• Author / Uploaded
• Jessica Paola Briceño Malagon

Citation preview

PROPUESTA DE COMUNICACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL CLIMA ORGANIZACIONAL

Sebastián Vera Vera Jessica Paola Briceño Malagón Nadia del Pilar Castillo Arizala

Magda Alejandra Martínez Daza

Facultad de Administración – Diagnostico Empresarial Fundación Universitaria del Área Andina Administración de Empresas Bogotá D. C. 2020

Tabla de contenido Introducción........................................................................................................................... 3 Cultura Organizacional........................................................................................................... 4 Clima Organizacional.............................................................................................................. 4 Comunicación Interna............................................................................................................. 5 Diagnóstico realizado a la empresa..........................................................................................6 Misión..................................................................................................................................... 7 Visión..................................................................................................................................... 8 Valores corporativos de AKT motos........................................................................................9 Nuestros hallazgos................................................................................................................. 10 Propuesta de comunicación y mejoramiento del clima organizacional.....................................12 Propuesta 1........................................................................................................................... 12 Propuesta 2........................................................................................................................... 13 Propuesta 3........................................................................................................................... 14 Propuesta 4........................................................................................................................... 15 Conclusión.............................................................................................................................. 1 Bibliografía............................................................................................................................. 2

Introducción En la actualidad las empresas buscan que sus empleados sean mucho más eficientes a la hora de desarrollar algún tipo de actividad dentro de la empresa. En este trabajo mencionaremos las formas en que nuestra empresa MOTORUNNER AKT maneja diferentes formas de motivar a sus empleados mediante la cultura y el clima organizacional, y la comunicación interna dentro de nuestra compañía. Mencionaremos a su vez unos tip´s fundamentales que llevarán a cualquier organización al éxito motivacional de sus empleados.

Cultura Organizacional Es el conjunto de creencias, hábitos, valores, actitudes y tradiciones de los miembros de una empresa. La cultura organizacional se expresa a través de sus estrategias, estructuras y sistema. Una organización con valores y normas claras promueve conductas positivas que se traducen en una mayor productividad dentro de la empresa y en una adecuada proyección de la organización fuera de ella. [ CITATION Sig20 \l 9226 ]

Clima Organizacional Se entiende por clima organizacional todas aquellas relaciones laborales y personales que se desarrollan en todo lugar de trabajo. Según sea el clima organizacional de una institución o empresa se puede evaluar y medir su desempeño, logro de objetivos y calidad de bienes o servicios. El término clima organizacional puede ser sustituido por clima laboral o ambiente organizacional. Para quienes fungen como líderes de una organización o empresa, es importante tener conocimiento de cuál es el clima organizacional que se vive entre sus subordinados y con todos aquellos agentes externos, como clientes o proveedores, con los cuales mantienen relaciones y acuerdos. [ CITATION Sig17 \l 9226 ]

Comunicación Interna En distintos ámbitos se habla de comunicación interna para referirse a los canales y mecanismos de información que existen dentro de una organización determinada, y cuyo destino es el mismo personal que trabaja en ella, en sus diversos departamentos o modalidades organizativas. En eso se distingue de la comunicación externa, que es aquella que va desde la organización hacia el mundo externo. La comunicación interna de una empresa u organización establece vínculos informativos de diversa naturaleza entre sus propias partes, ya sea desde las cúpulas directivas hacia los trabajadores o viceversa, o entre compañeros de un mismo departamento. Como su nombre indica, se da en el interior de las organizaciones y no sale generalmente a la luz, por lo que suele guiarse por lineamientos internos de la organización y dentro de cierto margen prudente de confidencialidad para con el mundo ajeno a la misma. [ CITATION Raf20 \l 9226 ]

Diagnóstico realizado a la empresa

Nuestra empresa MOTORUNNER AKT RAZÓN SOCIAL – RAZON DE SER Somos una empresa cuyo objeto social es compra y venta de motocicletas, así como de accesorios para las mismas y prestación de servicios técnicos.

Misión La empresa AKT MOTOS la cual provee Motocicletas para mejorar la necesidad y expectativas del cliente, suministrando le soluciones integrales de su transporte encaminados a mejorar su calidad de vida. Con modelos avanzados, garantizando disposición de servicio y eficiencia en el tiempo La cual cuenta con un sistema completo de aseguramiento para su proceso de producción y de esta manera ofrecer producto de excelente condiciones y desempeño en los diversos usos y terrenos, creando un crecimiento sostenible para sus clientes, proveedores y accionistas para mantenernos como dirigentes en servicio y rentabilidad.

