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SISTEMAS DE INFORMACION: Casos Prácticos

CASO: ICPNA - Región Centro

SISTEMAS DE INFORMACION: Casos Prácticos 1.

DATOS GENERALES RESEÑA HISTORICA Para hablar de la historia de EL ICPNA Región Centro tenemos que remontarnos a la historia del ICPNA (SEDE LIMA) de la cual se desprenden las demás sedes. Este fue fundado el 2 de junio de 1938 por iniciativa de distinguidos escritores, intelectuales y científicos peruanos y miembros de la embajada estadounidense quienes mediante esta organización buscaban difundir la cultura peruana y norteamericana. Entre sus fundadores figuran personalidades como Manuel Beltroy, Estuardo Núñez, Jorge Basadre, Luis E. Valcárcel, Julio C. Tello, Aurelio Miró Quesada, Juan Pardo Heeren, Ricardo Palma Silva, Luis C. Infante, Alberto Tauro del Pino, Horacio Urteaga, José Gálvez, José Jiménez Borja, Godofredo García, Carlos Monge, José Flores-Araoz, Nicomedes Santa Cruz, John Murdoch, Albert Anthony Giesecke P., entre otros personajes del arte, la ciencia y la cultura.

Curiosamente, al igual que

otras empresas, el ICPNA inició sus actividades en un modesto local de la calle Pando (hoy Carabaya), en el centro de Lima, con tres alumnos y dos profesores. Desde su fundación, el ICPNA comprendió el valor del inglés americano como el idioma que habla el mundo, habiendo formado a decenas de generaciones

de

peruanos

que

alcanzaron

metas

internacionales. Con el pasar de los años ICPNA vio la necesidad de ampliar su cobertura hacia otros departamentos pues se veía la necesidad de una enseñanza seria del idioma Ingles en otros puntos del

SISTEMAS DE INFORMACION: Casos Prácticos país a pesar de que existía competencia, el Británico, esta no estaba tan bien cimentada como el ICPNA y solo llegaba al mercado Limeño. Es así que surge ICPNA de Huancayo (hoy ICPNA – Región Centro) fundada por un grupo de prominentes personalidades peruanas y norteamericanas. Entre ellos el Mayor Comisario de la Guardia Civil- Don Jorge Pérez Astete, Dr. Luis F. Caballero Alvarado, Sr. Lester Long, Sr. Joseph G. Williams, Dr. Juan Verand Hidalgo, Sr. Antonio Torres Ortega, Sr. James Long Vegler, Sr. Luis Bazo Guidino, Dr. Mayor Guardía Civil - Luis Cárdenas Málaga, Sr. Renato Defilippi Cambiasso, Ing. Enrique Olivares Cabrera, Sr. Alfredo Elejalde Granados, Sr. Edwin Coger y Sr. Edgard Brown, como una Asociación Civil sin fines de lucro que promovería el intercambio cultural entre Perú y los Estados Unidos de Norteamérica, habiéndose inscrito en Registros Públicos de Huancayo, el 08 de agosto de 1969, motivo por el cual se fijó como la fecha de aniversario institucional. El 26 de noviembre de 1969, el ICPNA de Huancayo (hoy ICPNA – Región Centro) tuvo la iniciativa de fundar la Federación Nacional de ICPNA´s del Perú, con el ICPNA de Tacna y el ICPNA de Ica, asociación sin fines de lucro que tuvo un Estatuto que fue el modelo para todos los ICPNA´s, y se inscribió en Registro Públicos de Lima, habiendo tenido entre sus miembros a nueve ICPNA´s: Piura (hoy ICPNA Región Grau); Chiclayo; Trujillo (hoy El Cultural); Huancayo (hoy ICPNA – Región Centro); Ica (ya no existe) ; Arequipa (hoy Centro Cultural Peruano Norteamericano); Tacna (ya no existe); Cusco y Puno (ya no existe).

