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• Elizabeth Matias

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Universidad de San Carlos de Guatemala Centro Universitario del Norte Extensión Baja Verapaz

Sexto Semestre

ESTUDIANTE: Walter Oseas Ortiz Sis

CARNÉ: 2009 43660

CARRERA: Profesorado de Enseñanza Media en Pedagogía y Técnico en Administración Educativa con Orientación en Medio Ambiente

CURSO: Organización Escolar

CATEDRÁTICO Lic. José Pedro Pérez Fernández

TRABAJO: Documentos Administrativos

Índice

No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42.

Contenido

Pagina

Introducción……………………………………………………. Acta……………………………………………………………… ¿Qué es?.............................................................................. ¿Cómo se hace?................................................................... ¿Para qué sirve?................................................................... Ejemplo…………………………………………………………. ¿Qué debo hacer si me equivoco?....................................... Certificación…………………………………………………… ¿Qué es?.............................................................................. ¿Cómo se hace?................................................................... ¿Para qué sirve?................................................................... Ejemplo…………………………………………………………. Oficio…………………………………………………………… ¿Qué es?.............................................................................. ¿Cómo se hace?................................................................... ¿Para qué sirve?................................................................... Ejemplo…………………………………………………………. Memorándum.………………………………………………… ¿Qué es?.............................................................................. ¿Cómo se hace?................................................................... ¿Para qué sirve?................................................................... Ejemplo…………………………………………………………. Conocimiento…………………………………………………. ¿Qué es?.............................................................................. ¿Cómo se hace?................................................................... ¿Para qué sirve?................................................................... Ejemplo…………………………………………………………. Constancia……………………………………………………. ¿Qué es?.............................................................................. ¿Cómo se hace?................................................................... ¿Para qué sirve?................................................................... Ejemplo…………………………………………………………. Circular………………………………………………….……… ¿Qué es?.............................................................................. ¿Cómo se hace?................................................................... ¿Para qué sirve?................................................................... Ejemplo…………………………………………………………. Solicitud……………………………………………………….. ¿Qué es?.............................................................................. ¿Cómo se hace?................................................................... ¿Para qué sirve?................................................................... Ejemplo………………………………………………………….

1 2 2 2 3 3 3 4 4 4 4 5 6 6 6 7 7 8 8 8 8 8 9 9 9 9 9 10 10 10 10 11 11 11 11 12 12 12 12 13 13 13

43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. 55.

Nota…………………………………………………………….. ¿Qué es?.............................................................................. ¿Cómo se hace?................................................................... ¿Para qué sirve?................................................................... Ejemplo…………………………………………………………. Hoja de Vida Currículum Vitae…………………………… ¿Qué es?.............................................................................. ¿Cómo se hace?................................................................... ¿Para qué sirve?................................................................... Ejemplo…………………………………………………………. Conclusiones…………………………………………..………. Recomendaciones……………………………………………. Bibliografía……………………………………………………..

INTRODUCCIÓN

El siguiente trabajo contiene Documentos de redacción y correspondencia o documentos administrativos, como lo son: el Acta, la Certificación, Oficio, Memorándum, Conocimiento Constancia,

Circular,

Solicitud,

Nota,

Hoja

de

Vida

Currículum Vitae. En todos los documentos se describen los siguientes aspectos bien detallados y definidos: ¿Qué es? ¿Cómo se Hace? ¿Para Qué Sirve? Y también aparecen ejemplos de cada uno de ellos.

14 14 14 14 14 15 15 15 15 15 17 18 19

I.

ACTA

1. ¿Qué es? Es un escrito donde se hace una relación detallada de lo tratado y acordado en una reunión, asamblea, junta, sesión o acto de importancia. Para Editora Educativa existen dos tipos de actas: Actas Notariales: Son documentos fehacientes extendidos por un notario con fe pública. Actas Corrientes: Son las extendidas por un secretario. Estas se redactan con un plan establecido para el desarrollo de la asamblea, reunión, junta o acto especial. Generalmente el plan establecido se le llama AGENDA y es como la siguiente: a) b) c) d) e) f)

Bienvenida Motivo de la Asamblea Informe de comisiones Puntos a tratar Propuestas y discusiones Puntos varios

2. ¿Cómo se Hace? Las actas deben recoger la información de manera detallada, completa y clara, para que se puedan localizar fácilmente los contenidos.

