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• karen tovar

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Caso práctico Proceso administrativo "Cosméticos Swiss SAS" Cosméticos Swiss, SAS. El licenciado Alfredo Pérez y el ingeniero Manuel Bejarano han trabajado durante ocho años en una empresa fabricante de productos de belleza. El ingeniero Bejarano es gerente de producción y conoce muy bien el proceso de fabricación. El licenciado Pérez tiene mucha experiencia en ventas y es el actual gerente administrativo de la compañía. Los dos son buenos amigos y reunieron un capital de 10 millones de pesos. Además, el ingeniero Bejarano fabricó un champú de manzanilla que tiene un costo muy bajo y de muy buena calidad. Por tanto, decidieron independizarse y establecer una empresa a la que llamaran Cosméticos Swiss, SAS El ingeniero Bejarano estima que la administración de la empresa debe estar enfocada en controlar la producción y los costos por lo que es fundamental contar con una buena definición de los procesos mientras que el licenciado Pérez cree que lo primordial es contar con una definición de las funciones y de los ocupantes de cada cargo para lograr una adecuada eficiencia en la empresa.  Al saber que usted estudia Tecnólogo en Gestión Empresarial en el SENA, el licenciado Pérez y el ingeniero Bejarano le solicitan su asesoría para realizar el diseño y puesta en marcha de la empresa. De acuerdo con lo que usted ha estudiado 1. Explique brevemente las actividades que realizaría en cada etapa del proceso administrativo. a. Planeación b. Org anización c . D i r e c c i o n d . C o n t r o l 2. Qué recursos considera que necesita Cosméticos Swiss SAS para establecerse? Especifíquelos. 3. Cuáles debieran ser las funciones mínimas a cubrir para los primeros seis meses de operación 4. En la perspectiva de la jerarquía de necesidades de A. Maslow ¿Qué tipo de necesidad o necesidades están satisfaciendo para sí mismos el licenciado Pérez y el ingeniero Bejarano al iniciar esta empresa? 5. ¿Qué escuela o enfoque es más representativo de lo que piensan el licenciado Pérez y el ingeniero Bejarano, respectivamente? Explique

RESPUESTAS PLANEACION 1/. Una de las actividades es planeación para saber esto primero necesitamos el proceso a través de cual se analiza la situación actual (dónde estamos), se establecen objetivos (dónde queremos llegar), y se definen las estrategias y cursos de acción (cómo vamos a llegar) necesarios para alcanzar dichos objetivos. Sea cual sea el tamaño de una empresa, la planeación es fundamental para el éxito de ésta, ya que sirve como base para las demás funciones administrativas (organización, coordinación y control), y permite reducir la incertidumbre y minimizar los riesgos. Para esto necesitamos algo llamado proceso de planeación en el cual vamos observando los pasos para hacer una excelente planeación en este caso para la empresa "Cosméticos Swiss SAS".

1. Análisis de la situación actual En primer lugar debemos hacer un análisis externo, que nos permita conocer la situación del entorno y detectar oportunidades y amenazas, y un análisis interno, que nos permita conocer el estado o capacidad de la empresa y detectar fortalezas y debilidades. En el análisis externo evaluaremos las fuerzas económicas, sociales, gubernamentales, tecnológicas; así como a la competencia, clientes y proveedores. Evaluaremos aspectos que ya existan, así como aspectos que podrían existir (tendencias). Y en el análisis interno evaluaremos los recursos con que cuenta la empresa, ya sean financieros, humanos, materiales, tecnológicos, etc.

