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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO “SANTIAGO MARIÑO” EXTENSIÓN MARACAY INGENIERÍA EN MANTENIMIENTO MECÁNICO

COSTOS EN EL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Trabajo Monográfico

Autores: Chacin Gerardo Ochoa Andrés Asesor Metodológico: Prof. José Pantoja

Maracay, Febrero 2017

Introducción Dentro del universo de actividades que componen la gestión del mantenimiento, dándole especial énfasis a las tareas de planeación y programación que deben realizarse y considerando que en ese ámbito se genera la planeación operacional, así como la ejecución de las tareas de mantenimiento y donde se visualiza con más claridad la necesidad de aplicar técnicas de administración sencillas y eficientes, con el propósito de optimizar la capacidad real de los recursos disponibles, buscando siempre cumplir las metas y objetivos establecidos, en cuanto se refiere a productividad, desarrollo e innovación, la administración y control de los costos de operación juegan un factor importante para la consecución de los objetivos y metas propuestos. El siguiente trabajo trata de mostrar de una forma general y sencilla, sin entrar a abordar técnicas complejas de administración, los aspectos más importantes que involucrados en un buen proceso de gestión de mantenimiento basado en el establecimiento del presupuesto necesario para el desarrollo de las actividades establecidas dentro del plan de mantenimiento, junto con la determinación de los costos asociados, su administración y control. Costos de mantenimiento industrial La gestión de mantenimiento, es como cualquier otra actividad que se realiza en las empresas, se materializa a través de una programación, la cual permite utilizar lo mejor posible, los recursos disponibles. Este proceso se inicia a partir del plan de mantenimiento elaborado por el director de mantenimiento y sus colaboradores. Este plan es un modelo coordinado, del orden en el cual se deben ejecutar todas las actividades requeridas. Así pues, el alcance y eficiencia de una programación de mantenimiento quedan limitados para la especificación de la orden de trabajo, los procedimientos de

control y, de manera muy especial, por el grado de exactitud del trabajo de planeación realizado. La programación depende por completo, de la planeación. Los trabajos se asignarán a grupos específicos, con tiempos de iniciación y terminación, también específicos, procurando mantener un balance adecuado entre la capacidad y la carga de trabajo, optimizando en lo posible, los costos asociados, en un ambiente dinámico de operación. Este proceso se inicia a partir del plan de mantenimiento elaborado por el director de mantenimiento y sus colaboradores. Este plan es un modelo coordinado, del orden en el cual se deben ejecutar todas las actividades requeridas. Así pues, el alcance y eficiencia de una programación de mantenimiento quedan limitados para la especificación de la orden de trabajo, los procedimientos de control y, de manera muy especial, por el grado de exactitud del trabajo de planeación realizado. La programación depende por completo, de la planeación. Los trabajos se asignarán a grupos específicos, con tiempos de iniciación y terminación, también específicos, procurando mantener un balance adecuado entre la capacidad y la carga de trabajo, optimizando en lo posible, los costos asociados, en un ambiente dinámico de operación.

Resumen Desde el punto de vista de la administración del mantenimiento, uno de los factores más importante es el costo. Estos costos tienen una gran importancia cuando se trata de medir la eficiencia del mismo. Con la ayuda de la contabilidad de costos se puede estudiar el cumplimiento de los presupuestos tanto de operación como de obra, lo que permite comparar la labor del departamento de mantenimiento con la de los demás. Los costos

totales de mantenimiento están compuestos por dos clases: los costos directos y los

costos

por

parada

equipo. (Ver cuadro 1.)