El acta debe dejar constancia de todo lo acaecido en el transcurso de una reunión, y en ella es importante reflejar cualquier contraste de opiniones. Además, hay dos principios fundamentales que deben tenerse en cuanta para elaborar un acta: 

La coherencia: Consiste en mantener la uniformidad al hacer referencia a las personas implicadas; por ejemplo, no debe mencionarse primero a una persona por su nombre y después por su cargo, sino que ha de hacerse de forma homogénea.



La objetividad: Consiste en mantener la imparcialidad al describir los hechos y a las personas implicadas en la reunión. Deben evitarse, por tanto, los términos que impliquen apreciaciones subjetivas.

Partes de un Acta a) Número de Acta: Este es correlativo al año según las actas escritas. Ejemplo: Acta No. 03-2011. b) Presentación o Introducción: Aquí se escriben los datos generales, lugar, hora de inicio, día, personas que intervienen. Las fechas y horas se escriben en letras, en el caso de direcciones y números de nombramientos y otros documentos, estos sí se escriben en números. c) Cláusula o Cuerpo del Acta: aquí se anotan los puntos importantes tratados, escribiéndolos en letras y números ordinales (Primero, Segundo, etc.), en forma detallada y clara. d) Cierre del Acta: Aquí se detalla el lugar y hora de finalización de la asamblea o reunión. e) Firmas y sellos: Los que intervienen en la asamblea o reunión firman aceptado todo lo que en ella está escrito, a los acuerdos que llegaron ratificándolos con su firma, así como el sello de la autoridades que participaron en la reunión. 3. ¿Para qué Sirve? Sirven de constancia, resumen y recordatorio para todos los implicados en un determinado asunto. El libro de actas debe ser autorizado por el jefe inmediato superior o autoridad competente. 4. Ejemplo Acta No. 5 – 2011 En el Caserío Los Encuentros, municipio de San Miguel Chicaj, departamento de Baja Verapaz a las quince horas con treinta minutos del día domingo catorce de agosto del año dos mil once; reunidos en el local que ocupa El Instituto Nacional de Educación Básica Telesecundaria, el Señor Director Walter Oses Ortíz Sis, Profesor René Morales, Profesor Pablo Marroquín, el Señor Marcos Milián, presidente del Consejo Comunitario de Desarrollo (COCODE), para dejar constancia de lo siguiente: - - - - - - - - - - - - - - - - -

PRIMERO: El Director dio la bienvenida a los profesores y al presidente del COCODE y les dio a conocer el motivo de la reunión. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - SEGUNDO: EL Director solicitó el apoyo del COCODE para celebrar las fiestas patrias que se aproximan y pidió que en común acuerdo con la comunidad se definieran las actividades que se realizan el catorce y quince de septiembre. El señor presidente del COCODE manifestó que en común acuerdo con sus compañeros proporcionarán un refrigerio para todos lo que asisten en día quince en la actividad cívica y se comprometió reunir a la comunidad para llegar a mas acuerdos. - - - - - - - - - - - - - - - - TERCERO: EL Señor Director manifestó sus sinceros agradecimientos por la presencia de los presentes y por los compromisos del presidente del COCODE. No habiendo más que hacer constar se da por finalizada la presente en el mismo lugar y fecha de su inicio, a las dieciséis horas con treinta minutos. Firmando para constancia los que en ella intervenimos. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -----5. ¿Qué debo hacer si me equivoco? Cuando se fracciona un acta y se comete un error, no se debe borrar o echarle corrector de papel o mucho menos rayarla e iniciar una nueva. Existe forma de cómo realizar correcciones en caso de cometer errores y a ellas se les llama ENMIENDAS. Dentro de las enmiendas podemos mencionar lo siguiente: Testado: Esto se da cuando el que suscribe un acta se equivoca al escribir un dato o se escribe una palabra que no era. Al final del acta se escribe para aclarar, la palabra “Omítase lo testado” que significa no leer. Entrelineado: Se utiliza cuando se omitió o se olvidó algún dato, o se testó algo. Se escribe en medio de las líneas corrigiendo las palabras, o escribiendo lo que se olvidó. Al final para aclarar se escribe para aclarar, “omítase lo testado. Léase entre líneas” y se escribe la palabra, si fueran varios testados se escriben todas las palabras que se corrigieron. Las anteriores enmiendas se escriben en al acta antes de escribir “…firmando para constancia los que en ella intervenimos.” Otro si: Esto se escribe cuando ya se cerró el acta y se olvidó anotar un punto importante y que no fue incluido y se considera necesario dejarlo anotado. Lo que procede es lo siguiente: firman todos los participantes, después de la firmas se escribe Otros Si y allí se anota lo que se desea, luego se vuelve a firmar.

