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Proyecto Final Yessica Escobar Control de Gestión Instituto IACC 29/12/2018

Desarrollo

Antecedentes La empresa X7s Ltda., se dedica a la fabricación y comercialización de calzado, y fue fundada hace 20 años por 2 hermanos, Mario y Daniel Montecinos, actuales dueños de la organización. Los hermanos ocupan los puestos de gerente general y gerente de Administración y Finanzas. La empresa partió con 5 trabajadores aparte de los 2 gerentes existentes, 3 se dedicaban a la fabricación de calzado y 2 a la comercialización. En Mario y Daniel recaía el resto de las funciones no cubiertas: administración, contabilidad, finanzas, pago de remuneraciones, finiquitos, vacaciones, abastecimiento, pago de proveedores, cuentas básicas, etc. Con los años, y gracias al crecimiento que fue experimentando la compañía, pudieron ir contratando más personal, llegando a tener en la actualidad 20 personas de planta —siendo un total de 22 con Mario y Daniel—, los que se distribuyen de la siguiente manera

Si bien la empresa cuenta con una distribución de cargos adecuada que cubre las grandes áreas de funcionamiento, el gerente general ha evidenciado las siguientes falencias: • No se ha creado el organigrama a pesar de los años de funcionamiento, ya que las personas saben a quién dirigirse por la experiencia. Pero, ¿qué sucede con las personas que son nuevas?, alguien podría saltarse protocolos y aludir a que no hay un documento que le explique la cadena de mando. • El gerente de Producción, quien lleva 10 años en la empresa, entregó informes de producción los primeros 3 años y luego no lo hizo más, tampoco nadie lo solicitó. Se encontraron algunos de estos informes en unas carpetas guardadas en bodega. Necesita actualización respecto a la información con que debiese contar la empresa en el área de producción. • Las mermas de materia prima de producción no son controladas. • No se realizan inventarios periódicos. • Los costos de fabricación son medidos estimativamente y sobre este costo se aplica un 30 %, que es el margen de utilidad. • Se arrienda un local que funciona como tienda, en donde se comercializa el calzado. El valor mensual es de $2.000.000 debido al sector donde se ubica. El problema de esta ubicación es que si bien fue estratégica durante muchos años ahora, en toda la cuadra, se instalaron locales de calzado, por lo que la competencia es altísima y cada vez es más difícil vender, sobre todo porque ahora, con nuevas tecnologías, las otras empresas venden el calzado a un precio más bajo. • No existen evaluaciones de desempeño de trabajadores y se desconoce el clima laboral existente. • Los vendedores y operadores tienen un sueldo fijo, no ganan bonos por ventas o producción

De acuerdo a lo planteado, el gerente general se dirige a usted, como experto en Control de Gestión, para que lo asesore en mejorar la situación de la empresa Se pide:

1. Diseñar un sistema de control de gestión para esta empresa. Se debe considerar todo lo aprendido durante estas 8 semanas. En esta construcción, usted debe evidenciar todos los aspectos que ayuden a mejorar la situación de la empresa, diseñando su sistema en base a las etapas para crear un sistema de control de gestión.

2. Presentar su sistema en un completo informe para entregar a la Gerencia de la empresa X7s. Consideraciones: • Puede efectuar todos los cambios que considere pertinentes sobre lo que se le ha presentado. • Puede proponer todo lo que estime conveniente, sin límites, como contratar personal, desvincular personal, sistema de retribuciones, descripción de cargos, organigrama, estrategias, controles, etc. • Describa la estructura formal de la empresa y ejemplifique una informal que pudiese existir. • Dentro de su diseño de sistema debe incluir la construcción de un Balance Scorecard y una evaluación de desempeño en 360° para uno de los trabajadores. • Considere en su informe las mejoras a la situación actual

Desarrollo

Por los datos entregado La Empresa X7s Ltda, está funcionando dentro de un gran desorden, para que esta siga adelante, genere utilidades y siga creciendo se entregara información con el procedimiento que deben seguir los dueños y sistemas a utilizar para hacer de esta una gran empresa.