Cuadro 1

Contenido Presupuesto de mantenimiento: El presupuesto es un plan económico y es la expresión de los resultados previstos; se debe adecuar a planes reales y tiene que estar proyectado de modo que: 1) fluctué según los ingresos del mismo y 2) se asigne una partida suficiente en los índices menores de producción para que pueda tener lugar el suficiente mantenimiento para conservar la fábrica en condiciones de que pueda satisfacer de una manera adecuada la demanda de la producción. Una forma de estimar el costo de mantenimiento es empezando por determinar la amplitud de las necesidades de este, procediendo enseguida a establecer el valor de los centros de servicio que ocupan las funciones técnicas y de reparación pertinentes. Usar los datos de años anteriores no es bueno porque el nuevo presupuesto debe reflejar las mejores ideas y un mayor cuidado para que sea funcional. Una técnica es realizar un presupuesto escalonado, que se basa en la realización de un examen al presupuesto anual, cada trimestre calendario; este método presenta dos ventajas: 1) la planificación es continua permitiendo el ingreso de nuevas ideas e iniciativas mejorándose así la calidad de la programación y 2) el presupuesto se torna más flexible y adaptable a las situaciones cambiantes, prestándose más como un instrumento para una planeación a

medio y largo plazo. ¿Pero quiénes son los encargados de realizar el presupuesto de mantenimiento? El ingeniero de fábrica es responsable de la elaboración de lo concerniente al plan de mantenimiento y, su preparación inmediata, corresponde al personal administrativo, directores y supervisores, a sus órdenes. Existen tres clases de presupuestos: el de reparaciones, el de departamento de servicios y el de instalaciones de mantenimiento.

Presupuesto de reparaciones: este presupuesto cubre el costo total del mantenimiento necesario para el nivel previsto de producción, es decir, corresponde a cada una de las especialidades que se deben abarcar, dependiendo del tamaño de la fábrica. Este presupuesto se hace analizando los diversos requisitos que se deben cumplir de acuerdo a los servicios como son: eléctricos, de montaje, tubería, pintura, etc., en términos de horas hombre o días hombre y por especialidades. En pequeñas empresas se pueden tomar los costos como fijos, lo que implica un plan para controlar los costos cada período aparejado con el tiempo. En la mayoría de los casos, estos costos no son fijos ya que fluctúan mucho por las alteraciones del volumen de producción, planes, estrategias administrativas, equipos, etc.

Estimación del trabajo de mantenimiento. Esto es un proceso de pronóstico del costo probable de un cambio físico en el equipo o instalaciones de una fábrica, que es necesario para la función industrial. Este cambio físico puede consistir en el reemplazo de una pieza o en la limpieza, lubricación o ajuste de los equipos. La estimación del trabajo de mantenimiento ordinario involucra mano de obra, materiales y tiempo como costos directos y los gastos generales como costos indirectos. La mano de obra se suele expresar en horas hombre de trabajo y el material y los gastos

generales en términos monetarios. El valor estimado es la base para programar el trabajo, limitar el tiempo extraordinario de labor o regular el número de trabajadores, así como proporcionar una carga de trabajo adecuada. La apreciación del costo de mantenimiento se basa en dos áreas de información principales 1) en la naturaleza del trabajo y 2) en el empleo que se dará a la estimación para la cual se clasifica el trabajo, consiguiendo una información completa respecto a su naturaleza, sabiendo de antemano las necesidades y la urgencia de que se hagan los trabajos. Quien realice esta apreciación también deberá establecer cómo se utilizará la estimación, de lo contrario, el trabajo realizado carecerá de un objetivo bien delimitado.

Clasificación de los trabajos de mantenimiento. Este aspecto tiene que ser definido con toda claridad, aunque a menudo se suele pensar que todas las labores de mantenimiento son siempre urgentes y que por consiguiente la planeación y la estimación resultan inútiles. Esto nos indica que es necesario separar las urgencias, del trabajo que puede ser proyectado (programado). Existen variadas técnicas para estimar los costos de los trabajos de mantenimiento, y su selección depende de las necesidades y tamaño de cada empresa. A continuación se nombran algunos aspectos importantes de ellas. Existen variadas técnicas para estimar los costos de los trabajos de mantenimiento, y su selección depende de las necesidades y tamaño de cada empresa. A continuación se nombran algunos aspectos importantes de ellas. a) Juicio: en ocasiones se puede utilizar la experiencia, si se hacen definiciones claras y bien establecidas de los trabajos; un análisis

cuidadoso de estimadores experimentados puede dar lugar a apreciaciones que estén dentro de los límites de tolerancia.

