primer botón) como con Viñetas o símbolos el segundo. Ahí va un ejemplo: 1. Esto es un elemento de lista numerada.  Esto es un elemento de lista con viñeta. Botones para Disminuir y aumentar sangría. Cada vez que se presiona uno de ellos moverá todo un párrafo hacia la derecha o la izquierda del documento. Este párrafo tiene aumentada su sangría. Esto es un botón llamado Mixto, que nos permite pinchar en la imagen del cuadro o en la flecha de al lado. Sirve para poner un bonito borde al párrafo como éste. Si no te interesa un borde que sea un cuadrado cerrado, experimenta con el botón flecha. Herramienta realce para realzar el texto como si tuviéramos un rotulador fosforescente. Pinchando en la flecha accedemos a los colores disponibles.

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Una herramienta imprescindible para poner color a nuestro texto. Pinchando en la flecha veréis todos los colores disponibles. Menú Formato Fuente Los formatos que aquí aparecen deben aplicarse sobre texto previamente seleccionado. Encontramos opciones conocidas como Negrita, Cursiva, Subrayado, etc y también otros formatos especiales que no se encuentran en la barra de formato, pero si en el menú Formato-Fuente y son los llamados Efectos: . Tachado, Doble Tachado, Superíndice, Subíndice, Sombra, Sombra Contorno, Relieve, Grabado, VERSALES, MAYÚSCULAS, Relieve Grabado distintos tipos de Subrayado, como por ejemplo: subrayado solo palabras, subrayado doble, subrayado punto raya, etc. En esta misma opción podemos pasar a la ficha Espaciado de caracteres. El recuadro llamado Espaciado nos permite aumentar o disminuir la separación entre las letras de una palabra escogiendo expandido o comprimido. Para exagerar más el efecto escribiremos en el recuadro la cantidad de puntos que queramos se expanda o comprima un texto. También podemos hacer que el texto seleccionado sea vea elevado o disminuido respecto de la línea de base del texto cogiendo la opción correspondiente en el recuadro Posición y estableciendo la distancia en puntos. Los valores que tienen por defecto tanto el espaciado como la posición es Normal.

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Ventana Formato Fuente Otra de las opciones dentro de la ventana Fuente es la ficha Animación que nos permite dar efectos animados al texto seleccionado. Estas animaciones sirven solo para verlas en pantalla. Cambiar Mayúsculas y Minúsculas Nos permite transformar texto escrito en minúsculas a mayúsculas y viceversa. Para llegar a esta opción usaremos el menú Formato Cambiar mayúsculas y minúsculas. Aparte de estas dos conversiones nos ofrece más opciones:  Tipo Oración: Pone la primera letras en mayúsculas y todo lo demás en minúsculas, como en una oración.

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 Tipo Título: Coloca La Primera Letra De Cada Palabra En Mayúsculas.  Tipo iNVERSO: cOLOCA LA PRIMERA EN MINÚSCULAS Y TODAS LAS DEMÁS EN MAYÚSCULAS. Formato de párrafos Un párrafo es una serie de caracteres acabados con un salto de párrafo (cada vez que pulsamos ENTER). Podemos visualizar los saltos de párrafo y otros caracteres no imprimibles pulsando el botón: Alinear Párrafos La alineación del texto presenta cuatro aspectos que se pueden combinar entre sí dando lugar a una gran cantidad de variaciones. Izquierda, Centro, Derecha y Justificado. Siempre tiene que estar seleccionada una de las alineaciones. Al seleccionar una de ellas, se quita la otra. Justificar Generalmente usaremos los botones de la barra de Herramientas de Formato para esta tarea pero siempre podemos acercarnos al menú Formato Párrafo y pinchar en el cuadro Alineación. Interlineado Es la distancia que hay entre las líneas de un párrafo. Normalmente Word está preparado para escribir con interlineado Sencillo pero si lo queremos aumentar podemos hacerlo desde este cuadro de Formato Párrafo.

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Sangrías Las sangrías consisten en jugar con los márgenes de un párrafo haciendo que sea más estrecho que los demás y en la distancia que nos apetezca. Se pueden aplicar al párrafo utilizando unos deslizadores de la regla o entrando en el menú Formato Párrafo y pinchando en los cuadros llamados Sangría Izquierda, Derecha o Especial. Estas son las diferentes sangrías: Sangría Izquierda, mueve todo el margen izquierdo de un párrafo. Se desliza el cuadrado inferior de la regla. Este cuadrado arrastrará también a los dos triángulos superiores. Sangría de primera línea mueve solo la primera línea de un párrafo para resaltarla. Se desliza el triángulo superior de la regla hasta la posición que se quiera. Sangría Francesa, mueve todo menos la primera línea en un párrafo. Se desliza el triángulo invertido de la regla y arrastra también al cuadrado. Sangría Derecha, mueve el margen derecho del párrafo. Se desliza el triángulo que hay en el lado derecho de la regla. Numeración y Viñetas Para hacer esquemas, o para remarcar los elementos de una lista podemos utilizar viñetas, listas numeradas, o una combinación de ambos (esquemas numerados). Para aplicar estos formatos a un párrafo o a un grupo de ellos se suelen utilizar los botones correspondientes de la barra de herramientas de Formato, pero si lo que queremos es escoger la viñeta o estilo de numeración que saldrá cada vez que apretemos esos botones iremos al menú Formato, Numeración y Viñetas. Hay tres pestañas para poder configurar cada elemento. 47

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Dentro de cada pestaña aparecen ocho recuadros con posibles modelos de numeración y viñetas. Cualquiera de ellos se puede retocar pulsando en el botón Personalizar. Además, en el caso de las viñetas podemos escoger entre una amplia gama de símbolos pulsando el botón Viñeta de la ventana Personalizar. Las fuentes que mayor número de símbolos tienen son Symbol, Webdings y Windings. Tabuladores Otra característica de párrafo son los tabuladores. Word tiene cuatro tipo de tabuladores que se pueden seleccionar desde la regla haciendo clic en el botón izquierdo de la misma. Estos cuatro tabuladores se diferencian por cómo se alinea el texto respecto a ellos. Los cuatro tipos de tabuladores son: El texto se alinea por la izquierda en la posición del Tabulación Izquierda tabulador (es el tipo de tabulador por defecto). El texto se alinea por la Tabulación Derecha derecha en la posición del tabulador. El texto se alinea centrado en la Tabulación Centrada posición del tabulador El texto se alinea en la coma decimal de las cifras en la Tabulación Decimal posición del tabulador (para columnas de números con decimales). Se traza una línea vertical en la Tabulación Barra posición del tabulador

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En la parte izquierda de la regla aparecen estos símbolos, se hace clic hasta visualizar la tabulación deseada, después se hace clic encima de la regla en la posición que queramos. En la regla aparecerá un símbolo como estos, según el que hayamos elegido, indicándonos que hay un tabulador. Si una vez colocado no nos gusta como queda, podemos pinchar encima de él, y arrastrarlo a la nueva posición. Si queremos eliminarlo solo tenemos que arrastrarlo fuera de la regla, por ejemplo hacia el documento. Si queremos establecer tabuladores desde el menú, haremos clic en el menú Formato-Tabulaciones, desde aquí tenemos además alguna opción más, como poner rellenos. Elegimos la posición en la que queremos que haya un tabulador, después la clase de alineación que va a tener, y por último si tiene o no relleno; por cada tabulación le damos al botón de Fijar, cuando acabemos con todos, hacemos clic en Aceptar. Una vez fijadas los saltos de tabulación con cualquiera de estos métodos para aplicarlo en el momento de escribir el texto separaremos las palabras que deben ir en las marcas de tabulación con la tecla Tabulador del teclado representada por dos flechas en direcciones opuestas. Bordes y Sombras Otro formato que se aplica a los párrafos son los bordes, se trata de líneas de diversos grosores y colores que rodean a los párrafos; así como establecer un color de fondo (sombreado) en los párrafos con el objetivo de conseguir una mejor presentación. Este formato no es exclusivo de los párrafos, también se puede aplicar a un texto seleccionado, 49

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aunque no deja manipular los bordes como cuando se aplica a un párrafo.

