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REDACCIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS

EL ACTA documentos internos

1. Concepto Es un documento que contiene el testimonio de las acciones más importantes que han acontecido en la realización formal de determinados actos administrativos, por ejemplo, de lo que ha pasado en una sesión o en una visita de inspección. Es un documento probatorio de hechos que han sucedido en la realidad y que sirven de base o sustento para nuevas acciones

2. Clases 2.1. Acta de trabajo Conocemos con este nombre a las diferentes actas que se elaboran con el fin de dejar constancia de actos o hechos de Interés, ocurridos en el cumplimiento de nuestras obligaciones cotidianas en nuestro centro laboral. Las actas de trabajo se redactan en el mismo lugar y en la misma fecha y hora de los acontecimientos.

2.1.1 SOLICITUD DE COPIAS DE ACTAS DE TRABAJO: Los servidores que han intervenido en los actos que constan en !as actas de trabajo, pueden solicitar copia simple da las mismas; de igual manara, quienes prueben tener legítimo interés, podrán solicitar copia certificada de tales actas.

2.1.2 IMPUGNACIÓN DE ACTAS DE TRABAJO: Sólo podrán impugnarla sí hubiesen dejado constancia en el acta de su disconformidad. De ser declarado fundado el recurso, se anulara lo actuado y se dispondrá una segunda y última diligencia, conservando validez plena los puntos no observados del acta. En caso contrario, de ser declarado Infundado el recurso de impugnación, la autoridad respectiva aplicará una multa al impugnador.

2.1.3 PARTES: PARTES: Partes obligatorias: a) Título (tipifica el acta) b) Texto c) firma y posfirma de los que intervienen. d) Con copia e) pie de página

“MINISTERIO DE TRANSPORTES Y COMUNICACIONES” 1) ACTA DE EXTERMINIO DE PLACAS DE RODAJE 2) En la ciudad de Trujillo, en la playa de Huanchaco a las once de la mañana del día catorce de mayo de mil novecientos se reunieron el Ing. Hugo Salas Pino, Jefe de la Oficinal Regional de Transporte Terrestre de La Libertad, y el señor Edgar Luna Loza, Jefe de la Sección de Registro de Propiedad Vehicular, con el objeto de arrojar al mar las placas de rodaje antiguas que se hallaban en el almacén de la referida oficina…………………. El arrojo de las placas se realizo de manera normal, de conformidad con las formalidades de ley impartidas mediante la RM N° 198-96-TC/DG, del 24 de abril de 1996…………………………………………………… La relación de las placas de rodaje exterminadas se acompaña a la presente……………………………………... No existiendo ninguna observación que anotar, firmamos esta acta, en original y tres copias………………….... 3) Ing. Hugo Salas Pino Edgar Luna Loza Jefe de la oficina Regional de TT Jefe de la sección de registro de La Libertad. de propiedad vehicular. ANEXO: nomina de las placas de rodaje exterminadas. 4) c.c.: unidad de administracion sec. de reg. de prop. vehicular archivo. 5) gtd.

2.1.4 REDACCIÓN DEL TEXTO: A) Introducción, señala el lugar, la fecha y la hora de la elaboración del acta, identifica a las personas que intervienen y especifica la actividad o el hecho que motiva el acta. B) Exposición, menciona los acontecimientos mas importantes que han sucedido o solo se refiere a los resultados de la acción ejecutada. Aquí también se puede dejar constancia de alguna observación, punto de vista u opinión que podría formular alguien que esta interviniendo y lo ha solicitado. C) Formula de aceptación, expresa la conformidad de los que intervienen con el contenido del acta. Su empleo no es obligatorio. En esta parte o en la “introducción” se deja constancia del número de copias con el que se suscribe el original del documento.