SISTEMAS DE INFORMACION: Casos Prácticos El 30 de abril del 2004, el ICPNA de Huancayo cambió su denominación por: ICPNA – Región Centro y registro el logo del ICPNA, pero esta decisión de patentar el logo del ICPNA, que en esos momentos representaba a todos los ICPNA’s, no fue recibida de buena manera por los demás ICPNA’s generándose así que el ICPNA Lima iniciara un proceso judicial contra el IPCNA - Región Centro pero afortunadamente estos problemas fueron superados estableciéndose convenios entre todos los ICPNAS con respecto a la tenencia del logo. Para el año 2007, el ICPNA – Región Centro comprendía solo las sedes de Huancayo y Huánuco por lo cual para agosto del mismo año ICPNA – Región Centro amplió su ámbito geográfico y de influencia, inscribiéndolo en los Registros Públicos de Huancayo, a los Departamentos de: Ancash, Ucayali, Huánuco, Pasco, Junín, Huancavelica, Ayacucho e Ica. Actualmente, ICPNA – Región Centro es la institución líder en la enseñanza del inglés americano y manteniéndose fieles al espíritu de sus fundadores; convertidos en una organización seria, eficiente y moderna, cuyo éxito radica en el permanente esfuerzo por servir a la educación y la cultura. VISION Ser Institución líder en la difusión de la cultura en todas sus expresiones y la formación de profesionales multilingües, reconocida por su excelencia académica y su permanente servicio a la sociedad. MISION Difundir la cultura para el desarrollo de la persona y formar profesionales multilingües, español, inglés y otras lenguas.

SISTEMAS DE INFORMACION: Casos Prácticos VALORES Servicio: Vocación de servicio a la sociedad, a los clientes internos y clientes externos Credibilidad: Nuestros actos son coherentes con lo que decimos. Nuestros productos y servicios son superiores y de excelencia y nos esforzamos en que siempre sea así. Compromiso: Para asumir responsabilidades y retos de manera proactiva, involucrándonos en alcanzar las metas. Compromiso además con el desarrollo de la persona. Honestidad: En nuestros actos, en nuestras palabras, en nuestros pensamientos. Unidad: Somos una Unidad Trabajo y colaboración en equipo: Somos un equipo al servicio de los clientes, interactuamos e interdependemos generando sinergias. Respeto y valoración a los clientes internos y externos: Respeto a la dignidad humana, a las normas y a los principios institucionales. OBJETIVOS 

Ofrecer la formación profesional en el Idioma Inglés y español



Propender el ejercicio profesional mediante la prestación de servicios a la comunidad educativa.



Patrocinar, promover, preparar, desarrollar y auspiciar actividades culturales artísticas y educativas, así como ofrecer facilidades para la difusión de las acciones e instituciones culturales de la comunidad.

SISTEMAS DE INFORMACION: Casos Prácticos 

Establecer

centros

de

recursos

técnico-culturales

norteamericanos y peruanos que contribuyan de manera actualizada al conocimiento de las expresiones culturales del Perú y de los Estados Unidos de Norteamérica, realizando intercambio de los educandos de acuerdo a su rendimiento académico. 

Organizar exhibiciones o muestras, conciertos, programas radiales y televisivos, conferencias, cursos, seminarios funcionales, teatrales y demás actos culturales que propicien el conocimiento y el intercambio recíproco de las expresiones culturales de ambos países.

ESTRUCTURA ORGÁNICA ORGANIGRAMA FUNCIONAL POR FORMATOS DE EJECUCION ICPNA - REGIÓN CENTRO Asamblea General De Asociados

Comisiones

Consejo Directivo

Asesor Legal

Dirección General

Jefe de Marketing

Secretaria

Director Administrativo

Director de Cultura

Director Académico

Secretaria

Jefe RR. HH.

Contador

Asistencia Social

Asistente

Guardianía

Control y Auditoría

Limpieza

Tesorería y Caja

Jefe de Informática

Desarrollo e Implementación de Software

Almacén y Adquisiciones Mantenimiento

SACs

Soporte Técnico Mensajería

Jefe de Logística y Patrimonio

Jefe de Investigación y Producción

Secretaria

Jefe de Asesoría Educacional

Registros Academicos. Sala de Examenes

Jefe de Biblioteca

Jefe de Eventos

SISTEMAS DE INFORMACION: Casos Prácticos 2.

GESTION DE LA INFORMACION GESTION DE LA INFORMACION EN EL PASADO Cuando el ICPNA se creó hace casi 52 años su actividad principal fue la académica y las labores realizadas se centraban en los alumnos; por lo que el registro de sus datos se realizaba haciendo uso de fichas rellenadas con lapicero, por un grupo de trabajadores. El registro de los datos contables y de las demás áreas también se realizaba de la misma manera; es decir, todos los registros fueron manuales y hasta ahora en cada área se conservan los archivos de manejo interno donde se observa que fueron del tipo convencional. Con el paso del tiempo se adquirieron computadoras, principalmente para accesar a la información de los alumnos, y básicamente para tener un control de los ingresos y egresos; pero a pesar de la adquisición y el uso básico de las computadoras en el área académica y contable (utilización del software MS Excel – hoja de cálculo, y el software de facturación y contabilidad para el entorno DOS) no hubo mayores cambios, con respecto a la Gestión de la Información, ya que en la mayoría de procesos se seguía

