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• Edwin Raxtun

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CORRESPONDENCIA OFICIAL

Partes A.- Membrete: Indica el ministerio, repartición, servicio, departamento, etc. B.- Clasificación y número de orden C.- Antecedentes ( ANT ) D.- Lugar y Fecha de emisión E.- Materia (Mat) Corresponde a una síntesis, contenido. F.- Lugar y fecha de emisión. G.-Preposición "DE". Indica la autoridad que emite el documento. H.- Preposición "A". Indica la autoridad a quien se dirige. I.- Contenido. Está estructurado en párrafos numerados que corresponde. J.- Frase de saludo o pérdida: Saluda a Ud., Saluda Atte. K.- Inclusos adjuntos: detalla los datos que acompañan. M.- Pie de firma: debe contener un nombre y dos apellidos (todo con mayúsculas) profesión, especialidad o categoría del firmante. Cargo que desempeña. Timbre. N.- Iniciales de responsabilidad. L.- Distribución: Indica la destinación del original y de cada una de las copias.

Ejemplo

Departamento Provincial de Educación Curicó

ORD. Nº 02232 ANT.: Oficio 02229 / 01 de Octubre 2011 MAT.: Postergación clases Cuartos Medios Curicó, 24 de Octubre 2011

DE: Carlos Azocar Cabello Jefe Departamento Provincial de Educación, Curicó A: Luis Flores Flores Director de Colegio Politécnico San José

En conjunto con el Ministerio de Educación tengo el agrado de comunicarle a usted que la Prueba de Selección Universitaria (PSU) se retrasará por los siguientes motivos: 1.- De acuerdo a las demandas estudiantiles y a las movilizaciones de estos, en estos últimos meses el Consejo de Rectores ha decidido postergar la PSU. 2.- Fue acordado en una sesión extraordinaria, por el Consejo de Rectores se decidió este jueves 06 de Octubre aplazar en dos semanas la fecha de rendición de la prueba así lo informo el Vicepresidente Víctor Pérez de Comité Ejecutivo del Consejo de Rectores (CRUCH). 3.- También la decisión se adoptó debido a que un tercio de los locales de rendiciónColegios y Universidades-no estaban disponibles para recibir a los estudiantes producto a la recalendarización de las actividades académicas, información dada por el DEMRE. 4.- De este modo, la aplicación de esta prueba se efectuará el lunes 12 y martes 13 de Diciembre, el reconocimiento de salas quedará para el domingo 11 del mismo mes. 5.- Además las dos semanas de postergación les servirá de repaso, estudio o de preparación para la Prueba de Selección universitaria. 6.- Hasta el momento, 252568 personas se han registrado en el proceso, cifra que, según indico el rector Víctor Pérez, presentaba un 90% de los inscritos del año pasado, por lo que estiman que el periodo extraordinario se alcanzara una cifra similar. Sin otro particular, le saluda atentamente,

CARLOS AZOCAR CABELLO JEFE DEPARTAMENTO PROVINCIAL DE EDUCACIÓN CURICÓ

CAC/lip/lnr DISTRIBUCION: -Sr. Director Departamento Provincial de Educación, Curicó -Sr Ministro de Educación -Sr. Vicepresidente Ejecutivo del Colegio de Rectores -Sr. Director Colegio Politécnico San José

El acta

Documento escrito en el que se hace constar la relación de lo acontecido durante la celebración de una asamblea, congreso, sesión. Documento escrito donde consta oficialmente un suceso, tratado o acuerdo en junta o reunión. Su esquema de Redacción es: A.- Membrete. B.- Título "Acta" y N° de orden. C.- Lugar y fecha de emisión. D.- Lugar y nombre de las personas que asisten. E.- Lectura del acta anterior. F.- Tabla: temas que se tratarán. Acuerdos. G.- Cierre. H.- Firma del presidente y del secretario

Ejemplo Siendo el 15 de Abril de 2013 se reunieron en la Sala de Juntas los habitantes del condominio Granjas de Balvanera para la designación de la mesa directiva que estará en funciones durante el período Mayo 2013 – Mayo 2014, bajo la Siguiente Orden del Día: Lista de Asistencia. Siendo las 16:00 horas se contó con el 20% del total de condóminos. Siendo las 16:15 horas se contó con el 30% del total de condóminos. Siendo las 16:30 horas se da inicio a la asamblea con el 55% de los condóminos. Presentación de candidatos a ocupar los puestos de Presidente, Tesorero y Secretario de la mesa directiva. Se solicita entre los asistentes que se postulen como candidatos a los puestos de forma voluntaria. Votación para elección de Mesa Directiva 2013 – 2014. Después de la votación queda establecida la nueva mesa de la siguiente forma: Presidente: Sra. Elvira Mendieta García Secretario: Oscar Urbina Montoya Tesorero: Ignacio Quevedo Rangel 4. Cierre de Sesión. Se cierra la sesión con el acuerdo de que los siguientes 15 días a partir del 16 de abril se considera la transición entre la mesa anterior y la nueva mesa para recibir la administración del condominio.

