• Author / Uploaded
• oliver

Citation preview

INTRODUCCIÓN La empresa está conformada por distintos tipos de colaboradores, dentro de la jerarquía empresarial cada uno cumple con una función distinta y especifica. Cuyo objetivo principal es potenciar la especialización. La Especialización es considerada como la dedicación que tiene cada trabajador en una única tarea de manera continua y repetitiva. A medida que una organización crece, los directivos deben establecer cómo controlar y coordinar las distintas actividades que en ella se realizan para el cumplimiento de sus objetivos. La organización se caracteriza por una división del trabajo, las cuales deben estar claramente definidas. Esta es la base de toda organización. De acuerdo con Adam Smith el señaló que gracias a la división de trabajo se ahorraba tiempo, la producción aumentaba cada vez más en menos tiempo debido a que el obrero no tenía que cambiar constantemente de herramientas y que también se ahorraba capital ya que cada obrero no tenía que disponer de todas las herramientas sino únicamente de las necesarias para la función que desempeñaba. Smith establecía que a través de la división de trabajo cada trabajador desarrollaría más habilidad y destreza en su tarea.

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR 1. DESCRIBCIÓN DE LAS ACTIVIDADES ACTUALES PARA EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS ORGANIZACIONALES (DIVISIÓN DEL TRABAJO). La división del trabajo hace referencia al número de tareas distintas en que se distribuye el trabajo necesario para la producción de un bien o servicio, tareas que han de ser realizadas por distintos trabajadores especializados en cada una de ellas. La división del trabajo permite a

las organizaciones lograr objetivos. Las actividades a realizar acorde con sus objetivos son las siguientes: OBJETIVOS GENERALES 

Establecer un modelo de procesos administrativos innovadores que se distingan por ser funcionales, ágiles y que permiten añadir características de valor.



Contribuir a la formación de los estudiantes bajo los lineamientos institucionales y del Plan de Desarrollo Institucional.



Alcance de la Certificación del Sistema de Gestión de Calidad bajo la Norma ISO 9001-2015.



Trabajar en base a nuestra Misión y Política de Calidad.

ACTIVIDADES 

Validar que los documentos cuenten con la calidad que distingue a DAE (evitando errores y contratiempos)



Capacitación constante para la reducción de errores y para brindar un servicio personalizado fomentando el trabajo de calidad y en equipo, ya que se basan en

la certificación del Sistema de Gestión de Calidad bajo la Norma ISO 9001-2015.

2. IDENTIFICAR LA DISTRIBUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES QUE IMPULSAN EL LOGRO DE LA MISIÓN DE LA ORGANIZACIÓN (DEPARTAMENTALIZACIÓN). La Dirección de Administración Escolar se rige en la Departamentalización por funciones en la cual se agrupan las actividades según las funciones de la empresa. 

Departamento de titulación: Encargado del proceso de titulación de todos los estudiantes (Título, certificado de servicio social, acreditación de un segundo idioma, liberación de bibliotecas)



Departamento de admisiones: Encargado de los procesos de admisión de las nuevas generaciones de alumnos (Recepción de documentos, aplicación de exámenes de admisión, asignación de matrículas)



Departamento de Servicios Escolares: Encargado de los trámites necesarios dentro de la trayectoria escolar de los alumnos (constancias de estudios, credencialización, kardex legalizados, afiliación IMSS, bajas definitivas o temporales, certificado de estudio, carta de pasante)



Departamento de recursos humanos: Encargado de las contrataciones y de brindar capacitación cuando se es necesaria.



Departamentos de escuelas incorporadas: Cuya finalidad es atender las solicitudes de servicios escolares de las instituciones educativas incorporadas a la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla.



Departamento de escuelas regionales: Su labor es atender las solicitudes de servicios escolares de las instituciones regionales de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla (Tecamachalco, San José Chiapa, San Salvador el Seco, Huauchinango, Izúcar, Zacatlán, Tehuacán, Tetela de Ocampo)



Departamento de marketing: Encargado de toda la publicidad de las distintas convocatorias: de nuevo ingreso, de reinscripción, procesos de Admisión, entre otros)



Departamento de archivo escolar: Encargado de validar todos los documentos y mantenerlos en resguardo hasta el día de su entrega.



Departamento de posgrados: Encargado de promocionar y lanzar las nuevas convocatorias de los distintos posgrados, inscripciones y asignación de matrículas.

3. ANALIZAR LOS NIVELES JERÁRQUICOS, EL TRAMO DE CONTROL Y LA FORMA DE DELEGAR LA AUTORIDAD. La jerarquía es la distribución escalonada de acuerdo a niveles de autoridad, responsabilidades y tareas hasta llegar a formar una pirámide, en cuyo vértice esta la autoridad máxima y en la base se encuentran los empleados con sus distintas funciones. A continuación, se describe el nivel jerárquico de Dirección de Administración Escolar:

DIRECTIVO

Lic. José Marum Doger Corte María Isabel Etcheverry Doger.

NIVEL EJECUTIVO SALUD

COORDINACIONES

NIVEL OPERATIVO

Deptos.: titulación, servicios escolares, admisión, RR.HH, incorporadas y regionales, mercadotecnia, archivo escolar. Colaboradores que operan en los distintos departamentos.