2. Establecer objetivos

Una vez realizado el análisis de la situación, pasamos a establecer los objetivos de la empresa, de acuerdo a los recursos o la capacidad que ésta posea, y de acuerdo al entorno externo que hemos analizado. 3. Formular estrategias Una vez que hemos establecido los objetivos, pasamos a determinar las estrategias o las acciones que vamos a tomar, necesarias para alcanzar dichos objetivos. 4. Diseñar programas o planes de acción Una vez determinadas las estrategias o las acciones que vamos a tomar, pasamos a desarrollar los programas o planes de acción, que consisten en documentos en donde se especifica cómo se van a alcanzar los objetivos propuestos, es decir, cómo se va a implementar o ejecutar las estrategias o acciones formuladas. En dichos programas o planes, debemos especificar:

Los pasos a seguir: qué tareas se van a realizar, necesarias para implementar o ejecutar las estrategias o acciones. La asignación de recursos: qué recursos se van a utilizar y cómo se van a distribuir. Las responsables: quiénes serán los encargados de llevar a cabo, implementar o ejecutar las estrategias o acciones. El cronograma con fechas y tiempos: cuándo se implementarán o ejecutarán las estrategias o acciones, y en qué tiempo se obtendrán resultados.



El presupuesto: cuánto se invertirá en la implementación o ejecución de las estrategias o acciones.

ORGANIZACIÓN Para hablar de cada uno de los procesos administrativos debemos saber su definición. La organización del trabajo es el proceso de decisión por el que se resuelve la forma en la que la organización (empresa) va a desempeñar las tareas con las que debe obtener sus productos o servicios.

En el análisis de la Organización del Trabajo, se identifican una serie de factores que la configuran: • De naturaleza laboral o de empleo: donde se incluirían factores como la jornada de trabajo y el ritmo de trabajo. • De análisis y diseño de las tareas y procesos que configuran el contenido del trabajo realizado por la organización. Usamos entonces el término de Estudio del Trabajo. I. LA ORGANIZACIÓN DEL TIEMPO Y DEL RITMO DE TRABAJO La empresa "Cosméticos Swiss SAS" tiene la posibilidad de organizar el trabajo de formas distintas, sobre la base de diferentes opciones de presencia en el puesto de trabajo: • Jornada continúa. Que se desarrolla ininterrumpidamente, o bien en horario de mañana o bien en horario de tarde • Jornada partida. Que se desarrolla mediante un horario interrumpido por un descanso de al menos una hora, que supone que normalmente se tenga una parte de la jornada en horario de mañana y otra en horario de tarde. • Jornada a turnos. Cuando el proceso productivo es continuo durante las 24 horas del día, se suelen establecer 3 turnos sucesivos de 8 horas (mañana, tarde y noche). Normalmente se considera horario nocturno el comprendido entre las 22 horas y las 6 de la mañana. • Jornada flexible. Se adapta a las necesidades de producción o de prestación del servicio, de manera que puede variar incluso en el número de horas que se trabaja cada día. Otra variante es que el empleado pueda adaptar de manera personal su horario de entrada y salida, siempre que cumpla con la jornada laboral que tenga asignada. • Semana comprimida. En la que se amplía el número de horas trabajadas por día (más de 8) a cambio de un mayor número de días libres. Opciones como trabajar 4 días por semana en jornadas de 10 horas y librar 3 días, trabajar a la semana dos turnos de 24 horas y librar los demás días, hacer 3 turnos de 12 horas y librar 4 días por semana,

Respecto al ritmo de trabajo podemos encontrar modelos cuyo ritmo de trabajo viene impuesto por una tecnología y equipos que regulan el trabajo de una manera muy estricta (por ejemplo los procesos de producción en cadena), o modelos en los que el trabajador tiene una autonomía importante para establecer su propio ritmo de trabajo para alcanzar unos resultados o realizar un desempeño que tiene asignado.

II. EL ESTUDIO DEL TRABAJO El otro componente importante de la organización del trabajo es el del análisis y diseño del trabajo (tanto de procesos, como de puestos y tareas). El objetivo principal de este estudio de trabajo consiste en lograr incrementos de la productividad, reduciendo los contenidos del trabajo que no añadan valor y los tiempos improductivos. Ello se consigue a través de la reorganización del trabajo mediante la búsqueda de nuevos métodos más eficientes.

