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Capítulo 1: Origen del secretariado Nadie sabe exactamente cómo y cuándo aparecieron los secretarios. Estos surgieron como una consecuencia natural la necesidad que tiene una persona prominente de alguien en quien poder confiar sus asuntos confidenciales y que puedan actuar en beneficio de su jefe. En las distintas civilizaciones y épocas se encuentran rasgos y situaciones que nos llevan a conocer el pasado del hombre que desempeñaron labores de carácter secretarial sin recibir el nombre se secretarios. Estos hombres tuvieron mucha importancia y llegaron a construir una verdadera clase social a la cual se les llamo ESCRIBAS, COPISTAS, EMANUECES, ESCRIBANOS O SECRETARIOS, es decir, que estos profesionales dieron sus primeros pasos junto al inicio de la civilización, primero como proclamadores públicos y luego como escribas. Entre los escribas romanos podemos destacar a Tirón, nacido en Roma, en el año 93 a.c. gracias a su inteligencia e interés por los estudios despertó gran estimación amo Cicerón. La importancia de Tirón radica en su intervención de las notas Tironianas, un sistema taquigráfico muy seguro y rápido en su época. En los comienzos de la época moderna los nobles tenían secretarios (generalmente hombres) y se les elegía el dominio de varios idiomas, entre ellos el latín. La importancia enorme de estos secretarios, puede resumirse en dos aspectos como consejeros, es decir, integraban los consejos de administración y del estado del reino; y como autoridad de sus escritos, que no podían ser alterados, sino por el propio rey. Pronto nace el comercio desarrollado por hombres dotados de una gran inteligencia y voluntad. Se conocen como "Mercaderes" y se les designa "comerciantes" por dedicarse al transporte de las mercaderías. Estos hombres necesitaron igual que el rey de consejeros nace así el secretariado comercial para diferenciarlo del secretario del estado. Ambos cumplen iguales funciones que se han mantenido hasta nuestros días. Capítulo 2: El secretariado en la actualidad El secretariado ejerce una actividad de enorme importancia dentro del ámbito comercial, mercantil, administrativo y de ejecución; por que es un asistente ejecutivo que posee el dominio completo de las técnicas de la oficina que 1

demuestra capacidad para asumir responsabilidad que su jefe le ha delegado, con gran iniciativa en las labores diarias, aplicando el sentido común para emitir un juicio acertado en los asuntos cotidianos y tomando decisiones dentro del margen de autoridad que se le ha asignado. Por ello es indispensable que el secretario posea capacidades intelectuales, disposición dinámica, seguridad personal, criterio adecuado y personalidad, etc. Acorde en las funciones y características peculiares de la actividad que puede desempeñar el secretario, puede clasificarse en Secretario Ejecutivo, Administrativo, Comercial, Bilingüe, Computacional, etc. SECRETARIADO EJECUTIVO: Constituye un elemento de mayor importancia en cuanto a la mayor responsabilidad, injerencia y autoridad que posee en el manejo de los asuntos, negocios y actividades propias de una empresa o entidad. Actúa a nombre propio y a nivel de jefatura en las diversas acciones dinámicas como: compra, venta, contrataciones, etc. Posee una formación idónea, conociendo de la redacción, administración de personal y empresa, técnicas de oficina, publicidad, derecho comercial y derecho administrativo, relaciones públicas, relaciones humanas y un elevado grado cultural. Por su formación y calidad laboral resulta un elemento importante en la forma y toma de decisiones, organización y planificación de la empresa. En suma es un ejecutivo más. SECRETARIADO ADMINISTRATIVO: Es el funcionario que asesora al jefe en las decisiones laborales y actividades administrativas de una empresa o servicio público, semifiscal o municipal. Maneja la correspondencia, archiva, informa, atiende el público, conecta al jefe con otros funcionarios, etc. SECRETARIO COMERCIAL: Es la persona que colabora y asesora en las actividades mercantiles, comerciales o profesionales a su jefe inmediato. Completamente las labores, sugiere y actúa en nombre de su jefe o superior. Debe poseer una preparación técnica y profesional adecuada a sus funciones, redactar eficientemente la correspondencia comercial y de otra índole; manejar las comunicaciones en forma expedita; tener habilidad y destreza dactilográfica y taquigráfica. 2

SECRETARIADO BILINGÜE: Es el secretario poseedor de una adecuada preparación técnica, domina los idiomas, que emplea que cada una de sus labores peculiares: Castellano-ingles, castellano-francés, castellano-alemán, etc. SECRETARIADO RECEPCIONISTA: Las cualidades más sobresalientes que posee el secretario recepcionista es la cortesía, la amabilidad; además de un amplio conocimiento de las relaciones públicas, pues mantiene un contacto directo con el público. SECRETARIADO DACTILOGRAFO: Debe ser un experto mecanografiar todo tipo de documento que circula dentro de la empresa, al igual que la que envía al exterior. SECRETARIADO TAQUIGRAFO: Es la persona diestra en el manejo de tomar notas al momento en que la persona las dicta. Las notas son tomadas en algunos de los sistemas taquigráficos conocidos. SECRETARIADO COMPUTACIONAL: Debe ser experto en esta área, porque además de manejar la correspondencia interior como al exterior, debe conocer y trabajar archivos y sistemas computacionales que posea la empresa. Capítulo 3: Formación del secretario

Es la formación del secretario se deben considerar las capacidades técnicas y las cualidades humanas que forman la personalidad del individuo. Las capacidades técnicas se aprenden, en cambio las de la personalidad se van formando poco a poco, durante la infancia, para afirmarse en la adolescencia y la juventud. La personalidad de cada individuo depende de infinitas circunstancias ambientales, como son: la salud, el entorno que rodea al individuo, de los padres, de las amistades, de las aspiraciones, de las frustraciones, etc. De esta manera, se deduce que la personalidad es posible de modificarla con voluntad y perseverancia. El alumno de secretariado debe tener en cuenta que es de vital importancia singular si se tiene en cuenta que de ellas depende principalmente el desempeño correcto de aquellas funciones complementarias que no se apoyan con

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conocimientos tecnológicos y que, sin embargo, son necesarios para asumir las labores propias del perfecto secretario. Por ejemplo: Carolina Moncada decide aprender alemán, porque es el conocimiento de tal idioma es una estrategia política en la empresa donde quiere ingresar. Se trata de un factor eminentemente tecnológico. Pero, la condición que impone la empresa a la aspirante Carolina es de tener un elevado sentido de la responsabilidad o acreditar facilidades para tomar decisiones por su cuenta en determinado momento, no cabe duda de que esta característica no tiene nada de tecnología y que además resulta difícil de adquirir si no ha sabido desarrollarla convenientemente cuando era posible hacerlo. La secretaria que consiga destacarse por sus valores, no solo afianzara su puesto de trabajo y conseguirá una interesante remuneración, sino probablemente será disputada por otras empresas de la competencia. En el supuesto de que sobresalgan sus conocimientos, su iniciativa y el sentido de la responsabilidad, quizás se reconozcan tales méritos y tal vez llegara al medio ejecutivo, en donde si se esfuerza, es posible que pueda lograr un puesto en el directorio.

Capítulo 4: La personalidad La personalidad humana es un modo de ser permanentemente y sistemático del individuo, se forman de comportamiento y reacciones frente a las diversas circunstancias de la vida. La personalidad es el reflejo del YO interno frente a los demás ahi se revela por la conducta total del individuo, u por las reacciones de los demás ante esa conducta. Este impacto de la conducta de una persona, hace que los demás reaccionen ante ella favorablemente o desfavorablemente. Los componentes fundamentales de la personalidad es la capacidad de adaptarse con igual facilidad de los tipos más variados de situaciones, y saber actuar de la mejor manera que mejor satisfaga a los demás y a uno mismo. La persona que ha aprendido a comportarse adecuadamente en todas las circunstancias de su vida habrá conseguido desarrollar una personalidad eficiente. 4

Los componentes fundamentales de la personalidad son factores de índole fisonómico y síquico y los encontramos en la descripción de cada persona, los detalles, los rasgos, las características y pautas de comportamiento que lo caracterizan pueden clasificarse en general, dentro de ciertos aspectos: físicos, intelectuales, emotivos, sociales y el sistema de valores que constituyen las características de la personalidad y de los cuales se desprenden otros de gran importancia que enriquecen cualitativa y cuantitativamente los niveles y grados de personalidad y en su mayoría son de índole sicológica. Para instalar un adecuado estudio y mejorar la personalidad, revisaremos preliminarmente los aspectos síquicos que inciden en la personalidad y son la base de los nombrados anteriormente.

a) LOS INSTINTOS: Constituyen un conjunto completo de reacciones hereditarias, o sea, toda actividad que entra en juego espontáneamente, sin reflexión, experiencias o educación y son de condición innata. Los instintos más importantes son: el de la propia conservación, el de la nutrición, el sexual, el maternal, etc. b) LA HERENCIA: Es un factor de orden interno que se perfila con una proyección de características físicas y somáticas (estructura de cuerpo) que se advierten de una generación a otra, características biológicas concretas como el color del cabello, de los ojos, color de la tez, etc. c) EL AMBIENTE O MEDIO: Es un factor externo que constituye a determinar actitudes humanas frente a determinadas situaciones y circunstancias. El medio proporciona valores naturales, sociales y culturales existentes en el lugar y un momento determinado que influye en el lugar y un momento determinado que influye en la vida material y sicológica del individuo (ambiente intelectual, ambiente peligroso, etc.). d) LOS HABITOS: Son modalidades por actos repetidos de diversa índole, que constituye un conjunto de disposiciones que tienden a suministrar a la personalidad variadas cualidades a un individuo y que por adquiridas dependen de cada persona y de la preocupación que ponga este en adquirirlo y perfeccionarlo (hábitos higiénicos, de estudio, etc.).

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e) LOS MODALES: Son maneras que se expresan en el lenguaje, trato, reacción, ademanes, gestos o comportamientos de un individuo frente a las diversas situaciones de la vida (modales bruscos, modales refinados). f) LOS GUSTOS: Son preferencias de naturaleza adquirida, hacia ciertos elementos y cosas que en alguna circunstancia se han conocido, pueden ser preferencias por la música, prendas de vestir, etc. g) LAS FOBIAS: Son reacciones de aversión de gran intensidad de parte de un individuo ante determinados estímulos externos como: la oscuridad (nictofobia), encierro (claustrofobia), miedo al precipicio (cremofobia), a la altura (acrofobia), etc. h) LAS ACTITUDES: Son formas de costumbre, disposiciones mentales hacia una experiencia, tarea o modo de vida, ya sea positiva o negativa, de aceptación o rechazo hacia estas situaciones. i) EL CRITERIO: Es el de menor grado de idoneidad que manifiesta una persona para emitir juicios e ideas frente a determinadas circunstancias. j) EL TALENTO: Es la capacidad natural que tiene un individuo que unido a la adquisición de ciertos conocimientos le permiten alcanzar un desarrollo y grado de pericia en una actividad específica (literatura, pintura, artesanía, etc.). k) LA APTITUD: Son síntomas de capacidad para adquirir algún conocimiento o habilidad para aprender o ejecutar algo, a través de un entrenamiento. l) LA AFECTIVIDAD: Es la capacidad de reaccionar emotivamente frente a cosas, situaciones o personas. La reacción puede ser emoción (miedo, cólera, afecto), de sentimiento (crueldad, mentira, odio, lealtad), de pasión (que se traduce en una reacción absorbente). m) LAS ASPIRACIONES: Son deseos permanentes de un individuo tendiente al logro de un objetivo. Pueden ser aspiraciones sociales políticas, laborales, religiosas, económicas, etc. n) EL CARÁCTER: Es el conjunto de rasgos síquicos del individuo, maneras habituales de sentir y reaccionar propias de cada uno. ñ) LA INTELIGENCIA: La constituye una capacidad creadora dinámica potencial para actuar frente a situaciones, problemáticas y alcanzar objetivos, fines o metas.