Certificación

a) Certificado: Este documento sirve como prueba de hechos o actividades que le consta a un funcionario público respecto a un subordinado o particular. Por lo cual tiene importancia desde un punto de vista legal. Lo debe emitir siempre una autoridad para que tenga validez

Su esquema de Redacción es:

A.- Membrete. B.- Iniciales de responsabilidad. C.- Palabra certificado y n° de orden. D.- Texto: Debe contener autoridad que suscribe, nombre del peticionario, hecho que atestigua y destinación del documento. F.- Lugar y fecha de emisión. G.- Nombre, firma, cargo y timbre de la autoridad.

Circular

La circular: Es un documento de uso frecuente en la Administración Pública. Su redacción es similar al Oficio. Se diferencia del oficio por cuanto es dirigido a varios destinatarios. Se redacta comúnmente en párrafos cortos, claros y precisos. Su esquema de Redacción:

A.- Membrete. B.- Título y número de orden. C.- Lugar y fecha de emisión. D.- Rubro alusivo a la materia. E.- Texto, se escribe en párrafos numerados F.- Frase de saludo. G.- Nombre, cargo y firma de la autoridad emisora. H.- Iniciales de responsabilidad. I.- Destinatarios.

Conocimiento

Partes Lugar y fecha Numero de conocimiento Descripción Nombre y firma del receptor

Modelo de un conocimiento. Yo Antonio Beltrán capitán que soy de la goleta llamada Aventuterade la matrícula de Tarragona, surta al presente en dicho puerto de Tarragona, para en la primera ocasión oportuna seguir mi viaje, Dios mediante, hasta el puerto de Sevilla en que haré mi descarga confieso haber recibido a bordo de dicha mi goleta y debajo de cubierta de la misma, de Vd. el Sr. D. Enrique Laston ochocientas cincuenta fanegas de trigo candeal de primera calidad, el todo cumplido, bien acondicionado y sin marca lo que me obligo a entregar en la misma forma con que lo he recibido, salvo los peligros y riesgos del mar a los SS. Latorre y Comp.ª del comercio de la ciudad de Sevilla o a su orden, pagándome por mi flete la cantidad de ochocientos reales de vellón efectivos y además las averías, según los usos y costumbres del mar, y al cumplimiento de lo arriba dicho, he obligado y obligo, por las presentes letras, mi persona, mis bienes y mi dicha goleta con sus dependencias; en fe de lo cual he firmado dos conocimientos de un mismo tenor, uno de ellos cumplido, los demás serán de ningun valor ni efecto.

Hecho en Tarragona a los ocho días del mes de diciembre del año mil ochocientos cincuenta y ......

Antonio Beltrán.

Cert Acta Que es Es un documento redactado durante una reunión de personas, con la finalidad de testimoniar las incidencias y los acuerdos tomados, así como también los temas tratados. Toda institución pública o privada debe llevar este documento en el llamado "LIBRO DE ACTA", el cual es muy importante porque contiene la historia y la vida de una institución certificando y dando fe legal de los actos y decisiones de una entidad o sociedad. El Libro de Acta debe estar foliado y legalizado por un Juez Instructor o por un Notario Público. La redacción del Acta le corresponde a la secretaria quien generalmente redacta el documento en borrado para después pasarla al Libro de Actas y hacerlo firmar por todas las personas asistentes a la reunión. 3. FUNCIÓN. El libro de actas es muy importante en la vida de una institución, porque certifica y da fe legal de determinados actos y decisiones de una empresa o sociedad, para su debido cumplimiento. En el se asientan todos los puntos fundamentales como testimonio verídico.

Oficio 2. CONCEPTO: Es un documento de carácter oficial utilizado por funcionarios que desempeñan cargos directivos, directores, sub directores, Jefe de Departamento de Sección, en los organismos del estado. El oficio es un documento protocolar que vincula al organismo administrativo de la más alta jerarquía. 3. FUNCIÓN: Comunica disposiciones u órdenes, hace consultas, da respuestas, remite documentos e informa. Asimismo, sirve para realizar gestiones como las de invitación, felicitación, colaboración, transcripción, agradecimiento, etc. Todas las funciones mencionadas se adscriben dentro de una finalidad cultural, deportiva, artística, profesional, política y social.