Barra de Herramientas de Tablas y Bordes Si optamos por aplicar bordes desde el menú FormatoBordes y Sombreado. Tendremos además la opción de colocar bordes a toda las páginas. Word dispone de una interesante galería de bordes artísticos (como si fueran marcos), que son un listado de imágenes que pueden rodear a la página en sustitución de las líneas.

Ejemplo de Bordes artísticos

TABLAS Las tablas permiten disponer columnas de números y textos sin necesidad de utilizar tabulaciones y ordenar los distintos objetos (imágenes, texto...) en la página del documento de Word. Las tablas se componen de columnas (vertical) y de filas (horizontal), la intersección de filas y de columnas se llama celda. Cada recuadro de una tabla se le llama Celda. Para insertar una tabla lo podemos hacer de dos formas diferentes: en el menú Tabla-Insertar Tabla donde nos pregunta cuántas filas y cuántas columnas va a tener nuestra 50

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tabla, o en el menú Tabla-Dibujar Tabla donde nos permite dibujar nuestra tabla a mano. Para personalizar la tabla tenemos una barra de herramientas, la de Tablas y Bordes: Selección de Filas y Columnas en una Tabla Es posible aplicar opciones de formato a filas o columnas. Para ellos se debe seleccionarlas previamente. Para seleccionar:  





 

Una columna: Hacer clic en el borde superior de la misma cuando nos aparece una flechita negra. Varias columnas: De la misma forma que una sola columna, pero manteniendo el dedo pulsado y arrastrando por las columnas deseadas. Una fila: Si nos ponemos delante de la fila que queremos seleccionar fuera de la tabla, con un solo clic seleccionamos la fila. Varias filas: En el caso de varias filas lo hacemos igual que para una sola, arrastrando por las filas deseadas. Una celda: Hacemos clic en la zona de selección de la celda (cerca del borde izquierdo de la misma). Texto dentro de una celda: Seleccionamos el texto por los métodos habituales.

Edición de Una Tabla Tenemos la oportunidad de, después de haber terminado la estructura de nuestra tabla, insertar/eliminar filas o columnas o celdas. 51

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Para insertar filas o columnas en la cantidad y posición que se desee insertar. Seleccionar la opción del menú Tablas-Insertar filas/columnas. Hay dos casos especiales: Si deseamos insertar una fila al final de la tabla, colocándose en la última celda de la tabla, pulsar la tecla Tabulador.  Si deseamos insertar una columna después de la última como indica la figura y después la opción de menú Tabla-Insertar columnas. 

Si queremos eliminar una celda, una fila o una columna dentro de una tabla, lo primero que tenemos que hacer es seleccionarla y dirigirnos al menú Tabla. Dividir y Unir Celdas Para combinar celdas, lo único que hay que hacer es seleccionar las celdas a unir y pulsar el primer botón de Combinar Celdas Para dividir celdas colocamos el cursor en la celda que queremos dividir y pulsamos el segundo botón de los mostrados llamado Dividir Celdas. Si optamos por el menú encontraremos las órdenes Combinar y Dividir celdas en el menú Tabla.

BUSCAR Y REEMPLAZAR Si tenemos la necesidad de buscar texto por el documento o incluso de reemplazar alguna palabra por otra lo 52

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podemos hacer a través del menú Edición-Buscar o EdiciónBuscar y Reemplazar. En la caja que se abrirá podremos escribir la palabra a buscar y comenzar la búsqueda con el botón Buscar siguiente. Si encuentra la palabra está aparecerá seleccionada en pantalla. Si hay más palabras iguales volviendo a presionar el mismo botón se colocará en la siguiente. Si además de buscar nos interesa reemplazar esa palabra por otra, pasaremos a la ficha Reemplazar y en el cuadro correspondiente escribiremos la palabra o expresión que queremos utilizar.

IMÁGENES Podemos escoger entre insertar imágenes prediseñadas, que forman parte de la Galería de Microsoft Office y por lo tanto vienen en el CD de Office o insertar imágenes que tengamos nosotros grabadas en cualquier carpeta del disco duro. Tanto si insertamos una como otra, la forma de trabajar con ella es exactamente igual, a través de la barra de Herramientas de Imagen o en el menú Formato Imagen.

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Para trabajar con una imagen lo primero que tenemos que hacer es seleccionarla haciendo un clic sobre ella, hasta que veamos que aparecen unos puntitos en todo su perímetro llamado Tiradores. Como su nombre indica, sirven para tirar de ellos colocando el ratón encima de uno de ellos hasta que el puntero tome el aspecto de una flecha de dos puntos y arrastrando el ratón. Con este procedimiento podemos hacer la imagen más pequeña o más grande. Conviene tirar de las diagonales para no deformar la imagen. Si lo que queremos es mover la imagen pasaremos el ratón sobre ella y cuando veamos que el puntero toma el aspecto de una cruz con cuatro flechas, pinchamos y arrastramos desplazando la imagen a la nueva posición.

Barra de imagen

MENÚ VER Todas las opciones del Menú Ver afectan a la forma en que se ve el texto en pantalla o sirven para ocultar o mostrar elementos como las Barras de Herramientas, Reglas, etc. Disponemos de cuatro Vistas entre las que podemos ver el documento bien eligiéndolas en este menú o pinchando en los iconos correspondientes junto a la barra de desplazamiento horizontal. 

Normal: En esta vista no veremos los elementos gráficos, ni el texto formando columnas, pero como ventaja Word consumirá menos recursos. Es la mejor opción para trabajar con texto 54

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normal. El cambio de página se representa por una línea discontinua. Esquema: Sirve para trabajar en documentos a los que ya se ha dado forma o aplicado estilos, y nos ayuda a organizar y estructurar nuestro trabajo dividiéndolo en niveles que podemos mover, expandir, contraer, etc. También nos servirá a la hora de desarrollar esquemas numerados.  Diseño de Página: Nos permite ver la hoja tal y como se imprimirá. El cambio de página se representa por un cambio de folio Diseño en Pantalla: Sirve para mostrar documentos que van a ser leídos en pantalla y además activa el llamado Mapa del Documento, que es un sistema que nos permite “navegar” por los distintos apartados del texto.  Documento Maestro: Es una Vista que nos permite trabajar con aquellos documentos de Word que por su extensión conviene dividirlos en otros subdocumentos que se enlazan con el llamado Documento Principal. Esta vista nos permite trabajar con este tipo de documentos. Otra opción interesante del Menú Ver es el Zoom que me permite cambiar el tamaño del texto que veo en pantalla. También podemos utilizar el recuadro de Zoom expresado en % que aparece en la barra de herramientas estándar.

Encabezados Y Pies De Página Hay unos elementos que pueden aparecer en los documentos fuera del margen de la página. Estos elementos son: 

Encabezados: Un texto que se repite en la parte superior de cada página de nuestro documento.

