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• Tony Maldonado

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La Correspondencia comercial: Es el sistema de comunicación escrito que utilizan las empresas en sus diferentes actividades mercantiles.

Es un medio de comunicación utilizado por el hombre desde hace muchos años para comunicarse con personas o individuos que están a larga distancia o cerca con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se han ido perfeccionando sus normas y sus estilos hasta llegar a nuestros días que existe el e-mail que es la forma más rápida de enviar y asegurarse que la información llegue al destinatario.

a) Las características principales de la correspondencia comercial. § § § § § § § § § §

Fácil comprensión Exponer adecuadamente los asuntos Evitar adornos o palabras innecesarias o excesivos Buscar la precisión. No cometer faltas de ortografía Utilizar un vocabulario amplio Tratar los temas independientes (párrafos) Evitar los pleonasmos (redundancias de palabras) Huir de emplear excesivamente el gerundio. Evitar las frases con formulismo.

Cuidar la forma de expresiones y la presentación en la correspondencia comercial es de suma importancia para dar una buena imagen de nuestra empresa.

b) 1) 2) 3)

Los elementos que se utilizan en el correspondencia comercial . Sobre Papel Carta: Es el medio de comunicación escrita más utilizado.

Su presentación y contenido han de cuidarse al máximo. Ø La presentación mediante proceso de texto « No abusar, de tipo de letra « Buscar el tipo de letra más sencillo y claro. Ø La presentación a mano y ordenados. « centrarla y distribuirla correctamente « márgenes “ESTÁNDAR” el margen izquierdo debe tener de 3 a 4 cm; el margen derecho , 2 cm, el inferior 2 cm el superior, si no hay membrete, será de 2 cm a 3 cm desde el borde superior, si hay membrete, será de 2 cm del membrete. « No escribir al dorso del papel, enumerarla si hay más de una hoja « Las cartas han de ser firmadas de puño y letra por la persona que figura en el “firmado”. « Si se pone el sello de la empresa nunca lo estampe sobre la firma. « No deben hacerse ni borrones ni tachaduras. « Los dobleces de la carta se suelen hacer en tres partes para DIN A-4 (inicio, contenido y final). TEXTO: Trata del motivo de la carta. Existen varias fórmulas para iniciar el texto, ya que por regla general siempre hace referencia a una carta anterior, a un asunto pendiente a trata, DESPEDIDA: Se utiliza frases cortas como.: “atentamente” “le saludamos atentamente” “reciba un cordial saludo” “en espera de su conformidad les saluda atentamente “ “dándoles las gracias por anticipados reciban un cordial saludo” ANTEFIRMA: Contiene la razón social de la empresa y el cargo de quién firma: INDUSTRIAS FRIAS, S. A. Jefe de ventas.

FIRMA: Espacio reservado para estampar la rúbrica del responsable de la carta. Debajo de esta se escribe el nombre y apellido de quién firma y se antepone (Si lo deseamos ) la abreviatura de firmado “Fdo” ANEXO: Se podrá la palabra “anexo” alineado a la izquierda de la carta cuando adjuntemos documentos como letras de cambio, facturas, catálogos,...

LAS CARTAS COMERCIALES. CORRESPONDENCIA COMERCIAL ESTILOS DE LAS CARTAS COMERCIALES § Estilo moderno § Estilo moderno modificado § Estilo profesional § Estilo evolucionado CLASIFICACIONES DE LAS CARTAS COMERCIALES · Cartas de informe · Cartas de pedido · Cartas de reclamación COMUNICACIÓN BREVES Y DE RÉGIMEN INTERIOR · Carta circular · Saluda Comunicado de Régimen interno CERTIFICADO · Documentos Administrativos LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS BÁSICOS SON: § Oficio § Nota interior § Notificación § Publicación o anuncio § Solicitud o instancia § La declaración § La carta de administración al ciudadano y viceversa