Visión Lograr un crecimiento continuo para ser una empresa líder, consiguiendo motocicletas con excelente calidad e innovación y repuestos para la misma, de esta forma convertirnos en una importante opción en el mercado, siendo preferencia para nuestros clientes. Teniendo personal capacitado, posicionándonos en el mercado regional y nacional con modelos avanzados, dando posibilidades económicas, de fácil acceso y con un mejor respaldo. Para así tener capacidad de respuesta cumpliendo los requerimientos de rentabilidad.

Valores corporativos de AKT motos TRABAJO EN EQUIPO: la palabra "equipo" implica la inclusión de más de una persona, lo que significa que el objetivo planteado no puede ser logrado sin la ayuda de todos sus miembros, sin excepción. COMPROMISO: Es la capacidad que se tiene para tomar conciencia de la importancia que tiene el cumplir con el desarrollo de su trabajo dentro del plazo que se le ha estipulado. EL RESPETO: En todos los hábitos de nuestra sociedad, existen una serie de normas que organizan y dan estabilidad a las relaciones entre las personas. RESPONSABILIDAD SOCIAL: Los miembros que componen AKT Motos, cuentan con una carga de compromiso u obligación. BUENA FE: la impresa invita a sus trabajadores a actuar con buena fe.

Nuestros hallazgos En una visita que pudimos realizar en la empresa MOTORUNNER AKT pudimos evidenciar que el ambiente laboral es muy pesado, debido a que cada empleado es muy reservado para prestar su colaboración a otro compañero de trabajo. En ocasiones se presentan conflictos por la demora en los procesos de facturación en las motocicletas o entregas de las mismas. En el momento de hablar con el administrador del punto de venta él nos indica que en varias oportunidades se les brinda las capacitaciones sobre trabajo en equipo, pero este a su vez menciona que muy poco ha funcionado. En el momento que se presenta algún conflicto entre los empleados son llamados para que brinden sus explicaciones sobre lo que ocasionó dicho conflicto, pero a su vez el ambiente laboral se vuelve muy tenso para los demás integrantes de la empresa. También pudimos evidenciar que son varias las actividades que debe desarrollar cada empleado y que muchas veces no les alcanza el tiempo para el desarrollo total de las mismas, esto hace que día tras día tengan acumulación de trabajo. Ya entrando más al ámbito del dinero en reconocimiento por parte de la empresa, menciona que cuentan con bonos de cumplimiento de metas. Los cuales son entregados únicamente si el empleado cumple la meta propuesta de cada mes, indica el administrador que no a todos se les paga la comisión por que no alcanzan a cumplir la meta. En varias ocasiones se les reconoce unos incentivos monetarios para que se esfuercen al cumplimiento de la meta propuesta. En el punto de venta el mismo administrador es el líder del grupo, trata de realizar charlas donde los empleados se incentiven con palabras claves, dándole ánimos de luchar por una meta mensual y así poder lucrar económicamente sus vidas.

Por último, al momento de hablar con cada uno de los empleados nos mencionan que la falta de incentivos laborales son los que muchas veces hacen entrar en conflictos con la misma empresa, ya que en varias ocasiones no se les ha realizado el pago de sus comisiones por cumplimientos de meta.

Propuesta de comunicación y mejoramiento del clima organizacional Como primera medida se debe Fortalecer e innovar en la gestión de los canales de comunicación y su impacto en la parte interna de la empresa.

Propuesta 1. Objetivo: Reforzar el departamento de recursos humanos dentro de la empresa Descripción: El departamento de recursos humanos resulta de vital importancia para el manejo del recurso humano y su continuo seguimiento del desempeño, desde el cual involucra aspectos de orden psicológico y social hacia el personal. La Administración de Recursos Humanos consiste en la planeación, organización, desarrollo y coordinación, así como

también control de técnicas, capaces de promover el desempeño eficiente del personal, a la vez que la organización representa el medio que permite a las personas que colaboran en ella alcanzar los objetivos individuales relacionados directa o indirectamente con el trabajo. Es por ello, que se expone reforzar dicha área dedicada a los empleados como propuesta factible al manejo de la comunicación interna dentro de la empresa. Llevando a cabo su conformación por medio de la organización de un equipo de trabajo multidisciplinar encargado de llevar a cabo los procesos que involucren mejorar la cultura organizacional y clima laboral de la empresa. Dando lugar al mejoramiento de los canales de comunicación y la atención prestada al personal interno como sujeto activo de la institución. Actividades: ● Realizar reuniones semanales con el personal, validando el cumplimiento del personal. ● Realizar la retroalimentación mensual en las áreas, para identificar falencias. Responsable de la actividad: Jefe de Recursos Materiales a utilizar: lapiceros, hojas de papel, presentación en videobeam, tablero, marcadores, refrigerios para una jornada (am o pm). Presupuesto general asignado: $4.000.000