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Capítulo 5: La personalidad y sus importantes aspectos

Los aspectos que tienen gran incidencia en la formación del secretario, para que se desenvuelvan apropiadamente en su trabajo son: ·

Físicos

·

Intelectuales

·

Emotivos

.

Sociales

·

Valores

·

Trabajo

ASPECTOS FISICOS: La complexión o constitución, al tipo corporal, los rasgos, la manera de vestirse, la apariencia física de la persona y corresponde al aspecto de orden fisonómico. El organismo humano sufre desgaste y los cuidados y malos tratos que se le proporcionan pueden retardar o acelerar su gradual desgaste, por eso una de las cualidades humanas más importantes es el bienestar físico o la salud que es la base para realizar con buen rendimiento y agrado cualquiera de las actividades a que se dedique. Por lo antes mencionado es necesario que periódicamente se efectúe revisiones médicas con un facultativo de medicina general, quién podrá ser descubrir pequeños síntomas que el paciente desconozca. Estos ligeros padecimientos, aunque no sean graves, pueden debilitar su energía y sobrecargar otros órganos del cuerpo. Casi todas las enfermedades graves puedes tratarse con mucha facilidad si se descubren en sus comienzos.

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Preocúpese además del cuidado de los ojos, oídos y dientes. La buena vista es un don inapreciable y debe conservarse sometiéndola a exámenes anuales. Si se necesitan lentes, deben usarse con constancia. Los oídos también requieren atenciones y cuidados regulares. Manténgalos aseados y no se introduzcan en ellos objetos punzantes para extraer el cerumen, pues puede dañarlos en forma irreparable. El cuidado y aseo de los dientes es importante, no solo debe cepillarlos, sino que debe hacerlo bien. Con un cepillo blando, dentífrico adecuado, cepillar de abajo hacia arriba tantos minutos como sea necesario (3 a 5 minutos) para eliminar impurezas, también es recomendables usar hilo dental. El mal aliento (halitosis) se produce por la acumulación de bacterias en el interior de la boca. El secreto de una sonrisa perfecta son unos dientes sanos y blancos. Capítulo 6: La higiene: Es uno de los aspectos más importantes que ayuda a mantener la salud, pues manteniendo el cuerpo limpio se previenen innumerables enfermedades. Para mantener una higiene adecuada todo individuo debe: Bañarse diariamente (ducha, tina o por partes) Usar jabón adecuado Lavarse como mínimo dos veces por semana el cabello. Solucionar problemas del cabello (caspa, alopecia) Cepillar los dientes después de cada comida, para evitar las caries y el mal aliento. Lavarse las manos después de casa vez que se va al baño. Lavarse diariamente los pies. Secarlos bien para evitar los hongos. Después de asearse convenientemente es necesario efectuar algunas operaciones que ayudan a mantener el aseo y el buen estado corporal, algunas de estas son: 1.

Depilar periódicamente axilas y piernas.

2. Usar aceite emulsionado o hidratante para el cuerpo, después del baño. 3.

Usar un desodorante adecuado para controlar la transpiración.

4.

Mantener las manos impecables y presentables.

5.

Repara inmediatamente el resquebramiento de las uñas y esmalte de estas.

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6.

Evitar mordisquearse las uñas y padrastros.

7.

Cortarse periódicamente el cabello.

8. Peinar adecuadamente el cabello, tomando en cuenta la moda y forma del rostro. 9.

Perfumarse discretamente.

10. Si se maquilla, hágalo en forma discreta y de acuerdo con su vestuario.

Capítulo 7: La dieta

Es el tipo de alimentación que sigue una persona para regular o disminuir los alimentos, bebidas y comer de un modo racional. En efecto, una dieta equilibrada es absolutamente imprescindible para gozar de una buena salud. Para la nutrición de nuestro organismo se requieren alimentos nutritivos que proporcionen proteínas, carbohidratos, minerales, vitaminas, etc. Estos nutrientes aportan calor y energía al cuerpo que sirven para completar y renovar los tejidos corporales y para regular las funciones específicas y los aportes de los nutrientes señalados anteriormente.

LAS PROTEINAS: Proporcionan los elementos para la formación o recuperación de los tejidos. LOS CARBOHIDRATOS: Proporcionan energía, pero cuando se consumen en cantidades excesivas se almacenan en forma de grasa. LA GRASA: También proporcionan energía y calorías al organismo y si se ingieren en grandes cantidades se almacenan en el cuerpo igual que los carbohidratos.

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LOS MINERALES: Constituyen en la salud corporal, regulando la irritabilidad del sistema nervioso, fortaleciendo los huesos y dientes, participando en la formación de hemoglobina y controlar el funcionamiento de algunas glándulas. LAS VITAMINAS: Son esenciales para el crecimiento y la salud algunas de estas pueden obtenerse químicamente, pero las naturales son las mejores fuentes. EL AGUA: Es necesario para todas las funciones orgánicas, es un elemento simple, pero el más importante del organismo vivo. El adecuado equilibrio diario de la dieta alimenticia es fundamental para el buen funcionamiento del cuerpo. Cuando se altera esta se transforman todas las funciones, no se evacua con la regularidad los deshechos, se sobrecargan el trabajo de algunos órganos otros permanecen inactivos. Para mantener una dieta equilibrada es necesario consumir alimentos de los cinco grupos, que están conformados por los siguientes elementos: GRUPO 1: leche, mantequilla, huevos, yogurt, etc. GRUPO 2: carnes, pescados y mariscos, etc. GRUPO 3: frutas y verduras. GRUPO 4: legumbres, fideos, harinas, etc. GRUPO 5: bebidas y dulces. Como la salud física y mental está estrechamente relacionada, trate de evitar los problemas emocionales a la hora de comer. Si le es posible, relájese durante algún tiempo después de las comidas. Deje a un lado los problemas en esos momentos para que no se le entorpezca su digestión. Para evitar la obesidad, cada persona debe determinar su peso, según su altura, edad y corpulencia. Aunque en algunos casos la obesidad es producto de un desequilibrio glandular, casi siempre esa es consecuencia de comer en exceso. El peso excesivo supone una carga adicional para los órganos vitales, especialmente para el corazón. En efecto la obesidad es el origen de muchas enfermedades en adultos y ancianos.

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Recuerde, es más fácil bajar tres kilos, que diez, entonces no espere que se acumulen. Capítulo 8: Normas de cortesía y presentaciones( Imagen Ejecutiva)

8.1- NORMAS DE CORTESIA EN LA MESA: Con el cuidado que ponga una persona en la mesa, se revela el grado de educación de una persona. De la educación que se tenga en él hogar depende la conducta que se tenga en el futuro. -

Lávese las manos antes de cada comida.

-

Los cubiertos se ubican según el orden en que se usarán.

-

El plato del pan se ubica a la izquierda.

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Las copas o vasos se ponen a la derecha.

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No se deben apoyar los codos sobre la mesa.

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Se sirve por la izquierda y se retira por la derecha.

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La servilleta se usa antes y después de beber agua y al final de la comida.

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Nunca debe llevarse el cuchillo a la boca.

-

Evítese comer con demasiada prisa o con demasiada lentitud.

Es impropio oler, soplar las comidas o bebidas, lo mismo que hacer ruidos al ingerir estos alimentos. Al terminar, los cubiertos de dejan sobre el plato, en forma diagonal, con los mangos hacia el comensal. -

Los platos usados se retiran uno a uno, nunca se amontonan.

8.2- PRESENTACIONES Y ASISTENCIA A ACTOS SOCIALES: 11

Ayuda mucho a conocer los principales aspectos de estas actividades pues cualquier persona se mantiene tranquila al no tener la preocupación de cometer errores y disfrutará la permanencia en el lugar. Cada vez que tenga oportunidad practique las siguientes reglas: -

La persona más joven es presentada a la mayor, la de menos jerarquía es presentada a la de más jerarquía.

-

Ser cortes es respetar al prójimo, el saludo con beso y el tú se reservarán exclusivamente para las amistades.

En una reunión social ningún hombre permanece sentado si hay una dama de pie. -

Fumar en lugares públicos ha adquirido mala reputación.

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El varón al sentarse no debe dejar ver la totalidad del calcetín.

El hombre puede pararse con una mano en el bolsillo de la chaqueta o pantalón, pero nunca las dos manos en los bolsillos. Las damas deben sentarse cómodamente, con ambas piernas hacia un costado, con las manos sobre el regazo. -

Al estornudar, se debe proteger la boca con un pañuelo.

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En un evento social se debe usar pañuelos blancos y de géneros.

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La vestimenta apropiada para un cóctel es una atenida sencilla.

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En una oficina en encargado y/o profesional debe levantarse para recibir o despedir a sus clientes o visitas.

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El invitado educado llega con puntualidad y se retira a la hora determinado o prudente.

-

El varón es quien debe abrir puertas a su compañera o acompañante, ya sea para entrar o salir.