Por los datos entregados la podemos definir la estructura de la empresa como una Estructura Formal., ya está formada, lleva años en funcionamiento y tiene descripción de cargos definida y base de sueldo.

Con los años que lleva funcionando la empresa es imprescindible que se realice un Organigrama pues este define los roles y responsabilidades de cada miembro de la estructura, su importancia es tal que llega a marcar la cultura laboral y la forma de trabajar dentro de la empresa.

El organigrama de una empresa consiste en la representación gráfica de la estructura de la empresa, de manera que no sólo representa a los empleados y recursos humanos de la empresa, sino que también representa las estructuras departamentales, además de ser un buen esquema de las relaciones jerárquicas y competenciales dentro de la empresa.

Organigrama Empresa X7s Ltda

Gerente General

Secretaria Gerencia

Gerente de administración y Finanzas

Contador General

Gerente de Producción

Encargado de Bodega e Inventario

Gerente de Ventas y Marketing

Operador

Vendedores

Gerente de Recursos Humanos

Asistente de Recursos

Humanos Asistente Contabilidad

Asistente Finanzas

Cadena de mando

Gerente general: Dirigir la empresa. Gerente Administración y Finanzas: Tiene 3 personas a su cargo, debe reportar al Gerente General. Gerente Producción: Tiene 2 personas a su cargo, debe reportar al Gerente General. Gerente Recursos Humanos: Tiene 1 persona a su cargo, debe reportar al Gerente General. Gerente Ventas y Marketing: Tiene 1 persona a su cargo, debe reportar al Gerente General. Secretaria Gerencia Recepción: Debe reportar al Gerente General Contador general: Tiene 2 personas a su cargo, debe reportar al Jefe de Administración y Finanzas. Asistente Contabilidad: Debe reportar al Contador General. Asistente Finanzas: Debe reportar al Contador General. Asistente Recursos Humanos: Debe reportar al Gerente de Recursos Humanos. Encargado de bodega e inventarios: Debe reportar al Gerente de Producción. Operador: Debe reportar al encargado de bodega e inventarios. Vendedores: Debe reportar al Gerente de Ventas y Marketing.

Canales de comunicación Dentro de una empresa existen diversos canales de comunicación, que pueden ser usados dentro de la Empresa 

Reuniones (formales e informales)



Sesiones informativas (interés e impacto)



Instrucciones o normas generales



Memorándum y acta. Circular y manual.



Tablón de anuncios.





Relaciones entre el personal y los cargos representativos.



Internet



Fax



Chat

Gerente general: Se comunicará con los gerentes de Adm. y Finanzas, Producción y Recursos Humanos en reuniones programadas, entrega de informes, a objeto de recibir información sobre el desempeño de la empresa y personal.



Gerente Administración y Finanzas: Interactúa con el Contador General a fin de recepcionar documentación administrativo contable para conocimiento y firmas de corresponder.



Gerente Producción: Interactúa con el Encargado de bodega e inventario supervisando la producción, los usos de la materia prima, también interactúa con el Gerente General al entregar informes de producción.



Gerente Recursos Humanos: Interactúa con el Contador al reportar las contabilizaciones mensuales de sueldos.



Gerente Ventas y Marketing: Interactúa con el vendedor, lo supervisa, y con el contador entregando informes de ventas mensuales.



Secretaria Gerencia Recepción: Debe atender los requerimientos del Gerente General.



Contador general: Elaborar estados financieros en conjunto con el Gerente de Adm. y Finanzas,

solicita

al

Gerente

Recursos

Contabilizaciones mensuales de sueldos.

Humanos

mediante

correo

electrónico



Asistente Contabilidad: Registra los hechos económicos a diario en el Sistema de contabilidad y pasa a la firma los reportes al Contador.



Asistente Finanzas: Efectúa los pagos y cobros de la empresa, reportando al contador y pasando a la firma una vez a la semana la información a este



Asistente Recursos Humanos: Elaborar planilla de pago remuneraciones entregando un reporte semanal de todo lo atingente al recurso humano.



Encargado de bodega e inventarios: Solicitar mercadería a proveedores, informar al gerente de producción el stock.



