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ESCRITOS PROFESIONALES

TEMA: EL ACTA

Concepto 

El acta es un documento destinado a dejar constancia y a manera de memoria, todos los detalles de lo acordado en una reunión, asamblea, sesión , etc.



De personas que tratan acerca de asuntos de carácter institucional.

Características 

Debe redactarse en libros especiales.



Deben ser redactados en un lenguaje claro, preciso y sencillo.



Se considera el numero de asistencias.



Toda acta debe ser aprobada en reunión .

Partes del acta 

El título recoge el nombre de la asociación o grupo y el motivo por el que se reúnen.



La introducción precisa los datos referidos a la reunión: lugar, hora y fecha, participantes



El orden del día recoge la relación detallada de los asuntos que se van a tratar.



El desarrollo de la reunión da cuenta de lo tratado, especificando quiénes han intervenido y las opiniones formuladas.



El cierre concreta la hora a la que se considera finalizada la reunión.

Modelos de Acta 1.-Modelo de acta de reunión: Facilita la síntesis de lo sucedido en la reunión. Resulta muy apropiado para las reuniones orientadas a la toma de decisiones, revisar el avance de un determinado proyecto, o aquellas que se convocan para la resolución de conflictos.

O F

El oficio es un documento o comunicación escrita de carácter netamente oficial, protocolario, utilizado por las autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias públicas o privadas.

I C I O

Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir información, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos administrativos.

ÁREA DE DIFUSIÓN

A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquellos que ocupan cargaos directivos. A nivel interno, enlazan a los que desempeña funciones de dirección dentro de una entidad o institución.

FUNCIONES

• El papel que el oficio desempeña en la administración publica constituye el medio mas serio y de mas fuerza. • Asimismo, sirve para realizar gestiones como las de invitación, felicitación, colaboración transcripción, agradecimiento, etc. • Todas las funciones mencionadas se adscriben dentro de una finalidad cultural, deportiva, artística, profesional, política, social.

USOS • Es imprescindible su uso para las comunicaciones entre entidades publicas, particulares y sociales: ministerios, cooperativas, mutuales, clubes, colegios, sindicatos, municipios, embajadas, etc. • Permite un enlace externo horizontal, es decir, de institución a institución. El oficio no puede ser usado a nivel de persona natural. De ahí su tipificación de documento “institucional”.

ESTRUCTURA

LUGAR Y FECHA Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso. NUMERACIÓN En esta parte se escribe los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra OFICIO con mayúscula, seguida del número de expedición; separada por una línea oblicua, a continuación las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada par una línea oblicua y el año en curso.

DESTINATARIO Es la parte que abarca cuatro líneas o más de acuerdo a lo requerido, aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la persona a quien se dirige. ASUNTO Es la cuarta parte y se escribe con mayúscula la palabra: ASUNTO, seguida de dos puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto, que sería explicado en el cuerpo. REFERENCIA. Es la quinta parte que se usa, sólo cuando sé necesita mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto. En algunos casos esta parte del oficio; se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.

CUERPO O TEXTO Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como:

Tengo a bien comunicarle.... Me es muy grato comunicarle... Tengo el honor de dirigirme... Tengo el agrado de dirigirme… DESPEDIDA En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas como: Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal. Atentamente,

TIPOS DE OFICIO

OFICIO SIMPLE O DIRECTO Este tipo de documento se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a una sola persona. Generalmente en caso de una invitación, una felicitación, una petición, agradecimiento o información de eventos o actividades culturales y/o deportivas. También cuando un gerente se dirige a una empresa para gestionar algún servicio.

OFICIO DE TRANSCRIPCIÓN La palabra transcripción ya nos indica la finalidad de este tipo de redacción: es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, íntegramente y sin ninguna alteración. Todo el fragmento o párrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original. Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas o en otros casos del mismo oficio. El trato de relación que se cumple por medio de estos documentos de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera.

Lugar y fecha Membrete de la Entidad



Número

Contenido Despedida

Chiclayo, 7 de enero de 2012





Destinatario y destino

UNIVERSIDAD SEÑOR SIPAN

Oficio No. 243-2012-R

Señorita 

María Elena Zullivan



Alcaldesa de Ferreñafe



Ciudad .-



Tengo el agrado de dirigirme a Ud., a fin de invitarla



a la inauguración del nuevo local de nuestra Facultad de



Ciencias contables, en el Km… Carretera a Pimentel, del Balneario de Pimentel.



Seguro de contar con su grata presencia, aprovecho



la ocasión para saludarla y renovarle los sentimientos de



mi especial consideración.



Atentamente,



Sabino del Corral Rector



Nombre del destinador Firma



(un sello y firma)

EL MEMORANDUM

MEMORANDUM

¿Para

que se elaboran los memorandos?

AREA DE CIRCULACION DENTRO DE UNA DEPENDENCIA

EL MEMORANDUM ES UN DOCUMENTO INTERNO

ESTABLECIENDO COMUNICACIÓN EN DOS PLANOS

ENTRE ELLAS

Partes Obligatorias: 1. Lugar y fecha

Arequipa, 02 de Julio del 2012

2. Código MEMORANDUM Nº117-12-DIP

3. Destinatario

Señor: VICENTE VARGAS PALOMINO Jefe de la Unidad de Planificación

4. Asunto Asunto: Último plazo entrega Plan Educativo __________________________________________________________________

5. Texto

Considerando que hasta este momento usted no ha cumplido con enviar a esta división el Plan Educativo del tercer trimestre le doy un último plazo de dos días para remitirlo, a partir de la fecha; en su defecto, me veré obligado de comunicar esta irregularidad a la dirección.

