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• Herman Peralta

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COSTOS DE LAS ORGANIZACIONES La contabilidad de costos consiste en la identificación y medición de los desembolsos dinerarios en que incurre un negocio o empresa, entendiéndose el término desembolso como el consumo de bienes, depreciación de activos, etc., y no sólo como salida de dinero. El objetivo de la contabilidad de costos. Es el de proveer información sobre los costos en los que está incurriendo un negocio en general, un determinado producto, una determinada área, etc., con el fin de lograr un mejor análisis de la situación financiera de un negocio. Podemos contabilizar los costos, por ejemplo: 

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de un negocio en general, con el fin de obtener un rápido Estado de Resultados, y no tener que esperar el Estado de Resultados del final del periodo hecho por la contabilidad general. del producto o servicio que ofrecemos, con el fin de hallar su costo de ventas, y poder así conocer su utilidad bruta (ventas – costo de venta), igualmente, antes de tener que esperar el Estado de Resultados del final del periodo. de cada producto que producimos, con el fin de que comparándolos con los ingresos que genera cada uno, conocer la rentabilidad de cada uno y, por ejemplo, saber cuáles son los más rentables y cuáles no genera utilidad. de un determinado producto para que, determinando cuál es la utilidad que queremos ganar, poder definir su precio. de una determinada área o departamento del negocio, con el fin de conocer su rentabilidad y, por ejemplo, saber si los ingresos que genera son mayores que sus costos. de un determinado cliente, con el fin de conocer si lo que gastamos en mantener dicho cliente resulta ser mayor que los ingresos que nos genera.

A diferencia de la contabilidad general, la contabilidad de costos es sólo de uso interno y no tiene carácter obligatorio, por lo que no existe un sistema o método de costos estándar para todas las empresas, sino que cada empresa puede adaptar el sistema o método más conveniente de acuerdo a sus necesidades u objetivos. HP

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Veamos a continuación los pasos generales para contabilizar los costos en un negocio o empresa: 1. Costos Totales o Costos Parciales En primero lugar determinamos qué elementos vamos a considerar como costos; en el caso de que queramos contabilizar los cotos totales de un negocio, existen dos métodos: el método de los Costos Totales y el método de los Costos Parciales. Costos Totales Este método consiste en tomar como costos a todos los desembolsos relacionados al producto, incluyendo los gastos de ventas y de administración, y denominando gastos a todo lo demás (gastos financieros, impuestos, etc.). Éste método se suele utilizar para hallar el punto de equilibrio. Costos Parciales En este método se considera como costos a todos los desembolsos relacionados a:   

la adquisición de mercadería: en el caso de una empresa comercializadora (empresa dedicada a la compra y venta de productos) la fabricación del producto: en el caso de una empresa industrial (empresa dedicada a la producción o fabricación de productos). la prestación del servicio: en el caso de una empresa de servicios.

Denominando gastos a todo los demás (gastos administrativos, gastos de ventas, gastos financieros, impuestos, etc.). Éste método suele ser el más conveniente y más fácil de usar. 2. Costos Variables y Fijos o Costos Directos e Indirectos Una vez que ya hemos decidido qué desembolsos tomaremos como costos, para un mejor análisis, pasamos a clasificarlos en Costos Variables y Costos Fijos, o en Costos Directos y Costos Indirectos.

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Costos Variables y Costos Fijos En este caso clasificamos nuestros costos de acuerdo a su comportamiento en relación con las fluctuaciones de la actividad: 

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Costos Variables: estos costos varían de acuerdo con los cambios en los niveles de actividad, están relacionados con el número de unidades vendidas (en el caso de una empresa comercializadora), volumen de producción (en el caso de una empresa industrial), o número de servicios realizado (en el caso de una empresa de servicios); ejemplos de costos variables son los costos incurridos en materia prima, combustible, salario por horas, etc. Costos Fijos: son costos que no están afectados por las variaciones en los niveles de actividad; ejemplos de costos fijos son los alquileres, depreciación, seguros, etc.