Las miradas furtivas al reloj, los ojos semi entonados o el bostezo apenas disimulado, son una falta de educación, igual para el dueño de casa, como para el invitado. 12

Capítulo 9: Equilibrio emocional

El equilibrio emocional es un aspecto muy importante en el funcionamiento de una oficina, pues el hombre es un ser eminentemente social y el contacto que se produce en esta socialización es la base se las RELACIONES HUMANAS, pues estas son el enlace existencial entre las personas con el objetivo de comunicar y repartir sus sentimientos, emociones, inquietudes e ideales. Las relaciones humanas en el trabajo son la integración de actividad en una situación de trabajo de maneras que los empleados se motiven en forma productiva. Algunas se las principales necesidades humanas en la oficina son: -

Necesidad de seguridad

-

Necesidad de aceptación

-

Necesidad de reconocimiento

-

Necesidad de contribuir

-

Necesidad de sentirse necesario

NECESIDAD DE SEGURIDAD: Toda persona necesita sentirse segura, social, mental y físicamente. Para vivir y trabajar bien con otras personas, la gente precisa sentir que no esta amenazada. En la oficina, este sentimiento de seguridad resulta el éxito y la autoconfianza que podamos sentir. NECESIDAD DE ACEPTACION: A la gente no gusta estar sola, por eso, trata de identificarse con un grupo o con una organización. En la oficina, cada empleado gusta sentir que es miembro de la compañía, que es aceptado por sus compañeros y que a estos le es grato trabajar con él. La productividad de una persona disminuye cuando se siente rechazada por los demás. NECESIDAD DE RECONOCIMIENTO: Para cualquier persona resulta imprescindible pensar bien en sí misma y saber que los demás piensen bien de ella. En la oficina el reconocimiento puede manifestarse por medio de una sonrisa 13

de aprobación, de un elogio por el trabajo bien realizado, de un premio económico, de un ascenso, de una responsabilidad adicional, o simplemente mediante una prueba concreta de amistad. La necesidad de reconocimiento hace que toda persona se sienta complacida cuando se le llama por su nombre, cuando se aprecian sus habilidades especiales y cuando se le elogia por haber efectuado un buen trabajo. NECESIDAD DE CONTRIBUIR: La necesidad de producir algo beneficioso para todos constituye un deseo psicológico, un empleo de oficina siente satisfacción al producir trabajo que, directa o indirectamente beneficia a su jefe, a sus clientes o a sus compañeros. NECESIDAD DE SENTIRSE NECESARIO: El sentirse necesario es un deseo básico del ser humano. Aunque el trabajo de una persona no tenga gran trascendencia necesita pensar que su trabajo es importante y necesario. En la oficina, al igual que en todo sitio donde la gente trabaja junta, cada empleado necesita sentir que su trabajo contribuye a lograr los objetivos generales de la compañía. Capítulo 10: El trabajo Es la forma más común de servir a otros y obtener lo necesario para satisfacer nuestras necesidades. Es el factor productivo básico que consiste el esfuerzo humano aplicado a la producción de riquezas. El trabajo humano se basa en el esfuerzo físico, la aptitud y la habilidad intelectual y artística del hombre. La remuneración de este factor es el SALARIO, el cual se determina en el mercado del trabajo entre la oferta y la demanda. El trabajo se puede mirar desde muchos ángulos económicos, políticos, sociales, etc., sin embargo, una de las facetas más importantes es la ética. Hay personas que trabajan porque si. El trabajo carece de valor constructivo en lo personal; es parte mecánica de un proceso productor; el hombre se ha convertido en una máquina. Es exigencia imperativa que el fin de su trabajo sea noble y pueda enriquecer la personalidad des que lo realiza. 10.1.- CUALIDADES DE TRABAJO El cargo de secretario no está ajeno a la solicitud de ciertas características que debe poseer todo empleado que tenga este título, entre las más importantes están: 14

EXACTITUD: Es la ausencia de errores en el trabajo. La exactitud es fundamental y es la base del trabajo de un secretario: las cartas deben transcribirse sin errores ortográficos, con una puntuación y estilo correcto, proporcionar información exacta a los que llaman por teléfono o visitan la empresa; las cartas y documentos deben archivarse bien, pues es un documento mal archivado se puede dar por perdido; tomar bien los datos de las citas que se efectúan; las cuentas se llevaran correctamente; los gráficos se dibujaran con precisión y los diversos asuntos confidenciales se manejaran con tino. ORGANIZACIÓN: Para organizar el trabajo de oficina es preciso realizarlo; especificar materialmente sus partes y esto se lograra al conocer detalladamente la rutina de oficina, o sea, las actividades propias de ésta y el tiempo que nos llevara a efectuarlo. Evitar toda interrupción, teniendo a mano el material y la información, no cambiar de trabajo sin terminar el anterior. LEALTAD (FIDELIDAD): El empleado de una empresa debe ser leal desde el primer día en que empieza a trabajar en la empresa y fiel al proteger su información sin divulgarla. 10.2 Cómo clasificar los archivos. La oficina es el lugar donde las secretarias deberán realizar sus funciones de la mejor manera, para ello tienen diferentes responsabilidades, entre ellas, la clasificación y el archivo de toda la documentación que ingresa, que sale, que tienen movimiento dentro de la oficina. Para esta tarea de clasificación de archivos, existen numerosas maneras de organizarse y de archivar la documentación, dependiendo del rubro y la actividad que tenga la oficina, pero para todas en general, existen métodos básicos de clasificación y archivo que conoceremos en esta oportunidad. - El archivo tiene como función básica ofrecer fácil acceso y el de guardar la documentación de acuerdo a la importancia que tiene por el tiempo que sea necesario. - Los básicos son los Archivos Generales, Archivos Alfabéticos, Archivos Numéricos, Archivos Alfa Numéricos. - Los archivos pueden realizados en estantes con archivadores de palanca, folders, o separadores, y si usted tiene suficiente documentación es mejor utilizar un mueble gavetero, donde se pueda guardar la información en folders o subarchivos, 15

- El sistema alfabético es como su nombre lo indica, se ordena de acuerdo a la letra inicial o al nombre del documento, que coincida con la letra del alfabeto; por ejemplo si la oficina es de un negocio de venta de galletas, tendrá un proveedor y un comprador que deben tener archivos separados, si el cliente o el proveedor tienen un nombre que empieza con la letra “A” usted lo archivará en la letra “A” de su gavetero y así en forma sucesiva, de la misma manera con los compradores, ambos en archivos separados; en la parte seleccionada para el cliente usted colocará el archivo de todo lo referente a él, como ser fechas de compra, fechas de entrega, fechas de pagos, documentos en general; en la parte interior del gavetero o archivador deberá colocar una guía para indicar los archivos que se guardan en el gavetero, por ejemplo en la letra “A” se guardan a las empresas: Abdías, América, etc., - El sistema numérico, usa números en vez de usar el alfabeto, generalmente se usa para clasificar por años, luego los meses y los días, son muy útiles para realizar cualquier tipo de archivo especialmente financiero; si va a usar los números consecutivos puede asignarlos de acuerdo a la llegada de documentos o de importancia, al igual que para el archivo alfabético usted necesitará colocar una hoja de control o guía donde indique el orden de archivo y lo que se archiva en él. - El archivo alfanumérico es una combinación de ambos sistemas por ejemplo: A1, A-2, A-100, etc.; pueden ser también 1-A, 1-B, 1-C, etc., para la orientación de las personas que lo usan debe contener la hoja de control o guía. - El archivo General está destinado para aquella documentación que no está inmersa en las funciones de la empresa y que no guardan relación directa, pero que si deben ser archivadas; por ejemplo pueden ser oficios recibidos para contribuir a la mejora de un jardín, etc. entonces usted podrá optar por archivar en correspondencia recibida dentro de un sistema de archivo escogido, del mismo modo para la correspondencia que sale de la oficina y no hay relación directa con algún proveedor o comprador, usted la archivará en correspondencia saliente y de igual manera bajo el sistema elegido. - En cada sistema de archivo debe tener una hoja de control o guía y un libro de registro de préstamos de documentos, dónde puedan firmar las personas que lo usan y quede la constancia de la entrega o devolución. También puede usted crear su propio archivo, bajo su criterio y necesidad de acuerdo al rubro al que se dedica la empresa, pero en una oficina bien organizada siempre debe existir un sistema de archivo que facilite ubicar la documentación y sobre todo para no llenar el escritorio de una torre de papeles. 16

Capítulo 11:Informática e Internet Diferenciar los elementos del sistema informático Cómo usar la computadora

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Introducción Partes principales de un computador La tecnología y la computadora Recursos para intercambiar información con la PC Recursos para convertir información en material impreso Recursos para utilizar la información audiovisual, de la computadora Recursos para intercambiar información audiovisual con la computadora 8. Los CD y sus múltiples funciones 9. Conclusión

I)

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Introducción

En los inicios de la invención de la computadora esta fue tomada como un recurso de lujo, y al principio, era muy monopolizado y reservado el uso de la computadora, a los empresarios, las grandes industrias, los profesionales, y las personas que quisieran darse el lujo de tener una computadora. Pero los tiempos han cambiado, y la era de la computadora está bombardeando a todos los niveles y sectores de la sociedad, las escuelas, las universidades, los lugares de trabajo, los lugares de ocio, y aun hasta las amas de casa, se están interesando en el uso de la computadora. El Internet, y la ampliada variedad de ofrecimientos que le brinda al consumidor, ha abierto todas las puertas, para que la realidad de la computadora, llegue hasta el hogar y en todo lugar sea un éxito total. Por ello es imprescindible de que toda persona, conozca el uso que se le puede dar a la computadora, y todos los mas variados recursos disponibles, para darle un mayor uso, a esta herramienta de trabajo, de ocio, y de crecimiento tecnológico e intelectual.

II)

Partes principales de un computador

La computadora básicamente, tiene Monitor, CPU, Mouse y un Teclado.

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Para tener una computadora donde escribir y hacer diferentes trabajos, solamente se necesita tener un monitor, un mouse, un teclado y un cpu. EL CPU: Es el cerebro de la Computadora, básicamente, en el se almacena y procesa todo el contenido, de la PC. El Monitor: Es el Proyector de la Imagen de la PC. Teclado y Mouse: Son dos herramientas útiles para que podamos interactuar con la información contenida en la PC. A través de ellos, podemos accesar a cada una de las partes de la PC. III)

La tecnología y la computadora

La tecnología del computador ha avanzado, con el transcurrir del tiempo, y las nuevas tecnologías, van ampliando los conocimientos de computación, pero, también otras ramas del conocimiento tecnológico han ido creciendo, tales como por ejemplo la electrónica, la cual, ha estado caminando en continuo desarrollo, y esto ha generado, grandes cambios tecnológicos, en todas la áreas de la vida. Esos constantes avances, han incentivado al mercado, a la ciencia, a la educación, a la economía, y a todos los aspectos de la vida humana, a ir de la mano, con los últimos avances tecnológicos, y esta armonía, entre los dos ramos, la informática y la electrónica, y otras tecnologías semejantes, han hecho del mundo de la computación, un macrocosmo, donde todo está entrelazado, y todo puede caminar de la mano, y todo puede adaptarse a otros tipos de tecnologías. La tecnología audio, visual, audio visual, escrita, y de todas las formas y estilos de informaciones, pueden tener un destino común (la computadora), bien sea para su uso, distribución, producción, reproducción, comercialización, edición, o cualquier otro tipo de uso o procedimiento. Es por ello, que necesitamos comprender acerca del mundo de la computación y sus múltiples usos.

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A continuación, conozcamos de cerca otros usos que podemos darle al computador, y los diferentes recursos que podemos usar, para interactuar con todos los medios tecnológicos disponibles. Conozcamos algunos equipos, recursos y herramientas que podemos usar para darle mayor utilidad al computador, y estudiemos algunas de sus características: Otros recursos, herramientas útiles para darle mayor uso a la computadora: CD DISKETTE PENDRIVE IMPRESORA SCANNER COPIADORA MULTIFUNCIONAL VIDEO BEAM (proyectar informaciones tanto visuales como audio-visuales) CORNETAS (parlantes) AUDIFONOS WEB CAM CELULARES REPRODUCTORES MP3 REPRODUCTORES MP4 CAMARA DIGITAL

IV)

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Recursos para intercambiar información con la PC

Hay algunas herramientas de trabajo que nos permiten insertar, o extraer información en nuestro computador, estos son el disquete, el CD y el pendrive. Podemos tener gran variedad de información en nuestra PC, y podemos extraerla de allí, para enviar esa información a otra PC, para imprimirla, e incluso para reproducir copias de ellas. Cada uno de estos valiosos recursos, muy comúnmente usados, nos sirven para guardar imágenes, fotos, trabajos escritos, y diferentes informaciones, cada uno de estos tienen diferentes espacios de almacenamiento, y es necesario, conocerlos cada uno de cerca. V)

Recursos para convertir información en material impreso

Este tipo de recursos nos sirven para poder tener acceso de manera impresa, a la información escrita que esta archivada en la computadora. Tanto, la impresora como el scanner, la fotocopiadora y la multifuncional, nos sirven para obtener la información, que está archivada en la computadora, y plasmarla de manera impresa en papel. En el caso del Scanner, y de la Multifuncional, no solamente extraemos información de la computadora para imprimirla, sino que también, podemos insertar información, copiando documentos, fotos, o cualquier otro tipo de imágenes o redacciones impresas, y luego archivarlas en el computador. La Multifuncional, contiene 3 funciones en una, imprimir, fotocopiar, y scannear.

