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• Samuel Pineda Valenzuela

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PROPUESTA DE MEJORAMIENTO AL PLAN LOGÍSTICO DE LA EMPRESA LONDON COFFEE, PAMPLONA COLOMBIA

NEYRO AYOLA GOMEZ YULIETH LORENA SALAZAR CALDERÓN JULIANA CAROLINA DE ALBA VILLALOBOS DANNA CAROLINA PORTILLA ROZO

UNIVERSIDAD DE PAMPLONA FACULTAD DE INGENIERÍAS Y ARQUITECTURA PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL LOGÍSTICA PAMPLONA 2017

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PROPUESTA DE MEJORAMIENTO AL PLAN LOGÍSTICO DE LA EMPRESA LONDON COFFEE, PAMPLONA COLOMBIA

NEYRO AYOLA GOMEZ YULIETH LORENA SALAZAR CALDERÓN JULIANA CAROLINA DE ALBA VILLALOBOS DANNA CAROLINA PORTILLA ROZO

INGENIERA LEONOR JAIMES CERVELEÓN

UNIVERSIDAD DE PAMPLONA FACULTAD DE INGENIERÍAS Y ARQUITECTURA PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL LOGÍSTICA PAMPLONA 2017

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Tabla de contenido GLOSARIO RESUMEN PALABRAS CLAVE ABSTRACT KEY WORDS INTRODUCCIÓN 1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA .............................................................................. 10 1.1 HISTORIA............................................................................................................... 10 1.2 MISIÓN ................................................................................................................. 10 1.3 VISIÓN .................................................................................................................. 10 1.4 ORGANIGRAMA ..................................................................................................... 11 2. PLAN LOGÍSTICO DE LA ORGANIZACIÓN..................................................................... 12 2.1 CADENA DE ABASTECIMIENTO................................................................................ 12 2.1.1 LOS PROVEEDORES ............................................................................................ 12 2.1.2 ALMACENAMIENTO E INVENTARIO ..................................................................... 18 2.1.3 COMPRA ........................................................................................................... 18 2.1.4 TRANSPORTE..................................................................................................... 19 2.1.5 CLIENTES ........................................................................................................... 19 3. ANÁLISIS DEL PLAN LOGÍSITICO DE LA EMPRESA ........................................................ 20 3.1 DIAGNÓSTICO LOGÍSTICO DE LA EMPRESA .............................................................. 20 3.2 DIAGNÓSTICO DE ALMACENAMIENTO E INVENTARIO .............................................. 20 3.3 DIAGNÓSTICO DE TRANSPORTE.............................................................................. 21

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3.4 DIAGNÓSTICO DE CLIENTES.................................................................................... 21 4. PROPUESTA, PLAN ESTRATÉGICO LOGÍSTICO PARA LA EMPRESA ............................... 22 5. RECOMENDACIONES ................................................................................................. 28 6. CONCLUSIONES ......................................................................................................... 29

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GLOSARIO Almacenamiento, Acción de guardar los productos que se movilizan a través de la cadena de abastecimiento. Almacén, Establecimiento o recinto destinado a recibir, guardar, manipular, Reacondicionar, preparar y expedir mercaderías. Abastecimiento, Puesta a disposición de bienes y servicios en un mercado. Aprovisionamiento, suministro de bienes o servicios que necesita una empresa u entidad para cumplir con su objeto. Bodega de edificio o almacén, Espacio destinado al almacenamiento de distintos bienes. Se encuentran generalmente en industrias, puertos y aeropuertos. Aprovisionamiento, Proceso por el que se seleccionan el o los proveedores más adecuados, se establece y cumplen las frecuencias de reaprovisionamiento, se fija y controla el nivel de stock de seguridad, se homologa y controla la calidad. Cross Doking, corresponde a un tipo de preparación de pedido (una de las funciones del almacén logístico) sin colocación de mercancía en stock (inventario), ni operación de picking (recolección). Benchmarking, Técnica mediante la cual se mide el rendimiento de la competencia y se compara con el propio, lo que deriva en un mantenimiento del grado de competitividad de una empresa. Cadena De Abastecimiento, Conjunto de operaciones que se da desde las informaciones relativas a la demanda hasta los datos necesarios para la distribución, pasando por la concepción y la producción.