b) Clasificación: algunas veces los trabajos de mantenimiento se agrupan en llaves de tiempo, utilizando puntos de referencia o trabajos comunes, mediante estudios de tiempo o por aplicación de datos elementales o detallados. Cada trabajo se debe seleccionar para que encaje en una ranura específica de tiempo.

c) Planeación y programación de camino crítico: sirve para determinar el total de tiempo que se utilizará en la ejecución de un proyecto. El tiempo transcurrido para llegar a cada evento se estima con todo cuidado y se emplea para la construcción de un diagrama de flechas en los que los eventos representan fechas objetivo y las fechas los trabajos a ejecutar entre dos eventos. Este método es aplicado con frecuencia en reparaciones mayores, ya que contribuye a aislar los problemas y descubrir plenamente los eventos que amenazan o demoran el desarrollo del programa.

d) Normas de trabajo por unidad: abarca una gran variedad de procedimientos de estimación que van desde la que hace el constructor de un edificio valiéndose del número de metros cuadrados del terreno hasta el empleo de normas de tiempo elementales. Existen variantes que utilizan formulas estadísticas que relacionan variables de producción como pueden ser: costo total de mantenimiento por tonelada de producción, por hora de producción, etc.

Costos de mantenimiento I) Costos directos de mantenimiento. Se definen como el valor conjunto de bienes y servicios que se consumen para adelantar un trabajo de mantenimiento. Está compuesto por: a) Costos de suministros: corresponden a los elementos físicos que son imprescindibles durante una tarea de mantenimiento. Es importante aclarar que todos los suministros no son repuestos, ya que pueden ser piezas de cambio o insumos necesarios para las labores de mantenimiento. Al estimar el costo de estos suministros hay que tener en cuenta factores como la inflación, devaluación, depreciación y los costos por inventario excesivo.

b) Costos de mano de obra: se refiere al salario mas las prestaciones sociales devengadas por los trabajadores del departamento de mantenimiento asignados a una labor específica. A estos se suman los costos por operación, que son aquellos que no pueden ser clasificados ni como suministro, ni como mano de obra y cuya cuantificación atribuida a una determinada labor de mantenimiento, es casi imposible. La valorización de estos costos se hace en un periodo particular de tiempo. Ejemplos: renta o alquiler, energía, acueducto, impuestos sobre inmuebles, salarios de personal administrativo, etc. Son también incluidos en este grupo los elementos solicitados por el taller de máquinas y herramientas como brocas, aceites, refrigerantes, etc., que una vez comprados se consideran consumidos y que constituyen parte de los gastos del mantenimiento.

II) Costos de parada equipo. Cuando

una

máquina

se

encuentra fuera de servicio se incurre en unos costos debido a la tarifa horaria que tenga la máquina.

En

ocasiones

la

obsolescencia de equipos hace difícil conseguir los repuestos y es necesario practicar modificaciones a las máquinas, ocasionando bajas en su capacidad productiva. Generalmente los recursos se utilizan prioritariamente para cubrir los costos directos de mantenimiento, los cuales tendrán variaciones en el tiempo, alcanzando máximos y mínimos. Al detectarse un mínimo se puede determinar la utilización de los recursos restantes en actividades de construcción, traslado, montajes, adaptaciones y mejoras (Ver Gráfica 1.).

Estos recursos sobrantes pueden ser dinero, hombres o tiempo, lo que indica la importancia de optimizar la utilización del recurso humano tratando de disminuir el tiempo dedicado al mantenimiento para tener así más recursos dedicados a las actividades mencionadas. Un factor importante es mantener información (correcta y oportuna) sobre los costos directos de mantenimiento, comparando estos con la capacidad productiva de la máquina para así poder determinar el momento en el cual se envía un equipo a reparación mayor (Ver Gráfica 2.).