ACTA DE DECOMISO a)

b)

c)

En el mercado central de Pucallpa, en la cuadra tres de la Av. Circunvalación, a los 15 días del mes de mayo de 1997, dirigido por el Ing. Teodoro Arellano Gómez, director municipal de comercialización de la municipalidad provincial de Pucallpa, con el apoyo de la policía municipal, se procedió a decomisar carne para consumo humano de dudosa procedencia y que sin contar con el respectivo certificado sanitario y en estado de descomposición, era vendida en la calle, expuesta a la contaminación. Se logro decomisar la siguiente cantidad de este producto alimenticio.--------------------------------------------------------50 kilos de carne de ganado bovino;------------------------------------------56 kilos de carne de ganado ovino;--------------------------------------------87 kilos de carne de ganado porcino;-----------------------------------------34 kilos de carne de ganado charapa;----------------------------------------Toda la carne ha sido trasladada al paraje de ´´cusipampa´´ para su incineración inmediata. Se adjunta la nómina de las personas que vendían este producto, con la especificación de la cantidad y especie de carne decomisada a cada una, para los fines de ley. Sin observación que hacer constatar, firmamos este documento en señal de conformidad y aceptación, en original y tres copias.-----------------------ing. TEODORO ARELLANO GÓMEZ HUMBERTO SOLER PARIONA Director municipal de comercialización Jefe de policía nacional c.c.: Oficina de control de la municipalidad Jefatura de la policía municipal Archivo grf.

2.2 ACTA DE SESIÓN Es un documento en el que consta el testimonio de los hechos más importantes que han sucedido en la sesión de un órgano deliberante. Se denomina “sesión” a la reunión formal de un grupo de personas, que se convoca a cita, instala y funciona teniendo en cuenta determinadas leyes, estatutos o normas establecidas en cada entidad sea publica o privada. Y se conoce como “órgano deliberante” a aquel grupo de personas que tiene la potestad legal de reunirse, deliberar y tomar acuerdos sobre asuntos relacionados con sus atribuciones o funciones.

2.2.1 EL ACTA DEBE REDACTARSE DIRECTAMENTE EN EL LIBRO DE ACTAS

El acta de una sesión debe ser redactada por el secretario o por quien hace sus veces directamente en el libro de actas, en la misma sesión, para que sea aprobada al término de ella. Sólo en forma excepcional, podrá ser redactada en borrador para ser pasada luego al libro en un plazo no mayor de 10 días; en este caso el acta será aprobada por una comisión especial por delegación de facultades.

2.2.2 EL QUÓRUM DE LAS SESIONES El quórum de ley necesario para este fin lo constituye la presencia de más de la mitad de los miembros que conforman legalmente el Órgano deliberante. Por lo tanto, el quórum mínimo esta constituido por la concurrencia de la mitad más uno de tales miembros. Por ejemplo, si un órgano asta integrado por 20 miembros, su quórum mínimo lo constituirán 11 personas.

2.2.3 ADOPCIÓN DE ACUERDOS Los acuerdos en las sesiones se adoptan por votación. Por más que existiera opinión favorable unánime con relación a una propuesta, se debe de votar, por la formalidad que exigen las leyes. Los acuerdos se adoptan por el voto conforme de la mayoría absoluta de los presentes en la sesión; es decir, por el voto de más de la mitad de los miembros asistentes.

2.2.4 VOTO DIRIMENTE Cuando en una votación ordinaria o nominal se ha producido igualdad de votos a favor de dos o más propuestas, y en el estatuto o norma interna no se ha previsto cómo resolver el empate, éste deberá resolverse mediante el "voto dirimente" del presidente.

2.2.5 SALVAMENTO DEL VOTO Los miembros de los órganos deliberantes son solidariamente responsables de los acuerdos que adoptan en las sesiones. Pero estarán exentos (te responsabilidad administrativa y penal quienes "salven su voto", inmediatamente después de haberse producido el acuerdo que a juicio de ellos es contrario a la ley o ajas normas internas establecidas.

2.2.6 RECONSIDERACIÓN DE ACUERDOS En algunas instituciones del Sector Publico, se acostumbra solicitar la reconsideración de acuerdos en cuanto han sido tomados o en la próxima sesión, cuando todavía no han sido publicados o no se han notificado formalmente a !as partes interesadas. Para que un acuerdo sea reconsiderado sé requiere el voto conforme de por lo menos los 2/3 de los miembros presentes en la sesión a favor de ella.

2.2.7 IMPUGNACIÓN DE ACUERDOS Los acuerdos de los órganos de gobierno de las entidades privadas considerados contrarios a la ley o a sus normas, internas, o que pueden dañar gravemente sus intereses, podrán ser impugnados judicialmente. En cambio, en las instituciones del Sector Público, esta impugnación tiene lugar primero a nivel de instancias administrativas, cuando, los acuerdos han sido publicados mediante resolución.