II.

CERTIFICACION

1. ¿Qué es? Es un escrito que testimonia algunas circunstancias especiales, ya que se copia literalmente la información deseada que se encuentra en un libro u otro documento. 2. ¿Cómo se Hace?

En el caso de la certificación de actas, se copia literalmente el acta suscrita en un libro de actas. Para ello debe incluirse en la primera parte los datos del libro donde aparece tales como: no. Del Libro, folios, autoridad o cargo de quien la certifique. Luego se copia el acta literalmente hasta los nombres y los sellos de las personas que intervinieron en ellas. Al final se coloca el lugar y fecha donde se ha certificado el acta, firma y sello de quien la certificó. El encabezado y final de la certificación se escriben con mayúsculas y renglón abierto y la copia textual del acta entre comillas y renglón cerrado. Los puntos se copian de corrido a manera de no dejar espacio. Si certificamos un acata que tenga enmiendas no las copiamos en ellas, sino que la copiamos ya corregida. Si un acta tiene Otro Si lo colocamos después del último punto. Luego se escriben los nombres de las firmas legibles, cuantas firmas ilegibles, huellas digitales si hay y qué sellos aparecen. Las certificaciones también se pueden extenderse cuando se extravía un certificado y en este caso es necesario tener a la vista los cuadros de evaluaciones finales (cuadros MED-B) en lugar del libro de actas. Cuando un acta es muy grande se puede certificar sólo el punto en el que un tiene interés y no todo el acta. 3. ¿Para qué Sirve? Este documento sirve para afirmar o certificar que se da por cierto o realizado, que existe, o que es así en la realidad los hechos que se describen en ella. 4. Ejemplos Certificación de Acta EL INFRASCRITO DIRECTOR DEL INSTITUO NACIONAL DE EDUCACIÓN BÁSICA TELESECUNDARIA, DEL CASERIO LOS ENCUENTROS, MUNICIPIO DE SAN MIGUEL CHICAJ, DEPARTAMENTO DE BAJA VERAPAZ, CERTIFICA: HABER TENIDO A LA VISTA EL LIBRO DE ACTAS NUMERO DOS (2), QUE SE LLEVA EN ESTE ESTABLECIMIENTO, EN EL CUAL A FOLIOS CINCO (5) Y SEIS (6)

SE

ENCUENTRA LA QUE COPIADA LITERLAMENTE DICE: - - - - - - - - - - - - - - - - - - - “Acta No. 5 – 2011. En el Caserío Los Encuentros, municipio de San Miguel Chicaj, departamento de Baja Verapaz a las quince horas con treinta minutos del día domingo catorce de agosto del año dos mil once; reunidos en el local que ocupa El Instituto Nacional de Educación Básica Telesecundaria, el Señor Director Walter Oses Ortíz Sis, Profesor René Morales, Profesor Pablo Marroquín, el Señor Marcos Milián, presidente del Consejo Comunitario de Desarrollo (COCODE), para dejar constancia de lo siguiente: PRIMERO: El Director dio la bienvenida a los profesores y al presidente del COCODE y les dio a conocer el motivo de la reunión. SEGUNDO: EL Director solicitó el

apoyo del COCODE para celebrar las fiestas patrias que se aproximan y pidió que en común acuerdo con la comunidad se definieran las actividades que se realizan el catorce y quince de septiembre. El señor presidente del COCODE manifestó que en común acuerdo con sus compañeros proporcionarán un refrigerio para todos lo que asisten en día quince en la actividad cívica y se comprometió reunir a la comunidad para llegar a mas acuerdos. TERCERO: EL Señor Director manifestó sus sinceros agradecimientos por la presencia de los presentes y por los compromisos del presidente del COCODE. No habiendo más que hacer constar se da por finalizada la presente en el mismo lugar y fecha de su inicio, a las dieciséis horas con treinta minutos. Firmando para constancia los que en ella intervenimos. - - - - - - - - - - - - - - -” Y