Otro

factor

determinar

el

interesante nivel

óptimo

es de

mantenimiento de la fábrica, el cual corresponde al punto en donde la suma de los costos directos de mantenimiento y costos de parada equipo es el mínimo. Si se analizan los costos totales de mantenimiento (Ver Gráfica 3.), de una empresa, y estos se localizan a la izquierda de la gráfica de costos totales, el mantenimiento es insuficiente; cuando por el contrario están a la derecha, el

mantenimiento es demasiado. De esta forma el costo mínimo, analizando la gráfica, es el punto de corte entre las dos curvas. Niveles de mantenimiento Se desea determinar en esta sección el nivel real y óptimo del mantenimiento, utilizando como elemento de análisis los costos antes mencionados, ya que la tendencia actual es la de minimizar la cantidad de horas/hombre empleadas para fabricar una unidad de un producto, con la finalidad de reducir su costo unitario y así enfrentar la creciente competencia en el mercado. Es importante anotar lo difícil que resulta determinar el nivel de mantenimiento, ya que no se pueden generalizar las conclusiones de una fábrica ni de un período dado. Nivel óptimo para el funcionamiento económico de la fábrica: el nivel óptimo de mantenimiento de una fábrica es el punto en donde la suma de los costos directos de mantenimiento y costos de parada de equipo, sea el mínimo. Expresando gráficamente lo anterior tendremos: (Ver Grafico 3.4) Si para una planta dada, los costos totales de mantenimiento están a la izquierda del punto mínimo de la gráfica de costos totales, se puede decir que el mantenimiento es insuficiente (submantenimiento) y si están a la derecha, el mantenimiento es exagerado (sobremantenimiento). Esto se nota mirando la gráfica y observando qué tan significativa es la incidencia de los costos de mantenimiento en la suma final. Para efectos prácticos se supone que el costo mínimo total de mantenimiento coincide con el punto de corte de las dos curvas de costos (Punto 1).

Determinación de las tarifas de mantenimiento a) Tarifa de mano de obra: para poder definir correctamente esta tarifa, es necesario

definir

los

costos

de

los

siguientes

aspectos:

salarios,

prestaciones, energía, arrendamiento, depreciación, seguros, mantenimiento propio, repuestos, suministros de taller, mantenimiento de oficinas, papelería, otros. El siguiente paso es organizar en grupos, de acuerdo con su categoría al personal que trabaja en el departamento de mantenimiento. Por último se definen las horas efectivas que cada persona puede trabajar en el año, y teniendo en cuenta vacaciones, incapacidades y licencias se determina un porcentaje de eficiencia menor al 100% del total de horas.

Para poder elaborar correctamente una tarifa, deben quedar claramente definidos los siguientes costos referidos al taller, sus operarios y los técnicos

de

mantenimiento:

Salarios.

Prestaciones.

Energía,

arrendamiento,

depreciación y seguros. Mantenimiento propio, repuestos y suministros del taller. Mantenimiento de oficinas y papelería. Otros. Los primeros dos constituyen costos de mano de obra, mientras los siguientes son costos de funcionamiento del taller de máquinas herramientas. Cuando se tenga el presupuesto para el año, que incluya todos los costos anteriores, se puede proceder de la siguiente manera para obtener las tarifas de mantenimiento: se agrupan las personas que trabajan en mantenimiento de acuerdo con sus categorías, por ejemplo:

Grupo 1: Mecánicos montado res. Mecánicos de mantenimiento. Técnicos electrónicos. Grupo 2: Dibujantes, diseñadores y de mantenimiento. Torneros y Cepilladores I. Electricistas, Mecánicos I. Grupo 3: Torneros y Cepilladores II Electricistas II Técnicos en tratamientos térmicos. Grupo 4: Ayudantes de Mecánica. Ayudantes de Electricidad. Personal del SENA.