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Cross Doking, corresponde a un tipo de preparación de pedido (una de las funciones del almacén logístico) sin colocación de mercancía en stock (inventario), ni operación de picking (recolección). Carga, Conjunto de mercaderías que son objeto de una operación de transporte mediante el pago de un precio; o que se encuentran en la bodega de un buque o avión en un momento dado para su movilización; o que se encuentran en un almacén o depósito en un momento dado. Canales Logísticos, La red de cadenas de suministro participantes comprometidas en almacenamiento, manejo, traslado, transporte y funciones de comunicaciones que contribuyen al flujo eficaz de los bienes. Costo, Representación económica del valor de un producto o servicio. Compra, Acción mediante la cual una persona u organización adquiere un producto. Distribución, Etapa de la logística integral responsable de planificar, ejecutar y controlar el transporte de cargas para cada cliente o punto de venta. Depósito, Lugar específico cerrado, donde se descargan mercaderías y se dejan bajo custodia de una empresa especializada. Estibar, Apilar o colocar distintos objetos para que ocupen el menor espacio posible. Embalaje, Objeto o material destinado a envolver o a contener, temporalmente, un producto o conjunto de productos durante su manipulación, su transporte, su almacenamiento o su presentación para la venta, con miras a protegerlo y facilitar estas operaciones.

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ERP, Expresión abreviada que se utiliza para identificar a la aplicación informática que gestiona todos los aspectos de una empresa, desde la gestión de los empleados hasta las actividades de fidelización de clientes, pasando por el control de producción o por la gestión de los servicios que la compañía preste. En inglés "enterprise resource planning". Know How, Es el conjunto de conocimientos que posee una persona, adquiridos a través de sus años de experiencia y relativos a los métodos de producción, comercialización, administración y distribución de productos o servicios. Gestión de Materiales, Es la proveedores.

relación logística entre una empresa y sus

Inventario, Existencia o cantidad de productos físicos que se conservan en un lugar y momento determinado para facilitar la producción o satisfacer las demandas del consumidor y que puede incluir materia prima, producto en proceso y producto terminado. Logística, Etapa del proceso de la cadena de abastecimiento que planifica, implementa y controla, de manera eficaz y eficiente, el flujo directo y reverso y el almacenaje de productos y servicios con su información relacionada entre el punto de origen y el punto de consumo, para cumplir con los requerimientos de los clientes. Lead Time, Hace referencia al período de tiempo necesario para producir un sólo producto desde que el cliente hace su pedido, hasta que el mismo se despacha. 5’S, Tiene como objetivo lograr lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados y más limpios de forma permanente para lograr una mayor productividad y un mejor entorno laboral.

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Kanban, es un sistema de información que controla de modo armónico la fabricación de los productos necesarios en la cantidad y tiempo necesarios en cada uno de los procesos que tienen lugar tanto en el interior de la fábrica, como entre distintas Empresas. Velocidad de Inventarios, La velocidad con que el inventario se mueve a través de un Ciclo definido (de recepción a envío) Mercado, Conjunto de actividades realizadas libremente por los agentes económicos sin intervención del poder público. O Conjunto de operaciones comerciales que afectan a un determinado sector de bienes. Transporte, Movilización o traslado de mercaderías desde un lugar a otro. Planificación de la Demanda, El proceso de pronosticar y manejar la demanda para productos y servicios hacia los usuarios finales, así como para miembros intermedios en la cadena de suministro. Servicios, Organización y personal destinados a cuidar intereses o satisfacer necesidades del público o de alguna entidad oficial o privada. Proveedor, Persona o una empresa que abastece a otras empresas con existencias (Artículos), los cuales serán transformados para venderlos posteriormente o directamente se compran para su venta.

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RESUMEN El propósito del presente trabajo es diseñar una propuesta que contribuya al plan estratégico logístico para la empresa “London Coffee” donde se genere una mejora en los procesos de almacenamiento y gestión de inventarios, para ello se realizó una detallada revisión de la situación actual de la empresa. Las observaciones al establecimiento permitieron reconocer factores por mejorar en cada uno de los procesos, lo que permitió plantear recomendaciones. Las cuales permitirán optimizar los procesos de almacenamiento, inventarios. Por último, se diseñó la propuesta, la cual se adapta a los requerimientos de la empresa por medio de la implementación de herramientas como 5’s en el proceso almacenamiento, Sistema JIT y el Sistema Kanban en el control de inventario, por medio de tarjetas que suministren información relevante generando mayor disposición de materiales y reducción en los tiempos de entrega.