LOS ESTILOS DE LAS CARTAS COMERCIALES

LOS PRINCIPALES SON: Estilo moderno Estilo moderno modificado

Estilo profesional o español Estilo evolucionado Estilo moderno. Tiene sencilla distribución, no utiliza sangría y se comienza a escribir siempre mantenimiento el margen izquierdo (va todo en el margen izquierdo) Se utiliza sobre todo en imagen de escribir y ordenado. Estilo moderno modificado: Es igual, lo que cambia es la firma que aparece en la derecha. Estilo profesional o español: Se utiliza la sangría para el saludo y al comienzo de cada párrafo y la firma va a la derecha. Este estilo hace más fácil la lectura de la carta debida a la distribución. Estilo evolucionado Surge para simplificar el contenido de las cartas tratando directamente el tema. Se prescinde del saludo y la despedida no es muy aconsejable. CLASIFICACIÓN DE LAS CARTAS COMERCIALES

Según el motivo o el contenido de las cartas estas pueden ser: « Cartas de informe: Informes Comerciales (clientes, proveedores, solvencia económica) Informes Personales.

« Cartas Comerciales: Información precisa e indicar el motivo, la información es confidencial. « Informes personales: Se solicita información de la persona y los servicios prestados COMUNICACIONES BREVES Y RÉGIMEN INTERIOR Aquí se incluirán aquellas cartas o escritos que contienen un asunto a tratar corto o consigo.

Las principales son: Carta circular Es el tipo de carta comercial que utilizan las empresas para comunicar algún acontecimiento a otras personas o empresas. Ejemplo: (una inauguración, cambio de domicilio o razón social, lanzamiento de nuevos productos , etc..). También se utilizan dentro de la propia empresa para comunicar asuntos de interés general como cambios de horarios, de turnos, vacaciones....En este caso la calidad de papel y la impresión es inferior De este tipo de cartas se hacen en gran número de copias. Esta deben tener aspecto de original para conseguir un enfoque personalizado. La redacción de las circulares es similar a la de las cartas comerciales, respecto a su distribución es muy parecida al de la carta comercial. El Saludo: Se trata del tipo de comunicación que normalmente utilizan los directivos de empresas como organismos públicos y autoridades por los siguientes motivos. o Forma de agradecimiento o Invitación a actos.o Forma de posesión. o Cambios de domicilio Social.. o Otros. § Las partes del Saludo son § Inicio

§ Contenido § Final Inicio: El puesto o cargo de la persona que saluda o la razón social y a continuación aparece la palabra Saluda. Contenido Aparece la palabra (a) y a continuación aparece el nombre de la empresa o persona y el motivo que origina el Saludo.- y en la parte final aparecerá (o consta de) El nombre y apellido que envía El saludo y luego , Frase de despedida Aprovecha gustosa la ocasión para reiterarle su agradecimiento y su consideración más distinguido. Localidad y fecha. El saludo se tiene en cuenta : Se redacta en tercera persona. El espacio se redacta el doble . Contenido breve no va firmado , no va sello, no va dirección del destinatario. CERTIFICADO.: Tanto en las empresas privadas como en los organismos públicos es habitual confeccionar escritos que justifiquen o den fe de un hecho o situación los motivos para su redacción son variados. Ø Duración jornada laboral . Ø Tiempo permanente en la empresa. Ø Retribuciones Ø Asistencia a un curso ect Partes del Certificado: « Inicio « Contenido « final Certificado Inicio Contenido

Empresa privada Membrete Identificación del emisor Certifico que..Identificación del solicitante , Motivo, efecto.

Final

Lugar, Fecha Firma

Administración Membrete Motivo o descripción Identificación del Emisor/cargo, Identificación del solicitante, Objeto.”Certifica”.Primero: Que..Segundo: Que..Efectos plazos Lugar, Fecha Firma.

LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS BÁSICOS SON NOTA INTERIOR:

Se trata del documento que se utiliza para la comunicación entre departamentos o unidades pertenecientes a un mismo (órgano superior) Ministro Secretario de Estado. Subsecretarios etc.