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VI)

Recursos para utilizar la información audiovisual, de la computadora

En el caso de estos, tanto, las Cornetas como los Audífonos, son equipos que nos permiten tener acceso al audio del computador. En el caso del Video Beam, nos permite proyectar informaciones tanto visuales como audio-visuales. En el caso de la Web Cam, es una cámara que nos sirve para poder visualizar a otras personas, y permitirles visualizarnos, cuando estamos, chateando en Internet. VII)

Recursos para intercambiar información audiovisual con la computadora

Estos equipos, tanto celulares de nuevas tecnología, reproductores mp3, reproductores mp4, y cámaras digitales, son muy útiles, para insertar información en la computadora, y también sirven para descargar información de la computadora.

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A través del reproductor mp3, podemos descargar de la computadora audios, y músicas, y también podemos trasladar audios y músicas desde el mp3 a la computadora. El reproductor mp4, nos sirve además de para estas mismas funciones, sirve también para trasladar videos, desde la computadora al mp4, y desde el mp4 a la computadora. El pendrive, y el CD, también comparten estas mismas funciones, además de reproducir, archivos escritos e imágenes, también pueden reproducir audio, música y videos.

VIII)

Los CD y sus múltiples funciones

Los CD, Tienen una gran variedad de uso, en el mundo de la informática, podemos archivar información en ellos, de diferentes contenidos e Informaciones: Documentos escritos, imágenes, dibujos, fotografías, músicas, audios, videos, es variada la cantidad de información que podemos condensar en un CD.

En los CD, podemos archivar cualquier variedad de información, obtenidas desde diferentes fuentes, tales como: Contenidos archivados en: La computadora o laptos, El pendrive, El Disquete Un CD,

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El Reproductor mp3, Internet, email. El Reproductor mp4, La Cámara Digital, El Celular con Cámara, El Celular con mp3, etc. CD de Programas de Instalación. Al mismo tiempo, toda esta información contenida en los CD, también las podemos trasladar desde un CD a la computadora.

IX) Conclusión La Computadora es un equipo de trabajo, que nos permite, interactuar con la información, de diferentes maneras, y a través de diferentes recursos, conocer su utilidad, nos permite, avanzar con la tecnología, y sacar provecho de ella al máximo. Hay un sin número, de usos que le podemos dar, usando una variedad de equipos, y recursos tecnológicos. Es imprescindible, de que nos preocupemos, por conocer más acerca de los adelantos tecnológicos, sus beneficios, y sus utilidades. Para conocer mas acerca de cada uno de estos recursos tecnológicos, es necesario, estudiar otros cursos, y aprovechar toda la información que hay condensada en los sitios de Internet, en materiales impresos, en cursos, talleres, disponibles en Internet y en tu comunidad

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Capítulo 12 :REDACCION ADMINISTRATIVA.

El Oficio

Es un documento de carácter oficial utilizado por funcionarios que desempeñan cargos directivos, directores, sub directores, Jefe de Departamento Sección, en los organismos del estado. Partes del oficio: 1.-Encabezamiento: Año calendario: Se escribe al comienzo de los documentos con mayúsculas y entre comillas Ejemplo: “Año…………..”

2.-Membrete: Se escribe en los lados izquierdos del papel con letras mayúsculas, señalando el nombre de la institución, su dirección, teléfono, etc. SUB PREFECTURA DE HUARAZ PLAZA DE ARMAS N° 107 teléfono 261000 3.-Lugar y fecha. Se escribe a partir de la mitad del papel señalando la ciudad y la fecha. Lima, 20 de abril de… Lima, abril de... 4.-Número y código. Se escribe con letras mayúsculas la palabra oficio seguido del número correlativo, - el año y las iniciales de la institución. OFICIO N° 262- ……/ INC OFICIO N° 005- ……/ DEMUNA PN 25

5.-Destinatario. Abarca el nombre, el cargo y el lugar de la persona a quien va dirigido el oficio. Señor: Juan Miranda Alcántara Director Regional de Salud 6.-Asunto. Se ubica al lado derecho del papel y contiene un resumen de la que se va a tratar en el documento. ASUNTO: Pago de remuneración

7.- Referencia. Se escribe a la misma altura del asunto y se usa solamente cuando se requiere mencionar un documento recibido anteriormente. REFERENCIA: Carta del 03/04/….. 8.-Texto. Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como: 1. Tengo a bien comunicarle.................... 2. Es grato comunicarme a usted............ 3. Tengo el agrado de dirigirme a usted (igual jerarquía). 4. Tengo el honor de dirigirme a usted (mayor jerarquía).

9.- Despedida En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas como:

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Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal. Atentamente,

10.- Firma y posfirma Firma:- Se escribe la rúbrica a mano. Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo. Ejemplo: Firma

Post firma

Ing. Luis Carrizales Rojas -------------------------------------Director Regional de Agricultura

11.- Con Copia. Señala si el documento ha sido emitido con copia. Se escribe al lado del izquierdo del papel debajo de la firma y post firma. 12.- Iniciales. Se colocan iniciales con mayúsculas las que corresponden a la persona que firma el documento; con minúsculas a la persona que redacto el documento (secretaria). LCR/ fmc 13. Anexo. Sirve para señalar toda la documentación que se adjunta al oficio (catálogo, programa, revista, tarjeta, etc.). 14. Distribución. Este elemento es usual en los oficios múltiples y en las transcripciones, y no así en los directos o simples. Aquí se menciona, en términos generales, a las personas y/o dependencias destinatarias.

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CLASES DE OFICIOS 1. Oficio simple o directo 2. Oficio múltiple 3. Oficio de transcripción

1. Oficio Simple o Directo. Este documento se utiliza el contenido va dirigido a una sola persona. Se usa generalmente para una invitación, agradecimiento, petición, felicitación, información de eventos o actividades deportivas culturales. 2. Oficio Múltiples. Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a diferentes personas. USOS: Se usa para limitar ordenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias, información, etc., a diferentes oficinas o despachos simultáneamente. El trato que se emplea es vertical ascendente y descendente, y horizontal jefes de instrucciones del mismo nivel jerárquico. 3. Oficio de Transcripción. El nombre de transcripción ya nos indica la finalidad de este tipo de redacción. Mediante este documento podemos transcribir el contenido de una comunicación de manera original íntegramente y sin ninguna alteración. USOS: Nos valemos de este documento para transcribir oficios, resoluciones, decretos, directivas, memorándums. El oficio de transcripción circula de una autoridad hacia sus subordinados o de una autoridad a otra del mismo nivel jerárquico dentro o fuera de la institución. CARACTERÍSTICAS: La estructura del oficio múltiple es básicamente igual a la del oficio simple. 1. El NO de oficio es igual para todos los ejemplares que se van a distribuir. 28

2. Al momento de redactar el documento no se escribe el nombre del destinatario. Este espacio se llena con líneas de punto. 3. En el oficio múltiple necesariamente se escribe la palabra Distribución en la penúltima parte del documento.

MODELO DE OFICIOS SIMPLES O DIRECTOS Apafa Colegio Privado Inmaculada de Merced AV. Alfonso Ugarte s/n Huaraz Telef : 428-7845 / 456- 4531 “Año………………………………………………………………………” Huaraz, 06 de mayo 2013 OFICIO N°. 128- 2013/CPIM Señor Rubén Rodríguez Méndez DIRECTOR SUBREGIONAL DE EDUCACIÓN ASUNTO: Invitación Inauguración del local escolar Tengo el agrado de dirigirme a usted para invitarlo a la inauguración del local escolar del colegio Privado Inmaculada de Merced esta ciudad; obra que ha sido posible gracias al aporte generoso y a la participación desinteresada de los padres de familia del plantel. Dicho evento se llevará a cabo el próximo 16 de mayo a las once de la mañana en nuestro local ubicado en la avenida Alfonso Ugarte N° 616 en esta localidad. Esperamos contar con su presencia que dará realza a esta ceremonia. Es propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial consideración y estima personal. Atentamente,

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Pedro Ruiz Cornejo PRESIDENTE ASOC.DE PADRES DE FAMILIA

PRC/fra DIRECCIÓN SUBREGIONAL DE EDUCACIÓN – ANCASH “Año……………………………………………………………………………..” Huaraz, 07 de mayo del 2013 OFICIO N° 493-2013/ DSRE Señor Pedro Ruiz Cornejo PRESIDENTE DE LA ASOC. DE PADRES DE FAMILIA COLEGIO “PRIVADO INMACULADA DE MERCED” ASUNTO: Aceptación a invitación inauguración REF: OF N° 128- 13 /CPIM Tengo el agrado de dirigirme a usted para agradecerle su gentil invitación formulada mediante oficio de la referencia, del 06 de los corrientes. En respuesta a dicho documento acepto complacido su referencia comprometiéndome a estar presente en la fecha, hora y lugar por usted. Creo propicia la oportunidad para ofrecerle las expresiones de mi especial consideración. Atentamente, Rubén Rodríguez Méndez 30

DIRECTOR SUBREGIONAL DE EDUCACIÓN

RRM/fra

OFICIO MULTIPLE Confederación Nacional de Comunidades Interindustriales (CONACI) "AÑO………………………………………………………………………….." Huaraz, 31 de Octubre de 2013.

OFICIO MÚLTIPLE Nº 030/CONACI/13. Señor: Juan Prada Cisneros Gerente General de Mypes Peruanas S.A.C LIMA ASUNTO: OCTAVO CAMPEONATO NACIONAL DE FÚTBOL "INTER-COMUNIDADES INDUSTRIALES". Tengo el agrado de dirigirme a Ud. para comunicarle que la Confederación Nacional de Comunidades Interindustriales (CONACI) ha organizado el octavo campeonato nacional de fútbol "Intercomunidades Industriales", en colaboración con el Instituto Peruano de Deporte. Dicho certamen lo declarará inaugurado el Sr. Ministro de Educación, el día sábado 05 de noviembre a las 3 p.m, en el Estadio Deportivo de Huaraz. Recurrimos a ustedes para que tengan a bien difundir y hacer de conocimiento público esta competencia, cuyos fondos serán invertidos en la remodelación de nuestro campo deportivo. Es propicia la oportunidad para reiterarle los sentimientos de mi especial consideración y estima personal.

Atentamente,

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........................................... Daniel Altamirano Torres PRESIDENTE Anexo: Un programa completo (10 hojas). 05 entradas (invitación de honor). Distribución: Diarios : 10 Radios : 15 Revistas : 07 DAT/zpz.