Operador: Debe reportar al encargado de bodega e inventarios.



Vendedores: Debe informar mediante correo electrónico al contador ventas diarias

Lo más importante para el buen funcionamiento de la empresa es tener una buena comunicación para esto se elegirá un equipo directivo quienes participaran semanalmente en reuniones y darán a conocer las falencias y avances que ha tenido la empresa, ahí se encontrara la mejor estrategia para que la empresa siempre permanezca en el mercado

El objetivo de implementar un sistema de control de gestión es organizar, mejorar y controlar todos los procesos de la empresa. Este sistema busca integrar todas las funciones para que generen resultados positivos para la empresa. Con el objetivo de mejorar la situación actual de la empresa y con la finalidad de proyectarse en el futuro como empresa líder en el mercado y sin pérdidas, se creará un sistema de control de gestión estratégico.

Para el buen funcionamiento de la empresa es necesario establecer un análisis KPI Objetivo: Aumentar las ventas en un 30% Estrategia: Fabricar un calzado de buena calidad y hermoso diseño de temporada, se utilizara la tecnología para promocionarlo

ELEMENTO OBJETIVO ESTRATEGICO

DEFINICION Aumentar el nivel de ventas de los calzados de temporada en un 30 % y para que esto sea posible, realizar ofertas de labiales y masificar la publicidad de estos tanto en redes sociales televisión, como en los puntos de venta.

KPI

Aumentar ventas

RESPONSABLE DE SU GESTIÓN

Genesis Bahamonde, Gerente de Marketing

FORMULA, ALCANCE Y DIMENSIÓN

FRECUENCIA DE REVISION

Total ventas empresa, sobre todas las ventas de las regiones, en todo el país.(total venta empresa/total ventas regiones)*100 = porcentaje de mercado Mensual

NIVEL BASE

Informes de ventas e informes de crecimiento mensual A partir del 10% cuota mercado

META ESPERADA

50% cuota mercado en un año.

POLITICAS DE ACTUACIÓN

Poco exigente 60% de la meta

FUENTES DE INFORMACIÓN

Exigente 80% de la meta

Muy Exigente Lograr la meta o sobrepasarla

Objetivo: Posicionarse dentro de las marcas de calzado más importantes del país. Estrategia: mantener siempre la fidelidad con productos naturales y de bajo precio. ELEMENTO OBJETIVO ESTRATEGICO

DEFINICION Posicionarse dentro de las marcas de calzado más importantes del país y para que esto sea posible se debe mantener siempre la fidelidad con productos naturales y de bajo precio.

KPI

Aumenta posicionamiento en el mercado

RESOONSABLE DE SU GESTIÓN

Catalina Bahamonde, Gerente Finanzas

FORMULA, ALCANCE Y DIMENSIÓN

Total, ventas empresa, sobre todas las ventas de las regiones, en todo el país. (total venta empresa/total ventas regiones) *100 = porcentaje de mercado

FRECUENCIA DE REVISION

Mensual

FUENTES DE INFORMACIÓN

Informes de ventas e informes de crecimiento mensual

NIVEL BASE

Tercera posición

META ESPERADA

Quinta posición.

POLITICAS DE ACTUACIÓN

Poco exigente 60% de la meta

Exigente 80% de la meta

Muy Exigente Lograr la meta o sobrepasarla

BALANCE DE GESTIÓN INTEGRAL

Empresa

: X7s Ltda.

cantidad de trabajadores

:

Estructura Organizacional

:

Tipo

:

Jerárquica

Directorio

:

si

Departamentos

:

Productos

100



Gerencia General



Gerencia de Administración y Finanzas



Gerencia de Producción

:

Fabricación de Calzado

Ventas anuales

:

No especificado

Objetivos 

Aumentar nivel de ventas 30%



Posicionarse dentro de las marcas de calzado más importantes del país Fabricar un calzado de buena calidad y hermoso diseño de temporada, se utilizara la tecnología para promocionarlo



Estrategias

KPI



mantener siempre la fidelidad con productos naturales y de bajo precio



Aumenta posicionamiento en el mercado



Aumentar la capacitación de los vendedores

:

 Resultados

:  

ITEM II

Se logró aumentar la meta de un 10% cuota mercado 50% cuota mercado en un año. La empresa logro posicionarse dentro de las marcas de calzado más importantes del País.