2.3 ESTACIONES O MOMENTOS DE LA SESIÓN El acta de una sesión se redacta teniendo en cuenta las estaciones que comprende la sesión en su desarrollo

2.3.1 CONTROL DE ASISTENCIA Llegada la hora para la cual ha sido convocada o citada la sesión, quien ejerce la presidencia ordena al secretario a pasar lista para determinar si se cuenta o no con el quórum necesario para dar inicio a la sesión.

2.3.2 DESPACHO El presidente ordena al secretario a leer o lee el mismo la correspondencia recibida y enviada en el periodo comprendido entre la ultima sesión y aquella que se esta realizando.

2.3.3 INFORMES Los informes se proporcionan en el siguiente orden: primero informa el que dirige la sesión; luego, los miembros con cargo directivo: posteriormente, los presidentes o responsables de comisiones; y, por ultimo, los demás miembros.

2.3.4 LECTURA DE LA AGENDA El presidente lee la agenda de la sesión, la misma que se hizo conocer por medio de la convocatoria o citación correspondiente. La agenda se debate en "orden del día".

2.3.5 PEDIDOS En esta etapa, los miembros que deseen que en la sesión se traten asimismo otros temas no considerados en la agenda, tienen la oportunidad de proponerlos. Estas propuestas reciben el nombre de "pedidos".

2.3.6 ORDEN DEL DIA El orden que se toma en cuenta en el debate de cada punto de la agenda es el siguiente: A) presentación o exposición del tema B) debate ó intercambio de opiniones sobre el tema C)adopción de acuerdo.

2.3.7 TRATAMIENTO DE PEDIDOS Agotado el tratamiento de todos los puntos de la agenda y de los documentos e informes que lo hubieren requerido, el presidente invita a los autores de, los "pedidos" a fundamentarlos.

2.3.8 APROBACIÓN DEL ACTA La aprobación del acta es un requisito imprescindible para que adquiera fuerza legal. Y es una formalidad que sólo requiere que el acta sea leída en voz alta y que se vote su aprobacion el acta, se da por levantada la sesión.

PARTES DEL ACTA DE SESIÓN

TÍTULO ACTA DE SESIÓN DEL 15 DE MARZO DE 2010

ACTA DE SESIÓN DEL 15-03-10

ACTA DE SESIÓN N° 011-10- DALL DE FECHA 15-03-10

Introducción • “Fórmula de apertura”. • Lugar, fecha, hora, nombres y apellidos de presidente y secretario. En la ciudad de Trujillo, a los 15 días del mes de Julio de 2011, a las 3:00 p.m., en la oficina del decanato, se reunieron los siguientes miembros del Consejo de la Facultad de Ingeniería, los Docentes Ángel Hernández Molina, José Luis González Sánchez, Jackson Buchelli Perales y Daniel Rodríguez Salvatierra y los alumnos Gerson Moreno Pérez y Freddy Mantilla Tello, representantes del tercio estudiantil, bajo la presidencia del primero de los nombrados, en su calidad de Decano y actuando como secretario el docente Hermes Sifuentes.

Texto • Las actas tradicionales hacían un relato minucioso de todo lo que acontece en la sesión.

• Consideran: Los asuntos de la sesión, la forma y el resultado de las votaciones y los acuerdos adoptados.

ACUERDO N° 187-10: CONCEDER licencia sin goce de haber al señor…

ACUERDO N° 187-10: CONCÉDASE licencia sin goce de haber al señor…

Cierre del Acta • “Fórmula Hecha”. • Indicador del término de la sesión.

No habiendo más asuntos que tratar y siendo las 6:00 p.m. se dio por levantada la sesión.

Firmas • Las actas una vez aprobadas deben ser firmadas por todos los asistentes, por sólo el presidente y el secretario, o por una comisión elegida para tal fin.

REDACCIÓN DEL ACTA DE SESIÓN ORDINARIA

¿QUÉ ES UNA SESIÓN ORDINARIA?

Aquella que se realiza en forma obligatoria, en cada fecha o período fijado en las normas internas de cada institución, pudiendo ser: cada semana, cada 15 días, cada mes o cada 6 meses.

Mometos: •Control de Asistencia. •Despacho. •Informes. •Lectura de Agenda. •Pedidos. •Aprobación del Acta.

REDACCIÓN DEL ACTA DE SESIÓN EXTRAORDINARIA

¿Qué es una sesión EXTRAordinaria?

