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DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SECUNDARIA

CLAVE: PDGC01

Página: 1 de 4 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2008

PROCEDIMIENTO PARA HACER PROCEDIMIENTOS

NO. REVISIÓN 03-A FECHA MARZO 2012

1.0 OBJETIVO: Definir un procedimiento estándar sobre como redactar los procedimientos de los diferentes procesos de la organización, por escrito y/o electrónicamente. 2.0 ALCANCE: Desde que aparece la necesidad de incorporar un nuevo procedimiento hasta la aprobación del mismo. 3.0 CAMPO DE APLICACIÓN: Este procedimiento es aplicable a todos los procedimientos e instrucciones de la organización que afectan la calidad. 4.0 REFERENCIAS: Manual de Calidad y Sistema Electrónico de Calidad 5.0 DEFINICIONES: Procedimiento: Es un documento escrito o electrónico que describe la forma específica de llevar a cabo una actividad que será controlado, medido, mejorado y auditado para determinar su concordancia o no con las especificaciones del cliente. 6.0 RESPONSABILIDADES: Es responsabilidad del encargado y/o dueño del procedimiento de cada área, el que cada procedimiento que se ejerza dentro de su jurisdicción, cumpla con lo que establece el presente procedimiento, en coordinación con el Coordinador ISO y el Representante. 7.0 ACTIVIDADES: 7.1 ESTRUCTURA DE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS. Todos los procedimientos que se realizan para asegurar la calidad de los productos y servicios de la organización deben de cumplir con la siguiente estructura: 7.1.1 Título del Procedimiento: debe ser claro, conciso y completo. 7.1.2 Objetivo del Procedimiento: dar una breve y clara visión del objetivo. 7.1.3 Aplicación: detallar si es general o específica, general si el procedimiento es operado por toda la Administración Estatal. Específica cuando el procedimiento es operado exclusivamente por un ente público y/o debido a la naturaleza del mismo. 7.1.4 Alcance: donde inicia y termina el procedimiento. 7.1.5 Definiciones: definir las palabras clave, abreviaciones o iniciales que serán utilizadas al redactar el Procedimiento. 7.1.6 Referencias: son los elementos con los cuales el procedimiento tiene relación o vínculos tales como leyes, reglamentos, manuales, guías etc. 7.1.7 Políticas: criterios que guiarán una o varias actividades descritas. 7.1.8 Producto: resultados de un procedimiento. 7.1.9 Clientes: identificar clientes internos y externos. 7.1.10 Indicadores: grado de cumplimiento del producto obtenido. PDGC01 Copia No Controlada

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PROCEDIMIENTO PARA HACER PROCEDIMIENTOS

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7.1.11 Formatos e Instructivos: documentos en los que se asienta la información generada durante el desarrollo de las actividades. Mencionar los formatos que se utilizarán durante el desarrollo de las actividades para mantener evidencia de las mismas. 7.1.12 Anexos: documentos que sirven para facilitar la comprensión de cómo llevar a cabo una tarea. Ejemplo: diagrama de flujo, ilustraciones, fotos, etc. 7.1.13 Responsabilidades: definir claramente quién es el responsable de las tareas o acciones específicas. 7.1.14 Descripción de la Operación de Actividades: presentar narración escrita en orden secuencial y cronológicamente. 7.1.15 Registros: elementos probatorios, evidencias de la realización de una actividad. NOTA: Si uno de ellos no es aplicable, deberá indicarse como N/A (no aplica) 7.2 ESTRUCTURA DE DIAGRAMAS DE FLUJO 7.2.1 Los diagramas de flujo se podrán utilizar dentro del mismo procedimiento o supliendo al mismo, solo que se debe realizar con base en los siguientes símbolos según la actividad a realizar: SÍMBOLO

SIGNIFICADO

OPERACIÓN: Operación o actividad que se lleva a cabo DOCUMENTO: Documento que se elabora, utiliza, recibe, envía o destruye DECISIÓN: Situación en la que existen opciones y debe elegirse entre alguna de ellas INICIO / FIN: Se utiliza para indicar el inicio y el fin del proceso CONECTOR DENTRO DE PÁGINA: Continuación del flujo de la documentación o información en algún lugar de la misma página CONECTOR FUERA DE PÁGINA: Continuación del flujo de la documentación o información en otra página, que puede ser del mismo procedimiento o diferente. FLUJO DE DOCUMENTOS PDGC01 COPIA NO CONTROLADA

