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ADMINISTRACION I

El Proceso Administrativo y sus Etapas. Control Equipo 7 Olguín Pecina Jared Emmanuel Bravo Velazquez Carlos Alberto Castillo Fuentes Kevin Arath

ADMINISTRACIÓN I

Contenido Contenido ...................................................................................................................................... 1 Objetivo de la Sesión ..................................................................................................................... 1 Definición ...................................................................................................................................... 2 ¿Por qué es importante el control? .............................................................................................. 2 Proceso de control ........................................................................................................................ 2 1.-Establecimiento de estándares o criterios:........................................................................... 3 2.- Medir el desempeño: ........................................................................................................... 3 3.- Comparación del desempeño con el estándar establecido: ................................................ 4 4.- Acción correctiva:................................................................................................................. 4 Desempeño de la organización ..................................................................................................... 5 Medidas del desempeño de la organización ................................................................................. 5 Productividad de la organización .............................................................................................. 5 Eficacia de la organización ........................................................................................................ 5 Clasificaciones de la industria ................................................................................................... 6 Tipos de Control ............................................................................................................................ 6 Control de alimentación anticipada: ......................................................................................... 6 Control concurrente: ................................................................................................................. 6 Control de retroalimentación: .................................................................................................. 7 Controles financieros ................................................................................................................ 7 Controles de información.......................................................................................................... 7 Control del contacto con los clientes ........................................................................................ 7 Bibliografia: ................................................................................................................................... 8

Objetivo de la Sesión Al término de la sesión, se espera que el alumno pueda definir la fase de Control e identificarlo como una etapa del proceso de administración. El Educando logra distinguir la importancia del Control y de cómo este es la culminación del proceso administrativo. Distingue las Fases del Control, las Medidas de Control y los Tipos de Control.

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Definición Es el proceso que consiste en supervisar las actividades para garantizar que se realicen según lo planeado y corregir cualquier desviación significativa. Ya que los gerentes no pueden saber en realidad si sus unidades tienen un desempeño adecuado sino Control hasta que evalúan qué actividades se han llevado a cabo y comparan el desempeño real •Normas •Medidas con la norma deseada. Un sistema de control •Comparación eficaz asegura que las actividades se completen •Acciones de tal manera que conduzcan al logro de los objetivos de la organización. El criterio que determina la eficacia de un sistema de control es qué tanto facilita el logro de los objetivos. Cuanto más ayude a los gerentes a lograr los objetivos de su organización, mejor será el sistema de control.

Planeacion: •Metas •Objetivos •Estrategias •Planes

Organización •Estructura •Gerencia de recursos humanos

Dirección •Motivación •Liderazgo •Comunicación •Comportamiento individual y grupal

Figura 1: El Proceso Administrativo y sus etapas.

La finalidad del control es asegurar que los resultados de aquello que se planeó, organizó y dirigió, se ajusten tanto como sea posible a los objetivos establecidos. La esencia del control reside en comprobar si la actividad controlada consigue o no los objetivos o los resultados esperados.

¿Por qué es importante el control? Una estructura organizacional se crea para facilitar en forma eficiente el logro de los objetivos. Aun así, no existe la seguridad de que las actividades se realicen según lo planeado, ni de que los objetivos que los gerentes desean se estén logrando. Por lo tanto, el control es importante porque es el vínculo final en las funciones de la gerencia. Es la única forma que tienen los gerentes para saber si los objetivos organizacionales se están cumpliendo, y si no, las razones por las que no se están logrando.

Proceso de control El control es, fundamentalmente, un proceso que guía la actividad ejecutada hacia un fin determinado. Como proceso, el control presenta etapas que deben explicarse:

Establecimiento de estándares o criterios.

Medir el desempeño.

Comparación del desempeño con el estándar establecido.

Acción correctiva.