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

Pies: Un texto que se repite en la parte inferior de las páginas.

Los encabezados y los pies de página se utilizan para lograr la continuidad y estructura de un documento, contienen con frecuencia números de página, título de la obra, título del capítulo, etc. Utilizando adecuadamente los encabezados y pies de página se facilita la lectura del documento ya que el lector siempre puede obtener una referencia inmediata de lo que está leyendo y en que parte está. Microsoft Word es muy flexible a la hora de estructurar encabezados y pies de página permitiendo hacer gran variedad de cosas con ellas. Por ejemplo, se pueden introducir textos y/o gráficos y/o campos. También se pueden aplicar las opciones de formato de texto y párrafos estudiadas en los apartados anteriores. Y también es posible disponer de distintos encabezados y pies para primeras páginas, páginas pares e impares, o incluso por las distintas secciones de un documento. Para crear encabezados y pies de página, tenemos que ir al menú Ver-Encabezado y pie de página, para ello tenemos que estar en Diseño de Página (Ver-Diseño de página), de todas formas si no estamos en este diseño Word nos pasa automáticamente a él. Cuando estamos en el diseño del encabezado y del pie de página nos aparece una barra de herramientas:

Empezando por el primer botón de la izquierda: 56

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Insertar Elementos de Autotexto. Insertar números de página. Total de páginas en el documento. Formato del número de página. Fecha. Hora. Configurar página. Ver u ocultar el texto del documento. Igual que el anterior. Cambiar entre encabezado y pie. Mostrar el anterior. Mostrar el siguiente. Cerrar.

Cuando estamos editando el Encabezado o el Pie de página, existen dos tabuladores, uno en el centro de la hoja, y otro en la derecha, están situados por si queremos escribir varias cosas en tres posiciones diferentes, izquierda, centro y derecha. Cualquier texto o expresión que no inserten directamente estos botones habrá que escribirlos a mano. Para cambiar entre el encabezado y el pie o entre encabezados y pies de páginas pares e impares, utilizaremos los iconos correspondientes de la barra de Herramientas de Encabezados y Pies de Página.

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Excel INTRODUCCIÓN La hoja de cálculo es un programa cuyo diseño está dirigido hacia la manipulación de datos numéricos principalmente, más allá de las simples operaciones básicas con números (sumas, restas, multiplicaciones...). Las capacidades matemáticas de las hojas de cálculo abarcan desde el cálculo financiero hasta estadística, y son estas características las que hacen de las hojas de cálculo una herramienta versátil. Con Excel 97 se puede guardar, manipular, calcular y analizar datos numéricos, textos y fórmulas; dicho programa permite además presentar rápidamente todos estos datos mediante gráficos de distinto tipo, que pueden ser creados sobre la misma hoja de cálculo o en otro fichero independiente. Estos gráficos pueden tener muchas formas (funciones, nubes de puntos, diagramas de barras, de líneas, de tarta...) y estar representados en dos o tres dimensiones, dependiendo de las necesidades del usuario. Excel 97 permite establecer relaciones entre los valores de distintas celdas y hojas, para realizar análisis de sensibilidad de forma rápida, recalculando toda la hoja al mínimo cambio que se efectúe en alguna de las celdas relacionadas. Permite asimismo generar aplicaciones a la medida del usuario (MACROS), ya que cuenta con un lenguaje propio de programación (Excel Visual Basic). Excel 97 puede trabajar simultáneamente con un número ilimitado de Hojas de Cálculo siempre que la memoria 58

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del ordenador lo permita. Distintas hojas de cálculo se agrupan formando un fichero denominado Libro de Trabajo. Cada hoja puede contener hasta 65536 filas y 256 columnas, haciendo un total de 16.777.216 celdas. Las columnas se identifican mediante letras (A, B, C, ..., AA, AB, ..., IV), mientras que las filas son identificadas mediante números (1, 2, 3, ..., 65536). De ordinario una casilla se identifica con la/s letra/s indicadoras de la columna, seguidas del número indicativo de la fila (por ejemplo: A2, R6, V165, AJ231, etc.) Abrir Excel Existen varias maneras de iniciar Excel. La más fácil, consiste en utilizar el menú Programas, al que se accede pulsando el botón de inicio de la barra de tareas. InicioProgramas-Excel. Observaremos que los controles de Maximizar, minimizar y cerrar junto a la barra de título son los del propio programa y los que están inmediatamente abajo son los controles del Libro de Trabajo (Archivos que genera Excel) que en ese momento está abierto.

Elementos de una Hoja de Cálculo Es necesario conocer las convenciones siguientes para poder ejecutar correctamente la hoja de cálculo. Si se tiene conectado un ratón se dará por hecho que para marcar una opción se pulsará el botón izquierdo del mismo sobre dicha opción. Para acceder a una determinada opción desde el teclado se pulsará la letra que aparece en subrayada en la opción deseada.

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La hoja de cálculo ofrece una pantalla en la que aparecen los siguientes elementos, usuales también en otras hojas de cálculo. Barra Título

Menú

Cuadro Nombres

Barra Formato

Celda

Etiquetas

Barra Formulas B.H.Estandar

Línea Estado

B.H

Barra de Menús: Estas opciones se muestran en la parte superior de la pantalla. Para activar el menú se pincha con el ratón en la opción deseada o podemos utilizar el teclado. Desde el teclado pulsaremos '/' o la tecla 'Alt'. Para acceder a alguna de las opciones sólo es necesario mover el cursor a la opción de menú y pulsar ENTER (también se puede pulsar la letra que aparece subrayada para esa opción).  Barra de Herramientas:. Es una barra que contiene algunas de las operaciones efectuadas más habitualmente en una hoja de cálculo. Sólo se puede acceder a ella con el ratón. 

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 Barra de Fórmulas: Esta línea está suele colocarse bajo la barra de Herramientas de Formato. Aquí podremos ver los valores que tecleamos en una celda y podremos modificar fórmulas introducidas anteriormente.  Cuadro de nombres y de coordenadas: Para facilitar el desplazamiento dentro de la hoja de cálculo, se muestra un rango de filas y un rango de columnas para que el usuario sepa en qué parte de la hoja de cálculo se encuentra. Allí donde se encuentre el cursor la celda quedará remarcada por un borde grueso indicando que ésa es la celda activa. Las filas están numeradas del 1 en adelante y las columnas desde la A. Las columnas que se encuentran más allá de la letra Z se definen por combinación de dos letras. La letra de la izquierda se empareja con cada letra del alfabeto y cuando las posibilidades de combinación se agotan se comienza con la siguiente letra del alfabeto (AA, AB, ... AZ, BA, BB, ...). Para hacer referencia a una celda siempre se hará en el formato COLUMNAFILA (A7, BC81).  Área de trabajo de la hoja de cálculo:. Es la zona en la que el usuario introduce los datos. Se debe situar el cursor en la celda adecuada antes de introducir una información. Aunque por el tamaño de la pantalla pueda parecer que la hoja de cálculo está limitada ésta tiene una capacidad de 65536 filas por 256 columnas, lo que ofrece varios millones de posiciones para datos y el límite, por tanto, está en la memoria disponible y no en la capacidad de almacenamiento de la hoja.  Línea de estado: Es la línea que se encuentra en la parte inferior de la ventana y muestra diversa 61

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información sobre la configuración del trabajo en la hoja de cálculo. En esta parte se indica el modo de trabajo del usuario en cada operación que lleva a cabo así como el estado de ciertas teclas que influyen en la forma de introducir datos (bloqueo de mayúsculas, modo de selección...).  Etiquetas de hoja: En Excel cada fichero que generamos lo denominamos “Libro de Trabajo”. Este libro puede contener varias hojas de cálculo incluidas con información relacionada entre sí. Las Etiquetas de la parte inferior de pantalla nos ayudan a pasar de una a otra hoja dentro de un mismo Libro de Trabajo.

