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• Hernán Moraga Avendaño

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____________________________________________ FACULTAD ECONOMÍA Y EMPRESA ESCUELA DE AUDITORÍA

Auditoría de los Activos Fijo CONTENIDO INTRODUCCION CARACTERÍSTICAS DEL EXAMEN Administración y Control del Activo Fijo ACTIVO F IJO ♦ Objetivo General ♦ Objetivos Específicos

PAUTA GENERAL DE REFERENCIA PARA EL CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO Objetivo I: Existencia y Propiedad Objetivo II: Condiciones de Mantenimiento Objetivo III: Destinación Objetivo IV: Gravámenes LISTADO DE COMPROBACION TECNICO Objetivo I: Existencia y Propiedad Objetivo II: Condiciones de Mantenimiento Objetivo III: Destinación Objetivo IV: Gravámenes

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INTRODUCCION El objetivo de Auditoría, señala en sus aspectos específicos lo siguiente: 1.- Administración y Control de Activos Fijos El propósito de la Auditoría al Activo Fijo, es entregar información a la Gerencia, sobre las condiciones en que se administra y controlan los bienes de capital. Por otra parte, si es del caso, presentar las observaciones, conclusiones y recomendaciones derivadas de la evaluación, que permita incrementar la eficiencia de cada unidad de la empresa, como el patrimonio de la misma. El esquema metodológico que se expone a continuación, tiene como finalidad servir de guía para el desarrollo de los programas de auditoría.

CARACTERISTICAS DEL EXAMEN ADMINISTRACION Y CONTROL DEL ACTIVO FIJO ♦ Existencia y propiedad de los bienes. ♦ Condiciones de mantenimiento. ♦ Destinación de los bienes: • Distribución interna de los Bienes. • Altas y Bajas • Enajenaciones de Activo Fijo. • Comodatos y otras asignaciones. ♦ Gravámenes a la propiedad.

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ACTIVO FIJO OBJETIVO GENERAL Constatar y evaluar las herramientas de control interno, disponibles y utilizadas en los organismos de la Administración, para la protección de los activos fijos. OBJETIVOS ESPECÍFICOS OBJETIVO ESPECÍFICO I: Existencia Constatar y evaluar los instrumentos y mecanismos para la verificación de la existencia y propiedad de los activos fijos de la empresa OBJETIVO ESPECÍFICO II: Mantenimiento Determinar y evaluar los mecanismos de verificación y administración para el mantenimiento y buen uso de los bienes corporales de la empresa. OBJETIVO ESPECÍFICO III: Destinación Estudiar los mecanismos de destinación y asignación administrativa de bienes corporales del Servicio o empresa; evaluar su funcionamiento y coherencia con la actividad y fines de la empresa. OBJETIVO ESPECÍFICO IV: Gravámenes Identificar la existencia y funcionamiento de elementos de control asociados a la evaluación, verificación y advertencia de gravámenes sobre activos fijos de la institución o empresa. Nota: Para estos efectos y de modo referencial, se considera Activo Fijo el conjunto de bienes tangibles, muebles e inmuebles, que ingresan a la empresa para ser utilizados en la actividad propia de la organización PAUTA GENERAL REFERENCIAL PARA EL CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO: A continuación se señalan, a modo de referencia para el alcance y elaboración de un programa de actividades, aquellas áreas y mecanismos cuya existencia y funcionamiento debieran considerarse, según el objetivo específico al cual se encuentran asociados y de acuerdo a la situación particular de cada empresa.

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OBJETIVO I EXISTENCIA Y PROPIEDAD ACTIVIDADES Verificación de procedimientos de elaboración y actualización de Inventarios

PUNTOS DE INTERÉS • Existencia de Inventarios  Para bienes corporales muebles: inventario normal  Para bienes corporales inmuebles: inventario jurídico nominal; unidades responsables.  Para bienes litigiosos: inventario de juicios; unidades responsables. • Actualización de inventarios y registros. • Productos, derivados del inventario, dirigidos a la gestión y salvaguarda

OBSERVACIONES Los bienes normalmente son inventariados de acuerdo a un procedimiento normal y periódico. Sin embargo, existen bienes, como los inmuebles y los sometidos a un juicio contencioso, cuya existencia es consignada por otros medios: escrituras públicas, registros de departamento de bienes raíces o fiscalía, expedientes judiciales de la institución, etc. La dispersión de los antecedentes no debe obstar a la existencia de funcionarios o unidades responsables de su control de existencia y actualización.