Nivel Directivo: Este organismo constituye el primer Nivel jerárquico de la empresa, formado principalmente por la Junta General de Accionistas. Nivel ejecutivo: Es el segundo al mando de la organización, es el responsable del manejo de la organización, su función consistente en hacer cumplir las políticas, normas, reglamentos, leyes y procedimientos que disponga el nivel directivo. Coordinaciones: Tiene autoridad solo hacia sus dependientes y asesora, puede delegar autoridad, más no responsabilidad. Consiste en integrar las actividades de departamentos independientes para perseguir las metas de la organización con eficacia. Puestos operativos: Es la parte fundamental en la producción o realización de tareas primarias y/o. No tiene autoridad ni delega responsabilidad. Es una organización con tramo de control estrecho, los tramos posibilitan que un gerente pueda tener un control más estricto y se realiza un mayor control de las operaciones. Su manera de delegar la autoridad es por medio de los Gerentes de cada departamento, ellos reciben ordenes de los altos directivos.

4. ELABORAR UN DIAGRAMA DE PROCESO DEL PRODUCTO O SERVICIO QUE OFRECE LA ORGANIZACIÓN. Diagrama del Departamento de Servicios Escolares (solicitud de Certificado de estudios)

INICIO

PAGO DE DERECHOS E IDENTIFICACION DEL SOLICITANTE

FIN

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS ENVÍO DE DOCUMENTOS (DPTO. ARCHIVO ESCOLAR)

VALIDACIÓN POR ARCHIVO ESCOLAR

SI

VALIDACIÓN POR ARCHIVO ESCOLAR

VALIDACIÓN DE DOCUMENTOS (SERVICIOS ESCOLARES) NUEVA SOLICITUD DE DOCUMENTOS Y RECEPCIÓN DE ESTOS NO

VALIDACIÓN DE DOCUMENTOS (SERVICIOS ESCOLARES)

ENVÍO DE DOCUMENTOS (DPTO. ARCHIVO ESCOLAR)

5. INDAGAR SI EXISTE UNA DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE CADA POSICIÓN PARA REALIZAR LAS FUNCIONES DE LA ORGANIZACIÓN Y LOGRAR SUS OBJETIVOS. La Dirección de Administración Escolar si cuenta con un manual de descripción de puestos. Anexo ejemplos.

6. PRESENTAR EL ORGANIGRAMA.

7. DE CADA UNO DE LOS APARTADOS ANTERIORES, IDENTIFICAR Y PROPONER MEJORAS. En el primer apartado considero que las actividades para el logro de los objetivos son claras, ya que se enfocan a su principal objetivo el cual es brindar un servicio de calidad. Del segundo apartado la distribución de actividades por departamento es la correcta, aunque considero que debería de haber un departamento el cual se encargue de orientar a los estudiantes acerca de todos los documentos necesarios para la tramitación de algún documento oficial y así evitar y disminuir las quejar por parte de los alumnos ya que una de las principales quejas es la falta de la información. Con respecto al apartado de descripción de puestos considero que su estructura es buena y es bastante entendible. Y en cuanto al organigrama se entiende perfectamente que se rige en una organización funcional y que cada departamento cuenta con un gerente el cual está para apoyar a los colaboradores a su cargo. Considero que un área de mejora sería en cuanto al servicio y reducción de tiempos de espera, ya que como lo he mencionado antes uno de los principales problemas es la falta de información y los tiempos estipulados en cuanto a entrega de documentos no son cumplidos, de igual manera se buscaría agilizar el proceso de recepción ya que muchas veces nosotros como usuarios no contamos con el tiempo suficiente.

CONCLUSIÓN Es de vital importancia que toda nuestra estructura este perfectamente diseñada ya que el diseño organizacional es el proceso mediante el cual se llevara a cabo la estrategia empresarial para el logro de los objetivos, por tanto, debe ser considerado como una actividad primordial, ya que la organización buscara siempre brindar un servicio de calidad. Por tal motivo, los altos directivos tienen la responsabilidad de complementar de forma profunda y sistemática todos los conceptos y habilidades que estarán involucrados en el diseño de su organización, ya que hoy en día, la competencia es cada vez más grande en casi todos los sectores tanto empresariales como industriales. La constante aparición de nuevos productos, formas de servicio, distribución y modelos de negocio, apoyados por los grandes avances tecnológicos, generan más competitividad dentro del mercado, por tanto, las barreras de entrada que solían proteger a muchas industrias y sectores ya no existen o son insignificantes. Por tanto, considero que una de las prioridades al momento de brindar un servicio o producto es tener una buena estructura organizacional en caso de que no sea así se generaran muchos problemas a futuro y no sabrán cómo reaccionar ante posibles amenazas.

BIBLIOGRAFÍA McConnell, C.R,. y Brue, S.L. (1997). Economía. McGraw-Hill. Adriw. División del Trabajo: ¿Qué es? tipos, ejemplos y más. (Consulta: 09 de agosto de 2019) https://adriw.com/conceptos-economicos/division-del-trabajo/ Adam

Smith.

Division

del

Trabajo.

(Consulta:

09

de

agosto

de

2019)

https://cspoliticasadamsmith.wordpress.com/mercado-libre/division-del-trabajo/ Dirección de Administración Escolar: Antecedentes. (Consulta: 09 de agosto de 2019) http://cmas.siu.buap.mx/portal_pprd/wb/DAE/incorporadas Dirección de Administración Escolar: SCoD. (Consulta: 09 de agosto de 2019) http://www.scod.buap.mx/ Gestiopolis:

Delegación

de

autoridad.

(Consulta:

https://www.gestiopolis.com/delegacion-de-autoridad/

10

de

agosto

de

2019)