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• Gino German Paucar Linares

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ENFOQUE INTERSISTEMICO DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

El sistema de contabilidad gubernamental expresa en asientos contables las operaciones financieras y presupuestarias que realiza una entidad publica a través de sus sistemas

administrativos especializados. En este sentido el área de

contabilidad CONTABILIZA los documentos fuentes que se generan en los siguientes sistemas administrativos:

 Sistema de abastecimientos  Sistema de tesorería  Sistema de presupuesto

SISTEMA DE ABASTECIMIENTOS

En una entidad publica, el sistema de abastecimientos comprende las normas y procesos técnicos orientados a la adquisición de bienes y servicios. Esta a cargo de la oficina de Logística o de Abastecimientos. Comprende no solo la adquisición, sino a la programación, almacenamiento y distribución de bienes. Los documentos fuente que emite este sistema y que son base para el proceso de contabilización son:  Orden de compra - guía de internamiento

 Orden de servicio  Pedido – comprobante de salida(pecosa)  Nota de entrada al almacén Contratos; se complementa con los comprobantes de pago aprobados por la SUNAT y que sustenta las adquisiciones en la fase del devengado.

PROCESO DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTOS CONCEPTO BASICO DEL PORCESO TÉCNICO DE ABASTECIMIENTOS El proceso técnico de abastecimientos se da a través de 4 fases claramente definidas, que son:

PROGRAMACIÓN Es la fase donde se planifican las

adquisiciones y contrataciones de bienes,

servicios y obras por parte de las entidades del estado. Comprende las siguientes etapas:



determinación de las necesidades de bienes y servicios que requiere la entidad en función de cantidad y costo. Consta en el documento denominado cuadro de necesidad .



formulación del presupuesto correspondiente.



Formulación del plan anual de adquisiciones y contrataciones donde la cantidad y características de los bienes, servicios y obras a adquirir o contratar, su fuente de financiamiento y se identifica el Proceso de Selección a seguir. Los procesos de selección son:  Licitación publica: para contratación de obras y adquisiciones de bienes y suministros.

 Concurso publico: para la contratación de servicios de toda naturaleza.  Adjudicación directa: para las adquisiciones y contrataciones de obras.  Adjudicación

de menor cuantía:

para las adquisiciones

y

contrataciones cuyo monto sea inferior a la décima parte del limite mínimo establecido para la Licitación o Concurso Publico.

ADQUISICIÓN Es la fase en la que la entidad publica convoca a los proveedores para que hagan llegar a la entidad sus propuestas, implementando los procesos de selección que correspondan, seleccionando a la oferta y otorgando la buena pro. Se complementa con la elaboración de la Orden

de Compra o de

Servicio o la firma del contrato según sea el caso. El proceso de adquisición concluye con la recepción de los bienes o servicios y el pago respectivo.

ALMACENAMIENTO

Se inicia con la recepción de los bienes en el almacén de la entidad. Comprende los siguientes pasos:



Recepción: se realiza teniendo a la vista l Orden de Compra y el Comprobante de pago correspondiente(factura, boleta de venta, etc.). Implica el examen externo, conteo y pesaje de los bienes que se reciben.



Verificación y control: consiste en retirar los bienes de los embalajes, revisando y verificándole contenido en forma cuantitativa y cualitativa. La conformidad consta en la Orden de Compra.



Internamiento: consiste en agrupar los bienes según sus características y su ubicación en zonas apropiadas del almacén.



Registro y control:

se procede a su registro en las tarjetas de control

visible, se envía la copia de la Orden de Compra

a la oficina

correspondiente para su anotación en la Tarjeta de Existencia Valorada de Almacén. 

Custodia: tiene por finalidad mantener las características físicas y la cantidad d los bienes ingresados al almacén. Comprende la protección de materiales, del local del almacén y del personal.

DISTRIBUCIÓN Comprende el proceso para entregar los bienes a las diversas instancias de la entidad para su consumo o uso. Comprende los siguientes pasos:



formulación del pedido: consta en el Pedido – Comprobante de

Salida y es formulado por la oficina solicitante. 

Autorización de despacho: es la autorización para entregar los

bienes a la oficina solicitante. Consta en el Pedido – Comprobante de Salida. 

Acondicionamiento de materiales: es el acondicionamiento de los

bienes para su entrega a la oficina solicitante. Esta a cargo de los trabajadores del almacén.. 

Control de materiales: comprende las medidas para dar seguridad y

vigilancia de los bienes a ser entregados. 

Entrega de los bienes: el responsable del almacén hace entrega

física de los bienes al funcionario que se indica en el Pedido – Comprobante de Salida, firman tanto el que entrega como el que recibe los bienes.