Aquella que se lleva a cabo en cualquier fecha del año, a iniciativa del que dirige el órgano deliberante o a pedido escrito de un número determinado de sus miembros , cuando consideran que es necesario o urgente para la marcha normal o los intereses de la institución u órgano respectivo.

Mometos: • • • •

Control de Asistencia. Lectura de Agenda. Orden del día. Aprobación del Acta.

OPORTUNIDAD DE APROBACIÓN DEL ACTA DE SESIÓN

Al término de la Sesión • • • • •

No hay más asunto que tratar. El acta es leída en voz alta. Votación. Mitad + uno APROBADA. Firmar.

En un Plazo de 10 días • Se faculta el deber de su aprobación a una comisión especial, nombrada en la sesión. • Bajo responsabilidad administrativa y legal. • La disconformidad de algún miembro respecto al acta se hará saber mediante carta.

En tiempos pasados, la aprobación del acta de una sesión se realizaba en la siguiente sesión, que a veces no se llevaba a cabo por mucho tiempo. Mas en la actualidad, al haberse aprobado la ley que faculta al acta de fuerza legal a partir de su aprobación, se necesita que esté cuanto antes para ejecutar sus acuerdos sin observaciones que podrían generarse. EN TIEMPOS MODERNOS, LO QUE MÁS CONVIENE A LAS EMPRESAS ES LA APROBACIÓN INMEDIATA DE TODAS SUS ACTAS.

ACTA DE CONSTITUCIÓN DE UNA EMPRESA

EMPRESA = SOCIEDAD

Personas Jurídicas + Persona Naturales Persona Jurídica

EMPRESA Persona Natural

1. El lugar, día, mes y año, así como la hora y el domicilio donde se reúnen los que van a constituir la sociedad. 2. La relación de los que se reúnen: • Si son personas naturales: sus nombres y apellidos, nacionalidad, identificación, estado civil (si son casados, con los nombres y apellidos de sus cónyuges) y ocupación; • Si son personas jurídicas: sus denominaciones o razón social y los nombres y apellido de quienes las representan;

3. El tipo de sociedad que se constituye; 4. Su denominación o razón social; 5. El fin u objeto social de la sociedad; y 6. La elección de su primer gerente, presidente de directorio o de sus primeros representantes legales.

ACTA DE CONSTITUCIÓN DE UNA ASOCIACIÓN

ASOCIACIÓN = SOCIEDAD

1. El lugar, día, mes y año, así como la hora y el domicilio donde se reúnen los que van a constituir la asociación. 2. La nómina de los que se reúnen: • Si son personas naturales: sus nombres y apellidos, nacionalidad, documento de identificación y domicilio; • Si son personas jurídicas: sus denominaciones o razón social y los nombres y apellido de quienes las representan;

3. La denominación de la asociación que se constituye; 4. Sus fines; y

5. La elección del primer consejo directivo de la asociación.

MEMORANDO Documentos administrativos internos

A)Definición: • Es una comunicación breve, de carácter interno, muy usada en oficinas públicas y privadas, mediante el cual se transmite un mensaje, se hace notificaciones o breves informes, que se requieren poco espacio. Generalmente, se escribe en formularios impresos de media hoja de papel oficio.

¿Quién tiene la faculta de realizar un memorando? • La tienen todos los servidores o miembros de una institución o empresa, sin distinción alguna.

B)Partes Obligatorias: • • • • • • • • •

lugar y fecha código destinatario asunto texto antefirma firma y posfirma "con copia" pie de página

Complementarias: • membrete • nombre del año • destinator (persona que envía el documento) • referencia • sello (obligado para los que lo tienen) • anexo.

PARTES OBLIGATORIAS DEL MEMORANDO 1) Chosica, 02 julio de 2009

2)MEMORANDO Nº 117-09-DIR. 3)Señor

: Prof. VICENTE VARGAS PALOMINO Subdirector

4)Asunto : Remisión nómina alumnos matriculados 5)Agradeceré a Ud. tenga a bien remitir inmediatamente a esta Dirección la nómina de alumnos matriculados en el plantel durante el presente año escolar, para su envío urgente a la USE 10, bajo responsabilidad. 6)Atentamente, 7)Prof. JUAN SOTO ESCOBAR Director 8)c.c. Archivo 9)JSE/rag

C) Redacción del texto: • Fórmula de apertura: "Sírvase comunicar a esta Dirección el record de asistencia del Sr. Alain Tapia Aguilar, correspondiente a la semana que acaba de fenecer". • Exposición: Que desarrolla el asunto que motiva el memorando en forma breve, precisa y directa, sin eufemismos ni rodeos.