6. Antefirma, firma y postfirma Atentamente,

….…………………………………… ING. JUAN SOTO ESCOBAR Jefe DIV. PROGRAMACIÓN

7. «Con copia», pie de pagina c.c. Archivo JSE/jhq

Arequipa, 02 de Julio del 2012 MEMORANDUM Nº117-83-DIP Señor: VICENTE VARGAS PALOMINO Jefe de la Unidad de Planificación Asunto: Último plazo entrega Plan Educativo

Considerando que hasta este momento usted no ha cumplido con enviar a esta división el Plan Educativo del tercer trimestre le doy un último plazo de dos días para remitirlo, a partir de la fecha; en su defecto, me veré obligado de comunicar esta irregularidad a la dirección. Atentamente, ING. JUAN SOTO ESCOBA Jefe DIV. PROGRAMACIÓN

c.c Archivo JSE/kjg

Facultad de Odontología Memorándum N0.004-2012-DFO Al: Jefe de Servicios y Mantenimiento Asunto: Ceremonia de clausura del Año Académico Fecha: 15-12-2012

Sírvase disponer lo necesario, a fin de que el Auditorio Central de la Facultad quede convenientemente dispuesto para la Ceremonia de Clausura del Año Académico, la cual se llevará a cabo el próximo sábado 17 a las 10 hrs.

Atentamente, Alberto Herrera Herrera Decano de la facultad de Odontología

MEMORANDUM MULTIPLE N° 109-83-VC-7271 A:

Asunto :Coordinación colecta publica Fecha:05 de julio del 2012

Habiéndose programado una colecta publica en pro de la reforestación del cerro «La Picota», ruego a Ud. Coordinar con el Sr. Fidel Godoy Leguía la realización de la mencionada actividad para el 27 del mes en curso. Atentamente, HUMBERTO LAZARTE PECHO

Jefe de Personal DISTRIBUCION: Sres.: Juan Paiva Tueros Consuelo Cabrera Delzo

Julia Arteaga Solorzano Archivo HLP/hfs

MEMORANDUM MULTIPLE N° 098-83-R Al: Del: Rector Asunto: Prohibición traslado documentos

Fecha: 05 de julio del 2012 Hago saber a Ud. Que a partir de la fecha , queda terminantemente prohibido trasladar a domicilio cualquier documento de la institución , por ser considerado patrimonio de la Universidad , salvo en casos debidamente justificados previa autorización del jefe de la dependencia respectiva.

Sírvase informar la presente disposición al personal a su cargo. Atentamente Ing. JOSE ENRIQUEZ PAULET Rector DISTRIBUCION: Vicerrectorado Direcciones Universitarias (08) Direcciones de Programa(13) Jefaturas de Departamento(12)

Archivo JEP/gti

CARTAS

La carta: tipos. De agradecimiento De disculpa

De opinión

Tipos De solicitud

De invitación

De presentación

De felicitación

¿Seguimos?

Cartas: características. 1. Cartas de agradecimiento. Son aquellas en las que expresas tus más sinceras gracias por un favor realizado, por una ayuda prestada, por una hospitalidad recibida, etc.

Cartas: características. 2. Cartas de disculpa. Aquellas cartas que escribes para disculparte por una actitud o un error cometido. Generalmente debes especificar la razón por la que cometiste el error o por que no asististe a algún evento.

Cartas: características. 3. Cartas de solicitud. En determinadas ocasiones necesitas solicitar información, datos sobre un producto o servicio, un empleo, etc. En todas ellas tienes que expresar de forma muy clara el objeto de la misma, de forma breve y clara.

Cartas: características. 4. Cartas de felicitación. Siempre hay ocasiones en las que debes felicitar a alguien; desde el nacimiento de un nuevo bebé, hasta un ascenso en el trabajo, la obtención de un título académico, etc.

Cartas: características. 5. Cartas de presentación. Son una herramienta que puedes utilizar a la hora de presentarte a una entrevista laboral o bien, cuando envías tu currículo por correo. Es un detalle que marcará la diferencia.

Cartas: características. 6. Cartas de invitación. Aunque lo habitual es confeccionar una "invitación" para la mayor parte de celebraciones, existen muchas otras ocasiones en que invitamos a un reducido grupo de amigos, familiares o compañeros de trabajo y no se hace necesaria tal formalidad; si queremos algo más que una llamada telefónica, podemos recurrir a una carta de invitación.

Cartas: características 7. Cartas de opinión

Ya sean de reclamo o de opinión, son cartas que serán expuestas públicamente, en la sección de “cartas al director” de un diario o en un documento público importante.

Carmen Marina Suares C/ subida, 10, 2º D 24080 - Madrid Tfno: 91 2222222

Modelo carta solicitud de empleo

Empresa de veterinaria "lNVASA S.A."A la atención de la srta: Lola Perez 28034 Madrid a 15 de Junio de 2010

Estimada señorita Lola: Escribo esta carta como respuesta al anuncio publicado en el periódico "El mundo" con fecha 10 de junio, en el que se solicitan personas con el título de medicina veterinaria general. Como puede ver adjunto en el curriculum, realicé mis estudios en la facultad de León y además acompañé mi preparación con practicas en el zoológico de Madrid. Me he tomado la libertad de investigar su empresa y me ha sorprendido gratamente su innovación en el sector de los trasplantes de órganos, por lo que me complacería mucho comenzar mi vida laboral en ella. Quedo a su entera disposición para concertar una entrevista en persona o telefónica, o para cualquier otra duda que pudiera surgir sobre mi curriculum.

Atentamente Carmen Marina

(firma)

Gracias

por su Atención