GESTION DE LOS DOCUMENTOS FUENTE

A continuación vamos a mostrar la elaboración de los documentos fuente originados en el sistemas de abastecimientos y que se utilizan en el registro administrativo y contable. Adquisición de bienes: Elaboración de orden de compra – guía de internamiento. 05/01/07

En la oficina de abastecimientos de acuerdo al cuadro comparativo de

cotizaciones

Nº 147, se aprueba la O/C Nº 142 para adquisición de útiles de

oficina, según detalle:

Modalidad de compra

: Menor Cuantía

Proveedor

: Editorial e Imprenta CRYS S.A.- RUC 20100457512

Fuente de Financiamiento : 00 Recursos ordinarios Cadena de Gasto

: 5.3.11.49 Materiales de Escritorio

Cadena Funcional

: 03.003.0006.100267 Gestión Administrativa.

Importe

: s/. 345.00

Detalle de los bienes a comprar: 50

cuadernos Patria, cuadriculados de 100 hojas a s/. 3.50 c/u

05

millares de papel Bond A4, de 80 grs. Marca Arpesa a s/. 25.00 c/millar

02

cajas de lapiceros marca Faber Castell, azul a s/.22.50 c/caja

En la oficina de abastecimientos se elabora la orden de compra tal como se muestra a continuación:

Deberá contar con firmas y sellos de los funcionarios competentes. Se elabora en original y dos copias. La primera copia será remitida l proveedor para su atención.

Recepción de la adquisición:

08/01/07

Según F/001-200, se recibe en almacén los materiales adquiridos con

la O/C Nº 125

.

la recepción de los materiales se sustentan en la factura del proveedor y consta en la misma orden de compra – guía de internamiento. En tal sentido, en el recuadro inferior derecho de este documento, el jefe de almacén firmara, sellara y consignara la fecha de recepción dejando constancia de haber recibido conforme los materiales adquiridos.

Distribución de los Bienes: formulación del pedido 10/01/07

El jefe del Área de administración remite el PCS Nº 001 al Jefe de

Abastecimientos a fin de que le entregue a la Señora Rosa Mamani Huiza los materiales de escritorio adquiridos con la O/C Nº 125, para su consumo en actividades administrativas

.

la oficina solicitante consignara únicamente, su detonación, lugar y fecha, el nombre de la persona a quien debe entregarse los bienes, el destino de los bienes, el número del pedido y la cantidad y descripción de los materiales.

Además, se consignara el numero en letras del renglón utilizado y la firma y sello funcionario solicitante.

Distribución de los bienes : Autorización de Despacho y Entrega: 11/01/07

el jefe de abastecimientos aprueba el pedido y autoriza al jefe de

almacén entregar los bienes solicitados. La entrega se produce en esta misma fecha. El Nº de la salida es 010. En el almacén se acondiciona los bienes a entregar; en la sección despachado de la PECOSA se consignara la cantidad, marca y otras especificaciones de los materiales a ser entregados. El pedido – comprobante de salida queda completada de la siguiente manera:

Se consignara la fecha de la entrega; el formulario contara con firmas y sellos del Director de Abastecimientos y del Jefe de Almacén o de quienes hagan sus veces; y también la señorita Rosa Mamani Huisa firmara en la sección recibí conforme. En cuanto a la valorización; este aspecto debe ser completado en contabilidad o en el mismo abastecimiento, en base a las Tarjetas Valoradas de Existencia. El código contable 60101 debe ser colocado en contabilidad.

Almacenamiento de bienes recibidos por donación, transferencias, productos terminado, etc. Aquellos bienes que se reciben en el Almacén, cuyo origen es distinta a las adquisiciones, se sustentan con el formulario Nota de Entrada al Almacén. Es elaborada en abastecimientos, y la original es enviada a Contabilidad para su registro.

Recepción de una Donación: 20/01/07

según oficio Nº 025-2007-CN de la empresa comercial Los Patmos

SRL, se recibe en calidad de donación una Fotocopiadora marca Minolta, serie Nº 1445-AD, modelo N-2520, con un valor referencial de s/. 2,500.00, la cual será utilizada en las actividades administrativas de la entidad. Esta donación se sustentará en la Nota de entrada al Almacén Nº 004.

Deberá contar con las firmas y sellos del Jefe de Almacén y el director de abastecimientos o de los funcionarios que hagan sus veces.

Adquisición de servicios : Elaboración de Orden de Servicio

09/01/07

en la oficina de abastecimiento se aprueba la contratación de una

abogada por concepto de asesoría jurídica externa por el mes de enero 2007, formulándose la orden de servicio Nº 134, según detalle:

Modalidad de compra

: Menor Cuantía

Proveedor

: Henry Galindo

Fuente de Financiamiento : 09 Recursos directamente recaudados Cadena de Gasto

: 5.3.11.33 Materiales de Escritorio

Cadena Funcional

: 03.003.0006.100267 Gestión Administrativa.

Importe

:

s/. 1,350.00 (incluido la retención del 10% por concepto del impuesto a la renta de cuarta categoría)

Para que la orden de servicio que se ha elaborado tenga validez, deberá contar con las firmas y sellos de los funcionarios competentes. Al termino de la presentación del servicio, el jefe de Almacén, en el recuerdo inferior derecho denominado recibí conforme , deberá consignar la fecha, y colocar su sello y firma.