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Herramientas Logísticas {48}

Edición 57 - 2010

Cómo Hacer un Diagnóstico

Hacer este tipo de análisis es sacar una radiografía y resumir los problemas de los elementos

Logístico

- Parte II

Por: Diego Luis Saldarriaga Restrepo Gerente División Operaciones y Logística Grupo Familia [email protected]

de diagnóstico que componen los subsistemas del

esquema logístico de una corporación. En

esta segunda entrega se profundizarán aspectos de suma relevancia a la hora de evaluar la logística de su empresa.

Cómo Hacer un Diagnóstico Logístico - Parte II

Se entiende por experto la persona que ha tenido una trayectoria en la gestión del proceso y por ello comprende ampliamente los nexos del proceso con los resultados aguas abajo y aguas arriba; además ha vivido la problemática permanente del

programas desarrollados específicamente para las áreas que lo necesiten, Obtener resultados desde el principio; para ello es necesaria una metodología orientada al logro de resultados mediante la gente, Preguntar, preguntar, preguntar… de eso se trata cuando se recaba información relevante de los procesos. Para esto es menester preguntar lo mismo de diferentes formas, la intención es obtener una confirmación, Trabajar en estrecha colaboración con todos los niveles dentro de la organización y Enfocarse en los

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La metodología propuesta para llevar a cabo en la elaboración del diagnóstico logístico comprende entrevistas personales abiertas a los responsables expertos de cada proceso o de funciones específicas.

enfocadas en el convencimiento y la capacitación con

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En la entrega pasada se definió que los cinco procesos de logística (servicio al cliente, gestión de aprovisionamiento, almacenamiento, transporte y almacenamiento) serían escrutados y drenados hasta el fin, definiendo sobre ellos todos los problemas actuales y cuantificando los efectos sobre el servicio y el costo logístico. Esto nos llevará a encontrar potenciales de mejora de la productividad y por tanto a mejorar la rentabilidad de la empresa.

Un diagnóstico debe procurar: Entregar un plan de mejoras

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Metodología para Hacer un Diagnóstico Logístico

hechos y no en las personas, entre otras acciones. proceso y tiene claro (muchas veces) qué habría que mejorar, alinear y eliminar para que todo funcione mejor. Un diagnóstico debe prever que los resultados se lograrán aprovechando al máximo los recursos actuales del negocio, que las soluciones están “hechas a la medida” de la empresa y por tanto no hay respuestas

preconcebidas. Es claro que bajo la visión competitiva actual cada cliente tiene distintas culturas sociales y empresariales, condiciones de mercado, competidores, legislaciones y tecnologías que nos obligan a analizar cada caso en detalle buscando maximizar sus beneficios específicos en el menor tiempo posible. Sobre la implementación se debe tener claro que ésta debe ser “hombro a hombro”, buscando la participación e involucramiento de todo el personal en cada una de las etapas del proyecto; puede decirse que los resultados se obtienen si se implementan los cambios y se ve el logro de resultados tangibles, no es sólo limitarse a entregar un documento con buenas recomendaciones. Adicionalmente un diagnóstico debe procurar: • Entregar un plan de mejoras enfocadas en el convencimiento y la capacitación con programas desarrollados específicamente para las áreas que lo necesiten. • Obtener resultados desde el principio; para ello es necesaria una meto-

Gráfico 1

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Cada elemento de diagnóstico que a su vez integra un subsistema del sistema logístico será evaluado profundamente y de esta manera - tal cual se drena un pantano - aparecerán alrededor de él un código con un problema específico; teóricamente cada elemento de diagnóstico tendrá su propio catastro de problemas y podrá ser elemento de solución.

Gráfico 2

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dología orientada al logro de resultados mediante la gente. • Preguntar, preguntar, preguntar… de eso se trata cuando se recaba información relevante de los procesos. Para esto es menester preguntar lo mismo de diferentes formas, la intención es obtener una confirmación. • Trabajar en estrecha colaboración

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Gráfico 3

Gráfico 4

con todos los niveles dentro de la organización. • Enfocarse en los hechos y no en las personas. • Para avanzar es necesario partir de las buenas acciones que existan, esto es no empezar desde "cero" puesto que siempre habrá algo desarrollado. • Respetar el tiempo ajeno y esperar reciprocidad. • Evaluar sistemas de trabajo, no personas. Por último, las preguntas deben ser abiertas y con el ánimo de entender la problemática actual y las consecuencias en la productividad

de la empresa.