DIRECCION

Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. La relación y el tiempo son fundamentales para las actividades de la dirección. De hecho, la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos.

Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás de que se les unan para lograr el futuro surge de los pasos de la planificación y la organización. Los gerentes al establecer el ambiente adecuado ayudan a sus empleados a hacer sus mejores esfuerzos.

Es el planteamiento, organización, dirección y control de las operaciones de la empresa, a fin de lograr los objetivos que esta persigue y así mismo, los pueda alcanzar. Es la aplicación de los conocimientos en la toma de decisiones, incluye la tarea de fincar los objetivos, alcanzarlos, determinación de la mejor manera de llevar a cabo el liderazgo y ocuparse de la manera de planeamiento e integración de todos los sistemas, en un todo unificado. La dirección de la empresa "Cosméticos Swiss SAS" debe de saber cómo es el comportamiento de la gente como individuos y cuando están en grupos y entender la forma en cómo operan los diferentes tipos de estructura. La dirección es aquel elemento de la administración en el que se lograr la realización efectiva de todo lo planeado en este caso por medio de la autoridad del administrador, (Alfredo Pérez y el ingeniero Manuel Bejarano) ejercida a base de decisiones, se vigila de manera simultánea que se cumplan en la forma adecuada todas las órdenes emitidas.

Elementos.

•El Jefe: Es aquel que tiene la función de dirigir. •Los Dirigidos: Son a los que dirige el jefe. •La Situación: Es el momento donde se lleva a cabo la dirección. •Importancia: Estimula y dirige a las personas al logro de los objetivos, propuestas o trabajos

Importancia.

La dirección es la parte esencial y central de la administración, a la cual se deben subordinar y ordenar todos los demás elementos. En efecto, si se prevé, planea, organiza, integra y controla, es sólo para bien realizar. De nada sirven técnica complicadas en cualquiera de los otros cinco elementos si no se logra una buena ejecución, la cual depende de manera inmediata, y coincide temporalmente, con una buena dirección, en tanto serán todas las demás técnicas útiles e interesantes en cuanto permitan dirigir y realizar mejor. Y es que todas las etapas de la mecánica administrativa se ordenan a preparar las de las dinámicas, y de éstas la central es la dirección; por ello puede afirmarse que es la esencia y el corazón de lo administrativo. CONTROL

1.

Definición De Control

El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento. El control puede definirse como "el proceso de regular actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa”.

Analizando la definición notamos que el control posee ciertos elementos que son básicos o esenciales en este caso para la empresa de cosméticos: 

En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de las actividades realizadas.

  

En segundo lugar, deben existir estándares o patrones establecidos para determinar posibles desviaciones de los resultados. En un tercer lugar, este control permite la corrección de errores, de posibles desviaciones en los resultados o en las actividades realizadas. Y en último lugar, a través del proceso de control se debe planificar las actividades y objetivos a realizar, después de haber hecho las correcciones necesarias.

En conclusión podemos definir el control como la función que permite la supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura organizacional. 2/. Estamos claros que se está iniciando una empresa PYMES y que va a ingresar a un mercado bastante efímero y difícil de satisfacer como lo es el de productos de belleza para esto es necesario muchos recursos pero de los más significativos podemos afirmar que :    

Recurso económico ( DINERO) Recurso de materiales Recursos de personal profesional con experiencia en este tipo de productos Recursos en maquinaria con la suficiente tecnología para realizar un excelente trabajo

Adicionalmente mostramos otras estructuras que acompañan los recursos antes mencionados La Estructura genérica del plan de negocios que se propone, se describe a continuación: Plan de Marketing. Dentro del plan de negocios esta sección puede ser dividida en los siguientes puntos:      

Descripción del Producto y/o Servicio Análisis del Mercado. Requisitos de Acceso al Mercado. Análisis de Precios. Análisis de la Competencia y Canales de Distribución del Producto. Participación en el Mercado.