 IMPORTANTE!!!!

El texto del memorando no tiene "párrafo de cierre".

D) Clases 1) Memorando simple:

- USOS • Se utiliza para comenzar disposiciones; remitir, pedir o transcribir documentos; dar a conocer la realización de actividades o la ejecución de tareas y, en general, para informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario.

Características: • Comparte las mismas características con el oficio simple, pero con la diferencia que en el código lleve la palabra "memorando" como nombre del documento.

Estructuración según formatos: • Los formatos más empleados para redactar memorandos son cuatro, los que se diferencian por la manera peculiar que tienen de ofrecer las partes del encabezamiento.

MEMORANDO EN FORMATO A

(*)

Cuzco, 16 de julio de 2009

MEMORANDO Nº102-09-DR

(**)

Señor

:

Ing. WILMER CAMPOS ARROYO Jefe Unidad de Abastecimiento

Asunto : Rendición de cuenta

Comunico a Ud. que el día de hoy esta dirección ha recepcionado un télex de la Sede Central (Lima) por el que la Dirección General de Administración le solicita la urgente rendición de cuenta del anticipo que recibió el 08 del presente por la suma de TRESCIENTOS NUEVOS SOLES (S/.300.00). En consecuencia, tenga la gentileza de hacernos llegar dicha rendición a la brevedad posible en original y dos copias, para su envío a la superioridad. Atentadamente, Arq. KENYI KOBAYASHI RODRÍGUEZ Director Regional c.c. Archivo. KYR/luh

Ayacucho, 20 de julio de 2009

MEMORANDO Nº 234-09-TC/DR Al

: Ing. JAIME RODRÍGUEZ VILLALOBOS (**) Jefe de unidad de operaciones Asunto : Transcripción Of.Nº146-09-ORTT del 17-07-09 Transcribo a Ud. el oficio del rubro del asunto que a la letra dice: "Huancayo, 17 de julo de 2009.-OFICIO Nº146-09-DRTT.-Señor: Director Regional de Transporte Terrestre de Ayacucho.-AYACUCHO.-Por intermedio del presente, tengo a bien comunicar a su despacho que el Sr. Julio Barreto Aparcan, chofer de esta Dirección Regional, viaja a esa localidad el próximo 22 de los corrientes, conduciendo el volquete REG 2011, color verde, para trasladar a esta el tractor Caterpillar GRM 851, por lo que ruego a Ud. brindarle las facilidades del caso.- Atentamente, (Fdo.) Ing. VIDAL ASENCIO PARRA, Director Regional de Transportes Terrestre de Huancayo".----------------------------------------------------Lo que comunico a Ud. para lo pertinente.

Atentamente, Ing. FREDDY MANTILLA TELLO Director Regional TT Ayacucho C.c.:

Administración Jefe de Personal Of. De Mantenimiento Archivo. FMT/ljg.

MEMORANDO EN FORMATO C MEMORANDO Nº 129-09-UI A De Asunto Fecha

: Soc. JUSTO MEDINA MÁRQUEZ : Jefe Unidad de Industria : Informe "curso de mercadotecnia" : 24 de julio de 2009 (*)

Hago de su conocimiento que, por disposición superior, debe Ud. proporcionar informes semanales a esta unidad acerca de su participación en el curso sobre Mercadotecnia", que se desarrolla en el auditorio de la Región Chavín. Atentamente, Lic. GLADIS MERINO LÓPEZ Jefe Unidad Industrial

c.c. archivo GML/lug

MEMORANDO EN EL FORMATO D

MEMORANDO Nº 142-09-7271 Al Del Asunto Fecha

: Lic. JORDÁN MARTÍNEZ SÁNCHEZ Jefe de Personal : Jefe Zonal : Encargo Jefatura : 29 de julio de 2009

Por intermedio del presente, encargo a Ud. la Jefatura Zonal de esta oficina por el lapso de 05 días, a partir de mañana, por tener que viajar a la ciudad de Trujillo, por disposición del Director Regional. Atentamente, Arq. JUNIOR MOGOLLÓN SALDARRIAGA Jefe Zonal Lambayeque C.c. Archivo JMS/kyf.