¿Qué Permitirá un Diagnóstico Logístico? A continuación se enumeran algunas cosas que este proceso debería estar en capacidad de esclarecer y emprender: • Determinar la forma en que la empresa puede implementar el manejo propio de la logística hasta el consumidor final. • Evaluar la conveniencia y/o necesidad de que la empresa cuente con un único proceso logístico coherente. • Analizar detalladamente la in-

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La metodología propuesta para llevar a cabo en la elaboración del diagnóstico logístico comprende entrevistas personales abiertas a los responsables expertos de cada proceso o de funciones específicas. Se entiende por experto la persona que ha tenido una trayectoria en la gestión del proceso y por ello comprende ampliamente los nexos del proceso con los resultados aguas abajo y aguas arriba; además ha vivido la problemática permanente del proceso y tiene claro (muchas veces) qué habría que mejorar, alinear y eliminar para que todo funcione mejor. fraestructura de almacenamiento y de transporte usada actualmente. • Establecer los indicadores de gestión logística (Kpi´s) como mecanismo y como parte de una política de calidad en la gestión logística. • Optimizar el proceso de la orden de compra (ciclo de la orden) por ser uno de los procesos que más incidencia tiene en la calidad del servicio. • Evaluar los procesos de intermediación en el abastecimiento (depósitos habilitados en las bodegas de distribución) con el objeto de determinar si la empresa puede realizar por sí misma o tercerizar algunos de estos procesos siempre y cuando le agreguen valor a la operación logística. • Revisar la estructura actual y establecer algunas recomendaciones al respecto. • Fortalecer el proceso S&OP, especialmente la cultura S&OP. • Indagar sobre el nivel de capacitación del personal operativo con el fin de validar sus conocimientos de logística, esto ayudará a reforzar los procesos relacionados con la atención a clientes.

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• Establecer mejores prácticas en almacenamiento, distribución y control y gestión de inventarios.

Sistema Logístico Empresarial En el Gráfico No. 1 se representa el sistema logístico empresarial a diagnosticar, está compuesto por cinco subsistemas que están conformados a su vez por uno o varios elementos de los cinco procesos de logística o por actividades dentro de esos procesos logísticos, a los que llamaremos elementos de diagnóstico. Las fechas en el Gráfico No. 1 mues-

Es claro que bajo la visión competitiva actual cada cliente tiene distintas culturas sociales y empresariales, condiciones de mercado, competidores, legislaciones y tecnologías que nos obligan a analizar cada caso en detalle buscando maximizar sus beneficios específicos en el menor tiempo posible.

tran la interrelación de los subsistemas, todos estos buscan el resultado del sistema que es la eficiencia del sistema logístico. En el Gráfico No.2 se observan los componentes de cada subsistema o elementos de diagnóstico que serán el objeto de profundización para buscar oportunidades de mejora.

Tratamiento de cada Elemento del Diagnóstico Como ya se mencionó en la entrega pasada, cada elemento de diagnóstico que a su vez integra un subsistema del sistema logístico será evaluado profundamente y de esta manera - tal cual se drena un pantano - aparecerán alrededor de él un código con un problema específico; teóricamente cada elemento de diagnóstico tendrá su propio catastro de problemas y podrá ser elemento de solución (ver Gráfico No.3). Una vez evaluado el elemento de diagnóstico, el resumen del trabajo lucirá como aparece en el Gráfico No.4. Cada número en el cuadro pequeño representa un problema. Como se puede observar el problema 1 está presente en las cuatro unidades de negocio, contrario al problema 16 que sólo está presente en la unidad de negocio “Gel de Baño”. Con esta metodología se procederá a evaluar cada elemento de diagnóstico. Es de resaltar que un problema puede estar presente en uno, varios o en todos los elementos de diagnóstico; esto hará que este inconveniente repetitivo - que impacta el elemento de diseño - se vuelva un candidato elemental a gestionar para ser eliminado del proceso. En las próximas entregas se empezará a aplicar esta metodología a cada elemento de diagnóstico.