MODELO DE OFICIO DE TRANSCRIPCIÓN DIRECCIÓN SUBREGIONAL DE EDUCACION ANCASH

"Año......................................................................."

Huaraz, 01 de Noviembre de 2013

OFICIO Nº 010-2013/DSR Señor: Leonel Fernández Gerente General de Marketing Efectivo S.A.C

ASUNTO: Transcripción de Of Múlt. Nº 120- 2013/ME Se ha recibido el siguiente oficio que a la letra dice: "Año................................................................." Ministerio de Educación.-Huaraz 25 de Octubre de 2013.-OF Múltiple 120.-/ME Señor José Infante Almedrades.-Director Subregional de Educación 1.-Asunto: Pagos de salarios.-Tengo a bien comunicar a usted que este despacho a dispuesto modificar la fecha de pagos, la misma que de ahora en adelante será a partir del 31 de cada mes.-Hago propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial consideración y estima.-Muy atentamente.-Lic. Luis Giraldo Ramírez.-Director Nacional de Economía. Lo que transcribo a usted para su conocimiento y demás fines. 32

Atentamente, José Infante Almendrades DIRECTOR SUBREGIONAL DE EDUCACIÓN

DISTRIBUCIÓN: Director del Colegio 01 Archivo 01

Memorándum Es una comunicación diplomática en la que se transmite algo que debe tomarse en cuenta y que puede ser:     

Una orden Un mensaje Un pedido Un permiso Una justificación, etc.

Este documento es muy simple y de uso común entre personas que laboran en las distintas dependencias tanto estatales como privadas. Características:    

Un documento breve y directo Funcional y practico Circula dentro de la institución Sobre todo de acción inmediata

Clases: Diferenciamos dos clases de memorando: Simple y Múltiple Memorando simple Se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir o transcribir documentos; dar a conocer la realización de actividades o la ejecución de tareas y, en general, para informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario.

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Características Comparte las mismas características con el oficio simple, pero con la diferencia que en el código lleva la palabra "memorando" como nombre del documento.

Memorando múltiple Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra información, en forma simultánea, a varios destinatarios.

Características Tiene las mismas características que posee el oficio múltiple, con la diferencia que emplea "memorando múltiple" como nombre del documento. En algunas entidades lo conocen como el nombre de "memorando circular".

PARTES:

1. Numeración. Se escribe la palabra memorando seguido del código o número correspondiente, del año y de las iniciales de la institución. Ejemplo.

MEMORANDO N°4496- 2013 /DGE

2. Información. Se escribe la palabra DE: Seguida del nombre completo y cargo del remitente; luego la palabra A: seguida del nombre completo y cargo del destinatario; la palabra ASUNTO: seguida de un resumen del tema o texto del documento; y la palabra FECHA: Seguida de la fecha del día.

DE 34

:

A

:

ASUNTO

:

FECHA

:

3. Cuerpo o texto. Es la parte donde se expresa la claridad y precisión el motivo del documento, redactando lo fundamental, lo necesario, en forma directa y sin palabrerías. 4. Despedida. Generalmente es muy simple con 1 ó 2 palabras

Atentamente, cordialmente, muy atentamente.

5. Firma y rubrica. Es la firma de la persona que remite el documento.

Pedro Díaz Napurí GERENTE GENERAL

6. Con copia o distribución. Se utiliza cuando el documento debe ser entregado para su conocimiento a otra persona además del destinatario.

DISTRIBUCIÓN C.C. Dpto. de personal C.C. Archivo

7. Iniciales. Se escriben las iniciales con mayúscula las del jefe y con minúscula el de la secretaria.

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PDN/fra

MODELO MEMORANDUM SIMPLE MEMORANDO N° 0012-2013/ GG De

: Dr. Héctor Pantoja Huerta GERENTE GENERAL

A

: Lic. Jaime García Guerrero JEFE DE PERSONAL

Asunto: Modificación de horario Fecha: Chimbote, 5 de abril de 2013 ----------------------------------------------------------------------------------------------------

Por el presente comunico a usted que a partir del lunes 10 de abril de los corrientes se modificara el horario de trabajo del personal el cual será de 7:30 Am a 4:30 Pm con un receso de 30 minutos a la 1:00 Pm para el refrigerio. Haga conocer esta decisión al personal a cargo

Atentamente,

Dr. HÉCTOR PANTOJA HUERTA GERENTE GENERAL

HPH/fra

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MODELO MEMORANDUM MÚLTIPLE MEMORANDO N° 0012-2013/ GG De

: Dr. Héctor Pantoja Huerta GERENTE GENERAL

A

: Lic. Jaime García Guerrero JEFE DE PERSONAL

Asunto: Modificación de horario Fecha: Chimbote, 5 de abril de 2013 ---------------------------------------------------------------------------------------------------

Por el presente comunico a usted que a partir del lunes 10 de abril de los corrientes se modificara el horario de trabajo del personal el cual será de 7:30 Am a 4:30 Pm con un receso de 30 minutos a la 1:00 Pm para el refrigerio. Haga conocer esta decisión al personal a cargo

Atentamente,

Dr. HÉCTOR PANTOJA HUERTA GERENTE GENERAL C.C. Archivo HPH/ fra

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CERTIFICADO Concepto: Es un documento que acredita la veracidad de un hecho. La autoridad que emite previamente a comprobado al verdad de este hecho. Circulación: Se difunde dentro de una institución o fuera de ella y enlaza a una autoridad y su subalterno, a una persona natural o jurídica. FACULTADA PARA EXPEDIR CERTIFICADOS: Tiene facultad para expedir certificados: la autoridad administrativa, política, policial, religioso, etc. Sobre asunto de su competencia. USOS El certificado se usa para acreditar un trabajo:  Asistencia  Domiciliario  Salud  Estudio  Estudio  Conducta  Propiedad  Soltería  Supervivencia  Defunción Partes: 1. El Certificante. Se escribe el cargo con mayúscula acompañado con la palabra. CERTIFICA: EL GERENTE GENERAL DE FINANCIERA ORION S.A.A CERTIFICA: Es la parte más importante del documento, contiene la constancia de algún hecho requerido por una persona. 2. Certifica: Que el señor Luis Fernández Carbajal……………………………….. 3. La frase final. Se escribe después del cuerpo y contiene casi siempre la siguiente expresión: 38

Se expide el presente a petición del interesado para los usos que crea conveniente. 4. Lugar y fecha Huaraz, 24 de agosto de 20….. 5. Firma cargo y sello José Villar Lobatón DIRECTOR 6. Pie de pagina JVL/ fra

MODELO DE CERTIFICADO DE TRABAJO CERTIFICADO DE TRABAJO

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El que suscribe, Sr. JHONATAN GOMEZ MONROY, Identificado con DNI N° 45485080, Gerente General de DISTRIBUCIONES EL CHIRINGUITO S.A.C., con RUC 2052125587. CERTIFICA: Que, el Sr. LUIS FABIAN ROSAS VILLAROEL, Identificado con DNI N° 46854727, ha laborado en nuestra empresa como PREVENTISTA, durante el periodo comprendido desde el 02/05/2013 hasta el 30/06/2013, demostrando durante su permanencia responsabilidad, honestidad y dedicación en las labores que le fueron encomendadas. Se expide la presente a solicitud del interesado, para los fines que crea conveniente. Huaraz, 01 de Julio del 2013.

JHONATAN GOMEZ MONROY Gerente General de DISTRIBUCIONES EL CHIRINGUITO S.A.C

JGM/fra CONSTANCIA

Concepto.- No existe una diferencia clara y definida entre ambos documentos, razón por la cual se utilizan los dos indistintamente. A pesar de ello hay una 40

diferencia que podríamos aceptar, en principio, y que consiste en considerar al certificado como testimonio de hechos ocurridos o ya concluidos y a la constancia como testimonio de hechos en realización o que acaban de ocurrir. Por ejemplo, se expide constancia de trabajo cuando se está elaborando; constancia de ingreso, cuando uno es admitido a un centro de estudios, constancia de matrícula, luego que se ha efectuado este acto; constancia de vacante, cuando en una institución educativa existe vacante para matricular a un alumno(a), etc. Usos: Se usa para acreditar la verdad de los siguientes casos    

Matrícula Estudios Pagos Asistencias, etc

MODELO DE CONSTANCIA DE TRABAJO

HOSPITAL REGIONAL DE CAJAMARCA Av. Luis Maceros N° 100 41

EL DIRECTOR DEL HOSPITAL REGIONAL DE SALUD HACE CONSTAR: Que, la Srta. Vilma Solón Aguirre viene laborando en esta Entidad Departamental de la Región de Salud de Cajamarca, en calidad de contratada, en la unidad de Trámite Documentario, desde 01 de enero del año en curso, desempeñándose con eficiencia y responsabilidad. Se expide la presente constancia a petición de la interesada para los fines que crea conveniente.

Huaraz, 18 de mayo del 2013.

Jon Delgado Bardales Director

JMC/ fra SOLICITUD

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Concepto: La solicitud es un documento por medio del cual se pide el goce de un derecho, beneficio o servicio que se considera que puede ser atendido. El derecho a petición en caso de Perú está amparado por el Art.2º inciso.20,de la actual Constitución Política que manifiesta que toda persona tiene derecho a formular peticiones ,individual o colectivamente ,por escrito ante la autoridad competente, la que está obligada a dar al interesado una respuesta también por escrito dentro del plazo legal, bajo responsabilidad. Un aspecto importante en este documento es que deben acompañar documentos probatorios para fundamentar el pedido; estos pueden ser 

Recibos



Facturas



Certificados



Fotografías, etc.

Usos: Se usa para solicitar: Certificados de estudios, inscripción del postulante, trabajo, domicilio, préstamos, concisión, de becas, bonificaciones, etc. Partes: 1.-Sumilla: es el resumen del pedido. Se escribe en la parte superior derecha del papel. La sumilla es importante por en muchas cosas se evita la lectura de todo el contenido de la solicitud. Ejemplos: SOLICITO: Examen de subsanación SOLICITO: Certificado de Estudios de 5to año “A”(…) 43

2.-Destinatario: Es la persona o entidad a quien se dirige la solicitud, debe escribirse después de la sumilla y todo en mayúscula. Ejemplos: SEÑOR DIRECTOR DEL COLEGIO… MODELO DE SOLICITUD SOLICITA: CONSTANCIA DE ESTUDIOS

SEÑOR DIRECTOR DE LA INSTITUCION EDUCATIVA “JUAN XXIII” DE HUARAZ

SD Andrea Gómez Marín, alumna del primer grado, sección, “A” turno mañana, del plantel que usted dignamente dirige, con 19 años de edad y domiciliada en el Jr. Independencia N° 240 Palmira, ante usted, con el debido respeto expongo lo siguiente: Que es para mí requisito indispensable para poder conseguir trabajo ( a medio tiempo) presentar una constancia de estudios del año que estoy cursando y así poder ayudar a mis padres que se encuentran delicados de salud ,por lo que recurro a su despacho para que se me expida dicho documento. POR TANTO: Solicito a usted Señor director acceder a mi petición por ser de justicia. Huaraz, 07 de mayo del 2013.