PARA LOS USOS LEGALES QUE AL INTERESADO CONVENGA, EXTIENDO,

SELLO Y FIRMO LA PRESENTE FIELMENTE CONFRONTADA CON SU ORIGINAL, EN UNA HOJA TAMAÑO CARTA CON UNA COPIA, EN EL CASERIO LOS ENCUENTROS, MUNICIPIO DE SAN MIGUEL CHICAJ, DEPARTAMENTO DE BAJA VERAPAZ EL QUINCE DE AGOSTO DEL AÑO DOS MIL ONCE.- - - - - - - - - - - - - - - -

f. ______________________ Prof. Walter Oseas Ortíz Sis DIRECTOR

SELLO

Certificación de Estudios El infrascrito Director del El Instituto Nacional de Educación Básica Telesecundaria, del Caserío Los Encuentros, municipio de San Miguel Chicaj, departamento de Baja Verapaz, CERTIFICA: Haber tenido a la vista los Cuadros de Registro de Evaluaciones, correspondiente al Ciclo Escolar 2010, en donde consta que el alumno: Ramiro de León Carpio cursó, el grado de Segundo Básico en este establecimiento, con las siguientes calificaciones: Idioma Español: ochenta (80), Aprobado; Matemáticas: sesenta (60), Aprobado; Ciencias Sociales: setenta (70), Aprobado; Expresión Artística: ochenta (80), Aprobado; Idioma Extranjero: setenta (70), Aprobado; Física: setenta y cinco (75), Aprobado; Química: sesenta (60), Aprobado y Educación Física: ochenta y cinco (85), Aprobado. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Y para los usos que al interesado convenga, extiendo, sello y firmo la presente, en una hoja de papel bond, en el Caserío Los Encuentros, municipio de San Miguel Chicaj, departamento de Baja Verapaz, el tres de enero del año dos mis once. - - - - - - - - - - - - - -

SELLO

f. ______________________ Prof. Walter Oseas Ortíz Sis DIRECTOR

III.

OFICIO

1. ¿Qué es? Es un documento de carácter oficial que se utiliza para establecer comunicación entre las instituciones estatales y particulares El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de más alta jerarquía. 2. ¿Cómo se Hace? Un oficio de redacta o se estructura de esta manera:  Número de registro y Referencia: esta se debe escribir al lado superior derecho de uno. El número de oficios depende del número de oficios enviados, al igual que las actas y conocimientos son numeradas. Ejemplos: Oficio No. 0202009; Oficio No. 001-2010 y Oficio No. 004-2011. La referencia consiste en las iniciales de quien lo escribió con minúscula y de quien lo firma con mayúscula, no importa quién primero y quién después, aunque se acostumbra quien lo escribió primero y quien lo firma después, según el rango. Ejemplo: El CTA Lic. Ramírez Rosales Guerra envía un oficio y su Secretaria Josefa Lorena Morales Sis lo escribe, la referencia va así: Oficio No. 15-2011 Ref. jlms/RRG

   

Destinario: a quien va dirigido. Contenido: Aquí incluye saludo o entrada, motivo y cierre o despedida. Firma y Sello: de la persona que lo envía y sello del cargo e institución que representa. Identificación: Nombre y cargo de la persona que firma.

3. ¿Para qué Sirve? Esta correspondencia sirve para: Informar, Invitar, Pedir o Remitir. En otras palabras diremos que proporciona información oficial de una institución a otra, de subalterno a jefe y viceversa. El oficio de define en dos niveles: Nivel Externo, es decir, fuera de una institución; y Nivel Interno, dentro de ella. A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquellos que ocupan cargaos directivos.

A nivel interno, enlazan a los que desempeña funciones de dirección dentro de una entidad o institución. 4. Ejemplo El Instituto Nacional de Educación Básica Telesecundaria, Caserío Los Encuentros, San Miguel Chicaj, Baja Verapaz Oficio No. 16-2011 Ref. enls/WOOS Caserío Los Encuentros, 22 de julio del 2011 Profesor Juan de la Cruz de León Aldea San Francisco San Miguel Chicaj, B.V. Atentamente informo a usted que su solicitud de permiso para el día lunes 25 al día viernes 29 de los corrientes está autorizado. Por lo que le solicito que presenta sus constancias medicas después de su regreso. Sin otro particular me suscribo de usted, atentamente.

f.___________________ Prof. Walter Oseas Ortíz Sis DIRECTOR

SELLO

c.c. Archivo

IV.

