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• Franklin Pinto

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Programa de Auditoria para el área nómina de la empresa Comidas Rápidas Nominadas SAS-Principal

Presenta: Manuela Chica Elizabeth Cristina Ortega

Asignatura: DOCUMENTACIÓN DEL TRABAJO DEL AUDITOR E INFORME DE RESULTADOS

Fundación Universitaria Del Área Andina Especialización en Revisoría Fiscal y Auditoria Forense Florencia, Caquetá 2020

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INTRODUCCION

En el presente trabajo se analizan algunos de los riesgos de carácter internos y externos que afectaron directamente el área de nómina de una determinada empresa con el fin de dar uso a la documentación que son elementos claves para el proceso de auditoría. Por lo anterior la intensión es tener la claridad de qué manera se administran cada una de la documentación registrada en las actividades que se desarrollan diariamente en una empresa u organización, teniendo en cuenta los procedimientos utilizados para la obtención de evidencias y a partir de allí producir recomendaciones, Además, el ejercicio de la Auditoria consiste básicamente en detectar oportunamente los diversos riesgos que pueden afectar a la empresa y de esta forma generar estrategias que se anticipen a ellos, con el objetivo de convertirlos en oportunidades sostenibles para la organización a fin de cumplir los objetivos estratégicos y la misión de la empresa.

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OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Verificar el procedimiento de nómina en los aspectos inherentes a: vacaciones, liquidación de seguridad social y la funcionalidad del aplicativo de nómina; así como el licenciamiento, documentación, actualización, modificación, mantenimiento, respaldo y seguridad lógica del módulo de nómina.

OBJETIVOS ESPECIFICOS  Determinar si se encuentran identificados formalmente y actualizados los procesos y procedimientos del área de nómina.  Evaluar la liquidación de la nómina mensual de la Compañía.  Verificar el seguimiento realizado por los líderes de proceso a los planes de mejoramiento suscritos durante el primer semestre

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ALCANCE

En la empresa de Comidas Rápidas Nominadas SAS, se realizó Auditoría Interna de Gestión al Proceso de Nómina, verificando la consistencia de las actividades desarrolladas en dicho proceso de conformidad al objetivo de la auditoría, bajo las técnicas de entrevista, verificación ocular y confrontación de documentos suministrados por el proceso, con el fin de detectar riegos y realizar las recomendaciones.

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HALLAZGOS  En la auditoría realizada se evidencia la falta de control en los libros contables nomina, como algunos empleados que han sido liquidados pero no se ha registrado su liquidación en el sistema.  Se evidencia que la prima de servicios no han sido pagadas en las fechas correspondientes  En los libros auxiliares de nómina no existen algunos trabajadores creados los cuales han ingresado recientemente a la empresa, sin embargo, las afiliaciones a la seguridad social se encuentran al día.  Al momento de revisar la nómina de pago se aprecia que no se ha realizado los comprobantes de egreso.

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DOCUMENTACIÓN AUDITORIA DESARROLLO DEL PROGRAMA DE AUDITORIA PARA EL ÁREA DE NOMINA PRESENTADO A LA EMPRESA COMIDAS RAPIDAS NORMANDIA SAS - PRINCIPAL

Área Sociedad: Auditoras que la ejecutan Fecha de ejecución: Fecha corte de información:  

Riesgos Identificados:    

Objetivos de la auditoría:

   

 

   

Alcance:

Nomina COMIDAS RAPIDAS NORMANDIA SAS PRINCIPAL Cristina Ortega y Manuela Chica Julio de 2020 30 de AGOSTO 2020 Sistemas de información: pocos controles de acceso, atribuciones para modificaciones y cambios de datos Error en los cálculos para los diferentes conceptos de nómina Auxiliares de nómina desactualizados