Se diferencia del oficio en que es un comunicado interno dentro de un mismo departamento o sección. Partes: Inicio: MEMBRETE LUGAR Y FECHA LAS REFERENCIAS (DE): (QUIÉN LO ENVIA) EL NOMBRE Y CARGO. DIRIGIDO A (DESTINATARIO EL NOMBRE Y CARGO) ASUNTO. CONTENIDO: TEXTO FINAL RUBRICA O FIRMA DEL QUE LO ENVIA. NOTIFICACIÓN : Es el tramite por el que el órgano competente comunica al interesado o interesada una resolución o acuerdo: Ejemplo: Notificación de multa. Asistencias mesa Electorales o un juicio. PUBLICACIÓN O ANUNCIO Es una actuación material que consiste en la inserción de un acto Administrativo en un diario oficial como el boe, bop, o en cualquier periódico otro medio de comunicación en el . Ejemplo : Un anuncio en el periódico. SOLICITUD O INSTANCIA

Se trata del documento que contiene: una o mas peticiones de un ciudadano con el objeto de iniciar la acción órgano de la Administración al que se dirige para sastifaser los intereses del ciudadano . Los modelos de solicitud o Instancias serán establecidos por la misma administración y serán facilitado gratuitamente a los ciudadanos. Partes de la solicitud Inicio Nombre y apellido del solicitante y el D.N. I del solicitante. Contenido: Expone La explicación del motivo o motivos de la solicitud mediante su numeración: primero, segundo, tercero. A continuación se escribirá de acuerdo con lo anterior. Solicita: Peticiones que se formulan enumeradas primero, segundo, tercera. Complemento: Serán los documentos que se adjuntan

Final: Lugar, Localidad y Fecha Firma o Rubrica y luego la identificación del órgano de la Administración.

Firma es la del Solicitante.

La declaración:

Se trata del documento por el que tanto las personas físicas, jurídicas y otro tipo de organismo (Asociaciones culturales la veracidad o autenticidad de unos hechos o circunstancias ante los organismos públicos partes: Inicio Datos personales del declarante Contenido Declara primero segundo Tercero Final : Localidad Fecha Firma del declarante .

TRATAMIENTOS:

Cargo Jefatura del Estado

Poder ejecutivo Poder legislativo

Poder judicial

Pte de CC.AA. UNIVERSIDADES RECTOR AUTORIDADES

Majetad del Rey SS.HH su altesa real el principe de Asturias Los jefes de Estado y sus cónyuges Pte del Gobierno Ministros etc. Pte del Congreso de los diputados Pte del cenado etc.

Tratamiento Excelencia, Excelencias

Sus

Excelentísimo Señor o Excelentísima señora.

Fiscales Jueces Magistrados

Diputados Senadores Comisarios generales de policía Diputados Provinciales. Teniente Alcalde. Presidentes de Audiencia nacional Provincial etc.

Fuerzas Armadas Coronel Capitán. Carrera Diplomático Secretario embajada

Ilustrísimo/as Sr/Sra Ilustrísimos/a Señor/a

de Señor Doña.

D.

Señora

PRINCIPIOS BÁSICOS EN LAS COMUNICACIONES ORALES

Para ampliar un poco el tema de la comunicación, no podemos dejar de hacer referencia a la comunicación oral. A continuación veremos las características principales. § Para que nuestra comunicación o mensaje se comprenda de forma censillo debemos tener en cuenta. § Definición: Consiste en indicar brevemente el motivo de nuestra exposición. § Estructura: Consiste en el mensaje este ordenado de forma adecuada. § Énfasis: Consiste en el mensaje este ordenado de forma adecuada. § Repeticiones: Conviene no repetir aquellas expresiones con eh, sabes no vale... y en cambio si se debe repetir expresiones o frases que ayudan a comprender el mensaje. § Sencillez: Procurar exponer nuestra ideas de forma clara, sencilla, utilizando un vocabulario muy cercano a nuestro interlocutor. § Claridad § Brevedad § Cortesía Hay que saludar y presentarse antes de comenzar a hablar § Cercanía (Hay que saludar y presentarse antes de comenzar a hablar.) Se debe utilizar expresiones en primera persona y evitar el tratamiento impersonal del receptor. § Otros elementos a tener en cuenta § La aparición personal § Los gestos § La proximidad y contacto físico. § Clases de comunicación ora § Atendiendo al número de participantes las comunicaciones Singular: Un receptor o más no tienen la posibilidad inmediata de responder por eje: en el discurso política, o la canción grabada. § Duales : Existe dos interlocutores que ejercen alternativamente los papeles de emisor y receptor por ejem: (llamadas telefónicas entrevistas, diálogo. § Plurales: Tres o mas interlocutores pueden adoptar alternativamente los papeles de emisor y receptor, por ej: reunión de