Cuando aumenta nuestra producción, aumentan nuestros Costos Variables, pero no los Costos Fijos ni el Costo Variable unitario, por ejemplo, si producimos 10 productos con un Costo Variable de 400 y un Costo Fijo de 1600:

Costos Totales Costo Unitario Costo Variable unitario Costo Fijo unitario

2000 (400 +1600) 200 (2000 / 10) 40 (400 / 10) 160 (1600 / 10)

Si nuestra producción aumenta en 10 productos: Producción: 20, Costos Variables: 800, Costos Fijos: 1600 Costos Totales Costo Unitario Costo Variable unitario Costo Fijo unitario

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2400 (800 + 600) 120 (2400 / 20) 40 (800 / 20) 80 (1600 / 20)

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Costos Directos y Costos Indirectos En este caso clasificamos nuestros costos de acuerdo con la identificación con el objeto del costo. 

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Costos Directos: estos costos intervienen directamente en la elaboración del producto o servicio, o son parte del mismo; para poder identificarlos, vemos cuáles costos son los que se pueden distribuir entre los productos, por ejemplo, la materia prima (pues se sabe cuánto de materia prima se utiliza para cada producto), la electricidad (cuando se sabe cuánto de electricidad se usa para un determinado producto), etc. Costos Indirectos: son costos que intervienen indirectamente en la fabricación de los productos o en la prestación de servicios, para poder identificarlos, vemos cuáles son los que no se pueden distribuir entre los productos, por ejemplo, la electricidad.

3. Determinar Gastos Una vez que hemos decidido qué desembolsos consideraremos como costos (método de los Costos Totales o los Costos Parciales), y que los hemos clasificado en Costos Variables y Costos Fijos, o en Costos Directos y Costos Indirectos, pasamos a identificar nuestros Gastos (que vendrían a ser todos los desembolsos que no hemos considerados como Costos). Los gastos los podemos clasificar en: a. Gastos Operativos Los cuales pueden a su vez puede ser: 

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Gastos de Ventas: son desembolsos que están relacionados con las actividades de comercialización de los productos, por ejemplo, los gastos laborales (sueldos, gratificaciones, comisiones del jefe de venta, de los vendedores o de los cobradores), publicidad, impuesto a las ventas, empaques, transportes, almacenamiento. Gastos Administrativos: son desembolsos que están relacionados con las actividades de gestión, por ejemplo, gastos laborales (sueldos, gratificaciones, seguros de los gerentes, administradores, auxiliares de la empresa), alquileres, materiales y útiles de oficina, seguros, Página 4

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depreciación (de edificios administrativos, equipos de oficina, máquinas, muebles), impuestos. Nota: cuando usamos el Método de los Costos Totales, los Gastos Operativos se consideran como costos. b. Gastos Financieros Son desembolsos que se incurren para el financiamiento de las operaciones (intereses). c. Otros Gastos Desembolsos tales como pérdidas, incobrables, imprevistos, etc. 4. Identificación y análisis Y, por último, una vez que ya hemos determinado que elementos vamos a considerar como costos, los hemos clasificados, y hemos determinado nuestros gastos, pasamos a identificar cada elemento con su respectivo costo, y posteriormente, pasamos a analizarlos, de acuerdo a la necesidad o al objetivo que tengamos de contabilizar nuestros costos. Para ver ejemplos de cómo hallar y analizar costos, te invitamos a leer los artículos Costos en una empresa comercializadora, Costos en una empresa industrial y Costos en una empresa de servicios. Cuando se trata de una empresa comercializadora (empresa dedicada a la compra y venta de productos), Lo usual es denominar costos solamente a los Costos de Adquisición, es decir, a los costos conformados por el valor de las mercaderías que se compran, así como a los desembolsos relacionados a dicha compra, tales como fletes, seguros, derechos de importación, etc. Tal como hemos visto anteriormente, la contabilidad de costos no tiene un método o sistema estándar, sino que la empresa adapta el método o sistema que más le convenga de acuerdo a sus necesidades u objetivos. Veamos a continuación un ejemplo de cómo aplicar la contabilidad de costos en una empresa comercializadora: HP