………………………………… Andrea Gómez Marín

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MODELO DE SOLICITUD

SOLICITA: CERTIFICADO DE TRABAJO

SEÑOR GERENTE REGIONAL DE MINERÍA ANTAMINA S.G Isidro Llico Grados, con DNI Nº 26701208, domiciliado en el Jr.Chota Nº 238 de esta ciudad, ante usted, con el debido respeto expongo: Que por convenir a mis intereses, solicitud a usted se me otorgue, por la dependencia correspondiente, un certificado de los servicios que presté en esa Dirección regional como Jefe de la Unidad de Planillas, durante dos años: del 02 de enero del 2012 hasta el 31 diciembre del 2013. POR LO EXPUESTO: Solicito a usted Señor Gerente acceder a mi petición por ser de justicia. Huaraz ,15 de mayo del 2014.

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Isidro Llico Grados

INFORME

Concepto: El informe escrito es un documento formal que presenta, de manera ordenada y específica, datos acerca de un tema particular y a un receptor determinado. Este, por lo general, es una autoridad a la que se le rinde cuentas (acerca de un proceso, una investigación o una actividad realizada). Debe destacarse que el informe busca la eficacia comunicativa a partir de los datos que se manejen y, por ello, este documento transmite una información específica, orientada hacia un determinado objetivo y tipo de receptor.

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INFORME Conceptos: Es un medio de comunicación que consiste en dar cuenta detallada sobre asuntos determinados, observaciones que se pueden hacer y al mismo tiempo sugiere posibles soluciones para mejorar o aliviar una situación dada. USOS :Es de uso interno toda institución o dependencia, va dirigido de un subordinado a su inmediato superior, jefe o director, también podría darse entre personas dl mismo nijel o jerarquía cuando el caso lo requiera. El informe para que cumpla su objetivo debe ser:   

Preciso y exacto en sus apreciaciones , basados en hechos verídicos y sobre todo de ideas claras para no confundir al receptor o a lector, Redactar ordenadamente, todo lo que ha sucedido, sin omitir ningún dato. Demostrar el debido respeto y amabilidad.

CLASES INFORME ORDINARIO: Es el que utiliza más, puede ser diario, semanal quincenal o mensual .De acuerdo a las circunstancia del caso. INFORMES EXTRAORDINARIOS: Es el que ocasionalmente, cuando se presenta algún asunto imprevisto. PARTES 1. Numeración: Se escribe la palabra INFORME, con mayúscula, seguida del número, separadas por una línea oblicua, luego las iniciales del cargo o autoridad del remitente; separada por una línea oblicua e inmediatamente el año en curso. Si la institución o entidad tiene papel membretado, puede utilizar para redactar el informe, de lo contrario en papel simple a máquina, y con copia para el interesado. 2. Encabezamiento: En este lugar se escribe el lugar y fecha , la localidad , el día el mes y el año ; seguida de los siguientes términos ; que pueden ser de dos formas : A AL (A) DEL (DE) ASUNTO REFERENCIA :…………(SOLO EN CASOS NECESARIOS, PERO NO ES INDISPENSABLE). NOTA: La segunda forma es la más correcta

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MODELO DE INFORME INFORME SOBRE RESULTADO DE EXÀMENS DE INGRESO. INFORME N° 007-DA-2013 Huaraz,………de……del 200…… DEL AL

:

Director Académico.

: Rector de la Universidad Nacional de Huaraz

ASUNTO: exámenes de ingreso. Tengo el honor de informar a su honorable Rectorado, el resultado de los Exámenes de Ingreso a nuestra Universidad, llevada a cabo el día………de…… del presente año. De los 5,000 postulantes que se haber presentado a los diferentes Programas Académicos, han logrado ingresar, por orden de méritos, 1,100 haber ocupado los primeros puestos en sus respectivos Colegios. La Dirección a mi cargo está adoptando las medidas convenientes para la matrícula de los ingresos y el inicio de clases.

Muy Atentamente, ………………………….. Firma del Director Académico.

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CENTRO GRAFICO PUNTO COM Jr. Quispe 215- huaraz Telefax: 330-8574 Email:gà[email protected] INFORME Nº 003-2007-ME-DREI-UGELCH-CNPI-D A

: Ing LISBETH SALVATIERRA CONDORI

DE

: Jefe

ASUNTO

: ACCIDENTE DE OBRERO.

Unidad de Operación

Tengo el agrado de dirigirme a Ud., para informarle lo siguiente: El día 06 de los corrientes nos enteramos que el obrero de planta sufrió un accidente un día anterior, en circunstancias en que inspeccionaba una de las máquinas de la offset bicolor , sufriendo roturas de hueso de tres de sus dedos de la mano derecha ; motivo por la cual dispuse su traslado inmediato a un hospital cercano.

Es todo cuanto tengo que informara Ud. Atentamente _____________________________ REBECA SUM LOZA Jefe de operaciones

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CONTRATO Concepto .La palabra contrato proviene del latín CONTRATUS, que significa (pacto o convenio) en que las partes se obligan mutuamente a cumplirlo. Este es un documento que se utiliza en sector público y privado y los contratantes pueden ser personas naturales o jurídicas mediante este documento se da un carácter formal y como consecuencia se establecen deberes y obligaciones para ambas partes . CLASES: 1) De compra venta. Cuando ambas partes acuerdan que el vendedor entregue un artículo al comprador a cambio de un pago. 2) De arrendamiento. En el cual el dueño de mueble o inmueble que obliga a conceder a otro el uso y disfrute del mismo por un tiempo determinado mediante el pago de un valor que se llama alquiler o merced conductiva. 3) De trabajo. Aquel por el cual una persona obliga a ejecutar una obra o presta un servicio a otra mediante el pago de un precio salario o sueldo. 4) De sociedad .Cuando varias personas acuerdan formar una sociedad para realizar una actividad productiva cuyos resultados beneficiara a todos. PARTES: 1. TÍTULOS .Es la parte que identifica el documento , ejemplo 2. INTRODUCCIÓN. Es la parte donde se identifica las personas que participan en el contrato señalando sus datos personales. 3. CLÀUSURAS. Es la parte más importante del contrato .Aquí se indica con claridad y precisión toda las condiciones y características del contrato. 4. ACEPTACIÒN: De señalar que ambas partes conocen el contenido del contrato y sobre todo que están conforme con las clausuras dadas. 5. LUGAR Y FECHA 6. FIRMA

CONTRATO DE TRABAJO 50

Conste por el presente documento de contrato de trabajo que celebran una parte de la empresa ………..,representado legalmente por el Sr.…………,Identificado con D.N.I Nº……, con domicilio legal en……., a quien en adelante se le denomina promotor , y de otra parte el Srta.….., profesión ….., identificándose con D.N.I Nº …domiciliada en ……,a quien en adelante se le denominara TRABAJADOR. El presente contrato redacta en las condiciones y términos siguientes: PRIMERO. – El promotor requiere cubrir temporalmente los servicios de una secretaria para su oficina principal. SEGUNDO.- En virtud de este contrato el PROMOTOR cobrará los servicios de un trabajador para que realice las labores de contadora de acuerdo a las leyes en vigencia. TERCERO.- El plazo de vigencia de este contrato de 1 año a partir del primero de diciembre del presente año hasta el 30 de diciembre de 20….. CUARTO.-EL TRABAJADOR observara el horario de trabajo que le asigne la gerencia de recursos humanos, debiendo cumplirlos de lunes a sábados. QUINTO.- EL TRABAJADOR deberá las normas que establecen el manual de Organización y funciones y el reglamento interno de las empresas SEXTO.- EL TRABAJADOR abandonara la suma de S/.500.00(Quinientos y 00/100 Nuevos Soles) como sueldo mensual, suma de cual se deducirá los descuentos y aportaciones que establece la ley. SEPTIMO.- EL TRABAJADOR está sujeto a la evaluación permanente de su función laboral, mediante supervisión interna. OCTAVO.-Queda entendido que el PROMOTOR, no está obligado a dar aviso adicional referente al término del presente contrato, su extensión opera adicionalmente al vencimiento del plazo convenido en la clausura tercera. NOVENO.- EL TRABAJADOR está sujeto para este contrato el Régimen Laboral de la actividad privada , dentro de los alcances del Decreto Ley Nº….. Los contratos firman este documento en señal de conformidad con lo expresado en lima a los tres días del mes de diciembre del dos mil………, de…...del…….

PROMOTOR

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TRABAJADOR

CONTRATO DE ARENDAMIENTO Conste por el presente documento, el Contrato de Arrendamiento que celebran de una parte, Don……., identificado con D.N.I Nº…, con domicilio legal en………….., a quien en adelante se le denomina el ARREDANDOR, y de la otra parte la Srta.…….. , identificada con D.N.I Nº…..domiciliada en…., a quien en adelante se le denomina ARRENDATARIO .De acuerdo a los términos y condiciones siguientes. PRIMERO. – El inmueble situado en…………………… SEGUNDO.- El termino de duración del presente contrato es de un año, con renovación posterior por acuerdo de las partes. TERCERO.- Son obligaciones de ARRENDEDOR: 1. Entregar el bien al ARRENDATARIO quien al recibirlo, se presume que se haya en estado de servir y con todo lo necesario para su uso. 2. A mantener el ARRENDATARIO en el uso del bien durante el Plazo del contrato. 3. Al realizar durante el arrendamiento las reparaciones necesarias que pongan en peligro el bien, las que el ARRENDATARIO debe tolerarlas aun cuando importen privación del uso de una parte de él. CUARTO.- Son obligaciones del ARRENDATARIO: 1. A recibir el bien, cuidarlo diligentemente y usarlo para el destino que se le concedió en el contrato. 2. A pagar puntualmente la renta en el plazo y lugar convenido. 3. A pagar puntualmente los servicios públicos, de agua, luz y arbitrios, suministrados en beneficio de bien con sujeción a las normas que lo regulen. 4. A dar aviso inmediato al ARRENDEDOR de cualquier usurpación, perturbación, imposición de servidumbres que se intente contra el bien. 5. Permitir al ARRENDEDOR que inspecciones por causa justificada el bien. 6. A efectuar las reparaciones por su uso indebido y dar aviso de inmediato de los daños y prejuicios resultantes. Los gastos de mantenimiento y conservación ordinaria son de cargo del ARRENDATARIO. 7. A no hacer uso imprudente del bien o contrato al orden público o a las buenas costumbres. 8. A no introducir cambios ni modificaciones en el bien, sin consentimientos de ARRENDEDOR. 9. A no sub-arrendar el bien, total parcialmente ni ceder el contrato, sin consentimiento escrito del ARRENDEDOR. 52