Barras de Herramientas Las barras de herramientas contienen botones que efectúan acciones con solo pulsarlos. Son una forma rápida de poner al alcance del usuario la mayoría de las opciones de Word evitando tener que buscar estas opciones por los distintos menús. Cuando se inicia Excel por primera vez aparecen por defecto dos barras de herramientas, la de estándar y la de formato, que son las dos filas de botones que se ven en la imagen anterior. Podemos visualizar u ocultar las barras de herramientas que deseemos a través del menú Ver-Barras de Herramientas. Lo que podemos hacer también con las barras de herramientas es personalizarlas, poniendo o quitando los botones que queramos. En el menú Ver-Barras de Herramientas-Personalizar. En la ventana personalizar encontramos tres fichas distintas:

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En la ficha Barras de Herramientas encontramos un listado de todas las Barras de Herramientas con las que podemos trabajar en Excel pudiendo ocultarlas o mostrarlas marcando o desmarcando en su casilla correspondiente. Si previamente habíamos personalizado los botones de una barra de Herramientas, el botón Restablecer las deja y tal como estaban cuando instalamos el programa. Incluso podemos crearnos nuestras propias barras de herramientas a través del botón Nueva. A esta barra le daremos un nombre e indicaremos si estará disponible para todos los documentos añadiéndola a la plantilla (Normal) o solamente para el documento activo.  En la ficha Comandos primero elegimos un menú en la ventana izquierda. Al hacerlo en la parte derecha se desplegarán todas las órdenes posibles junto a sus botones referentes a ese menú. Elegimos uno pinchando sobre él y lo arrastramos hasta la barra de Herramientas donde queremos depositarlo. Para abrir una ventana con información sobre esa orden pulsamos en el botón Descripción. 

Tanto en la ficha anterior como en esta, aparece el botón Teclado que nos permite establecer combinaciones de teclas que sirvan como atajo para una determinada orden. Esto nos evita coger el ratón cada vez que queremos dar una instrucción a Excel. Las combinaciones de teclas suelen ser del tipo Control+Tecla que escojamos o una tecla de Función desde F1 hasta F12 siempre y cuando la combinación que propongamos no esté ya siendo usada por el programa.

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 En la ficha de Opciones podemos marcar la opción para que se vean los iconos grandes, para que se muestre un texto de ayuda cada vez que nos situamos sobre un elemento de la barra de Herramientas, y para que se nos muestren las combinaciones de teclas asociadas a ese elemento. Borrar datos de una celda Si un dato aparece en una celda y se desea borrar, se debe colocar el cursor en dicha celda y pulsar . Hay usuarios que habitualmente se colocan en la celda e introducen un espacio en blanco y luego pulsan . Esta costumbre no se recomienda, ya que consume memoria y espacio en disco. Lo recomendable es situarse en la celda y pulsar . De esta manera, se elimina de la memoria y no queda nada almacenado.

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También se puede borrar selectivamente en una celda. Una celda está compuesta por el dato almacenado y por las propiedades de la misma. En Edición, el usuario dispone de la opción Borrar, la cual ofrece borrar: Todo: Borra contenidos y propiedades. Formatos: Solo borra propiedades. Comentarios: Sólo borra los comentarios añadidos a esa celda. Contenidos: Sólo borra los contenidos. Equivale a utilizar la tecla Suprimir.   

TRABAJAR CON CELDAS, FILAS Y COLUMNAS Insertar y Eliminar Celdas Para insertar una celda nos colocamos en una celda adyacente y utilizamos la orden del Menú Insertar Celdas. Para colocar esta nueva celda las celdas contiguas tendrán que reubicarse para dejar hueco a la nueva; por tanto, indicaremos si se deben desplazar a la derecha o hacia abajo. El proceso de eliminación es muy parecido, aunque la orden a emplear está en el menú Edición Eliminar. Al eliminar una celda queda un hueco que debe ser ocupado, por lo tanto, las celdas contiguas deberán desplazarse hacia esa posición. Indicaremos a Excel si se deben desplazar hacia arriba o hacia a la izquierda.

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Seleccionar Celdas Cualquier operación u orden a realizar sobre una celda exige que esa celda sea la celda activa, es decir, deberá estar seleccionada. Para ello basta con desplazarse hasta la celda elegida o pinchar sobre ella con el ratón. Cuando dicha operación se ha de realizar sobre más de una celda el trabajo puede ser improductivo (ya que habría que repetir dicha acción para cada celda afectada). Un método de trabajo más potente es crear un bloque de celdas y aplicar a todo el conjunto la acción decidida, actuando el programa sobre todo el bloque de celdas seleccionado. Un bloque es un conjunto de celdas seleccionado sobre el que se va a efectuar una acción, la cual afecta siempre a todas las celdas incluidas en el bloque. Al bloque también se le llama Rango de Celdas. Para marcar un rango o bloque de celdas que están adyacentes situaremos el cursor en la celda superior izquierda de lo que será el bloque. Entonces pulsamos la tecla de mayúsculas 'Shift' y, mientras se mantiene pulsada, se emplean las teclas de desplazamiento de cursor. A medida que el bloque se amplia las celdas marcadas aparecen coloreadas en negro. Para realizar la operación con el ratón se procede pinchando sobre una esquina del bloque y se arrastra el puntero hasta la esquina opuesta. El rango de celdas ya estará fijado por lo que se puede ir al menú y de ahí a la opción que se desee ejecutar para ese bloque. Si la celda inicial marcada lo ha sido por error, se debe volver a marcar todo el bloque desde el principio. Para marcar un rango de celdas que no están adyacentes pulsaremos la tecla mientras marcamos los distintos bloques pinchando con el ratón. Al cambiar las propiedades de 66

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uno de los bloques, también se cambian en el resto de rangos de celda seleccionados. Los rangos de celdas son utilizados para casi todo tipo de acciones en la hoja de cálculo, de ahí su importancia. Su principal ventaja es que evitan la reiteración de una acción por parte del usuario. Copiar y mover celdas. Para copiar una celda o un bloque de ellas, seguiremos los siguientes pasos: 1) Seleccionar lo que queremos copiar. 2) Menú Edición Copiar. 3) Colocarnos en la celda donde queremos depositar la copia (si es un bloque nos colocaremos en la celda superior izquierda del bloque o seleccionamos un rango de celdas idéntico al de copia). 4) Menú Edición Pegar. Para copiar el contenido de una celda a celdas adyacentes, también podemos utilizar el ratón. Seleccionamos la celda o el grupo de celdas y situamos el cursor en el controlador de relleno (si es un bloque de celdas nos situaremos en el controlador de relleno de la última celda seleccionada). Pinchamos y arrastramos tantas filas o columnas como queramos. El proceso para mover celdas es idéntico al de copia variando la orden que damos en el paso 2, que en vez de Copiar, será Cortar. También podemos mover celdas si una vez seleccionadas situamos el cursor (en forma de cruz gruesa) en un borde de las celdas seleccionadas. El cursor se transforma en 67