2. Presentar su sistema en un completo informe para entregar a la Gerencia de la empresa X7s. Consideraciones: • Puede efectuar todos los cambios que considere pertinentes sobre lo que se le ha presentado. • Puede proponer todo lo que estime conveniente, sin límites, como contratar personal, desvincular personal, sistema de retribuciones, descripción de cargos, organigrama, estrategias, controles, etc. • Describa la estructura formal de la empresa y ejemplifique una informal que pudiese existir. • Dentro de su diseño de sistema debe incluir la construcción de un Balance Scorecard y una evaluación de desempeño en 360° para uno de los trabajadores. • Considere en su informe las mejoras a la situación actual

INFORME EMPRESA X7S

Como datos entregados sabemos que la Empresa X7s Ltda., se dedica al rubro de la fabricación y comercialización de calzados y que en los últimos años experimentó un crecimiento, el cual se ve reflejado en la contratación de 15 personas más, pero no se puede determinar a cuánto asciende dicho crecimiento, ya que no se cuenta con informes de producción de los últimos 7 años. Además, no se pueden determinar las pérdidas ya que no se tiene un control sobre las mermas, los costos de fabricación son medidos estimativamente y no se realizan inventarios en forma periódica

Otro dato importe es que en los últimos años en el lugar estratégico donde se encuentra la tienda, se ha incrementado el nivel de competencia y estas tiendas utilizan la tecnología como su aliada, situación que ha influido directamente en las bajas las ventas de la Empresa X7s Ltda, En el ámbito del recurso humano, no se realizan evaluaciones de desempeño y se desconoce el clima laboral. Los vendedores y operadores tienen un sueldo fijo, sin bonos por ventas o producción. De acuerdo a la situación existente se fijarán los objetivos con la finalidad de mejorar la situación actual de la empresa, para que se pueda entregar información fidedigna a los Gerentes,

los cuales podrán efectuar una toma decisiones con información más concreta y fiable por lo tanto se debe:

Definir de objetivos 

Fijar objetivos estratégicos de la empresa respecto a dónde quiere ir y lo que quiere conseguir a corto, mediano y largo plazo y compartirlas con el personal.



Definir estrategias para enfrentar la competencia.



Efectuar análisis de costos de producción, con la finalidad de abaratar dichos costos.



Elaborar informes de producción, con la finalidad de entregar la información que requiere el área de producción.



Realizar inventarios periódicos, con la finalidad de tener claro el stock, cuando pedir materias primas, reconocer mermas, etc.



Establecer una propuesta de retribuciones al personal de venta y producción acorde al mercado.



Establecer descripciones de cargo para los trabajadores de todas las áreas de la empresa.



Establecer políticas de selección y contratación de personal.



Efectuar evaluaciones de desempeño, con la finalidad de verificar si contamos con el personal idóneo y detectar necesidades de capacitación

Fuentes de información 

Como fuentes de información, se tomarán en primer caso informes y reportes de los encargados respecto al logro de los objetivos propuestos.



Los balances mensuales del sistema contable de la empresa, el cual nos entregará información que permiten tener una visión de la empresa como una totalidad.



Se realizarán informes de producción que emanará el área de producción de la empresa

. Controles a implementar

Se efectuará el seguimiento del cumplimiento de los objetivos se efectuarán reuniones con los Gerentes y Contador de la empresa, la revisión periódica de los Estados Financieros de la empresa, Además de Informes emanados por parte del Gerente de Producción, informes del Jefe de Recursos Humanos, respecto a la rotación de personal.

La empresa debe manejar un control presupuestario que le permita: 

Comparar los datos reales con los objetivos fijados: los presupuestos se elaboran en base a objetivos preestablecidos. El control presupuestario debe manifestar los resultados de una empresa para un periodo y compararlos con la planificación, detectando las desviaciones.