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Supongamos que iniciamos operaciones con un inventario inicial de 30 televisores con un costo de $100 cada uno, luego compramos 10 televisores a $100 cada uno, y posteriormente vendemos 5 televisores a $300 cada uno. Si tenemos gastos operativos de $400 (gastos administrativos: $100 y gastos de ventas: $300), ¿cuál sería nuestra utilidad neta? El Estado de Resultados sería: Ventas

1500 (300 x 5)

(-) Costo de Venta Utilidad Bruta (-) Gasto Adm. (-) Gasto Ventas Utilidad Neta

500 (100 x 5) 1000 100 300 $600

Cuando la mercadería que se adquiere tiene diferentes valores de venta, por ejemplo, que los televisores del inventario inicial sean de $/.100, pero los 10 que se compraron sean de $/. 120, en ese caso no es posible hallar el Costo de Venta exacto, pues el costo unitario de un televisor varía, en ese caso debemos hallar un promedio ponderado. Si sacamos promedio ponderado: 30 televisores x 100 = 3000 10 televisores x 120 = 1200 Costo Total = 4200 Costo Unitario promedio: 4200 / 40 = $105 El nuevo Estado de Resultado sería: 1500 (300 x 5) Ventas (-) Costo de Venta 525 (105 x 5) Utilidad Bruta 975 (-) Gasto Adm. 100 (-) Gasto Ventas 300 Utilidad Neta $575

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Cuando se trata de una empresa industrial (empresa dedicada a la producción o fabricación de productos) Lo usual es denominar costos solamente a los Costos de Producción, es decir, a los costos en que se incurren dentro del proceso de producción. Estos costos de producción están conformados por los siguientes elementos: Costo de adquisición de Materias Primas o Materiales Directos Es el costo de adquisición de los bienes que serán transformados en productos terminados o que formarán parte de él, por ejemplo, insumos, partes, etiquetas. Costo de la Mano de Obra Directa Costos conformados por los salarios y beneficios de los trabajadores que trabajan directamente en la producción del producto. Gastos Indirectos de Fabricación Costos de los elementos necesarios para la fabricación del producto, pero que intervienen en forma indirecta en la elaboración del mismo. Los Gastos Indirectos de Fabricación a su vez están conformados por: 

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Materiales Indirectos: conformado por los costos de los materiales auxiliares, suministros de fábrica, repuestos, combustibles y lubricantes, útiles de aseo, etc. Mano de Obra Indirecta: conformado por los sueldos y salarios del personal profesional, técnico, especializado o auxiliar encargado de tareas complementarias no ligadas directamente al proceso de producción, caso del jefe de planta, supervisores, personal de limpieza, personal de mantenimiento, guardianía, etc. Otros Gastos Indirectos: conformados por costos incurridos en seguros contra riegos, depreciación, alquileres, energía eléctrica, agua, teléfono, subsidios, servicios de mantenimiento, etc. Tal como hemos visto anteriormente, la contabilidad de costos no tiene un método o sistema estándar, sino que la empresa adapta el método o sistema que más le convenga de acuerdo a sus necesidades u objetivos.

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Veamos a continuación un ejemplo de cómo aplicar la contabilidad de costos en una empresa industrial o productora: Supongamos que nos solicitan que fabriquemos 40 mesas, ¿cuál sería la utilidad neta y el precio de cada mesa, si esperamos obtener un 20% de utilidad? Los datos con los que contamos son:     

la materia prima (madera) tiene un costo de $800 para las 40 unidades. el salario para los operarios que efectuarán el trabajo de corte, cepillado, armado y pintado es de $380 en total. se empleará cola, clavos, barniz, etc., con un valor total de $140. es estima que la depreciación, energía y otros, tienen un valor de $80. los gastos administrativos y de ventas suman $180.