Observaciones: – Los memorandos en los formatos C Y D se redactan también sin la línea del destinator, es decir, sin las líneas correspondientes a las palabras "de" y "del". – Los servidores que no ocupan cargos administrativos elaboran los memorandos que envían mayormente en formado D.

Estos memorandos remitidos por los que no desempeñan cargos no llevan número ni siglas. Por ejemplo:

MEMORANDO EN EL FORMATO D

MEMORANDO Nº 142-09-7271 Al Del Asunto Fecha

: Lic. JORDÁN MARTÍNEZ SÁNCHEZ Jefe de Personal : Jefe Zonal : Encargo Jefatura : Piura, 29 de julio de 2009

Por intermedio del presente, encargo a Ud. la Jefatura Zonal de esta oficina por el lapso de 05 días, a partir de mañana, por tener que viajar a la ciudad de Trujillo, por disposición del Director Regional. Atentamente, Arq. JUNIOR MOGOLLÓN SALDARRIAGA Jefe Zonal Lambayeque C.c. Archivo JMS/kyf.

Memorando múltiple: • USOS: Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra información, en forma simultánea, a varios destinarios.

• CARACTERÍSTICAS Tiene las mismas características que posee el oficio múltiple con la diferencia que se emplea memorando múltiple como nombre del documento. En algunas entidades lo conocen con el nombre de "memorando circular".

MEMORANDO MÚLTIPLE EN FORMATO A

Lima, 18 de agosto de 2009

MEMORANDO MÚLTIPLE Nº 087-09-MA/DGA Señor : Asunto : Uso uniforme de las comunicaciones escritas.

Siendo norma en el Ministerio de Agricultura el uso uniforme de las comunicaciones escritas, hago notar a Ud. que los documentos elaborados por la Dirección Regional a su cargo, no están siendo redactados teniendo en cuenta las disposiciones impartidas. Motivo por el cual agradeceré a Ud. tenga a bien instruir a su personal sobre las normas proporcionadas en el manual de instrucción Nº001-09-MA/DGA. Atentamente, Ing. MILTON MEDINA CRUZ Director de Administración DISTRIBUCIÓN: Direcciones Regionales (16) Archivo. MMC/ljv.

MEMORANDO MÚLTIPLE DE FORMATO B Tumbes, 20 de agosto de 2009 MEMORANDO MÚLTIPLE Nº 029-09-DZT

Al

:

Asunto : Redacción licencias y permisos

En vista de haber comprobado cierta demora en el cumplimiento de las acciones encomendadas a esta Dirección, comunico a Ud. que, de hoy en adelante, las licencias y permisos al personal se limitarán a los estrictamente necesarios, justificados mediante documentos probatorios. Atentamente, Dr. SAMUEL MÉNDEZ NAVARRO Director Zonal DISTRIBUCIÓN: Jefaturas (05) Archivo SMN/ta

MEMORANDO MÚLTIPLE EN FORMATO C

MEMORANDO MÚLTIPLE Nº 109-09-MPC A Asunto Fecha

: : Coordinación colecta pública : 23 de agosto de 2009

Habiéndose programado una colecta pública en pro de la reforestación del cerro "la picota", ruego a Ud. coordinar con el Sr. Fidel Godoy Leguía la realización de la mencionada actividad para el 27 del mes en curso. Atentamente, DANNY RODRÍGUEZ QUISPE Jefe de Personal DISTRIBUCIÓN: Juan Amaya Paiva Consuelo Cabrera Domínguez María Álvarez Gonzales Fidel Godoy Leguía Archivo: DRQ/hfs

MEMORANDO MÚLTIPLE EN FORMATO D

MEMORANDO MÚLTIPLE Nº098-09-R Del Al Asunto Fecha

: Rector : : Prohibición traslado documento : 28 de agosto de 2009

Hago saber a Ud. que a partir de la fecha, queda terminalmente prohibido traslado a domicilio cualquier documento de la institución, por ser considerado patrimonio de la universidad, salvo en casos debidamente justificados, previa autorización del jefe de dependencia respectiva. Sírvase informar la presente disposición al personal a su cargo. Atentamente, Ing. OSCAR CHERO SOSA Rector DISTRIBUCIÓN: Vicerrectorados (02) Facultades (08) Direcciones de escuela (13) Jefatura de departamento (12) Oficinas administrativas (10) Archivo. JEP/frt

NCR del Perú S.A Av. Wilson 1218 teléf. 4287565 Lima, Perú MEMORANDO Nº 19 Lima, 12 de febrero de 1995 AL: Jefe de ventas de la oficina principal

Sírvase apersonarse a esta oficina de gerencia, el día de mañana 13 de los corrientes, a horas 8:00 am, a fin de recoger informaciones pormenorizadas sobre la última remesa de máquinas que acabamos de recibir.