Providencia La providencia es un tipo de resolución judicial. Está regulada en el artículo 245 de la Ley Orgánica del Poder Judicial (LOPJ). Se dictan cuando tengan por objeto la ordenación material del proceso. Según la LOPJ, la fórmula de las providencias se limitará a la determinación de lo mandado y del juez o tribunal que las disponga, sin más fundamento ni adiciones que la fecha en que se acuerden, la firma o rúbrica del juez o presidente y la firma del secretario. No obstante, podrán ser sucintamente motivadas sin sujeción a requisito alguno cuando se estime conveniente.

Acuerdo Es el documento por el que se inicia un procedimiento administrativo de oficio, por ejemplo: el acuerdo de iniciación de un procedimiento sancionador. Los procedimientos se inician de oficio en los siguientes casos: cuando por propia iniciativa el órgano competente lo considera oportuno, como consecuencia de orden superior, por petición razonada de otros órganos o por denuncia. El documento debe, además, ser notificado a los posibles interesados. Resolución Las resoluciones administrativas, son las resoluciones que toma una autoridad administrativa (autoridad, que puede ser empresarial o gubernamental). Las Resoluciones administrativas se basan en las leyes, reglamentos y (en el caso de empresas) en los estatutos en las cuales esté apoyada la resolución que se comunica. Las resoluciones administrativas se dan en caso de que halla de por medio una petición, por la cual se emite la resolución administrativa a modo de resolución concerniente a dicha petición concreta referente al motivo de dicha petición.

Carta

¿Cuál es la característica y función de las cartas formales? quizá te pueda parecer extraño hacer una carta formal para comunicarte con alguien, en la era de la Internet y la telefonía móvil, lo más sencillo del mundo es enviar un correo, un mensaje o hacer una llamada.

Función de la carta formal: + Hacer algún trámite ya sea empresarial, en una institución gubernamental o educativa. + Hacer una solicitud a una persona que no se conoce Una carta formal se utiliza para tratar asuntos específicos como la realización de un trámite o una cuestión de trabajo. Debe de incluir los siguientes datos: lugar y fecha, saludo, cuerpo, despedida y nombre y firma de quien escribió la carta.

Circular

Una circular es un comunicado que tiene la función de informar a personas de un círculo o lugar determinado. Su uso se puede aplicar a casi cualquier asociación, pero es en sentido directo usado en asociaciones empresas, gobiernos, escuelas etc. Son textos breves que informan en términos generales eventos, circunstancias o hechos, en fin comunicados que se deben de tomar en consideración. Las circulares son una de las mejores herramientas para comunicar noticias. Hoja de vida

La hoja de vida es la carta de presentación del aspirante, el primer y probablemente único contacto que lleguen a tener la mayoría de los candidatos con la empresa que quieren que los reclute. Esto le confiere a la hoja de vida una gran relevancia, puesto que en ella deberemos condensar la información más importante de nuestra historia laboral para poder presentarnos adecuadamente ante una empresa. Constancia La constancia es un documento cuyo fin es probar un hecho realizado, expedido por autoridad competente a petición del interesado. En el ámbito escolar es muy común que se nos solicite una constancia de estudio para realizar algunos trámites. En el ámbito bancario se nos puede solicitar una constancia de pago para comprobar la solvencia económica.

El memorándum es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carácter administrativo a personas de una empresa, institución o dependencia de gobierno. Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta. También hay formatos que llevan impreso el nombre de MEMORANDUM. (El plural de la palabra es variable y todos son correctos Memoranda, Memorándums, Memorandos o Memorándumes).

Ejemplo oficio

CONCEPTOS GENERALES CIBER@CENTRO Jr. Simón Bolivar 480 Huaraz-Ancash Telef. 426768/426476

"AÑO DEL CENTENARIO DE MACHU PICCHU PARA EL MUNDO" Huaraz, 31 de Octubre de 2011. Señor: Alfredo Vera Arana Alcalde del Distrito de Independencia Huaraz CIUDAD. ASUNTO: Invitación a la Inauguración del Estadio de Los Olivos. Tengo el agrado de dirigirme a usted para invitarlo a la inauguración del Estadio de Los Olivos de ésta ciudad, obra que ha sido posible gracias al aporte genereos de parte de su persona y sus representantes como también la participación desinteresada de los moradores de dicho lugar.