asociaciones de vecinos, debate en clase o conversación entre varios amigos. § El Dialogo Se define el diálogo, como la practica entre dos o más personas que alternativamente manifiestan sus ideas. · Se requieren cinco condiciones. · La presencia de dos o mas interlocutores · Una alternativa en las réplicas · Un intercambio de información · Un idioma común. · Coherencia en las exposiciones. Para que el diálogo resulte eficaz, los interlocutores deberán mantener las siguientes actitudes. Ø Confianza Ø Respeto Ø Distinción Ø Interés. Discurso o exposición: Consiste en la presentación ordenada por parte de un ponente de sus ideas pensamientos o conocimientos sobre un determinado tema, con el fin de tratos de informar o convencer al auditorio así como de cuestionar otras ideas sobre el tema expuesto. Previamente a la exposición, el ponente cebe elaborar un guión con las ideas principales de la exposición. Para ello se siguen las siguientes pautas. 1. Establecen con claridad y exactitud la idea central mediante una breve introducción 2. Utilizar un lenguaje sencillo, conciso 3. Reforzar la idea central 4. Prestar atención especial a citas anécdotas, estadísticas, etc..

Introducción La correspondencia es un elemento importante en las organizaciones diariamente, ya que la misma nos permite enviar y recibir documentos y no sólo se pueden enviar documentos si no también paquetes ahorrando tiempo. Dicho contenido presenta información importante acerca de la correspondencia, la carta y como debe de elaborarse un sobre, el cual es un valioso instrumento en el ámbito empresarial. El sobre y la redacción de la carta juegan un papel muy importante y fundamental en este proceso de comunicación, siguiendo los pasos estipulados se puede lograr hacer un buen uso de la correspondencia.

Conclusión Después de haber finalizado el presente trabajo se puede concluir que es de vital importancia el uso y manejo de las cartas tanto en la organización como en la vida cotidiana. La carta y la correspondencia son dos implementos muy importantes y sencillos, si se cumple con todos los pasos requeridos para su uso sin embargo en muchos casos no es utilizado correctamente, de manera que no es explotado todos los beneficios que nos pueden brindar este tipo de comunicación. La correspondencia es el medio por el cual la carta o un objeto son enviados y hace que el mismo llegue a su destino y la carta es aquella que está dirigida a una persona con el fin de llevarle un mensaje. Estas son importantes para el mundo empresarial ya que son de gran utilidad como ya sabemos el tipo de correspondencia más utilizada para el envío y recepción de comunicación entre distintos entes es el i-mail y para el envío de paquetes se suele utilizar la correspondencia terrestre o aérea ya que son métodos rápidos y de confiabilidad.

Recomendación Dentro de la correspondencia comercial Es el trato recíproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio . Es un medio de comunicación usado por el hombre desde hace muchos años para comunicarse entre dos personas o individuos que están a larga distancia o cerca con un motivo muy variado

Bibliografía http://conchisiverio.galeon.com/

Nombre José Emanuel Montiel Toledo

Grado 4to P.C

Sección “A”

Nombre del trabajo

Investigación de Correspondencia Comercial Curso

Redacción y Correspondencia Maestra

Bilma Loydi Calve

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