realizando

los

registros

y

principalmente

el

procesamiento de los datos, de manera manual. GESTION DE LA INFORMACION EN EL PRESENTE Cuando ingresó a laborar al ICPNA Región Centro, el señor Julio Anchiraico Trujillo, en el año 2007, notó todo ello y más aún al existir una necesidad de información de calidad por parte de los directores se comenzó a cambiar la manera de gestionar la información, primeramente se inició por caja y luego fue

SISTEMAS DE INFORMACION: Casos Prácticos extendiéndose a las demás áreas. Para cambiar la forma de gestionar la información, se adquirieron computadoras para todas las áreas, se incorporó el uso del sistema gestionador de base de datos MS SQL server y se utilizó las computadoras normales como servidores para su arquitectura de red. Anteriormente en el área de informática, había poco personal y no se contaban con programadores, sino más bien con personal de soporte técnico también llamado HelpDesk con un jefe de área que realizaba funciones diversas. En una reunión de los directores: Director académico, Moisés Alcántara Ayre; Director Administrativo, María Santillana Poma: Director General, Fredy Córdova Guere; Director de Cultura, Diana Casas, se plantea desarrollar un proyecto de mejora de la Gestión de la Información en las diferentes áreas del ICPNA Región Centro y para esto se le pregunto al jefe de cada área ¿si es que conocían la información sobre su área al 100 %? Y ¿si es que tenían problemas para obtener datos e información en

sus

respectivas

áreas?;

a

estas

interrogante

ellos

respondieron que si conocían toda la información de su área y que no tenían problema alguno; pero los directores no estaban conformes con estas respuestas por lo cual decidieron hacer una prueba piloto, en la cual pedían al personal datos e información específica de las diferentes áreas, para sorpresa de los directivos, coordinadores y personal no obtuvieron las respuesta que ellos esperaban de la prueba piloto, y de estos análisis que se hicieron se observó que algunos

datos no

habían sido registrados y por ello no se podía obtener algunas

SISTEMAS DE INFORMACION: Casos Prácticos informaciones, es así que gracias a esta prueba piloto los directores deciden implantar, en el año 2008, un control académico totalmente automatizado con el propósito de mejorar la Gestión de la Información y para lograr esto se empieza implantando un sistema de registro de notas y de asistencia, el cual permite contar con información de calidad, algo muy diferente a lo que antes se daba, con esto el área administrativa ve la necesidad de automatizar los diversos procesos académicos

con

las

diversas

áreas

como:

Informática,

contabilidad, almacén, personal y otros, por lo que el área de informática propone a la dirección general un proyecto para mejorar la Gestión de la Información en todas las áreas. Una vez aprobado el proyecto llamado Suit ICPNA se procede a su implantación con el propósito de que la información se pueda obtener con mayor rapidez y exactitud sin temor a que falte algún dato o no se pueda obtener la información necesaria. Para implantar este proyecto Suit ICPNA se adquiere hardware y software apropiado, también se incorporó a un encargado de redes, así mismo se contrató dos programadores para la ejecución del proyecto mencionado, que estuvieron a cargo durante la creación y ejecución del proyecto pero una vez terminado se continuo sólo con el apoyo de uno de ellos para el mantenimiento de dicho proyecto. Pero como en toda organización existen una serie de dificultades, el proyecto corrió el riesgo de fracasar, este debido a que el personal se opuso al cambio ya que ellos estaban acostumbrados a trabajar de manera convencional, entre las

SISTEMAS DE INFORMACION: Casos Prácticos dificultades a superar se tenía: la existencia de nuevas aplicaciones para las diferentes áreas, como contabilidad, logística, marketing que trabajaban en forma independiente. Ejemplo: almacén trabajaba con el Software MS Excel de la suit MS Office, mientras que en caja se utilizaba archivos y tecnologías convencionales, siendo imposible hacer un cruce de información, generando mucha demora en este proceso ya que se tenía que esperar que una área termine y sintetice la información utilizada para que otra área pueda hacer uso de tal informe, contabilidad tenía que esperar a que caja cierre su reporte boleta por boleta para luego recién registrar la información en las cuentas contables correspondientes. El proyecto desarrollado Suit ICPNA, en el área académica permite contar con la siguiente información: el número de alumnos matriculados, los horarios, ciclos, horas académicas de los docentes, asignación de los salones, etc.; en el área de contabilidad permite integrarse con el sistema de caja. Si bien es cierto todas las áreas estaban relacionadas faltando integrar algunos puntos, priorizando así el área de almacén por la necesidad de tener el control exacto de los materiales, por ejemplo cuando sale un libro ya sea del almacén local o almacén central, este dato de un libro menos ahora es actualizado al instante, del mismo modo ya se tiene actualizado, en tiempo real, los asientos contables de las ventas realizadas, de manera que posteriormente se pueda tener un manejo contable adecuado.