Atentamente, (Sello)

XX/cj C/c Gerencia Gral. Archivo.

Gerente general de NCR del Perú

MEMORANDO Nº 20 De Editorial "ARICA" P. de la república 3238 San Isidro, Lima

a Lideres "STUDIUM" Jr. Camaná 939 Lima

3 de febrero de 1995 Les comunicamos que, en el término de 15 días, tendremos a su disposición los textos escolares de autores nacionales que serán usados en el presente año escolar, cuya relación acompañamos. Esperamos sus pedidos. Atentamente, (Sello)

Director-Gerente

¿Qué es la circular? • La circular es un documento por el que se hace conocer disposiciones o información diversa de interés general a vario destinatarios, en forma simultánea. • Es un documento de carácter interno. Su uso esta más difundido en las entidades del Sector Privado. Se origina en los órganos administrativos del más alto nivel jerárquico y se dirige a los órganos intermedios y/o a todo el personal de la institución. Se redacta en papel A4 o A5, dependiendo de la extensión del texto a transmitir, que generalmente es breve directo y concreto.

TIPOS DE CIRCULAR La Voluntaria: Es aquella que tiene la función principal de promover productos, empresas o personas y como ejemplo de ello son: • Ofrecer los servicios de algún negocio • Dar a conocer un nuevo producto • Enviar lista de productos y precios • Remisión de catálogos • Avisos al personal (internos) • Invitaciones, etc.

• • • • • • • • • • • • • •

La Obligatoria: Es aquella que la ley establece que debemos dar los avisos necesarios para evitarnos problemas en cuanto a la relación comercial con nuestros clientes, por ejemplo: Apertura de negocio Cambio de domicilio Establecimiento de una sucursal Nombramiento de apoderado Designación, ratificación o remoción de apoderado Nombramiento de distribuidores Traspaso de negocio Clausura Liquidación o quiebra de empresa Constitución de una sociedad Dar a conocer el nombre de los administradores Convocatoria de asamblea de accionistas, ordinaria o extraordinaria Aumento o disminución de capital

PARTES DE LA CIRCULAR – La circular presenta las siguientes partes obligatorias:

• • • • • • • • •

Lugar y fecha Código Destinatario Asunto Texto Antefirma Firma, posfirma y sello redondo Distribución Pie de página

– Y las siguientes partes complementarias:

• • • • •

Membrete Nombre del año Destinador Referencia Vocativo

REDACCIÓN DEL TEXTO: – Fórmula de apertura, que inicia la redacción del texto. Viene a ser una frase hecha que se usa por costumbre. Las fórmulas más conocidas son: “Se pone en conocimiento de…”, “Se comunica… ”, “Por disposición…”, “De acuerdo con…”. – Exposición, que desarrolla en forma breve, clara, precisa y directa a disposición o la información que se desea hacer conocer.

LA CITACIÓN

LA CITACIÓN Documento breve por el que se cita o llama formalmente a una persona o a varias a asistir a un acto dispuesto por la autoridad. Se emplea, especialmente, para convocar a sesión de órganos de gobierno que tienen pocos miembros. En general, se utiliza para citar a toda clase de reunión que, por diversos motivos, se lleva a cabo en los centros de trabajo.

FACULTAD PARA FIRMAR La autoridad con facultad para citar a sesiones y reuniones de diversa índole. El secretario o personal subordinado autorizado, por haber recibido facultades delegadas por dicha autoridad.