Palabras clave Logística, clientes, proveedores, cadena de abastecimiento, inventario.

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Abstract The intention of the present work is to design an offer that he contributes to the strategic logistic plan to the company "London Coffee" where an improvement is generated in the processes of storage and inventor management, for it there was realized a detailed review of the current situation of the company. The observations to the establishment allowed to recognize factors for improving in each of the processes, which allowed to raise recommendations. Which will allow to optimize the processes of storage, inventories. Finally, there was designed the offer, which adapts to the requirements of the company by means of the implementation of tools as 5's in the process storage, System JIT and the System Kanban in the inventor control, by means of cards that supply relevant information generating major disposition of materials and reduction in the times of delivery.

Key Word Logistics, clients, suppliers, supply chain, inventory.

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INTRODUCCIÓN

London Coffee es un café bar dedicado a la preparación de comidas y bebidas a base de café, la cual ofrece sus productos en la ciudad de Pamplona, ofreciendo un excelente servicio a la comunidad pamplonesa, además de unos módicos precios y originalidad en cada uno de sus productos. Esta empresa se encuentra muy bien posicionada dentro de la ciudad, por lo cual se buscará fortalecer las relaciones que tienen con sus clientes a través de algunas mejoras en sus procesos productivos mediante la implementación de un plan logístico, que permitirá conocer con más detalle su organización para de esta forma encontrar los problemas que pueda presentar, y proponer soluciones para mejorar sus procesos tanto internos como externos. Este plan logístico servirá como guía para las demás empresas especializadas dentro del mismo mercado, lo cual podrá generar también mayor posicionamiento estratégico del establecimiento dentro del mercado.

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GENERALIDADES DE LA EMPRESA Historia London Coffee comienza en el año 2013, bajo la administración de la familia Sandoval, anteriormente existía este mismo establecimiento, con el nombre de Town Café administrado por otras personas. Se ha mantenido el fin de la empresa, ofreciendo cafés, licores y alimentos de diferentes tipos que pueden degustar Pamploneses y turistas. Hasta el día de hoy, se encuentra muy bien posicionado dentro del mercado de la ciudad, contando con una clientela amplia y fiel, manteniendo unos módicos precios y excelente servicio. Misión London coffee se dedica a la preparación y comercialización de comidas y bebidas principalmente a base de café, además de una variedad de licores y algunos alimentos típicos de la región a módicos precios y excelente calidad. Ofreciendo a la comunidad pamplonesa productos originales que son de gran agrado para todos sus clientes. Visión Para el año 2020, London Coffee será reconocido a nivel regional como el establecimiento líder en el servicio de comidas y bebidas a base de café, caracterizado por su excelente servicio y precios competitivos dentro del mercado.

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ORGANIGRAMA

Administrador Barista

Personal de Cocina

Meseros London Coffee cuenta con personal rotacional para los meseros y el personal de la cocina, por lo cual no mantienen un número fijo de personas. En la administración pueden haber dos personas a cargo, el administrador principal o su hermano, quienes se encargan de las relaciones con los proveedores, la gestión de los pedidos, la supervisión de la llegada de los productos y los diferentes pagos dentro del establecimiento. Los meseros son los encargados de tomar los pedidos de cada uno de los clientes y llevarlos al barista o al personal de la cocina, según sea el caso y cuando se encuentren terminados, llevarlos a la mesa. El barista se encarga exclusivamente de la preparación de todo lo relacionado con la coctelería y los licores, recibe los pedidos de los meseros y se los entrega a los mismos. El personal de la cocina se compone de una persona fija además de la ayuda de algunos meseros en determinados casos.