Determinar si las seguridades lógicas del aplicativo permiten conservar la integridad y confidencialidad de la información registrada allí. Asimismo, establecer la adecuada segregación de funciones entre los usuarios y el administrador del aplicativo. Evaluar la liquidación y pago de los aportes parafiscales, aportes a los fondos de pensiones y aportes a la seguridad social. Verificar la continuidad y efectividad de los controles internos ya establecidos para el área de nomina Determinar si el módulo de nómina es compatible o no, con los aplicativos y dispositivos disponibles en la Organización Establecer si existen procedimientos de respaldo que aseguren la continuidad del proceso de nómina. Determinar si la información operacional y financiera sobre los gastos de personal es fiable e íntegra

Evaluar la periodicidad, tiempos de respuesta y

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eficacia del proceso de mantenimiento realizado al módulo de nómina, así como del cumplimiento de la normatividad interna respectiva. Revisión de los procedimientos y de los sistemas de información utilizados para el registro de los datos personales de los trabajadores y la elaboración de la nómina. Verificar por medio de una muestra, el cumplimiento de la evaluación de desempeño con corte 30 de julio

 

 

Fuentes de información:

1- Gerencia 2- Nomina 3- Área Administrativa 4- Área de personal 5- Colaboradores

Validaciones realizadas:

 

 

 

 

Entrevista con empleados Revisión de los auxiliares de nomina Revisión en la existencia, actualización y utilidad del manual de usuario de la aplicación. Revisión del software donde se ejecuta el cálculo y el pago de la nómina, accesos, permisos y atribuciones. Revisión a la liquidación y pago de las cesantías a los diferentes fondos. Revisión en la liquidación y pago de los intereses de cesantías a los servidores de la entidad. Evaluación a la gestión documental del proceso de nómina. Verificación de los controles presupuestales y de gestión adecuados sobre los gastos de personal que facilite la toma de decisiones. Evaluar la liquidación y pago de los aportes parafiscales, aportes a los fondos de pensiones y aportes a la seguridad social. Verificar los controles existentes en el proceso de nómina mediante el levantamiento del flujo del proceso. Revisión de los expedientes que a nivel informático y documental mantiene RRHH de cada uno de los trabajadores con la información relativa a los empleados, como identificación, funciones, beneficios, salarios, experiencia laboral dentro de la empresa, etc.

 

Hallazgos:

Los sistemas de información son altamente vulnerables y manipulados sin previa

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    Conclusiones:

     

 

      Usuarios impactados en la auditoria

Plan de acción:

autorización, además se encuentran permisos de acceso a diferentes personas Error en la liquidación de nómina de una funcionaria en encargo con factores de su cargo original En la auditoría realizada evidencia falta de control en los movimientos contables respecto a los libros auxiliares de nómina y en varios casos no se encontraron empleados creados En algunas ocasiones la persona que realiza el cálculo de la nómina es la misma que ejecuta los pagos, lo cual no es permitido. No se encontraron algunos expedientes y falta de documentación de ex empleados pensionados No se cuenta con una política escrita que soporte las decisiones y aseguren la viabilidad, lo que afecta directamente a la jefatura y personal del área de personal.       La información sobre los datos personales y de nómina y de los trabajadores no está debidamente protegida y asegurada. Se requiere que el funcionario encargado de la liquidación de la nómina conozca adecuadamente la funcionalidad del aplicativo y además cuente con los elementos suficientes para el uso No se realizan las supervisiones y obligaciones a los trabajadores de los procesos que ejecutan No existe una continuidad y efectividad de los controles internos ya establecidos para el área de nomina Los devengos de los empleados y los sistemas de información utilizados en su gestión y control son eficaces y aseguran que las obligaciones de pago contraídas con los trabajadores se registran correctamente. Se presentan debilidades en el procedimiento de gestión de nómina, frente a las verificaciones y los controles que se deben adoptar para garantizar la correcta liquidación de los conceptos inherentes a la nómina.                     Gerencia Jefaturas de Nomina

Se debe realizar un manual de procedimientos para cada empleado del área de nómina; para que el personal se guie en la toma de decisiones y tomar la más viable sin afectar el

