Control Interno

1. CONTROL INTERNO. El control interno es un proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto

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1. CONTROL INTERNO. El control interno es un proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar una seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías. 

Eficacia y eficiencia de las operaciones



Fiabilidad de la información financiera



Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables.

El control interno implantado en una de estas categorías, o en todas ellas, puede ser eficaz e ineficaz. El control interno será considerado eficaz si el consejo de administración y la dirección tienen una seguridad razonable acerca de: 

La medida en que se están alcanzando los objetivos de la entidad.



Los estados financieros divulgados a terceros se prepara con fiabilidad.



Se están cumpliendo las leyes y normas que sean aplicables

2. CARTA DE CONTROL INTERNO. DEFINICION DE LA CARTA DE CONTROL INTERNO. La carta de control interno, llamado también “Carta de Recomendaciones o Carta de Gerencia”. Es un informe menos detallado que el informe largo, que se emite a la alta dirección de la empresa, conteniendo una serie de observaciones con sus respectivas recomendaciones sobre aspectos de control interno, contables y administrativos, detectadas con motivo de la evaluación del control interno y como resultado de la auditoría realizada. Por consiguiente, el auditor formula recomendaciones, a efectos de que la administración adopte las acciones necesarias para superar las observaciones reveladas. La Carta de Control Interno constituye un informe complementario al Dictamen.

2.1 IMPORTANCIA DE LA CARTA DE CONTROL INTERNO. Es importante porque las posibilidades de interpretaciones equivocadas entre el auditor y la administración se reducen cuando las manifestaciones verbales son confirmadas por escrito por la administración. Por otro lado, las manifestaciones vertidas por la administración o gerencia constituyen una de las fuentes de evidencia de auditoría más significativas. Estas manifestaciones se efectúan verbalmente a lo largo de la auditoría en respuesta a determinadas interrogantes y, por escrito al concluirse, a través de una Carta de Representación es necesario discutir su contenido con los funcionarios apropiados con suficiente tiempo, para reducir la posibilidad de enfrentarse con el rechazo de la gerencia a suministrar información y documentación.

2.2 OBJETIVOS DE LA CARTA DE CONTROL INTERNO. 

Obtener el reconocimiento expreso de parte de la entidad de la responsabilidad de los Estados Financieros, de que no existan asuntos considerables o de materialidad que puedan afectar la razonabilidad de los Estados Financieros.



Confirmar la evidencia corroborativa de las afirmaciones o reconocimientos dentro y fuera de la entidad



Confirmar las aseveraciones orales y escritas proporcionadas por la entidad examinada.



Evaluar si las representaciones, afirmaciones, hechas por la administración son razonables y congruentes con otras evidencias obtenidas incluyendo otras afirmaciones.

2.3 CARACTERISTICAS DE LA CARTA DE CONTROL INTERNO. La Carta de Control Interno debe concebirse como instrumento de ayuda a la empresa examinada, por lo tanto, es conveniente que esta sea leída por el Directorio y la Gerencia. La Carta de Control Interno debe ser elaborada teniendo en consideración los siguientes aspectos: a) Debe Tener un Tono Constructivo b) Debe tener Precisión c) No usar lenguaje muy técnico d) Considerar los elementos de la observación y los comentarios de los ejecutivos.

2.3.1. DEBE TENER UN TONO CONSTRUCTIVO. La carta de control interno contiene básicamente observaciones, es conveniente que el auditor trate en lo posible de usar un tono constructivo en su redacción, enfatizando más en la necesidad de mejorar los sistemas y procedimientos. Asimismo, debería evitarse mencionar los nombres de las personas involucradas en las deficiencias para no afectar la susceptibilidad, salvo que se trate de irregularidades (apropiación de fondos, pérdida de activos fijos, etc), donde sí se requiere la precisión de los nombres de las personas involucradas.

2.3.2. DEBE TENER PRECISIÓN. Cuando más preciso sea el mensaje, será mejor entendido por los ejecutivos de la empresa para la adopción de medidas correctivas. Sin embargo, también tenemos que aceptar que en algunos casos, nos vemos en la necesidad de plantear observaciones y recomendaciones tenga un margen de manejo en la supervisión de sus problemas.

2.3.3. NO USAR LENGUAJE MUY TECNICO. El auditor debería en lo posible evitar el uso de términos muy técnicos. Piense que los usuarios no necesariamente son contadores públicos o auditores que entienden nuestro lenguaje. Es conveniente la sencillez, sin llegar a extremos.

2.3.3.4. CONSIDERAR LOS ELEMENTOS DE LA OBSERVACIÓN Y LOS COMENTARIOS DE LOS EJECUTIVOS. Es recomendable que en la narración de los hallazgos para la carta de control interno, se tenga en cuenta los elementos ya estudiados anteriormente, tales como: 

Describir la OBSERVACIÓN (situación encontrada): Lo que se está incumpliendo o desarrollando



deficientemente.

* Señalar el CRITERIO: Revelar el criterio o parámetro en que se basa el auditor para señalar que la situación descrita es una observación



* Identificar los EFECTOS: Describir los efectos que está originando la observación o los que podría ocasionar.



* Revelar

la CAUSA: Indicar cual o cuales son las causas que están

originando la observación, para formular las recomendaciones en forma apropiada. 

* Plantear la RECOMENDACION: Para eliminar la CAUSA u ORIGEN y superar la observación - Tener en cuenta que el COSTO debe ser menor que el BENEFICIO.

2.4 REQUISITO FORMAL DE LA CARTA DE CONTROL INTERNO. La Carta de Gerencia o Carta de Representación deberá ser formulada en papel membretado de la entidad y firmada por funcionarios de nivel jerárquico adecuado (Gerente General, Gerente Regional, Gerente Municipal, etc.), los cuales tienen pleno conocimiento y son responsables de los asuntos materia de la carta.