Dicho evento se llevará acabo el próximo 10 de noviembre del presente mes a horas 10 de la mañana en el mismo campo deportivo de Los Olivos. Esperamos contar con su presencia que dará realce a ésta ceremonia.

Es propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial consideración y estima personal. Atentamente, ......................................... ............... YOVER MONTOYA CASTILLO Director de Conceptos Generales S.A YMC/zpz.

Ejemplo de providencia administrativa: Providencia Administrativa DF-25-2013 Visto que los artículos 1 al 3 de la Ley de Telecomunicaciones vigente disponen como un derecho ciudadano el acceder en igualdad de condiciones a los servicios de telecomunicaciones y a recibir un servicio de calidad, eficiente e ininterrumpido, con excepción de las fallas que el servicio por su propia naturaleza presenta. Visto que los artículos del 1 al 5 disponen la obligación de los prestadores de servicio de telecomunicaciones a respetar los derechos de los usuarios proporcionándoles información clara, veraz y objetiva sobre las características de los productos y servicios que ofrecen. El Secretario de Comunicaciones, en el ejercicio de sus atribuciones resuelve, mediante esta Providencia Administrativa, dictar las siguientes Normas para la conexión y uso de Internet en la ciudad. Artículo I. El objetivo de estas Normas es la creación de un sistema de control de Redes, Dominios y direcciones IP. Artículo II. Esta Secretaría establecerá, mediante licitación pública, al o los proveedores que deberán prestar el servicio de Internet en la Ciudad. Artículo III. Es responsabilidad del Secretario de Obra Pública el desarrollar la infraestructura, dentro de los siguientes 4 años, para que la ciudad cuente con una red de acceso a Internet que sea gratuita y de alta calidad. Artículo IV. Para garantizar la continuidad del servicio se crea la Subsecretaria de Servicios de Internet de la Ciudad, como parte de la Secretaria de Comunicaciones. La presente Providencia Administrativa entrará en vigencia a partir de su publicación en la Gaceta Oficial de la ciudad. Comuníquese y publíquese.

Acuerdo:

El 29 de abril del 2013 se reunieron en la sala de asambleas de esta compañía los señores Licenciado Pedro de Alvarado en la calidad de Vicepresidente Corporativo y representante legal de Corporativo Argos S.A y el Ingeniero Adalberto Núñez Cazares como representante legal de Despacho de Consultores Asociados S.C., con el objeto de llegar a un consenso con respecto al estatus del proyecto de consultoría que Consultores Asociados, S.C. presta a Corporativos Argos S.A. llegando al siguiente Acuerdo: Consultores Asociados, S.C., en adelante el Proveedor, reconoce que el estado del proyecto de consultoría que está prestando no ha cubierto los estándares de calidad prometidos en el contrato inicial, y que Corporativo Argos S.A., El Cliente, no realizará ningún tipo de penalización de los establecidos en el contrato ya que el Proveedor asignará un grupo de 4 Consultores certificados en procesos de negocio, durante un período de 120 días calendario para atender el proyecto contratado por el Cliente sin ningún cargo adicional. Firman este acuerdo los representantes legales de ambas partes. Licenciado Pedro de Alvarado Vicepresidente Corporativo Argos Ingeniero Adalberto Núñez Cazares Representante Legal Consultores Asociados, S.C.

Resolución:

Uniburger S.A de C.V Unidad de dirección de personal: Asunto: Resolución administrativa C jefe de personal presente, por medio de la presente, se le comunica la sanción del orden administrativo correspondiente al empleado e nombre Pablo Fernandez López, en relación al abuso de confianza imputable a sus actividades dentro del área de suministros, donde se ha comprobado la extracción de suministros.

Esta sanción se aplicará entre otras causas por haberse realizado en forma repetida Inocencio Justo Leal, por el hecho de haberse comido parte de la mercancía concerniente en siete raciones de papas fritas “universo Burger”, dos hamburguesas, y un refresco de ½ litro, tomados clandestinamente de las porciones preparadas para su venta a la clientela de este local, tomándose la siguiente resolución administrativa:

Tomando en consideración su manifestación de no repetir esta conducta, se le descontaran de su salario alimentos consumidos, haciéndose efectiva esta sanción rn el pago correspondiente de su nómina del mes siguiente.