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PLAN LOGÍSTICO DE LA ORGANIZACIÓN, CADENA DE ABASTECIMIENTO DE LA EMPRESA

CADENA DE ABASTECIMIENTO DE LA EMPRESA PROVEEDORES

El grupo nutresa es uno de los principales proveedores de London Caffee esta empresa se encarga de suministrar directamente a la empresa todo lo relacionado con los diferentes tipos de café y chocolate que son usados allí.

Los principales productos usados de este proveedor en London café son:

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Chocolate corana es una tableta de chocolate elaborada a base de cacao, azúcar y canela utilizada para preparar una deliciosa y tradicional bebida de chocolate colombiano, así mismo es utilizada para preparar múltiples recetas del arte culinario. London Caffee utiliza gran cantidad de este producto para la elaboración de bebidas calientes y frías, este es almacenado en un pequeño cuarto.

Chocolisto es una bebida achocolatada en polvo instantánea la cual es utilizada para la preparación de bebida caliente y frías además de ser muy utilizada a la hora de crear la decoración de bebidas y coópteles con chocolate.

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Chocolatinas JET es un producto alimenticio el cual es realizado a partir de las semillas del árbol de cacao, otro de sus ingredientes claves son la Leche y el azúcar que son los que definen o controlan el aroma, la textura y el sabor este es utilizado en London Caffee para la decoración de brownie los cuales requieran chocolate rayado entre otros.

Producto semiesponjoso cuadrado, con adición de cocoa, opcional relleno de arequipe y cubierta de chocolate. Sabor característico a chocolate, consistencia semi-esponjosa, color café, corteza suave y apariencia fresca. Las características mencionadas deben mantenerse hasta cumplir su fecha de vencimiento. Estos son vendidos por London Caffee de maneras diferentes en decoración.

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Helados Mimo’s es una cadena de franquicias las cuales ofrecen diversa gama de productos de heladería London Caffee se abastece de la franquicia ubicada en la ciudad de Cúcuta la cual se encarga de llevar sus productos a la puerta de la empresa

Café Toledo es el encargado de proveer todo los tipos de café a London Caffee estos son adquiridos por bultos de 50k los cuales son entregados a en la puerta del establecimiento.

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Quesera Cifuentes es la encargada de proveer a London Caffee todo lo que tiene que ver con productos lácteos relacionados con quesos.

ANDALUSA

El supermercado andaluza es encargado de proveer todo lo relacionado con los productos que varían mes a mes o hacen falta en el establecimiento algunos productos son la leche, el azúcar. La forma de abastecimiento es llamar al supermercado y hacer pedido ellos se encargan de llevarlo a la puerta del establecimiento.

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La licorera Gran Bouque es una licorera ubicada en la ciudad de Pamplona la cual se encarga de abastecer a London Caffee de todo lo relacionado con bebidas alcohólicas usadas en la preparación de coópteles.

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ALMACENAMIENTO E INVENTARIO Almacenamiento: El almacenamiento está ubicado en el mismo local, distribuido por divisiones stands de madera aprovechando de cierto modo el espacio cubico, en esta zona de acaparamiento se dispone en la parte alta de cajas, en las cuales se guarda todo tipo de plástico, desechables y diversos empaques utilizados en el proceso de cada producto. Estos insumos se aprovisionan en cada división del stands a medida que se van utilizando o cuando esta desabastecido el mismo. Existe otro tipo de almacenamiento en el cual se implementan refrigeradores, donde se aprovisiona todas clase de licores, lácteos, aderezos, salsas y de más productos perecederos o que requieran de una temperatura baja para su correcta conservación. Rotación de Inventario: La rotación de inventario que se usa en este café-bar es mensual, quincenal y semanal esto depende de la demanda y el tipo de insumo que suministre el proveedor. El administrador acuerda con los proveedores la fecha y la cantidad de unidades que necesite. El producto principal que es el café se aprovisiona cada quince días en una cantidad de dos bultos de 50 kilogramos desde Toledo-Norte de Santander, la rotación mensual se implementa en los licores debido a que sus procesos se enfocan principalmente en otro tipo de mercado (café) pero no se limita a que es utilizado en otras clases de preparaciones y en la rotación semanal están vinculado los productos que se requieren diariamente, como ingredientes encontrados fácilmente en el área urbana del Municipio. COMPRA Proceso de Compra El método que se está utilizando para las compras de producto es:

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El administrador llama al proveedor para realizar una nueva compra, cuando ya su producto se está en un stock mínimo, o por defecto este proveedor lo contacta a él conociendo que pedidos hace eventualmente. El administrador se pone de acuerdo con el proveedor para que una fecha específica le envié nueva mercancía, esto se realiza ya que el comerciante sabe que productos salen más rápidos y se escasean en el almacenamiento. Abastecimiento o compras de productos plásticos y desechables, transportados directamente de la ciudad de Cúcuta, utilizando el método al por mayor con el fin de buscar economía y rentabilidad para la empresa.