Figura 2: El proceso de control

El control es un proceso cíclico compuesto de cuatro fases:

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1.-Establecimiento de estándares o criterios: Los criterios representan el desempeño deseado. Los criterios representan las normas que guían las decisiones. Son disposiciones que proporcionan medios para establecer qué deberá hacerse y cuál es el desempeño o resultado que se aceptará como normal o esperado. Constituyen los objetivos que el control deberá asegurar o mantener. Los estándares pueden estar expresados en tiempo, dinero, calidad, unidades físicas, costos, o por medio de indicadores. La administración científica se preocupó por desarrollar técnicas capaces de proporcionar buenos estándares, como el tiempo estándar en el estudio de tiempos y movimientos. El costo estándar, los estándares de calidad y los estándares de volumen de producción son ejemplos de estándares o criterios.

2.- Medir el desempeño: Para determinar cuál es el desempeño real, un gerente debe obtener información sobre éste. Por lo tanto, la segunda etapa es la medición. Esta busca obtener información precisa sobre la operación que se está controlando. Es un proceso constante y repetitivo, la frecuencia con la que se mida dependerá del tipo de actividad. Cuatro fuentes de información que usan con frecuencia los gerentes para medir el desempeño real son la observación personal, los informes estadísticos, los informes orales y los informes escritos. Para la mayoría de los gerentes, el uso de una combinación de enfoques aumenta tanto el número de fuentes de información como la probabilidad de obtener información confiable. Tabla 1: Fuentes comunes de información para medir el desempeño

Observaciones personales

Informes estadísticos

Informes orales

Informes escritos

Ventajas

Desventajas

• Obtiene información de primera mano • La información no se filtra • Cobertura intensiva de las actividades laborales • Fáciles de visualizar • Eficaces para mostrar relaciones

• Está sujeta a prejuicios personales • Requiere tiempo • Evidente

• Proporcionan información limitada • Ignoran los factores subjetivos • Forma rápida para obtener • La información se filtra información • La información no se puede • Permiten retroalimentación documentar verbal y no verbal • Completos • Requieren más tiempo para • Formales su elaboración • Fáciles de archivar y recuperar

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3.- Comparación del desempeño con el estándar establecido: Toda actividad experimenta alguna variación, error o desviación. Es importante determinar los límites de esa variación aceptada como normal o deseable. No toda variación exige correcciones; sólo aquellas que sobrepasan los límites normales. El control separa lo que es excepcional para que la corrección se concentre únicamente en las excepciones o desviaciones. Por tanto, el desempeño debe compararse con el estándar para verificar eventuales desviaciones o variaciones. La comparación del desempeño con el estándar establecido se lleva a cabo, generalmente, por medio de gráficas, informes, indicadores, porcentajes, medidas estadísticas, etc. Estos medios de presentación son técnicas al servicio del control para tener mayor información sobre lo que debe ser controlado.

Figura 3: Definición del margen de variación aceptable

4.- Acción correctiva: El objetivo del control es mantener las operaciones dentro de los estándares establecidos para conseguir los objetivos de la mejor manera. Las variaciones, errores o desviaciones deben corregirse para que las operaciones se normalicen. La acción correctiva busca que lo realizado corresponda exactamente con lo que se pretendía realizar. Corregir el desempeño real. Si la fuente de variación del desempeño es un trabajo insatisfactorio, el gerente deseará tomar medidas correctivas. Como ejemplos de esta acción correctiva podrían ser el cambio de la estrategia, la estructura, las prácticas de compensación o los programas de capacitación; el rediseño de empleos o el despido de empleados. Revisar los estándares Es posible que la variación sea resultado de un estándar poco realista; es decir, la meta pudo haber sido demasiado alta o baja. En tales casos; el estándar es el que requiere acción correctiva, no el desempeño.

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Figura 4: Decisiones administrativas en el proceso de control

Desempeño de la organización El desempeño es el resultado final de una actividad. Los gerentes se interesan en el desempeño de la organización, es decir, los resultados finales acumulados de los procesos y actividades laborales de toda la organización. Es un concepto complejo, pero importante, y los gerentes necesitan entender los factores que contribuyen con un desempeño alto de la organización. Después de todo, no quieren (ni intentan) obtener un desempeño mediocre, sino desean que sus organizaciones, unidades o grupos de trabajo logren altos niveles de desempeño, sin importar la misión, las estrategias o las metas que se persiguen.