Atentamente: C.Jefe de personal Jacobo Guzmán

Ejemplo de carta Ejemplo Guadalajara, 7 de Octubre de 2010 Asunto: Pedido de concurrencia a Inauguración Sr. Director Esteban Batista Alto Director Principal de la empresa Ejemplode.com S.A. Los trabajadores de la empresa Saudico S.A queremos invitarlo a Ud. y su señora a que concurra a la próxima inauguración de nuestra nueva planta de envasado. De esta forma queremos compartir con Ud. tan importante evento y agradecer todas las atenciones prestadas por su compañía. Como verá usted pronto, tan grato acontecimiento ya no es un sueño, es una legítima realidad y nos agradaría mucho que se hiciera presente con la compañía de su agrado. Posterior a la recorrida de toda la planta, se realizarán importantes eventos y shows por lo que habrán muchas sorpresas que nos gustaría compartir con todos ustedes. El espectáculo culminará con un sorteo de una original obra de arte donada por un artista de la zona y valorada en una cifra cercana a los 100.000 euros. Esperamos su grata concurrencia. Saludos cordiales. José Pedro Cebollita Representante de los trabajadores de ejemplode.com

Ejemplo Circular

León, Gto., 2 de julio de 2008 CC. GERENTES DE ZONA PRESENTE

Con fecha 10 de septiembre del año actual, toda la línea de acumuladores cambiará de diseño e infraestructura interna, conforme las especificaciones que se indican en los catálogos anexos a la presente Circular, incrementándose precios de venta aproximadamente en un 21.5%.

Lo anterior se hace del conocimiento de ustedes para que a la brevedad, distribuyan entre los concesionarios de esta Empresa los pedidos pendientes y logremos agotar antes de la fecha citada los inventarios actuales que existen en los almacenes centrales, con la finalidad de poder sacar al mercado la nueva producción. Atentamente

EL GERENTE DE PRODUCCIÓN ING. PANFILO G. ACOSTA JIMENEZ DIRECCIÓN GENERAL

Ejemplo Hoja de vida

Ejemplo 1: Datos personales Nombre y apellido: Juan Pérez Dirección: ___________ Teléfono(s):__________ Lugar y fecha de nacimiento: 21 de agosto de 1968 Edad:_____ Estado civil: Casado Documentos de Identificación:__________________ País, cuidad y estado o departamento:____________ Nivel de educación Estudios primarios (lugar, años cursados, año de inicio y finalización) Estudios secundarios (lugar, años cursados, año de inicio y finalización) Estudios universitarios (lugar, años cursados, año de inicio, finalización y título obtenido) Otros estudios (duración o intensidad y título obtenido) Idiomas (cuál o cuáles y nivel) Historia laboral Último empleo (nombre de la empresa o institución, cargo desempeñado, descripción de funciones, tiempo de servicio, fecha y motivo de retiro) Penúltimo empleo (nombre de la empresa o institución, cargo desempeñado, descripción de funciones, tiempo de servicio, fecha y motivo de retiro) Antepenúltimo empleo (nombre de la empresa o institución, cargo desempeñado, descripción de funciones, tiempo de servicio, fecha y motivo de retiro) Referencias laborales Deben ser muy breves (nombre de la empresa o institución que en la que trabajó, nombre completo de su jefe, cargo del mismo, dirección y teléfono)

Ejemplo Constancia

CONSTANCIA BANCARIA

A QUIEN CORRESPONDA:

El Banco Nacional del Ahorro S.A., Sucursal Viaducto, hace constar que el Ing. MARIO CORDERA PASTORALE, es cliente de este Banco desde hace veinte años, a quien se le han otorgado en diferentes ocasiones créditos hasta por $500,000.00, los cuales ha solventado a plena satisfacción de esta Institución.

La presente se extiende a petición del interesado a los veinte días del mes de noviembre de 2012.

EL DIRECTOR DE ATENCIÓN A CLIENTES CP. CLODOMIRO BAUTISTA SANTANDER México, D. F. a ___ de ______ de _____.

EJEMPLO DE MEMORANDUM .COM, S. A. DE C. V.

Av. Vïa Memorando 45, Col. Memorandum Del. Benito Juárez, México, D. F. C. P. 03900

Memorándum

Para: Mauricio del Moral, Director General De: Luz María Durán Asunto: Reunión de ventas El área de ventas llevará a cabo su reunión mensual el día 22 de Abril del 2008. En la reunión se discutirán los temas referentes al incremento de ventas que se ha alcanzado en el último trimestre. Es muy importante contar con su presencia. Saludos a UD. Atentamente Luz María Durán Gerente Ventas