MEMORÁMDUM

1. ¿Qué es? Es el instrumento en donde se anotan las cosas que deben hacerse en determinado ocasión o día. El memorando es un documento de carácter interno, porque solamente se difunde dentro de una institución o empresa. Establece comunicación entre todos los trabajadores de una institución o empresa, al margen de su nivel o jerarquía, por la aplicación de los principios de simplificación administrativa y racionalización de recursos. Por ejemplo, entre el gerente y su secretaria, y viceversa; entre el director de un colegio y un profesor de aula, y viceversa o entre gerentes o jefes del mismo nivel. 2. ¿Cómo se Hace? Para elaborar un memorándum se debe tomar en cuenta lo siguiente:

    

Destinario: Persona a quien se envía. Remitente: Persona quién lo envía. Asunto: Mensaje que se envía. Lugar y Fecha: Dónde y cuándo es cursado. Firma y Sello: Del remitente

Es un documento simplificado de uso muy difundido en los organismos dependientes del estado y en las entidades del sector privado. Es flexible y práctico, breve y directo. La palabra memorándum significa: “cosas que debe tenerse en la memoria” 3. ¿Para qué Sirve? Se utiliza para hacer un recordatorio individual o colectivo de temas o asuntos con la finalidad de no olvidarlos u omitirlos. Es utilizado en algunos casos con las mismas funciones de una circular sólo que en lugar de informar e hace un recordatorio. 4. Ejemplo A: Jorge Agustín Oswaldo Reyes De: Walter Oseas Ortíz Sis Asunto: Entrega de Cuadros de Registros de Evaluación de Bimestre Lugar y Fecha: Los Encuentros, 134de agosto de 2011 Le recuerdo que los cuadros de registro de evaluaciones del primer bimestre deberán ser entregados a la secretaría a más tardar el lunes 22 de agosto del año en curso, para poder llenar tarjetas y hacer la entrega a los padres de familia.

SELLO

Prof. Walter Oseas Ortíz Sis

V.

CONOCIMIENTO

1. ¿Qué es? Es un documento breve que se redacta con la finalidad de dejar constancia de alguna situación, actividad o decisión, dejando de esta forma plasmada la responsabilidad de quienes intervienen. 2. ¿Cómo se Hace? En cada establecimiento educativo generalmente existe un libro de conocimientos, los cuales son numerados según el orden en que se redacta. Puede hacerse de dos formas: numerados del uno en adelante o del uno en adelante y cada año se inicia con el uno. Para redactar un conocimiento debe llevar el número de conocimiento, lugar, nombre de las personas que intervienen, los datos, situaciones, actividad o decisión, al final la fecha y la firma y los sellos de los que intervienen.

3. ¿Para qué Sirve? Sirve para dejar constancia de alguna situación, actividad o decisión. Los conocimientos pueden ser de diferentes índoles según el motivo o intención con que se redacta: De entrega de Correspondencia, De Entrega de Materiales, Disciplinario, Etc. 4. Ejemplos

Conocimiento de entrega de Materiales Conocimiento No. 02 – 2011 En la presente fecha se hace entrega al Director del El Instituto Nacional de Educación Básica Telesecundaria, del Caserío Los Encuentros, municipio de San Miguel Chicaj, departamento de Baja Verapaz; Profesor Walter Oseas Ortíz Sis, los siguientes materiales: dos pizarras fornica, dos cátedras y dos sillas, para uso del personal docente del establecimiento. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - San Miguel Chicaj, B. V., 5 de enero del 2011. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

f. ______________________ Prof. Walter Oseas Ortíz Sis DIRECTOR

SELLO

f. __________________ Lic. Juan José Ramírez PLAN INTERNACIONAL

Conocimiento Disciplinario

Conocimiento No. 07 – 2011

SELLO

En la presente fecha se deja constancia de que el alumno: Fredy Darío Zumpango, agredió física y verbalmente a su compañero Juan Xitumul, por lo que se le hizo una llamada de atención, notificándole a su mamá Xiomara Reyes; por lo que se le recomienda que esta situación no se repita en el futuro, al contrario se procederá a faccionar el acta de suspensión. . - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

San Miguel Chicaj, B. V., 15 de junio del 2011. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Enterada

SELLO

f. ______________________ Prof. Walter Oseas Ortíz Sis DIRECTOR

VI.

f. ______________________ Xiomara Reyes Mamá

CONSTANCIA

1. ¿Qué es? La constancia al igual que la certificación tiene la intención de testimoniar algunos datos o circunstancias especiales, tales como el comportamiento, enfermedad, etc. 2. ¿Cómo se Hace? Esto debe ser un escrito breve, debe tener claridad y orden. Al igual que la certificación lleva un encabezado y final, solo que aquí no es necesario hacer con mayúscula ni a renglón abierto. Pueden hacerse en papel español o en papel corriente. 3. ¿Para qué Sirve? Este documento sirve para hacer constar los datos o circunstancias especiales.

