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GUIA : CICLO BASICO DE LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL DOCENTE: LILIANA HUSBANDS PEÑA El ciclo básico de la correspondencia comercial esta compuesto por: Solicitud de cotización Respuesta a la cotización Solicitud de pedido Respuesta al pedido SOLICITUD DE COTIZACION La solicitud de cotización es una petición realizada por una empresa o un particular, dirigida a un fabricante, comercio o prestador de servicios, sobre los costos de un producto o servicio, para evaluar posibles compras, aunque también puede usarse para comparar precios con otros proveedores. La carta de solicitud de cotización es un documento que emplean las empresas para elegir una compañía para comprar productos y materiales e incluso servicios, después de examinar las cotizaciones recibidas. Este tipo de carta de solicitud deberá ser lo más precisa posible donde la empresa compradora establecer la petición de oferta más detallada. ¿Que debe tener una solicitud de cotización? Debe detallar los productos o los servicios, marcas , referencias, especificaciones, precio, descuentos, rebajas, forma de entrega, forma de pago , y algo que nunca debe olvidarse que es la validez de la oferta(fecha de vencimiento de la cotización). RESPUESTA A LA COTIZACION Es la contestación que la empresa o el particular le hace al cliente que ha enviado la comunicación solicitando información acerca de un producto o un servicio. Al responder a una carta debemos cuidarnos de utilizar el mismo lenguaje que la carta inicial, con el mismo tono de formalidad, respetando la cordialidad y la cercanía. Una buena manera de contestar sería “En respuesta a su carta”… En cualquier modelo de carta siempre cabe la posibilidad de solicitar cierta información, por lo que siempre requiere una carta de respuesta contestando a esa información solicitada.

La carta de respuesta ha de incluir siempre algún detalle que recuerde al lector el tema del que se está tratando. Basta con que se enuncie o se cite de pasada la carta del solicitante.

SOLICITUD DE PEDIDO

Definición Una solicitud de pedido es una petición u orden para Compras con el fin de obtener una cantidad determinada de material o un servicio disponible en un momento dado. Una posición de una solicitud de pedido contiene la cantidad y la fecha de entrega del material a suministrar o la cantidad de la prestación de servicio. Mediante una carta pedido podemos dirigirnos a una empresa o tienda comercial, para solicitar productos, o sea, para hacer un pedido o una solicitud. Muchas veces pensamos que estas cartas son consecuencia de cartas anteriores pero no es así, son producto de los comerciantes o clientes que siempre están enviando dichas cartas de manera espontánea o por iniciativa propia. Lo fundamental en estas cartas, es planificar con antelación los pedidos a realizar. Muchas veces los pedidos son demasiados, entonces conviene revisar bien los objetos solicitados y tener un borrador a mano donde se anotarán todos los pedidos para no tener ningún inconveniente posterior. Siempre es buena idea la de tener una buena comunicación con las casas vendedoras, para saber de antemano la disponibilidad de los materiales o si existen posibles inconvenientes en conseguir algunos de los elementos, de forma de conseguir siempre un margen de maniobra interesante. Los tiempos de entrega y los envíos de materiales siempre son para tener en cuenta y los descuentos conseguidos vienen bien, así que debemos prestar atención a todas estas circunstancias que se nos pueden presentar. Otro detalle a tener en cuenta son los gastos de envío, el peso y embalaje como así todo lo que tiene que ver con la llegada del material y sus costos. También hay que conocer de qué forma se facturarán los gastos de la carta pedido y de todo lo que implique dominar la reglamentación vigente a efectos de evitar inconvenientes posteriores.

Una carta de pedido tiene como objeto solicitar el envío de algún producto que se pretende adquirir. En la mayor parte de las ocasiones, estas peticiones surgen como consecuencia de anteriores cartas de oferta o de información a través de las cuales las empresas dan a conocer sus productos. En estos casos, los clientes tienen la información necesaria sobre los precios y las características de los artículos demandados.

Los datos que habitualmente debe tener una carta de pedido es lo siguiente: Mercancía que se solicita. Es conveniente precisar todo lo necesario sobre el producto (clase, tamaño, precio...) y nombrar los artículos según la denominación de los catálogos o los muestrarios recibidos. Se debe señalar exactamente el número de productos que solicitamos.

Forma y condiciones de pago. Al realizar el pedido, se debe indicar la forma de pago elegida. La mayoría de las empresas establecen las condiciones de pago más adecuadas, así como las posibles formas de financiación. Plazo de entrega. Si se desea que la entrega de la mercancía se produzca en una fecha concreta, hemos de señalarlo en la carta. Dirección. Debemos incluir la dirección completa a la que ha de efectuarse el envío. Forma de transporte. En ocasiones, se especifica cómo se desea que se realice el transporte de la mercancía que se solicita y quién correrá con los gastos de envío RESPUESTA DEL PEDIDO

que la empresa o el particular hace el cliente que solicita el pedido, en ella debe tener en cuenta los siguiente: Es la contestación

Agradecer la preferencia y la confianza y buena voluntad. Incentivar una próxima venta.