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una flecha ladeada a la derecha. Pinchamos y arrastramos la celda o el bloque a su nueva ubicación. Pegados especiales Copiar una celda implica copiar no solo su contenido, sino también todas sus propiedades, como formatos numéricos, de texto, colores, comentarios añadidos, etc. Si además la celda contiene una fórmula, lo que copiaremos no será el contenido o resultado de esa celda, sino la propia fórmula. Habrá ocasiones en que no nos interese realizar la copia de todos estos elementos, sino solamente copiar alguno de ellos. Para realizar esto en vez de utilizar la Orden Pegar, utilizamos la orden del menú Edición Pegado Especial. El bloque Pegar nos permite copiar solamente uno de los elementos que aparecen listados. Para copiar más de uno de esos elementos, deberemos realizar dos Pegados especiales consecutivos. La opción de Formatos, una de las más usadas, está accesible en la barra de herramientas mediante el icono que representa una brocha. El bloque llamado Operación lo utilizaremos cuando el proceso de pegado se realice sobre celdas que contengan valores numéricos. Así, en vez de copiar sin más los contenidos de una celda, nos permite operar entre la celda origen y la celda de destino. Por ejemplo, si copiamos una celda que contiene un 5 sobre una celda que contiene un valor numérico de 6 y marcamos la Opción Multiplicar el resultado en la celda destino será 30. La casilla Transponer invierte la orientación de las celdas copiadas, de forma que si estas se distribuían a los largo de la fila, al pegarlas aparecerán en columna. 68

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La casilla Saltar Blancos, especifica que cuando copiemos un bloque de celdas, y una de ellas esté en blanco, al realizar el pegado se omita el contenido de esa celda, ya que en el bloque destino aparecería también en blanco y puede que nos interese omitir el pegado para esa celda en concreto en vez de dejarla en blanco. El botón Pegar Vínculos establece un vínculo entre la celda origen y la celda destino, de forma que una vez finalizado el proceso de Copia, si se modifica la celda origen también se modificará la celda destino. Es una opción muy utilizada en Excel. Trabajar con Filas y Columnas Hay ciertas operaciones que podemos realizar con las filas y columnas para ayudarnos en la edición de la hoja de cálculo. Algunas de estas operaciones exigirán que previamente realicemos una selección de fila o columna. Para seleccionar una fila completa, colocaremos el ratón en el número identificativo y haremos clic. La fila aparecerá coloreada en negro indicando que está seleccionada. Para seleccionar una columna haremos clic con el ratón en el nombre de la letra identificativa de la columna y también aparecerá coloreada en negro. Entre las operaciones que podemos realizar con ellas están: Insertar filas o columnas Para utilizar esta orden previamente hay que seleccionar una fila o una columna. Utilizando la orden del menú Insertar Filas o Insertar Columnas. Columnas Excel inserta filas siempre por encima de la seleccionada y columnas a la izquierda de la que hayamos marcado. 69

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Eliminar filas o columnas Seleccionamos la fila o columna a eliminar y en el menú Edición Eliminar. Modificar el alto de filas y el ancho de columnas Podemos hacerlo con el ratón situándolo en las líneas verticales que separan los números de fila y letras de columna. El cursor se transforma en una barra vertical con dos flechas horizontales a ambos lados. Empleando la técnica de pinchar y arrastrar haremos los huecos más grandes o más pequeños. También podemos recurrir al menú Formato Fila Alto y Formato Columna Ancho y escribir los valores en centímetros en las casillas de alto y ancho. Autoajuste El Autoajuste es una orden del menú Formato que obliga a una columna o a una fila a que adquieran el ancho o el alto necesario para mostrar correctamente el valor existente en la celda activa. De esta forma evitaremos que determinados datos no se vean por falta de espacio, ni desaprovecharemos el espacio de filas y columnas. Mostrar y Ocultar Cualquier fila o columna puede ocultarse utilizando estas dos órdenes del menú Formato Fila y Formato Columna. Para volver a mostrarla elegiremos la orden Mostrar. Si la fila o columna no aparecen en pantalla, seleccionaremos toda la hoja de cálculo haciendo clic en el recuadro que existe entre la cabecera de la columna A y el número 1 de la primera fila. 70

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Después de realizar la selección de toda la hoja, damos la orden Mostrar y las columnas y filas ocultas aparecerán.

Recuadro

MENÚ ARCHIVO Aquí encontraremos todas las opciones relacionadas con la preparación del documento para imprimirlo, guardarlo y recuperarlo del disco. Nuevo Libro de Trabajo Si necesitamos sacar un nuevo libro para realizar la gestión de otros documentos podemos presionar el icono de Nuevo en la barra de Herramientas Estándar o elegir en el menú Archivo Nuevo. Al utilizar el menú tenemos mas opciones como la de sacar un libro de facturas completamente diseñado, donde formatos, fórmulas y funciones ya están aplicados y sólo queda sustituir el texto y las imágenes por el nuestro propio. Estos libros se recogen en la ficha Soluciones de Hoja de Cálculo. También podemos crearnos nuestras propias plantillas y rellenar libros nuevos basados en esos modelos, como facturas y albaranes personalizados. Todos los “pliegos” nuevos que aparecen en pantalla o documentos de Word están basados en un modelo original llamado “Plantilla” almacenado en una carpeta del mismo nombre dentro de Archivos de programa, Microsoft Office. Estas plantillas son archivos con extensión..xlt, a diferencia de los libros propiamente dichos que son archivos .xls. Cuando 71

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presionamos el icono Nuevo de la barra de Herramientas Estándar se aparece un nuevo documento basado en la plantilla o modelo por defecto, llamada Libro.xlt. Guardar y Guardar Como Una de las cosas más importantes es saber guardar la información, ya sea en el disco duro o en un disquete. Conviene guardar el libro con cierta frecuencia durante el desarrollo de la sesión de trabajo, ya que, de esa forma, se conserva una copia reciente de los datos en caso de producirse un corte de fluido eléctrico o cualquier otro incidente. Guardar como se emplea cuando la hoja de cálculo todavía no tiene nombre, situación que se da si el usuario ha creado una hoja de cálculo nueva. El programa abre un cuadro de diálogo en el que escribir el nombre del fichero de hoja de cálculo. Opcionalmente, el usuario puede cambiar la ubicación en la que guardar el fichero así como el disco. Si el usuario va a utilizar sus datos en otro programa de hoja de cálculo puede indicarlo en el apartado bajo la lista de ficheros del directorio por defecto (operación también conocida como Exportar). Guardar como también se debe emplear cuando haya sido abierto para modificar parte de los datos y se desee conservar sin cambios el fichero original, evitando sobreescribir la información del disco. Guardar se utiliza cuando el fichero ha sido abierto previamente desde el disco. En este caso, el programa ya conoce el nombre de fichero con el que guardar los datos por lo que no es necesario nombrar el fichero. Automáticamente, al archivar el programa pregunta si se desea reemplazar la información del disco (que es anterior) con la información nueva (que es la actual). 72

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Hay otras formas de almacenar una hoja de cálculo. Si el usuario ha finalizado su trabajo con la hoja puede utilizar "Cerrar" de forma que el programa solicitará si se desean guardar los cambios en el disco. Sea cual sea la decisión del usuario de almacenar o no los datos, elimina de la pantalla toda la información, cerrando la hoja. Si lo que se desea es grabar la hoja mientras se trabaja como método de seguridad se debe utilizar la opción "Guardar", de forma que el usuario almacena los datos pero continúa con la hoja en pantalla Los pasos a seguir son los siguientes: 4. Seleccionar en el menú Archivo la opción Guardar o Guardar como. 5. Nos aparece una ventana donde tenemos que indicarle dos cosas: dónde lo quiero guardar, y con qué nombre. 6. Por último hacemos clic en el botón Guardar. Si queremos que el documento actual quede almacenado como plantilla o modelo que sirva para la elaboración de otros documentos en el recuadro de la ventana Guardar llamado Guardar como tipo elegiremos Plantilla. Automáticamente aparecerá la carpeta de Plantillas que es donde se almacenan todos estos archivos. El procedimiento a la hora de abrir una plantilla para hacerle alguna modificación, por ejemplo, es bastante similar. Elegimos Archivo Abrir y en la ventana Abrir elegiremos en el recuadro tipo de archivo Plantillas.