4. Ejemplo El infrascrito Director del El Instituto Nacional de Educación Básica Telesecundaria, del Caserío Los Encuentros, municipio de San Miguel Chicaj, departamento de Baja Verapaz, HACE CONSTAR: Que el alumno Otto Pérez Molina, estudió el nivel básico en este establecimiento, tiempo en cual siempre se le observó Muy Buena Conducta, dentro el establecimiento y en todas las actividades extra-aula. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Y para los usos que al interesado convenga, extiendo, sello y firmo la presente, en una hoja de papel bond, en el Caserío Los Encuentros, municipio de San Miguel Chicaj, departamento de Baja Verapaz, el tres de enero del año dos mis once. - - - - - - - - - - - - - -

SELLO

f. ______________________ Prof. Walter Oseas Ortíz Sis DIRECTOR

VII.

CIRULAR

1. ¿Qué es? Es un escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias personas a quienes por igual interesa". La circular es un escrito que por igual se emplea en la tramitación de asuntos oficiales, mercantiles o industriales. El estilo en la redacción de la circular ha de adecuarse al modelo de la carta, sobresaliendo en su redacción la claridad y la sencillez ya que se trata de escritos destinados a personas de muy diverso nivel. 2. ¿Cómo se Hace? Para redactar una circular debe atenderse la siguiente estructura:  Lugar y Fecha: De dónde es redactada  Destinario: Persona(s) a quien va dirigido  Nombre, cargo o institución de quien la envía  Asunto, motivo por el cual es objeto, es decir razón por la que es redactada  Nombre(s), cargo(s) de las personas que la envían.  Firma(s) de la o las personas que la envían  Firmas de enterados o enteradas a quienes va dirigida la circular.  Sello o sellos de la o las instituciones.

3. ¿Para qué Sirve? La función de un circular es la de informar de algún suceso, recordarlo o dar a conocer una decisión u orden. Las personas que reciben la circular deben firmar de enterados para tener un respaldo de que sí se informa en el caso de incumplimiento. 4. Ejemplo San Miguel Chicaj, B. V. 15 de agosto de 2011 A: Personal Docente De: Dirección Es un agrado dirigirme a ustedes deseándoles bienestar y a la vez informarles lo siguiente: el día miércoles 18 de los corrientes a partir de a las 8:00 horas en el Salón Municipal, se realizará un taller, para lo cual ruego su presencia y puntualidad. Favor de firmar de enterados. Sin otro particular me suscribo de ustedes, atentamente. f. ______________________ Prof. Walter Oseas Ortíz Sis DIRECTOR Nombre

SELLO

Firma de Enterado

__________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________

VIII.

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SOLICITUD

1. ¿Qué es? Es un documento por medio del cual el (los) interesados piden a quien corresponda se les proporcione un bien o servicio. Hay dos clases de solicitudes: 

Solicitud individual: sirve para gestionar la atención de un derecho en forma individual. Si una medida administrativa afecta a dos o más personas por igual, estas deben presentar su solicitud por separado.



Solicitud colectiva: se utiliza para pedir la atención de un derecho que se considera de interés colectivo. Recibe el nombre de ¨memorial¨.

2. ¿Cómo se Hace? Para redactar una solicitud debe atenderse la siguiente estructura:  Destinatario: En donde se debe anotar: tratamiento y cargo, profesión y nombre, dirección y lugar.  Generalidades de la Solicitud, datos como: Nombre, residencia, edad, estado civil.  Exposición de motivos: Plantear la o las razones que motiva dicha solicitud.  Petición: Aquí se pide o solicita el favor, bien o servicio que se desea.  Cierre: Se realiza con una despedida cordial.  Lugar y fecha: Dónde y cuándo fue redactado el documento.  Nombre(s), firma(s): De las personas que hacen la solicitud 3. ¿Para qué Sirve? Para exponer las necesidades de una organización y/o de una entidad y para que el o los interesados sean beneficiados con un bien o servicio. 4. Ejemplo

CONSEJO COMUNITARIO DE DESARROLLO CASERÍO LOS ENCUENTROS, SAN MIGUEL CHICAJ B. V. Martes 02 de agosto de 2011 EMILIO BOLVITO CALATE ALCALDE MUNICIPAL SAN MIGUEL CHICAJ, B. V. Por medio de la presente cordialmente le saludamos, esperando que sus labores cotidianas sean realizadas con muchos éxitos. El motivo de la presente es para manifestarle que en nuestra comunidad no contamos con suficiente alumbrado público y vemos que es una necesidad para los habitantes de nuestra comunidad y las aledañas, por esa razón, con todo respeto le solicitamos: que nos proporcione 10 fotoceldas y 10 focos para poder cubrir esta gran necesidad en nuestra comunidad. Esperamos contar con lo solicitado, agradecemos la atención prestada a la presente, nos suscribimos de usted muy atentos. Atentamente;

Silvia Noemí Sis Sis PRESIDENTA COCODE

Joaquín Danilo Sis Rodríguez SECRETARIO COCODE

IX.