Medidas del desempeño de la organización Todos los gerentes deben saber qué medidas de desempeño de la organización les proporcionarán la información que necesitan. Entre las medidas de desempeño de la organización usadas con mayor frecuencia están la productividad de la organización, la eficacia de la misma y las clasificaciones de la industria.

Productividad de la organización La productividad es la producción general de bienes y servicios dividida entre los insumos necesarios para generar esa producción. Las organizaciones se esfuerzan por ser productivas. Desean producir la mayor cantidad de bienes y servicios, usando la menor cantidad de insumos.

Eficacia de la organización La eficacia de la organización es una medida de qué tan adecuados son los objetivos organizacionales y qué tan bien una organización logra esos objetivos.

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Clasificaciones de la industria

Figura 5: Ejemplo de Medidas de Desempeño; Clasificación de Industrias.

Hay muchos tipos de clasificaciones para industrias y empresas. En la Figura 5 se enumeran algunas de las clasificaciones más populares que se usan para medir el desempeño de la organización. Las clasificaciones de cada lista están determinadas por medidas de desempeño específicas. Por ejemplo, las Empresas con Mejor Rendimiento de Fortune y de Fortune 500 están determinadas por resultados financieros, incluyendo, por ejemplo, las utilidades, el rendimiento sobre los ingresos y el rendimiento sobre el capital contable de los accionistas.

Tipos de Control Los gerentes pueden implementar controles antes de que una actividad empiece, durante el tiempo en el que la actividad se lleva a cabo y después de que la actividad se ha completado. El primer tipo se denomina control de alimentación anticipada, el segundo es el control concurrente y el último es el control de retroalimentación.

Control de alimentación anticipada: Un tipo de control que se centra en evitar problemas previstos, ya que se lleva a cabo antes de la actividad de trabajo real.

Control concurrente: El control concurrente, como su nombre lo indica, ocurre mientras se lleva a cabo una actividad. Cuando el control se ejerce mientras se realiza el trabajo, la gerencia puede corregir los problemas antes de que se vuelvan demasiado costosos. La forma más conocida de control concurrente es la supervisión directa.

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Control de retroalimentación: El tipo de control más popular se basa en la retroalimentación. En el control de retroalimentación, el control se lleva a cabo después de realizar una actividad de trabajo.

Figura 6: Esquema del Control de Retroalimentación.

Controles financieros Uno de los propósitos principales de toda empresa de negocios es obtener una utilidad. Para lograr este objetivo, los gerentes necesitan controles financieros. Por ejemplo, los gerentes podrían analizar cuidadosamente los estados de ingresos trimestrales en busca de gastos excesivos.

Controles de información La información es decisiva para supervisar y medir el desempeño de una organización. Los gerentes necesitan la información correcta en el momento oportuno y en la cantidad adecuada. La información inexacta, incompleta, excesiva o retrasada dificultará gravemente el desempeño.

Control del contacto con los clientes Probablemente no existe una mejor área para ver la relación entre la planeación y el control que en el servicio al cliente. Si una empresa declara que el servicio al cliente es una de sus metas, se vuelve evidente, rápida y claramente, si esa meta se cumple o no al ver qué tan satisfechos están los clientes con su servicio. La cadena de servicio y beneficio es la secuencia de servicios desde los empleados hasta los clientes para obtener utilidades. De acuerdo con este concepto, la estrategia y el sistema de entrega de servicios de la empresa influyen en la manera en que los empleados dan servicio a los clientes, es decir, sus actitudes, comportamientos y capacidad de servicio.

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Figura 7: Esquema del Control del contacto con los clientes

Bibliografia: 

ROBBINS, Stephen / De Cenzo David A. “Fundamentos Administración, conceptos y aplicaciones”. Editorial Prentice Hall.

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CHIAVENATO, Idalberto, Introducción a la Teoría General de la Administración, Ed. Mc Graw Hill.

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