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Guardar Área de Trabajo En ocasiones tendremos varios libros abiertos dentro de Excel, expuestos en mosaico, cascada, etc. para poder contrastar datos entre ellos. Si vamos a cerrar el programa pero nos gustaría continuar en otro momento trabajando con esos mismos libros, podemos guardar “la escena” tal y como está, lo que evita operaciones repetitivas de ir abriendo y guardando los distintos libros. Para ello usaremos la orden Guardar área de trabajo. Excel genera un archivo con extensión .xlw. Para abrir el área de trabajo, cuando demos la orden de Abrir, elegiremos en el recuadro tipo de archivo Área de Trabajo. Abrir Para abrir un archivo de Excel normal también elijo Archivo-Abrir, pero esta vez en tipo de Archivo le dejo la opción por defecto, que es Archivos de Microsoft Excel. La Ventana de Apertura presenta algunas herramientas útiles como diferentes vistas para ver los iconos de los Archivos, Vista preliminar, etc. El icono de esta ventana llamado herramientas permite:  Imprimir un documento antes de abrirlo  Abrirlo como sólo lectura (no se podrá modificar)  Abrirlo como una copia (podemos modificar esta copia, pero siempre conservaremos un original sin modificar)  Conocer las propiedades del documento  Ordenar los documentos que se presentan en la ventana izquierda

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 Hacer que se produzca una búsqueda también en subcarpetas sin llegar a entrar en la ventana de búsqueda Avanzada. Para obtener una Vista Preliminar del Archivo antes de Abrirlo pulsaremos el botón de Vista Preliminar. Si aparece un mensaje Vista no disponible tendremos que abrir el Documento y en el menú Archivo Propiedades marcar la casilla Guardar imagen preliminar. La próxima vez que pulsemos el botón de Vista Preliminar teniendo seleccionado ese documento nos aparecerá en la ventana derecha una imagen previa. Buscar un Libro Algunas veces no recordamos exactamente donde habíamos guardado nuestro Archivo de Excel. La ventana Abrir nos permite realizar una búsqueda del mismo para lo que introduciremos el nombre del fichero en el recuadro correspondiente si lo conocemos o en su defecto algunas palabras del contenido o cualquiera de las propiedades que hayamos establecido para ese fichero en el recuadro llamado Texto o Propiedad. Para comenzar la búsqueda emplearemos el botón Buscar ahora. La búsqueda de esta forma solo se realiza en la carpeta donde estemos situados. Si queremos buscar en toda la estructura del disco deberemos presionar el botón de búsqueda avanzada que nos remitirá a otra ventana donde ya aparecerán en el cuadro superior los criterios de búsqueda especificados en la ventana Abrir. Podemos hacer que el motor de búsqueda distinga entre mayúsculas y minúsculas marcando la Casilla Coincidir minúsculas y mayúsculas. En el recuadro Buscar en indicaremos dónde se realizará la búsqueda y para que también rastree las subcarpetas marcaremos la casilla Buscar en subcarpetas. El botón Buscar ahora lanzará la búsqueda y los botones Guardar Búsqueda y Abrir Búsqueda permiten 75

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guardar los parámetros de la búsqueda y recuperarlos respectivamente. Si aparte del criterio de búsqueda especificado en la ventana Abrir queremos especificar otras condiciones utilizaremos el bloque Definir más criterios donde podremos hacer que ambos se sumen marcando la opción Y o que tengan en cuenta cualquiera de los dos marcando la opción O. Propiedades Muchas veces el éxito de la búsqueda estará íntimamente relacionado con la cantidad de propiedades o información adicional que se haya guardado junto al libro propiamente dicho. Para establecer estas propiedades iremos al menú Archivo Propiedades. La ventana Propiedades se compone de varias fichas, algunas solamente nos proporcionarán información del documento como la Ficha Estadísticas, Contenido o General. Otras fichas como Resumen o Personalizar nos permiten cambiar algunos parámetros que se establecen por defecto:  Resumen: Podemos establecer el autor del libro, la organización, marcar la casilla de guardar imagen preliminar para poder visualizar el documento antes de abrirlo. Podemos establecer palabras clave que nos faciliten la búsqueda del documento y agregar comentarios sobre la redacción del mismo.  Personalizar: Del listado de elementos que aparecen en el recuadro superior podemos seleccionar cualquiera de ellos y rellenar una información en el recuadro Valor. Para que quede 76

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registrado pulsaremos el botón Agregar y continuaremos Agregando todas las propiedades que necesitemos. Vista Preliminar En esta vista podemos obtener una vista global de la hoja activa para ver cómo quedaría ya impresa. Al entrar se abre una Barra de Botones para esta vista.

Los dos primeros botones nos desplazarán por las distintas páginas en las que se imprimirá la hoja activa. El botón Zoom nos permite acercar o alejar la imagen para obtener distintas vistas. Para hacer este zoom también podemos pinchar directamente sobre el documento, ya que al entrar en esta vista el cursor se transforma en una lupa que acerca o aleja la imagen. El botón Imprimir nos lleva a la ventana para establecer las opciones de impresión, a la que también llegamos desde Archivo Imprimir. El botón Configurar nos lleva a la ventana para establecer las opciones de configuración de la página antes de imprimirla. Es equivalente a utilizar la orden Configurar página de este menú. El botón Márgenes coloca unas guías discontinuas en la vista preliminar que nos ayudan a modificar los márgenes de la hoja. Si queremos introducir su medida exacta en centímetros será preferible el botón Configurar y a continuación rellenar los 77

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valores necesarios en la ficha Márgenes. Al activar el botón Márgenes también aparecen unas marcas gruesas en la zona superior de la hoja que nos permiten modificar el ancho de las columnas mediante la técnica de pinchar y arrastrar. El botón llamado Saltos de Página nos lleva a la vista del mismo nombre que nos permite establecer los diferentes Saltos de Página de la hoja a nuestra conveniencia. Esta opción resulta muy interesante cuando alguna columna o fila se nos salta a la página siguiente debido a sus dimensiones. Las páginas aparecen separadas por una línea azul intensa en la que podemos pinchar y arrastrar hasta la posición que queramos determinando así qué filas y columnas quedarán en una página y cuales en otra. Excel cambia la escala a la que se imprimirá nuestra tabla para que entre todo en el mismo folio o viceversa, para dividir nuestro trabajo en varias páginas. El botón Cerrar cierra la vista preliminar y vuelve a la vista Normal o cualquiera que estuviéramos empleando antes de entrar aquí. Hoja Lo primero que podemos hacer en esta ficha es establecer el Área de Impresión, es decir, qué parte de todo el documento se va a imprimir. Para ello podemos plegar la ventana de Configuración de Página pinchando en el cuadrado de colores correspondiente y seleccionar con el ratón las celdas adecuadas. Idéntica operación es accesible desde el Menú Archivo Establecer Área de impresión. Para borrar un área de impresión previamente establecida utilizamos la orden del menú Archivo Borrar Área de Impresión o suprimimos los valores introducidos en el recuadro de la ficha Hoja.