Verificación del registro contable

• Cumplimiento de las normas que rigen el Sistema de Contabilidad General de acuerdo a los Boletines Técnicos del Colegio de Contadores.

La contabilidad debe ser registrada de acuerdo a Principios Contables Generalmente Aceptados, lo cual se norma a través de los Boletines Técnicos que publica el Colegio de Contadores AG.

• Procedimientos e instrucciones contenidas en Normativas Legales, etc. • Oportunidad del registro Existencia y funcionamiento de una unidad responsable

• Existencia de la unidad. • Funciones. • Procedimientos.

Corresponde poner atención a los aspectos relacionados con el cumplimiento de los fines de la unidad: capacidad de detección

• Planes y programas. • Eficacia y oportunidad de las acciones. • Existencia de funciones incompatibles.

de alteraciones, criterios de focalización de la actividad, política y herramientas de manejo de inventarios, incompatibilidades, etc..

OBJETIVO II CONDICIONES DE MANTENIMIENTO ACTIVIDADES

PUNTOS DE INTERÉS

OBSERVACIONES

Verificación de políticas de mantenimiento y reparaciones.

•

Existencia de una política de mantenimiento. • Existencia de procedimientos, instrucciones o recomendaciones. • Grado de aplicación de la política y/o de las instrucciones. • Criterios para determinar la irreparabilidad de un bien. • Criterios de calidad para la adquisición de bienes. • Criterios de resguardo y garantía por desperfectos y obsolescencia. • Seguros. • Vinculación del plan de adquisiciones con la necesidad de reposición de bienes del Servicio.

Análisis de aquellas situaciones de bienes, que impliquen detrimentos patrimoniales.

Existencia y funcionamiento de unidad responsable.

• Existencia. • Funcionamiento. • Procedimientos. • Incompatibilidades. • Tecnologías de gestión aplicadas a las adquisiciones.

El proceso de la adquisición y administración de bienes cuenta con tecnologías de gestión modernas, las cuales vinculan más fuertemente que antes a las unidades de presupuesto, finanzas, inventarios, mantenimiento y adquisiciones.

Verificación de mecanismos de revisión de materiales.

• Unidad encargada de la revisión del estado de materiales y maquinarias.

Cuando no se efectúa una revisión de los materiales y maquinarias por una unidad

Verificación de políticas de adquisiciones.

• Presuntamente causado por funcionarios o terceros ajenos a la entidad. • Derivados de casos fortuitos o de fuerza mayor

El resguardo de los bienes de la empresa debe comprender las causas de la adquisición de un bien, su calidad, las garantías existentes, el apoyo técnico, así como las conductas funcionarias que afectan la integridad de los mismos.

Verificación de mecanismos de revisión de edificios y obras.

•

Procedimientos de revisión o verificación periódicos.

específica, deben existir criterios y procedimientos para su realización por las unidades que los tienen asignados.

Existencia de unidades o procedimientos de revisión periódicos del estado de edificios u obras institucionales.

Aunque se trata de actividades extraordinarias, éstas deben efectuarse, y para ello se debe contar con personal capacitado, propio o contratado

OBJETIVO III DESTINACIÓN ACTIVIDADES

PUNTOS DE INTERÉS

OBSERVACIONES

Verificación de procedimientos de ejecución y evaluación de inventarios

• Existencia de procedimientos de ejecución de inventarios que permitan detectar cambios o alteraciones en la asignación o destino de los bienes. • Existencia de procedimientos o tecnologías de evaluación de inventarios.

La elaboración de inventarios, por sí misma, no constituye una herramienta de resguardo como tampoco de gestión. Su realización está orientada a la toma de decisiones, la que influirá en las políticas de adquisiciones, presupuestación, y mantenimiento, así como en la administración financiera de los recursos asignados.

Verificación de procedimientos para la asignación, disposición y enajenación de bienes.

•

Debe considerarse que la asignación inadecuada de los bienes de la empresa afecta el como podría ser la disposición de bienes o su enajenación a valores indebidos. Corresponde verificar el cumplimiento de la normativa para dar de baja bienes, y especialmente la referida a vehículos

Existencia de inventario o mecanismo de detección de bienes asignados a terceros.

Procedimientos y criterios para la asignación de los bienes a áreas, negocios, labores o funcionarios determinados. • Procedimientos para la disposición de bienes:  Enajenaciones.  Baja de bienes.  Traslados Inventarios especiales o mecanismos de detección de bienes en poder de: — Otras Unidades; — Terceros; — Funcionarios.