TRANSPORTE La distribución de sus productos productos de entrada, el proveedor se encarga de hacer llegar la mercancía al lugar del destinatario. Por otro lado la distribución de productos de salida como lo es la entrega a clientes, LondonCoffee emplea alianzas con diferentes empresas domiciliarias de la ciudad. Tiene su propio transporte, el cual es utilizado solo para la distribución de insumos externos. CLIENTES Normalmente los clientes llegan al establecimiento y la mesera se encarga de mostrarle la carta y tomar el pedido el cual es entregado a la barista la cual se encarga de la preparación del mismo seguidamente la mesera los lleva a los clientes y ellos se dirigen a la caja a cancelar los mismos. London Caffee además tiene el sistema de pedido a domicilio para esto emplea otras empresas de domicilios de la ciudad de Pamplona, los clientes pueden llamar y hacer su pedido London Caffee se encarga de la preparación y otras empresas de domicilio son las encargadas de llevarlo hasta el lugar indicado. Sus principales clientes son personas oriundas de Pamplona y algunos visitantes que llegan a la ciudad.

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ANÁLISIS DEL PLAN LOGÍSTICO DE LA EMPRESA

Diagnóstico logístico de la empresa Los principales proveedores de London Caffee son grandes empresas líderes en la producción de cacao y café colombiano reconocidas nacionalmente como lo son nutresa y café de Toledo los cuales entregan sus pedidos directamente a la empresa cada vez que es solicitado el administrador nos expresa que estos productos son pedidos al por mayor y que hasta el momento nunca han tenido retrasos ni ningún problema con recepción de mercancía. Sus proveedores locales son los productores de quesos y todo lo relacionado con productos lácteos como lo es la Quesera Cifuentes y bodega Andaluza quien también lleva todos los pedidos directamente a la empresa al igual que Mimo’s los cuales proveen el helado. Diagnóstico de almacenamiento e inventarios. Aunque en el almacenamiento de la mercancía es aprovechado al máximo el espacio cubico del lugar, es notorio el desorden y la combinación de marcas de productos que muchas veces se presenta; lo que dificulta el movimiento exacto de algunos insumos, en primera instancia esto se debe a que es un espacio reducido en comparación a la oferta de productos que maneja. Una alternativa de solución es expandir o ampliar la instalación de almacenamiento ya que se requiere un área más grande, lo cual se tiene una ventaja debido a que existe una zona adicional que no se le está dando uso adecuado, divida por un muro que impide el aprovechamiento de la misma. El almacenamiento de inventario cuenta con stands de maderas ensambladas directamente en la pared del espacio y refrigeradores amplios en los cuales se guardan productos que requieren de refrigeración o temperaturas menores; manejan mucho lo que es almacenamiento en piso para aquellos insumos de carga pesada.

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Los inventarios son también descuidados ya que no cuentan con un sistema integrado de información que les permita conocer las existencias totales del lugar y tampoco tienen el hábito de realizar inventarios de existencias, sus medidas solo se basan en lo que entro y lo que consideran que salió. Esto es algo que no le han suministrado la importancia necesaria y que quisieran de alguna forma cambiar, pero si sería una alternativa viable lo cual les permitirá tener un mayor control del inventario, cumpliendo con una rotación eficiente de sus productos obteniendo el máximo provecho de los mismos y de esta manera ofrecer al cliente productos de alta calidad. Diagnóstico de transporte. London coffee tiene su transporte propio, ya que lo único que ellos trasportan son los envases, mientras que para suministrarse de las demás materias primas tienen diferentes proveedores que se las llevan directamente al sitio. Al momento de transportar la materia prima a la bodega no se cuenta con ningún tipo de transporte propio, ya que todo se hace manual. Diagnóstico de clientes. Los clientes de la empresa en su mayoría son de pamplona, el contacto con ellos es de manera personal con los empleados, el cliente solo es llegar y hacer su pedido después de esto le toca esperar hasta que el operario le lleve su encargo. London coffee les ofrece a sus clientes variedades de productos para que se sientan satisfechos y fieles al café bar teniendo una demanda constante. El dueño y los diferentes empleados manifestaron no tener problemas con sus clientes, aun cuando tienen muchos pedidos que se demoran al momento de su entrega, de acuerdo con lo dicho anteriormente sus clientes son fieles al café y las bebidas que London coffee ofrece. Con un ambiente agradable, es uno de los mejores sitios en Pamplona, para compartir en familia o amigos. Muy económico y tiene atención al público con cómodas horas.