SISTEMAS DE INFORMACION: Casos Prácticos En el 2010

se notó que la inscripción directa en caja era

propensa a errores, principalmente en digitación, pero esto fue superado con un nuevo proyecto de mejora de la Suit ICPNA; es decir, actualmente caja después de registrar los datos de los pagos

de

los

alumnos,

automáticamente

actualiza

la

información en línea en el área de contabilidad. Así mismo, se solucionaron problemas de interconexión de sedes del ICPNA Región Centro, usando el servicio de red privada Speedy para intercambio de información; este proyecto fue aprobado el 2010 con la intención de integrar la información de todas las áreas para el apoyo a la toma de decisiones y de esta manera evitar la pérdida de tiempo en la entrega de información y reducir el costo en personal innecesario. Actualmente, en los proceso operacionales como el de matrícula se cuenta con información exacta de los alumnos con su correspondiente curso, materia, pago, etc., es más, se cuanta con el servicio de Intranet con el cual los alumnos pueden pre matricularse, facilitando a los trabajadores las labores académicas y de caja. Otro problema que se solucionó fue el caso del proceso de compras a diversos proveedores, la información en dicho proceso era aislada debido a que sus sistema fue desarrollada con el software Visual FoxPro que no era compatible con el de contabilidad y almacén, es por eso que con esta mejora del proyecto se buscó cambiar esta situación, para lo cual se adquirió nuevos equipos para el almacén, específicamente para inventarios, tales como lectores de códigos de barra portátiles con sistema operativo

SISTEMAS DE INFORMACION: Casos Prácticos incluido, siendo este el Windows Mobile para actualizar en línea la Base de Datos. A cargo de este proyecto mejorado Suit ICPNA, está el señor Julio Anchiraico Trujillo, Jefe del Área de Tecnologías de Información, gracias a cursos de actualización en análisis de sistemas, gestión de Base de Datos, herramientas de desarrollo como el Visual Studio y otros, es que orienta a su equipo a trabajar ayudando a la implantación de estándares de trabajo en

cada área, cambiando la denominación del área de

informática y sistemas al nombre de área de Tecnologías de Información esto debido a la adaptación de normas y estándares internacionales como ITIL, donde la gestión de todos los recursos informáticos se engloba en Tecnologías de Información. GESTION DE LA INFORMACION EN EL FURTURO El ICPNA - Región Centro con el fin de ser una empresa innovadora, desde mediados del 2010 está implementado un proyecto, de creación propia, acerca de una BASE CENTRAL, con la que registrarán datos para poder obtener información de mayor

calidad,

proyecto

que

está

generando

grandes

expectativas en la organización cuya primera fase se concluirá a mediados del año 2012. Este proyecto permitirá una mayor integración con las demás sedes de la institución, gestionando no solo información, sino mejorando la toma de decisiones a nivel de los más altos ejecutivos,

por ello el personal

encargado del área de Tecnologías de Información se está capacitando, ya que como se sabe el desarrollo, implantación y

SISTEMAS DE INFORMACION: Casos Prácticos mantenimiento de un Sistema de Información demanda tiempo y recursos. Un gran propósito del nuevo proyecto es que será un Sistema de Información integrado, predictivo y mucho más flexible que satisfagan las futuras necesidades de información de la organización. 3.

PREGUNTAS 

Según el nivel y alcance ¿Qué tipos de Sistemas de Información identifica en la Organización? y ¿A qué nivel de

la

Organización

apoya

dichos

Sistemas

de

Información?. Explique su respuesta. 

¿Qué beneficios ha traído a la organización el desarrollo e implantación del Sistema de Información actual?.



Según Nolan ¿En qué etapa de la evolución de los Sistemas de Información se encuentra actualmente la organización?. Explique su respuesta.



¿Considera

necesario

cambiar

el

Sistema

de

información actual de la Organización? Explique su respuesta.