Cuantificar e interpretar las posibles diferencias: las diferencias entre el presupuesto elaborado y lo sucedido durante el ejercicio, deben poder ser cuantificables y deben ser interpretadas analizando las causas y responsables.



Adoptar las medidas correctoras oportunas: se deben aplicar medidas correctoras en caso de ocurrir desviaciones y, de esta manera, volver a encaminar a la organización según los objetivos planteados.



Seguimiento y control de la implantación de las medidas anteriores: se debe dar seguimiento a las medidas anteriores y analizar los resultados de su adopción, efectuando un control que retroalimentará a la organización.

La Evaluación de trabajo 360°: Es una técnica compleja debido a la gran cantidad de retroalimentación que se va a recibir, pero sirve a las empresas que fomentan el trabajo en equipo y la participación de sus integrantes. El objetivo principal de esta técnica es acopiar la retroalimentación de todos los clientes de un empleado. Para llevar a cabo esta evaluación, se realiza un cuestionario que contiene: •

Una autodescripción de sus competencias.

•

Una descripción de sus competencias realizada por los evaluadores.

•

Un informe comparativo de todas las descripciones.

Esta evaluación se desarrolla en las siguientes etapas:

a) Preparación: definir los pasos y los tiempos para cada uno. Se deben analizar las competencias laborales por cada puesto. Se definen personas evaluadas y evaluadoras, el tipo de cuestionario y preguntas a realizar.

b) Sensibilización: explicar a personas evaluadas y evaluadores los beneficios de esta evaluación. Reducir la tensión de la persona que será sometida a la evaluación.

c) Proceso de evaluación: entregar y explicar a los evaluadores los cuestionarios para que puedan realizarlos sin problemas.

d) Recolección de datos: se deben analizar todos los datos recolectados y procesarlos. Se deben monitorear constantemente los avances de los evaluadores para cumplir con los tiempos planificados.

e) Reporteo: sintetizar la información, para presentar tablas estadísticas e informes, que permitan mostrar de manera lógica la información recolectada.

f) Retroalimentación: desde la información recolectada se debe realizar un feedback a los evaluados para que puedan mejorar en los aspectos en que no salieron bien evaluados y seguir reforzando en los que están bien. Se debe lograr que esta evaluación sea una oportunidad de crecimiento.

g) Planes de desarrollo: una vez terminado el proceso de evaluación se deben establecer planes de desarrollo para los evaluados y procesos de mejora que les permitan desarrollar aquellas oportunidades detectadas.

ESQUEMA PARTICIPANTES EN EVALUACIÓN 360º

El siguiente diagrama grafica a las personas involucradas en el proceso de evaluación 360° antes descrito. Los cuadros verdes representan a los evaluadores y el cuadro rojo al trabajador evaluado.

También funciona como incentivo dentro de la empresa el sistema de bonos •

COMISIONES POR VENTAS EXTRAS

•

COMISIÓN POR VENTAS MENSUALES

•

BONO POR VENTAS

El sistema de retribución como aspecto fundamental de la motivación debiese presentar las siguientes características: • Sencillo: fácil de calcular. Existen sistemas tan complejos que es muy difícil acceder a su cálculo y generan la sensación de querer ocultar datos. • Transparente: debe aportarse toda la documentación para comprobar de dónde salen las cifras. • Alcanzable: no debe ser una utopía.

• Escalonado: debe contar con diferentes etapas remunerativas que deben lograrse. • Justo: bajo ningún concepto deben producirse agravios comparativos.

El sistema de control de gestión constituye una técnica de dirección, es un proceso condicionado por el entorno y los planes de la empresa, es un sistema donde participa toda la organización, permite tomar decisiones con conocimiento de la situación actual, se orienta a la mejora continua de los procesos de la organización y requiere de tiempo para su elaboración e implementación, pero, sin duda, es necesario para las organizaciones de hoy en día, insertas en un mundo altamente competitivo.

Bibliografía La información para realizar este trabajo la obtuve de las siguientes fuentes: Fuente: Guía IAAC, semana 1 a la 8, Control de Gestión