1. En primer lugar hallamos el costo de producción: Materia prima 800 Mano de Obra Directa 380 Gastos Indirectos de Fabricación 220 - Materiales Indirectos 140 - Otros Gastos Indirectos 80 Costo de Producción $1400

2. Una vez hallado el costo de producción, hallamos el costo unitario: 1400 / 40 = $35 3. Luego hallamos el precio al que se debería vender cada mesa para ganar una utilidad bruta del 20% del costo de producción:

Costo de producción 1400 20% utilidad 280 Ventas $1680 El precio de venta de cada mesa sería: 1680 / 40 = $42 HP

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4. Para hallar la utilidad neta, hacemos nuestro Estado de Resultados Proyectado: Ventas 1680 (-) Costo de Ventas 1400 (40 x 35) Utilidad Bruta 280 (-) Gastos Operativos 180 Utilidad Neta $100

Cuando se trata de una empresa servicio Lo usual es denominar costos solamente a los costos incurridos en la prestación del servicio. Estos costos están conformados por los siguientes elementos: Costos de Suministros diversos Costos conformados por las compras que realiza la empresa para poder brindar dar el servicio. Costos de Mano de Obra por el servicio Costos conformados por los sueldos de los trabajadores que ofrecen el servicio. Costos Indirectos Costos conformados por elementos que intervienen indirectamente en la prestación del servicio, tales como: depreciación, energía, agua, teléfono, alquileres, mantenimiento, reparaciones, etc.

Tal como hemos visto anteriormente, la contabilidad de costos no tiene un método o sistema estándar, sino que la empresa adapta el método o sistema que más le convenga de acuerdo a sus necesidades u objetivos.

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Veamos a continuación un ejemplo de cómo aplicar la contabilidad de costos en una empresa de servicios: Supongamos que en nuestro taller de reparación de autos nos piden reparar un auto que presenta un choque en el lado derecho, además de una rotura del faro, los costos son:    

Faro: $50 Masilla: $5 Soldadura: $15 Mano de obra $25

¿Cuánto debemos cobrar por el servicio para poder ganar el 30%? Total costos

95 (70 + 25)

30% utilidad

28.5

Precio de venta $123.5

CONTRIBUCIÓN MARGINAL Y PUNTO DE EQUILIBRIO Contribución Marginal Se llama "contribución marginal" o "margen de contribución" a la diferencia entre el Precio de Venta y el Costo Variable Unitario. Contribución Marginal = Precio de Venta - Costo Variable Unitario Se le llama "margen de contribución" porque muestra como "contribuyen" los precios de los productos o servicios a cubrir los costos fijos y a generar

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utilidad, que es la finalidad que persigue toda empresa.

Se pueden dar las siguientes alternativas: 1. Si la contribución marginal es "positiva", contribuye a absorber el costo fijo y a dejar un "margen" para la utilidad o ganancia. 2. Cuando la contribución marginal es igual al costo fijo, y no deja margen para la ganancia, se dice que la empresa está en su "punto de equilibrio". No gana, ni pierde. 3. Cuando la contribución marginal no alcanza para cubrir los costos fijos, la empresa puede seguir trabajando en el corto plazo, aunque la actividad de resultado negativo. Porque esa contribución marginal sirve para absorber parte de los costos fijos. 4. La situación más crítica se da cuando el "precio de venta" no cubre los "costos variables", o sea que la "contribución marginal" es "negativa". En este caso extremo, es cuando se debe tomar la decisión de no continuar con la elaboración de un producto o servicio. El concepto de "contribución marginal" es muy importante en las decisiones de mantener, retirar o incorporar nuevos productos de la empresa, por la incidencia que pueden tener los mismos en la absorción de los "costos fijos" y la capacidad de "generar utilidades". También es importante relacionar la "contribución marginal" de cada artículo con las cantidades vendidas. Porque una empresa puede tener productos de alta rotación con baja contribución marginal pero la ganancia total que generan, supera ampliamente la de otros artículos que tienen mayor "contribución marginal" pero menor venta y "menor ganancia total".

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Punto de Equilibrio Se dice que una Empresa está en su Punto de Equilibrio cuando no genera ni Ganancias, ni Pérdidas. Es decir cuando el Beneficio es igual a cero. Para un determinado costo fijo de la Empresa, y conocida la Contribución Marginal de cada producto, se puede calcular las cantidades de productos o servicios y el monto total de ventas necesario para no ganar ni perder; es decir para estar en Equilibrio. La fórmula para el cálculo, es la siguiente:

En el caso (a) el punto de equilibrio está expresado en cantidades de producto. Y en el caso (b) en montos de venta.

Gráfico del Punto de Equilibrio (a) Área de Pérdida (b) Área de Ganancia

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