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FLUJO DE INFORMACIÓN 7.3

DE LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS: 7.3.1 Todos los procedimientos e instrucciones de trabajo se desarrollan bajo el formato estándar para procedimientos e instrucciones. 7.3.2 En el formato de procedimientos e instrucciones se utiliza el sistema numérico para identificar las secciones, sub-secciones y subdivisiones. 7.3.3 Inicialmente, es decir, desde su elaboración hasta la aprobación definitiva, todos los procedimientos serán identificados como “BORRADOR”. La palabra borrador será escrita en la parte inferior izquierda del procedimiento seguida de la fecha, anotando el día, mes y año. Ejemplo: 19/NOV/02. 7.3.4 Una vez que los documentos de soporte del sistema de calidad son aprobados por el Comité de Calidad y el Subsecretario, el Representante de la Subsecretaría les asigna el código de identificación, y lo incluye en el recuadro indicado en el formato. 7.3.4.1

El mecanismo para asignar los códigos se describe a continuación:

7.3.4.2

El Manual de Gestión de la Calidad lleva tres elementos de identificación. Una clave única, que es la siguiente: MGC, seguido de dos numerales referentes al número que se le asignará a este documento. El tercer elemento de identificación va en el recuadro correspondiente y consta de dos numerales más referentes al número de revisión del manual, del 00 para la primera emisión, en adelante.

7.3.4.3 Los Procedimientos llevan tres elementos de identificación. El primer elemento se forma por cuatro letras mayúsculas, que indican el tipo de documento y el área responsable de su aplicación. Los procedimientos que se refieren a actividades propias de la gestión de la calidad y cuya aplicación o coordinación recae en el área del Representante de la Subsecretaría, se le identifica con las letras PSEB, que significan Procedimiento de Gestión de la Calidad. Aquellos procedimientos que cubren actividades relacionadas con la operación de la PSEB llevan la letra P de procedimiento, más tres letras adicionales, de acuerdo al área responsable de su aplicación, de acuerdo al siguiente listado: a)

Subsecretaría de Educación Básica.

DSEB

b)

Coord. Gral. de Operación Educativa

PCOE

b)

Coord. Gral. del Programa Estatal Escuelas de Calidad.

PPEC

c)

Coordinación del Programa Estatal de Lectura.

PPEL

f)

Unidad de Incorporación de Escuelas de Educación Básica.

PIEB

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7.3.4.4

El segundo elemento de identificación de los procedimientos se refiere a dos numerales, que van desde el 01 en adelante, conforme al orden consecutivo de dichos documentos. El tercer elemento de identificación va en el recuadro correspondiente y consta de dos numerales más referentes al número de revisión del procedimiento, del 00 para la primera emisión, en adelante.

7.3.4.5

La codificación de los Instructivos lleva cuatro elementos de identificación. El primero es la letra mayúscula I, para señalar que es un instructivo. El segundo elemento consta de dos numerales referentes al número del instructivo en relación al mismo procedimiento fuente, por orden de aprobación. El tercer elemento contiene los dos primeros elementos de identificación del procedimiento del cual deriva. El cuarto elemento de identificación va en el recuadro correspondiente y consta de dos numerales más referentes al número de revisión del instructivo, del 00 para la primera emisión, en adelante.

7.3.5

Una vez que el procedimiento haya sido finalizado y aprobado, se anotará en éste la fecha de publicación así como el número de revisión.

8.0

MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO: - N/A

9.0

FORMATOS: - Formato estándar para procedimientos e instrucciones. - Formato estándar electrónico para procedimientos e instrucciones.

10.0 REGISTROS: - N/A 11.0

ANEXOS: - N/A ELABORÓ:

REVISÓ:

AUTORIZÓ:

C.P. Y L.A ALEJANDRO GARCÍA SUÁREZ CAMPOS Representante ISO

C.P. Y L.A ALEJANDRO GARCÍA SUÁREZ CAMPOS Representante ISO

MTRO.CARLOS M. SALAZAR GRANILLO Director General

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