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El siguiente bloque nos permite repetir filas y columnas en todas las páginas que imprimamos, marcándolas con el ratón o introduciendo las referencias de las celdas directamente en los recuadros Repetir filas en extremo superior y Repetir columnas a la izquierda. Para plegar la ficha Hoja también podemos pinchar en los pequeños cuadrados que existen en cada una de estas opciones. El bloque Imprimir nos permite ocultar o mostrar determinadas partes de la Hoja en la impresión final, como:  Las Líneas de División que dividen nuestra Hoja en celdas y que por defecto no se imprimen.  Realizar la impresión en Blanco y Negro aunque las celdas estén coloreadas.  Realizar la impresión en Calidad de Borrador, para no gastar tinta en las pruebas.  Hacer que aparezcan los Títulos de Filas y Columnas, es decir, números de fila y Letras de columna.  Establecer si se van a imprimir los Comentarios agregados a la Hoja y en qué posición. El último bloque establece el orden en que se van a imprimir las hojas. Debido a las dimensiones de una Hoja con su total de columnas y filas, Excel divide el pliego en parcelas de impresión mediante saltos de página. La primera parcela, por tanto, tendrá dos hojas adyacentes, una a la derecha y otra justo debajo. Si en ambas parcelas hay datos escritos, tendremos que establecer cuál de esas dos parcelas se imprimirá siguiendo a la primera hoja y este orden que elijamos se respetará durante la impresión de las siguientes páginas.

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FORMATO DE CELDAS Excel ofrece muchas posibilidades de formatear los números y el texto contenidos en las celdas de datos, así como el tamaño de las propias celdas, de forma que pueden conseguirse presentaciones de verdadera calidad. Utilizaremos el menú Formato Celda formado por seis fichas que detallamos a continuación.

El programa también puede realizar un formato automático utilizando la orden del menú Formato Autoformato. En la ventana Autoformato adquirir todos los formatos que ofrece el modelo elegido pincharemos en el botón Opciones y desmarcaremos las casillas correspondientes a los formatos que no deseemos. 80

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Ficha Número Establece la presentación de los datos numéricos. Los diferentes formatos aparecen formando categorías (formatos integrados), entre las que encontramos formatos de fecha y hora, ya que a nivel interno este tipo de datos también son numéricos y Excel puede operar con ellos. Seleccionada una

categoría en el marco derecho aparecen diferentes formatos u opciones para esa categoría que podemos elegir. Algunos de estos formatos están accesibles desde la Barra de Herramientas de Formato.: 





 



General: Es el formato que se le asigna a cualquier celda por defecto, cuando aún no la hemos formateado. Número: Utilizamos este formato para representar cantidades numéricas con opción a colocar el punto separador de miles y decimales. Contabilidad: Es un formato numérico que alinea decimales y símbolos monetarios en una columna, por lo tanto no se puede modificar la alineación de celdas a las que se haya aplicado este formato. Porcentaje: Este formato coloca el símbolo % al dato introducido en la celda y lo multiplica por 100. Moneda: Coloca el símbolo monetario que escojamos al contenido de la celda, con posibilidad de utilizar decimales. Fecha: Distintos formatos para datos de tipo Fecha.

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Hora: Distintas presentaciones para datos de tipo Fecha de los que solo queremos mostrar la parte horaria.  Texto: El dato contenido en la celda será tratado como texto, aun cuando sea un número.  Fracción: Números en formato de fracción.  Científica: Aplicaremos este formato en cantidades que hagan un uso intensivo de decimales, por ejemplo.  Especial: Formatos para teléfonos, códigos postales, etc. Códigos básicos de formato de número Para dar formato a las fracciones o los números con decimales, incluiremos los siguientes dígitos marcadores en una sección. Si el número tiene más dígitos a la derecha del separador que marcadores en el formato, se redondeará para que tenga tantos decimales como marcadores. Si el número tiene más dígitos a la izquierda del separador que marcadores en el formato, se presentarán los dígitos adicionales. Si el formato contiene solamente signos de número (#) a la izquierda del separador, los números menores que la unidad comenzarán por el separador. 

 # presenta únicamente los dígitos significativos; no presenta los ceros sin valor.  0 (cero) muestra los ceros sin valor si un número tiene menos dígitos que ceros en el formato.  ? agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del separador, para alinear los decimales. También puede utilizarse este símbolo para las fracciones que tengan un número de dígitos variable.

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 Para ver un punto como separador de los millares o para ajustar la escala de un número mediante un múltiplo de mil, incluya un punto en el formato de número.  Para definir el color de una sección del formato, escriba en la sección el nombre del color entre corchetes. El color debe ser el primer elemento de la sección.  Para definir los formatos de número que se aplicarán únicamente si coinciden con las condiciones que se hayan especificado, encierre la condición entre corchetes; la coincidencia consta de un operador de comparación y un valor. Por ejemplo, el siguiente formato presenta códigos postales de cinco dígitos con los ceros a la izquierda y códigos postales de nueve dígitos más cuatro números con un guión. [ Mayor que >= Mayor o igual a < Menor >. 2. Seleccionar el Nivel de Agrupamiento, es decir, los campos por los que se van a realizar las agrupaciones y por tanto cómo se organiza el informe. Podemos tener varios niveles de agrupamientos. 3. Elegir el criterio de ordenación de los registros. Se pueden ordenarlos registros de los grupos en base a cualquier campo hasta un máximo de cuatro. 4. Elegir la disposición de los datos en el informe entre varias predeterminadas: En Pasos, Bloque, Esquema 1, Esquema 2, Alinear a la Izquierda 1, Alinear a la Izquierda 2. 5. Elegir la Orientación del Papel: Horizontal o Vertical. Marcar la opción Ajustar los campos para que no queden partidos al imprimir. 6. Elegir el estilo del informe. 7. Poner nombre al informe.

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Power Point ¿Qué es Power Point? Power Point es un programa de creación de aplicaciones visuales en forma de demostraciones y presentaciones. La filosofía del funcionamiento de PowerPoint es la misma que unas diapositivas que vamos pasando manual o automáticamente, donde se nos muestran textos, gráficos, vídeos, sonido, etc.

Trabajar con Power Point Se puede iniciar PowerPoint desde el menú de Inicio o desde un acceso directo creado previamente en el escritorio. La primera pantalla que nos aparece nos permite crear una nueva presentación, o bien con un asistente para autocontenido, o una plantilla, o una presentación en blanco ó abrir una presentación ya existente. Las partes de la ventana de PowerPoint, son las típicas de cualquier aplicación de Windows 95/98, las barras de menús, barras de botones, etc. Cómo utilizar las diferentes vistas de Power Point PowerPoint dispone de cinco vistas, cada una de las cuales proporciona una manera distinta de examinar el trabajo. Active cada vista haciendo clic en el botón correspondiente, situado en la parte inferior de la ventana principal, o desde el menú Ver de la barra de menús. 125

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 Vista Diapositiva: Use esta vista cuando incorpore texto y elementos gráficos, cuando cree composiciones de “visualización progresiva”, denominadas animaciones, y cuando modifique el aspecto de una diapositiva.  Vista Esquema: Use esta vista cuando trabaje con títulos de diapositivas y con el texto principal. Es la más adecuada para organizar y desarrollar el contenido de una presentación.  Vista Clasificador de diapositivas: Esta vista es la más apropiada para ordenar diapositivas, agregar transiciones y calcular el tiempo.  Vista Página de notas: Con esta vista puede crear notas para el moderador. Dibuje y escriba lo que desee en una página de notas.  Presentación con diapositivas: En esta vista, la diapositiva abarca toda la pantalla y puede ver el efecto de las transiciones, las animaciones y calcular el tiempo. Crear una presentación nueva La manera más rápida de crear una presentación nueva es utilizando el botón de la barra de herramientas estándar representado por un folio en blanco . y eligiendo de la ventana Nueva Diapositiva mostrada anteriormente, el tipo de diapositiva que vamos a usar para comenzar la presentación. Posteriormente iremos añadiendo nuevas diapositivas utilizando el Menú Insertar Nueva Diapositiva o el botón de la barra de herramientas estándar

.