Luego deben definirse las horas que en un año efectivamente puede trabajar una persona. Si de acuerdo con el horario establecido en la empresa, una cifra de 2.500 horas es lo que un individuo permanece en ella, puede asumirse un porcentaje de eficiencia aproximadamente del 80%, teniendo en cuenta vacaciones, incapacidades y licencias, lo cual da aproximadamente 2.000 horas/año x persona. A continuación, y teniendo en cuenta el número

de horas trabajadas por cada grupo y los costos del mismo, podremos calcular la tarifa de mano de obra para un integrante de este grupo.

Para obtener la tarifa del Grupo (i) se adiciona a los costos de mano de obra de éste, los salarios del jefe y personal administrativo (que no reportan), relacionados con el personal del mismo y una fracción de los costos de funcionamiento del taller, prorrateándolos, por ejemplo de acuerdo con el número de técnicos en el grupo. De lo anterior la tarifa de una persona del grupo (1) será:

La anterior tarifa se refiere al caso en que los costos de las máquinas del taller se adicionan al costo de mano de obra. Lógicamente una tarifa elaborada en esta forma debe recuperar en el transcurso del allí, si ha quedado correctamente elaborado, el valor del presupuesto del sector de mantenimiento. b) Tarifa máquina: una forma fácil de determinar esta tarifa consiste en utilizar la tarifa por hora que el departamento de producción le asigna a los equipos que generalmente la componen los siguientes gastos: -Gastos fijos (arrendamiento, depreciación y seguros)

-Gastos variables (mano de obra, luz, agua, mantenimiento, suministros y energías de apoyo) -Gastos generales (administración, honorarios y centros de servicios). La siguiente expresión muestra lo anteriormente expuesto.

La variable presente en el denominador se determina según el criterio o manejo que se le quiera dar; en algunas ocasiones puede ser: horas programadas para producción, volumen de producción proyectado, etc. A continuación se explicarán algunos de los rubros anteriores. Arrendamientos: asignación proporcional respecto al área ocupada por la máquina o equipo. Depreciación y seguros: esto se cuantifica de acuerdo con el valor de adquisición del equipo. Mano de obra: esta se refiere a los salarios, prestaciones sociales, horas extras de operación o la tripulación de la máquina. Fuerza, luz, agua: esta es una asignación proporcional respecto a la potencia de los equipos y número de horas proyectadas de funcionamiento. Mantenimiento: es el gasto de la mano de obra mecánica y eléctrica y se asigna con base en los resultados históricos de este rubro para cada una de las máquinas o equipo y crece en la misma proporción que crece el presupuesto de mantenimiento.

Suministros: son los insumos que la máquina necesita para elaborar un producto específico. Centro de servicios: son los gastos correspondientes a la tarea que le preste al departamento de mantenimiento y otras áreas por parte del casino, aseo, transporte, etc. Por lo tanto, la tarifa hora-máquina será:

De acuerdo con el manejo que se le quiera dar a la tarifa, el "denominador" puede ser:  Horas de tiraje o netas de producción.  Horas cronológicas (24 - horas de comida - cuadre, cambio y llenado), quedando un total de 16 horas aproximadamente.  Capacidad nominal por un factor de utilización.  Horas presupuestadas de producción. Esta tarifa reflejará el gasto por hora de operación de la máquina. Estas tarifas se elaboran con el fin de obtener los costos de mantenimiento y a su vez cargar los de una manera equitativa y razonable a cada una de las secciones de producción. Para realizar lo anterior y poder hacer un buen manejo contable de los costos, es necesario establecer códigos a los equipos o maquinas y a las secciones

Asignación de códigos contables Una vez elaboradas las tarifas, debe proveerse de un medio para que los cobros sean simultáneos a la prestación del servicio. Deben asignarse códigos contables tanto a las máquinas como a las obras de mayor envergadura, para cargar los costos de mantenimiento.