NOTA

1. ¿Qué es? Es un documento por medio del cual se solicita un bien o servicio, se informa algún acontecimiento o situación. 2. ¿Cómo se Hace? Se hace a base de la siguiente estructura:  Lugar y fecha donde fue redactada  Destinario, persona a quien va dirigida  Saludo o preámbulo  Petición, solicitar lo que se desea  Exposición, presentación de motivos, justificación de por qué se solicita algo y por qué.  Cierre, despedida cordial  Firma y sello de quien la remite. 3. ¿Para qué Sirve? Generalmente es utilizado internamente e un establecimiento para solicitar permiso o para rendir algún informe o disculpa por falta. 4. Ejemplo CASERIO LOS ENCUENTROS SAN MIGUEL CHICAJ BAJA VERAPAZ 07 de abril de 2011 COMITE DE AGUA POTABLE CASERIO CHILAJON Por este medio les saludo cordialmente, que las bendiciones de Dios sea con cada uno de ustedes y en la labor que realizan. Con todo respeto les solicito que me autoricen el servicio del agua el día 22 y 23 de abril del presente año, ya que estaré realizando una actividad y es una necesidad tener este servicio durante esos dos días. En espero su comprensión, les agradezco de antemano la atención prestada a la presente, me suscribo de ustedes muy atento. Atentamente,

f._______________________ Rigoberto Ortíz Ortíz

X.

HOJA DE VIDA O CURRICULUM VITAE

1. ¿Qué es? Es el resumen de todas las actividades realizadas por una persona, es su paso por la vida, hasta el día que las redacta. En él reúne toda la información, detallando fechas, lugares, nombres de los eventos, patrocinadores de los mismos y sobre todo copia o fotocopia de los documentos que acreditan lo expuesto en el currículum. 2. ¿Cómo se Hace? Se hace a base de la siguiente estructura:  Datos Personales: Se refiera a los datos particulares de la persona, fecha de nacimiento, edad, sexo y otros.  Estudios Realizados: Incluye todos los estudios realizados desde la educación pre-primaria o primaria, según el caso, con nombre del establecimiento y fechas.  Trabajos desempeñados: Se anota la experiencia laboral, dependencia y año en que se realizó.  Cursillos, talleres y capacitaciones: Se detalla lugar, fecha, nombre del evento y patrocinadores.  Proyección y comunidad: Todas aquellas actividades que son de beneficio comunitario, social y deportivo.  Méritos obtenidos: Logros significativos como medallas, trofeos, galardones y otros.  Lugar y fecha  Firma 3. ¿Para qué Sirve? Este documento sirve para acreditar los logros, capacidad y experiencias de la persona. Sobre todo es útil para la obtención de empleo o escalafones. 4. Ejemplo I. DATOS PERSONALES: APELLIDOS: Ortíz Sis. NOMBRES: Walter Oseas. FECHA DE NAC IMINETO: 14 de septiembre del año 1988. LUGAR DE NACIMIENTO: Aldea San Francisco, San Miguel Chicaj, Baja Verapaz. DIRECCIÓN PARTICULAR: Caserío Los Encuentros, San Miguel Chicaj, Baja Verapaz. SEXO: Masculino. ESTADO CIVIL: Casado PROFESIÓN: Maestro de Educación Primaria Rural. NUMERO DE NIT.: 6049212-0 IDIOMAS QUE DOMINA: Achi y Castellano EDAD: 22 años.