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PROPUESTA, PLAN ESTRATÉGICO LOGÍSTICO PARA LA EMPRESA Se le recomienda la utilización de un sistema KAMBAN PARA PROVEEDORES es una clase de tarjetas que relacionan el centro de recepción de materia prima R, con el centro de fabricación. Con el fin de tener un mejor control de en qué momento se deben hacer los pedidos y en que fechas llegan para evitar confusiones y pérdidas de tiempo. El sistema Kamban propuesto para London es el siguiente. PENDIENTE

PROCESO

ENTREGA

Aquí estará la programación de los pedidos que debe realizarse a cada proveedor.

Cuando la tarjeta pase a esta casilla estará indicando que ya se hizo el pedido pero que aún no ha llegado a la empresa.

En esta casilla se encontraran los pedidos que ya fueron recibidos por la empresa y se devolverá a la primera casilla para comenzar de nueva la secuencia para el siguiente periodo.

JUSTO A TIEMPO En London la filosofía del justo a tiempo se recomienda en la prestación del servicio ya que teniendo en cuenta que tienen un espacio reducido no es buena la acumulación de pedidos ya que se pueden generar accidentes y bajar la calidad de los productos. Es importante que el personal encargado de prestar el servicio se encargue de llevar a las mesas los pedidos pronto estén listos en la cocina así se evitara acumulación y abra más calidad en el servicio prestado ya que la atención será más rápida y eficiente.

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También es importante que todas las materias primas que son utilizadas para la elaboración de coópteles, bebidas y aperitivos estén justo a tiempo cuando se necesiten para la elaboración de productos ya que de esta forma se evitarán retrasos en los pedidos. Seguidamente se explica en que consiste esta filosofía: JUSTO A TIEMPO: Más que un modelo de gestión se presenta como una filosofía de trabajo, en la cual, las materias primas y los productos llegan justo a tiempo, bien para la fabricación o para el servicio al cliente. La filosofía del "justo a tiempo" se fundamenta principalmente en:  La reducción del desperdicio  La calidad de los productos o servicios  Profundo compromiso (lealtad) de todos y cada uno de los integrantes de la organización.  Fuerte orientación a sus tareas (involucrarse en el trabajo),  Mayor productividad, menores costos, calidad, mayor satisfacción del cliente, mayores ventas y muy probablemente mayores utilidades. Entre algunas de las aplicaciones del JIT se pueden mencionar:  Los inventarios reducidos.  El mejoramiento en el control de calidad.  La fiabilidad del producto.  Justo a tiempo “JIT” El aprovechamiento del personal.  Justo a tiempo implica producir sólo exactamente lo necesario para cumplir las metas pedidas por el cliente  Producir el mínimo número de unidades en las menores cantidades posibles y en el último momento posible, eliminando la necesidad de almacenaje, ya que las existencias mínimas y suficientes llegan justo a tiempo para reponer las que acaban de utilizarse y la eliminación del inventario de producto terminado. Se considera que el exceso de existencias:  Absorbe capital que no es necesario y que podría invertirse de una mejor forma  Genera mayores costos de almacenaje.  Aumenta los riesgos de daños y de obsolescencia.

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Puede ocultar oportunidades para realizar mejoras operativas.