Existen bienes, especialmente inmuebles, que en virtud de situaciones de hecho, de actos formales de autoridad, o de contratos, vigentes o no, se encuentran en manos de terceros, dejando de prestar el servicio que

originó su adquisición

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OBJETIVO IV GRAVÁMENES ACTIVIDADES

PUNTOS DE INTERÉS

OBSERVACIONES

Verificación de información sobre gravámenes y otras cargas legales que soportan los bienes de la empresa

• Existencia de Títulos de propiedad u otros derechos. • Existencia de documentos contractuales en los que se fijen los gravámenes.

Los gravámenes son cargas que, en virtud de un contrato o una ley, deben soportar los bienes de una servicio, tales como las servidumbres, los usufructos, las prohibiciones de disponer o usar, las condiciones especiales para su utilización, o limitaciones para enajenarlos.

Existencia de instancias de evaluación de conveniencia y de advertencia

• Instancia de evaluación de conveniencia. • Instancia o mecanismo de advertencia.

Resulta importante, cuando existen gravámenes que afectan a bienes de la empresa, sopesar la conveniencia de aceptarlos previo a su constitución, así como también, contar con algún medio que advierta oportunamente sobre su cesación, para no someter el patrimonio de la empresa a limitaciones innecesarias

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Listado de Comprobación Técnico OBJETIVO I: EXISTENCIA Y PROPIEDAD DE LOS BIENES: 1.- ¿Existen normas y procedimientos referidos al control de los bienes de activo fijo? ¿Están debidamente separadas las funciones de custodia, operación y registro de estos bienes? 2.- Los procedimientos de control utilizados ¿son extensibles a la adquisición de bienes, recepción de donaciones, recepción y/o dación de bienes en comodato? 3.- Respecto de las propiedades (terrenos, edificios, bienes de uso y otros):

• ¿tienen como respaldo facturas, escrituras, títulos de propiedad o certificado de dominio vigente?

• Estos documentos ¿se guardan en forma adecuada para impedir su pérdida o destrucción? 4.- ¿Existen mecanismos de control para la transformación y fabricación propia de bienes de Activo Fijo? (por ejemplo, muebles) 5.- Los procedimientos existentes permiten conocer en forma oportuna: • ¿la identidad, ubicación y uso de los bienes del Activo Fijo? • ¿la situación de un bien cuando queda en desuso?. NOTA: El Auditor debe verificar que los bienes están marcados (codificados) para una fácil identificación. 6.- ¿Se efectúan verificaciones periódicas del inventario de los Activos Fijos?

• Si la respuesta es afirmativa, ¿Cada cuánto tiempo se realiza dicho Inventario? 7.- ¿Se concilian, por lo menos una vez al año, los inventarios físicos con los registros de la contabilidad? 8.- ¿Existen controles físicos y administrativos de los bienes del activo fijo? 9.- Los procedimientos para el registro contable del Activo Fijo se ajustan, cuando

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corresponda, a las normas que señalan los Boletines Técnicos y a las Normativas Legales Vigentes? • ¿respecto de adquisiciones de bienes de uso? • ¿sobre criterios de valuación aplicables a las incorporaciones de bienes de uso? • ¿ sobre ajustes por Corrección Monetaria ? • ¿ sobre depreciación de los bienes en uso ? • ¿sobre bienes cedidos en comodato? • ¿sobre erogaciones capitalizables? 10.- ¿El sistema contable dispone de registros auxiliares que reflejen el costo neto de los bienes, que constituyan un patrón de comparación de los inventarios físicos? 11.- Dada la multiplicidad de operaciones que se generan respecto del rubro ¿la contabilizaciòn del Activo Fijo se lleva a cabo mediante un proceso computarizado? 12. ¿La empresa cuenta con vehículos en Leasing ? 13. Si la respuesta a la pregunta 12 es afirmativa, que tipo de Leasing es? y como ha sido registrado? 14. ¿La empresa cuenta con vehículos recibidos en usufructo, comodato, depósito u otro título no traslaticio de dominio (por ejemplo, proyectos desarrollados con Organismos Nacionales o Internacionales)? • Dichos vehículos ¿tienen un distintivo que lo diferencie con los vehículos propios? • ¿Cuántos vehículos arrendados tiene la Institución? ¿Están vigentes los contratos? 15. ¿La empresa dispone de bienes inmuebles (casas o deptos.) para uso de los funcionarios?.