Puede conseguir una valiosa ayuda para crear y organizar su presentación con el Asistente para autocontenido de PowerPoint. Para usar el asistente, haga clic en Nuevo (menú Archivo), haga doble clic en Asistente para autocontenido en la ficha 126

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Presentaciones y, a continuación, siga las instrucciones del asistente. Una vez elegido el tipo de presentación que desea crear, el asistente usa la información proporcionada para ayudar a crear un esquema de presentación. Las presentaciones creadas con el Asistente para contenido contienen sugerencias para ubicar los distintos tipos de información y para organizar esta información en un formato de presentación eficaz. También puede crear una nueva presentación sin usar el Asistente. Para abrir una presentación en blanco, haga clic en el Menú Archivo Nuevo y, en la ficha General, haga doble clic en Presentación en blanco. Para utilizar una plantilla prediseñada (es decir, con un formato ya elaborado), haga clic en Nuevo y, en la ficha Diseños de presentaciones, haga doble clic en el diseño que desee.

Selección del tipo de presentación

Otra manera de trabajar es utilizar cualquiera de las presentaciones ya estructuras y diseñadas por PowerPoint atendiendo a las exposiciones más comunes que se pueden hacer 127

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dentro de una empresa. Para acceder a esta opción simplemente elegiremos la opción de Presentaciones. Escribir el texto 

 





Cada línea de texto que escriba en un esquema se convertirá automáticamente en el título de una diapositiva o en una viñeta dentro de una diapositiva. Puede hacer clic a la izquierda de una viñeta y arrastrarla a otra ubicación. Si hace clic en el icono de diapositiva situado junto a un título, podrá arrastrar la diapositiva y todo el texto subordinado. Para crear un nuevo elemento en la viñeta, haga clic al final de una línea de un elemento existente en a viñeta y presione ENTER. Para crear una diapositiva nueva, cree primero una viñeta y, a continuación, haga clic en el botón Aumentar hasta que la viñeta se convierta en un icono de diapositiva. Elegir el aspecto

Una vez escrita la información, es el momento de decidir qué aspecto va a tener. Use el comando Aplicar diseño (menú Formato) para seleccionar uno de los diseños profesionales de PowerPoint. También podemos utilizar la opción Fondo para elegir un color sólido como fondo de la diapositiva o una combinación de colores en degradados, texturas, tramas, o incluso podemos utilizar un fichero de imagen del disco para aplicarlo como fondo a toda la diapositiva o a una parte de ella.

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Selección del aspecto

Agregar imágenes El botón Insertar imagen prediseñada abre la Galería de imágenes de Microsoft, una forma muy cómoda de ver y seleccionar imágenes prediseñadas, sonidos, gráficos, y películas. Use las herramientas de dibujo de la barra de herramientas Dibujo para centrar la atención en la información importante. Importe gráficos de otros programas con los comandos Objeto e Imagen (menú Insertar). Agregue elementos multimedia con el comando Películas y sonidos (menú Insertar).

Preparar presentaciones electrónicas Las presentaciones electrónicas ofrecen varias ventajas:  

Puede hacer cambios hasta el último minuto. Las transiciones de diapositivas y animaciones permiten controlar mejor el ritmo. 129

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  

Las animaciones de texto y gráficos atraen la atención y ayudan a transmitir el mensaje al público. Es posible utilizar efectos multimedia como sonido y vídeo para obtener el máximo provecho. Es posible utilizar efectos multimedia como sonido y vídeo para obtener el máximo provecho. Animaciones y transiciones

Si desea evitar que el público siga leyendo mientras usted aclara algún punto anterior de la diapositiva, cree animaciones. En las animaciones, cada vez que haga clic con el ratón, aparecerá otro elemento de texto o gráfico en la diapositiva. Esto se conoce como presentación progresiva. Use los comandos Preestablecer animación y Personalizar animación (menú Presentación) para aplicar animaciones a los elementos seleccionados de una diapositiva. Cuando pase al siguiente elemento de una animación, puede atenuar, ocultar o cambiar de color los elementos ya mostrados. Puede incluir elementos de texto, como viñetas y títulos, para animar un carácter, una palabra o un párrafo cada vez. Puede crear también varias animaciones por diapositiva y decidir el orden en el que van a activarse. Podemos utilizar las opciones que nos presenta la barra de herramientas de animaciones para poder probar distintos efectos.

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Podemos aplicar la animación al título o al texto

Aquí tenemos 4 efectos distintos para aplicar sobre el movimiento

Otros cuatro efectos, pero esta vez se aplican sobre los caracteres individualmente.

Orden que tiene el objeto seleccionado en la secuencia de animaciones. Accedemos a la ventana Personalizar Animación Usaremos la Vista Previa para ver como queda Barra de herramientas de la animación

También puede agregar transiciones especiales entre diapositivas haciendo clic en Transición de diapositiva (menú Presentación). Al pasar a la diapositiva siguiente, se activarán los efectos de transición que haya aplicado, incluidos los efectos de sonido.

Organizar las presentaciones Si por lo que sea tenemos que hacer una presentación y dirigirla a varios públicos deberemos simplificar y organizar el material de manera que pueda servir para distintos fines.

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Crear mini-presentaciones a partir de una presentación maestra. Una presentación personalizada es un grupo de diapositivas seleccionadas a las que se les asigna un nombre para facilitar su consulta. Estas diapositivas se definen haciendo clic en el menú Presentación-Presentaciones personalizadas. Por ejemplo, una presentación maestra puede crear presentaciones personalizadas distintas para ventas, para el desarrollo de productos y para la dirección ejecutiva. Para ejecutar una presentación personalizada, seleccione su nombre en el cuadro de diálogo Presentaciones personalizadas y, a continuación, haga clic en Mostrar. Crear una diapositiva en una presentación. Al crear y organizar una presentación, tal vez descubra que algunas diapositivas contienen demasiada información. Cada viñeta de la diapositiva tiene a su vez más viñetas, lo que complica en exceso la diapositiva. Para simplificar la presentación, en caso de que no haya más espacio en una diapositiva, haga clic en el menú Herramientas-Expandir diapositiva para crear un nuevo conjunto de diapositivas a partir de la actual. Cada viñeta de la diapositiva expandida se convierte en una nueva diapositiva. Personalizar las presentaciones En el menú Presentación, haga clic en Personalizar animación. Accedemos a una ventana que nos permite establecer los intervalos entre animaciones, permitir que se ejecute un vídeo o un archivo de sonido durante la presentación, etc. Si optamos por introducir un icono del archivo multimedia correspondiente, podremos animarlo como cualquier otro elemento más de la diapositiva. 132