De lo que se trata es que con la metodología del Just in Time, la compañía pueda apoyarse para construir una ventaja competitiva sostenible en el mercado. La elaboración de una estrategia competitiva a nivel de negocio supone definir aquella o aquellas variables en que se quiere ser superior a la competencia y que hacen que los clientes compren nuestros productos y no los de aquella. Podemos enumerar cinco variables que servirán de base para conseguir esa ventaja competitiva: 1. Costo 2. Calidad 3. Servicio 4. Flexibilidad 5. Innovación. METODOLOGIA 5’s Debido a que London es un establecimiento de servicio de comida y bebida se le sugiere aplicar la filosofía de las 5’s ya que esto le permitirá tener un servicio más eficiente teniendo en cuenta que es un espacio reducido eliminará los desperdicios y de esta forma abra mejor aprovechamiento del espacio y les permitirá a los operarios encontrar todas las cosas en su lugar manteniendo el orden y la limpieza en el establecimiento, a continuación se explica de que trata esta metodología y los pasos para aplicarla. ¿Qué son las 5 S? Es una práctica de Calidad ideada en Japón referida al “Mantenimiento Integral” de la empresa, no sólo de maquinaria, equipo e infraestructura sino del mantenimiento del entorno de trabajo por parte de todos. En Ingles se ha dado en llamar “housekeeping” que traducido es “ser amos de casa también en el trabajo”. Clasificación (seiri): separar innecesarios.

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Es la primera de las cinco fases. Consiste en identificar los elementos que son necesarios en el área de trabajo, separarlos de los innecesarios y desprenderse de estos últimos, evitando que vuelvan a aparecer. Asimismo, se comprueba que se dispone de todo lo necesario. Algunos criterios que ayudan a tomar buenas decisiones: 

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Se desecha (ya sea que se venda, regale o se tire) todo lo que se usa menos de una vez al año. Sin embargo, se tiene que tomar en cuenta en esta etapa de los elementos que, aunque de uso infrecuente, son de difícil o imposible reposición. Ejemplo: Es posible que se tenga papel guardado para escribir y deshacerme de ese papel debido que no se utiliza desde hace tiempo con la idea de adquirir nuevo papel llegado de necesitarlo. Pero no se puede desechar una soldadora eléctrica sólo porque hace 2 años que no se utiliza, y comprar otra cuando sea necesaria. Hay que analizar esta relación de compromiso y prioridades. Hoy existen incluso compañías dedicadas a la tercerización de almacenaje, tanto de documentos como de material y equipos, que son movilizados a la ubicación geográfica del cliente cuando éste lo requiere. De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez al mes se aparta (por ejemplo, en la sección de archivos, o en el almacén en la fábrica). De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez por semana se aparta no muy lejos (típicamente en un armario en la oficina, o en una zona de almacenamiento en la fábrica). De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por día se deja en el puesto de trabajo. De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por hora está en el puesto de trabajo, al alcance de la mano. Y lo que se usa al menos una vez por hora se coloca directamente sobre el operario.

Esta jerarquización del material de trabajo prepara las condiciones para la siguiente etapa, destinada al orden (seiton). El objetivo particular de esta etapa es aprovechar lugares despejados.

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Orden (seiton): situar necesarios. Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos. Se pueden usar métodos de gestión visual para facilitar el orden, identificando los elementos y lugares del área. Es habitual en esta tarea el lema (leitmotiv) «un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar». En esta etapa se pretende organizar el espacio de trabajo con objeto de evitar tanto las pérdidas de tiempo como de energía. Criterios para el ordenamiento: 

Organizar racionalmente el puesto de trabajo (proximidad, objetos pesados fáciles de coger o sobre un soporte, ...)  Definir las reglas de ordenamiento  Hacer obvia la colocación de los objetos  Los objetos de uso frecuente deben estar cerca del operario  Clasificar los objetos por orden de utilización  Estandarizar los puestos de trabajo  Favorecer la disciplina FIFO (del inglés First in, first out, en español 'primero en entrar, primero en salir'), utilizada en teoría de colas para definir que el primer elemento en salir de una teoría de colas un almacenamiento será aquél que entró primero. Limpieza (seisō): suprimir suciedad. Una vez despejado (seiri) y ordenado (seiton) el espacio de trabajo, es mucho más fácil limpiarlo (seisō). Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, y en realizar las acciones necesarias para que no vuelvan a aparecer, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado operativo. El incumplimiento de la limpieza puede tener muchas consecuencias, provocando incluso anomalías o el mal funcionamiento de la maquinaria. Criterios de limpieza:   