Los códigos para las secciones de producción y sus máquinas, pueden tener el siguiente aspecto xy zw I en donde: Sección de Producción

XY

Ordinal para la máquina

ZW

Dígito de control

l

Mediante el informe diario de trabajo, se hace el cobro definiendo el grupo y el número de horas trabajadas en operaciones de mantenimiento, especificando el código de la máquina; este informe lo rinde mantenimiento. Cuando se trata de obras diferentes al mantenimiento puramente dicho, el código puede ser del tipo: Indica que es

XX

Código de obra Ordinal

YZW

El cargo a este código de obra se hace de una manera similar al código de máquina. Por su lado producción estará reportando las horas de parada a través del informe diario de producción con códigos que definen la operación: Mantenimiento Preventivo, Mantenimiento Correctivo, reparación mayor o esperando el mecánico. La evaluación del costo se hace mediante la tarifa de la máquina, con el número de horas reportadas.

Control de costos de mantenimiento Es de suma importancia que el departamento de mantenimiento sea quien tiene el control sobre sus costos; para ello, se debe contar con un sistema ágil y eficiente, de tal manera que la información sea real, confiable y oportuna. En la actualidad existen numerosas herramientas que contribuyen al buen manejo de este aspecto, ya que se basan en programas computacionales que lo pueden administrar con la precisión y agilidad que cada empresa necesita. Un informe de costos debe poseer datos de mano de obra, repuestos y suministros, trabajos especiales y planes futuros, como mínimo. El sistema de control de costos de mantenimiento debe estar diseñado con la flexibilidad suficiente para obtener información sobre el costo total de un mantenimiento, a fin de satisfacer las necesidades de información de las áreas usuarias. Con el objeto de contar con suficientes elementos de control e información, los responsables de las plantas deben integrar al expediente u hoja de vida del equipo los siguientes documentos o la información clasificada de: •

Presupuesto autorizado de la orden de mantenimiento

•

Copia de facturas, vales de almacén, solicitud de suministros de elementos y materiales sacados de almacén

•

Recibos de pago y copias de contratos, si los hay, con contratistas

•

Análisis mensual de costos por cada mantenimiento

•

Acta de recibo de equipos cuando lo ejecuta un contratista, etc.

Uno de los aspectos importantes dentro de la planeación es el de optimizar el uso de la mano de obra aplicada a una actividad como la de equipos específicos, sea en un mantenimiento mayor o menor. A continuación se listan algunos índices representativos que se utilizan para analizar el comportamiento de los recursos humanos, así como las consecuencias de las desviaciones y costos. •

Eficiencia de mano de obra

•

Uso de tiempo extra

•

Trabajos atrasados

•

Tiempo improductivo del equipo, ocasionado por falla

•

Horas de mantenimiento correctivo producidos por falla

•

Horas hombre de trabajos urgentes

•

Disponibilidad del equipo

•

Ordenes de trabajo de mantenimiento

•

Ordenes de trabajo ejecutadas de acuerdo al programa.

Conclusiones El departamento de mantenimiento debe tener en todo momento el control sobre sus costos mediante la implementación de un sistema ágil y eficiente, de tal forma que se cuente con la información real, confiable y oportuna, necesaria para la evaluación continua de los trabajos, desempeño, eficiencia y productividad de los recursos que intervienen en los procesos productivos. Además, se deben establecer índices representativos que relacionen costos, datos, hechos, eventos, documentos o análisis de resultados en los que se involucre una información que sugiera, desarrolle o permita toma de decisiones dentro del área de mantenimiento.

Bibliografía [1] Newbrough E. T., Administración de mantenimiento industrial, Páginas 100- 120 [2] Manual de mantenimiento, División Sector Industria y de la construcción, Fedemetal [3] Renau Fernández Armando, Influencia de la maquinaria en proyectos y obras, Editores Técnicos Asociados S.A., Barcelona, 1974, 253 p.