10. A devolver el bien al ARRENDEDOR al vencerse el plazo del Contrato en el estado que lo recibió. QUINTO.-De común acuerdo se establece una merced Conductiva Mensual de………y 00/100….En los cuales se encuentran incluido el impuesto por renta de primera categoría .Se pagará por adelantado en el domicilio del ARRENDEDOR, como la primera merced a la firma del contrato. SEXTO.- El contrato de Arrendamiento puede resolverse: 1. Si el ARRENDATARIO no paga la merced conductiva durante dos mensuales más quince días. 2. Si el ARRENDATARIO da el bien destino diferente de aquel para el que se le concedió expresa o tácitamente, o permite algún acto contrario al orden público o a las buenas costumbres. 3. Por sub-arrendar o ceder arrendamiento sin consentimiento escrito del ARRENDEDOR. 4. Si el ARRENDEDOR o el ARRENDATARIO no cumple cualquiera de sus obligaciones. SEPTIMO.- Se establece por el ARRENDATARIO la garantía siguiente: …………..y 00/100…………, los cuales no generan interés alguno y serán devueltos al ARRENDEDOR al término del contrato, y recibiendo el inmueble como fue entregado .Esta garantía no será considerada bajo ningún forma como adelanto de arriendo. OCTAVO.- Las partes se someten expresamente a la jurisdicción de los jueces de la ciudad de…., y para todo efecto señalan su domicilio, el ARRENDEDOR en………; y el ARRENDATARIO en…………, domicilios que podrán variar solo por carta notarial. Las partes después de leído del presente documento, se ratifican en su contenido y aceptan que todo lo no previsto se determina por lo establecido en el Código Civil vigente, suscribiéndolo en un ejemplar. ………..de…………………del……

________________

________________

D.N.I………………

D.N.I……………

PARTE

53

Concepto: Es un documento breve que se eleva ante una autoridad superior o responsable de una identidad para ponerla al tanto de los incidentes ocurridos durante la jornada de trabajo .La redacción del parte es muy sencilla, es más corta que el informe la palabra PARTE. Características: a. Debe ser veras, imparcialmente porque el autor es responsable de su contenido. b. Tiene carácter interno, se usa exclusivamente dentro de una dependencia. c. La forma del parte debe ir acompañada del nombre y apellido de quien lo eleva. d. Tanto el parte como el memorando se asemejan en su estructura por ser breves, concretos y sencillos. Partes: 1. Lugar y fecha. 2. Se escribe la palabra AL y el nombre de la autoridad a quien se eleva el parte. 3. ASUNTO: Se escribe abreviadamente el motivo del documento. 4. TEXTO O CUERPO: Aquí se explica claramente una precisión, el motivo o tema del documento. 5. DESPEDIDA :Se hace CON LA PALABRA ATENTAMENTE: 6. Firma y cargo de la persona que eleva el documentó.

Huaraz,…….de ……………..del 200…….. AL

: Director del colegio Nuestra SEÑORA

ASUNTO

: Mal comportamiento

Comunico a Usted que el señor que Auxiliar de Educación , Jaime Echegaray Muñoz, falto respeto al profesor José Torre Zegarra , por una llamada de atención al ser sorprendido en actitud insolente ante los alumnos de la sección del 5to año , sección “A” de nuestro plantel . Por lo tanto sugiero a usted aplicar la sanción que estípula el 54 Reglamento interno. Atentamente

MODELO DE PARTE Huaraz………de……………del 200……..

AL

: Gerente de Personal del Complejo Textil Grocio Prado

ASUNTO

: Incidente

Comunicó a usted que la operativas Elena Carbajal Sarvia y Rosario Tasayco Contreras, del primer turno, fueron participes de una confrontación por una máquina de costura por lo que ninguna de ellas quería ceder a la otra la máquina. Por lo que sugiero a usted aplicar una amonestación como estípula el reglamento de la Empresa. Atentamente,

Ana Marìa Avalos Tasayco JEFA DE LINEA

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CITACIÒN Concepto.-Es una documento breve que se emplea tanto en entidades estatales como privadas para citar a reuniones .Este documentos es firmado por la Secretaria de la dependencia. Características a. Debe ser veras, imparcial porque el autor es responsable de su contenido. b. La forma de la citación debe ir acompañada del nombre y apellido de la secretaria quien lo redacta. Partes: 1. Encabezamiento.  Membrete de la Institución  Centrado la palabra CITACIÒN  Destinatario .A quien va dirigido dicho documento (si va dirigida a una persona dentro de la institución se le adjuntará el cargo que ocupa) 2. Cuerpo de la Citación. Siempre se utiliza las palabras “….por encargo de …” 3. Despedida  Agradeciendo con anticipación la asistencia.  Lugar y fecha 4. Firma de la secretaria de la dependencia con sello respectivo.

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MEMBRETE

CITACIÒN Señor: CARLOS LEON YATACO Tengo el agrado de dirigirme a Ud. Por encargo del Sr. ……………………….., con el objetivo de citarlo a la reunión de …………..que se realizara el día ….del presente , a horas ……en el …………

Al agradecerle su puntual asistencia, aprovecho la oportunidad para reiterarle los sentimientos de mi consideración más distinguida.

Huaraz…………..de………de 20……

__________________ Janet Ramirez Vargas Secretaria

MODELO DE PODER

Huaraz,….de……………………del 200... Señor

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Miguel CÈSPEDES Seminario Ciudad. Estimado señor: Por la presente delego a usted amplio poder que en mi representación exige de Don Pablo Salamanca, el pago de la suma de S/ 10.000 (Diez mil nuevos soles y 00/100) que me adeuda. Puede hacerlo personalmente o en forma coactiva mediante ocasión judicial correspondiente, cuya validez hará usted efectiva de acuerdo con las disposiciones legales pertinentes.

Atentamente Saùl Melgarejo Villavicencio D.N.I Nº 68463375

LEGALIZACIÒN La fórmula que utilizan los notarios públicos para legalizar las firmas de un documento generalmente es la siguiente: CERTIFICO : Que la firma que tengo ante mí pertenencia al señor……………………………………………………………….. Identificado con DNI .Nº….quien firma ante mí.

Huaraz, 14 de octubre del 200………. …………………………….

………………………

Firma del interesado

Notario Público MEMORIAL

Concepto.- Es un documento escrito mediante cual un grupo de personas se dirigen a una autoridad para solicitar un beneficio, una gracia que no está amparada por la ley; de ahí depende mucho su correcta redacción, usando términos o palabras convenientes para llegar a la autoridad y tener una respuesta 58

positiva. Recuérdese que con el memorial se solicita algo que no está amparado por la ley Características: 1. Documentos cuyos remitentes son un grupo de personas que plantean un beneficio de interés colectivo. 2. Siempre está dirigido a una autoridad, por eso decimos que circula en sentido vertical ascendente. 3. Los ciudadanos que afirman deben ser mayores de edad, hombres o mujeres .Cuando más grande sea el número mayor validez tendrá el documento. 4. La redacción del documento puede hacerse a mano o a máquina .Su extensión dependerá del tema o argumento. Casos en que se usan:    

De los trabajadores a sus patrones. Los vecinos al alcalde su jurisdicción. Los pobladores a un Ministro o al Presidente de la republica De los estudiantes al Director, al Decano al Rector.

PARTES: 1. Destinatario.- Se escribe el cargo completo como mayúscula y luego con iniciales. SEÑOR MINISTRO DE EDUCACIÒN S.M.E 2. Texto.- Se considera algunos aspectos. A. Introducción: En la que se menciona los deseos de los solicitantes y los motivos de su petición. B. La exposición: Es la parte central de documento y dentro se escribe el argumento de la petición. C. Conclusión: se utiliza generalmente la frase “por lo expuesto” 3. Lugar y fecha : 4. Firma. MODELOS DE MEMORIAL SEÑOR MINISTRO DE ECONOMÍA Y FINANZAS. Loa firmantes, vecinos del distrito de…………… provincia de…...Departamento de………., ante Ud. , con el debido respeto nos presentamos y exponemos: 59

Que, las obras públicas comenzadas en el Gobierno anterior, hasta la fecha se encuentran paralizadas, razón por la cual, interesados en buscar el progreso beinal de la República 2006-2008, se incluyen partidas específicas, a fin de que las obras serán concluidas en su totalidad, tales como: 1º Colegio Nacional de Educación Secundaria. 2º Loza deportiva “Héroes del Cenepa” 3º la Plaza de Armas, etc. Por las necesidades anotadas y teniendo en cuenta la labor patriótica del Gobierno, suplicamos se sirva dictar las disposiciones necesarias para que se inclúyanlas partidas correspondientes. Es gracia que esperamos alcanzar.

Huaraz………………de………del 200……………

(Firma de las autoridades y vecinos del distrito) CARTA La carta debe ser breve sin olvidar los puntos fuertes del postulante, por ejemplo , “ mis puntos fuertes son la responsabilidad, la creatividad y el dinamismo, por lo que podría aportar capacidades de desarrollo a vuestra distinguida firma” Esto hace a una adecuada valoración , sin subvalorarse ni sobrevalorarse .Luego pediremos que , por favor , se nos conceda una entrevista para tener oportunidad de un primer conocimiento mutuo para evaluar posibilidades sin que esto implique un compromiso por parte de la empresa Finalmente desarrollaremos un saludo cordial. Tanto el papel en el que se escribe la carta y el tapeado deben ser de excelente. Calidad CARTA DE RECOMENDACIÒN GRAFIC CENTER S.A.C Av. Alfonso Ugarte Nº 157-Huaraz telef: 325-4578 fax: 3285462 www.graficentr.com.pe 60

e-mail:[email protected] ………………de………….de 20….

Señor Juan Carlos Aguiña V.

De mi consideración: El señorita Claudia Mendoza Aguilar, ex-secretaria de nuestra firma necesita trabajar en una empresa importante como la vuestra .Es bastante conocida por su destacada labor profesional, habiendo escalado rápidamente de auxiliar de secretario a secretaria general , en solo 2 años .Esto indica que goza de simpatía , por su inteligencia activa y su responsabilidad. La conozco como muy bien, quien aparte de ser una excelente profesional, es una persona de agradable trato y muy sociable; todo ello me hace estar seguro de que si usted le brinda la oportunidad de empleo en su compañía, la Srta. .Mendoza será capaz de demostrarle lo que muestro en esta carta. Esperando que mi recomendado encuentre vuestra gentil ayuada , me es grato saludarle.

Atentamente, GLADYS SANTIAGO MING Gerente

CURRICULUM VITAE Concepto: Es la mejor tarjeta que existe en el mundo profesional .Es un informe o historial de un mismo o también la relación de sus títulos, honores, cargos, trabajos realizados, datos biográficos, etc. Que califican a una persona para determinada pretensión que contiene el Curriculum Vitae. El C.V debe contener básicamente 3 ingredientes: 61

1. Una imagen positiva, solicitada y capas de desprender intereses. 2. Suficientes recursos como para compensar los inevitables aspectos negativos. 3. Siente deseo de probabilidad, autopromoción. CLASES. Currículo Funcional. Esta organizada en base a los objetos del trabajo cualidades. Currículo Orientado. Tiene como objetivo mostrar a los profesionales que se ha preparado para desempeñar ciertas funciones a través de los diferentes cargos en áreas diversas. Currículo Clásico .Trata de demostrar la amplitud de la formación educacional a los logros profesionales adquiridos por el candidato.

RIVERA CASTILLA MARTÌN ALONSO Av. 28 DE JULIO nº 587-Huaraz Telf.: 426-3626 CEL. 9206-2350 [email protected]

I.