PARTES  OBLIGATORIAS:  Nombre del documento o código.  Destinatario, si la citación es individual.  En la citación colectiva, se incorpora al texto la nómina de los que van a ser citados.  Texto.  Lugar y fecha.  Firma y posfirma del que cita. (y sello, si tiene)  Pie de página.  COMPLEMENTARIAS:  Membrete  “con copia”

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE TRUJILLO 1) CITACIÓN 2) Señor: Dr. CARLOS MANUEL BURMÉSTER LANDAURO Regidor ______________________________________________________________________

3) Por disposición del alcalde, cito a usted a Sesión Ordinaria del Consejo Municipal, a realizarse el día viernes 19 del presente, a las 17 horas, en el Salón Consistorial, para tratar la siguiente agenda: 1. Aprobación de ejecución de obras; y 2. Aprobación de informes de investigación. 4) Trujillo, 15 de marzo del 2010 5) Dr. FRANCISCO FALCÓN GÓMEZ-SÁNCHEZ

Secretario General 6) FFG/lcp.

REDACCIÓN DEL TEXTO Fórmula de citación: es la frase que encabeza el texto. Las fórmulas más usadas con este fin son: “Por el presente documento, se cita …” “Se cita …” “Cito a usted …” “Por disposición de …” “Por encargo de …” “Por orden de …” “Se cita con urgencia …” “Por orden del jefe de personal, cito a usted con carácter de urgencia a ...”

Exposición: que comprende obligatoriamente el nombre del acto o actividad a que se llama, el día, la hora, el lugar y la agenda, asunto o motivo de la citación. Por ejemplo: “Cito a usted a sesión extraordinaria de la Junta Directiva de la Asociación de Padres de Familia, a llevarse a cabo el día 21 del presente, a horas 10:00 a.m., en la Dirección del colegio, para tratar la siguiente agenda: 1. Determinación de la cuota por APAFA; y 2. Otros”.

SECCIONES DEL TEXTO DE LA CITACIÓN CENTRO EDUCATIVO ESTATAL “Mariscal Luzuriaga” CITACIÓN Señor: Prof. JUVENAL BARRIOS VENTURA Tutor del 5º grado “A” de educación secundaria ________________________________________________________________ 4.1. Por encargo del Director, cito a Ud. a la reunión de trabajo, que se realizara el día 21 de los corrientes, a las 12:30 p.m., en la oficina de la Dirección. 4.2. ASUNTO: Viaje de estudios de la promoción. Huaraz, 19 de octubre del 2009 NANCY CARBAJAL MENDIETA Secretaria Ncm.

CLASES  CITACIÓN INDIVIDUAL Aquella que se envía al interesado o a los interesados en forma individual. Se redacta en papel A5. Esta citación viene a ser una esquela. El destinatario, al recibir la citación, deberá firmar la copia o el cargo correspondiente, como constancia de su recepción.  CITACIÓN COLECTIVA Aquella que lleva en el texto la nómina de los que serán citados. Se redacta en papel A4. Es un solo documento que se hace conocer a los interesados, quienes al enterarse de su contenido, firman en el lugar que les corresponde, quedando de este modo ya citados.

CITACIÓN Se cita a los miembros del Consejo de la Facultad de Ingeniería a sesión extraordinaria que se llevará a cabo d acuerdo con el siguiente detalle: DÍA : Lunes, 22 de marzo del 2010 HORA : 11:00 horas LOCAL : Oficina del Decanato AGENDA : 1. Inicio conferencias 2. Prácticas preprofesionales. MIEMBROS : 1. Ing. Hermes Sifuentes Inostroza 2. Ing. Angel Hernandez Molina 3. Ing. Segundo Ramírez Córdova Se ruega puntual asistencia Trujillo, 17 de marzo del 2010 Ing. Juan Sánchez Bustamante Decano JSB/gpr.

ESTRUCTURACIÓN CITACIÓN Señor: ………………………………………………………………................................ _______________________________________________________________ …………………………………………………………………….....………………………………… …………………………………………………………………………………….………..………….. ……......……………………………………………………….... . AGENDA: 1. ……………………………………………………………….. 2. ……………………………………………………………….. ……………………………, .........................………………………………………………….. ……………….……………………………………. …../…..

CITACIÓN …………………………………………………………………………………… …………………………………………………….. : DÍA : …………………………………………………… HORA : …………………………………………………… LOCAL : …………………………………………………… AGENDA : 1. ……….........……………………………………………………….... 2. ……………………………………………………………………… MIEMBROS : 1. …………………. ……………………….……… 2. …………………. ………………………………. 3. …………………. ……………………………… ………………………………………………………………………………...... . …………………, ………………………………….... …..…………………… …../…..