3/. Henry Fayol, destaca que toda empresa debe de cumplir con seis funciones básicas: 1.  Funciones técnicas. Se refiere a las funciones empresariales que están directamente ligadas a la producción de bienes y servicios de la empresa, como por ejemplo, las funciones productivas, las de manufactura, las de adaptación y operación, etc., siendo una función primordial ya que es la razón de ser de la organización. 2. Funciones comerciales. Están relacionadas con las actividades de compra, venta e intercambio de la empresa, es decir, debe saber tanto producir eficientemente como comprar y vender bien, haciendo llegar los bienes y servicios producidos al consumidor. 3.  Funciones financieras. Esta función implica la búsqueda y el manejo del capital, donde el administrador financiero prevé, planea, organiza, integra, dirige y controla la economía de la empresa, con el fin de sacar el mayor provecho de las disponibilidades evitando aplicaciones imprudentes de capital. 4.  Funciones de seguridad. Son las que ven por el bienestar de las personas que laboran en dicha organización, con relación a su protección, a los enseres con que cuenta y al inmueble mismo, por ejemplo la seguridad de higiene, la industrial, privada, personal, etc. 5.  Funciones contables. Estas funciones se enfocan en todo lo que tiene que ver con costos, inventarios, registros, balances y estadísticas empresariales; la contabilidad cuenta con dos funciones básicas, la de llevar un control de los recursos que poseen las entidades comerciales, y el informar mediante los estados financieros las operaciones realizadas. 6. Funciones administrativas. Se encargan de regular, integrar y controlar las cinco funciones anteriores, realizando actividades y/o deberes al tiempo que se coordinan de manera eficaz y

eficiente en la cual se implementa  la planificación, organización, dirección, la coordinación y el control. Una organización funciona de forma correcta cuando existe una sincronía de los elementos divididos en áreas que se establecen anteriormente. Si existe un fallo en alguna de ellas, sus consecuencias se reflejarán en el resto de las categorías y la organización no podrá funcionar de forma correcta. Todos los integrantes de la empresa tienen cierta participación en todas las áreas establecidas, a pesar de su empleo específico, cada parte de la organización es tan importante como ésta vista como una totalidad. La teoría de Fayol se explica a sí misma como un esquema a seguir para todas las organizaciones de la época post-industrial, hoy en días nos pueden parecer evidentes y un tanto obvias, sin embargo, su empleo a hecho que muchas empresas funcionen efectivamente y de forma sistemática. Sus teorías surgieron en conjunción con la tendencia científica del positivismo aplicado a las empresas y a las técnicas organizacionales.

4/.

A pesar de que el fin de ambos exponentes en esta empresa son los mismos y es sacar adelante la empresa de cosméticos tienen distintas necesidades a satisfacer según lo investigado en la pirámide de MASLOW don el ingeniero bejarano se inclina por la Autorrealización el licenciado Pérez se inclina por el reconocimiento según lo vemos en el problema planteado.

5/. El enfoque al que van dirigidos los dos según mi perspectiva es el neoclásico donde nos dice que: TEORIA NEOCLASICA DE LA ADMINISTRACIÓN Mostrar por un lado el eclecticismo de la teoría neoclásica de la administración, su preocupación por las prácticas administrativas y su énfasis en sus objetivos y resultados. Por otro lado, como toda teoría ecléctica, el relativismo con que asume los postulados clásicos aunque manteniendo el énfasis sobre los principios clásicos de la administración.   CARACTERISTICAS PRINCIPALES DE LA TEORIA NEOCLASICA * Énfasis en la práctica de la administración *Reafirmaciones positivas de los postulados clásicos *Énfasis en los principios generales de la administración. * Énfasis en los objetivos y en los resultados

* Eclecticismo de la teoría neoclásica