CEDULA DE VECINDAD No. ORDEN: Ñ-15. REGISTRO: 22 619 DPI: 1896 59017 1502 NUMERO DE TELÉFONO: 40407799 II. ESTUDIOS REALIZADOS: EDUCACIÓN PRE-PRIMARIA: Escuela Oficial Rural Mixta Aldea San Francisco, San Miguel Chicaj, Baja Verapaz. 1996. EDUCACION PRIMARIA: Escuela Oficial Rural Mixta Aldea San Francisco, San Miguel Chicaj, Baja Verapaz. 1º. A 6º. 1997 – 2002. EDUCACIÓN BÁSICA: Instituto Mixto de Educación Básica Por Cooperativa, San Gabriel Pantzuj, B. V. 1º. A 3º. 2003 – 2005. MECANOGRAFÍA, BÁSICO Y LIBRE: Academia de Mecanografía Comercial “EBBEN-EZER”, Aldea San Gabriel. 2003-2004 EDUCACIÓN DIVERSIFICADO: Escuela Normal Rural No. 4 “Dr. Elizardo Urizar Leal” 4º. A 6º Magisterio. 2006-2008. ACTUALMENTE, ESTUDIANTE EN LA UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA, CUNOR, EXTENSIÓN SAN MIGUEL CHICAJ, BAJA VERAPAZ. CURSANDO: Profesorado en Enseñanza Media en Pedagogía y Técnico en Administración Educativa con Orientación en el Medio Ambiente. Con veinticinco cursos aprobados. III. CURSILLOS, TALLERES Y CAPACITACIONES RECIBIDOS: 1. CURSO, Corte y Confección. INTECAP. 2000 2. CAPACITACIÓN: Voluntarios. PLAN INTERNACIONAL. 2006. 3. TALLER, “Emprendedores”, PLAN INTERNACIONAL. 2008. 4. CURSO. “Técnico Operador de Computadoras Windows XP, Paquete Office e Internet. 2008. 5. CAPACITACION. Metodología y Aspectos Técnicos y Administrativos. CONALFA. 2009. IV. MERITOS OBTENIDOS: 1. DIPLOMA DE RECONOCIMEINTO, por participar en el IV Encuentro Interprogrmas de Niñez y Juventud, Alianza, 2000. 2. DIPLOMA DE RECONOCIMEINTO, sexto lugar en rendimiento escolar. 2004 3. DIPLOMA. Alumno Distinguido. 2008 4. RECONOCIMIENTO. Por la práctica de los más altos valores académicos, sociales y humanos puestos de manifiesto en la realización del Proyecto Investigación acción del curso de Seminario. 2008 Caserío Los Encuentros, San Miguel Chicaj B. V., 02 de febrero 2010.

f.___________________ Walter Oseas Ortíz Sis.

CONCLUSIONES 

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La redacción y la correspondencia cumplen una función muy importante dentro de las instituciones educativas, son también la base de la comunicación, vital para el buen funcionamiento de toda empresa. Es muy necesario para los docentes conocer cada uno de los documentos que se manejan en los establecimientos educativos, y no solo conocer, sino saber cómo manejarla, redactarla, lo que debe contener y una serie de aspectos necesarios. Los documentos principales que debemos manejar los docentes es la reacción de actas y el conocimiento, ya que podemos fungir como directores en cualquier momento de nuestra labor. El uso de lenguaje sencillo, breve y clara ayuda a entendernos más, y se le facilita al redactor extender cualquier documento en cualquier instante. Como docentes, estos documentos son parte de nuestras herramientas diarias que utilizamos en los establecimientos.

RECOMENDACIONES

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Utilice adecuadamente estos documentos en todos los momentos necesarios, ya que así también se evitan problemas con otras personas.

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No escriba nada si no es necesario en cualquier documento, ya que cada uno de estos cumplen una función y debemos de aprovecharlos.

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Aproveche al máximo la función de cada documento, atienda a los lineamientos que se dan en este trabajo.

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Organice bien sus ideas y utilice palabras sencillas a la hora de redactar cualquier documento, así los que lean estos lo entiendan y lo respeten.

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Haga uso de estos documentos, así dejará constancia de todos los hechos, casos especiales o circunstancia y así evitará problemas.

BIBLIOGRAFÍA

1. Guatemala, Ministerio de Educación. SIMAC. S.f. Manual Operativo del Director Escolar Nivel Primario. Compilación de Miguel Ángel Chacón. Guatemala, s.n. 51p. 2. Alvarado Mendoza, Rufino, María del Carmen Donis Estrada de Castellanos. S.f. Redacción y Correspondencia I y II. Corr. Y Aum. En redacción moderna. Guatemala, America Central. Editorial ESCAR. 3245p.

EGRAFÍA

1. http://www.mailxmail.com/curso-ortografia-redaccion/ 2. http://www.monografias.com/trabajos82/los-documentos-administrativos/losdocumentos-administrativos2.