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Área/ Responsable plan de acción Fecha de realización

objetivo principal de la actividad. Nomina Inmediato

Plan de acción: Área/ Responsable plan de acción Fecha de realización

Se deben asignar personas responsables y con únicos accesos a los sistemas de información, cada una con permisos diferentes, para ejecutar el pago, el cálculo, la contabilización y las funciones y permisos deben quedar claramente especificados con acuerdos de confidencialidad Nomina Inmediato

Plan de acción: Área/ Responsable plan de acción Fecha de realización

Se sugiere a la administrativa que el personal sea capacitado para ampliar los conocimientos en el cargo que desempeña y evitar futuras equivocaciones. Gestión Humana Inmediato

   

Auditora 1 Elizabeth Cristina Ortega

Auditora 2 Manuela Chica

RECOMENDACIONES

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 Se recomienda incluir más auditorías en todos los ambientes de la empresa como una herramienta muy importante que ayuda a eliminar hechos de corrupción y malos manejos y ayuda a mejorar con eficacia y eficiencia la empresa en general en pro de su economía haciéndola más competitiva.  Se recomienda realizar análisis de las actividades claves que se ejecutan en los procesos de ingresos de personal, cambios de posición y salario, salidas de personas y cálculo de nóminas e identificar las actividades de control existentes para formalizarlas a través de políticas, procedimientos y lineamientos internos que rijan el funcionamiento de dichos procesos.  Realizar una revisión a las cuentas contables de activos, pasivos que tienen relacionados terceros para verificar los saldos y ajustarlos a la realidad de las cuentas por cobrar y pagos por terceros, antes del cierre del periodo contable.  Se sugiere establecer un mecanismo de control que garantice la integridad de información generada por el aplicativo de nómina a fin de minimizar posibles errores en la trasmisión de estos archivos que son base para alimentar aplicativos internos como el contable.  Se recomienda al proceso de Gestión Humana y Mejoramiento Continuo documentar el procedimiento correspondiente al proceso de nómina de tal forma que le permita a cualquier funcionario seguir una secuencia lógica de las actividades allí descritas,

CONCLUSIONES

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La información sobre los datos personales y de nómina y de los trabajadores no está debidamente protegida y asegurada.

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Se presentan debilidades en el procedimiento de gestión de nómina, frente a las verificaciones y los controles que se deben adoptar para garantizar la correcta liquidación de los conceptos inherentes a la nómina.

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Se deben tener mayores oportunidades de comunicación con todo el personal lo cual puede ayudar en el avance positivamente de un plan sostenible y no subestimar la planeación que implica el cambio y el tiempo que se requiere para ello

¿CUÁLES SON LOS ELEMENTOS CLAVES QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA A LA HORA DE ESTABLECER UN INFORME DE AUDITORÍA? ¿POR QUÉ?

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Al presentar un informe de auditoría, este debe mostrar aspectos que reflejen un resultado de excelencia y que tanto para el auditor como para la entidad auditada represente un proceso exitoso. Podría de decirse que el informe de auditoría es el aspecto más importante de todo el proceso del trabajo. Igualmente se puede afirmar que la opinión presentada en un informe de auditoría, es el resultado de un examen técnico, concienzudo, profesional, estudiado y desarrollado sobre información ajena, pero con conocimientos propios del quehacer profesional, que de acuerdo con lo informado conlleve a decisiones administrativas, financieras, legales y en ocasiones hasta penales. El periodo auditado, el alcance de la auditoria y la opinión del auditor son tres elementos que se destacan en los informes de auditoría. Son un insumo fundamental para el respaldo de las decisiones, en consideración de que la información financiera y contable es la herramienta para determinar el direccionamiento de la empresa para el periodo que inicia a la certificación es el respaldo de verificabilidad y razonabilidad de los estados financieros. Por último, cabe destacar que el informe de auditoría es el mecanismo de las organizaciones para asegurar la información presentada y brindar veracidad a las afirmaciones y cifras contenidas en los estados financieros.

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