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• Francisco Benitez Quiroz

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CAJA MENOR La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo. Existen multitud de pagos pequeños, que para manejarlos por bancos se hace complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por este fondo. Se le denomina Caja Menor a la suma de dinero a cargo de determinada persona responsable, que constituye un fondo fijo disponible para pagos de menor cuantía en la empresa. Por ejemplo para pagos de: - Fotocopias. - Transporte del Mensajero. - Elementos de Aseo y Cafetería. - Refrigerios. - Correo. - Compra de Papelería - Entre otros.

Diferencia Entre Caja Menor y Caja General La caja menor es para los gastos pequeños (artículos de librería, artículos de limpieza o refrigerios), mientras que la caja general es para los gastos significativo (compra de mercaderías o pagos a proveedores), la caja general aparte del efectivo maneja cheques de terceros o moneda extranjera, en cambio la caja menor solo maneja efectivo nacional. Reembolso de caja menor y su contabilización Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a reembolsar el dinero utilizado. En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial. Del tratamiento anterior se evidencia que el fondo de caja menor solo se contabiliza al momento de crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, no cuando se hace algún reembolso, de ahí que se considera como un fondo fijo. El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por su especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causación de las facturas, puesto que estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que presenta una gran falencia, puesto que según los principios de causación y realización, los hechos económicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en la factura, lo cual no será posible mediante el antiguo y arraigado procedimiento de reembolso de caja menor. Este inconveniente, hace surgir la necesidad de buscar mecanismos diferentes de reembolso que permitan contabilizar las facturas en el momento en que se realice el hecho económico que soportan.

Aumentos Y Disminuciones del fondo de caja menor Cuando se presentan demasiados reembolsos, lo que dificulta la contabilidad para subsanar esto se debe incrementar el fondo fijo de manera que su reembolso sea máximo de dos veces al mes para el caso contrario este se debe disminuir. Aumento: Para aumentar la caja menor se hace el siguiente registro contable. CUENTA

DEBITO

Caja menor

xxx

Bancos general

o

caja

CREDITO

Disminución: CUENTA Caja CAJA

xxx

DEBITO

CREDITO XXX

XXX

APERTURA DEL FONDO FIJO DE CAJA MENOR La empresa realiza un presupuesto de gastos por departamento y establece la cuantía necesaria que puede estipular para gastos de poca cuantía, en periodos inferiores a un mes. Mediante acta se establece la cuantía definitiva, se nombra un responsable y se dan una serie de instrucciones para el manejo de la Caja Menor. REGLAMENTO PARA EL MANEJO DE CAJA MENOR - La caja menor debe ser creada mediante acta legalizada por la empresa. - Cada caja menor debe tener un responsable - La cantidad del fondo debe ser lo necesaria para cubrir las necesidades. - Todo desembolso que se realice debe estar respaldado por su respectivo documento soporte: factura o relación, adjunto al recibo de caja menor, el cual debe estar numerado consecutivamente y contener las firmas responsables. - Debe tener una base mínima para reembolso. - Una vez revisado el reembolso, los recibos de caja menor y sus soportes deben ser anulados por el funcionario efectúa el pago - Los cheques girados para reembolso deben girarse a nombre del responsable del fondo. - El responsable del manejo del dinero debe estar respaldado por una póliza de seguros de manejo de efectivo, contratada con una compañía de seguros generales, dicho costo puede ser asumido por el empleado o la empresa. - La caja menor no debe destinarse para cambio de cheques a empleados - Para su control deben realizarse arqueos sorpresivos.

ARQUO DE CAJA: Un arqueo de caja es una revisión que se realiza cada cierto tiempo, en la que se revisa la existencia de dinero en efectivo, en cheques u otras formas de depósito o activo. El arqueo de caja suele realizarse al final del día, o en forma programada por una persona encargada; en las empresas que tienen departamento de auditoria interna, se realizan arqueos en forma sorpresiva para revisar las existencias. En pocas palabras, el arqueo de caja es el conteo físico del efectivo existente en caja en un momento determinado. El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada “Diferencias de Caja”. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta “Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”. Lo normal es que la suma de los diversos comprobantes de egresos y el efectivo sea igual al total del fondo asignado a la Caja Chica; pero puede suceder que se haya hecho un pago que no se ha relacionado, o se cancela un comprobante por una suma mayor o menor, o el cajero ha hecho un uso indebido del mismo. Todo esto puede originar faltantes o sobrantes de dinero en la Caja Chica.

En el caso de que se detecte un faltante, se tienen dos alternativas:  Cobrarle el faltante al Cajero.  Considerar como un gasto para la empresa. Si por el contrario arroja como resultado un sobrante, el mismo se debe abonar a una cuenta de otros ingresos.  Existen algunos aspectos a tener en cuenta en un arqueo de caja: El saldo inicial, en ocasiones la gestión se prefiere realizar en base a una misma cantidad de dinero al iniciar el día.  La gestión de pagos, en ocasiones los pagos se realizan con una caja alternativa.  La retirada de dinero al banco al finalizar el día.  El control de los cobros realizados según los medios de pago permitidos por el local

Cada uno de estos aspecto puede parecer que al ser variado nos complican la gestión y por ende el cuadre de caja, pero nada más lejos de esta idea. Vamos a comentar el método tradicional, la operación que se realiza y en consecuencia que problemas pueden surgir.  MÉTODO TRADICIONAL: Se inicia el día con una cantidad fija de dinero que normalmente se cuenta y verifica al iniciar la actividad, o bien está ya preparada en la caja. (Suele ser el método habitual en supermercados por los cambios de cajeros y con el fin de no parar la actividad). En el método tradicional no hay gestión de cobros, por lo que cualquier pago por caja se realiza con dinero externo (en ocasiones muy mal controlado). - Al finalizar el día o el turno, simplemente se cuenta el dinero de caja, se resta el saldo inicial y el resultado debe coincidir con lo que nuestro terminal indica que ha sido vendido.  VENTAJAS: - Máxima simplicidad en el proceso, apenas admitimos las operaciones de ventas. - Cambio rápido de cajero en el mismo terminal - Operación de cálculo simple Dinero de Caja - Saldo inicial = Ventas - Al banco normalmente se lleva la misma cantidad de dinero  INCONVENIENTES: - No permite la manipulación de la caja por varias personas y si fuera así no hay control para un posible descuadre - Cualquier vendedor que tenga acceso a la venta de caja puede realizar un cuadre manual y es un camino susceptible de convertirse en fuente de hurtos a caja - El descuadre de caja se descuenta del dinero a banco, por lo que la intención de que banco = ventas es poco menos que imposible - Si el descuadre se realiza contra el saldo inicial puede quedarse sin dinero en caja para las operaciones, o bien necesitar el proceso de ingreso a caja  CONCLUSIÓN: - Es un método solo recomendable para supermercados o líneas de caja - Solo ayuda al posible hurto, salvo que la caja sea gestionada por una única persona - No ayuda a conocer lo vendido por el dinero del banco