Propuesta 2 Objetivo. Mejora de la convivencia entre colaboradores. Descripción:

Para mejorar la motivación se hace indispensable un cambio en el ambiente laboral, que sea de amistad, entusiasmo y cooperación entre los colaboradores, para ello se pueden llevar a cabo actividades recreativas donde ellos puedan convivir o talleres donde se encuentre todo el equipo de trabajo y puedan solucionar sus problemas interpersonales mediante la comunicación Actividades: ● Desarrollar en sus empleados la capacidad de liderazgo por medio de ejemplos y socialización constante, por medio de una actividad mensual. ● Realizar cada 15 días un espacio de recreación y socialización entre colaboradores, estos espacios son esenciales para un mejor ambiente laboral. Responsable de la actividad: Jefe de Salud y Seguridad laboral Materiales a utilizar: Presentación en videobeam, alquiler de sitio diferente a la oficina (solo en algunos meses) refrigerios y almuerzos Presupuesto general asignado: $8.000.000

Propuesta 3 Objetivo: Lograr fortalecer la relación entre empleador y empleado. Descripción: Los jefes o propietarios deben adquirir conocimiento sobre la relación individuo persona y de saberla comunicar a sus colaboradores con la finalidad de llegar a un acuerdo, de esta forma podrían empezar por establecer un liderazgo renovador en la empresa.

También se hace necesario establecer un sistema de recompensa y reconocimiento que sea aplicado coherentemente junto con la Evaluación del desempeño, la retroalimentación y la capacitación de los colaboradores, esto vendría a incrementar su responsabilidad, por lo tanto, se definirían los aspectos para establecer la motivación y satisfacción laboral, realizar la creación de formas de reconocimiento tanto moral como material factibles, ya sea mensual, trimestrales o anuales para estimular el mejoramiento de su labor. Además, es importante que se implemente una cultura de comunicación efectiva a todo nivel de la empresa y forme parte de los aspectos a calificar en las evaluaciones del desempeño, así como de las reglas mencionadas anteriormente. Actividades: ● Diseñar un plan de compensación atractivo, es decir, crear un plan de beneficios para los mejores vendedores (pagaderos en premios monetarios y simbólicos una vez al mes). ● Los líderes de cada área deben ejecutar actos de socialización encaminados a motivar e incentivar a su equipo de trabajo, por medio de la integración con el personal, por lo menos una vez a la semana. Responsable de la actividad: Jefe de Personal- lideres de cada área Materiales a utilizar: Presentación en videobeam, tablero, refrigerios, Premios (bonos alimenticios y de vestido o artículos tecnológicos. Presupuesto general asignado: $9.000.000

Propuesta 4 Objetivo: Plan de inducción a nuevos empleados.

Descripción: La importancia de gestionar el diseño de un plan de inducción para el ingreso de personal subyace en la necesidad de intervenir en las dificultades dadas por la rotación laboral frecuente desde el incremento del sentido de pertenencia y compromiso con la empresa. Ya que cuando se brinda toda la información necesaria, sobre su medio ambiente al personal de nuevo ingreso, esto permitirá una integración en el menor tiempo posible al puesto, al grupo de trabajo y a la organización. Por ende, se brinda un beneficio a los nuevos empleados sistematizando la transmisión de información necesaria para desenvolverse en la empresa, con información relativa a la institución y las funciones a desempeñar dentro del cargo. Algo que debe de tenerse en cuenta, en un programa de inducción, es que debe ser dinámico, ya que la organización lo es, en especial para mantener actualizados, a los miembros de la organización, en relación a los cambios que se den. Ya que la mayoría de los empleados, cumplirán con las reglas si comprende el significado de ellas, y se evitará oposición o que se resista a cumplirlas. De igual forma se recomienda realizar un seguimiento con el propósito de brindar retroalimentación al plan de inducción diseñada inicialmente, y así incorporar o modificar los puntos respectivos. Actividades: ●

Establecer reuniones de socialización de resultados mensual.

● Programar espacios de retroalimentación con el nuevo personal dos veces durante el primer mes de labor. Responsable de la actividad: Jefe de Talento Humano Materiales a utilizar: Libretas de apuntes, lapiceros, presentación en videobeam, tablero, marcadores.