OBJETIVO II: CONDICIONES DE MANTENIMIENTO:

1.- ¿Se efectúa mantenimiento preventivo de los bienes? 2.- ¿Se asigna, formalmente, responsabilidad por la permanencia y mantenimiento de los bienes, a los usuarios de éstos? 3.- ¿Existe una Unidad encargada de las actividades de administración y control de los bienes de Activo Fijo?

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4.- ¿La entidad tiene cubierto por seguros, sus activos fijos, contra riesgos generalmente asegurables (incendios, robos, accidentes, daños a terceros y otros)? ¿Están vigentes las pólizas? 5.- ¿La recepción de vehículos está a cargo de una persona responsable y capacitada para verificar que éste cumpla con las normas, que para vehículos motorizados se consignan en la Ley del Tránsito? 6.- ¿Cuando se recepciona un vehículo se constata la documentación que debe traer: • Permiso de circulación? • Placas de patente? • Inscripción en el registro de vehículos motorizados? • Revisión técnica? • Seguro automotriz? • Seguro vehicular, que cubra la totalidad de los daños? 7.- ¿Existe una normativa vigente que se refiera a los siguientes aspectos: • Hoja de vida del vehículo? • Mantención y reparaciones? • Control del Combustible? • Información que debe contener la bitácora? 8.- El responsable de la administración de los vales de bencina: • Lleva un control detallado de los cupones de combustibles recibidos y entregados a los distintos conductores de vehículos fiscales? • ¿Se verifica el kilometraje, teniendo presente el rendimiento del motor y la capacidad del estanque, antes de entregar cupones nuevamente? • ¿Se mantienen debidamente resguardado los cupones de bencina para stock? (Caja de Fondos). 9.- La Autoridad responsable y los choferes encargados:

• ¿se preocupan de mantener los vehículos en óptimas condiciones mecánicas? • ¿Se lleva una planilla Control de mantención de cada Vehículo con el detalle de los trabajos realizados y repuestos utilizados? • ¿Se compara la salida de repuestos de bodega, con los realmente utilizados en la mantención o reparación de los vehículos? 10.- Todas las personas autorizadas para conducir vehículos de la empresa ¿tienen: • su licencia de conducir vigente Tipo A o B según corresponda?

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11.- ¿Existe un Manual de Procedimientos para casos de accidentes de vehículos?. ¿Dicho Manual está actualizado? 12.- Respecto del uso de vehículos arrendados: • ¿Se encuentran actualizados los contratos? • ¿Están autorizados o visados por la persona responsable? 13.- ¿Se entrega a la Unidad de Planificación y Presupuesto de la empresa la información respecto a gastos de mantención, reparaciones, combustibles y otros, para justificar las necesidades presupuestarias? 14.- Si la empresa dispone de inmuebles (casas o deptos.) para uso de los funcionarios: • ¿Existe una normativa respecto a mantención de estos bienes inmuebles?

OBJETIVO III: DESTINACION Y ASIGNACION DE BIENES: 1.- ¿Existen normas que regulen los traslados internos de los bienes, por préstamos, comodatos, envíos a servicio técnico, a reparaciones, etc.? 2.- ¿Se formalizan los cambios de responsable de los bienes, derivados del traslado o el alejamiento (retiros) de funcionarios? 3.- ¿Existe en cada Unidad, Depto. u Oficina, un registro de los bienes en uso bajo su responsabilidad?. 4.- Respecto de los bienes en comodato: • ¿Existen disposiciones para la entrega? • ¿Los procedimientos establecen la exigencia de emitir un documento por parte de quien recibe el bien, en el que formaliza el compromiso de cumplir las

condiciones u obligaciones bajo las cuales se convino el comodato? • ¿Se actualizan y se deprecian anualmente, cuando corresponde? 5.- Si la empresa dispone de inmuebles (casas o deptos.) para uso de los funcionarios? • ¿Estos inmuebles están ocupados por funcionarios activos? • ¿A los funcionarios que corresponde se les descuenta el arriendo en las respectiva remuneración asignada al cargo?

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OBJETIVO IV: GRAVAMENES : 1.- ¿Existen gravámenes que afecten a algún bien del Activo Fijo como terrenos, edificios, vehículos u otros? Si la respuesta anterior es afirmativa : • ¿Cuál es su origen? • ¿Está debidamente autorizado y documentado? NOTA: Con todo, los Auditores deberán efectuar exámenes selectivos de inventarios, con el objeto de asegurar la existencia, condiciones y restricciones de los mismos..

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CATEDRA

:

AUDITORIA TRIBUTARIA

TEMA

:

RUBRO DEL ACTIVO FIJO

ALUMNOS

:

HERNAN MORAGA A. HERNAN RIVERO