DATOS PERSONALES: 1.1. Fecha y Nacimiento 1.2. D.N.I Nº 62

:25-05-70 :22603304

1.3. Estado civil II.

: Soltero

ESCOLARIDAD 2.1. Educ. Primaria 2.2. Educ. Secundaria 2.3. Educ. Superior

:Escuela de varones Nº 22237-chincha :Colegio Nacional José pardo -chincha :Universidad San Luis Gonzaga de Ica Facultad de Contabilidad :Especialización en tributación de la Universidad Católica de Lima Post Grado de Ciencias Administrativas Universidad de lima

2.4. Otros estudios

III.

EXPERIENCIA LABORAL: 3.1. asistente Contable Estudio “ARANA ASOCIADOS S.A.” 1990-92 3.2. Asistente de Gerencia Empresa Industrial NEVADA S.A. 1992-95 3.3. Director de la Escuela Profesional de Administración, Universidad Nacional San Luis Gonzaga de Ica 1990-95. 3.4. Contador General Empresa Comercial COSMOS S.A. 1995

IV. REFERENCIAS: 4.1. Personal

: Señor Joaquín Massa TELF.263845 Señorita .Ana Gabriel Lundo Pratt

4.2 Profesionales

: CPC Dennys Velit Soliguen Gerente Estudios ARANA Y ASOCIADOS Telf. 271142 Ing ,Mark Lerios Jeffersòn

REGLAS DE ORTOGRAFÌA ACENTO ORTOGRÀFICO Se denomina tilde o acento ortográfico a la rayita oblicua (¨) que se coloca sobre la vocal tónica de la sílaba tónica de algunas palabras, de acuerdo a determinadas reglas. MONOSÌLABAS Las monosílabas no se tildan, con excepción de las palabras con tilde diacrítica ( ver reglas especiales) A bien cien den di diez dio dios Dos

fa

fe

fin

fue

gran ha

haz

luz

muy

ni

no

pan

pie

ras

Rin

ruin

Ruiz

san

seis

sin

soy

tren

Ti

tull

un

va

vi

vio

yen

63 Huir

AGUDAS Se tildan las palabras agudas (fuerza de voz en la última sílaba) que terminan en vocal o en las consonantes No S Alá

así

Bogotá

Carné (carnet) Este (de estar) Salí reí llegó Galán

irá

quizá llegará

Pelé

saldré

anunció aseguró recién Belén listín

Por lo tanto no se tildan: Andaluz Estambul Mamey Pared

sofá bisturí instruí

señaló león

feliz piedad

café

manifiesto tabú

Ortiz tambor

mandil reloj

GRAVES Se tildan las palabras graves o llanas (fuerza de voz en la penúltima sílaba) que terminan en consonante que no sea la N ni la S: Álbum

ángel

arcángel

azúcar

básquet

cáliz

Césped

clímax

débil

difícil

dúctil

Félix

Fórum

bolívar

líder

cáncer

Récord

Tupac Amaru Gonzáles

Excepto : bíceps, Fórceps, tríceps. 64

Pérez

tórax vóley Héctor

látex

ESDRÙJULAS Fuerza de voz de la antepenúltima sílaba. Se tildan todas: Amazónico América Cámara económico Estético Hálito

benemérita

contemporáneo

Exámenes

beneplácito

crímenes

gélido

hípica informática

habito

húsares

Kilómetros

lámpara

ómnibus

Régimen

regímenes

síntesis

príncipe Físico

Si al juntar do o más palabras se forma un vocablo compuesto esdrújulo, éste, deberá llevar tildes Ejemplos: Afirmando-se Afirmándose

solucionando-se solucionándose

sepa-lo SÉPALO

SOBRESDRÙJULA Las llamadas sobresdrújula (fuerza de voz antes de las tres últimas sílabas) Son palabras compuestas (verbo+ pronombres enclíticos).se tildan todas: CASTÍGASENOS

cuéntaselo

dígaselo

Habiéndoseme

inviértasele

piérdasete

TILDE Días EN HIATO país raíz Se encuentra de vocal abierta átona(a, e, o) con cerrada tónica (í ú) no forma Raúl sin hiato, Belaúnde actúa siempre llevará tilde, en cualquier sílaba que diptongo y la vocal cerrada se Ríes halle: reúne maúlla Maúrtua

flúor

evaluación

Prohíbe 65

rehúsa

ahínco

Evacuación

oír

ahínco

Reír

ataúd

(Téngase presente que la letra h no impide ni el diptongo ni el hiato)

CASOS ESPECIALES Tildación diacrítica .En una serie de palabras –principalmente monosílabas, se utiliza la tilde con el fin de diferenciarlas de otras de igual estructura que tienen distintos significado o función gramatical:

MONOSÌLABOS mi tu él sí

sé

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( pronombre personal )- mi (adjetivo posesivo ) (pronombre personal )-tu (adjetivo posesivo): Según tú, a tu hermano no le gana nadie. (pronombre personal)- el artículo: Con él son doce los que conforman el nuevo gabinete. ( adverbio que afirma // sustantivo // pronombre personal si ( conjunción condicional// nota musical ): Consultada si le gustaría ser alcaldesa, contesto que sí , pero preciso que solo si se lo propone el mismo presidente te dará el sí. ( toma de los verbos ser y saber )- se ( pronombre ): Sé bueno con tus padres , me dijo y luego se marchó , no sé , si a tu casa o al cine

dé té más o

Aún Aun

(del verbo dar ) – de (preposición): Te dé o no te dé la foto, tu estarás aquí a las tres de la tarde. (sustantivo)- te (pronombre) ¿te parece que el té está muy cargado ? ( adverbio de cantidad )- mas ( conjunción equivalente a pero ): Estaba más sucio que nunca .Se lo advertí , mas no me hizo caso Ó ( conjunción , cuando va entre cifras para evita confusión con el creo ): subirá 20ó 22% O(en cualquier otra forma ): Acertado o no , ese es el cálculo Lleva tilde cuando equivale a todavía .No la lleva cuando equivale a hasta , también , inclusive: Aún no llega, pero sé que aún enfermo vendrá.

ADVERVIOS TERMINADO EN MENTE Se escribirá el adverbio marcando en el adjetivo la tilde que debiera llevar como simple : Ágilmente básicamente Fácilmente Lícitamente Difícilmente Cortésmente Cínicamente Comúnmente Políticamente

a. b. c.

d.

e. f.

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COMILLAS (“”) Se emplean para marcar las citas textuales de algún texto o documentó que se inserte. Para señalar las declaraciones del algún personaje o protagonista del hecho “No nos van a silenciar” , afirmo Cuando dentro del entrecomillado vaya otro , el segundo se marcara con comillas simples: “No nos pueden exigir que enfrentemos a la concertaciones en aras del “ futuro diferente” que pregona el gobierno” En los apodos :  “el loco ” perochena  Tomochi Careca “Achica precio”  Reynaldo Rodríguez López “El padrino” En palabras tomadas en otros idiomas: “dumping” “ stock” “showman” No van entre comillas los títulos de libros, nombre de espectáculos, equipos deportivos, marcas, logos, establecimientos comerciales. Tampoco los diálogos (indicados por el guión mayor)

INTERROGACIÓN EXCLAMACIÓN (¿? ¡!) Nunca se escribe punto después de cerrar signo de interrogación o de exclamación ¿Habrá aumentos de sueldos? ¡Qué tal gol! Una interrogación entre paréntesis anota deuda: Estos son los files (?) compañeros del presidente A continuación delo signo de interrogante o exclamación que cierra, la siguiente palabra debe empezar con mayúscula, salvo que haya una coma que los separe. Un signo de exclamación encerrado entre paréntesis expresa asombro, extrañeza: Dijo que se marchaba muy satisfecho (!) y que volverá pronto.

MECANOGRAFÍA El POLITECNICO “SEÑOR DE LA SOLEDAD” tiene el privilegio de usar un programa de mecanografía que consta de 36 niveles: que medirá las pulsaciones totales, nuestro puntaje y el puntaje a conseguir, calculará nuestros errores en porcentajes y medirá el tiempo en que desarrollaremos dicho ejercicio, dentro de su central de cómputo para que las alumnas de secretariado ejecutivo computarizado, se desarrollen de acorde a la tecnología.

El arte de la mecanografía Convertirse en un buen mecanógrafo es sólo cuestión de tiempo, entrenamiento y práctica. No requiere ninguna habilidad especial. Realmente, adquirir una buena velocidad a la hora de mecanografiar no es muy difícil, únicamente debes seguir y recordar los tres consejos que se muestran a continuación, y los resultados serán sólo cuestión de tiempo:

68



No cometas errores: Si quieres escribir tan rápido como piensas, ¡no cometas errores!, da igual lo lento que vayas al principio. Cada vez que te equivocas debes rectificar, y esto supone muchas acciones en tu cabeza, primero se tiene que dar cuenta que ha cometido un error, pensar en pulsar el botón de borrar el último carácter introducido, y luego volver a pulsar la misma tecla. Haznos caso, trata de no cometer errores, por muy lento que teclees al principio.



No mires el teclado: El tiempo que pierdes mirando el teclado, es tiempo que pierdes a la hora de pulsar teclas. Al principio, en las primeras lecciones vas a aprender cómo colocar los dedos para no tener que mirar el teclado. Créetelo, no sólo es posible, si no que además te va a permitir coger velocidad de mecanografía conforme vayas practicando.



Practica! Sólo con la práctica constante vas a conseguir mejorar tus habilidades mecanográficas. Así que te aconsejamos que practiques la mecanografía tres o cuatro días por semana, en sesiones de entre 15 minutos y 1 hora. Con esto es suficiente para ir mejorando semana a semana.

¡Ya está! Esto es todo lo que necesitas saber antes de empezar. No cometer errores, no mirar el teclado y practicar 4 veces por semana

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La posición de las manos El siguiente paso, tras haber leído las tres claves de la mecanografía, es aprender a colocar las manos y dedos en el teclado. Observa atentamente la siguiente figura para entender cómo y dónde deben descansar tus manos y dedos en el teclado:

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Dedo Pulgar

Mano Izquierda

Mano Derecha

Estos dedos descansan en la barra espaciadora

Índice

Descansa sobre la tecla F

Descansa sobre la tecla J

Corazón

Descansa sobre la tecla D

Descansa sobre la tecla K

Anular

Descansa sobre la tecla S

Descansa sobre la tecla L

Meñique

Descansa sobre la tecla A

Descansa sobre la tecla Ñ

Usando esta técnica se minimiza la distancia entre tus dedos y cada una de las teclas, así que, con un mínimo esfuerzo y práctica, serás capaz de escribir realmente rápido. 71

Esta técnica ha sido estandarizada y utilizada durante largo, largo tiempo. Es la misma técnica que le enseñan a cualquier persona hoy día, incluso si vas a una academia privada. Existe un truco para saber si tus dedos están bien colocados sin siquiera mirar el teclado. ¿Te has fijado en que las teclas F y J tienen unas pequeñas marcas? Coloca tus dedos índices encima de estas teclas, ¿notas las marcas? La fila donde tus dedos deben descansar se conoce con el nombre de fila guía. Un consejo para las siguientes lecciones: Después de pulsar cada tecla, deja que tus dedos descansen sobre la fila guía. Eso te ayudará a dejar de mirar el teclado.

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