Limpiar, inspeccionar, detectar las anomalías Volver a dejar sistemáticamente en condiciones Facilitar la limpieza y la inspección

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Eliminar la anomalía en origen Estandarización (seiketsu): señalizar anomalías Consiste en detectar situaciones irregulares o anómalas, mediante normas sencillas y visibles para todos. Aunque las etapas previas de las 5S pueden aplicarse únicamente de manera puntual, en esta etapa (seiketsu) se crean estándares que recuerdan que el orden y la limpieza deben mantenerse cada día. Para conseguir esto, las normas siguientes son de ayuda:    

Hacer evidentes las consignas «cantidades mínimas» e «identificación de zonas». Favorecer una gestión visual. Estandarizar los métodos operatorios. Formar al personal en los estándares.

Mantenimiento de la disciplina (shitsuke): seguir mejorando Con esta etapa se pretende trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas, comprobando el seguimiento del sistema 5S y elaborando acciones de mejora continua cerrando el ciclo PDCA (Planificar, hacer, verificar y actuar). Si esta etapa se aplica sin el rigor necesario, el sistema 5S pierde su eficacia. Establece un control riguroso de la aplicación del sistema. Tras realizar ese control, comparando los resultados obtenidos con los estándares y los objetivos establecidos, se documentan las conclusiones y, si es necesario, se modifican los procesos y los estándares para alcanzar los objetivos. Mediante esta etapa se pretende obtener una comprobación continua y fiable de la aplicación del método de las 5S y el apoyo del personal implicado, sin olvidar que el método es un medio, no un fin en sí mismo.

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RECOMENDACIONES: 

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En cuanto al almacenamiento que se está utilizando, es necesario la ampliación de dicho lugar eliminando paredes innecesarias con el fin de maximizar cada 𝑚2 y dar utilización a espacios que se están desaprovechando, esto facilita el acceso al almacén ya que actualmente es muy tedioso el flujo tanto para el personal y los insumos que se aprovisionan en cada división del stands de acuerdo a su marca o a sus condiciones quimico-fisicas; por otro lado deshacerse de apilamiento de cajas que están estorbando. Llevar un control de inventarios para saber tanto qué producto se debe pedir y así no tener cantidades excesivas de los productos con menos ventas y también puede facilitar a contabilidad de costos más adecuada debido a que no se está llevando control de estos aspectos. La implementación de un sistema automatizado de almacenamiento, que permita un movimiento eficiente de materias primas a partir de un software dirigido desde el servidor principal el cual genere alertas de inventario agotado y pagos a proveedores, un tipo de software puede ser (“MULTI ALMACEN CEA 3.1 ORDENADORES”) debido a que sus principales tareas son el control de entradas y salidas, control de pedidos pendientes a proveedores, pedidos pendientes a clientes, consultar todo lo que le ha ocurrido a un producto etc. Para lograr esta sistematización no se necesita mucha inversión ya que este software se puede descargar gratuitamente.

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CONCLUSIONES

La propuesta de mejoramiento del plan logístico descrito anteriormente se realizó pensando en mejorar los procesos actuales, buscando aumentar así las ventajas competitivas, a nivel de almacenamiento e inventarios y un mejor servicio al cliente. London Coffee ha mostrado su interés por mejorar cada día por eso están abiertos a las diferentes sugerencias realizadas, muestran su compromiso con el cliente y le ofrece un servicio de calidad, ofreciéndole productos en buen estado. En toda organización, el desarrollo de un plan logístico significa una ventaja competitiva, debido a que se crea una mayor comprensión de la práctica sistemática de la empresa y se alcanza el cumplimiento de objetivos fundamentales como la reducción de costos y optimización de servicios. La propuesta de mejoramiento generará un impacto positivo para la empresa, puesto que se tendrá mayor control, orden y una clasificación adecuada de cada producto, también se verá reflejado mayor aprovechamiento del espacio para el almacenamiento, a su vez reducirán tiempos y costos para la empresa.

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