Presupuesto general asignado: $500.000, para realizar 2 compras de materiales durante el año [ CITATION Muñ18 \l 9226 ][ CITATION SAN17 \l 9226 ]

Planeación y seguimiento de Actividades ABRL

Fecha establecida

MAYO

SEMANA

Actividad

1

Refuerzo del departamento de RRHH. Responsable:

Reunión semanal con todo el personal Retroalimentación mensual (identificación de puntos a mejorar) Presupuesto

2

3

$250.000

JUNIO

SEMANA 4

1

2

3

JULIO

SEMANA 4

$500.000

1

2

3

Mejora de la convivencia entre colaboradores Responsable:

$500.000

Inducción a nuevos empleados

1

2

3

$500.000

SEPTIEMBR E SEMANA

SEMANA 4

1

2

3

$500.000

4

1

2

3

$500.000

4

OCTUBRE SEMANA 1

2

3

4

$

$500.000

NOVIEMBR E SEMANA

DICIEMBRE

1

1

2

3

4

SEMANA 2

3

$500.000

$250.000

$500.000

$2.500.000

JEFE DE RRHH/ TODO EL PERSONAL

Espacio de recreación y socialización entre colaboradores Desarrollo de liderazgo Presupuesto

$500.000

$500.000

Responsable / Participantes

Fortalecer la relación entre empleador y empleado

SEMANA 4

Responsable/ Participantes

AGOSTO

$500.000

$2.000.000

$500.000

$500.000

$500.000

JEFE DE SALUD Y SEGURIDAD LABORAL /TODO EL PERSONAL

 Socialización- Integracion del personal Diseño de plan de compensación Entrega de incentivos Presupuesto

$100.000

Responsable / Participantes

JEFE DE PERSONAL/REPRESENTANTE DE AREA (ADMON, PRODUCCION, VENTAS Y SERVICIOS)/TODO EL PERSONAL SOLO EN JULIO Y DICIEMBRE

$100.000

$100.000

$ 2.300.000

$100.000

$100.000

Programar espacios de retroalimentación Reunión de socialización Presupuesto

$250.000

Responsable / Participantes

● Costo total de las propuestas: $21.500.000

$250.000 JEFE DE TALENTO HUMANO/NUEVOS COLABORADORES

$100.000

$

$100.000

$6.000.000

4

Conclusión

En desarrollo de la actividad se logró reconocer la presencia de dificultades tales como la ausencia de la dirección en las diferentes áreas, así como problemas en los canales de comunicación existentes que perjudican la transmisión de información desde los diferentes niveles identificados. Los anteriores percances a su vez, son determinados por factores como la alta rotación del personal y la ausencia de elementos característicos de un clima organizacional dentro de la empresa.

De esta manera, se da cumplimiento a la propuesta presentada en base a los objetivos concisos que permiten abordar tales problemáticas desde una perspectiva integra, así mismo, establecer un proceso de mejora dentro de la empresa. De igual manera se recomienda la conformación elementos clave como el plan de comunicación y el manual de inducción de la empresa.

Bibliografía Muñoz, S. H. (2018). Diagnóstico empresarial, plan de mejoramiento y propuesta de impacto a la Empresa. Ibagué, Tolima, Colombia. Recuperado el 4 de Abril de 2020, de https://repositorio.unibague.edu.co/jspui/bitstream/20.500.12313/743/1/Trabajo %20de%20grado.%20pdf Raffino, M. E. (23 de Enero de 2020). Concepto.de. Recuperado el 4 de Abril de 2020, de https://concepto.de/comunicacion-interna/ SANABRIA, E. M. (2017). DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL Y PROPUESTA DE ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL INTERNA DEL COLEGIO BOSTON SEDE FACATATIVÁ. Facativá, Cundinamarca, Colombia. Recuperado el 4 de Abril de 2020, de http://repositorio.ucundinamarca.edu.co/bitstream/handle/20.500.12558/663/DIAGN %C3%93STICO%20EMPRESARIAL%20Y%20PROPUESTA%20DE %20ESTRATEGIA%20DE%20COMUNICACI%C3%93N %20ORGANIZACIONAL%20INTERNA%20DEL%20COLE.pdf? sequence=1&isAllowed=y Significados. (11 de Agosto de 2017). Significados.com. Recuperado el 4 de Abril de 2020, de https://www.significados.com/clima-organizacional/ Significados. (20 de Marzo de 2020). Significados.com. Recuperado el 2020 de Abril de 4, de https://www.significados.com/cultura-organizacional/